Kế hoạch xây dựng công ty sự kiện hoàn chỉnh.

Bản kế hoạch hoàn thiện cho việc mở công ty sự kiện cho các bạn cần, nghiên cứu và đưa ra phương hướng hoạt động cụ thể, kế hoạch trải dài, đánh vào thị trường mục tiêu rõ ràng, xây dựng chiến lược dài hạn.

MARKETING DỊCH VỤ TỔ CHƯC SỰ KIỆN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HAPPY A Lời Mở Đầu Ngày nay, tồn cầu hóa xu phát triển tất yếu quan hệ quốc tế đại Việt Nam gia nhập WTO điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho doanh nghiệp Việt Nam Nhưng bên cạnh khó khăn thách thức khơng nhỏ, muốn đứng vững đòi hỏi doanh nghiệp nước phải tìm cho hướng đắn Vấn đề đặt cho doanh nghiệp để vượt lên chiếm ưu thị trường kinh doanh có hiểu Marketing ngày trở nên quan trọng doanh nghiệp, góp phần vào thành cơng doanh nghiệp đem đến cho doanh nghiệp động, linh hoạt kinh doanh khả tiếp cận thị trường Marketing doanh nghiệp xem công cụ để chiến thắng cạnh tranh Hoạt động quan hệ quần chúng mà tổ chức kiện nhân tố quan trọng hoạt động truyền thông biến số biến số Marketing_Mix mà doanh nghiệp đặc biệt trọng nhằm truyền tải thông điệp định vị thương hiệu tâm trí khách hàng mục tiêu Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu khu vực, tác động không nhỏ đến kinh tế Việt Nam Các doanh nghiệp đối mặt với khó khăn, thách thức, việc trì, giữ vững vị thị trường vấn đề trọng tâm doanh nghiệp Vì thế, hoạt động Marketing doanh nghiệp trọng hơn, đặc biệt hoạt động truyền thơng, mà hoạt động tổ chức kiện lĩnh vực quan trọng truyền thông Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động tổ chức kiện, công ty tổ chức kiện Happy đời ngày phát triển nhiều lĩnh vực hoạt động B NÔI DUNG I KHÁI QUÁT THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM Quy mô đặc điểm cung Ở Việt Nam có nhiều doanh nghiệp tổ chức cung ứng dịch vụ tổ chức kiện chuyên nghiệp nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ không chuyên khác, chiếm phần không nhỏ tổng số công ty truyền thông quảng cáo Hơn nữa, công ty tổ chức kiện người Việt chiếm khoảng 20% tổng số công ty kiện Việt Nam Ngày có nhiều cơng ty tổ chức kiện xuất Việt Nam với quy mô lớn, nhỏ, đa dạng nước quốc tế Trong có nhiều công ty tạo thương hiệu riêng với bề dày kinh nghiệm thông qua kiện tầm cỡ Quy mô đặc điểm cầu II Thị trường tổ chức kiện Việt Nam đa dạng phức tạp Việt Nam có 90 triệu dân, 64 tỉnh thành phố, có hàng trăm ngàn doanh nghiệp, nhu cầu tổ chức kiện đa dạng Trung bình hàng năm doanh nghiệp chi 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm 15 tỉ USD cho việc tổ chức kiện khác Điều thể tiêu dùng tổ chức kiện chiếm đến 60% so với số 92% vào quảng cáo số tiền bỏ lại không thua với quảng cáo điều chứng tỏ tổ chức kiện doanh nghiệp đầu tư nhiều từ tổ chức dịch vụ tổ chức kiện dịch vụ cần cho tổ chức kiên Như biết tổ chức kiện đa dạng phong phú Từ kiện bất khả kháng ma chay, cưới hỏi kiện họp nội công ty, họp đại hội cổ đông kiện lớn tầm cỡ quốc gia hội nghị, hội thảo đặc biệt kiện theo mùa lễ hội… muốn tổ chức thành công để lại ấn tượng tốt tâm trí người tham dự khơng kiện mà sau kiện đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức Vì tác động mà tổ chức kiện mang lại nên nhu cầu tổ chức kiện ngày tăng, dẫn đến cung ứng thị trường tổ chúc kiện diễn sơi động PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC MARKETING DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HAPPY Giới thiệu công ty tổ chức kiện HAPPY Happy thành lập dựa thành viên trẻ với khát vọng hoài bão cung cấp cho Khách hàng tận tâm, chu đáo hoạt động mà Happy thực Đem đến hài lòng cao hình ảnh thân thiện từ phía khách hàng Happy mang giải pháp để phục vụ Khách hàng tốt nhất: Tổ chức kiện, Kích hoạt thương hiệu, tiếp thị trực tiếp quảng cáo- truyền thông Mục tiêu,sứ mệnh tầm nhìn Ngày từ thành lập Happy hướng tới mục tiêu quan trọng chủ chốt trở thành doanh nghiệp đứng đầu lĩnh vực truyền thông, quáng cáo tổ chức kiện Với bùng nổ thị trường, quân mạnh mẽ, học hỏi từ nhiều phía nhìn nhận khách hàng chi tiết nhỏ "Có nhỏ có lớn", Happy bắc cầu sản phẩm đến người tiêu dùng, "kéo" sản phẩm lại gần với đối tượng trọng tâm Happy mong muốn rằng: “ Cái khách hàng cần có, khách hàng muốn chúng tơi sẵn sàng “ Dù nào, khúc mắc, nhu cầu đem lại hiệu cao cho khách hàng Với khách hàng tận tâm với có, đạt đến khách hàng muốn, thể khách hàng yêu cầu Mang chữ tín bên đưa giải pháp tối ưu cho vấn đề mà khách hàng mong muốn Triết lý chúng tơi “Tạo niềm vui cho người khác vui tạo niềm vui cho mình” Với phương châm “khách hàng trung tâm” “sự hài lòng khách hàng thành công chúng tôi”, Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Happy nỗ lực để mang lại dịch vụ tốt giải pháp tối ưu cho khách hàng Vì vậy, tồn thể nhân viên Happy tâm niệm làm việc theo suy nghĩ “Hãy phục vụ khách hàng phục vụ thân chúng ta” Chính sách "khách hàng trung tâm" “kim nam” cho hoạt động công ty Chúng lắng nghe, phân tích thấu hiểu nhu cầu khách hàng áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư để giải tối ưu nhu cầu đó, giúp doanh nghiệp phát triển hoạt động kinh doanh mình, quảng bá thương hiệu tốt Chúng tơi làm ? Happy Event đem đến cho bạn giải pháp mang tầm chiến lược lĩnh vực truyền thông, tổ chức kiện quảng bá thương hiệu…Chúng tơi cung cấp dịch vụ tồn diện tổ chức kiện, xây dựng phát triển thươnghiệu từ việc nghiên cứu, phân tích xu hướng, lập chiến lược định vị, chiến lược khác biệt, thiết kế logo, sáng tạo kiện thực chương trình truyền thơng thương hiệu… Các lĩnh vực hoạt động cơng ty : Tổ chức kiện, Kích hoạt thương hiệu, tiếp thị trực tiếp quảng cáo- truyền thông, cụ thể : * Sự kiện marketing: - Sự kiện kỷ niệm - Ra mắt sản phẩm, dịch vụ - Sự kiện xúc tiến bán hàng - Hội thảo, hội nghị chuyên đề * Sự kiện cộng đồng: - Festival tổng hợp, địa phương, vùng miền - Lễ hội quốc gia & quốc tế - Các giải thi đấu thể thao - Các hoạt động thiện nguyện * Sự kiện doanh nghiệp: - Khai trương - Động thổ - Khánh thành Tổ chức kiện quảng cáo truyền thông Quý khách hàng cần tổ chức hoạt động quảng bá thương hiệu, khai trương dịch vụ, giới thiệu SP mới, triển lãm hay ca nhạc, thời trang hoạt động lễ hội, thể thao hay đơn giản lễ động thổ, khánh thành lễ kỷ niệm v v v mà công ty mong muốn Đừng ngại ngần, liên lạc với Happy, đưa nhiều sắc thái, muôn màu sắc, hoạt động hết dịch vụ trọn gói như: ý tưởng kịch bản, nội dung thể hiện, cách thức thực hiện, tính pháp lý tổ chức chương trình, âm ánh sáng sân khấu, thiết bị vật tư chương trình, người dẫn chương trình, ca sỹ, diễn viên, nhóm múa, trò chơi, theo tùy thể loại mà bạn mong muốn dịch vụ hỗ trợ nhỏ đến với bạn như: chụp hình chương trình quay film, báo mạng báo giấy đưa tin kiện Happy cam kết chương trình góp phần khơng nhỏ nằm trí nhớ khách hàng Kích hoạt thương hiệu, tiếp thị trực tiếp Quý khách hàng cần thương hiệu công ty Tỏa sáng, công ty muốn sản phẩm đươc khách hàng quan tâm, công ty thấy thị trường rộng mở muốn lấn sân? Hãy tìm Happy, chúng tơi đưa loạt hoạt động sản phẩm dịch vụ mà khách hàng mong muốn đồng kết nối đến đối tượng công ty yêu cầu như: event, roadshow, sampling, đặt booth giới thiệu sản phẩm, cung cấp PG, PB, hoạt náo viên, in ấn, dịch vụ nhiều hình thức khác thơng qua nhu cầu mà khách hàng mong muốn Chúng sẵn sàng khách hàng muốn Tại bạn nên chọn chúng tơi? • Với uy tín sức mạnh thương hiệu, website: www.happyevent.com công ty nằm top công ty tổ chức kiện miền trung • Giải pháp tối ưu, tiết kiệm chi phí hiệu cao lợi ích mà chúng tơi mang lại cho khách hàng • Chúng tơi cam kết “Uy tín - chất lượng” dịch vụ • Chúng phục vụ khách hàng phương châm cốt lõi 5T-1K: TÍN - TÂM - TRÍ TỐC - TINH - KẾT • TÍN - Đặt uy tín lên hàng đầu, cam kết chất lượng lợi cạnh tranh niềm tin cho khách hàng • TÂM - Cùng đồng hành với thành công khách hàng, đảm bảo tinh thần hợp tác tốt • TRÍ - Coi sáng tạo, đổi cội nguồn sức mạnh, tạo nên khác bi ệt mà chất lượng sản phẩm dịch vụ thỏa mãn khách hàng • TỐC - Lấy nhanh nhẹn, kịp thời làm kim nam cho tinh thần xử lý cơng việc • TINH - Xây dựng đội ngũ nhân chuyên nghiệp, động để đảm bảo chất lượng đưa đến sản phẩm dịch vụ cho khách hàng • KẾT - Phát huy tinh thần đồn kết, tinh thần đồng đội, tính kỷ luật s ự công tập thể nhân Để phát triển bền vững đào tạo nhân lực chuyên nghiệp Công ty thành lập câu lạc tổ chức kiện với hàng trăm thành viên trẻ, giàu nhiệt huyết tài Các thành viên câu lạc sinh viên ưu tú tuyển chọn từ trường đại học hàng đầu Việt Nam Câu lạc tổ chức kiện nơi ươm mầm tài phát huy khả bạn trẻ đam mê event Công ty hướng tới phát triển bền vững trọng việc phát hiện, đào tạo, bồi dưỡng nhân tài Chính vậy, tự hào đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm có gắn bó lâu dài với công ty Bề dày kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên động, sáng tạo, nhiệt tình chuyên nghiệp mạnh công ty chúng tôi, góp phần làm nên thành cơng kiện Happy Event - Công ty tổ chức kiện Happy tự tin mang đến quý khách hàng giải pháp hàng đầu lĩnh vực tổ chức kiện nhằm xây dựng tạo nên thương hiệu đẳng cấp Chi tiết xin liên hệ : Email : happyevent@gmail.com Mobile : 0543666666 Website : www.happyevent.com Add : 102_Nguyễn Sinh Cung_TP Huế Phân tích thị trường 2.1 Phân đoạn thị trường tổ chức kiện Do nhu cầu thị trường tổ chức kiện đa dạng phong phú nên việc chia đoạn thị trường thị trường tổ chức kiện đánh giá theo nhiều tiêu chí Khơng có doanh nghiệp cần phải tổ chức kiện mà tổ chức phi phủ cần kiện để giới thiệu hoạt động tổ chức, cá nhân cần kiện để giới thiệu hoạt động tổ chức, cá nhân cần kiện để giới thiệu hình ảnh tới cơng chúng nhằm mục đích tinh thần… Chủ thể kiện giao toàn phần chuẩn bị tổ chức, phần công tác chuẩn bị cho công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện người sử dụng dịch vụ tiêu dùng tổ chức kiện, chủ thể kiện giống người tiêu dùng loại dịch vụ, mà họ có nhu cầu mong muốn giống người tiêu dùng thông thường Nhưng loại dịch vụ đặc biệt, khơng chi người tiêu dùng mà có nhiều người tiêu dùng, sồ hàng hóa dịch vụ sử dụng kiện nhiều lại bao gồm hàng hóa dịch vụ dụng kiện nhiều lại bao gồm hàng hóa dịch vụ nhỏ Do đặc thù kiện vậy, nên việc lựa chọn phân chia đoạn thị trường theo tiêu chí phân đoạn thị trường nhân hay địa lý, tâm lý hành vi khơng phù hợp, nhu cầu tổ chức kiện lớn Vì vậy, nên phân chia thị trường tổ chức kiện theo đối tượng sử dụng tổ chức kiện phân chia theo quy mô khả toán tổ chức kiện a Phân chia thị trường tổ chức kiện theo đối tượng sử dụng tổ chức kiện Sự kiện năm tổ chức nhiều có nhiều đối tượng tham gia vào kiện, tổ chức kiện i) Đối tượng sử dụng tổ chức kiện quan phủ, tổ chức phi lợi nhuận Đặc điểm đối tượng tiêu dùng dịch vụ thường sử dụng kiện lớn nhằm mục đích phục vụ cộng đồng Đối tượng tiêu dùng tập thể không người, mà nhiều người Quy mô tiêu dùng thường lớn, kiện thường có quy mơ lớn, kéo dài hiều ngày Sự định thường tập thể, định cuối thuộc người lãnh đạo tổ chức Nhu cầu sử dụng thường vào ngày lễ kỹ niệm, ngày hội ấn định lên kế hoạch từ trước ii) Đối tượng tiêu dùng dịch vụ công ty, doanh nghiệp, sở sản xuất kinh doanh Đặc điểm đối tượng người định người đứng đầu tổ chức kinh doanh Đây tổ chức kinh doanh lợi nhuận nhu cầu tổ chức kiện lớn Tuy tiêu dùng dịch vụ nhiều quy mô thường nhỏ Do đặc thù nghành kinh doanh lợi nhuận nên kiện tổ chức với mong muốn làm bật sản phẩm Nhu cầu sử dụng loại hình dịch vụ tổ chức kiện bao gồm khai trương_ nhằm giới thiệu cho nguwoif biết đến họ,hay giới thiệu sản phẩm iii) Đối tượng tiêu dùng kiện cá nhân Đây đối tượng sử dụng hành vi tâm lý phức tạp nhất, người sử dụng chủ kiện đồng thời người đinh cảu kiện Mỗi cá nhân có trình độ văn hóa khác nhau, nơi ở, tâm lý, hành vi khác nhu cầu kiện khác b Quy mơ kiện khả tốn i) Những kiện lướn dài ngày có khả toán cao Đặc điểm kiện nhu cầu sử dung dịch vụ lớn, nguồn nhân lực lớn, kiện kèm đa dạng phong phú Về quy mơ kiện lớn kiện không lớn số lượng dịch vụ sử dụng kiện lướn nhiều mà kiên mà có ảnh hưởng lớn nahr hưởng đến quốc gia, liên quan đến nhiều nước… Do tầm quan trọng kiện quy mô lớn, nên kiện không hauy động công ty tổ chức kiện mà chuỗi công ty tổ chức kiện, kiện có quy mô lớn nên khâu kiện bao gồm nhiều khâu nhỏ, khâu nhỏ lại có kiện nhỏ cơng ty khơng thể bao qt tồn mà phải sử dụng nhiều công ty tổ chức kiện đồng thời sử dụng nhiều dịch vụ để phục vụ cho tổ chức kiện Bên cạnh kiện với quy mơ lớn kéo theo hàng laotj kiện nhỏ tổ chức liên quan Những kiện dài ngày bao gồm kiện hội họp, trưng bày, giới thiệu Những kiện dài ngày khơng kể quy mơ lớn mà kiện có quy mơ nhỏ phụ thuộc vào tính chất thời gian Nhu cầu với loại hình tổ chức kiện khơng nhiều thường xun có đổi mới, sáng tạo thu hút đươc người tham gia quan tâm ii) Những kiện nhỏ ngắn ngày có khả tốn thấp Đặc điểm quy mô nhỏ, ngân sách kiện loại nhỏ nhiều so với kiện quy mô lớn Tùy công ty, tổ chức, mà với kiện ngắn ngày nhỏ họ có định tổ chức kiện hay khơng 2.2 Phân tích đối tượng khách hàng Khách hàng cá nhân hay tổ chức mà doanh nghiệp hướng nỗ lực marketing vào Họ người có điều kiện định mua sắm Đối với doanh nghiệp, tìm kiếm phát triển số lượng khách hàng ln vấn đề nan giải Có thể, cơng ty xác định nhóm đối tượng khách hàng gì, để họ biết đến sản phẩm hay dịch vụ công ty vấn đề đơn giản Như cần phải xác định khách hàng mục tiêu tổ chức Khách hàng mục tiêu người thật cần sản phẩm dịch vụ, muốn sở hữu sản phẩm dịch vụ có khả tài để định mua chúng Đối với lĩnh vực tổ chức kiện khách hàng đa dạng, cá nhân, tập thể, tổ chức, câu lạc bộ, lớp, đồn hội, gia đình, bạn bè,…nhưng dựa vào sản phẩm dịch vụ mà cơng ty cung cấp cho khách hàng tổ chức hội thảo, khởi công,lễ khánh thành, lễ khởi công, buổi đại hội, giới thiệu sản phẩm mới, họp báo tiệc…và dựa vào nhu cầu khách hàng thị trường khách hàng mục tiêu cơng ty Happy Event cơng ty , doanh nghiệp lớn nhỏ, tổ chức tập thể lớn đoàn hội, câu lạc bộ… Đây khách hàng có khả sử dụng gói dịch vụ công ty lớn nhất, thường xuyên diễn kiện lớn, buổi liên hoan,tổng kết, khai mạc, hội thảo… Như vậy, để đưa chiến lược marketing phù hợp cho sản phảm dịch vụ làm tăng doanh thu cho cơng ty xác định khác hàng mục tiêu mà cần hiểu rõ khách hàng Đó họ cần sản phẩm dịch vụ công ty? Họ mong muốn điều sử dụng sản phẩm dịch vụ? họ đâu? Họ cá nhân hay tập thể? họ cần sử dụng sản phẩm dịch vụ? yếu tố tác động đến tâm lý họ sử dụng dịch vụ? Văn hóa : 10 Vậy nói, chất lượng dịch vụ lợi ích thu khơng phụ thuộc vào người cung cấp dịch vụ mà bị chi phối khách hàng tiếp nhận dịch vụ nhà cung cấp dịch vụ cần biết rõ khách hàng họ để có giải pháp cụ thể, nhằm tơn tạo chất lượng dịch vụ 4.6 Physical Eviroment ( môi trường) Trên thực tế kiện khác tính chất, quy mơ… mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho kiện cụ thể khác Vì mà công ty cân đối lựa chọn danh mục thích hợp cho Dưới danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện thường có : • Thư mời • Chỗ • Đi lại • Thuê địa điểm tổ chức • Diễn tập • Thức ăn • Đồ uống • Trang trí nội thất • Trang trí khác • Âm nhạc • Giải trí • Dẫn chương trình • Nghe nhìn • Ánh sáng • Sân khấu • Phim ảnh 31 • Thiếp chỗ ngồi • Thực đơn • Quà tặng • Bảo hiểm • An ninh • Chi phí nhân cơng • Tiền điện • Trực trạng thiết bị • Vật liệu quảng cáo • Thơng tin liên lạc • Dịch thuật • Vận chuyển • Hải quan a) Địa điểm tổ chức kiện Hiện công ty thường xuyên phải thuê địa điểm tổ chức kiện như: Rạp Trần Hưng Đạo,Nhà văn hóa trung tâm, sân vận động Huda Huế, nhà hàng, khách sạn… b) Tổ chức đưa đón khách Phương tiện chở khách hiên cơng ty phải th ngồi với đội ngũ lái xe Bến đỗ xe đưa đón khách Mặc dù bến đỗ xe phụ thuộc vào địa điểm tổ chức kiện, việc tính tốn, phân tích kỹ điểm đỗ xe quan trọng, có nhiều yêu cầu điểm đỗ xe sức chứa, cự ly tới kiện, đỗ nhà ngồi trời, chi phí ảnh hưởng điểm đỗ tới giao thông đô thị…khu vực đỗ xe cần phải có bảng hướng dẫn chi tiết để khách hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý c) Khách tới kiện 32 Khâu công ty thường giải hai vấn đề lớn: thời tiết chuẩn bị đón tiếp khách tới kiện Việc xem xét thời tiết khí hậu cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp lớn đến kiện Chuẩn bị cho đón tiếp gồm nhiều cơng việc Bên ngồi phòng tổ chức kiện nơi khách mời tiếp xúc, bố trí lối lại, phòng gửi đồ nghi thức đón tiếp dịch vụ cung ứng cho khách Trong phòng kiện, đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí bàn, sân khấu, vật chuẩn bị chu đáo ý đến chi tiết nhỏ d) Không gian thực kiện Thứ nhất: sân khấu, âm ánh sáng Sân khấu nằm không gian thực kiện trung tâm thực kiện Giải vấn đề sân khấu phải nằm việc giải vấn đề thuộc không gian kiện Sân khấu phải đảm bảo đủ điều kiện trang bị ký thuật, chiều cao, chiều rộng không gian kiện Trang trí sân khấu khu vực xung quanh phải hài hòa mang mục tiêu truyền thơng Âm ánh sáng thiếu kiện Ánh sáng kiện gồm ánh sáng hoạt động kiện, ánh sáng bảo vệ, ánh sáng phục vụ ngồi kiện Mỗi loại có u cầu cụ thể, phải ý thiết kế lắp đặt Thứ hai: yêu cầu phòng kiện Gồm yêu cầu nội thất, từ thảm trải sàn nhà, màu sắc nội thất, màu sắc chất lượng thảm, sàn nhảy, hệ thống đèn, tầm nhìn phòng, đường lên xuống sân khấu… 33 e) Tổ chức ăn uống kiện Các kiện mà công ty tổ chức thức ăn, đồ uống công ty đặt trước theo yêu cầu f) Những vấn đề quan tâm khác 34 Bao gồm vấn đề hoạt động giải trí cho kiện, chụp ảnh, quay phim kiện, trang trí thiết bị phòng kiện, q chia tay…đều có tác động mạnh vào kiện Cơng ty chuẩn bị chu đáo vấn đề Với phương châm làm việc nhân viên “ Hướng đến tinh tế cử chỉ” Chúng đưa cơng ty có nét đặc trưng riêng có Hap 4.7 Process (Quy trình ) Một giao dịch dịch vụ tổ chức kiện công ty cổ phần truyền thông kiện Happy mơ tả theo sơ đồ sau: Tìm kiếm KH nhận yêu cầu hoạch báo giá tác chuẩn bị kí hợp đồng tổ chức thực Phân tích tư vấn Lập kế Thiết kế tổng thể kịch cơng Quyết tốn chi phí thực tế (kết thúc kiện ) a) Tìm kiếm khách hàng nhận yêu cầu Là công ty gia nhập thị trường lĩnh vực kinh doanh tổ chức kiện, mà cơng ty chúng tơi chưa nhiều người biết đến với khả kinh doanh ngành dịch vụ mà biết đến công ty công ty chuyên truyền 35 thơng quảng cáo, việc tìm kiếm khách hàng đặt trọng trách lên vai phòng kinh doanh Phòng kinh doanh đảm nhận vai trò tìm kiếm khách hàng cho công ty, công việc khó khăn tìm khách hàng có nhu cầu lớn khó, để thuyết phục sử dụng dịch vụ công ty mà dịch vụ đối thủ cạnh tranh khó khăn hơn, phòng kinh doanh bao gồm nhân viên có kinh nghiệm có kỹ thuyết phục, đàm phán với khách hàng, kỹ đàm phán thuyết trình để khách hàng thấy quyền lợi việc sử dụng dịch vụ công ty, kỹ thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức kiện thân cơng ty Việc tìm kiếm khách hàng tiến hành theo nhiều cách, sử dụng nhiều nguồn thông tin thông tin sách, báo, Internet… b) Phân tích tư vấn Khi xác định xem đối tượng khách hàng nhìn nhận khả khách hàng phù hợp với khả công ty, nhân viên kinh doanh tiến hành công việc tiếp xúc với khách hàng, nhân viên kinh doanh tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử xếp hẹn gặp mặt, nói chuyện dịch vụ tổ chức kiện, giao dịch mà họ có nhu cầu thực lưu ý họ mà họ chưa có nhu cầu, việc làm giống gửi cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, họ mua có nhu cầu tức sau đó, thơng báo với cơng ty có mặt cơng ty, lưu ý họ sử dụng dịch vụ mà họ muốn tổ chức kiện c) Lập kế hoạch Gửi báo giá Dựa vào giá thị trường có dịch vụ tổ chức kiện công ty Happy tham khảo giá dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá dịch vụ tổ chức kiện công ty cạnh tranh, công ty tổ chức kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ, mà phòng kinh doanh gửi cho khách hàng bảng báo giá cho khách hàng, nhân viên kinh doanh tiến hành giao dịch qua email fax, trực tiếp gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến cơng ty khách hàng việc làm có ý nghĩa thiết thực hai bên, với bên công ty Happy bảng báo giá thơng báo với bên khách hàng phạm vi trách nhiệm họ, với bên khách hàng bảng báo giá 36 thơng báo với bên khách hàng bảng báo giá giúp họ cân đối lại ngân sách kiện tính tốn xem có sử dụng dịch vụ cơng ty khơng, bảng báo giá khơng giúp hình dung chi phí kiện mà giúp đơi bên hình dung mảng kiện Khi mà giao dịch với khách hàng gửi báo giá tới khách hàng, nhiên báo giá giá cho dịch vụ tính riêng dịch vụ thiết bị phát d)kí kết hợp đồng Dựa vào yêu cầu bảng báo giá, thấy có phù hợp với kinh phí ngân sách chủ thể kiện tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu hợp tác đôi bên, theo yêu cầu khách hàng nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị dựa vào kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng vào bảng báo họ gửi tới công ty mà loại bỏ số hạng mục mà họ thấy khơng phù hợp Hợp đồng kí kết giao kèo công ty cổ phần truyền thông kiện Happy bên đối tác, vấn đề mà hai bên thoả thuận từ công việc đôi bên trường hợp toán.v.v… e) Thiết kế kịch tổng thể làm công tác chuẩn bị: Việc thiết kế kịch làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp Thiết kế kịch tổng thể thiết kế tồn chương trình Các tổ chức viên phải làm việc để lên kế hoạch chương trình cho vừa độc đáo phải phù hợp với mục đích ban đầu kiện Do có phân cơng rõ ràng ban đầu, tổ chức viên dễ dàng thực công việc phân cơng từ trước đó, cơng việc chia nhỏ nên khó khăn giảm hơn, tổ chức viên hoạt động sáng tạo hơn…các phận làm công tác chuẩn bị, tập hợp dịch vụ sử dụng cho kiện, thuê dịch vụ mà cơng ty khơng thể có được, tổng duyệt kịch trước kiện diễn ra, điều chỉnh vấn đề chưa cho phù hợp, làm thủ tục hành với quyền địa điểm tổ chức kiện Đứng góc độ người tổ chức kiện, mơt ki ện hồn ch ỉnh từ đầu đến cuối mà nhà tổ chức phải lo lắng bao gồm nhi ều khâu chi ti ết nhỏ: +) Dự toán ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch tổ chức ki ện +) Tổ chức tính tốn thời gian 37 +) Danh sách khách mời +) Địa điểm tổ chức kiện +) Tổ chức đưa đón khách +) Khách tới kiện +) Không gian thực kiện +) Tổ chức ăn uống kiện +) Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh quay phim, trang trí chi tiết cho phòng kiện… Thư mời, chỗ ở, lại, thuê địa điểm tổ chức, di ễn tập, thức ăn, đ u ống, trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, gi ải trí, d ẫn ch ương trình, nghe nhìn, ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đ ơn, quà tặng, b ảo hi ểm,an ninh, chi phí nhân công, tiền điện, tiền nước, dịch thu ật, vận chuy ển, h ải quan, thông tin liên lạc, vật liệu quảng cáo,…những hạng mục công ty Happy ch ủ yếu th ngồi cơng ty dịch vụ cho ch ủ th ể s ự ki ện, công ty ch ỉ lên danh sách hạng mục này, việc thêm bớt lại tuỳ thuộc vào ch ủ th ể s ự kiện Với kiện tổ chức tuỳ thuộc vào loại hình ki ện có nh ững mục đích kiện khác nhau, mục đích cơng ty thực hi ện theo với yêu cầu ban tổ chức kiện, mục đích ki ện nhằm giúp ban tổ chức kiện điều hành công việc kiện Người làm dịch vụ kiện tư vấn cho khách hàng th ời gian quy ết định thời gian lại thuộc chủ thể kiện, dịch vụ làm chủ kiện người tổ chức nắm chủ động người làm dịch vụ kiện Có thể nói tất hạng mục tổ chức kiện, không ph ải chủ thể kiện nên công ty thuê hạng mục công vi ệc, phải thay đổi theo thay đổi chủ thể kiện, tư vấn cơng ty hạn chế, công tác chuẩn bị công ty chủ động làm, d ựa vào nh ững hạng mục kế hoạch làm trước 38 d) Quyết tốn chi phí thực tế (kết thúc kiện) Việc kí kết hợp đồng đánh dấu giao dịch kiện tổ chức, việc tốn tính chi phí tổ chức kiện đánh dấu kết thúc kiện Thông thường bên cơng ty Happy tốn khoản chi phí tổ chức kiện trước mà chưa có đặt cọc, số tiền trả sau mà kiện kết thúc, bên lập bảng tốn chi phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền chuyển khoản qua ngân hàng, thắc mắc liên hệ với phòng kế tốn giải thích rõ ràng khoản mục 5, Chi phí – giá bán – lợi nhuận  Chi phí Việc quan trọng kiện, khởi đầu kiện dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện, bên chủ kiện yêu cầu bên công ty Happy dự tốn sơ ngân sách ,thường bảng báo giá công ty, chủ thể kiện lên khung dự toán ngân sách, nhà tổ chức kiện giao cho bên công ty cổ phần truyền thơng kiện Happy tính tốn dự toán cho danh mục hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện, chi phí cho hoạt động dịch vụ thiết yếu Dưới danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện thường có dự tốn : Thư mời, chỗ ở, lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, giải trí, dẫn chương trình, nghe nhìn, ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, bảo hiểm,an ninh, chi phí nhân cơng, tiền điện, tiền nước, dịch thuật, vận chuyển, - hải quan, thông tin liên lạc, vật liệu quảng cáo,… Ngồi có chi phí ảnh hưởng trức tiếp đến chi phí tổ chức kiện : Chi phí tập giới thiệu Chi phí quảng cáo : Báo, tạp chí, phim quảng cáo Chi phí cho khuyến khuyến mại Chi phí cho hoạt động PR : ekip tổ chức, giải thưởng 39 - Chi phí điều hành  Bảng giá cơng ty GIỚI THIỆU BẢNG BÁO GIÁ CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG • • • • • • • • • • • Khách hàng: Thành phố Huế tỉnh lân cận Số khách: Tối đa 300 khách Địa điểm: Khách sạn Sài Gòn Morin Thời gian: ½ ngày Nội dung: PR trực tiếp Các dịch vụ thực Happy Event: Quảng cáo, thông báo, treo biển chương trình khu phố Chuẩn bị hội trường hội thảo Hướng dẫn khách Ăn nhẹ Ca sĩ MC Bảng dự toán ngân sách tổ chức kiện hội nghị khách hàng: STT Dịch vụ Event Số lượng Gía Thành tiền Quảng cáo truyền thơng băng rơn(20 điểm thành phố), kích cỡ 60cmx350cm Băng rôn treo Wellcome you đại sảnh Chuẩn bị khơng gian hội thảo phòng họp (bao gồm ánh sáng, âm thanh, hoa, nước uống, hoa để bàn, bàn ghế, chiếu…) MC( dẫn chương trình) Ăn nhẹ 20c 300.000 6.000.000 Thời gian thực tuần 300.000 300.000 ngày phòng 9.000.000 9.000.000 tiếng người 500.000 500.000 tiếng 100 suất 50.000 5.000.000 30 phút 40 giờ( café, bánh ngọt… Máy chiếu Phòng nghỉ PG đón khách Ca sĩ ban nhạc Thiệp mời Bồi dưỡng cho phóng viên 10 Tổng - - phòng nữ tiết mục 500.000 400.000 500.000 200.000 500.000 2.000.000 3.000.000 1.000.000 300 thiệp đài 5.000 200.000 150.000 600.000 tiếng 30 phút 28.050.000 Giá bán Từ giá thành nêu trên, cơng ty cộng thêm 20% hoa hồng để có giá cho khách hàng sau: 33.660.000 VNĐ Lợi nhuận: _ Từ bảng giá giá bán cho khách ta có : • Tổng thu: 33.660.000 VNĐ • Tổng chi: 28.050.000 VNĐ • Tiền lời: 5.610.000 VNĐ C MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT CHO HOẠT DỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TCSK HAPPY I Giải pháp định hướng kinh doanh công ty - Tiếp tục trì hoạt động ổn định mở rộng thị trường Huế, Đà Nẵng Tăng cường nổ lực công ty để xâm nhập khu vực thị trường lân cận như: tỉnh tiếp giáp Huế - Vốn yếu tố quan trọng giúp công ty mở rộng quy mơ kinh doanh Vì Happy tập trung khai thác, sử dụng vốn có hiệu bảo toàn phát triển vốn, phấn đấu giảm tối đa vốn vay Đảm bảo vùng vay vốn nhanh, thu hồi vốn hiệu - Tiếp nối thành công đạt được, chúng tơi chun nghiệp hóa phận tổ chức kiện với thương hiệu chuyên biệt Happy Event & communication để phục vụ tốt nhu cầu đa dạng khách hàng - Về phương hướng dài hạn công ty tiếp tục thương hiệu mạnh trong lĩnh vực truyền thông tổ chức kiện - Công ty tiếp tục phát triển mạnh thị trường Huế Đà Nẵng lĩnh vực mạnh truyền thông tổ chức kiện đồng thời cố gắng thúc đẩy lĩnh vực khác phát triển như: đào tạo ca sĩ, người mẫu…đây lĩnh vực mẻ đầy hứa hẹn Bên cạnh cơng ty hướng thị trường tiềm mà dịch vụ phát triển cao như: Quảng Ninh, Hải Phòng số thành phố lớn khác 41 - - - Tăng cường liên kết hợp tác với khách hàng đối tác tin cậy, nhà cung ứng thị trường Huế Đà Nẵng để giành lợi cạnh tranh với đối thủ Tăng cường đầu tư vào trang thiết bị khoa học cơng nghệ Vì lĩnh vực đòi hỏi cao cơng nghệ, góp phần giúp ích cho cơng ty tăng cường khả cạnh tranh Cơng ty tìm hiểu vận dụng tốt ảnh hưởng nhân tố khách quan mơi trường vĩ mơ như: văn hóa, luật pháp…đây yếu tố có tác động mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh lĩnh vực công ty II Giải pháp cho hoạt đông Marketing - Hồn thiện q trình nghiên cứu thị trường: Để tiến hành hoạt động kinh doanh có hiệu cơng tác nghiên cứu thị trường cần thiết tiền đề để lập chiến lược - Thu thập thơng tin định kì, thơng qua tổ chức hội nghị khách hàng, hình thức giúp cơng ty tìm hiểu phản ứng khách hàng công ty - Xác định xem đâu thực đối thủ cạnh tranh qua việc nghiên cứu, vấn trực tiếp khách hàng, thông qua hội nghị khách hàng hay qua tạp chí, thời báo kinh tế, thông qua ngành để biết đối thủ cạnh tranh - Kiểm tra phương thức Marketing sử dụng: Bao gồm phân tích số lượng mục tiêu mục tiêu ảnh hưởng đến mục tiêu chung công ty - Phổ biến huấn luyện: việc làm quan trọng cần thiết huấn luyện nhân viên phòng Marketing hệ thống thước đo giá trị hoạt động Marketing Điều quan trọng thành viên phòng Marketing hiểu rõ thực tốt hoạt động Marketing Giải pháp cho hoạt động tổ chức kiện Kế hoạch phát triển thêm số dịch vụ tổ chức kiện công ty: Sau số kiện tổ chức thành công, bỡ ngỡ ban đầu bị loại bỏ, thay vào trưởng thành công ty kinh nghiệm đội ngũ nhân viên cao dần lên Dự báo năm tới kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện mở rộng thêm số lĩnh vực sau:  Phát triển dịch vụ kinh doanh tổ chức kiện ngồi trời Ngành nghề có định hướng hoạt động kiện công ty, chưa vào hoạt động thực Hiện nay, tổ chức kiện trời bao gồm lễ động thổ lễ khởi công tương lai tổ chức kiện đa dạng phong phú như: tổ 42     chức cắm trại cho thiếu nhi, hoạt động nghệ thuật trời nghệ sĩ, ca sĩ, Phát triển dịch vụ kinh doanh tư vấn tổ chức kiện: Ngày cơng ty có nhu cầu tổ chức kiện ngày cao, lại không muốn thuê công ty tổ chức kiện mà muốn thân họ tổ chức, họ muốn hiểu mục đích kiện xảy đem lại cho họ mối lợi tốt công ty tổ chức kiện nhiều Tuy nhiên, khơng xét trình độ chun mơn cơng ty mà xét kĩ tổ chức kiện họ khơng có kinh nghiệm được, cần có chuyên gia tư vấn tổ chức kiện Nâng cao trình độ tổ chức kiện đội ngũ nhân viên: Đội ngũ nhân viên công ty thực quan trọng, phần cốt yếu tạo nên thành cơng Vì nghề dịch vụ mẻ Việt Nam, nên tổ chức kiện chưa đào tạo cách chuyên nghiệp Bên cạnh mặt mạnh đội ngũ tổ chức viên nhiệt tình,năng động, sáng tạo mặt trái tốn đáng lo cho cơng ty phòng nhân có định bổ sung tổ chức viên kinh nghiệm làm việc mơi trường chưa có nên thời gian cơng ty vấn đề đào tạo Vì khâu bồi dưỡng, nâng vcao, quản lý tổ chức viên quan trọng Giải pháp công tác tổ chức quản lý: Nhấn mạnh lại lần ngành nên cơng tác quản lý chồng chéo chưa thực chuyên nghiệp Để cho công tác quản lý đơn giản hiệu hơn, cần quản lý theo phương pháp dọc, mà không cần quản lý trực tiếp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý cho cấp lãnh đạo, mạnh dạn nhìn nhận vào thiếu sót quản lý có điều chỉnh hợp lý Công ty điều chỉnh lương thưởng hợp lý để tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên phát huy tác dụng, tạo lòng tin nhân viên cơng ty, tạo tình cảm mơi trường làm việc thoải mái Giữa nhân viên người quản lý khơng có khoảng cách vị trí người làm th ơng chủ, cơng tác quản lý dễ dàng nhiều Đồng thời kích thích suất lao động, sức sáng tạo cống hiến mẻ cho công ty Gải pháp nâng cao quy trình tổ chức kiện.: Trong kiện tổ chức, công ty cố gắng lên kế hoạch chi tiết khâu quy trình Đặc biệt khâu dự tốn ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện Vì khâu khâu tiên thành bại kiện Công ty cố gắng đầu tư trang thiết bị, vật tư, cơng nghệ để thực hầu 43 hết khâu quy trình Từ đó, giúp cơng ty nâng cao uy tín lĩnh vực tổ chức kiện Các giải pháp khác: Cần có sách marketing sách truyền thông để khuyếch trương tên tuổi công ty công ty sản xuất, kinh doanh dịch vụ khác Việc khuyếch trương thương hiệu không mở rộng thị phần thị trường tổ chức kiện mà tăng uy tín, tạo sức cạnh tranh cơng ty với công ty tổ chức kiện khác Cơng ty tổ chức kiện bật cho công ty đẻ thu hút nhà tài trợ công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ khác Nhận thấy sau kiện cơng ty chủ thể kịện khơng có liên hệ sau kiện kết thúc, khơng có giấy cảm ơn chủ thể kiện, việc làm nhắc nhở công ty việc tồn công ty, cảm ơn chủ thể đơn vị lựa chọn dịch vụ công ty, việc làm khẳng định lựa chọn đắn họ, biến họ thành khách hàng trung thành Duy trì quan hệ khách hàng lâu dài Đồng thời ngồi đơn vị tổ chức kiện cơng ty nên gửi giấy cảm ơn đến nhà tài trợ với tư cách công ty tổ chức kiện người tổ chức, điều việc quảng bá hình ảnh cơng ty đồng thời nhằm mở rộng thị phần tổ chức kiện Sau event kết thúc, công ty tổ chức kiện phận viết báo cáo ghi nhận lại thiếu sót q trình chuẩn bị, q trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho kiện sau D, KẾT LUẬN Tổ chức kiện nghành mẻ phát triển nhanh chóng năm gần Đây nghành hứa hẹn mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp lĩnh vực dịch vụ Nhưng bên cạnh đó, phát triển không đồng bộ, thiếu chuyên nghiệp tổ chức, đặc biệt nhận thức không hiểu biết tầm quan trọng việc xây dựng quy trình tổ chức kiện vấn đề lớn làm cho hoạt dộng tổ chức kiện chưa thể vươn tới tầm cao nghành dịch vụ Ngày nay, tổ chức kiện trở thành công cụ quan trọng hoạt động tiếp thị pr đứng sau quảng cáo nghiên cứu thị trường Các công ty hiểu tổ chức kiện mang họ đến vơi cơng chúng nói lên họ Chính mà hàng năm có hàng tỷ USD chi cho hoạt động tổ chức kiện Nhưng khơng đòi hỏi kiện thơng thường mà họ cần kiện có tính sáng tạo độc đáo gây ý khách hàng, công luận Ngành tổ chức kiện phát tri ển ngày mạnh mẽ Việt Nam góp phần tạo nên tranh marketing 44 Việt Nam đa diện Nó cho thấy hứa hẹn phát triển kinh tế tương lai Một kinh tế cởi mở, động, đa sắc màu Happy Event doanh nghiệp lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam, bước để định vị thương hiệu Nhưng để tăng tính cạnh tranh lâu dài Happy Event bắt buộc cần phải làm chiến lược marketing cho phù hợp với tình hình mục tiêu chung ngành tổ chức kiện, đẩy mạnh công tác thương hiệu quảng bá tiếp thị, củng cố nâng cao chất lượng sản phẩm, thái độ phong cách phục vụ, sản phẩm mới, liên kết đẩy mạnh dự án đầu tư, đầu tư nước ngoài, quy hoạch, đào tạo sử dụng hiệu đội ngũ cán có trình độ cao, nghiệp vụ, ngoại ngữ, sách tiền lương chế độ khen thưởng phúc lợi 45