CÁC PHƯƠNG THỨC đàm PHÁN TRONG KINH DOANH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KINH TẾ BÀI TẬP THẢO LUẬN CÁC PHƯƠNG THỨC TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH GIẢNG VIÊN: TS NGUYỄN THỊ KIM CHI NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2012 BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM Ngày 25 tháng năm 2012 Nhóm: Họp tại: trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội STT HỌ VÀ TÊN NGÀY/THÁN CÔNG G NĂM SINH VIỆC Chuẩn bị word Nguyễn Thị ppt phần Thu Hằng đàm phán qua điện thoại Chuẩn Nguyễn Thu Huyền ĐÁNH GIÁ Hoàn thành tốt thời hạn nội dung giao bị word Hoàn thành tốt ppt phần thời hạn nội đàm phán dung giao trực tiếp Chuẩn bị Nguyễn Thị Luân word Hoàn thành tốt ppt phần thời hạn nội đàm phán dung giao trực tiếp Chuẩn bị Nguyễn Thị Ánh Ngọc word Hoàn thành tốt ppt phần thời hạn nội đàm phán dung giao qua điện tín Chuẩn bị word Nguyễn Minh ppt phần Nghĩa đàm phán qua điện Nguyễn Thị Phượng thoại Chuẩn Hoàn thành tốt thời hạn nội dung giao bị Hoàn thành tốt word thời hạn nội GHI CHÚ ppt phần đàm phán dung giao qua điện tín Phân chia Bùi Thị Bích Thảo 31/05/1990 công việc cho thành viên Tổng hợp chỉnh sửa lại word ppt Hoàn thành tốt thời hạn nội dung giao Nhóm trưởng NỘI DUNG I ĐÀM PHÁN LÀ GÌ? II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH III KẾT LUẬN IV TÀI LIỆU THAM KHẢO I ĐÀM PHÁN LÀ GÌ? Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đàm phán trình giao tiếp lại thiết kế nhằm thỏa thuận ta bên có quyền lợi chia sẻ có quyền lợi đối kháng Francois de Cailere, nhà đàm phán, thương thuyết tiếng Pháp từ năm 1716 khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải người mềm dẻo cỏ phải cứng rắn khối đá Người đàm phám phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy phải người biết lắng nghe, lịch đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục cách biết lộ, đưa thông tin bí mật người khác.” Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự để thơng tin bí mật người khác để tránh bị mắc vào chủ định, chí bẫy đối tác, tránh buột miệng nói lời chưa kịp nghĩ không bị chi phối định kiến chủ quan II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm phán qua điện tín, đàm phán qua điện thoại gặp gỡ đàm phán trực tiếp Đàm phán qua thư tín Đàm phán qua thư tín việc sử dụng thư, điện tín để giao dịch với khách hàng Qua nội dung thư bên thể nguyện vọng mong muốn lợi ích mà bên đạt Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín tạo nề nếp tốt quan hệ bạn hàng, thường bước khởi đầu đàm phán nhằm trì mối quan hệ lâu dài Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán nhiều bạn hàng lại giảm chi phí đàm phán, giữ bí mật Các định đưa cân nhắc kỹ lưỡng có chuẩn bị trước tập thể Ngày nhiều người dùng hình thức thư điện tử để thay cho cách viết, giữ gìn truyền thống Hình thức thường sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính tốn, tham khảo ý kiến nhiều người khác, chí lúc giao dịch với nhiều nơi, gửi thư, gửi điện tín cho nhiều người Thư từ, điện tín, fax văn có tính pháp lý thương mại Các bên quan tâm khai thác sơ hở, phát chỗ yếu, chỗ mạnh để có đối sách có lợi cho Có thể dùng khiếu nại dùng làm chứng cần phải đưa xét xử trước pháp luật Vì vậy, phải cẩn thận, chu đáo, không để đối phương lợi dụng sơ hở để khai thác Bên cạnh ưu điểm việc đàm phán qua thư tín có hạn chế khó kiểm sốt ý đồ đối tác, việc trao đổi thư từ đòi hỏi thời gian dài, dễ hội kinh doanh Đàm phán thư tín thường áp dụng cho hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa nhỏ Sự phát triển khoa học kỹ thuật điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, nhà kinh doanh đàm phán qua telex, fax… Các hình thức đàm phán tiện lợi, nhanh chóng Nó cho phép kèm theo thuyết minh, dẫn không lo thất lạc Đây xu hướng phát triển tương lai Tuy tiến hành đàm phán thư tín cần phải ý đến vấn đề sau: thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây hiểu lầm cho đối tác Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng vấn đề, theo đuổi mục tiêu thư liên tiếp nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học Đàm phán qua điện thoại phương thức đàm phán sử dụng điện thoại làm phương tiện giao dịch Ngày nay, với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật thơng tin liên lạc phương thức đàm phán qua điện thoại ngày trở nên phổ biến Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận chi tiết nhỏ hợp đồng, hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ Đây phương thức phong phú nội dung hình thức, điển hình đàm phán qua internet Ưu điểm bật phương thức tiết kiệm thời gian, cho phép ta nắm bắt hội kinh doanh nhanh chóng Một ưu điểm khác hình thức nhanh chóng giúp người đàm phán tiến hành đàm phán cách khẩn trương thời cần thiết, kịp thời Tuy nhiên, hình thức đàm phán lại tốn thường phải hạn chế thời gian Do vậy, bên trao đổi chi tiết Mặt khác giao dịch điện thoại hình thức giao dịch miệng nên khơng có pháp lý văn thư từ Vì lý đó, dùng điện thoại trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời Khi sử dụng phương thức giao dịch cần phải chuẩn bị chu trả lời vấn đề nêu lên cách xác * Các quy tắc cần lưu ý đàm phán qua điện thoại Khác với cách đàm phán thông thường, đàm phán điện thoại hai bên thường chuẩn bị sẵn đề cương chi tiết mục tiêu, danh sách vấn đề thảo luận, văn nghiên cứu, tập hợp tất cán trợ giúp cần thiết để tranh biện có sức thuyết phục Trong số thứ kể trên, có danh sách vấn đề cần thảo luận sử dụng thương lượng qua điện thoại Khi bên chủ động gọi điện thoại chắn đối phương khơng có chuẩn bị Vấn đề thường hay đặt nhiều thương lượng qua điện thoại là: “Vấn đề mà hay hai bên quên nói quan trọng đến đâu?” Dưới số quy tắc gợi ý để đạt ưu thương lượng qua điện thoại Cũng thương lượng khác, thương lượng điện thoại vậy, bên chuẩn bị tốt bên chiếm ưu Dù bên gọi điện hay nhận điện việc luyện cho ln ln trạng thái sẵn sàng thương lượng nào, đặc biệt thương lượng qua điện thoại vô cần thiết người đàm phán Trước gọi điện thoại, chuẩn bị danh sách vấn đề thảo luận, liệt kê điểm cần trao đổi nói chuyện qua điện thoại Người đàm phán cần liệt kê theo thứ tự ưu tiên vấn đề mà ta nói đến nhớ khơng bỏ sót vấn đề Người gọi đến người tự giới thiệu ai, đến từ đâu, lý gọi điện trước Người nhận điện thoại hỏi xem đích xác anh muốn nói vấn đề gì, lắng nghe, ghi chép lại điều nói Trong đàm phán, hai bên phải đảm bảo việc sẵn sàng việc ghi chép để tránh việc quên hay nhầm lẫn sau Ngoài hai phải cố gắng nắm sở lập luận tay thực gọi Ln tập trung hồn tồn tư tưởng vào gọi tránh rối trí nguyên tắc quan trọng thực đàm phán qua điện thoại Nếu cần phải có thơng tin xác, giữ tài liệu tham khảo, thêm vào chút máy hỗ trợ máy tính bỏ túi tầm tay đảm bảo phải có đội ngũ nhân viên hỗ trợ phía sau Đối với bên gọi đến, có cố xảy cần giữ máy, chứng tỏ cầm máy.Nếu cần giữ lâu yêu cầu người gọi xem gọi lại cho họ khơng? Bên nhận điện thoại dành 10 phút, tiếng, ngày lâu để trả lời cách rõ ràng vấn đề nêu gọi trước Như vậy, gọi lại, ta người chủ động ngồi ghế lái Lúc ta hiểu rõ định nói bên chưa có chuẩn bị đầy đủ để phản pháo lại Người nhận gọi người có chuẩn bị người gọi, cho dù danh sách vấn đề thảo luận để đầu tuyệt đối không định trả lời mà không suy xét Nếu cần thiết, bên nhận buộc phải trì hỗn việc trả lời Trước kết thúc đàm phán, bắt buộc phải tóm lược lại tất thỏa thuận xác định trách nhiệm cho hành động Cuối cùng, sau trao đổi điện thoại, cần có văn xác nhận nội dung đàm phán thoả thuận Văn có ý nghĩa pháp lý đối tác xác nhận lại * Với phát triển công nghệ thông tin nay, ta không nhắc tới hình thức đàm phán qua Internet Đây phương thức đàm phán sử dụng tin học, Internet, mạng xã hội làm phương tiện giao dịch Đàm phán qua internet phương tiện truyền tin, nhận tin lý tưởng, cho phép đàm phán song phương, đa phương phạm vi toàn cầu Ngoài ra, phương thức bên hiểu rõ, nắm nhu cầu nhau, không trạng thái bị động điện thoại Tuy nhiên, chi phí phương thức lớn nhà kinh doanh nhỏ thực Đàm phán trực tiếp Đàm phán trực tiếp (đàm phán trực tiếp truyền thống) gặp gỡ đối mặt bên để thỏa thuận điều khoản hợp đồng Ưu điểm phương pháp đàm phán trình đàm phán trực tiếp bên nắm bắt tâm lý phản ứng cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ… qua bên tác động đến quan điểm mong muốn cách thức cụ thể.Tìm giải pháp dung hồ lợi ích bên Thêm vào đó, phương thức đẩy nhanh tốc độ giải vấn đề nhiều lối thoát cho đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử kéo dài lâu mà chưa đạt kết Nhưng đòi hỏi chi phí cao cho hoạt động đón tiếp, lại ăn đối tác áp dụng phương thức đòi hỏi nhà đàm phán phải có kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt giải tình Do phương thức đòi hỏi chịu chi phí cao thời gian tiền bạc, phù hợp cho đàm phán kí kết hợp đồng lớn, phức tạp cần có thỏa thuận chi tiết Với phát triển công nghệ điện tử viễn thông nay, số phương thức đàm phán trực tiếp kiểu đời, ví dụ cầu truyền hình (đàm phán kiểu nhìn thấy hành vi nhau, đối diện không bắt tay nhau), hay điện thoại vô tuyến so sánh với gặp gỡ truyền thống có nhiều tiến hẳn Các phương thức rõ ràng bước nhảy vọt giao dịch, đàm phán giá thành cao III KẾT LUẬN Mỗi loại đàm phán có đặc điểm, cách thức thực khác Con người phải tùy vào trường hợp hoàn cảnh để lựa chọn phương thức đàm phán phù hợp cho đạt mục đich cách hiệu Chẳng hạn mở đầu trình giao tiếp nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, cần xác nhận chi tiết cách nhanh chóng kịp thời nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử muốn đạt kết nhanh chóng dứt điểm đàm phán kéo dài nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp kinh doanh IV TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Hồng Đức Thân, Giáo trình giao dịch đàm phán kinh doanh, NXB thống kê – 2006 http://www.vnedoc.com/2010/10/ky-nang-am-phan-ebooks.html http://forum.vietnamlearning.vn/showthread.php?1697-K%E1%BB%B9-N%C4%83ng%C4%91%C3%A0m-Ph%C3%A1n ... II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH Trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: đàm phán qua điện tín, đàm phán qua điện thoại gặp gỡ đàm phán trực tiếp Đàm phán. .. DUNG I ĐÀM PHÁN LÀ GÌ? II CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH III KẾT LUẬN IV TÀI LIỆU THAM KHẢO I ĐÀM PHÁN LÀ GÌ? Đàm phán phương tiện để đạt mà ta mong muốn từ người khác Đàm phán trình... chóng kịp thời nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử muốn đạt kết nhanh chóng dứt điểm đàm phán kéo dài nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp kinh doanh IV TÀI LIỆU THAM