Giải pháp xây dựng mô hình văn phòng doanh nghiệp hiện đại cho TP cần thơ đến năm 2015

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM HỒ PHƯƠNG BÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2008 MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG DOANH ⎪⎪⎪⎪NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM, CẤU TRÚC VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm BHXH .5 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Cấu trúc vận động văn phòng 1.1.2.1 Các trang thiết bị kỹ thuật 1.1.2.2 Con người làm việc văn phòng 1.1.2.3 Các nghiệp vụ hành văn phịng 1.1.3 Chức 11 1.1.4 Kết luận 12 1.2 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 12 1.2.1 Khái niệm 12 1.2.2 Chức 13 1.4 MỤC TIÊU CỦA VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI 14 1.5 VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI 16 Tóm tắt Chương I 18 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ 19 2.1 GIỚI THIỆU TÌNH HÌNH KINH TẾ - Xà HỘI VÀ DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ 19 2.1.1 Giới thiệu chung thành phố Cần Thơ 19 2.1.2 Tình hình Kinh tế - Xã hội thành phố Cần Thơ 22 2.1.2.1 Công nghiệp 23 2.1.2.2 Nông nghiệp 23 2.1.2.3 Thương mại – Du lịch 23 2.1.2.4 Xuất 24 2.1.2.5 Nhập 24 2.1.3 Tình hình doanh nghiệp thành phố Cần Thơ 25 2.1.4 Đầu tư trực tiếp nước (FDI) 25 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH PHỐ CẦN THƠ 26 2.2.1 Về nhân lực 27 2.2.1.1 Đầu vào không đảm bảo 27 2.2.1.2 Thói quen vừa làm vừa chơi 28 2.2.1.3 Mất đoàn kết nội phòng doanh nghiệp 29 2.2.1.4 Các nhà quản trị 30 2.2.1.5 Dư thừa nhân viên 31 2.2.1.6 Không biết phân công công việc với thời gian hợp lý 31 2.2.2 Khả đầu tư công nghệ tiện nghi làm việc 33 2.2.3 Vị trí đặt văn phòng 34 2.2.3.1 Khi đặt văn phòng thành phố lớn 35 2.2.3.2 Khi đặt văn phòng thị trấn nhỏ 36 2.2.5 Nhược điểm trang trí văn phịng 36 2.2.6 Nhược điểm việc sử dụng phịng riêng 37 Tóm tắt Chương II 38 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI CHO THÀNH PHỐ CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 41 3.1 MỤC TIÊU DỰ BÁO PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP CHO TP CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 41 3.2 CÁC BƯỚC ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỘT TỔ CHỨC VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ HIỆU QUẢ 42 3.2.1 Năm bước sau phù hợp với văn phòng TP Cần Thơ 42 3.2.2 Các nguyên tắc tổ chức Nhà Quản trị 42 3.3 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI CHO TP CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 44 3.3.1 Quyết định vị trí đặt văn phịng 44 3.3.1.1 Những ảnh hưởng đến vị trí đặt văn phịng 44 3.3.1.2 Phương pháp ma trận 45 3.3.2 THIẾT KẾ VĂN PHÒNG 47 3.3.2.1 Về xây dựng 48 3.3.2.2 Sắp xếp chỗ làm việc 48 3.3.2.3 Thiết kế vách ngăn văn phòng 49 3.3.2.4 Bố trí phịng cấp lãnh đạo 50 3.3.2.5 Bố trí phịng họp chung 51 3.3.3 KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG 52 3.3.3.1 Khơng khí 54 3.3.3.2 Âm 54 3.3.3.3 Màu sắc 55 3.3.3.4 Ánh sáng 57 3.3.4 QUẢN TRỊ BẰNG HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC 57 3.3.4.1 Tổ chức phòng ban 57 3.3.5 Tiết kiệm cử động 60 3.3.6 Quản lý công văn, hồ sơ liệu 62 3.3.7 Quản trị thời gian 62 3.3.7.1 Lịch thời biểu công tác (Time Schedule) 63 3.3.7.2 Sử dụng sổ tay, nhật ký lịch để bàn bỏ túi 63 3.3.7.3 Sử dụng bìa hồ sơ thẻ hồ sơ nhật ký 64 3.3.7.4 Sử dụng máy đọc máy ghi âm để tiết kiệm thời gian 64 3.3.7.5 Sử dụng phương pháp đọc nhanh tranh thủ tiết kiệm thời gian 64 3.3.7.6 Những vấn đề khác 65 3.3.8 Xây dựng nguồn nhân lực cho văn phòng doanh nghiệp 65 3.3.8.1 Đổi công tác tuyển dụng 65 3.3.8.2 Đào tạo, rèn luyện kỹ cho nhân viên văn phòng 66 3.3.8.3 Giải mâu thuẩn doanh nghiệp 67 3.4 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI NHỮNG NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI 67 3.5 KIẾN NGHỊ 68 Tóm tắt Chương III 69 KẾT LUẬN 71 MỞ ĐẦU Y”Z SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Sau 30 năm đất nước hồn tồn giải phóng, kinh tế nước ta vào ổn định phát triển Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII Đảng cộng sản Việt Nam nhận định: “Nước ta chuyển sang thời kỳ phát triển mới, thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa…” Điều có nghĩa cần có sở vật chất kỹ thuật đại, cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến bộ, áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất, quản lý Theo chủ trương đó, thành phố Cần Thơ có nhiều doanh nghiệp đời Các doanh nghiệp tiên tiến đầu tư sở vật chất kỹ thuật đại, mạng thơng tin cao cấp văn phịng mình, mục tiêu để cơng việc vận hành nhanh hơn, thuận lợi Mặc khác theo xu hướng quốc tế hóa, doanh nghiệp cần trang bị văn phịng tiện nghi tương thích với khí hậu, phong tục tập quán nơi sống cách tổ chức điều hành hợp lý, gọn nhẹ giống với phong cách làm việc đại quốc tế, để hợp tác làm ăn với doanh nghiệp nước Cần lưu ý văn phòng hoạt động văn phòng thể mặt doanh nghiệp Đối tác, khách hàng có tin tưởng ký kết làm ăn với doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào cách điều hành quản lý doanh nghiệp, bố trí cấu trúc, cơng việc nhân văn phòng, họ đến bàn bạc cơng việc doanh nghiệp Thực tiễn phản ảnh nhu cầu khách quan cơng đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho đơn vị chế thị trường Xây dựng văn phòng doanh nghiệp đại khơng cịn vấn đề mẻ doanh nghiệp thành phố Cần Thơ Tuy nhiên số doanh cơng tác văn phịng, dẫn đến thông tin không thông suốt, kịp thời Hậu tất yếu tình trạng làm ăn có lợi nhuận thấp thua lỗ Việc xây dựng văn phòng đại quản trị văn phịng có khoa học làm tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp với đối thủ, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Do đó, việc xây dựng mơ hình tổng qt văn phịng doanh nghiệp đại cần thiết cho doanh nghiệp thành phố Cần Thơ Khơng có chuẩn mực lý tưởng vĩnh viễn khơng có mơ hình hồn hảo Theo đà phát triển cơng nghệ thơng tin kinh tế, mơ hình văn phòng doanh nghiệp đại cần bổ sung sửa đổi cho phù hợp MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu chung Đề tài: “Giải pháp xây dựng mô hình văn phịng doanh nghiệp đại cho TP Cần Thơ đến năm 2015” nhằm giúp cho hiểu văn phịng đại có hệ thống, với việc áp dụng công nghệ hệ thống kỹ thuật thông tin đại vào quản lý Vị trí cơng việc luồng xử lý cơng việc khía cạnh quan trọng, có tác động ảnh hưởng môi trường đến công việc bên lẫn bên ngồi văn phịng Từ tránh tình trạng chậm trễ, sai sót, ùn tắc thơng tin, giúp xử lý thơng tin nhanh hơn, cấp quản trị có sở hoạch định đề định điều hành đắn 2.2 Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu tổng quát khái niệm chung xung quanh văn phòng doanh nghiệp cơng tác văn phịng doanh nghiệp theo truyền thống lẫn đại - Phân tích, đánh giá, tìm yếu nguyên nhân tồn chung văn phòng doanh nghiệp Cần Thơ - Xem xét vai trò văn phịng doanh nghiệp - Đề mơ hình văn phịng doanh nghiệp đại cơng tác quản trị văn phòng khoa học PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Nghiên cứu thông qua thông tin thứ cấp biên soạn từ nhiều tài liệu nhiều tác giả Sử dụng số liệu thứ cấp thu thập từ in ấn thống kê tổng kết năm thời kỳ Dựa vào thực tiễn văn phòng doanh nghiệp Cần Thơ (số liệu thu thập từ tạp chí kinh tế, báo thương mại, doanh nghiệp, báo cáo sở Kế hoạch đầu tư UBND thành phố Cần Thơ) để đề xuất số ý kiến riêng Sử dụng số hình ảnh văn phịng đại nước giới để minh họa Vẽ biểu đồ, biểu bảng phần mềm Excel, Paint, WordArt… PHẠM VI GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI 4.1 Về phân tích, đánh giá - Chỉ dựa vào tài liệu thứ cấp để phân tích vướng mắc chung doanh nghiệp địa bàn thành phố Cần Thơ - Khơng sâu nghiên cứu, phân tích chi tiết tình hình văn phịng doanh nghiệp - Phân tích lý để đến thay đổi cơng tác quản trị văn phịng doanh nghiệp đưa mơ hình văn phịng doanh nghiệp đại 4.2 Về đưa mơ hình Mơ hình đưa mơ hình tổng qt, nêu lên vấn đề thiên ứng dụng kỹ thuật, khoa học công nghệ, kiến trúc, cách tổ chức bố trí nhân với không gian làm việc phù hợp phương pháp quản trị văn phịng khoa học Vấn đề phân cơng nhiệm vụ nói chung sâu vào vai trò Giám đốc, Thư ký giám đốc, quản trị viên văn phịng Các vấn đề khác như: Bố trí công việc cho người, phân công trách nhiệm… khác loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp riêng lẻ khơng sâu phân tích cụ thể mà đưa mơ hình văn phịng doanh nghiệp đại áp dụng thực tiễn tương lai cho thành phố Cần Thơ KẾT CẤU NỘI DUNG LUẬN VĂN Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung luận văn chia làm chương cụ thể sau: Chương I: Cơ sở lý luận văn phịng quản trị hành văn phòng Chương II: Thực trạng văn phòng doanh nghiệp TP Cần Thơ Chương III: Giải pháp xây dựng mơ hình văn phịng doanh nghiệp đại cho TP Cần Thơ đến năm 2015 CHƯƠNG I X”W CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM, CẤU TRÚC VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm Theo quan điểm truyền thống: Văn phòng nơi giao dịch loại giấy tờ có liên quan đến cơng việc doanh nghiệp Theo quan điểm đại: Văn phòng hệ thống xử lý ghi nhớ tất giấy tờ, tài liệu cho phận tổ chức kinh doanh thiết bị, máy móc đại nằm điều khiển nhân viên văn phòng động Một văn phòng đại văn phịng có đầy đủ tiện nghi làm việc thuận lợi cho nhân viên, từ kiến trúc văn phòng đến thiết bị làm việc, tiện nghi máy móc tự động phục vụ cho nhu cầu tự nhiên người, tất cơng nghiệp hóa, kỹ thuật hóa, giảm tối thiểu sức lao động thủ cơng - Cơng việc giấy tờ văn phịng theo thuật ngữ đại gọi thu thập xử lý thơng tin Đó mối quan hệ thơng tin nhân viên với máy móc thiết bị để giải cơng việc - Thơng tin văn phịng phản ánh loại cơng việc mà văn phịng đảm nhiệm, thể định quan trọng doanh nghiệp kinh doanh, giao dịch Các loại thông tin gồm: thông tin dạng văn bản, thông tin truyền đạt qua họp, thông tin ghi nhận thu thập qua dư luận, thông tin ghi nhận qua dự báo…Cơng cụ thể có meno, vi tính, báo cáo văn bản, biên bản, thư từ giao dịch Tóm lại: Hiện chưa có khái niệm cụ thể Văn phịng đại, hiểu văn chung để đạt văn phòng đại phải đảm bảo yếu tố sau: ứng dụng khoa học công nghệ, phương pháp quản trị hành văn phịng khoa học nguồn nhân lực Ngồi ra, cịn phụ thuộc số yếu tố khác như: vị trí đặt văn phịng, thiết kế, xếp, trí văn phịng… 1.1.2 Cấu trúc vận động văn phòng Khi chuyển lên thành văn phịng đại nhà khoa học tập trung đầu tư vào phần tổng thể văn phịng nói chung nhằm nâng lên tầm cỡ bảo đảm cho văn phòng đại đủ sức thể tính chủ động, có vị trí chấp nhận thách thức, tạo lực chất Một văn phịng đại khơng thể thiếu yếu tố sau: 1.1.2.1 Các trang thiết bị kỹ thuật Mục tiêu: Giảm bớt lao động mệt nhọc, thời gian giảm chi phí, đồng thời giải cơng việc tốt Cốt lõi trang thiết bị kỹ thuật thể công nghệ đại Ngày lao động văn phịng có dãy thiết bị vật dụng đại hỗ trợ Nổi lên máy vi tính, máy scaner, máy photo thiết bị viễn thơng Thư ký đánh văn máy vi tính với tốc độ nhanh hơn, nhẹ nhàng hơn, văn trình bày đẹp tự động sửa chữa mà không nhiều thời gian máy đánh chữ cũ hay máy sử dụng scaner để scan văn vào máy vi tính để chỉnh sữa, khơng cần phải đánh lại nhiều thời gian Ngoài ra, việc lưu trữ gọn nhẹ hơn, tra cứu tài liệu dễ dàng nhanh chóng với mạng thơng tin tồn cầu Internet Các trang thiết bị kỹ thuật khác lịch để bàn điện tử, máy tính xách tay hệ có vi xử lý Mainboard Intel DG; Core2 Quad (Q6600) với ổ đĩa cứng 320gygabyte… giúp ích nhiều cơng tác văn phịng - Đừng quay ngược trở lại trước - Mở rộng vùng đọc cách nhìn bao quát nhóm chữ thay đọc chữ - Bắt đầu từ chữ thứ hai thứ ba dịng để khỏi lãng phí vùng đọc nhìn lề Bạn nên tập đọc nhanh cách đọc từ trung bình xem đồng hồ xem bạn đọc hết thời gian Điều quan trọng bạn nên tránh suy nghĩ cầu toàn đọc nhà kinh doanh thường khơng muốn bỏ sót mẩu tin tập liệu mà họ đọc Phương pháp tiết kiệm thời gian cho nhà quản trị, việc xem thư tín văn gửi từ nơi khác đến, vấn đề mà 83 vị giám đốc vấn Daniel Howard than phiền nắm hầu hết thông tin mà họ nhận từ thư từ, văn ngày 3.3.7.6 Những vấn đề khác Nên người làm chủ nói chuyện tiếp khách, phải biết mở đầu kết thúc lúc bạn cần chấm dứt để làm việc khác Bạn tiếp khách ngồi phòng làm việc phòng ăn nhờ thư ký kiểm sốt thời gian nói chuyện cách thơng báo cho đối phương biết thời gian trao đổi với nhà quản trị mà họ gặp Tiết kiệm thời gian hội họp lúc cần thiết, nên tập trung vào giải vấn đề họp, dẫn dắt khéo léo nhắc nhở nội dung bàn luận ngồi lề nội dung 3.3.8 Xây dựng nguồn nhân lực cho văn phòng doanh nghiệp 3.3.8.1 Đổi cơng tác tuyển dụng - Triệt để xóa bỏ kiểu tuyển dụng theo mối quan hệ như: Cấp gởi, em người thân với nhân viên doanh nghiệp gởi hay 65 mối quan hệ xã hội khác gây áp lực trực tiếp gián tiếp đến công tác tuyển dụng nhân - Tổ chức tuyển dụng nhân theo qui trình phương pháp chọn để tuyển người vào vị trí cơng việc mà doanh nghiệp cần, phù hợp với sở thích, tâm tư nguyện vọng người tuyển chọn 3.3.8.2 Đào tạo, rèn luyện kỹ cho nhân viên văn phòng Những nhân viên đào tạo ln chìa khố dẫn tới thành cơng kinh doanh cho doanh nghiệp Các nghiên cứu cho thấy phần lớn nhân viên làm việc hiệu quả, hồn thành tốt cơng việc đào tạo cách thích hợp Họ lao động suất sắc, không ngừng đóng góp quan trọng vào thành cơng doanh nghiệp tương lai Nhưng thực tế thị trường lao động cạnh tranh mạnh mẽ nay, khơng dễ dàng cho doanh nghiệp tuyển nhân viên có đầy đủ kỹ cơng tác văn phịng Do đó, đào tạo trở thành nhiệm vụ quan trọng hàng đầu ngày cho doanh nghiệp thành phố Cần Thơ Đào tạo không trang bị cho nhân viên có kỹ chun mơn nghề nghiệp cần thiết mà cịn cho thấy doanh nghiệp đầu tư cho nhân viên quan tâm tới họ thành cơng chung hai bên tương lai Vì vậy, đào tạo cịn nghệ thuật động viên nhân viên, gia tăng gắn bó họ với doanh nghiệp Các doanh nghiệp Cần Thơ cần phải sớm xây dựng chương trình đào tạo nhân viên xem chương trình trở thành khâu quan trọng quản lý kinh doanh theo họ tố chất nhân viên trực tiếp ảnh hưởng đến suất lao động toàn tổ chức Đối với lĩnh vực kinh doanh mà nhân viên người trực tiếp va chạm với khách hàng 66 ngành kinh doanh dịch vụ, ngân hàng chun mơn thái độ nhân viên trực tiếp ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp Bên cạnh doanh nghiệp cần thúc đẩy văn hoá trau dồi, học hỏi kinh nghiệm lẫn doanh nghiệp, định nhân viên có lực chun mơn hướng dẫn giúp đỡ nhân viên yếu, để doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên đầy đủ lực chuyên môn với kỹ phù hợp với văn phòng doanh nghiệp đại 3.3.8.3 Giải mâu thuẩn doanh nghiệp Các nhà trị nhân phải sớm nhận mâu thuẫn có đối sách cụ thể để hóa giải phần xung đột tồn doanh nghiệp như: - Phân bổ lao động hợp lý: Nhà quản trị nhân cần có nhìn tổng qt phận để phân bổ lao động cách hợp lý Nên xếp để nhân viên thuộc hệ khác làm việc theo nhóm cách độc lập - Sàng lọc tuyển dụng: Để hạn chế tối thiểu mâu thuẫn khơng có lợi, nhà quản lý cần có sàng lọc kỹ lưỡng tuyển dụng Khơng nên vài thành tích trội ứng viên mà tuyển dụng người vào vị trí khơng phù hợp với đặc tính chung phận hay với văn hóa doanh nghiệp - Xây dựng văn hóa học hỏi lẫn nhau: Văn hóa doanh nghiệp góp phần lớn việc hóa giải mâu thuẫn Việc doanh nghiệp đề cao học hỏi, tôn trọng lẫn biện pháp khơng hóa giải hết xung đột, kìm hãm bùng nổ mâu thuẫn 3.4 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI NHỮNG NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI Bất kỳ loại hình tổ chức muốn đời, tồn phát triển đòi hỏi phải có mơi trường thích hợp thân tổ chức lại phải có khả thích ứng với mơi trường mà tồn 67 Theo xu hướng quốc tế hóa, kinh tế ngày mở rộng phạm vi toàn giới, doanh nghiệp thành phố Cần Thơ cần phải giao lưu hợp tác với doanh nghiệp nước, học hỏi kinh nghiệm, thành tựu tiên tiến kinh tế quản lý để áp dụng sáng tạo phù hợp với thực tiễn kinh tế địa phương, đưa kinh tế thành phố lên Mơ hình văn phịng cách quản lý văn phòng nước giới có phát triển vượt bậc, văn minh đại Cơng tác văn phịng có xu hướng ngày vào khuôn khổ chung tất cơng việc văn phịng dần tự động hóa điều khiển người chủ thể 3.5 KIẾN NGHỊ Hiện nay, thành phố Cần Thơ đà phát triển, hòa nhập vào phát triển chung nước hội nhập quốc tế (gia nhập WTO) đặt cho doanh nghiệp (lớn, vừa, nhỏ) nhiều hội thử thách, đồng thời nhiều doanh nghiệp hình thành thời kì Tuy nhiên để xây dựng văn phòng doanh nghiệp đại với đầy đủ trang thiết bị, cơng nghệ điều khó mà nhiều doanh nghiệp mơ ước không dám đầu tư Đa số văn phịng hành doanh nghiệp cịn chưa quen với tốc độ làm việc mới, công nghiệp hóa động Một số nơi cịn trì nếp làm việc cũ Điều gây ảnh hưởng đến kết hoạt động sản xuất kinh doanh thành phố Cần Thơ nói riêng tồn hệ thống doanh nghiệp Việt Nam nói chung Vai trị nhà quản trị chưa phát huy rõ rệt hiệu khoa học Công việc quản trị văn phòng xa lạ với nhiều doanh nghiệp Nhiều nơi nhầm tưởng trưởng phòng hành cần quản trị văn phịng, họ thường quên chuyên môn Thực cấp quản trị nhân viên ngồi bàn giấy 68 phải làm công việc liên quan đến hồ sơ, lịch cơng tác… Vì họ cần phải biết quản trị cách khoa học phận chun mơn Vai trị thư ký văn phòng theo quan niệm cũ đơn giản để đánh máy, giúp đỡ việc vặt cần phải có để khẳng định vị trí quyền lực Theo quan niệm thư ký phải người động, có khả nhạy bén trước nhiều vấn đề cần giải quyết, có trình độ văn hóa cao Thư ký đại phải biết điều hòa mối quan hệ cấp cấp Nhân viên văn phịng người "đa năng" nói Ngồi kỹ thiếu soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, tổ chức hội nghị, hội thảo, họ cần thêm kỹ phát triển cá nhân (như biết cách học hỏi, lắng nghe, biết xác định mục tiêu để hành động, tư sáng tạo, quan hệ, giao tiếp, đối nội, đối ngoại ) kỹ phối hợp với đồng để đạt hiệu chung Đồng thời cần nắm rõ đặc điểm dị biệt tính cách người, người với người khác để giao tiếp ta có cách ứng xử cho phù hợp Một vấn đề quan trọng cần quan tâm kết hoạt động doanh nghiệp thu đầu tư cho văn phịng đại lợi ích thơng tin cung cấp ngồi từ văn phịng phải có hiệu Phía Nhà nước cần có quy định chung áp dụng cho hình thức thơng tin hệ thống để q trình tiếp nhận thơng tin thơng suốt, mạch lạc có hiệu cao Tóm tắt Chương III Khi xây dựng văn phòng doanh nghiệp đại nhà quản trị cần trọng đến vấn đề sau: Nghiên cứu đánh giá, lựa chọn kỹ trước định đặt vị trí văn phịng 69 Tổ chức thiết kế chi tiết vị trí, khơng gian phòng, ban, hội trường Lựa chọn kiến trúc bên văn phòng hay gọi khung cảnh văn phòng cho phù với điều kiện tự nhiên tập quán địa phương như: âm thanh, khơng khí, ánh sáng, màu sắc… Quản trị hệ thống thủ tục: tổ chức, xếp phịng ban, phân phối cơng việc, lập lưu chuyển đồ… Tiết kiệm cử động thừa, khơng đáng có cơng tác văn phịng Tổ chức quản lý hồ sơ, liệu cách khoa học, tránh thất lạc tra cứu nhanh chóng cần thiết Quản trị thời gian: lịch biểu, sổ tay, nhật ký công tác Sử dụng kỹ hay trang thiết bị đọc, lọc thông tin nhanh cần thiết để tiết kiệm thời gian Trên 07 vấn đề chung xây dựng văn phòng doanh nghiệp đại Tùy theo ngành nghề, lĩnh vực cụ thể xây dựng văn phịng doanh nghiệp đại bỏ qua vấn đề không cần thiết phát sinh vấn đề khác mà đề tài chưa nghiêm cứu hết 70 KẾT LUẬN W”X Từ kết đạt thời gian qua công tác văn phịng doanh nghiệp thành phố Cần Thơ góp phần đáng kể cho tăng trưởng phát triển kinh tế - xã hội cho thành phố Cần Thơ nói chung cho doanh nghiệp nói riêng Mặc dù chậm, doanh nghiệp bắt đầu ý thức tầm quan trọng văn phòng đại cơng tác quản trị văn phịng hoạt động doanh nghiệp Mơ hình văn phịng doanh nghiệp đại trình bày tiếp tục nghiên cứu, bổ sung qua thời gian theo tốc độ phát triển khoa học cơng nghệ Từ nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp, góp phần xây dựng thành phố Cần Thơ giàu mạnh, văn minh, đại Mô hình nguyên tắc chung nhất, theo thực tế cụ thể tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có tình hình khác nên biện pháp cụ thể khác nhau, nhà quản trị văn phòng cần phải biết vận dụng linh hoạt sáng tạo Nhà quản trị cần hiểu được: Quản trị Hành Văn phịng nghệ thuật nhân viên văn phòng cần nhớ: “Văn phòng đại phải đôi với người văn minh động” Theo Marion Happer: “Quản trị tốt sở kinh doanh quản trị tương lai quản trị tương lai quản trị thông tin” 71 DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 3.1: Mơ hình tổng thể văn phịng có vách ngăn cho nhiều phận Nguồn: Office furniture.com Phụ lục 3.2: Phịng làm việc có vách ngăn thấp Nguồn: Nhadattimnhanh.com 72 Phụ lục 3.3: Phòng vách ngăn có người làm việc Nguồn: Tuvankientruc.com.vn Phụ lục 3.4: Sử dụng vách ngăn gắn liền với bàn làm việc kệ để hồ sơ Nguồn: Tuvankientruc.com.vn 72 Phụ lục 3.5: Phịng có vách ngăn cao cho nhóm thấp cho cá nhân Nguồn: Tuvankientruc.com.vn Phụ lục 3.6: Mơ hình phịng làm việc lãnh đạo Nguồn: Cơng ty cổ phần kiến trúc mỹ thuật Việt Nam 72 Phụ lục 3.8: Phịng họp có bàn họp bố trí theo kiểu nhìn mặt Hình 3.12a: Bố trí phịng họp người có thuyết trình Nguồn: Mylai interior Co.itd Phụ lục 3.9: Bố trí phịng họp người có thuyết trình Nguồn: nhadattimnhanh.com 72 Phụ lục 3.16: Phối màu đỏ trang trí phịng làm việc Nguồn: Công ty cổ phần kiến trúc mỹ thuật Việt Nam Phụ lục 3.17: Phối màu xanh trang trí phịng làm việc Nguồn: Cơng ty cổ phần kiến trúc mỹ thuật Việt Nam Phụ lục 3.19: Máy Scaner hệ Nguồn: chodansinh.com Phụ lục 3.20: Ngồi tư thẳng Nguồn: toanduong.vnbb.com TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Thanh Hội - TS Phan Thắng, 2005 Quản Trị học (tái lần thứ 2, có sửa chữa bổ sung), Nhà Xuất Thống kê; Nguyễn Hữu Thân, 1998 Quản trị hành Chính Văn phịng, Nhà Xuất Thống kê; PGS.TS Đào Đình Huân - Giảng viên Nguyễn Đình Chính, 1998 Quản trị Hành Văn phòng Nhà Xuất Thống kê; Mike Harvey, 1998 Quản trị Hành Văn Phịng Nhà Xuất Thống kê; Phạm Hưng - Lê Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng, 1996 Văn phòng đại nghiệp vụ Hành Văn phịng Nhà Xuất thành phố Hồ Chí Minh; Cơng ty cổ phần kiến trúc mỹ thuật Việt Nam : vietaa@gmail.com; www.tuvankientruc.com; www.nhadattimnhanh.com; www.vinsaeek.com; 10 www.chodansinh.com; 11 www.toanduong.vnbb.com; 12 www.Vico joint stock.com; 13 www.ketnoisunghiep.vn; 14 www.SAGA.vn “hợp tác với Doanh nhân Sài Gòn cuối tuần, số 252 ngày 06/06/2008; 15 Nhân viên văn phòng đại Việt Báo (Vietbao.com.vn/vieclam/nhan-vien); 16 Báo cáo tình hình đầu tư năm 2007 tháng đầu năm 2008 sở Kế hoạch - Đầu tư thành phố Cần Thơ; 17 Báo cáo tình hình kinh tế xã hội năm 2007 Ủy Ban Nhân Dân thành phố Cần Thơ; 18 Báo cáo tình hình kinh tế xã hội tháng năm 2008 Ủy Ban Nhân Dân thành phố Cần Thơ; 19 Quy hoạch tổng thể phát triển Kinh tế - Xã hội thành phố Cần Thơ giai đoạn 2006 – 2020 Chính Phủ; ... tưởng cho hoạt động nhà đầu tư 40 CHƯƠNG III W”X GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI CHO THÀNH PHỐ CẦN THƠ ĐẾN NĂM 2015 3.1 MỤC TIÊU DỰ BÁO PHÁT TRIỂN VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP... + Loại 1: 350 văn phòng doanh nghiệp (văn phòng doanh nghiệp đại) ; + Loại 2: 783 văn phòng doanh nghiệp; + Loại 3: 1.452 văn phòng doanh nghiệp; + Loại 4: 4.117 văn phịng doanh nghiệp; Loại 2,... đại cần bổ sung sửa đổi cho phù hợp MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu chung Đề tài: ? ?Giải pháp xây dựng mơ hình văn phịng doanh nghiệp đại cho TP Cần Thơ đến năm 2015? ?? nhằm giúp cho hiểu văn phịng