Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (tt)

Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠ THỊ TUYẾT NHUNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠ THỊ TUYẾT NHUNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 06 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LẠI ĐỨC VƯỢNG HÀ NỘI – NĂM 2017 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Quản lý hồ sơ công chức nội dung quan trọng công tác quản lý công chức, quy định Điều 69 Luật Cán bộ, công chức; Điều 47 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 Chính phủ quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ công chức Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức giúp cho cơng tác quy hoạch, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, đánh giá, phân loại, thống kê, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cơng chức đầy đủ, xác Qua đánh giá hiệu chủ trương, đường lối công tác cán Đảng, hiệu quản lý, xây dựng đội ngũ công chức Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức góp phần hỗ trợ tối đa cho cơng chức thực giao dịch hành thường ngày Trong năm qua, đặc biệt từ ban hành Luật Cán bộ, công chức, Nhà nước ta ban hành hệ thống quy đinh ̣ pháp lý tương đối cụ thể về quản lý hồ sơ cán bô ̣, công chức Do nhiều yếu tố chủ quan khách quan, công tác quản lý hồ sơ công chức nước nói chung, cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ nói riêng cịn gặp phải khó khăn, bất cập định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý đội ngũ cơng chức Để góp phần khắc phục khó khăn, bất cập, hạn chế nêu trên, cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học thực tiễn, nhằm góp phần đưa cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ vào nếp, nâng cao hiệu sử dụng, khai thác hồ sơ, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý cán bộ, công chức điều kiện đổi hội nhập Chính vậy, chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ” làm Luận văn thạc sĩ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong hệ thống cơng trình nghiên cứu quản lý công chức, lưu trữ hồ sơ, vấn đề quản lý, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ cơng chức cịn khoảng trống nhắc đến bàn luận Ngay phương diện luật học, phải thời gian dài, nhà nước ta không ban hành văn quy định công tác Theo nghiên cứu chúng tơi, có cơng trình tập trung nghiên cứu chun sâu cơng tác quản lý hồ sơ công chức quan nhà nước cấp Bộ nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng Do đó, đề tài luận văn tập trung nghiên cứu, giải vấn đề thực tiễn đặt công tác quản lý hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ, góp phần thực cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức Bộ Nội vụ Đề tài luận văn chúng tơi có tính kế thừa khơng trùng lặp với cơng trình nghiên cứu, cơng bố trước Mục đích, nhiệm vụ luận văn - Mục đích: Nâng cao hiệu cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn năm - Nhiệm vụ: + Tổng hợp phân tích số vấn đề lý luận hồ sơ quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ + Khảo sát thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ cơng chức số quan, đơn vị trực thuộc Bộ để phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ + Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn năm Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống lý luận thực tiễn công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ Thời gian: Từ năm 2010 (khi Luật Cán bộ, cơng chức có hiệu lực thi hành) đến Địa điểm: Tại quan, đơn vị hành thuộc Bộ Nội vụ, gồm: Vụ Tổ chức cán bộ, Ban Tơn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận: Luận văn dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh quan điểm Đảng, quy định Nhà nước công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp nghiên cứu hệ thống + Phương pháp phân tích, so sánh + Phương pháp tổng hợp, thống kê + Phương pháp khảo sát + Phương pháp tổng kết kinh nghiệm Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Ý nghĩa lý luận: Việc nghiên cứu đề tài mang tính lý luận bổ sung, làm phong phú thêm hệ thống lý luận công tác quản lý hồ sơ cơng chức quan Bộ nói riêng quan nhà nước nói chung - Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài luận văn giải vấn đề sau: Một là, giúp quan, tổ chức, cá nhân nhận thức sâu sắc ý nghĩa, vai trị cơng tác quản lý hồ sơ công chức Hai là, giúp xây dựng đội ngũ cơng chức có đủ kiến thức, kỹ quản lý hồ sơ công chức quan nhà nước nói chung, Bộ Nội vụ nói riêng Ba là, giúp quan, tổ chức, cá nhân có thêm tư liệu để so sánh, vận dụng linh hoạt giải pháp vào tình hình cụ thể quan, tổ chức Bốn là, giúp Bộ Nội vụ với vị trí, trách nhiệm, vai trị quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước hồ sơ cán bộ, cơng chức có thêm tư liệu để đánh giá, tổng kết, hoàn thiện văn pháp luật quy định công tác Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn gồm chương: - Chương I: Cơ sở lý luận công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan hồ sơ công chức 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ: - Khái niệm tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu đinh nghĩa giải thích sau: Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Giá trị tài liệu khả đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu người mặt hoạt động xã hội Về mặt lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu làm hai nhóm là: Giá trị thực tiễn giá trị lịch sử - Khái niệm hồ sơ: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức - Phân loại hồ sơ: + Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý việc Trong hồ sơ cơng việc thường có tài liệu khởi đầu cơng việc, tài liệu (văn bản) kết thúc công việc + Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quy phạm pháp luật vấn đề, lĩnh vực + Hồ sơ nhân sự: Là tập tài liệu có liên quan, phản ánh thơng tin cá nhân cụ thể + Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ vụ án ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân… - Vị trí, vai trị quản lý hồ sơ, tài liệu quan: + Là cơng cụ để kiểm sốt việc thi hành quyền lực quan + Góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc công tác nhà quản lý + Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin văn + Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát + Đảm bảo an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 1.1.1.2 Khái niệm công chức: Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008, công chức định nghĩa công dân Việt Nam, tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phịng; quan, đơn vị thuộc Cơng an nhân dân mà sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp máy lãnh đạo, quản lý đơn vị nghiệp công lập Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, biên chế hưởng lương từ ngân sách nhà nước; công chức máy lãnh đạo, quản lý đơn vị nghiệp cơng lập lương bảo đảm từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật 1.1.1.3 Khái niệm hồ sơ công chức: Hồ sơ công chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, trình học tập, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội công chức, thể sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng văn tài liệu có liên quan khác, cập nhật q trình cơng tác cơng chức kể từ tuyển dụng 1.1.2 Thành phần hồ sơ công chức * Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ gồm tài liệu: - Nhóm tài liệu sơ yếu lý lịch - Nhóm tài liệu đào tạo, bồi dưỡng - Nhóm tài liệu tuyển dụng, tiếp nhận công chức * Đối với công chức công tác, hồ sơ gồm tài liệu sau: Ngoài thành phần hồ sơ nêu trên, hồ sơ công chức công tác bao gồm thành phần sau: - Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” - Các định việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật công chức - Các tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm quan sử dụng công chức - Các nhận xét đánh giá quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức - Bản kê khai tài sản đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hành - Đơn, thư kèm theo văn thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền vấn đề liên quan đến cơng chức gia đình cơng chức phản ánh đơn thư - Những văn khác có liên quan trực tiếp đến q trình cơng tác quan hệ xã hội công chức 1.1.3 Đặc điểm hồ sơ công chức: - Hồ sơ công chức bao gồm tài liệu liên quan đến trình công tác công chức - Thành phần hồ sơ công chức phong phú đa dạng, gồm nhiều nhóm tài liệu Mỗi nhóm tài liệu cung cấp thông tin khác công chức - Các tài liệu hồ sơ công chức phần lớn văn cá biệt - Hồ sơ công chức có q trình hình thành tương đối lâu dài, thường xuyên bổ sung, cập nhật 1.1.4 Hình thức hồ sơ công chức - Hồ sơ giấy bao gồm tập hợp loại văn bản, tài liệu dạng giấy, liên quan đến q trình cơng tác cơng chức, lưu trữ, bảo quản, bảo mật khu vực làm việc quan, tổ chức - Hồ sơ điện tử bao gồm tập hợp loại văn bản, tài liệu dạng file điện tử, liên quan đến q trình cơng tác cơng chức, lưu trữ phần mềm máy tính, bảo quản, bảo mật môi trường điện tử quan, tổ chức 1.2 Tổng quan công tác quản lý hồ sơ công chức 1.2.1 Một số khái niệm - Khái niệm quản lý: Quản lý tác động chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt mục tiêu định - Khái niệm quản lý công chức: Quản lý công chức tác động có tổ chức pháp luật nhà nước đội ngũ cơng chức mục tiêu bảo vệ phát triển xã hội theo định hướng định - Khái niệm quan quản lý công chức: Cơ quan quản lý công chức quan, tổ chức, đơn vị giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho việc, nghỉ hưu, giải chế độ, sách khen thưởng, kỷ luật công chức, quy định Khoản Điều Luật Cán bộ, công chức - Khái niệm quản lý hồ sơ công chức: Quản lý hồ sơ công chức tác động, điều chỉnh quan quản lý công chức đến hệ thống hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý quan nhằm xây dựng, khai thác, sử dụng có hiệu hồ sơ cơng chức, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý đội ngũ công chức quan 1.2.2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cơng chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý 1.2.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức - Quản lý hồ sơ công chức trách nhiệm quan quản lý công chức Nghiêm cấm việc phát tán thông tin hồ sơ công chức - Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức phải thực thống nhất, khoa học phải phản ánh đầy đủ, xác thơng tin công chức, từ tuyển dụng khỏi quan, tổ chức, đơn vị nhà nước Tổ chức máy Bộ Nội vụ ngày củng cố phát triển theo tiến trình hồn thiện máy Nhà nước đấu tranh thắng lợi công kháng chiến - Thời kỳ từ năm 1955-1970: Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ ngày 07/5/1954, Bộ Nội vụ khẩn trương bắt tay vào công việc khôi phục sau chiến tranh thời gian ngắn, vấn đề việc ổn định cấp bậc cán bộ, công nhân viên chức, xếp chế độ tiền lương, điều chỉnh biên chế, kiện tồn máy quyền địa phương (thành lập khu tự trị Tây Bắc, Việt Bắc, tổ chức tỉnh, thành phố ) thực hiện, góp phần nhanh chóng ổn định tổ chức máy quyền nhân dân sau chiến thắng nhằm khơi phục phát triển kinh tế - xã hội - Thời kỳ từ năm 1970-1973: Từ năm 1970, tổ chức Bộ Nội vụ có số thay đổi Theo định số 40/CP ngày 26/02/1970 Hội đồng Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ quản lý cơng tác Tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội vụ Phủ Thủ tướng đồng chí Phó Thủ tướng Thường trực trực tiếp đạo Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP, lập Ban Tổ chức Chính phủ để thực nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý cơng tác tổ chức cán - Thời kỳ từ năm 1975-1990: Trong thời gian này, nhiệm vụ Ban Tổ chức Chính phủ thực hiện, gồm: Tham mưu giúp Chính phủ quản lý việc tổ chức máy Bộ, ngành Trung ương quyền địa phương cấp; cơng tác bầu cử; địa giới hành chính; chế độ, sách cho cán bộ, cơng chức đội ngũ cán quyền sở; quản lý biên chế tinh giản biên chế; tổ chức Hội quần chúng - Thời kỳ từ năm 1990 - 2002: Đầu năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 135/HĐBT quy định lại tên, vị trí, chức năng, nhiệm vụ Ban Tổ chức Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán Chính phủ 11 Ngày 30/9/1992, Nghị kỳ họp thứ Quốc hội khóa IX định Ban Tổ chức – Cán Chính phủ quan ngang Bộ - Thời kỳ từ năm 2002 - nay: Ban Tổ chức - Cán Chính phủ đổi tên thành Bộ Nội vụ Trong thời kỳ này, Bộ Nội vụ có nhiều thay đổi tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Căn Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ, Bộ Nội vụ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, nghiệp nhà nước; quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành hành quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; niên quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý theo quy định pháp luật Với chức trên, Bộ Nội vụ Chính phủ quy định thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ 28 nhóm nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ có 23 quan, đơn vị thuộc trực thuộc, có 18 đơn vị hành giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước; 05 đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ, gồm: 2.1.4 Khái quát đội ngũ công chức Bộ Nội vụ (số liệu tính đến thời điểm tháng 12 năm 2016) - Về số lượng: Hiện nay, Bộ Nội vụ có 467 cơng chức tổng số 2557 người làm việc (ngồi số lượng cơng chức nói trên, Bộ Nội vụ có 01 cán bộ, 1336 viên chức, 753 người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động) Số liệu tính đến hết năm 2015 12 - Về chất lượng đội ngũ công chức thể sau: Tiến sĩ: 16 người; Thạc sĩ: 198 người; Đại học: 228; Đại học: 25 - Về giới tính: Nữ: 215 người; Nam: 252 người - Về độ tuổi: Dưới 30: người; từ 30 đến 40: 174 người; từ 40 đến 50: 182 người; từ 50 đến 60: 102 người - Về cấu ngạch công chức: Chuyên viên cao cấp tương đương: 59 người; chuyên viên tương đương:161 người; chuyên viên tương đương: 219 người; cán sự: 16 người; nhân viên: 12 người 2.1.5 Mơ hình tổ chức, mơ hình quản lý cơng chức mơ hình quản lý hồ sơ công chức Bộ Nội vụ 2.1.5.1 Mơ hình tổ chức: Hiện nay, Bộ Nội vụ tổ chức theo mơ hình Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực Tuy nhiên, mơ hình tổ chức Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực Bộ Nội vụ chưa thực thực tinh thần đạo Chính phủ 2.1.5.2 Mơ hình quản lý công chức: Hiện nay, Bộ Nội vụ hệ thống quan hành nhà nước nói chung thực mơ hình kết hợp quản lý công chức theo chức nghiệp với quản lý theo vị trí việc làm Tuy nhiên, xét chất, mơ hình quản lý cơng chức Bộ Nội vụ quản lý theo chức nghiệp 2.1.5.3 Mơ hình quản lý hồ sơ công chức: Bộ Nội vụ tổ chức quản lý hồ sơ công chức theo mơ hình quản lý tập trung, có phân cấp cho quan, đơn vị hành thuộc, trực thuộc Bộ 2.1.6 Phân cấp quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Thẩm quyền quản lý Bộ trưởng: Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý hồ sơ cơng chức Vụ, Văn phịng Bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Ban Cán đảng Bộ, quan chuyên trách Đảng, đoàn thể Bộ, Dự án thuộc thẩm quyền quản lý Bộ trưởng 13 - Thẩm quyền Người đứng đầu quan hành trực thuộc Bộ: Người đứng đầu quan hành trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý hồ sơ công chức làm việc đơn vị thuộc quan quản lý 2.2 Thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ 2.2.1 Công tác lập hồ sơ công chức Hiện nay, việc lập hồ sơ công chức quan, đơn vị hành thuộc Bộ Nội vụ thực sau: Thứ nhất, khơng có văn quy định cụ thể quy trình hướng dẫn công chức kê khai, bổ sung hồ sơ sau trúng tuyển đơn vị thực theo quy trình chung, gồm: - Bước 1: Bộ phận thực công tác tuyển dụng hướng dẫn công chức lập, kê khai hồ sơ công chức - Bước 2: Người trúng tuyển kê khai thông tin - Bước 3: Bộ phận tổ chức cán tiến hành thẩm tra, xác minh hồ sơ - Bước 4: Người có thẩm quyền ký, xác nhận hồ sơ - Bước 5: Bộ phận Văn thư đóng dấu - Bước 6: Bộ phận thực công tác tuyển dụng chuyển giao hồ sơ công chức gốc cho phận trực tiếp quản lý hồ sơ - Bước 7: Bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ tiến hành quản lý hồ sơ theo quy định Thứ hai, việc lập hồ sơ, xác minh hồ sơ, quản lý hồ sơ công chức trúng tuyển lần đầu phận tổ chức cán thực theo quy trình riêng Thứ ba, việc lập hồ sơ công chức lần đầu quan trọng, cịn phổ biến tình trạng cơng chức làm công tác tuyển dụng không hướng dẫn công chức tuyển dụng hoàn thiện đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định 2.2.2 Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức Tại Bộ Nội vụ, việc bổ sung hồ sơ cơng chức hình thành từ 02 nguồn sau: + Nguồn tài liệu chỗ 14 + Nguồn công chức kê khai, bổ sung hàng năm - Về công tác sửa chữa hồ sơ công chức: Do việc sửa chữa thông tin hồ sơ công chức phức tạp, liên quan đến trách nhiệm quan quản lý, đến tính trung thực, trách nhiệm người kê khai, nên số trường hợp thay đổi ngày, tháng, năm sinh trên, việc sửa chữa thông tin hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ không diễn thường xuyên 2.2.3 Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ cơng chức Về bản, quy trình chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức Bộ Nội vụ thực theo trình tự bước cụ thể Tuy nhiên, thực tế số trường hợp chưa tuân thủ quy trình chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ Đối với trường hợp chưa thực quy trình, chưa có hậu đáng tiếc xảy ra, việc không tuân thủ quy định chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ tiềm ẩn nguy hồ sơ bị hư hỏng, mát, gây khó khăn cho cơng tác quản lý hồ sơ 2.2.4 Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức Trên thực tế, việc nghiên cứu, sử dụng khai thác hồ sơ công chức phục vụ yêu cầu công tác Bộ Nội vụ chủ yếu thực khâu xác nhận sơ yếu lý lịch công chức Một số trường hợp khai thác, sử dụng phục vụ công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo liên quan đến công chức, kiểm tra lại q trình cơng tác, kiểm tra nội dung kê khai công chức văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng tuyển dụng… Các nội dung khai thác, sử dụng khác phục vụ cho công tác cán thực hạn chế, chí có trường hợp khơng cần đến việc khai thác hồ sơ công chức Đối với việc công chức đề nghị nghiên cứu, khai thác hồ sơ để phục vụ giao dịch hành thân chưa thực theo quy định, chủ yếu cịn tình trạng đề nghị lời nói, sở quen biết lẫn 2.2.5 Công tác lƣu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức 15 2.2.5.1 Số lượng hồ sơ lưu giữ, bảo quản quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ: 467 hồ sơ 2.2.5.2 Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ cơng chức: - Bước 1: Lập sổ hồ sơ - Bước 2: Phân loại tài liệu hồ sơ - Bước 3: Lập phiếu liệt kê tài liệu - Bước 4: Lập phiếu kiểm soát hồ sơ - Bước 5: Lập thư mục hồ sơ 2.2.5.3 Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ: - Cách thứ nhất: Quản lý khối hồ sơ công chức công tác phịng làm việc phận làm cơng tác tổ chức cán - Cách thứ hai: Quản lý khối hồ sơ cơng chức phịng riêng phận làm công tác tổ chức cán 2.2.6 Về việc báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức Trong năm qua, chưa có quan, đơn vị chủ động gửi báo cáo định kỳ công tác quản lý hồ sơ công chức đến quan quản lý theo quy định Điều dẫn đến việc quan quản lý cấp khơng có đầy đủ liệu thực trạng công tác quản lý hồ sơ đơn vị, khơng có đầy đủ liệu số lượng, chất lượng đội ngũ công chức Bộ 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin đại hóa việc quản lý hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ Trên thực tế, đến nay, Bộ Nội vụ chưa xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức sở ứng dụng cơng nghệ thơng tin theo hướng điện tử hóa, nên chưa thể hướng dẫn quan quản lý công chức triển khai thực thống việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ công chức nước Do đó, quan quản lý công chức thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ công chức theo cách thức khác 16 Như vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại hóa quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu tra cứu thông tin công chức phần mềm điện tử mạng thông tin nội 2.2.8 Đánh giá ƣu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ 2.2.8.1 Ưu điểm: - Một là, sở văn quy định Nhà nước, quan, đơn vị ban hành văn hướng dẫn cụ thể để phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý quan, đơn vị - Hai là, quy định thành phần hồ sơ, mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ thực thống - Ba là, có chuyển biến tích cực việc thực quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức quan, đơn vị Bộ - Bốn là, có nhiều chuyển biến tích cực việc đề cao trách nhiệm người đứng đầu đơn vị, công chức trực tiếp quản lý hồ sơ cơng chức, bảo đảm giữ gìn bí mật thơng tin cá nhân cơng chức, giữ gìn bí mật nhà nước bảo vệ trị nội - Năm là, quan, đơn vị trang bị tương đối đầy đủ tủ đựng hồ sơ công chức, máy vi tính, điều hịa nhiệt độ, bàn, ghế phục vụ người đến nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ cơng chức - Sáu là, bước đầu có quan tâm cấp lãnh đạo, quản lý công tác quản lý hồ sơ công chức, - Bảy là, công tác quản lý hồ sơ công chức thực góp phần quan trọng việc kiện tồn thống hiệu hoạt động quan, đơn vị Bộ 2.2.8.2 Hạn chế: - Một là, hệ thống quy định công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ chưa đầy đủ, thiếu tính kịp thời 17 - Hai là, việc thực quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơng chức cịn chưa chặt chẽ, chưa quy định - Ba là, việc nghiên cứu khai thác, sử dụng hồ sơ công chức chưa mang lại hiệu cao - Bốn là, phương tiện bảo quản, sở vật chất trang bị chưa đáp ứng yêu cầu công tác bảo quản hồ sơ công chức - Năm là, chưa có thống cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức - Sáu là, chưa liệt ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ công chức 2.2.8.3 Nguyên nhân hạn chế: - Một là, hệ thống văn pháp luật quy định công tác quản lý hồ sơ công chức thiếu đồng - Hai là, trách nhiệm cấp lãnh đạo, quản lý công tác quản lý khai thác sử dụng hồ sơ công chức chưa cao - Ba là, chưa ban hành cụ thể quy trình, nghiệp vụ cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức - Bốn là, bố trí cơng chức trực tiếp thực nhiệm vụ quản lý hồ sơ cơng chức theo hình thức kiêm nhiệm, khơng chun môn, nghiệp vụ chưa bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ - Sáu là, thân công chức chưa ý thức đầy đủ tầm quan trọng hồ sơ cá nhân công chức, việc lưu giữ cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi hồ sơ công chức để phục vụ cho cơng chức q trình cơng tác - Bảy là, việc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ công chức không thực thường xuyên - Tám là, chưa liệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ cơng chức 18 - Chín là, chưa tiến hành thường xuyên hoạt động kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức TIỂU KẾT CHƢƠNG Trong Chương này, giới thiệu khái quát đặc điểm tình hình thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức Bộ Nội vụ Trong phần thực trạng chung, tập trung phân tích nội dung cụ thể công tác quản lý hồ sơ công chức, đề cập đến mặt được, mặt chưa khâu quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức Trên sở phân tích thực trạng, chúng tơi đưa nhận xét, đánh giá khách quan công tác quản lý hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ Theo đó, chúng tơi sâu phân tích cụ thể ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ 3.1 Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ - Một là, công tác quản lý hồ sơ công chức gắn liền tảng quan trọng công tác quản lý công chức Bộ Nội vụ - Hai là, công tác quản lý hồ sơ công chức quản lý sở ứng dụng mức độ cao thành tựu công nghệ thông tin - Ba là, công tác quản lý hồ sơ công chức hỗ trợ tối đa cho công chức thực giao dịch hành thân 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ cơng chức 3.2.1 Hồn thiện hệ thống văn quy định công tác quản lý hồ sơ công chức 19 Bộ Nội vụ cần sớm ban hành văn pháp luật quy định thống thống mẫu biểu quản lý hồ sơ; đồng thời cần sửa đổi, bổ sung số quy định công tác chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng hồ sơ cơng chức, bảo đảm tính hợp lý, thuận tiện công tác quản lý hồ sơ; bổ sung quy trình, nghiệp vụ chuẩn cơng tác quản lý hồ sơ công chức để thống thực phạm vi nước, có Bộ Nội vụ Trên sở hệ thống quy định pháp lý quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ cần nghiên cứu, ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ để thực thống Bộ, trọng đến quy định quy trình nghiệp vụ cơng tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin hồ sơ công chức phục vụ công tác cán quan 3.2.2 Tăng cƣờng quan tâm đạo trách nhiệm cấp lãnh đạo, quản lý công tác quản lý hồ sơ công chức Với trách nhiệm người đứng đầu Bộ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ cần tăng cường công tác đạo, điều hành, đặc biệt đạo hoàn thiện hệ thống quy định nội công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ, ban hành Chỉ thị văn hướng dẫn, đạo điều hành, nhằm gắn trách nhiệm Người đứng đầu quan, đơn vị công tác quản lý hồ sơ công chức với trách nhiệm việc thực nhiệm vụ chung quan, đơn vị Để tăng cường trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị phân cấp quản lý hồ sơ công chức, trước hết người đứng đầu quan đơn vị phải thấy rõ ý nghĩa, vai trị to lớn cơng tác quản lý hồ sơ công chức công tác quản lý công chức, công tác đại hóa sở liệu quốc gia đội ngũ công chức 3.2.3 Nâng cao chất lƣợng tăng cƣờng trách nhiệm đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.3.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức: 20 Để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ cơng chức địi hỏi quan quản lý cần thực biện pháp sau: Một là, trọng từ khâu tuyển dụng để tuyển chọn người có đủ lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng yêu cầu vị trí cơng việc Hai là, q trình làm việc, quan quản lý công chức phải thường xuyên tạo điều kiện, thực chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ Ba là, với việc tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, Bộ Nội vụ cần quan tâm đến việc tổ chức khảo sát, trao đổi, học tập kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ số quốc gia, số Bộ, ngành, địa phương Bốn là, quan, đơn vị quản lý hồ sơ cơng chức cần có bố trí, phân cơng cơng chức chuyên trách trực tiếp thực quản lý hồ sơ công chức 3.2.3.2 Tăng cường trách nhiệm đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cơng chức: - Về phía quan quản lý, Bộ Nội vụ cần thực nội dung sau: Một là, đề cao, gương mẫu thực trách nhiệm Người đứng đầu quan, đơn vị giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức Hai là, sở quy định vị trí việc làm người làm công tác tổ chức cán Bộ Nội vụ, cụ thể hóa, ban hành quy định chức trách, tiêu chuẩn, nhiệm vụ người làm công tác quản lý hồ sơ công chức Ba là, có chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức - Về trách nhiệm cá nhân người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức: Người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức cần tự đề cao trách nhiệm cá nhân thực thi nhiệm vụ, cụ thể phải thực đúng, đầy đủ quy định nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm giao; không đùn đẩy, né tránh, thoái thác nhiệm vụ 21 3.2.4 Tăng cƣờng sở vật chất phục vụ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.4.1 Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ: Việc quan tâm đầu tư mức trang thiết bị đại phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức đảm bảo hồ sơ quản lý khoa học, bảo đảm độ bền, phục vụ trực tiếp cho việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài Do thời gian tới, với việc tăng cường thực cải cách hành đại hóa cơng sở, Bộ Nội vụ cần quan tâm đến sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ cơng chức khắc phục tình trạng chắp vá, thiếu quy chuẩn 3.2.4.2 Đổi công nghệ lưu giữ cập nhật thông tin thay đổi hồ sơ cơng chức: Dưới góc độ nghiên cứu luận văn, thấy rằng, để công tác lưu giữ cập nhật thông tin hồ sơ công chức phát triển theo hướng đại cần thực nội dung sau: Một là, với trách nhiệm quản lý nhà nước, Bộ Nội vụ cần sớm triển khai chức xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức sở ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ công chức theo hướng điện tử hóa hướng dẫn quan quản lý công chức triển khai thực thống nhất; sớm xây dựng, vào khai thác, sử dụng sở liệu quốc gia cán bộ, công chức Hai là, Bộ Nội vụ cần quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, chủ động xây dựng, triển khai phần mềm thống phục vụ công tác quản lý hồ sơ cơng chức; tích hợp liệu phần mềm quản lý hồ sơ công chức với sở liệu quốc gia cán bộ, công chức Ba là, cần quy định thực từ khâu ban hành văn liên quan đến công chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương ), cụ thể là: phát hành dạng giấy file, có giá trị 22 Bốn là, công chức quản lý hồ sơ công chức phải trang bị kiến thức, kỹ sử dụng máy tính, phần mềm, cơng nghệ thơng tin ln tích cực, chủ động, sẵn sàng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ công chức 3.2.5 Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật công chức nói chung, pháp luật cơng tác quản lý hồ sơ công chức riêng Trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật công chức, cần coi trọng cơng tác tun truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật quản lý hồ sơ công chức Trên sở đó, quan, đơn vị thực chức trách, nhiệm vụ người công chức nâng cao ý thức, trách nhiệm, thực đầy đủ quy định pháp luật quản lý hồ sơ công chức 3.2.6 Tăng cƣờng hoạt động kiểm tra, hƣớng dẫn công tác quản lý hồ sơ công chức Tiến hành kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức việc làm cần thiết, nhằm phát chấn chỉnh kịp thời biểu buông lỏng, biểu sai trái công tác quản lý hồ sơ công chức Công tác kiểm tra, hướng dẫn quan quản lý nội dung thiếu ln gắn liền với tính hiệu cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ Chính vậy, cơng tác quản lý nói chung, cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức nói riêng, Bộ Nội vụ cần trọng, quan tâm đến công tác kiểm tra, hướng dẫn, để đảm bảo nội dung quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ đạt hiệu cao TIỂU KẾT CHƢƠNG Trên sở kết nghiên cứu thực trạng Chương 2, Chương này, đặt vấn đề nghiên cứu vừa mang tính định hướng vừa đưa 23 giải pháp cụ thể công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn năm Từ kết nghiên cứu định hướng trên, đưa 06 giải pháp cụ thể công tác quản lý hồ sơ thuộc Bộ Nội vụ Việc thực đồng 06 giải pháp nêu giúp cho công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đạt hiệu cao thực tế Chúng hy vọng rằng, với việc thực cách đồng giải pháp nêu trên, thời gian tới, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ có chuyển biến tích cực, đạt mục đích định hướng, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý đội ngũ công chức, chất lượng hoạt động Bộ Nội vụ KẾT LUẬN Trong hoạt động quản lý nhân quan nhà nước, công tác quản lý hồ sơ công chức nội dung quan trọng Đối với quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ quản lý khối lượng lớn công chức, công tác quản lý hồ sơ công chức phải quan tâm, đạo thực thường xuyên, liên tục, có hiệu Với lý trên, việc nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức Bộ Nội vụ chọn làm Đề tài cho luận văn thạc sĩ Qua nghiên cứu Đề tài đặt giải số vấn đề sau: Một là, Đề tài nghiên cứu cách có hệ thống số vấn đề lý luận nghiên cứu quy chế pháp lý quản lý hồ sơ công chức Hai là, Đề tài đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm nguyên nhân hạn chế công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn Ba là, Từ việc phân tích hạn chế nguyên nhân hạn chế sở để đưa định hướng giải pháp Để thực 24 có hiệu cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, cần phải thực đồng bộ, thường xuyên, liên tục thống 06 giải pháp Trong phạm vi nghiên cứu Đề tài, nội dung kết nghiên cứu bước đầu Bên cạnh cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu xác định giá trị, thời hạn bảo quản hồ sơ công chức nghiên cứu sâu khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, quản lý hồ sơ điện tử Hy vọng rằng, thời gian tới, vấn đề tiếp tục nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý cán bộ, cơng chức tiến trình cải cách hành nhà nước 25 ... công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ 3.1 Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội. .. nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý 1.2.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức - Quản lý hồ sơ công chức trách nhiệm quan quản lý công chức Nghiêm cấm việc phát tán thông tin hồ. .. giao hồ sơ công chức gốc cho phận trực tiếp quản lý hồ sơ - Bước 7: Bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ tiến hành quản lý hồ sơ theo quy định Thứ hai, việc lập hồ sơ, xác minh hồ sơ, quản lý hồ sơ công