ÔN THI quản trị văn phòng

_ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương : Quản trò Văn phòng Khái niệm văn phòng : - Theo nghóa hẹp : VP phòng làm việc cụ thể quan , đơn vò , nơi giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vò , nhà hoạt động trò , hoạt động chuyên môn , nghiệp vụ tầm cỡ … - Theo nghóa rộng : VP hiểu trụ sở làm việc quan , đơn vò , tổ chức - Ở quan tổ chức nhỏ gọi phòng hành tổng hợp - VP hiểu loại hoạt động quan , tổ chức , đơn vò doanh nghiệp - Nói tóm lại : VP máy điều hành tổng hợp quan , đơn vò tổ chức , doanh nghiệp , nơi thu thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quan tổ chức Chức văn phòng : Có chức sau : - Chức thông tin : tiếp nhận thông tin ( từ nguồn khác báo đài , người quen , tờ rơi ) thu thập xử lý ( xem thông tin cần sử dụng phục vụ cho nhu cầu công ty loại bỏ thông tin không cần thiết để tránh thời gian người ) , cung cấp thông tin ( cần đủ không nên nhiều tài liệu mà không giúp ích cho công việc ), theo dõi việc giải văn thực nhiệm vụ quản lý , lưu trữ văn nguồn thông tin khác - Chức tham mưu tổng hợp : tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần đưa đònh tối ưu trình hoạt động quản trò để đạt hiệu cao nhiết Ví dụ : Mình biết xếp hay đồng nghiệp phân vân nên chọn phương án tốt cho công ty , xếp có hỏi nên phân tích có lợi có hại cho công ty để giúp xếp xác đònh rõ phương án tối ưu - Chức giúp việc điều hành : + Xây dựng chương trình , kế hoạch dài hạn , ngắn hạn , tổ chức triển khai thực kế hoạch + Tổ chức hoạt động lễ tân , đối nội đối ngoại _ + Tổ chức hội nghò , soạn thảo ban hành quản lý văn … - Chức hậu cần : VP nơi chuẩn bò , cung cấp , bố trí , quản lý phương tiện , trang thiết bò VP chuyên dùng điều kiện khác để phục vụ cho hoạt động nhà quản trò quan tổ chức Phân tích nhiệm vụ văn phòng ??? Khái niệm văn phòng : - Theo nghóa hẹp : VP phòng làm việc cụ thể quan , đơn vò , nơi giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vò , nhà hoạt động trò , hoạt động chuyên môn , nghiệp vụ tầm cỡ … - Theo nghóa rộng : VP hiểu trụ sở làm việc quan , đơn vò , tổ chức - Ở quan tổ chức nhỏ gọi phòng hành tổng hợp - VP hiểu loại hoạt động quan , tổ chức , đơn vò doanh nghiệp - Nói tóm lại : VP máy điều hành tổng hợp quan , đơn vò tổ chức , doanh nghiệp , nơi thu thập , xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quan tổ chức Nhiệm vụ Văn Phòng : Có 10 nhiệm vụ - Tổng hợp , xây dựng chương trình kế hoạch công tác quan đơn vò : + Trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác lãnh đạo quan ( có hẹn để làm việc với đối tác nên xếp nhắc nhở xếp ) + Tổng hợp chương trình , kế hoạch phận trực thuộc để xây dựng chương trình , kế hoạch công tác quan ( Ví dụ : xếp vạch kế hoạch năm phải đạt 500 tr , xếp đưa kế hoạch tất nhân viên phải cố gắng đạt mục tiêu đề ) + Gíup thủ trưởng , quan tổ chức triển khai thực , kiểm tra , theo dõi tiến độ , báo cáo kết thực ( Để đạt mục tiêu cố gắng chưa đủ mà phải kiểm tra xem công việc có thực tốt hay không báo cáo kết để có phương án tốt chưa đạt yêu cầu ) - Thu thập , xử lý , quản lý sử dụng thông tin : Thông tin để nhà quản trò đưa đònh kòp thời , _ - - - - - - - - xác ( thu thập thông tin phải xem thử thông tin có xác thực cần thiết để sử dụng hay không thông tin bổ ích nên lưu lại sử dụng ) Truyền đạt đònh , thông tin quản lý : Trước tiên phải theo dõi tổng hợp triển khai để báo cáo cho lãnh đạo , đề xuất biện pháp , phục vụ đạo , điều hành nhà quản trò ( Ví dụ : tập hợp ý kiến sáng tạo nhân viên sau trình cho xếp coi đợi đònh từ xếp sau truyền đạt lại cho nhân viên để họ thực ) Thực công tác văn thư , lưu trữ hồ sơ : soạn thảo văn , tiếp nhận thực quy trình xử lý văn đến , quản lý , lưu trữ văn đến , theo quy đònh ( Sắp xếp văn đến riêng theo ngày tháng số thứ tự để dễ dàng tìm thấy cần , văn cần gấp đánh dấu đỏ để kòp thời xử lý ) Tư vấn văn cho thủ trưởng : Gíup thủ trưởng soạn thảo văn thẩm quyền , thể thức , hợp hiến , hợp pháp hợp lý Tổ chức công tác lễ tân : Đón tiếp khách , công tác đối nội , đối ngoại , công tác quản trò , bố trí lòch làm việc , chuẩn bò họp , lễ khánh tiết quan ( Ví dụ : Cuộc họp lớn phải chuẩn bò nước , phòng họp v v ) Tổ chức quản lý , kinh phí , quản lý vật tư , tài sản , sở vật chất quan : ( Ví dụ : Đi công tác phải chuẩn bò tiền khách sạn ăn cho nhân viên công tác ) Tổ chức công tác bảo vệ tài sản , bảo đảm an ninh , trật tự toàn quan : ( Ví dụ : mướn bảo vệ để trông coi hàng hóa tài sản công ty vào cổng để tránh thất thoát tài sản ) Tổ chức phục vụ chuyến công tác lãnh đạo : ( Ví dụ : xếp công tác cần tiền công tác có thêm thư ký trợ lý để tiện cho xử lý công việc ) Kiện toàn máy văn phòng Lập chương trình , kế hoạch cơng tác ???? Khái niệm chương trình , kế hoạch công taùc : _ - Chương trình , kế hoạch công tác đònh hình , dự báo mục tiêu , đònh hướng phương thức thực mục tiêu quan tổ chức khoảng thời gian đònh Chương trình kế hoạch phương tiện hoạt động quan , tổ chức , sở để nhà quản trò đạo điều hành để cán công nhân viên thực thời gian cách chủ động Căn để lập chương trình , kế hoạch công tác : Các tiêu nhà nước yêu cầu thực tế Chủ trương , đònh cấp Kế hoạch hàng năm quan Tình hình giao dòch quan khác Sự tăng trưởng phát triển tổ chức Những tiến khoa học,công nghệ,những biến động tình hình kinh tế,chính trò , xã hội … ... - - - - xác ( thu thập thông tin phải xem thử thông tin có xác thực cần thi t để sử dụng hay không thông tin bổ ích nên lưu lại sử dụng ) Truyền đạt đònh , thông tin quản lý : Trước tiên phải... mà phải kiểm tra xem công việc có thực tốt hay không báo cáo kết để có phương án tốt chưa đạt yêu cầu ) - Thu thập , xử lý , quản lý sử dụng thông tin : Thông tin để nhà quản trò đưa đònh kòp... nhiệm vụ văn phòng ??? Khái niệm văn phòng : - Theo nghóa hẹp : VP phòng làm việc cụ thể quan , đơn vò , nơi giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vò , nhà hoạt động trò , hoạt động chuyên môn , nghiệp