Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện . Xây dựng ngân sách cho sự kiện lễ khánh thành Nhà hàng ăn chay Tuiacha

Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện . Xây dựng ngân sách cho sự kiện lễ khánh thành Nhà hàng ăn chay Tuiacha .Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại. Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuân lợi để phát triển kinh tê, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng bên cạnh đó khó khăn thách thức sẽ ngày càng nhiều và để có thể đứng vững trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một hướng đi đúng đắn và hiệu quả. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao chiếm lĩnh được ưu thế trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả. Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, nó góp phần ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp và nó đã đem đến cho doanh nghiệp sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường. Marketing đã được các doanh nghiệp xem như là công cụ để chiến thắng chính mìnhHoạt động quan hệ công chúng( Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing – Mix. Hoạt động tổ chức sự kiện có thể là buổi họp báo, tọa đàm,...song nó cũng tạo được điểm nhấn và thức đẩy kinh doanh cho doanh nghiệpSau khi nghiên cứu học phần Quản trị sự kiện cũng như có những thông tin thực tế liên quan đến vấn đề tổ chức và quản trị sự kiện. Đây là những lý do chính nhóm 03 hướng đến chọn đề tài nghiên cứu: “Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha” Qua đề tài này, nhóm hy vọng sẽ hiểu rõ hơn về công tác tổ chức và quản trị sự kiện cũng như có những kinh nghiệm tích lũy về dự kiến ngân sách cho tổ chức sự kiện.Bố cục bài thảo luận:Chương 1: Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiệnChương 2: Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha”Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện sự kiện không thể tránh khỏi những thiếu sót, nên rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô và tập thể lớp để bài thỏa luận hoàn thiện hơn. Xin trân thành cảm ơnCHƯƠNG 1. CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN1.1Một số khái niệm căn bản1.1.1Khái niệm sự kiệnSự kiện là một hoạt động xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt thường ngày (1991)Sự kiện có thể được xem là các hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách du lịch hoặc thể hiện đặc trưng của một cộng đồng và những nét văn hóa của cộng đồng đó (Theo Hinch và Delemera 1993)Là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với cả cá nhân, với đời sống xã hội(Từ điển Tiếng Việt)Sự kiện là hoạt động xã hôi trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan.1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.1.1.3.Khái niệm quản trị sự kiệnQuản trị sự kiên là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các việc từ lập kế hoạch, lên chương trình, chuẩn bị các yếu tố cần thiết để tổ chức tiến hành sự kiện trong một thời gian, không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và toàn xã hội nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Trong quá trình đó những vấn đề pháp lý và truyền thông sự kiện được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm.1.2.Đặc điểm của tổ chức sự kiệnTừ cách hiểu, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành biểu diễn của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia sự kiện và xã hội. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Với cách tiếp cận trên ta có thể khẳng định được những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ chức sự kiện như sau.1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiệnCó thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế... Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Cần chú ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hoá nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống... Vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tủ trọng đa số.1.2.2. Đặc điểm về lao độngLao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản sau: Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tất cả các bộ phận quản lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công cho sự kiện.Do vậy, cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận Cường độ làm việc tương đối nặng, mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch sự kiện. Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến bộ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.1.2.3. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiệnVị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầy đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể.1.2.4. Đặc điểm về hoạt độngTính tổ chức, khả năng phối hợp công việ của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chất lượng cao nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.1.3.Mục đích sự kiệnMục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì ? Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, tại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.Ý nghĩa của mục tiêu : Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao...)Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ

MỞ ĐẦU Ngày nay, tồn cầu hóa xu phát triển tất yếu quan hệ quốc tế đại Việt Nam gia nhập WTO điều kiện thuân lợi để phát triển kinh tê, mở rộng thị phần quốc tế cho doanh nghiệp Việt Nam Nhưng bên cạnh khó khăn thách thức ngày nhiều để đứng vững thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm hướng đắn hiệu Vấn đề đặt cho doanh nghiệp chiếm lĩnh ưu thị trường kinh doanh có hiệu Marketing ngày trở nên quan trọng doanh nghiệp, góp phần ảnh hưởng đến thành cơng doanh nghiệp đem đến cho doanh nghiệp động, linh hoạt kinh doanh khả tiếp cận thị trường Marketing doanh nghiệp xem công cụ để chiến thắng Hoạt động quan hệ cơng chúng( Public Relations – PR) mà tổ chức kiện nhân tố quan trọng hoạt động truyền thông biến số biến số Marketing – Mix Hoạt động tổ chức kiện buổi họp báo, tọa đàm, song tạo điểm nhấn thức đẩy kinh doanh cho doanh nghiệp Sau nghiên cứu học phần Quản trị kiện có thông tin thực tế liên quan đến vấn đề tổ chức quản trị kiện Đây lý nhóm 03 hướng đến chọn đề tài nghiên cứu: “Các công tác chuẩn bị tổ chức kiện Xây dựng ngân sách cho kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha” Qua đề tài này, nhóm hy vọng hiểu rõ công tác tổ chức quản trị kiện có kinh nghiệm tích lũy dự kiến ngân sách cho tổ chức kiện Bố cục thảo luận: - Chương 1: Các công tác chuẩn bị tổ chức kiện - Chương 2: Xây dựng ngân sách cho kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha” Trong q trình nghiên cứu thực kiện khơng thể tránh khỏi thiếu sót, nên mong nhận ý kiến đóng góp Cơ tập thể lớp để thỏa luận hoàn thiện Xin trân thành cảm ơn! CHƯƠNG CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm kiện Sự kiện hoạt động xảy lần thường xuyên, khác với hoạt thường ngày (1991) Sự kiện xem hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách du lịch thể đặc trưng cộng đồng nét văn hóa cộng đồng (Theo Hinch Delemera 1993) Là việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với cá nhân, với đời sống xã hội(Từ điển Tiếng Việt) Sự kiện hoạt động xã lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng hoạt động khác liên quan 1.1.2 Khái niệm tổ chức kiện Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động lao động với việc sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo tồn cơng việc chuẩn bị hoạt động cụ thể thời gian không gian cụ thể nhằm truyền thông theo yêu cầu chủ sở hữu kiện thỏa mãn nhu cầu khách tham dự kiện 1.1.3 Khái niệm quản trị kiện Quản trị kiên trình bao gồm số toàn việc từ lập kế hoạch, lên chương trình, chuẩn bị yếu tố cần thiết để tổ chức tiến hành kiện thời gian, không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện tồn xã hội nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện Trong q trình vấn đề pháp lý truyền thông kiện nhà quản trị đặc biệt quan tâm 1.2 Đặc điểm tổ chức kiện Từ cách hiểu, tổ chức kiện q trình bao gồm số tồn công việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành biểu diễn kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia kiện xã hội Có thể khẳng định tổ chức kiện loại hình kinh doanh dịch vụ, đa dạng phong phú vừa chịu chi phối đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt nghề tổ chức kiện Với cách tiếp cận ta khẳng định đặc điểm kinh doanh tổ chức kiện sau 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện là: Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hoá dịch vụ dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Tính tổng hợp thể chỗ: tổ chức kiện cần đến dịch vụ nhiều ngành nghề khác như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế Vì tổ chức kiện liên quan đến việc nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện nên mang tính dịch vụ rõ rệt Cần ý sản phẩm tổ chức kiện có yếu tố hàng hố định, sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống Vì nói sản phẩm tổ chức kiện dịch vụ khơng hồn tồn xác mà phải nói dịch vụ chiếm tủ trọng đa số 1.2.2 Đặc điểm lao động Lao động tổ chức kiện có đặc điểm sau: - Lao động tổ chức kiện đòi hỏi tính chun mơn hố cao đa dạng ngành nghề, cơng việc, máy móc khó thay người Lao động tổ chức kiện lao động dịch vụ đặc thù, khó tự động hố giới hố - Tính tổ chức, khả phối hợp công việc phận kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo mục tiêu kiện Tất phận quản lý nhân viên tham gia tổ chức kiện phải mục tiêu mang lại thành công cho kiện Do vậy, cần phải có phối hợp nhịp nhàng đồng phận - Cường độ làm việc tương đối nặng, mang tính vụ, phụ thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch kiện - Lao động tổ chức kiện phải chịu sức ép tâm lý tương đối lớn Họ phải chịu chi phối kế hoạch tiến bộ, mặt khác lại đòi hỏi động sáng tạo (hai đòi hỏi trái ngược nhau); mặt khác tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, lại có u cầu ln phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực cơng việc 1.2.3 Đặc điểm vị trí sở vật chất kỹ thuật tổ chức kiện Vị trí sở vật chất kỹ thuật tổ chức kiện đa dạng phong phú, chúng có yêu cầy đặc thù cho loại hình quy mơ kiện cụ thể 1.2.4 Đặc điểm hoạt động Tính tổ chức, khả phối hợp cơng việ phận tổ chức kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chất lượng cao nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi khách 1.3 Mục đích kiện Mục đích kiện khơng chi phối dự tốn ngân sách mà chi phối hiệu ngân sách Trước tổ chức kiện nào, Nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi tổ chức kiện nhằm đạt mục tiêu ? Nói cách khác, Nhà tổ chức kiện cần làm rõ mục tiêu việc tổ chức kiện trước bắt tay vào tổ chức Mục tiêu kiện gắn liền với quy mô thiết kế tổ chức hoạt động kiện Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, tác động vào chi phí ngược lại, chi phí chi phối yếu tố Ý nghĩa mục tiêu : Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực đảm bảo cho tổ chức kiện thành công cao tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành thiện cảm thành viên tham gia kiện đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao ) Tính rõ ràng mục tiêu : Mục tiêu việc tổ chức kiện phải rõ ràng, thể rõ chất vật tượng, phù hợp với xu vận động vật tượng Điều với việc tổ chức kiện Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức kiện thất bại, lãng phí ngân sách gánh chịu hậu không mong muốn Một điều tối kỵ người tổ chức kiện không dùng kiện để làm bình phong che giấu mưu đồ riêng Thứ bậc mục tiêu: Một kiện tổ chức thường hướng tới số mục tiêu Các nhà quản trị cần xác định mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên thực Hơn phải xem xét số lượng mục tiêu đưa có phù hợp khơng? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp mục tiêu (Các yếu tố chi phối tác động vào yếu tố khác) gắn liền với quy mô ngân sách tổ chức kiện Các mục tiêu thể mục đích, q nhiều mục tiêu mục đích tổ chức khơng rõ, khơng tập trung Tùy theo loại kiện khác mà Nhà tổ chức kiện nhằm tới mục tiêu khác Dưới số loại kiện điển hình, gắn với loại mục tiêu thường Nhà tổ chức kiện hướng tới  Họp, hội thảo - Tập hợp số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm - Cung cấp thông tin sản phẩm mới, ý tưởng - Trao đổi ý kiến - Tìm kiếm đồng thuận - Tìm giải pháp cho vấn đề tồn đọng  Sự kiện đồn thể - Tun dương ( thành tích công trạng ) - Cảm ơn ( khách hàng, nhà cung cấp ) - Gặp gỡ, giao lưu - Giới thiệu sản phẩm - Ghi nhận thương hiệu - Kỷ niệm ( dấu mốc thời gian, không gian )  Gây quỹ - Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện, ) - Tạo ý thức công chúng - Thu hút nhà tài trợ - Thu hút người ủng hộ - Tăng tình nguyện viên  Khuyến khích - Ghi nhận doanh số bán thảo luận - Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát biểu tương lai - Gặp gỡ ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doan ngồi mơi trường cơng việc - Tranh thủ ủng hộ nội đối tác  Sự kiện đặc biệt - Gây ý giới truyền thông - Gây ý thức công chúng - Thu hút khách hàng - Giới thiệu sản phẩm - Trao phần thưởng, tặng phẩm ( cho thành viên tham gia tổ chức kiện ) Mục tiêu kiện ảnh hưởng tới phương thực lập kế hoạch tổ chức kiện Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi phương pháp cụ thể Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng với chương trình hoạt động sát thực với chúng Có vậy, kiện mang lại thành công cao Chẳng hạn : mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức kiện để ghi nhận thương hiệu tạo thứ (trò vui, trò chơi, tặng phẩm ) để thu hút công chúng tới kiện giữ họ tham gia chương trình kiện Tóm lại, bước chuẩn bị tổ chức kiện, Nhà tổ chức cần giải năm nội dung sau : - Có nên tổ chức kiện khơng? - Có đủ ngân sách cho tổ chức kiện không? - Sử dụng ngân sách cho tổ chức kiện? - Mục đích kiện? - Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi không? 1.4 Phân loại tổ chức kiện Trong trình nghiên cứu, học tập thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện đòi hỏi phải phân loại kiện thành nhóm khác nhau, với nhóm kiện phân loại theo tiêu chí định gọi loại hình kiện Các tiêu chí sử dụng phổ biến phân loại kiện bao gồm: quy mơ, lãnh thổ; thời gian; hình thức mục đích kiện 1.4.1 Theo quy mơ, lãnh thổ Quy mơ kiện tiêu chí định lượng, nhiên không dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô không gian tổ chức kiện để phân loại mà phải dựa vào mức độ ảnh hưởng kiện để xác định quy mơ (vì có kiện xã có nhiều người tham gia, tổ chức sân vận động xã gọi kiện lớn được)  Sự kiện lớn: Là kiện có mức độ ảnh hưởng lớn phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có tham gia nhiều người, thời gian tổ chức kiện dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh nước nói tiếng Pháp…  Sự kiện nhỏ: Là kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn phạm vi tổ chức doanh nghiệp gia đình), thường có tham gia người, thời gian tổ chức kiện ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết công ty A, đám cưới anh Nguyễn Văn B, họp lớp cuối năm… Do thời gian hạn chế, đưa gợi ý mang tính chất tương đối Với cách tiếp cận đưa mức độ trung gian kiện lớn kiện nhỏ kiện vừa (trung bình) Theo lãnh thổ chia thành: kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A), kiện vùng (lễ hội cồng chiêng Tây Nguyên), kiện quốc gia (Hội khỏe Phù toàn quốc lần thứ…), kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…) 1.4.2 Theo thời gian Tiêu chí thời gian theo độ dài thời gian tính thời vụ - Theo độ dài thời gian, vào thời gian diễn kiện chia thành: Sự kiện dài ngày, kiện ngắn ngày - Theo tính mùa vụ chia thành: Sự kiện thường niên - diễn vào năm thường vào thời điểm định (Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, lễ hội thường niên…); Sự kiện khơng thường niên - khơng mang tính quy luật, khơng có tượng lặp lại năm (lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…) 1.4.3 Theo hình thức mục đích Đây cách phân loại phổ biến có ý nghĩa nghiệp vụ tổ chức kiện Vì hình thức tổ chức kiện thường phụ thuộc vào mục đích kiện nên thường liền với Trong tài liệu tạm chia thành nhóm sau: - Sự kiện kinh doanh: kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: kiện kinh doanh (Bussiness event), ngày lễ doanh nghiệp (Corporate events), kiện gây quỹ (Fundraising events), triển lãm (Exhibitions), hội chợ thương mại (Trade fairs), kiện liên quan đến bán hàng (Workshops), kiện liên quan tới marketing (Marketing events)… - Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tơn giáo- tín ngưỡng phong tục tập quán, bao gồm: lễ hội truyền thống, cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh nhật, giao lưu văn hóa, event giải trí, triển lãm nghệ thuật… - Sự kiện thống/Sự kiện nhà nước (Government events): loại kiện thường có chuẩn mực quy tắc riêng, chủ đầu tư kiện quan nhà nước: Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương; phát động phong trào; Hội thảo, hội nghị; Họp báo; Hội nghị hiệp thương; Đón tiễn… - Sự kiện truyền thơng: kiện có tính truyền thơng cao, thường hay nhiều quan truyền thông báo chí chủ đầu tư kiện, có tham gia quan truyền thông trình tiến hành kiện: lễ ghi nhận thương hiệu, thu hút nhà tài trợ, kỷ niệm, gây quỹ, phát động phong trào… Cần lưu ý phân loại nói mang tính chất tương đối, thực tế hình thức kiện thuộc nhiều loại kiện khác 1.5 Các công tác chuẩn bị tổ chức kiện Bước 1: Thu thập thông tin yêu cầu khách hàng Trước hết ta phải khai thác nắm rõ yêu cầu khách hàng đưa Các yêu cầu thể tóm lược, vào tóm lược ta xác định rõ ràng cần phải làm gì, bước tổ chức kiện Để thực tốt, cần phải trả lời câu hỏi sau: - Loại hình kiện tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …) - Mục tiêu tổ chức kiện gì? - Khách tham dự ai? - Có khách tham dự? - Khi đâu kiện diễn ra? - Ngân sách dự tính bao nhiêu? - Sản phẩm dịch vụ cơng ty có điểm trội đặc biệt gì? Bước 2: Hình thành ý tưởng chủ đề Ý tưởng kiện thường người làm kiện ví “linh hồn kiện” bước hình thành ý tưởng cho kiện quan trọng Sau có ý tưởng, người ta phát triển chủ đề kiện, hiệu ứng phần nhìn thiết kế sử dụng chương trình, việc trang trí, hoạt động kiện cho phù hợp với ý tưởng định Nếu ý tưởng “linh hồn” chủ đề “diện mạo” kiện Chủ đề chi phối toàn nội dung hoạt động kiện Để có ý tưởng chủ đề, người ta phải dựa thông tin đặc điểm sản phẩm, thơng điệp sản phẩm, văn hóa hành vi tiêu dùng khách hàng, mục tiêu truyền thông kiện Trong giai đoạn này, ban tổ chức kiện phải tập hợp nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng bước tổ chức kiện Sau suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức kiện thể văn có thống chung, cách tạo sản phẩm event giấy tờ Chương trình gửi đến khách hàng với bảng báo giá chờ phản hồi từ phía khách hàng Thơng thường, kiện, giai đoạn quan trọng nhất, tạo khác biệt công ty tổ chức kiện với Nhưng ý tưởng hay chưa đảm bảo thành cơng event phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức Bước 3: Lập kế hoạch Tổng hợp thể ý tưởng, chủ đề dạng tài liệu trình bày, cho khách hàng nhìn tranh mang tính khả thi, thể nội dung, thơng điệp, ý nghĩa, mục đích hình dáng chương trình Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực cách thức đo lường kết chương trình Các vấn đề gồm: - Thuyết minh ý tưởng chủ đề dựa thông tin đặc tính sản phẩm, văn hóa tổ chức… - Địa điểm tổ chức (phân tích đưa đề xuất địa điểm) - Dự tính thời gian tổ chức kiện thời gian kéo dài kiện Tổ chức bố trí chỗ ngồi theo ước lượng khán giả nơi giữ phương tiện lại - Nhân tham gia (phân tích đưa đề xuất nhân sự) - Chương trình gồm hoạt động gì, thời gian sao, đường dây nào, điểm nhấn đâu? - Lên bảng báo giá tạm tính cho hạng mục, dịch vụ, nhân đề xuất - Dự tính số lượng khách mời tham gia kiện, danh sách khách mời người tiếng Ngồi cần ước tính số lượng quà tặng, số lượng trò chơi vật dụng cần thiết để tổ chức Nếu kiện có tổ chức ăn uống nhẹ cần lưu ý đến yếu tố không gian số lượng chất ượng thực phầm đồ uống, cách chế biến độ an tồn - Trình bày với trưởng phòng giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh có) - Gửi đến trực tiếp trình bày với khách hàng lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung có Sau khách hàng thống chọn đề xuất hạng mục thực hiện, công ty khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết bước (kịch chi tiết) Bước 4: Lên kế hoạch triển khai kiện Sau hoàn tất bước đề xuất kế hoạch ý tưởng cho khách hàng, có cam kết hợp tác với nhau, thực bước để đảm bảo công việc bước cơng việc quản lý theo dõi Các công việc gồm: - Chi tiết cơng việc - Thời gian thực hồn thành - Phân chia trách nhiệm cho bên liên quan - Bố trí nguồn nhân lực thực - Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị - Phân tích rủi ro xảy Bước 5: Triển khai kế hoạch công việc - Thực hạng mục công việc theo kế hoạch - Theo dõi quản lý công việc, xử lý vấn đề phát sinh - Theo dõi cập nhật chi phí phát sinh Bước 6: Kết thúc tổng kết dự án - Tổng hợp kết dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm sở liệu tham khảo cho dự án khác - Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng - Nghiệm thu lý hợp đồng - Báo cáo tổng kết chi phí lợi nhuận dự án - Họp chia sẻ kinh nghiệm - Đóng dự án 1.6 Tình hình tổ chức kiện Việt Nam Ngày nay, tổ chức kiện trở thành công cụ quan trọng hoạt động tiếp thị pr đứng sau quảng cáo nghiên cứu thị trường Các công ty hiểu tổ chức kiện mang họ đến vơi cơng chúng nói lên họ Chính mà hàng năm có hàng tỷ USD chi cho hoạt động tổ chức kiện Nhưng khơng đòi hỏi kiện thơng thường mà họ cần kiện có tính sáng tạo độc đáo gây ý khách hàng, công luận Nắm bắt nhu cầu công ty tổ chức kiện Việt Nam đời Tuy đời muộn so với số ngành dịch vụ khác không mà ngành tổ chức kiện Việt Nam lại không bắt kịp nhịp độ kinh tế giới Thay vào cập nhật đầu tư trang thiết bị đại tiên tiến công ty nhằm nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động phong phú hết Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp phân phối sản phẩm thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi tham dự nhiều event công ty, nói chất lượng tổ chức kiện công ty Việt Nam thay đổi cách rõ rệt Trước đây, trước tham gia kiện hay buổi diễu hành, tơi nhìn thấy kiện đơn điệu; thực thưởng thức, cảm thấy thú vị thể tơi phần kiện đó” Trong tình hình kinh tế khó khăn, nhiều doanh nghiệp phải cắt giảm chi phí chuyển đổi hình thức kinh doanh Điều tưởng chừng gây khó khăn cho công ty tổ chức kiện Việt Nam Nhưng với linh động nhanh nhạy với tiêu chí nắm bắt nhu cầu khách hàng, nhà tổ chức kiện xây dựng kế hoạch, quy mơ để phù hợp với tình hình tài cơng ty Nhờ cơng ty khơng cần tiêu tốn hàng tỷ đơng mà có ý tưởng độc đáo phù hợp với túi tiền quan trọng tiếp cận gần với khách hàng mà đảm bảo uy tín Ngành tổ chức kiện góp phần kích thích sức mua người tiêu dung từ làm lợi cho kinh tế tình hình lạm phát kéo dài Ngày có nhiều công ty tổ chức kiện xuất Việt Nam với quy mô lớn, nhỏ, đa dạng nước quốc tế Điều tạo nhiều lựa chọn cho doanh nghiệp tìm nhà cung cấp tổ chức kiện Trong có nhiều công ty tạo thương hiệu riêng với bề dày kinh nghiệm thông qua kiện tầm cỡ Ngành tổ chức kiện phát triển ngày mạnh mẽ Việt Nam góp phần tạo nên tranh marketing Việt Nam đa diện Nó cho thấy hứa hẹn phát triển kinh tế tương lai, kinh tế cởi mở, động, đa sắc màu Tuy nhiên, ngành tổ chức kiện Việt Nam tồn nhiều mặt trái Theo thống kê, Việt Nam có hàng trăm doanh nghiêp, tổ chức cung ứng dịch vụ tổ chức kiện chuyên nghiệp nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ hoạt động không chuyên khác Con số chiếm khoảng 8.3% tổng số công ty truyền thông quảng cáo Tuy nhiên công ty tổ chức kiện Việt Nam nhiều chưa “chất”, hoạt động manh mún, thiếu chuyên nghiệp, mang tính mạnh làm chủ yếu khơng có nội lực Phần lớn doanh nghiệp tổ chức kiện chưa chủ động nhân lực, vật lực công nghệ mà hoạt động hợp tác, kết nối, thuê đơn vị riêng lẻ khác khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, đơn vị quảng cáo, cung ứng thiết bị… Chính vậy, hoạt động tổ chức kiện chưa phát triển chuyên nghiệp, độc lập chi phí trở nên tốn kém, lãng phí Do kết hợp nhiều dịch vụ, tổ chức kiện đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều, đặc biệt thiết bị máy móc đại Đây điểm yếu hầu hết công ty tổ chức kiện vừa nhỏ Việt Nam Do không chủ động máy móc, chủ yếu nhận đơn hàng theo quan hệ, thuê phòng hội nghị khách sạn, thuê hạng mục lẻ bàn ghế, thiết bị chắp ghép lại thành kiện nên doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu ngày cao doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp lớn doanh nghiệp nước ngồi Bên cạnh đó, lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam khát nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng nhu cầu tổ chức kiện lớn Việt Nam Tại Việt Nam chưa có trường lớp đào tạo bản, quy cho nghề tổ chức kiện, dù có số trường đại học Đại học Báo chí, ĐH Kinh tế, ĐH Hà Nội… đưa vào giảng dạy môn Những người làm lĩnh vực chủ yếu trưởng thành qua người trước, từ yêu cầu khách hàng rút kinh nghiệm qua tổ chức kiện thực tế Các công ty tổ chức kiện Việt Nam chưa chủ động mạnh dạn đầu tư phát triển nguồn nhân lực chất lượng phục vụ cho lĩnh vực Một ý tưởng hay chưa đảm bảo thành cơng kiện phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức đặc biệt yếu tố nhân Đội ngũ đón tiễn (bộ phận chăm sóc khách hàng), kỹ thuật… phải đào tạo lựa chọn kỹ lưỡng văn hóa, ngoại giao, đặc biệt phải thạo tiếng anh có lòng nhiệt thành với khách Nhiều công ty tổ chức kiện Việt Nam PRO Event, Le Bros, Vietlink, Goldentour & Convention,… tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên học lớp nghiệp vụ, hay đào tạo nước ngồi để hướng đến việc chun nghiệp cơng tác tổ chức kiện, phục vụ khách hàng… số lượng DN dám đầu tư nguồn nhân lực VN chưa nhiều… Ngoài ra, hạn chế định khả ngoại ngữ nên không nhiều công ty tổ chức kiện Việt Nam nhận hợp đồng từ tổ chức, cty đối tác nước ngồi Một yếu tố khơng thể thiếu làm nên uy tín thương hiệu cơng ty tổ chức kiện phải chuẩn bị tốt nội dung, kịch cho kiện Tuy nhiên công ty giai đoạn bị động, làm theo mơ có sẵn cho tất chương trình mà thiếu tính sáng tạo, điều tối kỵ công tác tổ chức kiện CHƯƠNG XÂY DỰNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN “LỄ KHÁNH THÀNH NHÀ HÀNG ĂN CHAY TUIACHA” 2.1 Mục tiêu kiện Tổ chức kiện lễ khánh thành nhà hàng Tuiacha nhằm mục tiêu quảng bá, giới thiệu nhà hàng với người tiêu dùng Đặc biệt nhấn mạnh đến ăn đặc trưng nhà hàng cung cấp ăn chay 2.2 Dự tốn ngân sách cho kiện lễ khánh thành nhà hàng ăn chay TUIACHA  Địa điểm thời gian - Tại nhà hàng ăn chay Tuiacha số đường Hoàng Quốc Việt, Hà Nội - Thời gian: 9h00 – 16h00, ngày 31/12/2016 2.2.1 Đồ ăn thức uống - Dự kiến khách: 300 người - Chi phí 20 chay chính: STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 TÊN MÓN CHI PHÍ ( VNĐ) Đậu phụ lốt 10.000 Bì chay 20.000 Đậu phụ kho cà tím 15.000 Nem chay 20.000 Rau củ xào chay 20.000 Nấm rơm xào đậu phụ 15.000 Đậu Hũ Khìa 25.000 Thịt quay chay 25.000 Đậu xốt nấm 10.000 Chả chay 15.000 Chả bắp 15.000 Mì xào sả ớt 20.000 Nấm rơm kho tiêu 25.000 Bún chay 15.000 Canh chua chay 10.000 Nộm thập cẩm chay 25.000 Bún xào chay 15.000 Nấm bào ngư chiên giòn 15.000 Bún Thái chay 15.000 Canh khổ qua chay 10.000 TỔNG CHI PHÍ 20 MĨN CHAY CHÍNH - Chi phí đồ uống: SỐ LƯỢNG 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 17.000.000 VNĐ STT ĐỒ UỐNG CHI PHÍ (VNĐ) Vang Đà Lạt 85.000 Vang Chi Lê 324.000 Vang Úc 450.000 Coca Cola 10.000 Mirinda 10.000 Nước Suối 7.000 TỔNG CHI PHÍ ĐỒ UỐNG 2.2.2 Trang trí SỐ LƯỢNG 20 20 20 200 200 200 22.580.000 VNĐ STT SẢN PHẨM CHI PHÍ (VNĐ) Hoa lẵng 500.000 Hoa bó 150.000 Bóng bay 1.500 Cổng chào 2.000.000 TỔNG CHI PHÍ TRANG TRÍ 2.2.3 Thiết bị nghe nhìn SỐ LƯỢNG 20 400 8.600.000 VNĐ STT SẢN PHẨM CHI PHÍ (VNĐ) Loa dàn 10.000.000 Hệ thống chiếu sáng 5.000.000 Hệ thống trình chiếu 2.000.000 TỔNG CHI PHÍ THIẾT BỊ NGHE NHÌN 2.2.4 Văn nghệ SỐ LƯỢNG 1 17.000.000 VNĐ STT SỐ LƯỢNG 1 3.000.000 VNĐ TIẾT MỤC HỖ TRỢ (VNĐ) Múa “Cánh Sen khát vọng” 1.000.000 Nhảy đương đại 1.000.000 Hát tập thể nhân viên 1.000.000 TỔNG CHI PHÍ VĂN NGHỆ 2.2.5 Set up STT TÊN Sân Khấu Bàn Ghế CHI PHÍ (VNĐ) Có sẵn Có sẵn Có sẵn SỐ LƯỢNG 30 300 VNĐ CHI PHÍ (VNĐ) SỐ LƯỢNG TỔNG CHI PHÍ SET UP 2.2.6 Thiết kế, in ấn STT TÊN Backdrop 500.000 Thiệp mời Menu Place Card 5.000 20.000 10.000 300 30 30 TỔNG CHI PHÍ THIẾT KẾ, IN ẤN 2.900.000 VNĐ 2.2.7 Photo, camera STT TIẾT MỤC Thợ ảnh Camera man CHI PHÍ (VNĐ) 500.000 2.000.000 TỔNG CHI PHÍ PHOTO, CAMERA SỐ LƯỢNG 7.000.000 VNĐ 2.2.8 Nhân STT NHÂN SỰ BỒI DƯỠNG (VNĐ) Nhân công Set Up 100.000 Nhân công dàn dựng 100.000 Ca sĩ 500.000 PG 300.000 Tiếp tân 200.000 Nhân viên phục vụ 150.000 TỔNG CHI NHÂN SỰ 2.2.9 Game, quà tặng SỐ LƯỢNG 10 10 20 7.800.000 VNĐ STT TÊN CHI PHÍ (VNĐ) Quà tặng 100.000 TỔNG CHI PHÍ GAME, Q TẶNG 2.2.10 Chi phí khác SỐ LƯỢNG 20 2.000.000 VNĐ STT TÊN SỐ LƯỢNG 1 1.700.000 VNĐ CHI PHÍ (VNĐ) Tiền điện 500.000 Chi phí lại 1.000.000 Chi Phí Khác 200.000 TỔNG CHI LINH TINH 2.2.11 Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh 5% tổng chi phí = 5% * 82.280.000 = 4.114.000 VNĐ  Tổng Ngân Sách dành cho Sự Kiện: STT TÊN Tổng Chi phí Ăn Uống CHI PHÍ (VNĐ) 39.580.000 VNĐ Tổng chi phí trang trí Tổng chi phí thiết bị nghe nhìn Tổng chi phí văn nghệ Tổng chi phí set up Tổng chi phí thiết kế, in ấn 2.900.000 VNĐ Tổng chi phí photo, camera 7.000.000 VNĐ Tổng chi nhân 7.800.000 VNĐ Tổng chi phí photo, camera 2.000.000 VNĐ 10 Tổng chi phí game, quà tặng 2.000.000 VNĐ 11 Tổng chi phí khác 1.700.000 VNĐ 12 Tổng chi phí dự phòng 4.114.000 VNĐ NGÂN SÁCH DÀNH CHO SỰ KIÊN 8.600.000 VNĐ 17.000.000 VNĐ 3.000.000 VNĐ VNĐ 87.394.000 VNĐ KẾT LUẬN Như vậy, tổ chức kiện ngày trở nên thiết yếu quan trọng sống nói chung, cơng cụ marketing hữu ích nói riêng Những lợi ích mà tổ chức kiện đem lại lớn, có tầm ảnh hưởng lớn đến người tiêu dùng thị trường Để tổ chức kiện cần trải qua nhiều giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn có nhiệm vụ riêng biệt, nhiên chúng có mối quan hệ tương hỗ với Đặc biệt việc dự báo ngân sách tổ chức kiện đặc biệt quan trọng cần thiết Nó đưa dự báo nguồn kinh phí tổ chức cần có, chi phí cho hạng mục, nhóm đối tượng Dựa tính chất quan trọng nhóm đối tượng mà có kế hoạch phân bổ chi phí phù hợp Và qua ví dụ liên hệ thực tế sơ lược việc xây dựng ngân sách dự báo cho kiện, hình dung dễ dàng phần công việc công tác chuẩn bị kiện cần phải làm Dù kiện có quy mơ nhỏ hay lớn việc xây dựng ngân sách dự kiến cho kiện cần thiết cần thực TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Tổ chức kiện”, PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (NXB ĐH Kinh tế quốc dân, 2012) 2 Bài giảng “Quản trị kiện”, trường CĐ Du lịch Hà Nội http://www.wonderful.vn/vi/to-chuc-su-kien/cach-xay-dung-ngan-sachcho-mot-su-kien.html  ... có sẵn cho tất chương trình mà thiếu tính sáng tạo, điều tối kỵ công tác tổ chức kiện CHƯƠNG XÂY DỰNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN “LỄ KHÁNH THÀNH NHÀ HÀNG ĂN CHAY TUIACHA 2.1 Mục tiêu kiện Tổ chức kiện.. . tốn ngân sách mà chi phối hiệu ngân sách Trước tổ chức kiện nào, Nhà tổ chức phải trả lời câu hỏi tổ chức kiện nhằm đạt mục tiêu ? Nói cách khác, Nhà tổ chức kiện cần làm rõ mục tiêu việc tổ chức. .. chức kiện, Nhà tổ chức cần giải năm nội dung sau : - Có nên tổ chức kiện khơng? - Có đủ ngân sách cho tổ chức kiện không? - Sử dụng ngân sách cho tổ chức kiện? - Mục đích kiện? - Sự kiện có xứng