“THAY ĐỔI MƠ HÌNH TỔ CHỨC TẠI CÁC CHI NHÁNH HUYỆN TRỰC THUỘC VIỄN THƠNG THANH HĨA TRÊN CƠ SỞ ÁP DỤNG LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ NHỮNG THAY ĐỔI CỦA TỔ CHỨC” Giới thiệu Viễn thơng Thanh Hố 1.1 Viễn thơng Thanh Hố Viễn thơng Thanh Hố doanh nghiệp trực thuộc hạch toán phụ thuộc Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam (VNPT) Một số thơng tin doanh nghiệp: • Tên tiếng Việt: VIỄN THƠNG THANH HĨA • Tên tiếng Anh: VNPT THANH HOA • Trụ sở chính: 26A Đại lộ Lê Lợi, phường Điện Biên, TP Thanh Hóa • Điện thoại: 037.3727666 ; Email: vtha@vnpt-thanhhoa.com.vn • Website: • Cơ cấu tổ chức: http://www vnpt-thanhhoa.com.vn - Ban giám đốc - Các Phòng chức năng: + Phòng Tổ chức + Phòng Kinh doanh Thị trường + Phòng Kế tốn + Phòng Đầu tư + Phòng Kỹ thuật + Phòng Tổng hợp + 04 Trung tâm dọc (Chuyển mạch truyền dẫn, Dịch vụ khách hàng, Dịch vụ nội dung, Tin học) + 27 Trung tâm Viễn thơng cấp Huyện • Tổng số lao động: 750 lao động, 39% đạt trình độ Đại học đại học • Ngành nghề kinh doanh: Viễn thơng Thanh Hóa có chức hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ chuyên ngành viễn thông, công nghệ thông tin, bao gồm: - Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông địa bàn tỉnh; -Tổ chức, quản lý, kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin; - Sản xuất, kinh doanh, cung ứng, đại lý vật tư, thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin theo yêu cầu sản xuất kinh doanh đơn vị nhu cầu khách hàng; - Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng cơng trình VT-CNTT; - Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, dịch vụ truyền thông; - Kinh doanh bất động sản, cho th văn phòng; • Một số thông tin khác: Trong giai đoạn 2008-2010, Viễn thông Thanh Hố có bước đột phá quan trọng Doanh thu tăng bình quân 25% năm; doanh nghiệp Viễn thông-Công nghệ thông tin chủ lực địa bàn với thị phần ưu lĩnh vực dịch vụ trả tiền sau Doanh thu năm 2010 đạt 853 tỷ đồng Mục tiêu chiến lược: Năm 2011 VNPT Thanh Hoá phấn đấu đạt doanh thu 1.035 tỷ đồng Tiền lương thu nhập người lao động tăng 10% trở lên so với năm 2010 Giai đoạn 2011-2015 ưu tiên xây dựng doanh nghiệp chủ động hoạt động, sẵn sàng cho mơ hình độc lập thời gian sớm Với vai trò Trưởng phòng Kinh doanh Thị trường, tơi có nhiệm vụ điều hành thực lĩnh vực: Kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài doanh nghiệp; triển khai chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh ; định mức kinh tế kỹ thuật; cung ứng vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh; trình Giám đốc ký kết hợp đồng kinh tế liên kết cung cấp dịch vụ với doanh nghiệp VNPT; sử dụng nguồn vốn phục vụ phát triển sản xuất kinh doanh; quản lý hoạt động thương mại thị trường tồn Viễn thơng Thanh Hố 1.2 Mơ hình Trung tâm viễn thông cấp Huyện: Viễn thơng Thanh Hố có 27 Trung tâm Viễn thơng cấp Huyện, Thị xã, Thành phố trực thuộc (Mỗi Huyện, Thị xã, Thành phố có Trung tâm; sau gọi chung Chi nhánh cấp Huyện • Mơ hình tổ chức Chi nhánh cấp Huyện: - Giám đốc - Tổ Kinh tế - Tổng hợp - Các tổ Kinh doanh dịch vụ khu vực • Chức hoạt động Chi nhánh cấp Huyện: - Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông địa bàn tỉnh; -Tổ chức, quản lý, kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin; - Sản xuất, kinh doanh, cung ứng, đại lý vật tư, thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin theo yêu cầu sản xuất kinh doanh đơn vị nhu cầu khách hàng; - Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng cơng trình Viễn thơng Cơng nghệ thông tin Từ chức nhiệm vụ trên, kết hợp với thói quen hoạt động lâu năm chế độc quyền nhà nước, Chi nhánh cấp huyện nhiệm vụ hoạt động chủ yếu là: Xây dựng mạng lưới kỹ thuậtChờ khách hàng đến đăng ký sử dụng dịch vụ Lắp đặt dịch vụ cho khách hàngThu cước sử dụng dịch vụ khách hàng Sửa chữa khắc phục dịch vụ bị hỏng, liên lạc Các dịch vụ phục vụ chủ yếu dịch vụ dây cáp đồng: điện thoại cố định (fixphone) internet tốc độ cao (ADSL) Thách thức VNPT Thanh Hoá nay: Những năm gần đây, thị trường Viễn thông Việt nam có phát triển nhanh chóng, đời nhiều nhà cung cấp dịch vụ tạo sức ép lớn lên VNPT Tuy nhiên với chế doanh nghiệp nhà nước, VNPT chậm chạp q trình đổi thích ứng với thị trường cạnh tranh Cùng với phát triển mau chóng dịch vụ điện thoại di động, giá cước rẻ dẫn đến dịch vụ điện thoại cố định bị suy giảm nhanh chóng Việc suy giảm dịch chuyển dịch vụ từ cố định sang di động tác động trực tiếp đến VNPT địa phương, có VNPT Thanh Hố Doanh thu dịch vụ điện thoại cố định VNPT Thanh Hoá tháng đầu năm 2011 giảm 50% so với kỳ năm 2010 Điều thách thức với VNPT Thanh Hoá khơng tìm hướng bổ sung cho dịch vụ truyền thống VNPT Thanh Hoá đơn vị trực thuộc, hạch tốn phụ thuộc Tập đồn VNPT Những năm trước đây, VNPT Thanh Hoá chủ yếu phát triển mạng lưới kỹ thuật để cung cấp dịch vụ Việc kinh doanh dịch vụ Vinaphone Công ty Vinaphone đơn vị trực thuộc VNPT trực tiếp thực Tuy nhiên việc kinh doanh dịch vụ Vinaphone VNPT địa phương không đạt kết mong muốn; hệ thống kinh doanh Vinaphone không đủ sức cạnh tranh với Công ty chuyên kinh doanh dịch vụ di động Tính rộng khắp dịch vụ Vinaphone bị hạn chế thiếu hệ thống bán hàng rộng khắp địa bàn Câu hỏi đặt liệu VNPT Thanh Hố làm Tổng đại lý độc quyền để cung cấp sản phẩm dịch vụ điện thoại di động Vinaphone địa bàn tỉnh Thanh Hoá hay khơng? Để làm việc cần thay đổi gì? Cách thức, quy trình thực nào? Phát triển tầm nhìn đổi mới: Từ thách thức trên, VNPT Thanh Hoá định phải khẩn trương thực chiến lược kinh doanh để đảm bảo nguồn thu, nâng cao hiệu nguồn nhân lực có giữ vững thị phần dịch vụ VNPT địa bàn là: Củng cố trì dịch vụ truyền thống cung cấp đồng thời tập trung kinh doanh dịch vụ Vinaphone với vai trò đại lý Công ty Vinaphone địa bàn Mục tiêu trước mắt năm 2011 đạt doanh thu từ dịch vụ Vinaphone 180 tỷ đồng nhằm bù đắp doanh số lợi nhuận sụt giảm từ sụt giảm dịch vụ truyền thống Giải pháp để thực mục tiêu xây dựng quản lý Hệ thống kênh phân phối dịch vụ Vinaphone địa bàn toàn tỉnh Muốn đạt mục tiêu cần thay đổi cấu tổ chức hoạt động Chi nhánh Huyện Trong quan trọng thiết lập phận chuyên trách Chi nhánh Huyện để thực việc xây dựng quản lý Hệ thống kênh phân phối dịch vụ Vinaphone Từ đề xuất phương án thay đổi mơ hình tổ chức Chi nhánh cấp Huyện - Giám đốc - Tổ Kinh tế - Tổng hợp - Các tổ Kinh doanh dịch vụ khu vực - Bộ phận chuyên trách kinh doanh dịch vụ Vinaphone Việc thay đổi tổ chức Chi nhánh Huyện cần thực từ thời điểm nay, xuất phát từ lý do: - Hoạt động VNPT Thanh Hố gặp khó khăn thị trường dịch vụ truyền thống suy giảm nhanh, cần bổ sung lĩnh vực kinh doanh phù hợp - Tận dụng tối đa nguồn nhân lực có (dơi dư việc cung cấp dịch vụ truyền thống bị suy giảm) - Giúp đẩy mạnh kinh doanh dịch vụ Vinaphone để giữ nâng cao thị phần dịch vụ VNPT địa bàn cạnh tranh - Phù hợp với xu sử dụng dịch vụ viễn thơng thị trường Phân tích vấn đề sở lý thuyết hành vi tổ chức: Việc thành lập Bộ phận chuyên trách kinh doanh dịch vụ Vinaphone Chi nhánh Huyện thực sở không tăng lao động Các nhân viên lựa chọn từ số nhân viên có kinh nghiệm làm cơng tác thị trường Tổ Kinh tế - Tổng hợp Tổ kinh doanh dịch vụ khu vực Như kéo theo loạt vấn đề liên quan là: Điều chỉnh thay đổi phân công công việc Tổ Kinh tế - Tổng hợp Tổ kinh doanh dịch vụ khu vực; Đào tạo nhân viên để có đủ trình độ thực việc xây dựng quản trị Hệ thống kênh phân phối dịch vụ Vinaphone Những nội dung kéo theo thay đổi lớn tổ chức hoạt động Chi nhánh Huyện Việc ứng dụng hợp lý lý thuyết quản trị thay đổi tổ chức giúp VNPT Thanh Hoá thực mục tiêu Theo lý thuyết quản trị thay đổi tổ chức: Tổ chức tồn môi trường thay đổi tồn phụ thuộc vào lực việc thích ứng với hội đòi hỏi Phát triển tổ chức loạt thay đổi có kế hoạch có hệ thống Những thay đổi (bản chất can thiệp) triển khai để giúp tổ chức phản ứng với thay đổi môi trường Phát triển tổ chức bao gồm hoạt động tạo thay đổi mà hoạt động tác động đến cá nhân, nhóm, tổ chức Kết thay đổi phát triển giá trị, thái độ hành vi Cùng với đó, thay đổi mang đến không thoải mái thiệt hại cho số người, nhóm tổ chức khác hay bên ngồi tổ chức Tức thay đổi ln gặp trở ngại Có nhiều lý trở ngại, có yếu tố chi phí trực tiếp, giữ thể diện, sợ điều chưa biết, phá vỡ thói quen cũ, hệ thống khơng phù hợp động lực nhóm khơng thích hợp Mơ hình phân tích force field Lewin hệ thống có động lực trở lực Thay đổi diễn theo quy trình: Làm tan băng, thay đổi đóng băng trở lại Trở lực thể phản đối thay đổi nhân viên Lý khiến người phản đối chi phí trực tiếp, giữ thể diện, sợ điều chưa biết, phá vỡ thói quen cũ, hệ thống tổ chức khơng phù hợp động lực nhóm không phù hợp Thay đổi cần thiết phải làm, song người ln có xu hướng chống lại thay đổi Để việc thay đổi thành công cần kết hợp hai phương pháp tăng động lực giảm trở lực Tăng động lực tạo cần thiết phải thay đổi; giảm trở lực giúp hạn chế phản đối thay đổi Giảm trở lực tạo đồng thuận, từ gượng ép chuyển sang tự lựa chọn thay đổi Trong tình thực số biện pháp: Tập trung Truyền thông nội bộ: Truyền thông tin để nhân viên biết hiệu quả, tác dụng tiến hành thay đổi mơ hình tổ chức Chi nhánh Huyện Truyền thông để nhân viên hiểu cần thiết phải điều chỉnh chiến lược kinh doanh, cần thiết phải kinh doanh dịch vụ Vinaphone điều kiện thị trường viễn thông Đào tạo: Đào tạo kỹ quản lý theo mô hình cho cấp quản lý, bao gồm cấp quản lý Chi nhánh Huyện Đào tạo để nhân viên nắm bắt quy trình cung cấp dịch vụ Vinaphone Đào tạo kiến thức quy trình để thiết lập quản lý Hệ thống kênh phân phối dịch vụ Vinaphone Đào tạo để nhân viên Tổ Kinh tế - Tổng hợp Tổ kinh doanh khu vực làm việc chéo để thực nhiệm vụ rút bớt nhân lực sang Bộ phận chuyên trách kinh doanh dịch vụ Vinaphone Sự tham gia nhân viên: Cho phép khuyến khích nhân viên, nhóm nhân viên Chi nhánh Huyện Phòng chức VNPT Thanh Hoá chủ động đề xuất vấn đề cần làm thay đổi mơ hình tổ chức Quản lý áp lực: Giúp cho nhân viên thích ứng với thay đổi Trong bao gồm việc gây áp lực để cấp quản lý nhân viên phải thực thi thích ứng với thay đổi Đơi áp lực khiến họ khó chịu dần nhân viên vào nề nếp làm tăng động lực làm việc cho nhân viên Vì vậy, tạo thuận lợi cho q trình thay đổi Đàm phán: Nếu có phản đối thay đổi, cần đàm phán để thúc đẩy đồng thuận Có thể tổ chức buổi thảo luận, buổi họp, gặp gỡ riêng Trong điều quan trọng lời hứa lợi ích nguồn lực đổi lấy đồng thuận Ép buộc: Việc thay đổi tổ chức hoạt động Chi nhánh Huyện phải triển khai thành cơng Do phương án khơng thành cơng, áp dụng biện pháp ép buộc để thay đổi tổ chức Biện pháp gây ảnh hưởng định, bao gồm việc thường xuyên nhắc nhở người nghĩa vụ họ, theo dõi hành vi, có biện pháp xử lý cứng rắn với người không đồng ý thay đổi Cần thiết sa thải người khơng ủng hộ thay đổi (Biện pháp hạn chế áp dụng thực tế phải làm mục tiêu) Phát triển đề xuất Áp dụng Phương pháp nghiên cứu hành động theo đề xuất Lewin Trong trường hợp thấy trình thay đổi trình nghiên cứu Với chức tơi cần thực quy trình nghiên cứu hành động là: Xác định yêu cầu thay Quyết định phương Đánh giá ổn định đổi pháp thực trạng thái thay đổi Thu thập số liệu; Phân Thực thay đổi đột Xác định hiệu thay tích tình hình phá đổi ổn định trạng thái định mục tiêu thực Kinh doanh dịch vụ Thành lập phận Xem xét, điều chỉnh hoạt Vinaphone hướng chuyên trách kinh động mối quan hệ doanh dịch vụ phận chuyên Vinaphone trách kinh doanh dịch vụ Tập trung giải Vinaphone với pháp để giảm phản phận khác Xây dựng đối quy trình hoạt động cho Chi nhánh Huyện theo mơ hình Theo đánh giá tơi, trở lực lớn việc thay đổi mơ hình tổ chức Chi nhánh Huyện sợ điều chưa biết, phá vỡ thói quen cũ, hệ thống tổ chức khơng phù hợp động lực nhóm khơng phù hợp Vì trình thực dự án đổi này, cần tập trung giải pháp để giảm trở lực Trong quan tâm trọng đến giải pháp Truyền thông nội Đào tạo Kế hoạch triển khai dự án Việc thay đổi mơ hình tổ chức Chi nhánh Huyện kèm với tồn quy trình cung cấp dịch vụ Vinaphone, đồng thời xây dựng hệ thống kênh phân phối dịch vụ Vinaphone thời gian thực tương đối dài Tuy nhiên thời gian để hoàn thành thiết lập Bộ phận chuyên trách kinh doanh dịch vụ Vinaphone 27 Chi nhánh Huyện phải thực sớm Dự kiến vòng tháng Với nhân VNPT Thanh Hố khơng chun sâu lĩnh vực này, tự thực khó khăn Do để thực dự án, dự kiến VNPT Thanh Hoá thuê tổ chức tư vấn để thiết kế quy trình cử chun gia phối hợp với nhóm dự án VNPT Thanh Hố Nhóm dự án thành lập gồm: 01 Phó Giám đốc chủ trì, Trưởng phòng Kinh doanh Thị trường Trưởng Phòng Tổ chức chịu trách nhiệm tham mưu Tiến độ triển khai dự án: Nội dung Tham gia Tháng thứ Tháng thứ Tháng thứ 3 4 Tư vấn Nhóm dự án nghiên cứu tài liệu VNPT Thanh Hoá Chi nhánh Huyện Xử lý liệu, lập báo cáo đánh giá trạng Tư vấn, Nhóm dự án Tư vấn Viết phương án đổi tổ chức Chi nhánh Huyện ; Bản mô tả công việc Bộ phận chuyên trách kinh doanh dịch vụ Tư vấn, Nhóm dự án, Lãnh đạo Vinaphone Hiệu chỉnh phương án đổi tổ chức Chi nhánh Huyện ; Tư vấn, Bản mơ tả cơng việc Bộ phận Nhóm dự án, chuyên trách kinh doanh dịch Lãnh đạo vụ Vinaphone Phổ biến thực công tác truyền thông tồn doanh nghiệp Thực đào tạo chun mơn cho số CNCBV dự kiến điều động làm việc Bộ phận chuyên trách kinh doanh dịch vụ Vinaphone Triển khai thí điểm Chi nhánh Huyện Tư vấn, Nhóm dự án, Lãnh đạo Tư vấn, Nhóm dự án, Mời Cơng ty Vinaphone Tư vấn, Nhóm dự án, Mời Công ty Vinaphone Chi nhánh Huyện Tư vấn, Tiếp nhận phản hồi, hiệu chỉnh, chuyển giao Nhóm dự án Nhóm dự án, Ban hành thức quy trình, quy định để áp dụng tồn VNPT Thanh Hố Lãnh đạo, Các Chi nhánh Huyện Dự án “Thay đổi mơ hình tổ chức Chi nhánh huyện trực thuộc Viễn thơng Thanh Hóa sở áp dụng lý thuyết quản trị thay đổi tổ chức” thực thành cơng khơng tạo mơ hình hoạt động tạo Chi nhánh huyện; mà điều quan trọng tạo thức nhìn nhận kinh doanh dịch vụ cho người lao động tồn doanh nghiệp Từ cho phép tiếp tục thực bước thay đổi để nâng cao sức cạnh tranh Viễn thơng Thanh Hố thị trường Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức”, Chương trình đạo tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc - Đại học Griggs 1/2010 Giáo trình “Hành vi tổ chức”- Nguyễn Hữu Lam; Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh 10 ... nhánh Huyện Dự án Thay đổi mơ hình tổ chức Chi nhánh huyện trực thuộc Viễn thông Thanh Hóa sở áp dụng lý thuyết quản trị thay đổi tổ chức thực thành công khơng tạo mơ hình hoạt động tạo Chi nhánh. .. tổ chức hoạt động Chi nhánh Huyện Việc ứng dụng hợp lý lý thuyết quản trị thay đổi tổ chức giúp VNPT Thanh Hoá thực mục tiêu Theo lý thuyết quản trị thay đổi tổ chức: Tổ chức tồn môi trường thay. .. nhân viên Chi nhánh Huyện Phòng chức VNPT Thanh Hố chủ động đề xuất vấn đề cần làm thay đổi mơ hình tổ chức Quản lý áp lực: Giúp cho nhân viên thích ứng với thay đổi Trong bao gồm việc gây áp lực