tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ( CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ) Một số khái niệm, vai trò, ý nghóa văn phòng, cơng tác hành văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng : Theo hai nghóa - Nghóa rộng : Văn phòng máy giúp việc quan, thù trưởng quan Những quan lớn có văn phòng, (phòng hành quản trò) - Nghóa hẹp : Văn phòng trụ sở quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc; đòa điểm giáo tiếp đối nội, đối ngoại hoạt động khác quan, thủ trưởng quan; nơi làm việc trực tiếp chức danh, người đứng đầu tổ chức, luật sư, đại biểu quốc hội (nghò só), Tổng giám đốc, … 1.2 Khái niệm hành : Theo hai nghóa - Nghóa rộng : theo hai cách hiểu + Hành quản lý máy hành nhà nước, hay quản lý hệ thống quan hành nhà nước + Hành quản lý hành nhà nước - Nghóa hẹp : theo hai cách hiểu + Là quản trò hành nội quan, tổ chức + Là loại công việc tác nghiệp hành cụ thể 1.3 Khái niệm công tác hành văn phòng (công tác văn phòng) Công tác hành - văn phòng công việc quản lý, tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm bảo đảm yêu cầu tham mưu tổng hợp giúp việc cho công tác đạo, điều hành lãnh đạo, quan, tổ chức 1.4 Vai trò, ý nghóa tác dụng công tác văn phòng : 1.4.1 Vai trò văn phòng - Là máy giúp việc - Là “bộ nhớ”, “bộ lọc” thủ trưởng quan - Là “bộ mặt” quan, nơi giải công việc quan với quan khác - Là “cầu nối” quan nhà nước vơi nhân dân 1.4.2 Ý nghóa công tác văn phòng: thực tốt công tác văn phòng đưa đến kết sau: - Giúp thủ trưởng giải phóng công việc vụ hàng ngày - Giữ gìn uy tín cho thủ trưởng, quan - Bảo đảm hoạt động liên tục, thống nhất, nhòp nhàng quan Chức nhiệm vụ văn phòng 2 Chức văn phòng : Có chức - Tham mưu tổng hợp; - Phục vụ trực tiếp 2 Nhiệm vụ văn phòng - Xây dựng chương trình , kế hoạch công tác - Biên tập đề án, dự thảo báo cáo loại - Tổ chức thu thập, xử lý thông tin, - Tư vấn trình giải văn - Điều hòa, phối hợp công việc quan - Biên tập quản lý hồ sơ, tài liệu phiên họp quan - Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ hồ sơ quan theo quy đònh Nhà nước - Giúp thủ trưởng tổ chức, quản lý nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nội quan - Tổ chức công tác pháp chế (nội quan), tiếp dân, nhận giao trả kết hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin công việc hành khác - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc, sở vật chất - Quản lý tài sản công, (kinh phí) ngân sách quan theo chế độ tài Nhà nước - Mua sắm, quản lý, bảo dưỡng trang thiết bò quan - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn quan Thực tốt công tác phòng chống cháy nổ theo Luật Phòng cháy, chữa cháy quy đònh cấp - Bảo đảm môi trường sinh thái hài hòa, tạo lập quan văn minh - đẹp - đại Các nguyên tắc tổ chức hoạt động văn phòng _ Nguyên tắc tổ chức hoạt động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan _ Nguyên tắc phân biệt rõ chức quản lý nhà nước với chức sản xuất kinh doanh nghiệp _ Nguyên tắc đảm bảo hiệu lực, hiệu hoạt động quan nói chung, văn phòng nói riêng _ Nguyên tắc tổ chức theo đơn vò phụ thuộc hay đơn vò có tư cách pháp nhân ( sử dụng dấu riêng ) 4.Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc văn phòng : 4.1 Cơ cấu tổ chức : - Chánh văn phòng - Phó Chánh văn phòng - Các chun viên, cán ,cơng chức, viên chức, nhân viên phận ( phòng tổ công tác chuyên môn) 4.2 Chế độ làm việc Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng 5.1 Tổ chức lao động - Tổ chức lao động cá nhân - Tổ chức lao động tập thể 5.2 Nội dung cụ thể tổ chức lao động văn phòng - Giúp lãnh đạo lập, triển khai, theo dõi, đôn đốc chương trình kế hoạch công tác quan; - Thực chế độ thông tin-báo cáo quan; - Tiếp khách; - Tổ chức hội nghò; - Thực công tác văn thư, lưu trữ; - Đảm bảo điều kiện vật chất,…; -V.v… 5.3 Nội dung tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng - Nhận diện, thiết kế hệ thống việc làm; - Phân tích vò trí việc làm; - Xây dựng quy chế làm việc văn phòng; - Phân công, tổ chức lao động hợp lý đểù giải trực tiếp ngẫu nhiên xuất công việc cụ thể; - Đáp ứng điều kiện cần thiết để người lao động hoàn thành nhiệm vụ; - Thường xuyên nâng cao trình độ, trang bò kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức văn phòng; - Nghiên cứu đánh giá ảnh hưởng môi trường xã hội hoạt động; - Thường xuyên hoàn thiện phong cách lãnh đạo, điều hòa quan hệ làm việc cán nhân viên đảm bảo tổ chức có hiệu công việc; - Xây dựng thực có hiệu phối hợp, phát huy vai trò đơn vò; - Đảm bảo đầy đủ, sử dụng có hiệu công cụ, phương tiện khác; - Thực tốt công tác văn thư - lưu trữ 5.4 Ý nghóa công tác tổ chức lao động văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng 6.1 Mục tiêu đại hóa công tác văn phòng: Để phối hợp xu hướng thời đại, đáp ứng đòi hỏi công đổi mới, đáp ứng yêu cầu ngày cao hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ văn phòng phải đại hóa để hạn chế tối đa lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt công việc; đồng thời, giúp lãnh đạo tránh khỏi công việc vụ 6.2 Nội dung đại hóa công tác văn phòng: - Hiện đại hoá công sở, nơi làm việc - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ - Xây dựng đội ngũ CBCC có trình độ nghiệp vụ công tác hành văn phòng - Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng (tin học, tự động, viễn thông) - Về trang thiết bò văn phòng phải phù hợp thích ứng - Về kỹ thuật nghiệp vụ hành phải đáp ứng với xu hướng phát triển quan, tổ chức Mối quan hệ công tác văn phòng - Văn phòng không theo hệ thống “ngành dọc” quan HCNN - Văn phòng quan hệ theo “chiều ngang”, tức quan hệ phối hợp với quan, tổ chức khác có liên quan - Các văn phòng quan nhà nước cấp có nhiệm vụ hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác hành văn phòng cho văn phòng quan cấp quan, đơn vị trực thuộc Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực nội dung công tác văn phòng: - Cách tổ chức quan, công sở - Yếu tố người - Quy chế làm việc văn phòng - Các thiết bò văn phòng Các loại hình ( hình thức ) văn phòng ...+ Là loại công việc tác nghiệp hành cụ thể 1.3 Khái niệm công tác hành văn phòng (công tác văn phòng) Công tác hành - văn phòng công việc quản lý, tổ chức thực hoạt... phương tiện khác; - Thực tốt công tác văn thư - lưu trữ 5.4 Ý nghóa công tác tổ chức lao động văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng 6.1 Mục tiêu đại hóa công tác văn phòng: Để phối hợp xu hướng... lọc” thủ trưởng quan - Là “bộ mặt” quan, nơi giải công việc quan với quan khác - Là “cầu nối” quan nhà nước vơi nhân dân 1.4.2 Ý nghóa công tác văn phòng: thực tốt công tác văn phòng đưa đến kết