Hệ thống kiểm soát nội bộ các doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu cần thơ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM HUỲNH HỮU THỌ LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2000 LỜI NÓI ĐẦU Để quản lý tốt hoạt động doanh nghiệp điều trước tiên nhà quản trò doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu ,bởi lẽ theo COSO ( Committe of Sponsoring organisations - Ủy ban hỗ trợ tổ chức Mỹ ) : “ Một trình bò chi phối nhà quản lý thành viên khác tổ chức , thiết kế nhằm đảm bảo cách hợp lý hoạt động có hiệu hiệu năng, tính trung thực thông tin ,và tính tuân thủ luật pháp” Hay theo CICA ( Canadian institute of Chartered Accountants – Viện giám đònh viên kế toán Canada ) hệ thống kiểm soát là:” Các yếu tố tổ chức nhằm phối hợp hoạt động người để góp phần thực mục đích hoạt động có hiệu hiệu năng, tính trung thực thông tin , tính tuân thủ luật pháp” Qua khẳng đònh hệ thống kiểm soát hữu hiệu điều kiện cần thiết tổ chức đạt đến hoàn hảo ước mơ tất nhà quản lý Ở nước ta từ lâu hệ thống kiểm soát tổ chức nơi , nơi khác nhà quản lý tâm xây dựng để ngày hoàn thiện Tuy nhiên khái niệm hệ thống kiểm soát nội vai trò quan trọng thành công doanh nghiệp biết đến gần chế thò trường hình thành với thâm nhập tất yếu việc kiểm toán Càng ngày hệ thống kiểm soát nội nhà quản lý quan tâm cách sâu sắc Cơ quan Kiểm toán nhà nước Việt nam đưa vào hệ thống chuẩn mực chuẩn mực “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ” nói lên tầm quan trọng Xuất phát từ suy nghó ,nhằm góp phần hình thành hệ thống kiểm soát nội có tính hiệu lực cao cho doanh nghiệp nhà nước nên luận văn chọn viết đề tài Tuy nhiên nội dung rộng lớn hình thành tổ chức , ngành nghề nên xin phép giới hạn viết phạm vi đề tài : “ Hoàn thiện hệ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu đòa bàn tỉnh Cần Thơ ” Đề tài nghiên cứu hướng dẫn giúp đỡ tận tình Tiến só Nguyễn Khắc Hùng Trong trình nghiên cứu trình độ thân hạn chế đònh nên viết chắn nhiều thiếu sót, mong nhận từ quý Thầy , Cô bạn cảm thông với ý kiến đóng góp quý báu ] ^ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ PHẦN MỘT CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Theo nghóa rộng kiểm soát nội hiểu trình bò ảnh hưởng Ban giám đốc, Hội đồng quản trò cá nhân khác đơn vò , thiết kế để đưa bảo đảm hợp lý việc đạt mục tiêu theo phạm trù sau : - Tính hiệu lực hiệu hoạt động - Độ tin cậy báo cáo tài - Tính tuân thủ pháp luật quy đònh hành Phạm trù thứ đề cập đến mục tiêu hoạt động doanh nghiệp , bao gồm hoạt động , mục đích kiếm lời việc bảo vệ nguồn lực Phạm trù thứ hai liên quan đến việc chuẩn bò báo cáo tài có độ tin cậy cao, gồm báo cáo quản trò nội , báo cáo tài tổng hợp số liệu tài trích từ báo cáo tài này, số liệu toán lãi , số liệu báo cáo trước công luận Phạm trù thứ ba đề cập đến tuân thủ pháp luật quy đònh hành áp dụng doanh nghiệp Theo báo cáo COSO trách nhiệm kiểm soát nội Ban giám đốc Hội đồng quản trò doanh nghiệp Các kiểm toán viên nội không chòu trách nhiệm kiểm soát nội (KSNB) Vai trò Kiểm toán viên nội (KTVNB) phải đánh giá tính hiệu lực hệ thống KSNB đưa kiến nghò việc cải tiến tính hiệu lực hệ thống KSNB cho Hội đồng quản trò doanh nghiệp CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ : Cũng theo COSO mô hình KSNB bao gồm năm thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với là: - Môi trường kiểm soát ; Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ - Đánh giá rủi ro ; - Các hoạt động kiểm soát ; - Thông tin liên lạc ; - Việc theo dõi (giám sát) Môi trường kiểm soát Sự kiểm soát tổ chức phụ thuộc nhiều vào thái độ người quản lý vấn đề kiểm soát Nếu người quản lý cao đơn vò tin kiểm soát vấn đề quan trọng , thành viên khác đơn vò cảm thấy điều tôn trọng quy đònh kiểm soát Ngược lại , người quản lý hô hào kiểm soát không thực tâm ý , mục tiêu kiểm soát chắn không đạt Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm tính đồng , giá trò đạo đức lực người ; nguyên lý quản lý phongcách điều hành; cách thức ủy quyền giao phó trách nhiệm hội đồng quản trò ; ý phương hướng hoạt động Ban Giám đốc đưa Để tìm hiểu đánh giá môi trường kiểm soát tổ chức , cần ý nhân tố sau: + Triết lý quản lý phong cách hoạt động + Cơ cấu tổ chức + Phương pháp ủy quyền + Sự tham gia Hội đồng quản trò Ban kiểm soát + Trình độ phẩm chất đội ngũ cán nhân viên + Chính sách nhân + Sự trung thực giá trò đạo đức Triết lý quản lý phong cách hoạt động nhà quản lý cao cấp có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát tổ chức bao gồm vấn đề khả nhận thức giám sát rủi ro kinh doanh , nhận thức thái độ việc lập báo cáo tài hay áp dụng phương pháp kế toán , sử dụng kênh thông tin thức hay không thức Cơ cấu tổ chức máy thực hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Xây dựng cấu tổ chức đơn vò phân chia thành Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ phận với chức quyền hạn cụ thể Một cấu tổ chức hợp lý điều kiện đảm bảo thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Phương pháp ủy quyền cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp cách thức Cần có ủy quyền rõ ràng văn giúp cho công việc tiến hành dễ dàng tránh lạm dụng Sự tham gia Hội đồng quản trò Ban kiểm soát làm cho môi trường kiểm soát tốt kiểm soát đến hoạt động người quản lý Trình độ phẩm chất cán nhân viên Một tổ chức đạt mục tiêu cán nhân viên cấp đảm bảo kiến thức kỹ cần thiết Một khía cạnh không phần quan trọng phẩm chất cán nhân viên Khi thiếu yếu tố , thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu không thực thực tế Các sách nguồn nhân lực bao gồm vấn đề sách tuyển dụng , sách đào tạo sau tuyển dụng , sách khen thưởng kỷ luật…Các sách ảnh hưởng đònh đến trình độ phẩm chất đội ngũ nhân viên đơn vò Sự trung thực giá trò đạo đức Để tạo ý thức đội ngũ cán nhân viên tổ chức , nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng , ban hành thông tin rộng rãi hướng dẫn nguyên tắc đạo đức , hạnh kiểm liên quan đến cấp bậc tổ chức Nhà quản lý phải tự làm gương cho cấp việc tuân thủ nguyên tắc Một vấn đề quan trọng phải loại bỏ động dẫn người nhân viên đến sai phạm việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc thời gian ngắn dẫn đến dối trá báo cáo không trung thực Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến trình thực kết thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát không đạt mục tiêu hình thức môi trường kiểm soát yếu Ngược lại ,một môi trường kiểm soát tốt hạn Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát Tuy nhiên môi trường kiểm soát thay cho thủ tục kiểm soát cần thiết Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc nhận dạng phân tích rủi ro liên quan đến việc đạt mục tiêu doanh nghiệp Các rủi ro đánh giá bao gồm rủi ro bên rủi ro bên Việc đánh giá rủi ro tạo sở cho việc xác đònh xem rủi ro xử lý Dưới góc độ , kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá quản lý rủi ro phát sinh Kinh doanh chấp nhận rủi ro Trong thực tế , biện pháp giảm rủi ro xuống không Vấn đề nhà quản lý phải đònh rủi ro chấp nhận phải làm để quản lý rủi ro Để làm việc người quản lý cần phải : * Thiết lập mục tiêu tổ chức, kể mục tiêu chung tổ chức mục tiêu riêng cho hoạt động Việc xác đònh mục tiêu quan trọng việc đánh giá rủi ro kiện rủi ro tổ chức gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu tổ chức Do có kiện rủi ro tổ chức không rủi ro tổ chức khác * Nhận dạng phân tích rủi ro khiến cho mục đích thực Các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt động (sự cạnh tranh, tiến kỹ thuật, sách nhà nước …) từ sách đơn vò ( sách mở rộng thò trường , sách đổi kỹ thuật ) Các hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát sách, thủ tục đảm bảo cho việc đưa hành động cần thiết rủi ro xác đònh trình đánh giáù rủi ro Chúng bao gồm số loại sau : - Phân chia trách nhiệm đầy đủ - Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động - Bảo vệ tài sản vật chất thông tin - Kiểm tra độc lập Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ - Phân tích rà soát Phân chia trách nhiệm đầy đủ Được thực thông qua việc phân chia trách nhiệm thực nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều phận tham gia Mục đích cho cá nhân hay phận kiểm soát mặt nghiệp vụ Khi đó, thông qua cấu tổ chức, công việc nhân viên kiểm soát tự động công việc nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy sai sót nhầm lẫn hành vi gian lận Phân chia trách nhiệm thường đề cập đến tách biệt chức sau: + Chức kế toán chức hoạt động : Bộ phận thực nghiệp vụ đơn vò không ghi chép sổ sách kế toán , họ ghi chép báo cáo sai lệch để cải thiện kết hoạt động thí dụ phận bán hàng mà kiêm việc ghi chép kế toán , phận ghi chép báo cáo thổi phồng doanh thu đơn vò + Chức kế toán chức bảo quản tài sản: Các nhân viên kế toán không giao nhiệm vụ giữ tài sản tham ô tài sản che giấu hành vi cách sửa chữa lại sổ sách kế toán + Chức xét duyệt nghiệp vụ chức bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản liên quan tăng rủi ro lạm dụng tài sản Ngoài nghiệp vụ cụ thể có yêu cầu khác phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận sai sót Tuy nhiên cần ý việc phân chia trách nhiệm bò vô hiệu hóa nhân viên thông đồng với Ủy quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động Tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chòu trách nhiệm Khi đơn vò mua hay chi dùng tài sản hỗn độn xảy Có hai mức độ ủy quyền: Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ + Ủy quyền chung liên quan đến việc đưa sách , người cấp đạo xét duyệt nghiệp vụ phạm vi giới hạn sách Các thí dụ ủy quyền chung nhưa hạn mức bán chòu , bảng giá bán cố đònh sản phẩm dòch vụ , hạn mức tồn kho tối thiểu… + Ủy quyền cụ thể liên quan đến việc cá nhân xét duyệt cụ thể cho nghiệp vụ Đối với nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng , người quản lý yêu cầu bxét duyệt cụ thể trường hợp Thí dụ khoản bán chòu hạn mức , nghiệp vụ xây dựng bản… Bảo vệ tài sản vật chất thông tin : Tài sản vật chất cần bảo vệ để không bò mát , tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí Tài sản bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận cách xây dựng nhà kho an toàn , bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ , thiết bò bảo vệ , tổ chức kiểm kê đònh kỳ… Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra người người thực nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm sai sót gian lận cẩu thả thiếu lực nhân viên Mặc dù phân chia trách nhiệm tạo kiểm soát lẫn cách tự nhiên hoạt động, kiểm tra độc lập tồn số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu rủi ro cao Phân tích rà soát: Là so sánh hai số liệu từ nguồn gốc khác Tất khác biệt cần làm rõ.Ưu điểm thủ tục mau chóng phát gian lận , sai sót biến động bất thường để kòp thời đối phó Các dạng phân tích rà soát thường gặp là: - Đối chiếu ghi chép đơn vò với số liệu bên - Đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết - Đối chiếu số liệu kỳ với kỳ trước, thực tế với kế hoạch Thông tin liên lạc: Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ Hệ thống thông tin , hệ thống liên lạc hoạt động giúp cho nhân viên doanh nghiệp nắm trao đổi thông tin cần thiết để thực , quản lý kiểm soát hoạt động doanh nghiêïp Hệ thống thông tin đơn vò bao gồm nhiều phân hệ, hệ thống thông tin kế toán phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán xét mặt quy trình bao gồm ba phận : Chứng từ , số sách báo cáo - Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng quy trình kế toán nói riêng hệ thống kiểm soát nội nói chung , thông qua ý nghóa chất lượng thông tin việc bảo vệ tài sản - Sổ sách kế toán đảm nhận vai trò ghi chép xử lý liệu thông tin Nó dấu vết quan trọng cho việc kiểm tra đánh giá thủ tục kiểm soát - Báo cáo kế toán doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài báo cáo kế toán quản trò Việc Giám sát : Các hệ thống kiểm soát nội phải theo dõi trình đánh giá chất lượng hoạt động hệ thống theo thời gian Điều thực thông qua hoạt động quan sát diễn , qua đánh giá riêng biệt thông qua việc phối hợp hai điều liệt kê Mô hình COSO phương pháp hệ thống KSNB Mô hình trước nhấn mạnh đến kiểm soát cứng nghóa tạo sách quy trình , theo dõi việc tuân thủ sách Mô hình COSO đưa thành phần kiểm soát mềm cách bao gồm môi trường kiểm soát thông tin , liên lạc coi chúng thành phần chủ chốt hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát làm việc với vấn đề mềm chất lượng tổ chức , giá trò đạo đức , việc giao phó quyền hành trách nhiệm CÁC LOẠI KIỂM SOÁT : Tùy vào cách phân loại mà có loại kiểm soát khác 3.1 Phân loại theo mục tiêu : Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ * Chi phí vận chuyển: Chi phí lớn biện pháp đưa không kiểm tra giá từ khâu giao dòch ký hợp đồng * Chi phí hao hụt : Mặc dù khống chế đònh mức so với văn nhà nước cho phép để tiết kiệm chi phí chưa giải gian lận thông qua thông số kỹ thuật trình nhập xuất hàng Bố trí lực lượng công nhân bảo vệ kho chỗ lâu dài dễ có thông đồng lấy cắp hàng hóa Việc số công nhân chỉnh cột bơm để bơm thiếu cho khách hàng chưa có biện pháp để quản lý 2.5 Kếùt luận: Thông qua việc mô tả nét có tính chất tổng quát thực trạng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu đòa bàn tỉnh Cần Thơ , với phân tích đánh giá mặt mạnh yếu hệ thống kiểm soát nội cho thấy rõ việc xây dựng thêm chấn chỉnh số thủ tục kiểm soát nội doanh nghiệp để có hệ thống tương đối hoàn chỉnh có hiệu lực họat động đơn vò nhu cầu thiết yếu ] ^ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 38 PHẦN BA MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC KINH DOANH XĂNG DẦU TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CẦN THƠ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ : - Môi trường kiểm soát: Để có môi trường kiểm soát tốt đièu kiện quan trọng người Nếu xác đònh điều công ty cần xây dựng cho chiến lược nhân Trước hết xếp lại đội ngũ nhà quản lý, phải mạnh dạn thay người không hội đủ điều kiện lực ,phẩm chất đạo đức , có đem lại nguồn sinh khí cho đội ngũ nhân viên thực thi tốt trách nhiệm Tiếp đến rà soát , bố trí lại lực lượng nhân viên Cần có sách đạo tạo lại với người độ tuổi phục vụ lâu dài Một điều quan trọng tiến hành công việc sở bình đẳng ,công khai dân chủ - Đánh giá rủi ro: Trong vấn đề việc cần phải làm nâng cao ý thức cho người khả gặp nhiều khó khăn cạnh tranh từ hãng lớn mà tương lai có mặt đầy đủ thò trường nước ta Các công ty thực việc mua bảo hiểm cho hàng hóa lớn nhằm tránh rủi ro Tuy nhiên bảo hiểm dành cho hàng hóa công ty Các nhà quản lý chưa thấy tổn thất lớn có cố kho nằm khu dân cư có hỏa hoạn việc bồi thường vô lớn Do đơn vò cần tăng cường tập luyện phòng cháy chữa cháy Ngoài tiêu lệnh phòng cháy mà nhà nước quy đònh cần bổ sung quy đònh thật ng4hiêm khắc , xử lý thích đáng nhân viên có sai phạm dù nhỏ nhất.Bên cạnh vào tình hình tài nên mua bảo hiểm cho trách nhiệm bồi Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 39 thường cho người dân có cố Tuy nhiên giải pháp tốt cho vấn đề có kế hoạch di dời kho đến vùng an toàn tốn có lợi sau - Hoạt động kiểm soát : Mặc dù quy đònh tổ chức kiểm toán nội doanh nghiệp nhà nước không bắt buộc Nhưng để đánh giá cách trung thực khách quan hệ thống kiểm soát nội , từ có bổ sung, chấn chỉnh kòp thời thiết nghó đơn vò nên tùy thuộc vào thực tế , so sánh chi phí lợi ích mà xây dựng nên phận - Thông tin liên lạc: Để có thông tin kế toán đáng tin cậy vấn đề chứng từ cần quan tâm Phải đề quy đònh cho phận kế toán kiên không toán khỏan chi mà chứng từ không đáp ứng theo chế độ nhà nước đề Việc quản lý hóa đơn bán hàng giao khách không nhận hàng , cần bổ sung thủ tục cuối ngày phòng kinh doanh phải nhận báo cáo từ kho (đối với công ty có kho) người quản lý phương tiện (đối với công ty xuất hàng qua xà lan) số hóa đơn nhận hàng ngày Từ nhan viên bán hàng xác đònh khách hàng lấy hóa đơn mà không nhận để tiến hành thu hồi kòp thời Vấn đề báo cáo kế toán quản trò , báo cáo cho nội nhà quản lý cần nhận thức thông tin từ báo cáo gíup nhiều cho công tác quản lý Đối với đơn vò ngòai xăng dầu hoạt động khác cần thiết kế mẫu biểu báo cáo nêu bật kết loại hình CÁC LOẠI KIỂM SOÁT: Kiểm soát phòng ngừa: 2.1.1 Giải pháp cho cấu kiểm soát chất lượng sản phẩm - Đối với việc nhập hàng kho cần bổ sung thủ tục chai hàng mẫu kho xuất thành phố Hồ Chí Minh đến cần giao cho phận kỹ thuật Công ty quản lý Nó cán phòng đối chiếu kết xét nghiệm 1với mẫu lấy tàu nhân viên hóa nghiệm kho đưa lên,như kết xác đònh qua bốn phận : chủ phương tiện, thủ kho, nhân viên hóa nghiệm phòng kỹ thuật Đồng thời chai mẫu lưu giữ thêm Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 40 thời gian đònh để đối chiếu có khách hàng khiếu nại đối chiếu với kết kiểm nghiệm đột xuất - Tại đơn vò sử dụng phương tiện xà lan làm nơi xuất hàng hàng hóa chủ phương tiện quản lý Để dảm bảo uy tín công ty vấn đề chất lượng hợp đồng thuê xà lan cần có điều khoản ràng buộc bồi thường vật chất trường hợp khách hàng chứng minh hàng nhận bò chất lượng Muốn đợt nhận hàng công ty cử nhân viên nhận hàng mẫu đem công ty, chai mẫu phải niêm an toàn lưu hàng xuất hết 2.1.2 Thủ tục kiểm soát cần bổ sung cho quản lý khâu bán hàng - Với việc bán số lượng lớn văn phòng trung tâm , cần tránh việc lợi dụng quyền hạn để thủ lợi duyệt giá bán vào lúc thò trường khan , muốn vào thời điểm cung không đủ cầu công ty nên đưa giá bán (và có hiệp thương giá đơn vò tốt nhất) lúc không cần cạnh tranh giá , giá cao bán (tất nhiên không vượt giá trần mặt hàng có khống chế giá nhà nước.) - Đối với bán lẻ không sử dụng chế hai giá khó kiểm soát, mà nên xây dựng lượng bán bình quân ( thông qua số liệu kỳ trước ) cửa hàng phải bán Nếu vượt số có mức chiết khấu thích hợp để cửa hàng dùng quỹ giảm giá cho khách hàng truyền thống mua với số lượng lớn (lớn so với bán lẻ) 2.1.3 Giải pháp cho vấn đề tổ chức nhân sự: - Để tạo khách quan , tránh tình trạng phận nhũng nhiễu nhân viên khác thỏa ước lao động tập thể cần có điều khoản ghi rõ : + Trong tuyển dụng lao động : trường hợp có nhiều người đủ điều kiện cho nhu cầu xét đến yếu tố để đònh nhận mà không gây thắc mắc cho người khác Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 41 + Việc điều động nhân viên phận cần nêu rõ thỏa ước , điều động công khai , cương thực , không thông báo trước thời gian dài để có xin ,cho 2.1.4 Giải pháp đề nghò cho việc quản lý thông tin tài kế toán mạng máy vi tính: - Trong trường hợp thiết kế mạng nội , số liệu gốc dùng chung cho nhiều đối tượng nên số liệu bò thay đổi , chỉnh sửa ảnh hưởng chung cần thiết lập thủ tục : + Quản trò trưởng phải sử dụng triệt để quyền hạn để khống chế quyền : truy xuất, đọc, sửa, ghi ,xóa tập tin số liệu chương trình cho đối tượng sử dụng + Mặc dù quản trò trường người quản lý mạng trường hợp sử dụng mật mã cho người có thân người biết , người quản lý quyền biết tất mật mã người sử dụng khác việc bảo đảm an toàn cho thông tin không khách quan 2.1.5 Giải pháp cho thủ tục bảo quản hàng hóa : Trong trường hợp chứa xuất hàng phương tiện vận chuyển , để tránh thiệt hại xảy công ty cần phải: - Có lược lượng công nhân xăng dầu với chủ phương iện bảo quản hàng tàu suốt trình tàu bến - Mặc dù tốn chi phí thiết phải thuê bến đậu riêng có khoảng cách đònh tàu bè khác nơi cư trú dân - Không xuất hàng lúc trời mưa , sấm sét 2.1.6 Giải pháp hoàn thiện cấu kiểm soát nội công tác kế toán công nợ: Công nợ mảng quan trọng quản lý tài doanh nghiệp lẽ công nợ ( mà công nợ bán hàng) mà không thu hồi ảnh hưởng lớn đến tài doanh nghiệp, doanh nghiệp tới chỗ cân đối , chí phá sản Chính tầm quan trọng công ty cần có sách có hiệu với như: Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 42 - Đối với doanh nghiệp nhà nước khác việc đặt niềm tin vào đối tác kinh doanh điều phải có tin tưởng cần có xét đoán ,đánh giá tìm hiểu thường xuyên tình hình tài đối tác để có phương hướng phù hợp kòp thời - Với khách hàng đại lý công ty xăng dầu Hậu giang áp dụng hình thức phải chấp Tuy nhiên cần có phân công trách nhiệm cho hợp lý để có kiểm soát lẫn qua thủ tục , tránh tình trạng đưa đến nợ khó đòi: + Quá trình thu nhận văn chấp , đánh giá trò tài sản ( cần) thông qua công chứng nhà nước giao cho nhân viên phòng kinh doanh thực + Sau thủ tục chấp làm xong toàn hồ sơ với tổng giá trò chấp giao cho phòng kế toán quản lý thực chất tiền trường hợp phải quản lý bán để thu hồi nợ + Kế toán trưởng vào số dư công nợ nhân viên cung cấp thường xuyên góp phần đònh việc xét duyệt có cho mua nợ tiếp hay không , đồng thời chòu trách nhiệm đôn đốc khoản nợ tới hạn - Tiền tạm ứng nhân viên dùng cho công tác giao mua sắm tài sản , vật tư… sau thực nhiệm vụ mà thừa kế toán viên nên thật nghiêm khắc vấn đề thu nộp cố ứng chi không hết , công ty nên có biện pháp khác không giao nhiệm vụ tiếp không chấp hành việc quản lý tài , coi không hoàn thành nhiệm vụ - Trường hợp nhân viên bán hàng công ty Thương mại kiêm thu tiền thu nợ cần có biện pháp khống chế họ : + Cho hưởng chiết khấu số hàng bán ngược lại phải chòu trách nhiệm bồi thường xảy tiền , khách hàng không trả Chế tài họ hình thức chấp tài sản áp dụng cho khách hàng + Hàng tháng phải nộp công ty đối chiếu có xác nhận khách hàng số dư nợ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 43 + Có đối chiếu đột xuất công nợ với số khách hàng để xác đònh tính trung thực số liệu nhân viên bán hàng cung cấp 2.1.7 Giải pháp kiểm soát kế toán tiền mặt: - Để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng việc toán công ty xăng dầu Hậu giang cho người đến thu tiền tận nơi việc làm có nhiều rủi ro vận chuyển tiền xa dễ bò cướp giật , người thu chiếm dụng thời gian….Để làm việc đảm bảo an toàn hạn chế nguy gian lận cách : + Mở tài khoản chuyên thu ngân hàng , nên chọn ngân hàng có chi nhánh tất huyện để khách hàng cần trả nợ mà tốn thời gian xa nộp vào + Giấy nộp tiền vào ngân hàng thay cho phiếu thu Cuối ngày tiền chuyển tài khoản công ty hội sở giấy báo có chứng từ ghi giảm nợ Bên cạnh giảm rủi ro cách làm góp phần tiết kiệm chi phí Ví dụ : thu tiền huyện cần phải có xe, tài xế , tốn nhiên liệu, nhân viên thu tiền , nhân viên bảo vệ… 2.1.8 Giải pháp kiểm soát chi phí vận chuyển: Đây khoản phí chiếm tỷ trọng lớn nên thiết lập thủ tục kiểm soát tốt tiết kiệm nhiều chi phí Giải pháp đề nghò cho công ty là: + Hàng quý hàng tháng vào kế hoạch kinh doanh xác đònh lượng hàng cần vận chuyển ,bộ phận hợp đồng lên phương án gọi thầu cho đấu giá + Các điều kiện đặt cho bên phương tiện cần chặt chẽ vấn đề chất lượng sản phẩm , điều kiện an toàn phương tiện cho người tài sản ; Chủ phương tiện số công nhân phải có người đào tạo qua lớp công nhân xăng dầu… + Trường hợp thuê phương tiện neo đậu để xuất hết hàng công ty Thương mại yếu tố thời gian hợp đồng quan trọng gây Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 44 nhiều chi phí khác mà bên vận chuyển bắt bên thuê chòu Rủi ro tiềm tàng vấn đề bảo quản hàng hóa trường hợp lớn nên cần mua bảo hiểm với mức cao, có sách khuyến cho trường hợp mua nhiều chế độ cho người bán hàng để góp phần giải phóng tàu nhanh 2.2 Kiểm soát phát hiện: 2.2.1 Giải pháp cho cấu kiểm soát chất lượng sản phẩm: - Hàng lưu trữ tồn kho cần kiểm nghiệm mẫu đột xuất với thành phần thủ kho, hóa nghiệm phòng kỹ thuật để ngăn ngừa gian lận - Đối với cửa hàng bán lẻ thường chất lượng dễ bò làm sai lệch nên bên cạnh việc kiểm tra chất lượng theo khiếu nại (nếu có) thiết phải thực việc lưu mẫu xe bồn chở đến vài ngày sau để có đối chiếu lúc cần Song song thực kiểm tra đònh kỳ vào hai lần nhập hàng 2.2.2 Thủ tục kiểm soát cần bổ sung cho quản lý khâu bán hàng - Mỗi có biến động giá lớn phòng kinh doanh kế toán nên phối hợp cử nhân viên giám sát việc xuất nhập kho Thực kiểm kê đo bồn để xác đònh lượng hàng tồn cửa hàng khai báo số bán có biến động không bình thường , từ xác đònh trung thực tông tin khai báo số cửa hàng Nếu phát nhiều gian lận thi tăng rộng số cửa hàng kiểm tra 2.2.3 Giải pháp cho vấn đề tổ chức nhân sự: - Khi tới đợt xét duyệt nâng lương công ty nên thông báo tới đơn vò để đơn vò gửi danh sách nhân viên tới kỳ lên lương công ty từ đối chiếu với danh sách phòng tổ chức nắm - Thực đánh giá chất lượng nhân viên khâu, công việc từ phân loại đưa nhận xét thiếu hụt nhân sở đánh giá Từ xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể ngành nghề có nhu cầu Việc xét chọn người cần công khai dân chủ sở trẻ hóa 2.2.4 Giải pháp đề nghò cho việc quản lý thông tin tài kế toán mạng máy vi tính: Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 45 - Đối với hệ thống mạng ngày xử lý xong số liệu phát sinh chuyển sang lưu trữ thêm máy khác , riêng số liệu máy chủ giữ để tiếp tục sử dụng thường ngày Làm biết thông tin có bò chỉnh sửa không ? từ tìm nguyên nhân , đồng thời độ an toàn tăng cao không may có cố mạng làm tập tin liệu trường hợp mở tập tin số liệu bên để làm sai lệch dự phòng việc khắc phục cố nhẹ nhàng nhiều - Đối với trương hợp công ty Thương mại , sử dụng mảng chương trình riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho người phần hành ,nếu để xảy mát số liệu bò người khác nắm thân người phải chòu trách nhiệm Chuyên viên phụ trách tin học đơn đóng vai trò kỹ thuật tùy theo yêu cầu người sử dụng 2.2.5 Giải pháp kiểm soát chi đầu tư xây dựng bản: - Mặc dù qui đònh nhà nước không bắt buộc doanh nghiệp phải đấu thầu công trình đầu tư , công ty nên có qui đònh riêng biệt để quản lý có hiệu khoản chi đầu tư : + Khi có công trình cần xây dựng thực theo phương thức đấu thầu , có giảm chi phí đầu tư , đồng thời chọn đơn vò có kỹ thuật tốt đảm bảo yêu cầu cao cửa hàng xăng dầu + Cần bố trí nhân quản lý trước cho nơi xây đưa người vào ban quản lý công trình để với nhân viên phòng kỹ thuật giám sát việc thi công Dù xảy thông đồng để tư túi hai người người quan lý không hiểu biết xây dựng xuất phát từ nguyên nhân nơi mà họ bàn giao để sử dụng bảo quản nên phải có trách nhiệm với 2.2.6 Giải pháp kiểm soát kế toán tiền mặt: Trong trường hợp phải đến thu tiền đại lý (do ngân hàng để chuyển tiền khách hàng thường chậm chuyển …) để tránh tình trạng Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 46 người thu nộp không đủ, hàng tháng khách hàng kế toán công nợ nên thực đối chiếu số dư qua đối thoại giấy xác nhận Từ xác đònh số bò chiếm dụng có 2.2.7 Giải pháp kiểm soát kế toán hàng hóa, tài sản vật tư…: Hàng hóa tồn kho thực tế phải phù hợp với số lượng sổ sách kho Do việc công ty xăng dầu Hậu giang để hàng kho nhà máy điện tồn sổ sách kho Trà thuộc công ty phải xử lý để có hợp lý thủ tục là: + Ký hợp đồng thuê kho với nhà máy cử ngườøi công ty đến bảo quản đưa kho vào danh mục kho công ty Hoặc: + Ký hợp đồng nhờ nhà máy giữ hộ cho công ty với điều khỏan đònh mức hao hụt , phương thức nhập xuất kho công ty Như mặt sổ sách kế toán hợp thức , đồng thời việc bảo quản hàng thực tốt - Tài sản cố đònh , vật tư , công cụ: Cần bổ sung thủ tục nghiệm thu tài sản có giá trò lớn hay công cụ , vật tư mua số lượng nhiều số lượng , chủng loại quy cách, giá Trong trường hợp giá trò lên đến mức hàng trăm triệu đồng nên thực cho gọi thầu cung cấp để đạt giá mua thấp 2.2.8 Giải pháp kiểm soát chi phí bảo hiểm: Khi chuyển sang chế thò trường hầu hết công ty bảo hiểm phải bước vào cạnh tranh gay gắt Từ để lôi kéo khách hàng , đồng thời chế độ tài mở thoáng chấp nhận khoản chi phí hoa hồng cho doanh nghiệp toàn công ty bảo hiểm thực chi lại tiền hoa hồng cho việc thu phí bảo hiểm Tất nhiên người mua người làm môi giới họ bán hưởng hoa hồng hợp lý Riêng doanh nghiệp nhà nước nhiệm vụ giao cho cá Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 47 nhân thực khỏan phải nộp vào công quỹ đơn vò Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu tiền mua bảo hiểm lớn đặc điểm riêng có loại hàng hóa Tất nhiên hoa hồng khoản tiền không nhỏ Trong thời gian qua số tiền lọt vào túi cá nhân Để thu đồng thời sử dụng chỗ cần bổ sung thực biện pháp sau: + Ở phận kế toán toán chuyển chi tiền cho nội dung ghi nhận số hợp đồng , số phí phải trả, nội dung mua bảo hiểm + Đònh kỳù thực đối chiếu với khoản mà công ty bảo hiểm chi lại cho hợp đồng trên,xác đònh số nhận, thực thu nộp quỹ Khi đối chiếu cần kiểm tra việc tính toán xem xét chứng từ chi ký nhận mà bên bán làm 2.2.9 Giải pháp kiểm soát chi phí vận chuyển: Khi tiến hành toán cho bên phương tiệân kế toán toán cần kiểm tra đối chiếu mặt: Số lượng vận chuyển giao, chất lượng hàng (căn vào biên phòng kỹ thuật kho nhận) Ghi nhận số hóa đơn nhận hàng tóan để đối chiếu tránh toán trùng lắp 2.2.10 Giải pháp kiểm soát chi phí hao hụt: Đây chi phí lớn kinh doanh xăng dầu nhiên có chế độ kiểm soát tốt làm giảm phí nhiều lẽ hao hụt nhiều hay có phần ý muốn chủ quan người nhiều Qua xem xét đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp tối thấy có số thủ tục cần thiết kế để góp phần kiểm soát như: - Việc xuất hàng kho cần chấn chỉnh khâu xác đònh nhiệt độ lúc xuất hàng Điều quan trọng ảnh hưởng lớn đến lượng hàng thiếu thừa vào lúc kiểm kê Do phương án kiểm soát tốt sử dụng lắp đặt hệ thống ghi nhận nhiệt độ đường ống dẫn Đồng thời nối thiết bò xuất vào mạng máy tính , nơi lưu trữ thông tin xuất hàng Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 48 với nhiều thông số khác có nhiệt độ Nếu cần đối chiếu với nhiệt độ ghi công nhân kho hóa đơn thật dễ dàng - Đònh hoán đổi thường xuyên số công nhân , bảo vệ kho, cửa hàng để đề phòng hạn chế tiêu cực xảy thông đồng - Kết hợp với việc kiểm tra chất lượng sản phẩm cần thực thủ tục đo lường xác bơm cách đặn ,như khống chế nạn điều chỉnh để bơm thiếu cho khách hàng Xử lý nghiêm nạn phá chì niêm phận lường để làm thay đổi cách đo lường máy - Xem xét thật kỹ , tìm hiểu nguyên nhân việc thừa hàng hóa đợt kiểm kê 2.3 Kiểm soát bù đắp: 2.3.1 Giải pháp cho cấu kiểm soát chất lượng sản phẩm: - Có quy đònh cụ thể để xử lý thích đáng chất lượng hàng bò Thủ tục góp phần hạn chế mức cao việc pha trộn hàng hóa 2.3.2 Thủ tục kiểm soát cần bổ sung cho quản lý khâu bán hàng - Nếu thực giao cho vài cá nhân nhiệm vụ vừa bán hàng vừa thu tiền để có nhanh nhẹn, linh động mua bán nên giao trách nhiệm bảo quản tiền hàng cho người kiểm soát họ việc buộc họ chấp tài sản Đối với trường hợp công ty ký hợp đồng giao cho họ lượng hàng đònh để bán , có chế độ chiết khấu thích hợp Như người bán hàng phải có trách nhiệm cao có quyền lợi riêng họ 2.3.3 Giải pháp cho vấn đề tổ chức nhân sự: Đưa quy đònh quản lý chặt chẽ nhân viên sau học xong Chỉ bố trí xếp lại công việc trường hợp học ngành nghề cần quy hoạch trước Không hợp thức hóa để nâng lương người tự học học ngành chưa cần thiết Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 49 2.4 Kết luận: Trên giải pháp mà theo thật cần thiết để bổ sung cho hệ thống kiểm soát nội có đơn vò kinh doanh xăng dầu Cần Thơ Các thủ tục kiểm soát xây dựng sở lý luận kiểm sóat nội thực trạng hệ thống công ty nói Những vấn đề nêu thật nội dung phức tạp , nhiên thực tế chưa hình thành vận dụng mục tiêu kiểm soát hệ thống chưa có hiệu Hy vọng qua việc bổ sung hệ thống kiểm soát nội đơn vò hoàn chỉnh hơn, thực thi nội dung kiểm soát mong muốn đêm lại hiệu thiết thực ] ^ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 50 KẾT LUẬN CHUNG Hệ thống kiểm soát nội tổ chức mà doanh nghiệp có vai trò quan trọng Nó điều kiện cần đủ để mục tiêu doanh nghiệp thực Một hệ thống kiểm soát có đủ độ tin cậy gíup cho nhà quản lý đơn vò thực ý đồ mà bên cạnh thể nét văn hóa hoạt động tổ chức Thiết nghó nhà quản lý giỏi thân người làm nhiều việc mà vấùn đề chỗ họ thiết lập hệ thống kiểm soát mà thực tiễn đạt hiệu lực cao Đối với doanh nghiệp nhà nước Việt nam chế quan liêu bao cấp hình thành nên nề nếp , thói quen lề mề công việc … để vực dậy doanh nghiệp việc đưa vào hoạt động kiểm soát có nhiều thủ tục kiểm soát khác với tính năng, hiệu cao điều mà nhà quản lý đơn vò phải làm nhiều Nói đến lónh vực nhìn vào doanh nghiệp có đối tác nước doanh nghiệp nước đầu tư 100% thấy hệ thống kiểm soát họ chặt chẽ tính hiệu lực cao Mà nơi phận nhân viên tức lực lượng đông đảo phải tuân thủ hoạt động kiểm soát người Việt nam , nói điều quan trọng thiết lập thủ tục kiểm soát mà thực tế có tác dụng lường sai sót hay cố tình gian lận Có việc đạt hệ thống kiểm soát ý muốn điều không khó Nói nói doanh nghiệp nhà nước mà hệ thống kiểm sóat nội vấn đề doanh nghiệp có tồn hay không vấn đề đặt trước mắt chưa nói đến việc đứng vững môi trường cạnh tranh gay gắt chế thò trường Đã có nhiều doanh nghiệp nhà nước thật vững Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ 51 vàng chế mà đà phát triển nơi phân tích nguyên nhân đạt kết chắn vấn đề tổ chức hệ thống kiểm soát nội hoàn thiện đáng tin cậy nói đến Trở lại với doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu Cần Thơ , có công ty có thâm niên ngành cao, nêu chế hoạt động cũ để lại nhiều tập quán ảnh hưởng lớn đến việc thực thi hệ thống kiểm soát nội Chính lẽ mà hệ thống kiểm soát doanh nghiệp nhiều thiếu sót Dựa sở lý luận vấn đề nêu đầu viết việc vào phân tích thực trạng có với ưu nhược điểm hệ thống kiểm soát nội vài công ty tiêu biểu mạn phép trình bày giải pháp nhằm khắc phục khiếm khuyết cấu kiểm soát Những giải pháp chưa hoàn toàn đầy đủ nhiên có điều chắn vận dụng thực tế đem lại hiệu thiết thực cho công ty lónh vực đề cập đến ] ^ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thoï 52 ... Thọ 11 PHẦN HAI THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC KINH DOANH NGÀNH XĂNG DẦU TRÊN ĐỊA BÀN CẦN THƠ Tỉnh Cần Thơ trung tâm kinh tế khu vực Đồng sông Cửu Long Nơi... viết phạm vi đề tài : “ Hoàn thiện hệ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu đòa bàn tỉnh Cần Thơ ” Đề tài nghiên cứu hướng dẫn... mại Cần Thơ làm sở để nêu đánh giá hai đơn vò có nét bao quát đại diện cho hai nhóm công ty CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ : Qua khảo sát thực tế hệ thống kiểm soát nội doanh