Kế hoạch truyền thông hiệu quả trong doanh nghiệp

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP PHẦN A: KHÁI QT CHUNG I TÌM HIỂU VỀ TRUYỀN THƠNG TRONG DOANH NGHIỆP Bản chất trình truyền thông/giao tiếp:  Định nghĩa truyền thông/ giao tiếp: Là q trình người truyền nhận thơng tin lẫn  Bản chất truyền thơng: Mục đích truyền thông chuyển tải thông điệp Đây trình liên quan đến người gửi người nhận thơng điệp.Thực tế thơng điệp thật thành công người gửi người nhận điều lĩnh hội theo cách Phân loại truyền thông doanh nghiệp  Phân loại theo đối tượng  Truyền thơng đối nội: Là q trình truyền nhận thông tin nội doanh nghiệp Là trình tương tác đối tượng: nhân viên – lãnh đạo, đồng nghiệp- đồng nghiệp Xây dựng để truyền thông nội hiệu điều khó Chuyển giao thơng tin để thấu hiểu chủ trương, sách ban lãnh đạo vấn đề trọng yếu với doanh nghiệp Tuy nhiên, việc truyền thông khó đảm bảo tính hệ thống nó, nhân viên có cách hiểu phát tán thơng điệp khác bên ngồi, gây nhiễu thông tin hay thông tin không đồng Mặt khác, méo mó thơng tin gây ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp thông tin thêu dệt đóng góp ý kiến, phản biện thức Khi truyền thơng khơng xác tạo hệ cụ thể như: thực sai kế hoạch cơng ty, tốn thời gian tài khắc phục sai lạc, lòng vòng phòng ban…  Truyền thơng đối ngoại: Là q trình truyền nhận thông tin doanh nghiệp với đối tượng bên phạm vi doanh nghiệp như: Khách hàng, đối tác, báo chí, nhà đầu tư, cổ đơng, quyền quan điều phối Truyền thông đối ngoại có vị trí quan trọng đặc biệt doanh nghiệp Đặc biệt giai đoạn bùng nổ thơng tin, truyền thơng đóng vai trò quan trọng đời sống hàng ngày, sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển thành phần kinh tế, phương diện doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Thông tin phản ánh đúng, chuyển tải kịp thời hỗ trợ tích cực tới hoạt động doanh nghiệp  Phân loại theo đặc tính truyền thơng  Trực tiếp: Là trình hai hay nhiều người trực tiếp truyền thơng với Họ truyền thông qua tiếp xúc trực tiếp nhân viên với đối tượng, qua điện thoại, qua thư từ sở giao tiếp cá nhân Các kênh truyền thông trực tiếp tạo hiệu thông qua hội cá nhân hóa việc giới thiệu thơng tin phản hồi Họ giao tiếp mặt đối mặt, cá nhân với khán thính giả, thơng qua điện thoại, hay chí qua thư từ Các kênh truyền thơng cá nhân hữu hiệu chúng tính đến trọng vào phản hồi cá nhân  Gián tiếp: Là q trình chuyển thơng điệp mà khơng cần có tiếp xúc hay giao tiếp trực tiếp Truyền thông gián tiếp phụ thuộc vào phương tiện truyền thông đại chúng, bầu không khí kiện Các Phương tiện truyền thơng gián mang tính số đơng có chọn lựa gồm có phương tiện truyền thơng qua hình thức in ấn (báo, tạp chí, thư gửi trực tiếp), phương tiện truyền thông điện tử (radio, TV) phương tiện truyền thơng trình bày (billboards, biển hiệu, posters) II TRUYỀN THƠNG HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP Truyền thơng hiệu quả: Q trình truyền thơng bị mắc lỗi thơng điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình Điều tạo nên rối loạn không cần thiết giảm hiệu giao tiếp  Do vậy, Truyền thông hiệu người gửi người nhận lĩnh hội theo cách (Hình 1.1) Đặc tính thành tố truyền thơng/ giao tiếp Theo mơ hình truyền thơng ( Hình 1.1), ta thấy quy trình truyền thơng thơng tin bao gồm yếu tố: người gửi, người nhận, thông điệp, kênh thông tin, yếu tố chức truyền thông thông tin (mã hóa, giải mã, phản ứng phản hồi) nhiễu thông tin Để truyền thông hiệu quả, nhà quản trị phải phân tích đặc tính thành tố truyền thơng, để nhận dạng đặc thù, tính chất yếu tố Sau sở đề định xác cách thức truyền thông  Thông điệp: Là điều quan trọng muốn gửi gắm thơng qua hình thức hoạt động, việc làm mang tính biểu trưng  Nguồn thơng tin/ người gửi Đặc tính: Nguồn tin xuất phát từ nhân vật, trung tâm tổ chức truyền tin Khơng thể đảm bảo thơng tin người thu nhận hiểu cách tương ứng  Mã hóa: Trong cấu trúc luận, đơn giản ngơn ngữ mà cộng đồng nói sử dụng Quan điểm cũ thiếu xác Giao tiếp học đại chứng minh người sở hữu sở đắc vùng ngôn ngữ định tài sản chung ngôn ngữ cộng đồng Bởi vì, cá nhân giáo dục khác nhau, đặc điểm gia đình khác nhau, hồn cảnh địa phương địa lí khác nên điều kiện học tiếng mẹ đẻ sử dụng nhu cầu dùng khác Suy cho cùng, giao tiếp người tìm hiểu thống mã mà thơi Song kinh nghiệm xử lí ngơn ngữ khác nên "bi kịch" lồi người chỗ không cá thể cộng đồng thống hồn tồn mã giao tiếp với Vì vậy, nghệ thuật giao tiếp nghệ thuật biết dừng lại thống mã, mức độ mã Những yếu tố ảnh hưởng đến q trình mã hóa:  Một từ hiểu khác người khác  Từ ngữ liên tục thay đổi nghĩa cách sử dụng  Từ ngữ dùng giai đoạn mã hóa tác động nhiều đến thông điệp đầu dùng để giao tiếp với người nhận tin  Giải mã: Sau truyền tải thông điệp cần thiết phải giải mã người nhận tin trước họ có hành động hay phản ứng Việc giải mã thông điệp phụ thuộc nhiều vào tri thức người Thiên lệch nhận thức cá nhân xuất phát từ nhiều yếu tố: khuôn mẫu áp dụng, biểu tượng sử dụng, ngữ nghĩa, kênh truyền thông sử dụng  Người nhận tin Truyền thông không diễn thông điệp không truyền tải đến đối tượng mục tiêu không đạt tác động mong đợi Ngay thông điệp người nhận tin hiểu cách rõ ràng chưa thể đảm bảo phản ứng hành động họ theo mong đợi Thực tế, thơng điệp tạo tác động với người nhận tin sau:  Làm thay đởi thái độ- quan điểm  Tạo thái độ - quan điểm  Tạo nghi ngờ  Phương thức truyền thông/Kênh thông tin: Phương thức truyền thông Kênh thơng tin đóng vai trò cầu nối giúp cho người truyền tin dễ dàng tiếp cận với đối tượng nhận tin., o Phương thức truyền thông bao gồm:  Văn  Lời nói  Phi ngôn từ  Điện tử o Kênh thông tin bao gồm hình thức  Truyền thơng dạng ấn phẩm (thư trực tiếp, báo tạp chí)  Truyền thơng quảng bá (truyền thanh, truyền hình),  Truyền thơng điện tử (băng ghi âm ghi hình, đĩa ghi hình, internet: email, báo mạng, mạng xã hội,…)  Phương tiện trưng bày (panơ, bảng hiệu, áp phích, bảng tin)  Phản hồi: Phản hồi thành phần đặc biệt quan trọng chuỗi truyền thông Người truyền thông phải nhận phản hồi người nhận tin để biết xem thông điệp chưa nhận, giúp hộ tạo cấu trúc hợp lý cho thông điệp tương lai  Nhiễu thông tin : Nhưng giao tiếp khơng thể tiến hành mơi trường lí tưởng sơ đồ giao tiếp Các nhân tố người nói, người nghe, mã ngơn ngữ, chu cảnh giao tiếp nhân tố tạo thuận lợi, làm tăng hiệu lực giao tiếp ta biết cách khai thác chúng Trong thực tế, nhân tố thuận lợi vậy, phải tính đến nhân tố ln cản trở q trình giao tiếp, làm phương hại giá trị thông tin chuyển giao, làm sai lạc nội dung thơng điệp, Nhiễu thông tin Người ta thường chia nhiễu thành hai loại: nhiễu khách quan nhiễu chủ quan Thuộc nhiễu khách quan tất cản trở điều kiện khách quan đem lại Ví dụ: tiếng ồn, nhiệt độ, thời tiết Còn thuộc nhiễu chủ quan cản trở làm phương hại đến giao tiếp người nói người nghe (những người tham gia giao tiếp) đưa lại cách cố ý khơng cố ý Ví dụ: chán đối thoại với đó; đói, mệt mỏi ; lí học thức lí văn hố Trong hai loại nhiễu, với nhiễu khách quan tiến khoa học kĩ thuật người ta khắc phục được, người ta bất lực trước khó khăn nhiễu chủ quan gây Vì vấn đề người, vấn đề mã vấn đề trình độ giao tiếp PHẦN B: TRUYỀN THƠNG HIỆU QUẢ I CÁC BƯỚC ĐỂ TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ Truyền thông hiêu yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm điều này, bạn phải hiểu thơng điệp gì, đối tượng thơng điệp ai, thơng điệp lĩnh hội Bạn cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh ảnh hưởng đến việc giao tiếp ví dụ tình thực tế hay bối cảnh văn hóa Các bước truyền thông thông tin hiệu  Bước 1: Nhận dạng đối tượng nhận thơng tin Theo mơ hình truyền thơng (hình 1.1) nhân tố then chốt truyền thông Để truyền thông hiệu quả, điêu quan trọng cần phải biết muốn hướng tới đối tượng mong muốn phản ứng Và phải gửi thơng điệp thơng qua phương tiện truyền thơng để đến với đối tượng mục tiêu Đồng thời, triển khai kênh phản hồi mà nhờ họ biết phản ứng đối tượng nhận thông tin với thông điệp gửi Người truyền tin phải bắt đầu công việc với đối tượng nhận tin thật rõ ràng Đối tượng thưởng ngoạn khách hàng tiềm năng, người sử dụng tại, người định hay gây ảnh hưởng Từ việc phân tích hiểu đối tượng nhận thơng tin ai? Có đặc điểm gì? Ta định thành tố truyền thơng như: nói (what), thơng điệp nào(how), nói đâu (where), kênh thông tin phù hợp  Bước 2: Xác định phản ứng mà mong đợi Một đối tượng nhận thông tin xác định rõ, bước phải định xem tìm kiếm loại phản ứng Ví dụ: Với doanh nghiệp phản ứng mong muốn cuối khách chịu mua hàng Nhưng mua hàng kết trình lâu dài người tiêu dùng định Và, Khách hàng trạng thái số trạng thái sẵn sàng người mua – Chú ý, am hiểu, thích thú, ưa thích hơn, tin tưởng mua hàng  Bước 3: Chọn thông điệp Đã xác định phản ứng mà mong đợi từ phía đối tượng thưởng ngoạn, nhà truyền thông tin chuyển sang việc phát triển thông điệp hiệu Lý tưởng thông điệp nên nhận ý (Attention), nắm giữ hứng thú (Interset), làm trỗi dậy khát khao (Desire) thu hành động (Action) –gọi chung mơ hình AIDA Trong lúc tạo dựng thông điệp, người truyền thông cần phải giải vấn đề: nói điều (nội dung thơng điệp), nói cho thật khúc chiết (cấu trúc thơng điệp) nói để mang tính biểu tượng (định dạng thơng điệp), Ngồi cần phải lưu ý yếu tố trình xây dựng thông điệp: o Tiêu chuẩn giá trị người truyền đạt người nghe; o Người nghe địa phương khác nhau, quốc gia khác nhau; o Những ngưỡng cửa sàng lọc thông tin;  Bước 4: Chọn phương pháp truyền thông kênh thông tin Phương pháp truyền thông kênh thông tin nhân tố quan trọng việc truyền tải thông điệp tới người nhận tin Đóng vai trò cầu nối, việc lựa chọn phương pháp truyền thông kênh thông tin định đến chất lượng truyền tải thông điệp Mỗi phương pháp truyền thông kênh thông tin có ưu nhược điểm riêng Tuy nhiên, tất nhiều bị chi phối chịu ảnh hưởng từ tác nhân xung quanh như: Môi trường, tiếng ồn, nhiệt độ, thời tiết Hay gọi “Nhiễu Thông Tin.” Vậy nên, định lựa chọn phương thức thể kênh thông tin điều mà người gửi phải cân đối để vừa truyền tải chất nội dung thông điệp đồng thời phải giảm thiểu ảnh hưởng của“Nhiễu Thông Tin.”  Bước 5: Thu thập thông tin phản hồi Sau gửi thông điệp, nhà truyền thông cần phải nghiên cứu hiệu đối tượng mục tiêu Điều bao gồm việc dò hỏi đối tượng thưởng ngoạn mục tiêu xem họ có ghi nhớ thơng điệp hay không, họ thấy thông điệp lần rồi, họ nhớ lại điểm II CÁC TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ TRONG TRUYỀN THÔNG DOANH NGHIỆP Mơ hình truyền thơng GPBank A Truyền thơng nội Đặc điểm: Đây chị đạo, hướng dẫn mang tính nghiệp vụ, quy định Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước thời kỳ để nhân viên nắm thực Thông điệp nên sử dụng: Văn hướng dẫn, thông báo Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc …… Phương thức truyền thông kênh thông tin  (Văn bản) Thông qua thư điện tử nội Outlook (E - Mail)  Sau văn soạn thảo cấp có thẩm quyền ký duyệt, văn chuyển qua phân văn thư thuộc văn phòng Tổng giám đốc quản lý điều hành Scan toàn văn lưu dạng file PDF sau gửi qua E- Mail cá nhân cho toàn nhân viên tồn hệ thống để biết  Những thơng báo mang tính riêng tư gửi trực tiếp qua E - Mail người hệ thống để bảo mật thông tin  Việc gửi văn qua E - Mail giảm chi phí in ấn tài liệu, vận chuyển, thông tin đến nhanh, đáp ứng yêu cầu mặt thời gian… Nhưng có nhược điểm nhân viện phải thường xuyên vào Check Mail để đọc thông tin, nhân viên khơng có thói quen Check Mail khơng nắm bắt thông báo Ngân hàng  Mặt khác việc gửi thông báo qua E- Mail nội dễ bị lộ thơng tin ngồi nhân viên Ngân háng muốn chuyển văn ngồi có thắc mắc đọc khơng hiểu phải hỏi phân chuyên môn để họ giải thích  (Lời nói) Họp trực tiếp  Hình thức Ngân hàng thường xuyên sử dụng để Quản lý cấp cao, cấp trung khuyến khích, truyền cảm hứng cho nhân viên để thúc đẩy hiệu công việc, lắng nghe ý kiến cấp giưới để có đạo để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc công việc  Họp trực tiếp áp dụng thường xuyên Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc với Giám đốc, Phó Giám đốc chi nhánh Họp trực tiếp tốn chi phí lại, ăn ở…, thông tin cung cấp cho người  Mặt khác, việc họp trực tiếp áp dụng Giám đốc Chi nhánh, Phòng giao dịch muốn thơng báo định hướng phát triển Ngân hàng tới nhân viên lắng nghe ý kiến Nhân viên, qua khuyến khích thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu B Truyền thông bên ngồi Đặc điểm: Mục đích cung cấp thơng tin cần thiết cho cá nhân, doanh nghiệp, quan quản lý nhà nước …… Người cung cấp thông tin: Thường người đại diện cho Ngân hàng như: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Đây người có uy tín xã hội, có tầm ảnh hưởng đến xã hội đại diện hợp pháp Ngân hàng Các phương thức truyền thông: Văn bản, lời nói, hình ảnh, … Thời gian làm truyền thơng: Có thời gian chuẩn bị kỹ nội dung thơng tin cần cung cấp Thơng tin trung thực có thông tin liên hệ rõ ràng Các đối tượng bên ngồi mà GPBank hướng tới giới truyền thơng, người đầu tư, cổ đông, doanh nghiệp quan quản lý nhà nước Đối với đối tượng khác nhau, Ngân hàng sử dụng phương thức truyền thông khác nhắm mang lại hiệu tối đa 1.1 Truyền thông tới giới truyền thông Kênh thông tin hiệu o Phát hành thông cáo, tài liệu báo chí, thư từ o Phỏng vấn, phát biểu câu chuyện thương mại o Tiếp xúc cá nhân, xây dựng quan hệ, chuyến làm quen o Họp báo, gặp gỡ báo chí 1.2 Truyền thơng giới đầu tư Kênh thông tin hiệu o Báo cáo thường niên, họp hàng năm o Mạng nội bộ, trang web… 1.3 Truyền thông tới cộng đồng Kênh thông tin hiệu o Qun góp, tài trợ tham gia chương trình mang tính cộng đồng xã hội… o Họp mặt trực tiếp 1.4Truyền thơng/ giao tiếp tới quyền Kênh thơng tin hiệu o Gặp mặt thức, khơng thức, tham gia chương trình hỗ trợ, giải thích vận động hành lang o Gửi công văn, thông báo … 1.5 Truyền thông tới khách hàng Kênh thông tin hiệu o Quảng cáo, Phát tờ rơi, nhân viên tư vấn o Tổ chức kiện, phát hành thông tin định kỳ, xây dựng chế phản hồi, xây dựng quản lý đường dây nóng Kết luận: Truyền thông yếu tố quan trọng doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho phương thức truyền thơng, mạng lưới kênh thơng tin hệu quả, qua giúp nhà quản lý doanh nghiệp điều hành dễ dàng, thơng qua xây dựng hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp đến khách hàng Trong quản lý truyền thông, nhà quản lý nên thiết lập chiến lược truyền thông mà mối liên hệ truyền thơng với việc xây dựng lòng tin cần phải thúc đẩy Cùng với yếu tố tin cậy, bấu khơng khí hợp tác phản ánh triết lý quản lý Một sách truyền thơng mở bao gồm cá nhân, phòng ban nhóm đối tác liên quan đến doanh nghiệp nhằm đạt triển vọng phát tiển TƯ LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức – Porf Hugh Adams – Đại học Eastern Michigan http://www.polygon.vn/vn/ViewAllArticle.aspx? PageName=ContentDetail&ContentType=Content&ID=246S http://ngonngu.net/index.php?p=240 Tổng hợp số viết mạng internet  ... tiện truyền thơng điện tử (radio, TV) phương tiện truyền thơng trình bày (billboards, biển hiệu, posters) II TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP Truyền thơng hiệu quả: Q trình truyền thông. .. hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp đến khách hàng Trong quản lý truyền thông, nhà quản lý nên thiết lập chiến lược truyền thơng mà mối liên hệ truyền thơng với việc... thơng yếu tố quan trọng doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho phương thức truyền thông, mạng lưới kênh thông tin hệu quả, qua giúp nhà quản lý doanh nghiệp điều hành dễ dàng,