KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢNA.LÝ THUYẾTI.Khái miện về văn bảnVăn bản : Là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Văn bản còn có thể gọi là vật mang tin đc ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.Văn bản quản lý nhà nướcVBQLNN là những quyết định và thông tin QL thành văn (đc VB hóa) do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền , trình tự, thủ tục, hình thức nhất định đc Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biệm pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mqh QL nội bộ nhà nước với các tổ chức và công dân.Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau:+ Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó.+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước. + Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.+ Về bảo đảm thi hành.Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế.
Trang 1KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
Văn bản quản lý nhà nước
VBQLNN là những quyết định và thông tin QL thành văn (đc VB hóa) do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền , trình tự, thủ tục, hình thức nhất định đc Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biệm pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mqh QL nội bộ nhà nước với các
tổ chức và công dân
Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.
Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội,
đó là Nhà nước Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau: + Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới
có ý nghĩa pháp lý.
Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó.
+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước
+ Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo hình thức luật định Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.
Trang 2trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học.
Tại sao cần phân loại văn bản quản lý nhà nước? Hãy nêu các tiêu chí phân loại văn bản và cho biết cách phân loại thông dụng nhất trong Luật hành chính và theo cách phân loại đó, văn bản quản lý nhà nước gồm những loại nào? Cho các ví dụ minh hoạ.
1 Mục đích của việc phân loại.
a Giúp xác định vị trí văn bản trong hệ thống, giúp cho người sử dụng văn bản tránh được sự nhầm lẫn, tạo định hướng đúng đắn trong việc áp dụng nó vào quản lý
Ví dụ: không thể lấy báo cáo thay cho Chỉ thị, biên bản thay cho nghị quyết, vì nó không phù hợp và sẽ gây khó khăn cho việc chỉ đạo thực hiện các quyết định quản lý trong thực tế.
b Nghiên cứu xây dựng cấu trúc nội dung và hình thức đối với mỗi loại văn bản.
Ví dụ: soạn thảo một công văn khác với soạn thảo một chỉ thị.
c Phục vụ cho việc tra tìm văn bản một cách thuận lợi.
Dựa vào cách phân loại theo đặc trưng của văn bản để tìm ra loại văn bản mà mình cần, chẳng hạn: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt
2 Các tiêu chí để phân loại: Căn cứ vào mục đích sử dụng và nội dung có các tiêu chí phân loại như sau:
a Phân loại theo tác giả
Các văn bản được phân biệt với nhau theo tên cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng Theo tiêu chí này, văn bản có thể là: Văn bản của Quốc Hội, Chủ tịch nước, HĐND, văn bản của TANDTC, văn bản của Trưòng ĐHKHXH &NV
b Phân loại theo tên loại:
Văn bản có thể bao gồm: Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, thông báo, báo cáo
c Phân loại theo nội dung.
Văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra trong trích yếu của văn bản: Văn bản về nhập khẩu, văn bản về xử phạt hành chính, văn bản về hộ tịch
d Phân loại theo mục đích biên soạn và sử dụng.
Để giúp thấy được mục đích của việc xây dựng các văn bản trong quá trình hoạt động của các
cơ quan cũng như mục tiêu sử dụng chúng trong thực tế, dựa vào chức năng của các cơ quan quản lý, có thể phân chia thành các loại như: văn bản để đôn đốc, văn bản để trao đổi, văn bản thống kê, văn bản quản lý cán bộ
e Phân loại theo thời gian, địa điểm ban hành.
- Theo địa điểm ban hành: Văn bản có thể là của Hà Nội, Hà Tĩnh, Hà Nam.
- Theo thời gian: Văn bản năm 1999, văn bản năm 2000, văn bản năm 2001 hoặc văn bản của các tháng khác nhau.
g Phân loại theo lĩnh vực chuyên môn.
Văn bản ngoại giao, văn bản tài chính; văn bản kỹ thuật trong các lĩnh vực như: văn bản xây dựng, văn bản kiến trúc
h Phân lọai theo ngôn ngữ:
Văn bản tiếng Việt, văn bản tiếng Nga, văn bản tiếng Anh
Trang 3i Phân loại theo kỹ thuật chế tác (kỹ thuật làm văn bản).
k Phân loại theo hiệu lực pháp lý.
Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo các tiêu chí sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản cá biệt.
- Văn bản hành chính thông thường.
- Văn bản chuyên môn - kỹ thuật.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước
VBQLHCNN là bộ phận của văn bản quản lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các
cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là những “văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” Đó là nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa , là sản phẩm của quá trình sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý chí của nhân dân thành luật
Văn bản quy phạm pháp luật là một hệ thống bao gồm:
a) Văn bản luật:
- Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung hay sửa đổi Hiến pháp)
- Luật; bộ luật
b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:
- Nghị quyết của Quốc hội, UBTVQH
- Pháp lệnh
- Lệnh của Chủ tịch nước
- Quyết định của Chủ tịch nước
c) Văn bản dưới luật lập quy (còn thường gọi là văn bản pháp quy):
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp;
- Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang
bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội
Văn bản hành chính cá biệt
VBHCCB là loại quyết định hành chính thành văn được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành giải quyết các công việc cụ thể, xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật Do đó, văn
Trang 4bản này mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và các quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó trong một số trường hợp nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên
Là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng phục vụ cho công tác ( tác dụng hẹp và 1 lần)
Loại hình : quyết định, chỉ thị, Cáo trạng, Bản Án
Văn bản hành chính thông thường
VBHCTT là những văn bản do cơ quan nhà nước ban hành, không chứa đựng các quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết những công việc cụ thể và để tác nghiệp hàng ngày của cơ quan nhà nước Có nhiều cơ quan ban hành và dựa vào luật để ban hành
VBHCTT dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt Đây là một hệ thống đa dạng và phức tạp, bao gồm các loại văn bản sau:
a) Công văn b) Thông cáo c) Thông báo d) Báo cáo e) Tờ trình f) Biên bản g) Đề án, phương ánh) Kế hoạch, chương trình i) Diễn văn j) Công điện k) Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấu uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ) l) Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ) v.v
Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm cơ bản gì và gồm những loại văn bản nào? Tại sao không được dùng những văn bản loại này thay thế cho các văn bản quy phạm pháp luật trong quá trình soạn thảo? Hiện nay trên thực tế còn tình trạng này không? Làm gì
để có thể khắc phục tình trạng đó?
- Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về 1 chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân Nó có đặc điểm là không quy định thẩm quyền, không đưa ra các quyết định quản lý, không mang tính quy phạm pháp luật, nhưng có tính pháp lý; nó ra đời theo yêu cầu và tính chất công việc; văn bản hành chính thông thường có nhiều biến thể, các thể loại khác nhau nhưng rất giống nhau, có thể phát sinh từ nhau
- Các loại văn bản hành chính thông thường gồm: Công văn; Thông cáo; Thông báo; Báo cáo; Tờ trình; Biên bản; Đề án, Phương án; Kế hoạch, Chương trình; Diễn văn; Công điện; các loại giấy (Giấy mời, Giấy đi đường, Giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép ); các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ).
- Không được dùng những văn bản loại này thay thế cho các văn bản quy phạm pháp luật trong quá trình soạn thảo vì văn bản quy phạm pháp luật ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức luật định, có giá trị bắt buộc thi hành Còn đối với văn bản hành chính thông thường, mọi cơ quan, tổ chức đều có thể ban hành Văn bản hành chính thông thường chứa
Trang 5đựng thông tin quản lý thông thường, không mang tính chế tài bắt buộc Nếu dùng văn bản hành chính thông thường để đưa ra các quy phạm pháp luật thì dẫn đến hiệu lực của mệnh lệnh trong văn bản bị ảnh hưởng, không tạo ra được căn cứ pháp lý đề thực hiện và giải quyết các tranh chấp nảy sinh, không tạo được tính bắt buộc thi hành của quy định đưa ra.
- Hiện nay, trên thực tế nhiều (đến 30%) văn bản hành chính thông thường (công văn, thông báo ) có chứa quy phạm pháp luật.
- Một số biện pháp khắc phục tình trạng này là:
+ Cán bộ, công chức soạn thảo văn bản cần nắm rõ đặc điểm của từng loại văn bản để lựa chọn hình thức tên gọi phù hợp.
+ Nắm vững quy định pháp luật về kỹ thuật soạn thảo văn bản.
+ Tăng cường kiểm tra, xử lý kịp thời các văn bản hành chính thông thường có chứa quy phạm pháp luật.
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về kiến thức và nghiệp vụ soạn thảo văn bản + Có biện pháp chế tài đối với cơ quan, cá nhân ban hành văn bản sai trái
II Chức năng văn bản
1 Chức năng thông tin
VB là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan, giữa chính quyền nhà nước này với chính quyền nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan, hoặc từ cơ quan nhà nước ra bên ngoài với tư nhân hay với đoàn thể xã hội
Chức năng thông tin của VB thể hiện qua các mặt sau đây:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân;
+ Giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;
+ Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống thông tin khác
VB là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật được nhà nước ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội VB chứa đựng các quy phạm làm cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân…
Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng:
Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết
trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý (báo cáo)
Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng
ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước
Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính kế hoạch
tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình (kế hoạch…)
Với chức năng thông tin, VB truyền đạt thông tin theo những tiêu chí khác nhau như:+ Theo lĩnh vực quản lý: thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa-xã hội
Trang 6+ Theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ
Ví dụ thực tế: Các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão Xangsane) vừa qua giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và nhân dan biết, chủ động có biện pháp phòng chống bão.
2 Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của VB được thể hiện khi VB được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…)
Thông qua chức năng quản lý của VB, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập
VB là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới
Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học
- Từ giác độ chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm hai loại:
Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng
VD: nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới, điều lệ làm việc của
cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, các thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v v
Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động
cụ thể theo quyền hạn của mình
VD: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn các công việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết công việc, v v
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý
Ví dụ thực tế: Căn cứ các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão Xangsane), các cơ quan quản lý Nhà nước Trung ương và địa phương đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo phòng chống bão.
3 Chức năng pháp lý
+ Một số loại VB được hình thành để quy định những điều được phép và không được phép của cộng đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đúng định hướng của nhà nước.+ Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.+ Tuỳ thuộc vào nội dung và tính chất pháp lý của từng loại văn bản cụ thể, văn bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản
Trang 7+ Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước có một ý nghĩa rất thiết thực Trước hết, vì văn bản quản lý nhà nước mang chức năng đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành công việc trong thực tế của các cơ quan.
Ví dụ thực tế: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành ; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các
sở, ban, ngành; giữa Bộ Công nghiệp với các nhà máy, xí nghiệp; Cục Thuế với tổ chức kinh doanh.
Tính pháp lý của văn bản quản lý nhà nước được hiểu như thế nào và liên quan như thế nào đến thể thức văn bản?
Trả lời :“- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình thức có tính
bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.”
4 Chức năng văn hóa – xã hội
+ Qua các VB, bản sắc văn hóa của từng dân tộc được thể hiện rõ
+VB góp phần duy trì, bảo lưu văn hóa dân tộc, cùng với các yếu tố khác tạo nên đặc trưng văn hóa dân tộc
+ VB của xã hội nào, phản ánh thực trạng của xã hội đó trong những mối quan hệ, thời điểm, phạm vi cụ thể
+ VB góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các quan hệ xã hội khác nhau
+ VB có tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối mạnh mẽ của các yếu tố xã hội
5 Chức năng khác
Ngoài chức năng cơ bản nêu trên, văn bản còn có những chức năng khác: chức năng thống kê, chức năng kinh tế,…
+ Chức năng thống kê là đặc trưng của các loại văn bản QLNN đc sử dụng vào mực đích thống
kê các quá trình diễn biến của công việc trong các cơ quan, thống kê cán bộ, tiền lương, phương tiện quản lý, v.v
+ Chức năng kinh tế : VB có nội dung khả thi, phù hợp với thực tiễn khách quan, phản ánh đc quy luật vận động của thực tiễn khách quan sẽ thưc đẩy xã hội phát triển về mọi mặt, đặc biệt là
cơ sở tạo đà phát triển kinh tế
III Vai trò của văn bản quản lý nhà nước.
Trang 81 Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước
Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin rất lớn, đa dạng và
biến đổi Văn bản quản lý nhà nước cung cấp các loại thông tin sau:
+ Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phươnghướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị
+ Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị
+ Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau
+ Về tình hình đối tượng bị quản lý, sự biến động của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa cơ quan, đơn vị
+ Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý
Để văn bản phát huy hiệu quả vai trò cung cấp thông tin đảm bảo cho hoạt động của từng
bộ phận, từng đơn vị có hiệu quả, vấn đề không chỉ là cung cấp thông tin mà quan trọng là chấtlượng của thông tin
Chất lượng của văn bản phụ thuộc vào chất lượng của thông tin có trong văn bản Đến lượtmình, chất lượng thông tin phụ thuộc vào tính chính xác, chân thực, tính cập nhật, đồng bộ, toàndiện, tính thuyết phục của van ban Trên thực tế, vẫn còn văn bản kiểu "làm láo báo cáo hay",hoặc 1 Thông tư hướng dẫn đáng ra phải ban hành từ cách đây vài năm, đến khi ban hành đã mất
đi tính thời điểm cấp bách của nó, hay văn bản thiếu thống nhất, mâu thuẫn, chồng chéo vớinhững văn bản đã ban hành thì không thể nói văn bản đó đã đảm bảo thông tin có chất lượngtrong hoạt động quản lý
2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý
Các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các vănbản mang tính quyền lực nhà nước Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanhchóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắmđược ý đồ của lãnh đạo để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện
Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản hệ thống văn bản quản lý nhànước Bởi lẽ khi tổ chức, xây dựng ban hành và chu quyền một cách khoa học, hệ thống đó cókhả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng chính xác và có độ tin cậycao
3 Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước Không kiểmtra theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý
có thể chỉ là lý thuyết suông Kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước làmột phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, các tổ chức xãhội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả hơn
Kiểm tra còn là một trong những biện pháp nhằm nâng cao trình độ tổ chức công tác cơquan thuộc bộ máy quản lý nhà nước hiện nay Công tác này sử dụng một phương tiện quantrọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản lý nhà nước Để phát huy hết vai trò to lớn đó thì côngtác kiểm tra cần phải được tổ chức một cách khoa học Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giảiquyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý
Để kiểm tra có kết quả cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình hìnhthành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan
Trang 9và các đơn vị trực thuộc, hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó.
ở những mức độ khác nhau cả hai phương diện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạtđộng của cơ quan
4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý trong các cơ quan Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết những quan
hệ về pháp lý trong lĩnh vực quản lý hành chính Văn bản quản lý nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước
Thực tiễn xây dựng và ban hành văn bản hiện nay trong các cơ quan hành chính nhà nước đã phát huy những vai trò đó như thế nào ?
Trong những năm gần đây, công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước rất được chú trọng Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo và xử lý văn bản, đặt cơ sở pháp lý cho công tác xây dựng và ban hành văn bản, làm cho chất lượng của các văn bản được nâng lên rõ rệt Về hình thức, các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót về cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản, sử dụng không đúng loại văn bản hay ký không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức ngày càng ít Về nội dung, các văn bản ngày càng phản ánh sát hợp
và kịp thời chủ trương, đường lối của Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn bản, với thực trạng của vấn đề mà văn bản quy định và với quy luật phát triển của đời sống xã hội Giữa các văn bản đã có sự hài hoà, thống nhất Ranh giới giữa các loại văn bản khác nhau, giữa các văn bản do các cơ quan khác nhau ban hành được phân định khá rõ ràng Về thủ tục xây dựng văn bản ngày càng được các cơ quan hữu quan coi trọng, đặc biệt là các khâu, các bước cần thiết bảo đảm chất lượng của từng văn bản Việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản cũng tiến bộ rõ rệt, tạo nên văn phong riêng phù hợp với môi trường quản lý nhà nước, góp phần giữ gìn và phát huy các giá trị của ngôn ngữ dân tộc.
Tuy nhiên, công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước vẫn còn một số ton tai nhất định, đó là:
- Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản Vẫn còn những trường hợp sử dụng loại văn bản chưa hợp lý, do vai trò của từng loại văn bản trong quản lý nhà nước chưa được làm rõ
- Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kế hoạch, thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan nên văn bản chậm đi vào thực tiễn đời sống xã hội.
- Việc xây dựng văn bản trong nhiều trường hợp chưa được tiến hành đủ các khâu, các bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú trọng mối quan hệ giữa văn bản với toàn hệ thống văn bản nên chưa hoàn toàn hài hoà, thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản Nhiều văn bản chồng chéo, mâu thuẫn nhau vừa khó thực hiện vừa làm giảm hiệu lực của văn bản Đồng thời, việc kiểm tra các văn bản sau khi đã ban hành ít được chú ý nên nhiều văn bản
đã hết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực tế vẫn tồn tại làm lu mờ nhu cầu ban hành
Trang 10văn bản mới, dẫn đến tình trạng vừa thừa vừa thiếu văn bản, cản trở các quan hệ xã hội phát triển.
- Việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác, gây ra những cách hiểu khác nhau
về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược ý tưởng của người viết.
Tóm lại là những vấn đề tồn tại trong xây dựng và ban hành văn bản thời gian quan là: Văn bản ban hành chậm, không kịp thời; chất lượng văn bản thấp, chưa đạt yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản; nội dung văn bản đôi khi còn mâu thuẫn, chồng chéo nhau; thể thức văn bản chưa có sự hướng dẫn, quy định thống nhất; cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản không
ý thức tầm quan trọng của văn bản trong hoạt động của cơ quan; trình độ của cán bộ chưa nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản; lãnh đạo ký văn bản chưa chú ý đến thể thức văn bản khi ký; chưa có quy định xử lý đối với văn bản sai thể thức
Có tình trạng trên là do chúng ta chưa có một hệ thống pháp luật đầy đủ và đồng bộ về xây dựng và ban hành văn bản nên hoạt động này trên thực tế thiếu nhất quán Cung cách xây dựng và ban hành văn bản duy ý chí tồn tại nhiều năm chưa được xoá bỏ hết, không quan tâm đúng mức đến cơ sở khoa học của việc ban hành hoặc không ban hành văn bản Mặt khác, nhiều lúc, nhiều nơi còn chưa thấy hết tầm quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản nên không đầu tư hợp lý cả về cơ sở vật chất và cán bộ nghiệp vụ, hay chạy theo thành tích, dẫn đến văn bản làm ra nhiều nhưng chất lượng thấp.
Thể thức của văn bản (Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư)
1 Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
Nội dung văn bản;
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
b) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.
c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định.