Báo cáo tốt nghiệp Hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty dược phẩm hiệp bách niên.doc

Báo cáo tốt nghiệp Hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty dược phẩm hiệp bách niên

Lời mở đầu

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành

và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều ban ngành nhưng giữa chúng có mối quan hệ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao Thông tin

kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình : Vốn

và nguồn, tăng và giảm Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua

đó chúng ta biết đươc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình.

Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt

là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp , chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài.

Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin

chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo:“Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Hiệp Bách Niên”

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY

TNHH HIỆP BÁCH NIÊN

I Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Dược phẩm Hiệp Bách Niên

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Dược phẩm Hiệp Bách Niên là một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực kinh doanh thương mại,được thành lập theo quyết định số 139/QĐ –TTCP ngày 26/2/1994

Các ngành nghề kinh doanh cuả công ty: Kinh doanh dược phẩm, mua bán mỹphẩm, hóa chất (trừ hóa chất độc hại), trang thiết bị y tế,chế phẩm vi sinh xử lý môitrường (chế phẩm được phép lưu thong), hàng gia dụng, lương thực, thực phẩm chếbiến, xà phòng, chất tẩy rửa,làm bóng và chế phẩm vệ sinh,chất khử trùng…

1.2 Sự phát triển của công ty.

Với đặc thù là công ty thương mại phục vụ cho thị trường đông dân mạnglưới kinh doanh rông khăp trên địa bàn,những năm gần đây quy mô kinh doanh củacông ty ngày càng được mở rộng:

+Năm 2001: 12.156triệu

+Năm 2002: 15.273 triệu

Thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng công ty có 45 quầy kinhdoanh tại bốn khu vực đông dân cư và năm đại lý tại các xã.Mặt hàng kinh doanhchủ yếu của công ty là xăng dầu và kinh doanh tời vụ.Di đôi với việc mở rông quy

mô kinh doanh công ty càn nâng cao chất lược hàng ban với tinh thần thai độ tậntình

2 Cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn.

Doanh nghiêp thương mại là DN chuyên làm nhiêm vụ lưu thông hànghoá,vừa là người mua hàng,vùa là người bán hàng.Để thực hiện tốt và có hiệu quả

nhiêm vụ của một doanh nghiệp thương mại là phải tổ chức một bộ máy quản lýtrên cơ sở hiệu quả và tíêt kiệm nhất.

Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn là một đơn vị hoạch toánđộc lập.Do đó công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm chi phí

và nâng cao hiệu quả kinh tế thúc đẩy kinh doanh phát triển tạo điều kiên cho DNtồn tại

Ngay sau khi cổ phần hoá công ty đã thực hiên săp xếp lại hoạt động kinhdoanh,bộ máy quản lý với phương châm một người làm được nhiều việc.Do vậynhiều phòng ban được xác nhập với nhau

Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Dược phẩm Hiệp Bách Niên được bố trí

theo sơ đồ sau :

P.kinh

doanh thị

trường

P.kế toán tài vụ

Trong công ty cơ quan có quyền quyết định cao nhất là đại hội đồng cổ

đông(ĐHĐCĐ).ĐHĐCĐ của công ty gồm 63 cổ đông có quyền biểu quyết,họp ítnhất mỗi năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm và thông qua phươnghướng phát triển của công ty.ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phiếu

và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phiếu.ĐHĐCĐ cũng có thể tổ chức lạihoặc giải thể công ty.Như vậy ĐHĐCĐ là chủ sở hữu của công ty có quyền chiếmhữu,định đoạt số phận của công ty.DướiĐHĐCĐ là hội đồng quản trị(HĐQT)quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty.HĐQT có ba thành viên trong

đó có một chủ tịch và phó chủ tịch.HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược pháttriển của công ty,quyết định các phương án kinh doanh.Đầu tư,giải pháp phát triểnthị trường,các hợp đồng quan trọng có giá trị lớn,phải được HĐQT thông qua mớiđược thực hiện.Nói chung HĐQT đua ra các đường lối,các nghị quyết về phươnghướng hoạt động kinh doanh của công ty,ổ chức bộ máy quản lý đồng thời đưa racác quy chế quản lý nội bộ.Trong HĐQT thì chủ tich HĐQT có nhiệm vụ lậpchương trình kế hoạch hoạt động,theo dõi tổ chức thực hiện các quyết định củaHĐQT

Ban kiểm soát(BKS)của công ty gồm ba người trong đó có một kiểm saot viêntrưởng và hai kiểm saot viên.Kiểm soát viên trưởng là người có trình độ chuyênmôn về nghiệp vụ kế toán tài chính.BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp hợp lýtrong việc quảm lý điều hành hoạt động kinh doanh ghi chép sổ sách kế toán,kiểmtra báo cáo tài chính.Cụ thể là ban kiểm soát phải thẩm định báo cáo tài chính hàngnăm nhằm phát hiện sai sót gian lận của các bộ phận và đưa ra trình ĐHĐCĐ xemsét quyết định.Thông qua kiểm soát để đảm bảo các quyết định,quy chế quản lý nộibộ,các nghị quyết chỉ đạo của ĐHĐCĐ và ĐHĐQT

Trong HĐQT một thành viên được bầu làm giám đốc đièu hành(GĐĐH)cónhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theocác nghị quyết của HĐQT và phương án kinh doanh của công ty đã đựoc ĐHĐCĐphê duyệt.Giám đốc quản lý trực tiếp phòng tài chính kế toán và mạng lưới kinhdoanh.Dưới giám đốc là một phó giám đốcphụ trách kinh doanh quản lý trực tiếpphòng kinh doanh thị trường.Một phó giám đốc phụ trách tài chính hành chính,quản

lý trực tiếp phòng tổ chức hành chính

Phòng kế toán tài vụcó nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán tàichínhcủa nhà nước, xử lý chứng từ ,lập báo cáo tài chính,báo cáo quản trị cung cấpthông tin kịp thời về tình hình tài chính của công ty,tư vấn cho giám đổctong việc raquyết định kinh doanh.

Phòng tổ chức hành chính có quyền tham mưu các đầu mối chỉ đạo và thựchiện các lĩnh vực tổ chức quản lý cán bộ lao động tiền lương,đào tạo,thi đua,khenthưởng, kỷ luật

Phòng kinh doanh thị trường phòng này có nhiều chức năng được xác nhập bởiphòng kế hoạch và phòng kinh doanh tổng hợp Hiện nay phòng này có nhiệm vụxây dựng kế hoạch kinh doanh,kế hoạch lưu chuyển hàng hoá,tổ chức lập và xâydựng kế hoạch kinh doanh quảng cáo và xúc tiến bán hàng,nghiên cứu mở rộng thịtrường,tìm kiếm và tổng kết các hợp đồng kinh tế

Ba cửa hàng là nơi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng phản ánh kịp thời vềphòng kinh doanh thị trường và nhu cầu hàng hoá bán ra.Thực hiện các kế hoạchkinh doanh công tác tổ chức các phòng ban liên quan đảm bảo các chế độ l’;ngthưởng và quyền lợi khác cho nhân viên

3 Môi trường kinh doanh của Công ty TNHH Dược phẩm Hiệp Bách Niên :

Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn là một doanh nghiệp kinhdoanh trong lĩnh vực thương mại từ nhiều năm nay,cônh ty luôn đứng vững trên thịtrường,là một DN quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại của huyện SócSơn nhất là từ khi tiến hành cổ phần hoá thì mọi quyền lợi của mỗi cổ dông đều gắnliền với sự phát triển của công ty.Do vậy bộ máy lãnh đạo của công ty luôn quantâm đến việc nâng cao hiệu quả kinh doanh,việc phân phối lợi nhuận và điều lệ củacông ty luôn quan tâm,khuyến khích và có chế độ dãi ngộ kịp thời đối với CBCNV

Là một công ty Công ty cổ phần thương mại –xây dựng Sóc Sơn,công ty là một

DN kinh doanh thương mại luôn đứng vững trên thị trường trong nhiều nămqua.Khách hàng của công ty là các cơ quan,xí nghiệp,nông trường,trang trại,đóngtrên địa bàn ,các đơn vị bộ đội,CBCNV và nhân dân.Các mặt hàng mà công ty khaithác,kinh doanh đều được chọn lựa,nghiên cứu phù hợp với thị trường để xác địnhchính sách kinh doanh hợp lý

Là một DN thương mại nên công ty luôn là cầu nối giữa sản xuất và tiêudùng.Công ty vừa có nhiệm vụ mua hàng,vừa có nhiệm vụ bán hàng.Do vậy công tyxác định rõ các thông tin về các DN,công ty sản xuất ,các nhu cầu kinh doanh về sốlượng,chất lượng,giá cả,chính sách bán hàng và khả năng cung cấp hàng hoá củacông ty đó.Thông qua đó công ty xác định rõ đặc điểm của từng nguồn hàng,lựachọn các nhà cung cấp hàng hoá tốt nhất về chất lượng,có uy tín,giao hàng với độtin cậy caovà giá thành hợp lý.

4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

Bộ máy kế toán công ty gồm 2 loại kế toán là:

- Kế toán tại công ty

- Kế toán tại các cửa hàng

Kế toán tại các cửa hàng có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ ban đầu và hạchtoán ban đầu, ghi chép lập bảng kê chi tiết Sau đó chuyển cả các chứng từ có liênquan đến phòng tài chính kế toán công ty Kế toán công ty căn cứ vào các chứng từnày để ghi chép hàng ngày Sau đó kế toán lập các sổ sách cần thiết, tổng hợp vàbáo cáo tài chính Tất cả các sổ sách và chứng từ kế toán đều phải có sự kiểm traphê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc công ty Tại công ty, bộ máy kế toáncông ty được phân công với các chức năng nhiệm vụ rõ ràng để hoàn thành phầnviệc kế toán đã giao

Bộ máy kế toán Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn gồm có 5 người đảm nhiệmcác phần kế toán khác nhau gồm : Kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ mỗingười đảm nhiệm 1 phần hành kế toán cụ thể

Sơ đồ bộ máy kế toán

- Chỉ đạo trực tiếp hướng dẫn công nhân viên dưới quyền thuộc phạm vi vàtrách nhiệm của mình, có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kếtoán tại công ty làm việc ở bất cứ bộ phận nào

- Các tài liệu tín dụng liên quan đến công tác kế toán đều phải có chữ ký của

kế toán trưởng mới có tác dụng pháp lý

2 Kế toán công nợ : Kế toán cung cấp là những người thay mặt giám đốc thực hiện

các khoản nộp ngân sách , thanh toán công nợ các loại vốn bằng tiền, vốn vay, hạchtoán theo lương khách hàng tạm ứng

3 Kế toán thuế : Hàng tháng lập kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, theo dõi tình

hình nộp ngân sách Nhà nước ,lập kế hoạch và quyết toán thuế GTGT, thuế thunhập doanh nghiệp, tiền nộp sử dụng vốn ngân sách Nhà nước

4 Kế toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ : Thanh toán số lương phảI trả cho từng

người trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ phần trăm theo quy định

5 Thủ quỹ kiêm tài sản cố định : Tiến hành thu chi tạI doanh nghiệp ,hàng tháng

cân đối vào các khoản thu chi vào cuối ngày, theo dõi tàI sản cố định , phản ánh tìnhhình tăng giảm TSCĐ trên cơ sở nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty và tỷ lệtrích khấu hao đã được cục quản lý vốn và tàI sản của thành phố Hà nội phê duyệt

Do tình hình kinh doanh mang tính chất phân tán, để tạo sự năng động trongđiều hành sản xuất, công ty đã quản lý và cung cấp một số chất chủ yếu cho các cửahàng , đồng thời đảm bảo đầy đủ nhu cầu về tài chính cho công ty Các cửa hàng tựquyết định phương án bán hàng, tổ chức bán hàng theo kế hoạch đề ra Mọi chứng

từ thu chi tài chính đều phải được thống kê giao cho phòng kế toán tài vụ công ty đểhạch toán chung toàn công ty

+ Phương thức hạch toán: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán báo cáo ởcác cửa hàng Hạch toán tập trung tại phòng tài chính kế toán công ty theo hình thứcchứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ gốc

Sổ quỹ hợp chứng Bảng tổng

từ gốc

Sổ thẻ

kế toán chi tiết

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng (quý)

: Đối chiếu kiểm tra

5 Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty:

Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ vàchính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ đểghi sổ kế toán

Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau:

* Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm:

+Phiếu thu

+Phiếu chi

+ Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán

+ Giấy đề nghị tạm ứng

+ Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng

từ hoá đơn liên quan

* Kiểm tra và thực hiện phần hành :

Phó phóng kế toán sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểmtra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền Căn cứ vàochứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi rồi trình lên kế toántrưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt

Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chitiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp Cuối tháng kế toán tổng hợplập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cáirồi trình tài liệu này cho trưởng phòng ký duyệt

* Tập hợp, lưu trữ chứng từ:

Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập sổ đăng ký chứng từ

và sổ kế toán chi tiết sẽ được lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, mộtbản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết

Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộphận lưu trữ đưa ra huỷ

6 Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần TM-XD Sóc Sơn.

Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất định.Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến hành sảnxuất kinh doanh Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng Bởi vốnbằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay để trả lươngcho cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền

Vốn bằng tiền hiện có của Công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tạingân hàng, kho bạc Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này

Chương I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN

BẰNG TIỀN.

I Tổng quát về vốn bằng tiền:

1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tạidưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệpnào cũng có và sử dụng

Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhànước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thứcđối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngânhàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thịtrưòng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM)

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu

là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mụcđích thanh toán trong kinh doanh

- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp baogồm:

- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngânphiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếphàng ngày trong sản xuất kinh doanh

- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý

mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng

- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chứcnăng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái nàysang trạng thái khác

2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:

Đặc điểm vốn bằng tiền.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đápứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư,hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi cáckhoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phảiquản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đốitượng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, cácthủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng,

nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản

lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệpdùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp vàNgân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phảinộp ngay cho Ngân hàng

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời

Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam”

để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi

sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó

- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ ápdụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theodõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ Giá

nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo mộttrong các phương pháp sau:

+ Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lầnnhập trong kỳ

+ Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước

+ Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theođối tượng, chất lượng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàngbạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế

và chính xác

Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền

sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện

kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao

II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:

1 Luân chuyển chứng từ:

Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụthể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanhnghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợppháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanhnghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháptính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả cácchỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địađiểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lậpchứng từ

Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động củavốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đóđược xác định bởi khâu sau:

- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạngnên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau.Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay

các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng từ phải lập theo mẫunhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.

- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp,hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan,tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mớiđược sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanhthông tin cho người quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợpvới yêu cầu ghi sổ kế toán

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng

từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đốichiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Lưu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tàiliệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạchtoán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc

+ Chứng từ không bị mất

+ Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng

+ Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ

2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ:

Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chitiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông thường tiền giữ tại doanhnghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại tệ , ngân phiếu,vàng bạc, kim loại quý đá quý

Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ.Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều sothủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹkhông được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặctiếp nhiệm công việc kế toán

2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:

Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ

ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng Trên cơ sở các lệnhthu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận được phiếuthu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau khi đã thực hiệnxong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trêncác phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiềnmặt kiêm báo caó quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báocáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán

Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còncần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi như : Giấy

đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thutiền

Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt như sau:

Đơn vị: Số

Mẫu 01-TT Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1/ 11/ 1995 Ngày của BTC Nợ

Có

Họ và tên người nộp :

Địa chỉ :

Lý do nộp :

Số tiền : (Viết bằng chữ) Kèm theo chứng từ gốc

Kèm chứng từ gốc.

Ngày Tháng Năm

Ngày Trưởng phòng Kiểm Thủ Người lập

Người nhận ký tên: kế toán soát quỹ phiếu

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

(Kiêm báo cáo quỹ)Ngày tháng năm

Số dư đầu ngàyPhát sinh trong ngày

2.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt” Kết cấu

và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

Bên nợ:

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quýnhập quỹ, nhập kho

+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh

Bên có:

+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiệncòn tồn quỹ

+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh

- Dư nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quýhiện còn tồn quỹ

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồnquỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp

- Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điềuchỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam

- Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc,kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế

Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 làcác phiếu chi

Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kimkhí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác kýcược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền củađơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủcác thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau

đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêmphong

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập,xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao,người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.

- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình

tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khíquý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí qúy,

đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ

- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụxuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủquỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với sốliệu trên sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tralại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báocáo thừa hoặc thiếu hụt

2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:

a) Các nghiệp vụ tăng :

Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ

Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ

Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính

Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất thường

Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng

Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu

Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắnhạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền

b) Các nghiệp vụ giảm :

Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng

Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn

Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký cược, ký quỹ ngắn, dài hạn Nợ TK

211, 213 : Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng

Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm

Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho ( theo phương pháp

kê khai thường xuyên)

Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)

Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả

Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác chongân sách, thanh toán lương và các khoản cho CNV

Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ

2.2.2 Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :

Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõinguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại" Việc quy đổi ra đồng Việt Namphải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, tài sản cốđịnh dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinhcác nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷgiá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinhnghiệp vụ kinh tế

- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tàikhoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào củaNgân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh Các khoảnchênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào

TK 413- Chênh lệch tỷ giá

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷgiá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷgiá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược hach toán vào tài khoản 413

Kết cấu tài khoản 007:

Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ

Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ

Dư Nợ: Ngoại tệ hiện có

Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá

Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư,hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả cógốc ngoại tệ.

Tài khoản này cuối kỳ có thể dư Có hoặc dư Nợ

Dư Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý

Dư Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại

Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ được sử lý (ghi tănghoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan

có thẩm quyền

Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụmua bán ngoại tệ được quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phátsinh Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ được hạch toánvào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí chohoạt động tài chính

Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :

- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ như sau:

+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngânhàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấpnhận nợ bằng ngoại tệ

+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phương pháp khác nhau như nhậptrước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại

+ Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ được tính bằng tỷ giá thực tế tại thờiđiểm ghi nhận nợ.

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực tếtại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)

Trình tự hạch toán:

a) Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán :

- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :

Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)

Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)

Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- lượng nguyên tệ mua vào

- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:

Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán

Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế

Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)Đồng thời ghi : Nợ TK 007: Lượng nguyên tệ thu vào

- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :

Nợ TK 111 (111.2)

Có TK 131Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : Lượng nguyên tệ thu vào

- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán

Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán,

Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán

Đồng thời ghi: Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra

- Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế

Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán

Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có)Đồng thời ghi: Có TK 007 : Lượng nguyên tệ chi ra

- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331

Có TK 111 (111.2)Đồng thời Có TK 007- lượng nguyên tệ chi ra

- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ

Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hànhkiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giángoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch

do tỷ giá tăng kế toán ghi:

Nợ TK 111 (111.2)

Có TK 413 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷgiá giảm được ghi ngược lại:

Nợ TK 413

Có TK 111 (111.2)b) Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán :

- Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế

Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tếĐồng thời: Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ nhập quỹ

- Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :

Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏhơn tỷ giá bình quân thực tế)

(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình quânthực tế)

- Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 (Tỷ giá thực tế)

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân

Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực

tế bình quân)

Đồng thời: Có TK 007: Lượng nguyên tệ xuất quỹ

- Xuất ngoại tệ trả nợ cho người bán:

Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ

Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế

(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)Đồng thời : Có TK 007 : Lượng nguyên tệ đã chi ra

Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại

sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý

+ Nếu chênh lệch giảm:

Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá

Có TK 111 (1112)+ Nếu chênh lệch tăng:

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 413

SƠ ĐỒ TỔNG HỢP THỂ HIỆN QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN

THU CHI TIỀN MẶT

Tk 711, 712 TK 121, 128

Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn,

Xuất tiền đi thế chấp, ký quỹ Bổ xung quỹ

Ký cượcTK338,344

Nhận tiền do đơn vị khác ký

cược, ký quỹ

Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê

3.Kế toán tiền gửi Ngân hàng:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệpvới các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảmbảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh

kỷ luật thanh toán

Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ

số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận củadoanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng Các khoảntiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc,kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho cáchình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc địnhmức, séc chuyển tiền, thư tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏidoanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiềngửi

3 3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:

- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng

- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi,

uỷ nhiệm thu

3.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) được thực hiện trên tài khoản TGNH Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau:

112-Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng

Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng

Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng

Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :

+ TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngânhàng

+ TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đãquy đổi ra đồng Việt Nam

+ TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kimkhí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng

Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:

- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ được phépphát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình Nếu phát hành quá số dư là doanhnghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định Chính vìvậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hànhcác chứng từ thanh toán

- Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đốichiếu với các chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên

sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ củaNgân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xácminh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênhlệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng Số chênh lệchđược ghi vào các Tài khoản chờ xử lý (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìmnguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ

- Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổchức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu

- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chiphù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toán phải mở sổ chi tiết

để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên

3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:

Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam được thựchiện tương tự như đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan

Thu hồi vốn đầu tư bằng Mua TCSĐ, thanh toán,

-Nhận tiền cấp dưới nộp lên để TK627,641,642

-Nhận kinh phí sự nghiệp Thanh toán các khoản

Thu nhập hoạt động tài chính,

hoạt động bất thường

4 Hạch toán tiền đang chuyển:

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, khobạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tụcchuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhậnđực giấy báo có của Ngân hàng

Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trườnghợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng

- Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanhnghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước)

- Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc địnhmức, séc chuyển tiền

4.1 Chứng từ sử dụng :

4 - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc

- Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu

4.2 Tài khoản sử dụng:

Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đangchuyển” Nội dung và kết cấu của tài khoản này:

Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ

Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ

Dư nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển

Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai:

TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam

TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ

Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp

tiền qua bưu điện

TGNH làm thủ tục để lưu Thanh toán tiền vay ngắn hạn

cho các hình thức T.T khác

Thu nợ chuyển thẳng qua Thanh toán nợ dài hạn đến

5 Hình thức sổ kế toán:

Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng rất lớn vàphải thực hiện thường xuyên, hàng ngày Do đó, cần phải tổ chức một cách khoahọc, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao độngcủa nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theoyêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi chocấp trên hay tại cơ quan nhà nước

Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lượng các mẫu

sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan

hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán

Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp vớidoanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau:

Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khốilượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít

Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý

Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán

Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán

Hiện nay, theo chế dộ quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán :

Hệ thống sổ bao gồm:

Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái

Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vàođặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu,mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau

* Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng:

- Ưu điểm : Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu.

5 - Nhược điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phương tiện kỹ thuật

tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng phát sinhlớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp

- Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát

sinh ít và sử dụng ít tài khoản như các doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ

5.2 Hình thức “chứng từ ghi sổ”

Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đềuđược phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp Tronghình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kếtoán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS

và sổ cái các tài khoản

Hệ thống sổ kế toán :

- Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản

6 - Sổ kế toán chi tiết : Tương tự trong NK- SC

* Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng :

- Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận tiện

cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán

- Nhược điểm : Ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm.

- Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có

nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh

5.3 Hình thức Nhật ký- chứng từ :

Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổtheo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngàyvới việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng