KY NANG SOAN THAO VAN BAN

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Phân biệt loại văn MỤC TIÊU KHÓA HỌC Nguyên tắc soạn thảo văn Kỹ soạn thảo văn thường dùng công việc hàng ngày Nguyên tắc lớp học  Cùng  Làm chia sẻ việc tích cực VĂN BẢN LÀ GÌ? Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Văn Văn có tên loại (Thơng báo, kế hoạch, định, báo cáo, biên bản,…) Văn khơng có tên loại (công văn) Stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Tên loại văn hành Nghị (cá biệt) Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Quy chế Quy định Thông cáo Thông báo Hướng dẫn Chương trình Kế hoạch Phương án Đề án Dự án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Công văn Công điện Bản ghi nhớ Bản cam kết Bản thỏa thuận Giấy chứng nhận Giấy ủy quyền Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Thư công Chữ viết tắt NQ QĐ CT QC QyĐ TC TB HD CTr KH PA ĐA DA BC BB TTr HĐ   CĐ GN CK TTh CN UQ GM GT NP ĐĐ BN PG PC   CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN  Truyền đạt thông tin  Quản lý  Sử liệu VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Font chữ: Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Khổ giấy: A4 (các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu chuyển, phiếu gửi … Được trình bày khổ giấy A5) Kiểu trình bày: theo chiều dài trang Định lề trang văn bản: + Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; + Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; + Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; + Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm THỂ THỨC VĂN BẢN Tập hợp cấu thành phần văn bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn nhà nước quy định (thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Thể thức văn bao gồm thành phần sau: 10 Quốc hiệu; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu quan, tổ chức; Nơi nhận; Các thành phần khác: dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, thành phần quy định trên, bổ sung địa quan, tổ chức; địa E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax QUỐC HIỆU Mục đích báo cáo - Đánh giá thực tế tình hình quản lý, lãnh đạo, để định quản lý - Mô tả phát triển, diễn biến công việc, vấn đề nhu cầu hoạt động quản lý lãnh đạo đặt Đặc điểm báo cáo  Có thể viết định kỳ viết theo yêu cầu quan quản lý Thông qua báo cáo quan cấp kiểm tra hoạt động quan cấp dưới;  Sử dụng việc, kiện với tất số thống kê xác  Sự kiện xếp theo trật tự logic định, làm cho người nhận báo cáo đánh giá thực trạng vấn đề, việc, kiện CÁC LOẠI BÁO CÁO Căn vào tính ổn định trình ban hành BC Căn vào mức độ hồn thành cơng việc Căn vào nội dung báo cáo  Thường kỳ  Bất thường/đột xuất  Sơ kết  Tổng kết  Chuyên đề  Chung Cách viết báo cáo - Tuỳ theo loại báo cáo để xây dựng bố cục thích hợp - Trước viết báo cáo phải xác định yêu cầu báo cáo vào mục đích, yêu cầu qui định cấp Nội dung báo cáo  Nêu tình hình cơng việc mô tả việc xảy thực tế  Phân tích/đánh giá kết quả, tình hình: Xác định tồn tại, nguyên nhân hạn chế  Nêu phương pháp, cách giải vấn đề kiến nghị (nếu có)  Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới BÁO CÁO SƠ KẾT/TỔNG KẾT Phần mở đầu        Quốc hiệu Tên quan ban hành Số ký hiệu Địa danh, ngày tháng Tên loại văn Trích yếu nội dung Căn để viết báo cáo: Thực công văn số….về việc hướng dẫn báo cáo tổng kết…., Căn kết thực hiện… BÁO CÁO SƠ KẾT/TỔNG KẾT Phần nội dung         Tổng kết công tác thực Thuận lợi Khó khăn Kết thực Đánh giá chung: kết đạt được, hạn chế yếu kém, nguyên nhân học kinh nghiệm Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Phương hướng Nhiệm vụ Giải pháp thực Kiến nghị, đề xuất BÁO CÁO SỰ VIỆC Phần mở đầu        Quốc hiệu Tên quan ban hành Số ký hiệu Địa danh, ngày tháng Tên loại văn Trích yếu nội dung (đình cơng, cháy nổ, khiếu kiện,…) Thời gian địa điểm xảy việc BÁO CÁO SỰ VIỆC Phần nội dung      Mơ tả tình tiết việc xảy ra, rõ hậu người, tài sản trật tự, trị an Đánh giá nguyên nhân dẫn đến vụ việc Dự kiến tình huống, vụ việc có khả xảy dự kiến biện pháp ngăn ngừa Xin ý kiến đạo cấp để khắc phục hậu ứng phó với tình tiếp tục xảy Ký đóng dấu (nếu có) Bài tập nhà Anh/chị viết báo cáo tình hình hoạt động tuần/tháng làm việc đơn vị nơi anh/chị làm việc VĂN BẢN CÁ BIỆT    Nghị Chỉ thị Quyết định Nội dung định     Căn Luật doanh nghiệp/Căn định số…/QĐ-… của….ngày … tháng…năm…về việc (thành lập, sáp nhập, tách ra, chuyển đổi hình thức……; Căn điều lệ quy chế hoạt động/khen thưởng….; Xét nhu cầu (năng lực….); Theo đề nghị của……., Nội dung định    Điều Điều Điều Những lỗi thường gặp soạn thảo văn  Sai thể thức  Nội dung khơng rõ ý  Câu văn dài dòng, rườm rà  Người viết muốn diễn đạt theo suy luận Khơng theo logic người đọc Những lưu ý soạn thảo văn        Chuẩn bị lưu số mẫu văn chuẩn hành máy tính ( báo cáo, thông báo, biên bản…) Nghiên cứu kỹ đối tượng, mục đích nội dung văn định trình bày Làm dàn ý Trả lời câu hỏi: Viết cho ai? Để làm gi? Viết nào? Người đọc có hiểu hay khơng? Dùng câu văn ngắn gọn, đơn giản Tránh dùng câu dài dòng, nhiều vế, nhiều từ nối Đọc kỹ lại văn sau làm xong Kiểm tra lỗi tả, văn phong, nội dung, hình thức văn Nhờ người đọc lại xem văn rõ ý chưa? ... CHỨC BAN HÀNH VĂN BẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH VĂN BẢN - Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân... chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn  Chữ in hoa, kiểu chữ đứng  Số:……./ CƠ QUAN BAN HÀNH – ĐƠN VỊ SOẠN THẢO VB Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn ĐỊA... văn ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN - Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan, tổ chức đóng trụ sở Ngày tháng năm ban hành văn ngày tháng năm văn ban hành Đối với số ngày nhỏ