Khảo sát chuẩn bị dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ – Việt Nam thành cơ sở giáo dục đại học, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ tiên tiến

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khảo sát chuẩn bị dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ – Việt Nam thành sở giáo dục đại học, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ tiên tiến Báo cáo cuối Tháng Năm 2014 Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) Ernst & Young Sustainability Co., Ltd PADECO Co., Ltd NIHON SEKKEI, INC HM CR (3) 14-082 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khảo sát chuẩn bị dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ – Việt Nam thành sở giáo dục đại học, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ tiên tiến Báo cáo cuối Tháng Năm 2014 Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) Ernst & Young Sustainability Co., Ltd PADECO Co., Ltd NIHON SEKKEI, INC Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối Mục lục Danh mục từ viết tắt x Tóm tắt T-1 Giới thiệu 1.1 Cơ sở nghiên cứu 1.2 Mô tả nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.2 Các bước nghiên cứu 1.2.3 Các báo cáo liên quan 1.2.4 Thành viên nhóm 1.3 Chương trình tham quan thực tế Nhật Bản 1.4 Viết báo cáo Bối cảnh dự án tính cấp bách thực dự án 2.1 Tình hình thực tế vấn đề nói đến Kế hoạch chiến lược phát triển quốc gia, giáo dục đào tạo bậc đại học 2.1.1 Kế hoạch chiến lược phát triển quốc gia Việt Nam 2.1.2 Tình hình thực tế thách thức giáo dục đại học Việt Nam 2.2 Tình hình thực tế giáo dục đại học Việt Nam cấu ngành vùng Đồng sông Cửu Long 2.2.1 Tình hình thực tế triển vọng nhân lực vùng ĐBSCL 2.2.2 Chiến lược cơng nghiệp hóa đất nước 10 2.2.3 Quan hệ đối tác hợp tác nghiên cứu khu vực tư nhân khu vực công ĐBSCL 11 2.2.4 Nhu cầu nhân lực cho nhà đầu tư trực tiếp Nhật Bản Việt Nam 12 2.3 Hỗ trợ từ đối tác tài trợ vào lĩnh vực giáo dục đại học Việt Nam 12 2.3.1 Chính sách ODA Nhật Bản Việt Nam dự án thực giáo dục đại học Việt Nam 12 2.3.2 Hỗ trợ từ đối tác tài trợ 13 Tình hình thực tế ĐBSCL, vai trò vấn đề mà ĐHCT gặp phải 15 3.1 Nhu cầu vấn đề khu vực ĐBSCL 15 3.1.1 Điều kiện địa lý 15 3.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 15 3.1.3 Các ngành nghề 16 3.2 Tình hình thực tế nhu cầu ĐHCT 16 3.2.1 Về Đại học Cần Thơ 16 3.2.2 Tóm tắt chiến lược phát triển Đại học Cần Thơ 2007–2020 18 3.3 Nhu cầu khu vực Đồng sông Cửu Long chương trình liên quan Đại học Cần Thơ 19 3.3.1 Nông nghiệp 19 3.3.2 Thủy sản ngư nghiệp 21 3.3.3 Môi trường 23 3.4 Phân tích chi tiết chương trình học liên quan ĐHCT 26 i Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối 3.4.1 Sơ lược chương trình vị trí ĐHCT 26 3.4.2 Nông nghiệp 27 3.4.3 Ngư nghiệp Thủy sản 34 3.4.4 Môi trường 39 3.4.5 Trung tâm Chuyển giao Công nghệ Hòa An 44 3.5 Ưu tiên chương trình nghiên cứu khoa Nông nghiệp, Thủy sản Ngư nghiệp, Môi trường ĐHCT 46 3.5.1 Nông nghiệp 46 3.5.2 Nuôi trồng thủy sản 49 3.5.3 Môi trường 52 3.6 Quản lý đại học 56 3.6.1 Quản lý đại học 56 3.6.2 Quản lý Phát triển Nguồn nhân lực 57 3.6.3 Đảm bảo chất lượng 60 3.6.4 Quản lý Nghiên cứu khoa học Chuyển giao Công nghệ 61 3.6.5 Phát triển Quản lý chương trình đào tạo 63 3.6.6 Những thuận lợi hạn chế ĐHCT 64 3.7 Cơ sở vật chất – tình hình thực tế vấn đề liên quan 65 3.7.1 Phác họa khu Cơ sở có ĐHCT 65 3.7.2 Hiện trạng Cơ sở số 65 3.7.3 Hiện trạng Khu sở Hòa An 73 3.7.4 Các vấn đề sở vật chất gặp phải 75 3.8 Thiết bị – Hiện trạng vấn đề 76 3.8.1 Hiện trạng thiết bị có 76 3.8.2 Cơ cấu vận hành bảo trì tình hình tài 77 3.8.3 Các vấn đề liên quan đến vận hành bảo trì thiết bị 79 3.9 ĐHCT hợp tác với nhà tài trợ, trường đại học/học viện quốc gia khác 80 3.9.1 Hỗ trợ đối tác tài trợ khứ 80 3.9.2 Các dự án quốc tế triển khai 81 3.10 Phân tích hạn chế ĐHCT giải pháp đề xuất 82 Kiểm tra phạm vi thiết kế đề xuất 86 4.1 Mục tiêu thực dự án 86 4.2 Các cấu phần dự án đề xuất 86 4.2.1 Phát triển nguồn nhân lực 86 4.2.2 Hoạt động nghiên cứu chung 91 4.2.3 Kế hoạch phát triển sở vật chất 94 4.2.4 Kế hoạch thiết bị 113 4.2.5 Cải thiện chương trình đào tạo 126 4.2.6 Cải thiện quản lý hành trường Đại học tăng cường trách nhiệm xã hội sở giáo dục Đại học 129 4.2.7 Phân tích kế hoạch sử dụng ODA phù hợp với việc thực dự án 130 Đấu thầu dịch vụ tư vấn 134 5.1 Các thủ tục đấu thầu 134 5.1.1 Xây dựng sở vật chất 134 5.1.2 Thiết bị 134 ii Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối 5.1.3 Dịch vụ tư vấn 134 5.2 Các gói thầu 134 5.3 Những cơng việc phía Việt Nam chuẩn bị 135 5.3.1 Chuẩn bị mặt 135 5.3.2 Giấy phép xây dựng 136 5.3.3 Cải tiến tòa nhà có 136 5.4 Nội dung dịch vụ tư vấn 136 5.4.1 Quy mô dịch vụ tư vấn 136 5.4.2 Những đầu việc cần thực Chuyên gia 136 Tổng chi phí Kế hoạch tài 139 6.1 Dự toán tổng kinh phí dự án 139 6.1.1 Dự tốn chi phí dự án điều kiện tiên 139 6.1.2 Kết dự toán 139 6.1.3 Phân tích chi phí 139 Lịch trình thực dự án 145 7.1 Các điều kiện tiên 145 7.2 Lịch trình thực 145 7.3 Lịch trình thực cấu phần 147 7.3.1 Phát triển nhân lực 147 7.3.2 Dự án nghiên cứu 147 7.3.3 Thi công xây dựng sở vật chất 147 7.3.4 Thiết bị nghiên cứu 148 7.3.5 Dịch vụ tư vấn 148 Sắp xếp thực dự án 149 8.1 Phân tích Khung thực quản lý dự án phù hợp 149 8.2 Sơ đồ tổ chức đề xuất cho hoạt động quản lý thực dự án 149 Cơ chế giám sát đánh giá, số tác động Giám sát đánh giá (M&E) 153 9.1 Cơ chế giám sát đánh giá 153 9.2 Các số M&E 153 10 Đánh giá tác động môi trường xã hội 155 10.1 Quy trình đánh giá tác động môi trường – xã hội 155 10.2 Thủ tục xin giấy phép xây dựng 155 iii Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối Phụ lục Phụ lục 1-1 Chương trình khảo sát thực địa Phụ lục 2-1 Danh sách hợp tác với khu vực tư nhân có lĩnh vực Phụ lục 3-1 Hoàn thiện mạng lưới trường ĐH CĐ (QĐ1269/CP-KG Thủ tướng Chính phủ ngày 06/09/2014) Phụ lục 3-2 Năng lực cán ĐHCT (Tính đến 31/12/2013) Phụ lục 3-3 Cơ cấu tổ chức ĐHCT Phụ lục 3-4 Một số số mục tiêu Kế hoạch chiến lược Phát triển ĐHCT 20072020, Kế hoạch chiến lược Phát triển ĐHCT 2014-2022 Phụ lục 3-5 ViFiNET (Mạng lưới sở nghiên cứu Thủy sản Ngư nghiệp Việt Nam) Phụ lục 3-6 Đội ngũ cán giảng viên Khoa NN&SHƯD năm 2014 Phụ lục 3-7 Ví dụ bậc đại học Công nghệ thực phẩm Khoa NN&SHƯD (liên hệ với khả theo học lên bậc cao Công nghệ thực phẩm) Phụ lục 3-8 Chương trình học bậc ĐH SĐH Khoa TS&NN Phụ lục 3-9 Danh mục nghiên cứu xuất Khoa TS&NN 2005-2014 Phụ lục 3-10 Chương trình học bậc Thạc sĩ ngành Quản lý môi trường Tài nguyên thiên nhiên Khoa TN&MT Phụ lục 3-11 Chủ đề nghiên cứu lĩnh vực Nông nghiệp Phụ lục 3-12 Chủ đề nghiên cứu lĩnh vực Nuôi trồng thủy sản Ngư nghiệp Phụ lục 3-13 Chủ đề nghiên cứu lĩnh vực Môi trường Phụ lục 3-14 Đề xuất chuyển giao quyền tự chủ cho ĐHCT (Số 627/ĐHCT-KHTH Hiệu trưởng ĐHCT ký ngày 17/04/2013) Phụ lục 3-15 Danh sách thành viên Hội đồng Khoa học nghiên cứu Tiểu ban, ĐHCT Phụ lục 3-16 Đảm bảo chất lượng Phụ lục 3-17 Quỹ nghiên cứu Phụ lục 3-18 Thu chi chuyển giao công nghệ dịch vụ Phụ lục 3-19 Các chương trình đào tạo ĐHCT Phụ lục 3-20 Quản lý khối lượng công việc cán giảng dạy Phụ lục 3-21 Hiện trạng thiết bị có Tóm tắt hoạt động lĩnh vực Phụ lục 3-22 Danh mục Dự án quốc tế iv Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối Phụ lục 4-1 Kế hoạch hoạt động tăng cường nhân lực qua dự án vốn vay ODA JICA Phụ lục 4-2 Hệ thống Mạng LAN Cơ sở Phụ lục 4-3 Mối quan hệ Trung tâm chuyển giao cơng nghệ Hòa An chủ đề nghiên cứu ưu tiên Khoa Phụ lục 4-4 Các khu vực thi công đề xuất thuộc Cơ sở Hòa An Phụ lục 4-5 Danh mục phân bố phòng (FSP: Chương trình khơng gian chức năng) Phụ lục 4-6 Kế hoạch xây dựng sơ Phụ lục 4-7 Báo cáo điều tra Đất Phụ lục 4-8 Danh mục thiết bị dự thảo Phụ lục 4-9 Kế hoạch bố trí thiết bị Phụ lục 4-10 Mối quan hệ chủ đề nghiên cứu, phòng thí nghiệm thiết bị Phụ lục 4-11 Các chức phòng thí nghiệm thiết bị Phụ lục 4-12 Sửa đổi cấu tổ chức khoa Phụ lục 4-13 Thiết bị đề xuất cho đào tạo ngắn hạn để đấu thầu Phụ lục 4-14 Tỉ lệ chi phí vận hành - bảo trì với thiết bị Phụ lục 4-15 Phân tích chi phí nhân Phụ lục 4-16 Chi phí vận hành bảo trì thiết bị bổ sung Phụ lục 4-17 Tuyển sinh Tiến sĩ Phụ lục 4-18 Ma trận thiết kế Dự án (PDM) kèm kế hoạch thực (Tiếng Anh) Phụ lục 5-1 Điều khoản tham chiếu Dịch vụ tư vấn Phụ lục 8-1 Báo cáo Kiểm tra việc thực quản lý dự án v Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối Danh mục biểu đồ Hình 1-1 Hình 3-1 Hình 3-2 Hình 3-3 Hình 3-4 Hình 3-5 Hình 3-6 Hình 3-7 Hình 3-8 Hình 3-9 Hình 3-10 Hình 3-11 Hình 3-12 Hình 3-13 Hình 3-14 Hình 4-1 Hình 4-2 Hình 4-3 Hình 4-4 Hình 4-5 Hình 4-6 Hình 6-1 Hình 7-1 Hình 7-2 Hình 8-1 Hình 8-2 Các bước nghiên cứu Biến đổi khí hậu nhiệt độ tháng 03 tháng 05 ĐBSCL (những năm 1980 2030) 25 Thời điểm lũ lên cao ĐBSCL (a) Thường thấy (b) bị ảnh hưởng nặng 25 Đội ngũ cán giảng dạy Khoa TS&NN có Thạc sĩ Tiến sĩ từ nước khác giới .35 Quỹ nghiên cứu Khoa Thủy sản theo nguồn tài trợ 38 Ấn TN&MT 43 Các chủ đề nghiên cứu môi trường ĐHCT .53 Sơ đồ bố trí sở vật chất có, Khu trường sở .66 Cơ sở vật chất có NN&SHƯD 69 Cơ sở vật chất có Khoa TS&NN 71 Cơ sở vật chất có Khoa TN&MT .72 Cơ sở vật chất có BiRDI 73 Sơ đồ sở vật chất có, khu trường sở Hòa An .74 Sơ đồ tổ chức Phòng Quản trị Thiết bị .78 Hệ thống Mua sắm Quản lý Khoa/Viện 79 Kế hoạch tổng thể phát triển Cơ sở số 96 Các mô-đun thiết kế phòng chuẩn 101 Bố trí theo khối thuộc Cơ sở .105 Phối cảnh bên ngồi Phòng thí nghiệm cơng nghệ cao 106 Phối cảnh bên Tổ hợp phòng thí nghiệm nghiên cứu 107 Phối cảnh bên IETC .108 Các bước chi trả qua Tài khoản đặc biệt 142 Lịch trình tổng thể thực dự án (OPIS) 146 Lịch trình thi cơng CSVC .148 Cơ cấu tổ chức dự án 151 Sơ đồ tổ chức Ban Quản lý dự án 152 vi Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối Danh mục bảng Bảng 1-1 Bảng 1-2 Bảng 2-1 Bảng 2-2 Bảng 2-3 Bảng 2-4 Bảng 2-5 Bảng 2-6 Bảng 2-7 Bảng 3-1 Bảng 3-2 Bảng 3-3 Bảng 3-4 Bảng 3-5 Bảng 3-6 Bảng 3-7 Bảng 3-8 Bảng 3-9 Bảng 3-10 Bảng 3-11 Bảng 3-12 Bảng 3-13 Bảng 3-14 Bảng 3-15 Bảng 3-16 Bảng 3-17 Bảng 3-18 Bảng 3-19 Bảng 3-20 Bảng 3-21 Bảng 3-22 Bảng 3-23 Các báo cáo thời hạn trình nộp Thành viên nhóm Mục tiêu cụ thể Chiến lược Phát triển nhân lực quốc gia 2011–2020 Tỉ lệ lao động đào tạo tổng số lực lượng lao động theo khu vực kinh tế vào năm 2010, 2015 2020 Số lượng Tỉ lệ Giáo viên có cấp cao theo bậc học vào năm 2015 2020 Nhu cầu dự báo lao động đào tạo theo ngành kinh tế theo Vùng quốc gia vào năm 2015 2020 10 Tác động chất lượng số lượng phát triển máy móc thiết bị nơng nghiệp chế xuất thực phẩm nông - ngư nghiệp 11 Các dự án lớn sử dụng nguồn vốn ODA Nhật Bản thực Việt Nam đào tạo Đại học 13 Sự hỗ trợ Ngân hàng giới (WB) dự án giáo dục Đại học Việt Nam .14 Số lượng sinh viên ĐHCT theo ngành theo bậc học (tính đến 31/12/2013) 17 Sơ lược sở có trường ĐHCT 17 Vị trí quốc tế Việt Nam sản xuất thủy sản 2011 21 Đặc điểm kịch biến đổi khí hậu Việt Nam .23 Nguồn tài trợ nghiên cứu đạt theo năm theo Khoa dự án ĐHCT .26 Số lượng chương trình nghiên cứu theo năm theo Khoa Dự án ĐHCT .26 Các nghiên cứu xuất quốc tế ĐHCT theo năm từ Khoa dự án 27 Các nghiên cứu xuất nước ĐHCT theo năm từ Khoa dự án 27 Số lượng chương trình đào tạo có cấp Khoa Dự án ĐHCT 27 Số lượng Tiến sĩ Khoa NN theo độ tuổi (tháng 04/2014) 29 Cơ cấu tổ chức Khoa Phòng thí nghiệm 31 Số lượng nghiên cứu xuất quốc tế Khoa Nông nghiệp BiRDI .33 Cơ cấu tổ chức Khoa Phòng thí nghiệm Khoa Thủy sản 36 Số lượng báo Khoa Thủy sản đăng tạp chí khoa học nước quốc tế từ 2007–2012 39 Tỉ lệ sinh viên tốt nghiệp đại học lên cao học Khoa TN&MT-ĐHCT 40 Đội ngũ cán giảng viên theo độ tuổi Khoa TN&MT 40 Cấu trúc Khoa Phòng thí nghiệm Khoa TN&MT 42 Danh sách Khóa đào tạo Khoa PTNT tổ chức từ 2011–2013 Đồng sông Cửu Long 45 Danh sách Dự án nghiên cứu Chuyển giao công nghệ Khoa PTNT tổ chức từ 2007 đến 2013 Đồng sông Cửu Long 45 Danh sách Đề tài nghiên cứu Ưu tiên Nông nghiệp 47 Các Đề tài nghiên cứu Lĩnh vực Nông nghiệp mối quan hệ với ĐBSCL .48 Danh sách Đề tài nghiên cứu lĩnh vực Ngư nghiệp Nuôi trồng thủy sản .50 Các Đề tài nghiên cứu lĩnh vực Ngư nghiệp Nuôi trồng thủy sảnvà Mối quan hệ với ĐBSCL 51 vii Dự án Tăng cường Đại học Cần Thơ Báo cáo cuối Bảng 3-24 Các Đề tài nghiên cứu Ưu tiên lĩnh vực Môi trường ĐHCT .54 Bảng 3-25 Các Đề tài nghiên cứu lĩnh vực môi trường mối quan hệ với ĐBSCL 54 Bảng 3-26 10 điểm đến tiếng mà cán đào tạo ĐHCT du học nước (Số liệu thống kê từ năm 2001) 59 Bảng 3-27 Ba điểm đến tiếng mà cán đào tạo ĐHCT du học nước ba lĩnh vực 59 Bảng 3-28 Các chương trình học bổng có ĐHCT 60 Bảng 3-29 Đánh giá nội Đảm bảo chất lượng ĐHCT 60 Bảng 3-30 Các kết đánh giá bên ĐHCT theo AUN QA .61 Bảng 3-31 Quỹ nghiên cứu ĐHCT theo năm theo nguồn .62 Bảng 3-32 Số sinh viên đội ngũ giảng dạy khoa 65 Bảng 3-33 Các tòa nhà khoa, Khu trường sở -2 66 Bảng 3-34 Số sinh viên cán giảng dạy Khoa NN&SHƯD 68 Bảng 3-35 Số sinh viên cán giảng dạy Khoa TS&NN .70 Bảng 3-36 Số sinh viên cán giảng dạy Khoa TN&MT 71 Bảng 3-37 Số sinh viên cán giảng dạy BiRDI 72 Bảng 3-38 Thách thức vấn đề mà sở vật chất có phải đối mặt 75 Bảng 3-39 Chức Nhóm quản lý bảo trì .78 Bảng 3-40 Hỗ trợ đối tác tài trợ khứ 80 Bảng 3-41 Tổng hợp Dự án quốc tế triển khai theo quốc gia (tại ngày 30/04/2014) 82 Bảng 3-42 Các vấn đề Chương trình Nơng nghiệp, Ngư nghiệp Ni trồng thủy sản Môi trường ĐHCT Giải pháp đề xuất 83 Bảng 4-1 Kết so sánh kế hoạch đào tạo nhân .87 Bảng 4-2 Đề xuất ban đầu ĐHCT .97 Bảng 4-3 Kết nghiên cứu ưu tiên cấu phần sở vật chất 98 Bảng 4-4 Số lượng phòng cần xây dựng theo Khoa Chuyên ngành 102 Bảng 4-5 Số lượng giảng đường cần xây dựng IETC 103 Bảng 4-6 Danh mục sở vật chất đề xuất (1) 106 Bảng 4-7 Hoạt động đào tạo Khoa PTNT năm 2013 năm 2020 109 Bảng 4-8 Các nghiên cứu chung mẫu sở vật chất cần có .109 Bảng 4-9 Tải trọng thiết kế hệ số tải 110 Bảng 4-10 Dự tốn chi phí vận hành bảo trì hàng năm 113 Bảng 4-11 Tiêu chí lựa chọn thiết bị 113 Bảng 4-12 Tóm tắt ý kiến từ nhóm tư vấn rà sốt ĐHCT thực 115 Bảng 4-13 Tóm tắt Kế hoạch thiết bị 119 Bảng 4-14 Phân chia thiết bị theo cấp 120 Bảng 4-15 Tóm tắt thiết bị tiên tiến đề xuất sử dụng phổ biến chung .121 Bảng 4-16 Kế hoạch nhân theo Khoa 122 Bảng 4-17 Tổng thu chi ĐHCT 124 Bảng 4-18 Tính tốn thử nghiệm chi phí nhân sau thực hiên Dự án 125 Bảng 4-19 Các chương trình đào tạo sau đại học xây dựng 127 Bảng 4-20 Tình hình thực tế hoạt động cần thiết để cải thiện ngành/lĩnh vực .130 Bảng 4-21 Tóm tắt phân tích kế hoạch sử dụng vốn ODA phù hợp với cấu phần dự án .132 Bảng 5-1 Tiến trình đấu thầu gói thầu .135 Bảng 5-2 Cột mốc hoạt động 135 Bảng 5-3 Tiến độ di dời/dỡ bỏ tòa nhà có 136 Bảng 5-4 Kế hoạch xin giấy phép xây dựng 136 viii Position Chief Procurement Officer Number of staff Chief Construction Management Officer Construction Management Staff 16 Procurement Staff Tasks and Qualification Task: To lead the Procurement Unit and arrange any procurement issues related to the project in accordance with JICA ODA loan guideline and regulations of GOV Qualification:  Having abundant experiences in procurement of similar loan projects  Having qualification on procurement certified by GOV Task: To carry out quality and transparent procurement through following works:  Preparing procurement plans  Preparing TORs of consultants  Checking specifications of equipment  Conducting tendering of the consulting services, equipment and civil works  Coordinating with the beneficiaries to receive and test new equipment from suppliers  Supervising the contractors  Doing site inspections  Other necessary activities Qualification:  Having experiences in procurement of similar loan projects  Having qualification on procurement certified by GOV Task: To lead the Construction Management Unit and arrange any procurement issues related to the project in accordance with JICA ODA loan guideline and regulations of GOV Qualification:  Having abundant experiences in construction management of similar loan projects  Having qualification on construction management certified by GOV Task: To carry out quality construction management through following works:  Designing construction supervision policies  Approving construction work schedule  Reviewing progress of construction work based on approved construction schedule  Reviewing interface between building construction work and research equipment work  Construction site inspections and the completion inspection  Other necessary activities Working time Full time Full time (4) Part time (1) Full time Full time (4) Part time (1) Position Number of staff Chief M&E Officer M&E Staff 17 Tasks and Qualification Qualification:  Having experiences in monitoring and evaluation of similar loan projects Task: To lead the Monitoring and Evaluation unit and arrange any monitoring and evaluation issues related to the project in accordance with JICA ODA loan guideline and regulations of GOV Qualification:  Having abundant experiences in monitoring and evaluation of similar loan projects Task: To design and conduct monitoring and evaluation through following works:  Designing and conducting baseline survey  Designing and conducting the tracer study  Reviewing progress of achievements  Identifying implementation challenges and proposing remedial actions  Preparing reports (monthly progress reports, quarterly progress reports  Annual progress reports, mid-term progress report and completion report)  Other necessary activities Qualification:  Having experiences in monitoring and evaluation of similar loan projects Working time Full time Full time (1) Part time (1) END of the Report Attachment CTU’s Major Experiences in Procurement of Goods, Civil Works and Services (1) CTU's Major Experiences in Equipment Procurement Note: In case of international development banks' projects such as WB loan projects and ADB loan projects, experiences over 10 years are listed up In case of other financing sources, experiences over years are listed up No No.1 18 Major Equipment of Procured EEC1.1.1: Equipment and technical laboratory environment and experimental studies of aquatic Contract Amount (USD) EEC1.1.2: Laboratory equipment advanced breeding and processing of animal products 377,042.40 418,086.90 No.2 No.3 EEC1.1.3: Basic Equipment Laboratory Chemical Physics Students 256,737.05 Roles of CTU (Assigned Descriptions) Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Funding Sources IDA Selection Method ICB Completion of Contract 2010 IDA ICB 2010 IDA ICB 2010 No No.4 No.5 Major Equipment of Procured EEC1.2.1: Computer equipment, peripherals and software applications for research and teaching EEC2: Books, newspapers, magazines and scientific databases Contract Amount (USD) 224,159.40 78,379.00 19 No.6 No.7 EEC1.4.1: Computers EEC1.6: Audio-visual equipment for classrooms 39,828.00 80,997.28 Roles of CTU (Assigned Descriptions) Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device Funding Sources IDA Selection Method ICB Completion of Contract 2010 IDA NCB 2010 IDA NCB 2011 IDA NCB 2011 No No.8 No.9 Major Equipment of Procured Laboratory equipment serving chemical basic science research and applications Laboratory Equipment for composite materials Contract Amount (USD) 332,500.00 127,990.00 20 No.10 Laboratory Equipment Livestock serving basic science research and applications 2011 99,086.00 Roles of CTU (Assigned Descriptions) package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Funding Sources Selection Method Completion of Contract Central Governmen t (for science and technology) NCB 2011 Central Governmen t (for science and technology) NCB 2009 Central Governmen t (for science and technology) NCB 2011 No No.11 No.12 Major Equipment of Procured Equipment procurement project "Physics Laboratory serves intensive basic science research and applications 2012" Device Physics Laboratory serves intensive basic science research and applications 2013 Contract Amount (USD) 49,671.43 285,380.95 Roles of CTU (Assigned Descriptions) Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts 21 Preparation of equipment specifications, Approval of contractor selection form, The bid invitation notice, Evaluation of bids, Approval of bidding results Announcement of bidding results, Submit signed contract, between Can Tho University and the contractor, Coordinate with the beneficiaries receiving device package, Minutes of the signing process and test equipment handover, Liquidation reports submitted for signing contracts Funding Sources Central Governmen t (for science and technology) Selection Method NCB Completion of Contract 2012 Central Governmen t (for science and technology) NCB 2013 (2) CTU's Major Experiences with Civil Works Notes: Experiences over 10 years are listed up Contents of Civil works and total floor No areas (m2) New Administration Building (10,000m2) Contract Amount (USD) 9,000,000 Cantho University Learning resource center (7,200m2) 9,140,000 College of Aquaculture & Fisheries (7,190m2) Student house (35,000m2) Administration Building (18,990m2) 1,873,000 Center For National Defence Education 8,032,512 Roles of CTU (Assigned Descriptions) Pre-Qualification, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Supervision of Contract User 22 12,735,889 9,338,162 Pre-Qualification, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Supervision of Contract Supervision of Contract Pre-Qualification, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Supervision of Contract Pre-Qualification, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Supervision of Contract Funding Sources Central Government Sponsorship of Bermuda-based Atlantic Philanthropies, a non-profit foundation Central Government Selection Method ICB Completion of Contract on-going done NCB done Central Government EPC done Central Government NCB on-going Central Government NCB on-going (3) CTU's Major Experiences with Procurement of Consultancy Services (hiring Consulting Firms) Note: In case of international development banks' projects such as WB loan projects and ADB loan projects, experiences over 10 years are listed up In case of other financing sources, experiences over years are listed up No 23 Contents of Consultanvy Services procured Design consultant for details desing of Cantho University Learning resource center (7,200m2) College of Aquaculture & Fisheries (7,190m2) Design consultant for details desing of Student house Design consultant for details desing of Administration building Center For National Defence Education Contract Amount (USD) Roles of CTU (Assigned Descriptions) User 45,240 171,494 98,095 EOI, Preparation of TOR, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Monitoring and Evaluation of consultancy services Contract Negotiation, Monitoring and Evaluation of consultancy services EOI, Preparation of TOR, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Monitoring and Evaluation of consultancy services EOI, Preparation of TOR, Preparation of contract document for contractors, Tendering, Evaluation of Bidding, Contract Negotiation, Monitoring and Evaluation of consultancy services Selection Method Completion of Contract 2004 Funding Sources Sponsorship of Bermuda-based Atlantic Philanthropies, a non-profit foundation Central Government QCBS 2005 Central Government EPC 2009 Central Government NCB 2008 Central Government QCBS 2010 Attachment Preliminary Analysis on Comparisons in Responsible Organizations in Procurement Procedures for Services, Goods and Works between Different Implementation Arrangements This attachment preliminarily analyzes responsible organizations in each step of procurement procedures in two cases: (1): MOET is the Executing Agency (EA) and Project Owner (PO) and (2): MOET is the Executing Agency (EA) and Can Tho University is Project Owner As shown in parts highlighted in gray in the following three tables, Most of approval responsibilities move to Can Tho University when PO changes to Can Tho University from MOET except for approval of procurement plan (PP) MOET has responsibilities to approve PP under authorities of the EA RECRUITMENT OF CONSULTANTS (QCBS) No 2.1 2.2 3.1 3.2 Procedures Step by Step Develop Procurement Plan (PP) Submit PP to JICA Approve PP Submit PP to MOET Approve PP Establish BEC （Bid Evaluation Committee） 10 11 12 12.1 13 14 Approve BEC Develop TOR Submit TOR to JICA Approve TOR Develop Request for EOI Submit Request for EOI to MOET Approve Request for EOI Advertise on newspaper (calling for EOI) Sending copy of advertisement to JICA Issue Request for EOI Evaluating EOI to prepare the short list, prepare Submission (short list and Request for Proposal) Submit Submission to JICA JICA review and approve Submission Submit the short list to MOET (to CTU in case that CTU is PO) MOET approve the Submission (in case that CTU is PO, CTU approve the Submission 1) Sending Request for Proposals to Consultants in the short list Bid closing (deadline to submit RFP) Public opening of Technical Proposal Evaluation for Technical Proposals and prepare Submission (report on evaluation of technical proposals) Submit Submission to JICA Review and Approve Submission Submit Submission to MOET (in case that CTU is PO, Submit Submission to CTU) Approve Submission 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 24 Organizations in Charge EA:MOET, EA: MOET PO:MOET PO: CTU PMU PMU, PMU PMU JICA JICA PMU PMU MOET MOET PMU PMU MOET PMU PMU JICA PMU PMU MOET PMU PMU JICA PMU, CSC CTU PMU PMU JICA PMU PMU CTU PMU PMU JICA PMU, CSC PMU JICA PMU PMU JICA PMU MOET CTU PMU PMU PMU PMU PMU, CSC PMU PMU PMU, CSC PMU JICA PMU PMU JICA PMU MOET CTU No 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Procedures Step by Step Sending Invitation letter to consultants that achieve requirement on technical proposals’ evaluation Public Opening of Financial Proposals Sending Bid Opening Record for Financial Proposals to JICA Evaluation of Financial Proposals and prepare submission (Report on Evaluation of FPs) Submit Submission to JICA Review and Approve Submission Submit Submission to MOET (in case that CTU is PO, Submit Submission to CTU) Approve Submission Sending invitation letter for contract negotiation/ Contract negotiation and preparing Submission (contract negotiation minutes and draft of contract)/ Sending Submission to JICA Review and approve Submission Submit Submission to MOET (in case that CTU is PO, Submit Submission to CTU) Approve Submission Signing contract and sending copy to JICA (Submission 5) Issuing Notice to Proceed/ Sending notification to unsuccessful consultants Information to be made public Advertise bid result on Procurement Newspaper Organizations in Charge EA:MOET, EA: MOET PO:MOET PO: CTU PMU PMU PMU PMU PMU PMU PMU, CSC PMU, CSC PMU JICA PMU PMU JICA PMU MOET PMU PMU CTU PMU PMU PMU JICA PMU PMU JICA PMU MOET PMU PMU PMU JICA PMU CTU CTU CTU CTU JICA PMU PROCUREMENT OF GOODS AND WORKS (ICB) (1) GOODS (Single Stage-One envelop Bidding) No 2.1 2.2 3.1 3.2 10 11 12 13 14 14.1 15 16 17 Description Develop Procurement Plan (PP) Submit PP to JICA Approve PP Submit PP to MOET/ Approve PP Establish Bid Evaluation Committee Approve Bid Evaluation Committee Develop the list of equipment and cost estimation Approve list of equipment and cost estimation Approve list of equipment and cost estimation Develop Bidding document Submit Bidding document to JICA Approve Bidding Document Submit Bidding Document to MOET (In case that CTU is PO, Submit Bidding Document to CTU) Approve Bidding Document Advertisement, Bid Invitation Sending copy of advertisement to JICA Sell Bidding document Bid closing (deadline to submit bid document) Bid opening 25 Organizations in Charge EA:MOET, EA: MOET PO:MOET PO: CTU PMU PMU PMU PMU JICA JICA PMU PMU MOET MOET PMU PMU MOET CTU PMU PMU JICA JICA MOET CTU PMU PMU PMU PMU JICA JICA PMU PMU MOET PMU PMU PMU PMU PMU CTU PMU PMU PMU PMU PMU No Description 17.1 18 19 20 21 Sending copy of Bid Opening Record to JICA Bid Evaluation Submit Bid Evaluation Report to JICA Approve BER Submit BER to MOET (In case that CTU is PO, Submit BER t to CTU) Approve BER Contract negotiation Sending award notice and notification to unsuccessful bidders Information to be made public Advertise bid result on Procurement Newspaper 22 23 24 25 26 Organizations in Charge EA:MOET, EA: MOET PO:MOET PO: CTU PMU PMU PMU, BEC PMU, BEC PMU PMU JICA JICA PMU PMU MOET PMU PMU CTU PMU PMU JICA PMU JICA PMU (2) WORKS (Single Stage – One envelop bidding) No 2.1 2.2 3.1 3.2 10 11 11.1 12 13 14 15 16 16.1 17 18 19 20 21 22 23 Description Develop, appraisal, approve investment project according to Decree 12/2009/ND-CP Develop Procurement Plan (PP) Submit PP to JICA Approve PP Submit PP to MOET Approve PP Establish Bid Evaluation Committee Approve Bid Evaluation Committee Develop Bidding document Submit Bidding document to JICA Approve Bidding Document Submit Bidding Document to MOET (In case that CTU is PO, Submit Bidding Document to CTU) Approve Bidding Document Advertisement, Bid Invitation Sending copy of advertisement to JICA Sell Bidding document Bid closing (deadline to submit bid document) Bid opening Sending copy of Bid Opening Record to JICA Bid Evaluation Submit Bid Evaluation Report to JICA Approve BER Submit Bid Evaluation Report to MOET (In case that CTU is PO, Submit BER to CTU) Approve BER Contract negotiation Sending award notice and notification to unsuccessful bidders Information to be made public Advertise bid result on Procurement Newspaper 26 Person in charge EA:MOET, EA: MOET PO:MOET PO: CTU PMU, MOET CTU, PMU, MOET PMU PMU PMU PMU JICA JICA PMU PMU MOET MOET PMU PMU MOET CTU PMU PMU PMU PMU JICA JICA PMU PMU MOET PMU PMU PMU PMU PMU PMU PMU, BEC PMU JICA PMU CTU PMU PMU PMU PMU PMU PMU PMU, BEC PMU JICA PMU MOET PMU PMU CTU PMU PMU JICA PMU JICA PMU Attachment 3: Analysis of Disbursement Mechanisms Preparation for Analysis 1) Project Implementation and Management Arrangements EA:MOET, PO:CTU, PMU under CTU 2) Payment procedure and project components HRD: Special Account Procedure Research: Special Account Procedure Equipment (ICB): Letter of Commitment Procedure Civil Works (ICB): Letter of Commitment Procedure Consulting Services Letter of Commitment Procedure 3) Government regulations Circular No.218/2013/TT-BTC dated December 31st 2013 by MOF Disbursement Mechanisms 2.1 Special Account Procedure (1) Initial Disbursement and Replenishment JICA MOF Paying Bank in Tokyo (Loan Account) CTU-PMU Srevice Bank (Spesial Account) For Initial Disbursement: (1) CTU-PMU opens a Spesial Account (SA) in a comercial bank in Vietnam (service bank) SA should be started and maintained in japaness yen and monthly statements on the expenditures paid out of the SA; (2) CTU-PMU prepare the Request for Initial Disbursement (Form RFD (S-IN)); Official letter on Initial Disbursement to MOF; Document evidencing the opening of the SA; The amount of the Initial Disbursement stipulated in the Loan Agreeent and send to MOF (DMEF); (3) MOF review and sign to the Request for Initial Disbursementand send to JICA; (4) JICA pay into the Loan Account in Paying bank in Tokyo within 15 business days form the day of receipt of RFD; (5) Paying bank transfer the amount to SA For Replenishment: (2) CTU-PMU prepare - The Request for Request for Replenishment (Form RFD (S-RP)); - Official letter on Request for Replenishment to MOF; - Summary Sheet of Payment (Form SSP (S)) 27 - Supporting documents evidencing each payment; (3) MOF review and sign to the Request for Replenishment and send to JICA; (4) JICA pay into the Loan Account in Paying bank in Tokyo within 15 business days form the day of receipt of RFD; (5) Paying bank transfer the amount to SA (2) Payment from the Special Account State Treasury Service (SA) CTU-PMU Bank Contractors, Students (1) Contractors, students send to CTU-PMU the payment requests; (2) CTU-PMU review and send payment documents to State Treasury for expenditure control; (3) State Treasury review and verifies payment documents and send back to CTU-PMU; (4) CTU-PMU prepares payment order and send to the service bank; (5) Service Bank pays to contractors and students 28 2.2 Money Transfer Procedure MOF JICA State Treasury Paying Bank (Loan Account) CTU-PMU Contractors/ Suppliers Agent Bank (Service bank) (1) Suppliers send payment claim to CTU-PMU in Vietnam dong; (2) CTU-PMU review and accept payment request and prepare Request for Disbursement (Form RFD (T)) and accopanied by supporting documents: - Official letter on Request for Disbursement to MOF; - Summary Sheet of Payment (Form SSP (T)); - Copy of Transfer instructionfor type B addressed to the Agent Bank (Form TI-B); - Claim for payment evidencing the aount to be paid to the supplier; - Supporting documents evidencing each payment and its usage CTU-PMU all these documents to MOF; (3) MOF review and sign to the Request for Disbursement and return to CTU-PMU; (4) CTU-PMU send to the Agent Bank Transfer instruction for type B accompanied by copy of Request for Disbursement and Claim for payment; (5) CTU-PMU send all disbursement documents to JICA and Transfer instruction to Paying Bank; (6) JICA review, accept and pay into Loan Account in Paying bank in Tokyo within 15 business days form the day of receipt of RFD; (7) Paying Bank makes a cable advice to the Agent Bank (8) Agent Bank immediately transfer the amount actually payable to supplier in VND; (9) CTU-PMU sends payment documents to State Treasury (ST) for payment post review The verification of the ST will be documented for the next Request for Disbursement of the same Contractor 29 2.3 Letter of Commitment Procedure JICA MOF 10 Paying Bank Issueing Bank (Service Bank) 12 Supplier Bank CTU-PMU Contractor, Suppliers Procedure of Letter of Credit (L/C) (1) CTU-PMU and contractor, supplier sign the contract; (2) MOF is the agency aproved the payment provision of the contract; (3) CTU-PMU (or Aplicant) requests the Issuing Bank to issue a L/C; (4) Issuing Bank issues a L/C (in Form LC) and send L/C to Paying Bank; (5) Paying Bank send a copy of the L/C to JICA in order to obtain the letter of Commitent (L/COM) for JICA; (6) JICA check the L/C with the term of the relevant to contract between CTU-PMU and the supplier, issue an L/COM to the Paying Bank The L/C became effective; (7) Paying Bank send the L/C to the Supplier through the Supplier Bank Procedure of Disbursement (8) Supplier Bank shall make payment to the supplier pursuant o the said L/C; (9) Supplier Bank request the Paying Bank to reimburse the funds by sending documents specified in the L/C; (10) Paying Bank check request and documents, if they are in order, send to JICA the Request for Disbursement (Form RFD (C)); (11) JICA makes disbursement in Japanese yen of the requested amount to the Paying Bank; (12) Paying Bank shall make payment to the Supplier Bank 2.4 Reimbursement Procedure Reimbursement procedure is not applicable in Vietnam because of constrain of state budget allocated for the Project 30