Đang tải... (xem toàn văn)
Môn : Quản trị văn phòngCâu 1: Văn phòng là gì? Văn phòng có vị trí, vai trò như thế nào trong cơ quan, tổ chức, đơn vị? Phân loại văn phòng (các loại văn phòng)? Là bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Sự tồn tại của văn phòng là tất yếu khách quan. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng có thể xem xét, quan niệm văn phòng dưới các góc độ sau:+ “VP toàn bộ” theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ bộ máy của đơn vị từ thấp đến toàn bộ, có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ví dụ văn phòng chính phủ, văn phòng quốc hội…+VP theo nghĩa hẹp, chức năng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao.Dù hiểu theo nghĩa nào thì VP cũng là 1 thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức.Trên thực tế VP tồn tại như 1 thực thể nên có nhiều cách tiếp cận:+Tiếp cận theo tổ chức, Vp là 1 đơn vị cấu thành của tổ chức+ Tiếp cận theo tính chất hoạt động, VP là 1 thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ điều hành của quản trịTừ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm VP là 1 thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năngVị trí, vai trò của VPVP là 1 đơn vị tổ chức cấu thành cơ quan đơn vị tổ chức là 1 tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Chừng nào cơ quan, đơn vị tổ chức còn thì chừng đó VP còn VP là 1 tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tor chức điều hành công việc 1 cách bình thường. VP là tổ chức có chức năng nhiệm vụ tương đối ổn định, chức năng chủ yếu của nó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần phục vụ lãnh đạo, quản lý. VP là đơn vị tổ chức gần gũi với lãnh đạo cơ quan trực tiếp phục vụ lãnh đạo cơ quan. Nó là đầu mối thông tin, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho nhà lãnh đạo( quản trị) ra quyết định quản lý VP là trung tâm giao dịch, quan hệ hữu cơ đối với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cơ quan, chắp nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành cơ quan theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo, của nhà quản trị phụ thuộc phần nhiều vào khâu tổ chức khoa học lãnh đạo trong cơ quan. Trước hết là tổ chức khoa học lãnh đạo trong văn phong, tổ chức luân chuyển thông tin, tư liệu trong cơ quan và trong văn phòng VP còn là đơn vị tổ chức thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên lien tục trong cơ quan. VP không chỉ đảm nhiệm việc thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo( quản trị), ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan quản lý, hoạt động của VP gắn liền lien tục với hoạt động quản trị cơ quan, VP được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận trong cơ quan Công tác VP là công tác quan trọng, không thể thiếu được của tất cả các cơ quan. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện có hiệu quả chức năng nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên phải tổ chức tốt công tác VP. Bởi vì VP có tính chất là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo
Mơn : Quản trị văn phòng Câu 1: Văn phòng gì? Văn phòng có vị trí, vai trò quan, tổ chức, đơn vị? Phân loại văn phòng (các loại văn phòng)? Là phận cấu thành, đơn vị tổ chức thiếu quan Sự tồn văn phòng tất yếu khách quan Trên sở nhận thức tồn tất yếu khách quan văn phòng xem xét, quan niệm văn phòng góc độ sau: + “VP toàn bộ” theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ máy đơn vị từ thấp đến tồn bộ, có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Ví dụ văn phòng phủ, văn phòng quốc hội… +VP theo nghĩa hẹp, chức bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao Dù hiểu theo nghĩa VP thực tế tồn khách quan có hệ thống cấu tổ chức Trên thực tế VP tồn thực thể nên có nhiều cách tiếp cận: +Tiếp cận theo tổ chức, Vp đơn vị cấu thành tổ chức + Tiếp cận theo tính chất hoạt động, VP thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ điều hành quản trị Từ cách tiếp cận đưa khái niệm VP thực thể khách quan tồn tổ chức để thực chức Vị trí, vai trò VP VP đơn vị tổ chức cấu thành quan đơn vị tổ chức tổ chức thiếu quan Chừng quan, đơn vị tổ chức chừng VP - VP tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng khơng thể thiếu quan, thiếu quan khó hoạt động tor chức điều hành công việc cách bình thường - VP tổ chức có chức nhiệm vụ tương đối ổn định, chức chủ yếu tham mưu, tổng hợp hậu cần phục vụ lãnh đạo, quản lý - VP đơn vị tổ chức gần gũi với lãnh đạo quan trực tiếp phục vụ lãnh đạo quan Nó đầu mối thông tin, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho nhà lãnh đạo( quản trị) định quản lý - VP trung tâm giao dịch, quan hệ hữu tất đơn vị, tổ chức quan, chắp nối mối quan hệ quản lý điều hành quan theo yêu cầu thủ trưởng quan - Hiệu điều hành công việc hàng ngày lãnh đạo, nhà quản trị phụ thuộc phần nhiều vào khâu tổ chức khoa học lãnh đạo quan Trước hết tổ chức khoa học lãnh đạo văn phong, tổ chức luân chuyển thông tin, tư liệu quan văn phòng - VP đơn vị tổ chức thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên lien tục quan VP không đảm nhiệm việc thu thập, xử lý, quản lý cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo( quản trị), định điều hành tổ chức mà cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quan quản lý, hoạt động VP gắn liền lien tục với hoạt động quản trị quan, VP coi vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp phận quan - Công tác VP công tác quan trọng, thiếu tất quan Các quan dù lớn hay nhỏ muốn thực có hiệu chức nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác VP Bởi VP có tính chất đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo - Thông tin đầu đầu vào quan phải qua VP VP nơi hình thành nên “bộ nhớ’’ lãnh đạo đồng thời nơi tổng hợp xử lý, phân tích thông tin phục vụ định quản lý điều hành lãnh đạo - Nhiều người quan niệm “VP nhớ thủ trưởng, tai mắt đơn vị” Nếu vP tổ chức làm việc khoa học có trật tự nề nếp quản lý, điều hành công việc quan thông suốt, có chất lượng hiệu cao Ngồi ra, VP nơi gián tiếp giải cơng việc quan với đơn vị khác, nơi tiếp làm việc với dân, với khách ngồi nước Nhìn cách tổ chức VP người ta đánh giá cách thức làm việc quan Có thể nói VP gương phản chiếu trình độ tổ chức, trình độ văn hóa hành quan Làm tốt cơng tác VP góp phần quan trọng vào việc thực tốt nhiệm vụ công tác quan Cơng tác VP Chủ tịch HCM nói “ Cơng tác có tầm quan trọng đặc biệt giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình, cán VP nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng đúng” Tóm lại, từ phân tích nêu cho thấy VP có vai trò to lớn : - VP trung tâm thực q trình quản lý điều hành cơng việc quan - Là trung tâm thông tin, nơi tổng hợp xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc tổ chức thực định quản lý hoạt động chung quan - Là máy giúp việc trực tiếp nhà lãnh đạo - Là trung tâm kết nối, điều phối hoạt động quản lý điều hành quan - Là cầu nối chủ thể quản lý với đối tượng quan - Là nơi làm dịch vụ tổng hợp cho hoạt động quan nói chung, nhà lãnh đạo quản trị nói riêng Các loại văn phòng - VP quan nhà nước - VP tổ chức trị, tổ chức trị-xã hội - VP đơn vị nghiệp, dịch vụ công - VP thuộc đơn vị thuộc lĩnh vị vũ trang độc lập - VP đại diện - VP doanh nghiệp Từ loại VP rút số nhận xét sau: - Mặc dù tồn loại VP khác với tên gọi khác có đặc điểm chung sau: + Đều tổ chức tham mưu giúp nhà quản lý( quản trị) + Đối tượng quản lý hành thơng tin + Quy mơ VP tỷ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa dịch vụ thuộc nghề nghiệp vụ VP -Do VP thành lập phù hợp với loại hình tổ chức nên ngồi ddwacj điểm chung VP có đặc điểm riêng: + VP không thiết phải thực đày đủ chức tham mưu tổng hợp, quản trị hậu cần + Tính ổn định đầy đủ VP quan quản lý nhà nước cao VP khác + Dựa vào đặc điểm VP mà nhà quản trị VP chủ động tổ chức, điều hành máy VP cách thích hợp hiệu Câu 2: Anh/chị phân tích đặc điểm yêu cầu chung nguồn nhân lực văn phòng? Ngày nay, sợ phát triển khơng ngừng lực lượng sản xuất thúc đẩy tiến khoa học kỹ thuật, tạo khả khai thác tối đa tồn diện tiềm trí lực thể lực người Yếu tố người giữ vai trò định ổn định phát triển bền vững quốc gia Do có vai trò to lớn nên quan, đơn vị có văn phòng ln trọng đến cơng tác nhân Ta định nghĩa: nhân văn phòng khái niệm dùng để tồn nhân lực tham gia vào tất hoạt động thuộc chức nhiệm vụ văn phòng quan, cán bộ, nhân viên hoạt động lĩnh vực tổng hợp, tham mưu hậu cần quan, giúp nhà lãnh đạo quản lý, điều hành quan Văn phòng tổ chức gồm có loại nhân sau: lãnh đạo văn phòng nhân viên vp Tiêu chuẩn nhân viên vp - Có chun mơn sâu lĩnh vực đảm nhận - Biết kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sang tạo, linh hoạt, ngăn nắp… - Biết khích lệ, kiên quyết, có kỹ giao tiếp… Tiêu chuẩn lãnh đạo Ngoài tiêu chuẩn cần phải có nhân viên vp, người lãnh đạo cần phải đáp ứng tiêu chuẩn sau - Có phẩm chất trị, phẩm chất tác phong lãnh đạo - Phải có chun mơn rộng( am hiểu nhiều lĩnh vực) - Có tầm nhìn chiến lược - Có uy tín khả thu hút người - Có lòng tin với cơng việc, với người - Biết phán đốn, có tính đốn Câu 3: Văn phòng có chức gì? Hãy phân tích trình bày nội dung chức đó? Liên hệ thực tế? “Văn phòng phận khơng thể tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp” Chức văn phòng a Khái niệm : *chức tim truyền máu khắp thể* - Chức tổ chức góc dộ tổ chức góc độ tổ chức thực thể ( hay thể) phương diện hoạt dộng tổ chức thể chất ý nghĩa xã hội, mục đích nhiệm vụ tổ chức trình hình thành phát triển - Chức đc hiểu la nhóm cơng việc, nhiệm vụ cá nhân phận quan, tổ chức làm đc VD : Chức nhà nước phương diện, loại hoạt động nhà nước nhằm thực nhiệm vụ nhà nước, cụ thể nhà nước có chức đối nội đối ngoại, xây dựng trấn áp - Chức quan nhà nước phương diện hoạt động quan nhằm thực chức chung nhà nước - Từ quan niệm chung chức quan niệm chức văn phòng (function ò office) phương diện, loại hoạt động văn phòng thủ trưởng quan – nhà quản trị giao để thực nhiện nhiệm vụ cụ thể giúp thủ trưởng quan tổ chức, điều hành công việc quan nhằm thực chức nhiệm vụ chung quan - “Văn phòng Quốc hội quan giúp việc Quốc hội có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu tổng hợp tổ chức phục vụ hoạt động Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, phó Chủ tich Quốc hội, Hội đồng dân tộc Ủy ban Quốc hội” (theo Nghị số 02/NQ-UBTVQH9 ngày 17/10/1992) - “VP Chủ tịch nước quan giúp việc Chủ tịch nước, có chức nghiên cứu, tham mưu tổng hợp tổ chức phục vụ hoạt động Chủ tịch nước thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Hiến pháp pháp luật” (theo Quyết định số 86QĐ-TCN ngày 26/5/1989) - “VP Chính phủ quan ngang Bộ, máy giúp việc Chính phủ Thủ tướng Chính phủ VP Chính phủ có chức tổ chức hoạt động chung Chính phủ Thủ tướng Chính phủ công việc đạo, điều hành hoạt động chúng máy hành nhà nước, giúp Thủ tướng tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Hội đông nhân dân Xem xét chức văn phòng lớn nước ta cho thấy chức chủ yếu : tham mưu tổ chức điều hành, điều phối công việc hoạt động máy, thông tin tổng hợp phục vụ việc gia tổ chức thực Nghị quyết, định lãnh đạo, đạo quản lý, chức hành quản trị đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật hoạt động quan a Chức Văn phòng Bộ - Văn phòng Bộ Nội vụ "Tổ chức Bộ Nội vụ có chức tham mưu giúp việc Bộ trưởng tổng hợp Thông tin, quản lý phục vụ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc Lãnh đạo Bộ, quan, đơn vị trực thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch cơng tác theo đạo trưởng quản lý tổ chức thực công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ, cung cấp thơng tin cho báo chí, ngân sách, tài chính, đề tốn, Facetime, quản trị cơng sở quan nội vụ" ( theo định số 36/QĐ-BNV ngày 12/01/2009) - Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư " quan giúp Bộ trưởng thực chức tổng hợp, điều phối hoạt động đơn vị thuộc theo chương trình, kế hoạch làm việc bộ, quản lý công tác kế hoạch - tài Bộ Kế hoạch Đầu tư thực cơng tác hành chính, quản trị hoạt động quan bộ" ( theo định số 486/QĐ-BKH ngày 10/04/2009) b Chức văn phòng quan ngang Bộ, văn phòng ngân hàng nhà nước " đơn vị thuộc cấu tổ chức ngân hàng nhà nước có chức tham mưu xúc thống đốc đạo điều hành hoạt động ngân hàng, thực công tác cải cách hành ngân hàng nhà nước, quản lý hoạt động thông tin, tuyên truyền, báo cáo, văn thư, lưu trữ ngành ngân hàng theo quy định pháp luật, thực cơng tác hành chính, lễ tân văn thư, lưu trữ trụ sở ngân hàng nhà nước" ( theo định số 2368/QĐ - NHNN ngày 27/10/2008) c Chức Văn phòng quan thuộc Chính phủ - Văn phòng Đài Truyền hình Việt Nam " đơn vị thuộc đài truyền hình Việt Nam có chức tham mưu tổng hợp, điều hành hoạt động đài, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động đại theo đạo tổng giám đốc" ( theo định số 873/QĐ-THVN ngày 28/07/2008) Như vậy, văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ ( gọi chung văn phòng Bộ) Trước hết quan chun mơn giúp việc cho trưởng có chức tham mưu, tổng hợp Thông tin, tổ chức phối hợp, điều phối lãnh đạo điều hành lãnh đạo hoạt động đơn vị quan tổ chức trực thuộc Bộ Đồng thời văn phòng đầu mối quan hệ, giao dịch đơn vị quan Qua nghiên cứu xem xét chức văn phòng Bộ quan ngang Bộ quan thuộc phủ cho thấy văn phòng Nói chung có chức chủ yếu: Chức tham mưu - Chức tham mưu văn phòng Chủ yếu tham mưu tổ chức điều hành cơng việc hoạt động quan nói chung, Tham mưu xây dựng quy chế, nội quy làm việc quan Ngồi ra, văn phòng tham mưu số lĩnh vực cơng tắc có tính chất đặc thù riêng văn phòng quản lý lĩnh vực công tác văn thư - lưu trữ, cơng tác kế hoạch - tài chính, kế tốn - tài vụ, cơng tác quản trị hành chính, quản trị công sở v.v - Chức tham mưu văn phòng khác với chức tham mưu đơn vị chức tham mưu tổng hợp, tham mưu giai đoạn cuối, tầm cao Chức tổng hợp - Chức tổng hợp tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo điều hành, ban hành tổ chức thực định quản lý, phục vụ hoạt động chung quan văn phòng Nội dung, nhiệm vụ, yêu cầu, nguyên tắc cơng tác tổng hợp nói chung, tổng hợp Thơng tin nói riêng Chức quản trị hành - Chức quản trị hành văn phòng ( chức hậu cần) Văn phòng có chức quản trị hành thể lĩnh vực công tác xúc lãnh đạo cho quản lý hành tài sản quan, đơn vị theo quy định tổ chức quản trị công sở quan xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị cho cán công chức quan bảo đảm sở vật chất kỹ thuật điều kiện lao động cho họ Chức tham mưu tổng hợp Thông tin chức quản trị hành văn phòng có liên quan hữu bổ sung cho Tham mưu để phục vụ phục vụ có tham mưu Trong đạo cơng tác văn phòng cần tránh hai khuynh hướng khơng sau + Một là, văn phòng khơng làm chức tham mưu có đơn vị tổ chức chun mơn + Hai là, văn phòng làm chức tham mưu thay cho đơn vị tổ chức chuyên môn - Vấn đề đặt tổ chức cơng tác Văn phòng cần phải xác định rõ địa vị pháp lý, chức nhiệm vụ văn phòng mối quan hệ văn phòng với đơn vị chức khác quan Liên hệ thực tế - Chức tham mưu: Trong quý III năm 2015, dựa vào thông tin thu thập văn phòng Chính phủ, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có đạo liệt đẩy mạnh việc tổ chức thực công tác cải cách hành nhằm triển khai có hiệu nghị Chính phủ cơng tác đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xn Phúc, Trưởng Ban đạo cải cách hành Chính phủ (gọi tắt Ban Chỉ đạo) chủ trì Hội nghị sơ kết cơng tác cải cách hành tháng đầu năm 2015 - Chức tổng hợp: có 11 thông tư liên tịch hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện Bộ Nội vụ bộ, ngành ký ban hành, bao gồm: Thanh tra; Tài nguyên Môi trường; Nội vụ; Tư pháp; Dân tộc; Khoa học Công nghệ; Nông nghiệp Phát triển nông thôn; Giáo dục Đào tạo; Ngoại vụ; Công Thương; Bộ Giao thông vận tải - Chức quản trị hành chính: Về xây dựng vị trí việc làm quan, tổ chức, đơn vị; đến số bộ, ngành, địa phương hoàn thành việc xác định danh mục vị trí việc làm gửi Bộ Nội vụ thẩm định, bao gồm: 21 Bộ, ngành 48 tỉnh, thành phố Căn quy định Chính phủ thơng tư liên tịch Bộ Nội vụ Bộ quản lý chuyên ngành, Bộ Nội vụ xây dựng khung vị trí việc làm để tạo điều kiện thuận tiện cho việc thẩm định hoàn thiện đề án vị trí việc làm Câu 4: Anh/chị trình bày mục đích, yêu cầu ý nghĩa việc lập (xây dựng) kế hoạch công tác quan? Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu cần đạt quan phương thức tiến hành tốt để đạt mục tiêu thời kỳ Nói cách cụ thể lập kế hoạch trình xếp nguồn lực phương tiện sử dụng khoảng thời gian xác định tương lai để thực hoạt động cần thiết nhằm đạt mục tiêu định trước với việc sử dụng kinh nghiệm khứ, dự báo, khả tương lai công nhận thực tế chức năng, nhiệm vụ quan trọng QTVP lập tổ chức thực kế hoạch Mục đích cơng tác kế hoạch - Đảm bảo khai thác cách tối ưu, chi phí thấp nguồn lực mà quan sở hữu khai thác tương lai - Đảm bảo cho hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định, tạo khả kiểm soát hành động cách chặt chẽ - Tạo khả ứng phó với tình thay đổi môi trường - Xử lý nguồn lực quan cách hợp lý bảo đảm phát triển bền vững Yêu cầu công tác LKH - LKH hoạt động phổ biến cấp quản lý - LKH hoạt động thường xuyên tất nhà quản trị cấp, ngành, lĩnh vực Một yếu tố định thành công nhà quản trị khả họ xây dựng xã hội - Kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổ chức - Tất kế hoạch tổng thể kế hoạch cụ thể phận cấu thành tổ chức hướng vào thực mục tiêu phát triển chung thời kỳ Kế hoạch cấp độ phải đóng góp vào việc thực mục tiêu chung tổ chức - LKH phải ưu tiên hàng đầu số nhiệm vụ nhà quản lý - LKH tảng hoạt động trị nói chung, QTVP nói riêng Để quản trị có chất lượng, nhà quản trị cần phải xây dựng KH để điều phối quan hệ, hoạt động tổ chức cá nhân có quan Đồng thời theo KH nhà quản trị biết cần phải đạo hoạt động tổ chức theo định hướng biện pháp để đạt hiệu cao - Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo hiệu - Hiệu KH xác định cách so sánh kết thực mục tiêu tổ chức với chi phí cho việc thực mục tiêu thời kỳ Mục tiêu mà KH hành động tổ chức đặt khơng kinh tế mà mục tiêu xã hội hay môi trường - Bảo đảm tính hiệu bảo đảm bảo đảm tính khả thi, tính thực KH cơng tác, tránh thất lãng phí khơng cần thiết Ý nghĩa công tác LKH - Thứ nhất, thông qua LKH giúp người quản lý, lãnh đạo xác định mục tiêu quan đơn vị cần đạt cách thức tổ chức huy động nguồn lực tổ chức thực công việc để đạt mục tiêu quan đơn vị - Thứ hai, LKH giúp dự đốn ứng phó với thay đổi tương lai Thông qua việc LKH nhà quản trị dự đốn sữ diễn tương lai, lường trước khó khăn tránh rủi ro xảy - Thứ ba, thông qua LKH giúp quan đơn vị hướng nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ, KH xây dựng giúp huy động phối hợp công sức thời gian cá nhân, phận quan tổ chức góp phần vào thực mục tiêu - Thứ tư, LKH giúp quan đơn vị sử dụng có hiệu nguồn lực Thơng qua LKH nhà quản trị lựa chọn phương án bố trí sử dụng phối hợp nguồn lực cách hợp lý hiệu THơng qua giảm thiểu trùng lặp, chồng chéo, lãng phí nguồn lực - Thứ năm, LKH giúp nhà quản trị xây dựng công cụ hỗ trợ đắc lực việc kiểm soát, đánh giá tiến độ thực hiện, chất lượng kết thực công việc giúp đưa định xác, kịp thời để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc q trình thực mục tiêu - Thứ sáu, LKH giúp quan tổ chức xác định trách nhiệm phận cá nhân thực thi nhiệm vụ, thông qua đánh giá kết hồn thành nhiệm vụ cơng chức Tóm lại, LKH khâu khơng thể thiếu chu trình quản lý khép kín, nhằm đạt mục tiêu quản lý Câu 5: Văn phòng có nhiệm vụ chủ yếu nào? Hãy trình bày nội dung nhiệm vụ đó? Cho thí dụ minh họa? Để thực chức trình bày trên, văn phòng quan, doanh nghiệp tổ chức thực nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm nhóm nhiệm vụ liên quan tới chức cụ thể: Nhóm cơng việc hành chính: - Tổ chức thực công tác lễ tân, tổng đài điện thoại - Tổ chức quản lý thực công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn đơn vị quan, doanh nghiệp thực nghiệp vụ theo quy định - Đánh máy, soạn thảo văn cho cấp lãnh đạo, văn văn phòng - Thực thủ tục pháp lý liên quan tới quan hành nhà nước Đảm bảo hoạt động quan, doanh nghiệp quy định pháp luật - Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại quan, doanh nghiệp - Quản lý hồ sơ, tài liệu máy tổ chức, nhân - Thực cơng tác tài chính-kế tốn (nếu phân cơng) Nhóm nhiệm vụ thực chức tổng hợp – tham mưu: - Theo dõi tình hình hoạt động quan, doanh nghiệp lĩnh vực việc thực chủ trương, nghị Đảng, Nhà nước chủ trương, nghị quan, doanh nghiệp; tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt; tình hình thực nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết kinh doanh; tiến độ thực dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an tồn, PCCC… - Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ đột xuất trình lãnh đạo mặt cơng tác Đặc biệt báo cáo kịp thời vấn đề phát sinh, vấn đề hạn chế, vướng mắc trình hoạt động quan, doanh nghiệp - Xây dựng quy chế làm việc quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…) - Cập nhật văn quy phạm pháp luật liên quan tới cơng tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo quy định dự thảo sửa đổi quy định, quy chế quan, doanh nghiệp phù hợp với thay đổi pháp luật - Tham mưu cho lãnh đạo công tác văn bản, đảm bảo văn quan, doanh nghiệp ban hành pháp luật, quy định - Theo dõi công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo công tác đánh giá, xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân Tham mưu tổ chức thực công tác thi đua – khen thưởng quan, doanh nghiệp - Tổng hợp ý kiến, kiến nghị đề xuất đơn vị, phòng ban đối tác, khách hàng tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lý - Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua quan, tổ chức - Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo công tác cải cách hành chính, xây dựng tổ chức thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Nhóm nhiệm vụ thực chức giúp việc điều hành lãnh đạo: - Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến đạo lãnh đạo - Tổ chức thực công việc theo kế hoạch phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực đơn vị, phòng ban Theo dõi nắm bắt vướng mắc, khó khăn q trình thực báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời - Tổ chức họp, hội nghị, buổi làm việc lãnh đạo phòng ban chức theo chương trình, kế hoạch cơng tác Trao đổi với đơn vị, đối tác để chuẩn bị điều kiện tốt cho buổi làm việc - Chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo thủ tục pháp lý liên quan trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên cơng tác nước ngồi - Giữ liên lạc thơng suốt để nắm bắt, báo cáo truyền đạt định, mệnh lệnh lãnh đạo tới đơn vị, cá nhân kịp thời; theo dõi báo cáo việc thực định, mệnh lệnh - Tổ chức thực thông báo kịp thời tới đơn vị, cá nhân trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến đạo lãnh đạo Nhóm nhiệm vụ thực chức hậu cần: - Bố trí, tổ chức khơng gian trụ sở, cảnh quan môi trường quan, doanh nghiệp; xếp, bố trí nơi làm việc cho đơn vị, phòng ban - Chuẩn bị sở vật chất phục vụ họp, hội nghị, lễ hội, kiện quan, doanh nghiệp - Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch lãnh đạo phê duyệt - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo nhu cầu công việc đơn vị, phòng ban VD : Văn phòng có nhiệm vụ Đánh máy, soạn thảo văn cho cấp lãnh đạo, văn văn phòng, lữu trữ thơng tin giúp việc cho thủ trưởng quan Câu 6: Vị trí, ý nghĩa cơng tác tài – kế tốn quản trị tài sản quan? Ý nghĩa công tác quản lý tài chính, kế tốn, tài sản quan: - Bảo đảm kinh phí điều kiện sở vật chất thực chương trình kế hoạch công tác, chức nhiệm vụ quan - Sử dụng có hiệu kinh phí tài sản quan - Thực chế độ, tiêu ngân sách, tài chính, quản lý tài sản quan theo quy định pháp luật - Thực tiết kiệm chống lãng phí, tham nhũng tiêu cực sử dụng ngân sách Nhà nước cơng quỹ quan Văn phòng khu vực phận hữu tất quan, doanh nghiệp, nên vấn đề QTVP - hiểu việc tổ chức, điều hành hoạt động tồn khu vực phận văn phòng cho hiệu - nhiệm vụ trách nhiệm tất người đứng đầu quan, doanh nghiệp Đối với quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu QTVP coi ngành khoa học mang tính liên ngành đặc biệt coi trọng, áp dụng phổ biến lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh Việc đào tạo nguồn nhân lực QTVP (gồm nhân lực quản lý, phụ trách nhân viên làm việc văn phòng) thế, trở thành nhu cầu tất yếu Ngày nay, Văn phòng nơi máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lý, trụ sở liên lạc giao dịch thức quan, tổ chức, doanh nghiệp với quan, đối tác bên ngồi Văn phòng nơi thu thập xử lý thông tin, nơi tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết thực định quản lý ban hành Có thể nói, Văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo quản lý việc tổ chức, điều hành hoạt động quan, doanh nghiệp Chính thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập phát triển, người làm lĩnh vực QTVP phải người có tư phương pháp tổ chức, quản lý; động sáng tạo; có tính chun nghiệp; thành thục kỹ hành chính; tiếp cận với cơng nghệ đại có khả thích ứng cao với hồn cảnh hồn thành tốt cơng việc Vị trí cơng tác quản lý tài chính, kế tốn, tài sản quan: Trong bối cảnh kinh tế khó khăn nay, để thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trị giao, việc quản lý tài kế tốn, tài sản nhà nước theo quy định pháp luật quan đơn vị hành nghiệp, đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước đòi hỏi cấp thiết quan trọng Cơng tác kế tốn tài cơng cụ sắc bén, có vị trí vô quan trọng để quản lý kinh tế quan.Với chức chủ đạo phản ánh kiểm tra tồn diện tình hình kinh tế đóng góp phần khơng nhỏ q trình quản lý phát triển quan Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng.Qua cho ta thấy vị trí( vai trò) quan trọng cơng tác tài kế tốn Kế tốn ngày đóng góp vai trò quan trọng máy nhà nước.Cơng việc kế tốn đòi hỏi người làm cơng tác phải nắm vững trình độ nghiệp vụ, phản ứng nhanh tượng phát sinh theo chế độ hạch toán kế toán mà nhà nước quy định Câu 7: Quản trị văn phòng gì? Quản trị văn phòng có vai trò tầm quan trọng hoạt động quan, tổ chức? Khái niệm quản trị văn phòng - Một khoa học coi độc lập tương đối chúng có đối tượng nội dung phương pháp nghiên cứu riêng - Quản trị văn phòng tập trung nghiên cứu đối tượng khác chuyên biệt sâu - Sự tồn phát triển văn phòng phương diện nguyên lý thực tế khách quan + Các yếu tố cấu trúc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phòng như: cấu tổ chức văn phòng, yếu tố nhân văn phòng, yếu tố sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cho hoạt động văn phòng, yếu tố mơi trường trị, kinh tế, văn hóa - xã hội tự nhiên có quan hệ với hoạt động văn phòng - Mối quan hệ cấu thành yếu tố cấu thành hệ thống văn phòng để hình thành nên q trình hoạt động có mục đích theo u cầu nhà quản lý (Quản trị) loại văn phòng, thiết lập chương trình kế hoạch tra, kiểm tra phân tích hoạt động văn phòng - Mối quan hệ Chủ thể khách thể trình quản lý điều hành yếu tố hoạt động văn phòng theo nguyên tắc, phương pháp định phù hợp với tính chất hoạt động quản lý thơng tin tổng hợp văn phòng - Để thực tốt vai trò mình, văn phòng khơng thừa nhận tồn thức tổ chức mà quản trị cách khoa học để trì phát triển văn phòng theo yêu cầu nhà quản trị - Vậy quản trị văn phòng trình tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể đến đối tượng văn phòng nhằm đạt mục tiêu định - Đối tượng nghiên cứu quản trị văn phòng thể chức quản trị văn phòng “Quản trị hành văn phòng hoạt động quản trị máy văn phòng, phương pháp khoa học cách thức linh hoạt, sở pháp luật quy định tổ chức, nhằm đạt mục tiêu mà văn phòng đã đề cách hiệu nhất” Vai trò tầm quan trọng quản trị văn phòng hoạt động quan, tổ chức Đây công việc người phụ trách văn phòng, với hoạt động để quản lý điều hành máy văn phòng Hoạt động bao gồm công việc cụ thể lập kế hoạch cơng việc hành văn phòng, tổ chức máy văn phòng, lãnh đạo nhân viên văn phòng kiểm sốt hoạt động văn phòng Để thực cơng việc quản trị hành văn phòng đòi hỏi người phụ trách văn phòng khơng am hiểu sâu nghiệp vụ hành văn phòng, mà phải có kiến thức kỹ quản trị, am hiểu công tác nhân tri thức kỹ bổ trợ khác Ví dụ người trưởng phòng Hành - Nhân doanh nghiệp Họ người phụ trách toàn cơng việc phòng tổ chức thực cơng việc phòng biện pháp cụ thể phân công công việc cho nhân viên; xây dựng đạo xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phòng kế hoạch cơng tác chung công ty; hướng dẫn nhân viên thực nhiệm vụ hàng ngày; kiểm tra, đánh giá việc thực nhiệm vụ nhân viên… Câu 8: Anh/Chị trình bày nội dung quản trị nhân văn phòng? Quan niệm nhân Văn phòng: 1.1 Khái niệm, ý nghĩa phạm vi nhân Văn phòng: 10 Chức quản trị văn phòng Văn phòng máy quan tổ chức cótrách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thơng tinphục vụ cho việc điều hành lãnh đạo, bộmáy giúp nhà quản lý điều hành công việc.Đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹthuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức Chức quản trị văn phòng a Chức định hướng - Giống trình quản trị, quản trị văn phòng trước tiên phải định hướng cho hoạt động văn phòng mục tiêu, thứ tự ưu tiên mục tiêu cần đạt trước, bước cần thiết để có mục tiêu giá biện pháp cách thức để đạt mục tiêu cụ thể b Chức tổ chức - Chức tổ chức tiến trình thơng qua nhà quản lý (quản trị) thiết lập cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động phù hợp thiết lập mơi trường làm việc tập thể nói cách khác chức tổ chức việc thành lập nên phận tổ chức Để đảm nhiệm hoạt động cần thiết, sắc lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận Nội dung chức tổ chức thiết kế cấu tổ chức thiết lập hệ thống quyền lực phân quyền cấu quyền lực c Chức trì hoạt động - Hoạt động văn phòng mang tính thường xun, nên trì cho trình đạo diễn theo kế hoạch định hướng việc làm cần thiết Nếu không thực chức trì Văn phòng hoạt động khơng theo định hướng đứt quãng, không liên tục chí chấm dứt biến đổi mơi trường d Chức kiểm soát ( kiểm tra) - Kết quả, hiệu hoạt động văn phòng định hướng nhà quản trị đặt trình quản lý để đạt mục tiêu, nên kiểm soát (ktra) chức thiếu quản trị văn phòng Kiểm sốt xuất cho quản trị diễn hướng, tiến độ, quy trình, định mức sử dụng nguồn lực v.v Đồng thời kiểm sốt giúp thấy biến động mơi trường hạn chế bất cập quản lý để chủ động điều chỉnh, khắc phục để trì tồn văn phòng hoạt động quản lý, điều hành quan e Chức đánh giá - Cùng với quản lý điều hành, hoạt động văn phòng diễn thường xuyên liên tục theo thời gian Muốn biết kết đạt thời kỳ có mong muốn hay khơng, cần đánh giá đầy đủ, kịp thời khách quan Qua đánh giá thấy khả vận động yếu tố văn phòng, thầy trình độ tổ chức điều hành nhà quản trị văn phòng mơi trường định Câu 10: Anh/chị phân tích trình bày khái niệm, vai trò (ý nghĩa) công tác văn thư quan? Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động máy quản lý bao gồm cơng tác tài liệu hóa hoạt động quản lý quan tổ chức, công tác văn thư trình thực chức quản lý Nói cách khác cơng tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan đơn vị, tổ chức( goi tắt quan) Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến công tác văn tài liệu, soạn thảo văn ( văn đi) từ tiếp nhận( văn đến) đến giải xong công viêc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 13 Tóm lại, cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan Ý nghĩa công tác văn thư + Công tác văn thư công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, có vai trò tác dụng to lớn hoạt động quản trị, quản lý quan + Công tác văn thư hoạt động quan ví dây truyền sản xuất nhà máy tự động Nó nối liền tất phận quan với nhau, với lãnh đạo quan, sợi dây lien lạc quan với quan khác với cấp cấp + Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản trị quan + Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan + Làm tốt cong tác văn thư góp phần chống tệ quan liêu giấy tờ + Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ bí mật nhà nước, bí mật quan + Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác văn thư Câu 11: Anh/Chị trình bày ngun tắc bố trí nhân văn phòng? Căn bố trí nhân VP - Căn vào chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng để bố trí nhân có chun mơn phù hợp - Căn vào tính chất, nghiệp vụ phận để bố trí nhân có sở thích, tính cách, lực phù hợp - Căn vào biên chế nguồn cung cấp nhân + Nguồn nhân bên bao gồm việc điều chỉnh nhân phận khác sang bố rí nhân làm kiêm nhiệm phận + Nguồn nhân bên bao gồm nhiều nguồn sinh viên tốt nghiệp trường, nhân viên từ quan khác sang - Căn vào lực trình độ có nhân - Căn vào kết hoạt động kỳ trước để điều chỉnh nhân kỳ - Căn vào yêu cầu người lãnh đạo Nguyên tắc bố trí nhân a) Nguyên tắc theo yêu cầu công việc: Căn vào mục tiêu, u cầu cơng việc chức văn phòng mà bố trí nhân phù hợp, đảm bảo thực tốt nhiệm vụ quan, yêu cầu phải đạt mục tiêu thời kỳ nhằm thực chức chung quan b) Ngun tắc chun mơn hóa: - Nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ người lao động lĩnh vực cơng việc, góp phần nâng cao chất lượng, số lượng sản phẩm công việc giao Chun mơn hóa giúp cho người lao động loại bỏ thao tác thừa, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao suất đầu ra.v.v… c) Nguyên tắc liên hồn hoạt động: - Hoạt động Văn phòng hoạt động thông tin diễn cách thường xuyên, liên tục Giữa khâu, trình hoạt động có mối liên hệ mật thiết với nhau, kết khâu đầu vào khâu Do đó, bố trí nhân văn phòng phải bảo đảm tính liên hồn hoạt động văn phòng d) Nguyên tắc chủ động thay thế: 14 - Ngun tắc đòi hỏi khơng nên bố trí nhân vào hoạt động chuyên sâu, bố trí nhân máy móc theo biên chế tổ chức phận độc lập - Để đảm bảo nguyên tắc cần bố trí nhân vào công việc phù hợp với chuyên môn, vào phận có mối quan hệ với để họ hỗ trợ cần thiết e) Nguyên tắc phát triển nhân sự: - Nguyên tắc đòi hỏi phải quan tâm thường xuyên đến phát triển nhân viên tương lai chuyên môn chức vụ để họ cống hiến nhiều cho quan - Quản trị nhân Văn phòng phải quan tâm tới bố trí nhân dự phòng, quan tâm tới việc động viên, khích lệ tạo điều kiện cho nhân viên học tập phát triển f) Ngun tắc cơng khai: - Việc bố trí nhân vào vị trí Văn phòng việc tuyển dụng nhân viên Văn phòng vào phòng phải thơng báo công khai minh bạch Câu 12: Công tác văn thư có nội dung, nhiệm vụ gì? Có hình thức (cách thức) tổ chức công tác văn thư nào? Nội dung công tác văn thư - Soạn thảo ban hành văn + Soạn thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ giao theo dõi lĩnh vực phải có trách nhiệm theo dõi soạn thảo văn lĩnh vực + Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Đánh máy văn bản, in văn + Ký ban hành văn - Quản lý, giải văn tiếp nhận vào sổ đăng ký chuyển giao văn đến, vào sổ chuyển giao văn đi, giải văn theo dõi giải văn Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức( gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau + Tiếp nhận, đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Quản lý sử dụng dấu + Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu + Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức + Những văn quan, tổ chức ban hành pải đóng dấu quan, tổ chức + Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay dấu đơn vị - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Xây dựng danh mục hồ sơ + Lập hồ sơ + Giao nộp hồ sơ Nhiệm vụ công tác văn thư Văn thư quan có nhiệm vụ cụ thể sau: 15 - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân - Giúp Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành Các hình thức tổ chức văn thư: Hình thức văn thư tập trung: - tất công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao theo dõi thời hạn giải công văn đến, đánh máy tính, trình ký, đóng dấu, vào sổ, làm thủ tục gửi công văn đơn vị chức tập trung văn phòng Hình thức văn thư phân tán: -các nội dung công việc đc tiến hành phân tán văn phòng, quan đơn vị chức thuộc quan Hình thức văn thư hỗn hợp kết hợp hình thức trên: - số cơng việc đánh máy ,vi tính, in nhận gửi cơng văn tài liệu tập trung giải văn phòng quan Còn việc khác vừa tiến hành văn phòng quan, vừa đơn vị chức Câu 13: Công tác văn thư có đặc điểm, tính chất gì? - Cơng tác văn thư mang tính trị Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan - Cơng tác văn thư mang tính khoa học Nếu làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hố; giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau - Cơng tác văn thư mang tính pháp chế Cơng tác văn thư góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành Nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế XHCN - Cơng tác văn thư mang tính mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia Hộiđồng Nhà nước (nay Ủy ban thường vụ Quốc hội) quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) - Cơng tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức quan Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức 16 Làm tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành Câu 14: Thế Tài liệu lưu trữ? Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa, đặc điểm, tính chất gì? Khái niệm tài liệu lưu trữ: - “Tài liệu lưu trữ” tài liệu có giá trị đc bảo quản kho(viện) lưu trữ( từ điển thuật ngữ nước xh-cn Matxitcova năm 1987) - theo luật lưu trữ VN năm 2013 “TLLT tài liệu có giá trị phục vụ, hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đc lựa chọn để lưu trữ” TLLT bao gồm gốc, chính, trường hợp ko có gốc, đc thay hợp pháp (khoản luật lưu trữ năm 2013) - TLLT tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, tổ chức cá nhân Có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử ý nghĩa khác đc đưa vào bảo lưu kho, viện lưu trữ phục vụ cho mục đích khác người xã hội - phần lớn TLLT có nguồn gốc TL văn thư Nhưng ko phải tất TL văn thư trở thành TLLT mà gồm TL có ý nghĩa trị, xã hội, kinh tế,văn hóa, khoa học, lịch sử Đặc điểm, tính chất tài liệu lưu trữ: - đặc điểm chung TLLT chứa đựng thông tin khứ kiện, tượng, biến cố lịch sử, thành lao động, sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử hoạt động nhà nước, tổ chức xh, quan đơn vị hay nhân vật tiêu biểu trình tồn tại…… - TLLT gốc, văn nói theo ngơn ngữ thơng tin TL chứa đựng thơng tin cấp I, chúng mang chứng thể độ chân thực, xác cao bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, ngày tháng địa danh làm tài liệu nghiên cứu khai thác sử dụng TLLT đc tiếp cận dần đến chân lý, tiếp cận gần tới thật lịch sử - TLLT NN thống quản lý đc bảo quản tổ chức sử dụng theo quy định chặt trẽ theo nguyên tắc khoa học, nghiệp vụ định - TLLT ko phải hàng hóa để trao đổi, mua bán or sử dụng cách tùy tiện thân TLLT thơng tin TLLT thực tế có giá trị chúng đc đưa vào khai thác Và quy luật, việc khai thác sử dụng chúng nhiều, quay vòng nhanh giá trị chúng tăng, trở nên hữu ích người xh - tổng hợp TLLT có mối liên hệ hữu cơ, logic lịch sử, tạo thành phơng lưu trữ Hay nói cách khác “phơng lưu trữ tồn TLLT đc hình thành trình hoạt dộng quan, đơn vị cá nhân” - phông lưu trữ sở để tổ chức khoa học, bảo quản sử dụng TLLT - ko xé lẻ tài liệu lưu trữ tổ chức TLLT theo phông nguyên tắc khoa học tổ chức bảo quản sử dụng TLLT Ý nghĩa tài liệu lưu trữ: - TLLT có ý nghĩa trị - TLLT có ý nghĩa kinh tế to lớn - TLLT có ý nghĩa văn hóa sâu sắc, phản ánh thành lao động, sáng tạo vật chất, tinh thần, nhận thức xh tự nhiên dân tộc qua giai đoạn lịch sử - TLLT có ý nghĩa khoa học to lớn: 17 + thiếu TLLT, thiếu thông tin khức TLLT ko thể nghĩ tới việc xây dựng phát triển khoa học nói chung khoa học lịch sử nói riêng TLLT sở liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử, kinh tế, văn hóa, tư tưởng lịch sử quân sự, ngoại giao, lịch sử địa phương, ngành, quan, nhân vật lịch sử nói riêng + TLLT ánh sáng khoa học sở hình thành nên nhớ dân tộc, nhân loại thời đại TLLT có ý nghĩa quan trọng xây dựng xh thông tin kinh tế tri thức Câu 15: Cơng tác lưu trữ gì? Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan? Khái niệm: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Vai trò cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau: Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu chủ trương, đường lối Đảng liên quan đến vấn đề thơng qua tài liệu lưu trữ, bảo đảm văn xây dựng sở trị pháp luật theo định hướng XHCN Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải chưa, điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Nghiên cứu thực trạng xã hội phản ánh qua tài liệu lưu trữ để văn soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển đời sống xã hội… tồn nguồn thơng tin văn sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn Thứ hai, dựa thơng tin q khứ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo; tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm, chờ mong vấn đề đó; dự đốn phản ứng họ nhận văn Từ tìm cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động đời sống xã hội định hướng Nhà nước Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành, trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp tác động tiêu cực, thiệt hại xảy cho xã hội văn Khi ban hành văn áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ 18 thống quy phạm pháp luật ban hành (hệ thống văn lưu giữ lưu trữ hành phổ biến) để bảo đảm văn áp dụng pháp luật thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hành Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Như vậy, làm tốt khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hố pháp điển hố) tốt, góp phần loại bỏ quy phạm lỗi thời, làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Q trình hình thành văn từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy Điều thể hiện: - Tất hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc hành lĩnh vực Nhà nước hàng ngày, hàng gắn liền với văn bản, điều có nghĩa gắn liền việc tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác lưu trữ nói chung Ví dụ, soạn thảo báo cáo tổng kết cơng tác cuối năm, xem xét báo cáo năm trước tiêu cơng tác đặt để đánh giá mức độ hồn thành, biện pháp áp dụng, thuận lợi, khó khăn gặp phải… từ đưa phương hướng công tác cho phù hợp; để bảo đảm tính khoa học q trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ngun nhân làm cho cơng việc thành cơng hay khơng thành cơng, từ đưa nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế Như vậy, hệ thống văn quản lý vừa phương tiện vừa sản phẩm hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời thành phần tài liệu chủ yếu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam - Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Cơng tác lưu trữ góp phần vào việc thực cải cách thủ tục hành chính, xây dựng hành đại, tiên tiến Cơ quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn u cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Thực tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ điều kiện để thực cải cách thủ tục hành quan đơn vị Cơng việc quan, xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại - hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Mục tiêu công tác lưu trữ phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thơng tin q khứ tồn xã hội, tạo điều kiện để quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích đáng Ngày nay, đặc biệt kinh tế tri thức phát triển, người nhận thức rõ giá trị thông tin nhu cầu tiếp cận khai thác thơng tin ngày tăng 19 lên “Quyền thông tin” quyền công dân mang tính Hiến định, điều đặt trách nhiệm cho ngành lưu trữ, đảm bảo “quyền tiếp cận khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân” - Điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Tóm lại, công tác lưu trữ ngành, lĩnh vực tổ chức, triển khai quốc gia quan, tổ chức Một nhiệm vụ cán lưu trữ phải lưu trữ khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý người lãnh đạo Vì vậy, cán lưu trữ cần nắm vững vấn đề công tác lưu trữ để làm tốt nghiệp vụ chuyên mơn Với vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Câu 16: Tổ chức cơng tác thư ký hành phục vụ lãnh đạo có ý nghĩa tầm quan trọng việc nâng cao hiệu quản lãnh đạo, điều hành công việc quan? Ý nghĩa, tầm quan trọng việc tổ chức công tác thư ký phục vụ lãnh đạo việc nâng cao hiệu quản lãnh đạo, điều hành công việc quan: - Trong lãnh đạo, quản lý, đạo, điều hành công việc hàng ngày thủ trưởng quan phải nghiên cứu, xử lý giải nhiều việc quan trọng pháp luật quy định thủ trưởng cấp giao Các cơng việc dều trực tiếp liên quan đến tài liệu văn - Để giải phóng thủ trưởng quan khỏi cơng việc hành có liên quan đến tài liệu, văn công việc vụ khác không liên quan đến tài liệu văn văn phòng, phải tổ chức cơng tác thư ký hành phục vụ lãnh đạo - Cơng tác thư ký hành phục vụ lãnh đạo có ý nghĩa quan trọng giúp lãnh đạo tập trung thời gian giải công việc hệ trọng, công việc có ý nghĩa chiến lược, chủ yếu quan - Cơng tác thư ký hành phục vụ lãnh đạo Ngồi giúp lãnh đạo, thủ trưởng quan thực có hiệu kế hoạch cơng tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý năm cá nhân thủ trưởng quan quan - Cơng tác thư ký hành phục vụ lãnh đạo giúp thủ trưởng quan có đầy đủ thông tin để đạo thực định quản lý xử lý giải công việc hàng ngày kịp thời, không quên, không bỏ sót việc - Cơng tác thư ký hành phục vụ lãnh đạo, phục vụ thủ trưởng quan giao cho thư ký có đủ trình độ, lực, phẩm chất đạo đức chuyên trách đảm nhận Câu 17: Anh/chị trình bày nội dung bước quy trình lập kế hoạch? Lập kế hoạch dự kiến trước xem phải làm gì, làm làm cơng việc đó.nói cách cụ thể, lập kế hoạch trình xếp nguồn lực (con người, tài chính, thời gian…) phương tiện sử dụng khoảng thời gian xác định tương lai để thực hoạt động cần thiết nhằm đạt mục tiêu định trước với việc sử dụng kinh nghiệm khứ, dự báo khả tương lai công nhân thực tế 20 Xây dựng lập kế hoạch hoạt động cần thiết quan, tổ chức Nhưng k phải việc phải lập kế hoạch Cần xác định rõ nội dung, nhiệm vụ hoạt động quản trị cần lập kế hoạch Một kế hoạch cần phải tuân theo bước sau đây: - Đề mục tiêu cần đạt: kết tương lai mà quan, đơn vị mong muốn đạt Các mục tiêu thiết lập sở kết đạt khứ, mong muốn cá nhân quan, đơn vị - Phương hướng biện pháp thực công việc, hoạt động dự kiến để đạt mục tiêu đề - Nguồn lực: nguồn lực thực kế hoạch chia thành nhiều loại gồm nguồn lực vật chất, tài chính, nguồn nhân lực, chun mơn trí tuệ, nguồn lực tổ chức, nguồn lực quan hệ, nguồn lực thông tin, thời gian - Cách thức tổ chức thực hiện: xếp phân công thực công việc, trách nhiệm cho cá nhân, phận, hướng dẫn đạo, quy định hợp tác phối hợp thực Trong thực tế nội dung phần xác định thể thống nhất, hồn chỉnh có liên quan chặt chẽ với Thông thường mục tiêu phải xác định phù hợp với khả thực phần tài nguyên sử dụng để đạt mục tiêu đề Nội dung biện pháp phải vào mục tiêu phải phù hợp với nguồn tài nguyên sử dụng trình độ, lực người thực hiện… Khi xác định lập kế hoạch k thể xem nhẹ nội dung phần kể Những sai lầm yếu lập kế hoạch thường bắt nguồn từ xem nhẹ hay bỏ qua số khía cạnh nội dung chủ yếu Câu 18: Anh / Chị trình bày nội dung chuẩn bị họp, hội nghị? a Lập kế hoạch hội nghị: - Căn vào chương trình kế hoạch cơng tác năm, q, tháng quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho năm, quý, tháng Trong kế hoạch hội nghị văn phòng phải làm rõ vấn đề sau: - Tên hội nghị - Mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị - Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới, nội bộ, quan có liên quan…) - Địa điểm tiến hành hội nghị - Thời gian tiến hành - Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị - Kinh phí - Phân công chịu trách nhiệm hội nghị - Bản kế hoạch hội nghị cần nhân thành nhiều gửi cho phận, cá nhân, cán lãnh đạo, quan có liên quan b Cơng tác chuẩn bị tổ chức hội nghị: - Đây khâu có vai trò quan trọng tạo tiền đề cho thành công hội nghị - Xác định mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ định thành phần hội nghị - Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian hội nghị 21 - Xây dựng chương trình cụ thể cho nội dung hội nghị - Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phòng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại v.v…) - Chuẩn bị công văn, giấy mời, kèm theo chương trình hồ sơ tài liệu lời hướng dẫn ban đầu để đối tượng biết thực công việc cần chuẩn bị cho hội nghị - Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho lãnh đạo họp (báo cáo, đề án, thuyết trình…) - Chuẩn bị hội trường (phòng họp) - Chuẩn bị hội trường, phòng họp có đủ bàn ghế, đầy đủ phương tiện như: máy chiếu, micrô, điện thoại v.v… hội nghị lớn phải có bàn chủ tịch đồn, thư ký phóng viên báo chí - Chuẩn bị máy móc phục vụ máy ghi âm, tăng âm, loa, đèn chiếu v.v… Đánh máy in báo cáo tài liệu có liên quan để cung cấp cho thành viên hội nghị tài liệu cho thủ trưởng - Chuẩn bị chu đáo đến ăn ở, lại từ nơi đến nơi diễn Hội nghị nói rõ cách đón tiếp khách - Về kinh phí: Nhiều hội nghị (đặc biệt hội thảo) đòi hỏi phải có lượng lớn kinh phí, văn phòng phối hợp với phòng tài vụ lên kế hoạch dự trù kinh phí, tiến hành thủ tục để nhận tiền chi dùng cho khâu công việc - Phù hiệu dùng hội nghị: Đối với hội nghị quốc gia, quốc tế, hội nghị mừng công v.v… long trọng đảm bảo an ninh trật tự, người ta thường chuẩn bị phù hiệu cho người tham dự - Trước ngày tổ chức hội nghị đến ngày, văn phòng ban tổ chức phải kiểm tra xem xét công tác chuẩn bị nội dung sở vật chất, đặc biệt kiểm tra văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị Qua kiểm tra có hội phát thiếu sót để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung c Tổ chức điều hành hội nghị (q trình diễn hội nghị): - Tổ chức đón tiếp khách: (Tùy hội nghị mà có khâu đón tiếp đại biểu không) + Nếu hội nghị lớn có khách mời người ngồi đơn vị, khâu cần quan tâm cơng tác đón tiếp khách (có thể phải đón từ nhà ga, sân bay, khách sạn v.v…) + Nếu hội nghị nhỏ, thời gian tổ chức hội nghị buổi tổ chức đón tiếp khách trực tiếp hội trường + Nếu khách cấp trên, cần tổ chức đón khách vào phòng khách sau mời khách vào hội trường theo vị trí đặt trước Còn đại biểu khác đón tiếp hội trường (có bàn tiếp khách riêng), nhân viên lễ tân làm thủ tục đón tiếp, phân phát tài liệu, tờ giới thiệu chương trình - Tóm lại: Việc đón tiếp khách trước bắt đầu hội nghị việc làm phong phú với cách thức khác tùy theo quy mơ, phạm vi tính chất hội nghị - Điểm danh nắm số lượng đại biểu dự Hội nghị - Thơng thường văn phòng tiến hành điểm danh trước hội nghị bắt đầu Còn hội nghị lớn việc điểm danh số tiến hành thơng qua thẻ đại biểu, qua khâu đón tiếp… - Điều hành hội nghị (một số hội nghị, văn phòng Giám đốc giao cho điều hành): + Văn phòng chánh văn phòng thường khai mạc hội nghị người ban lãnh đạo quan là, cần tiến hành nhanh gọn, long trọng, đầy đủ - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn (đối với hội nghị cần thiết phải có chủ tịch đồn điều khiển) 22 - Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn, thấy cần thiết lấy biểu hội nghị danh sách chủ tịch đồn, thư ký đồn (thường có chuẩn bị dự kiến trước) - Đối với hội nghị có quy mơ nhỏ, chương trình hội nghị khơng in ấn sẵn người khai mạc hội nghị đồng thời giới thiệu ln chương trình hội nghị để người nắm - Mời chủ tịch đoàn, thư ký đoàn lên làm việc Hội nghị tiến hành điều khiển chủ tịch đoàn - Ghi biên hội nghị: - Văn phòng - trực tiếp thư ký thường trực mời vào thư ký đoàn để ghi biên hội nghị + Ghi rõ diễn biến hội nghị: người điều hành, tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận phần hội nghị, ghi rõ ý kiến tranh luận ý kiến kết luận hội nghị + Ngồi việc ghi biên thư ký đồn có nhiệm vụ xếp danh sách người đăng ký phát biểu + Căn vào phác thảo kết luận hội nghị, vào ý kiến tranh luận phát biểu hội nghị để chuẩn bị nghị kết luận hội nghị để đưa lên chủ tịch đồn bàn bạc thơng qua trước hội nghị - Phục vụ hội nghị: Trong thời gian diễn hội nghị văn phòng phân cơng người chuyên lo mặt: điện, nước, giải lao, nước uống, giải khát v.v… để đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hội nghị - Văn phòng theo dõi quán xuyến suốt trình hội nghị diễn ra, đặc biệt phục vụ tài liệu thủ trưởng cần - Tổng kết hội nghị: Lưu ý: Những hội nghị thông thường có quy mơ nhỏ chủ tọa hội nghị đúc kết hội nghị hết giờ, nhắc lại biện pháp thực hiện, yêu cầu người tích cực thực hiện, quy định ngày họp tiếp lần sau thấy cần thiết - Đối với hội nghị lớn chủ tọa hội nghị phải đọc báo cáo tổng kết (hoặc diễn văn bế mạc): Nhấn mạnh kết đạt hội nghị, đọc thông qua nghị quyết, cảm ơn đại biểu, cảm ơn quan ban ngành (cả phóng viên báo chí truyền hình) Có hội nghị cấp dự phát biểu ý kiến thủ trưởng quan phải phát biểu lời đáp từ trước kết thúc hội nghị d Các công việc sau Hội nghị: - Các phận liên quan phải phân công người giải vấn đề liên quan đến hậu cần, kinh phí, khách sạn, vé cho khách mời Các cơng việc sau hội nghị thường là: - Biên tập lại biên bản, hồ sơ họp đặc biệt họp bàn để đến định lưu trữ - Theo dõi, đôn đốc định hội nghị - Tham gia giải vấn đề liên quan đến hậu cần, kinh phí, khách sạn, vé cho khách mời, viết thư cám ơn Trong số hội nghị phải lập hồ sơ hội nghị Có hai loại: + Loại lập hồ sơ: Hội nghị thông thường hội ý, giao ban hàng tuần, vấn đề sản xuất kinh doanh nội bộ, họp đột xuất, người thư ký hoàn chỉnh biên bản, giữ, đánh số thứ tự biên theo tiêu thức (loại hội nghị, nhóm cán bộ, theo hội đồng v.v…) xếp vào cặp + Loại phải lập hồ sơ: Hội nghị lớn mang tính chất tổng kết, sơ kết, hội nghị khoa học, hội nghị chuyên đề Câu 19: Anh/chị trình bày yêu cầu, nguyên tắc bố trí trụ sở (cơng sở) quan? u cầu bố trí trụ sở quan 23 - Thơng thường bố trí vị trí trung tâm, trang trọng - Được bố trí thành nhiều phòng, ban, phận Các phòng, ban trụ sở quan bố trí cách khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu hoạt động quan - Bố trí trụ sở quan nội dung quan trọng quản trị quan, góp phần nâng cao uy tín quan Tại trụ sở quan, nhân viên, cán công chức, viên chức dành hầu hết thời giam làm việc ngày, tiện nghi hay không tiện nghi, cảm giác thoải mái hay bất tiện trụ sở ảnh hưởng trực tiếp tới tâm lý, sức khỏe hiệu công việc nhân viên Với khách hàng đối tác, trụ sở quan đàng hoàng, tiện nghi lịch tạo ấn tượng tốt từ đầu q trình giao dịch - Ngồi ra, việc bố trí trụ sở quan hợp lý góp phần quan trọng vào việc sử dụng có hiệu sở tài sản vật chất quan Bố trí trụ sở quan phải đảm bảo yêu cầu sau: - Giảm chi phí tài cơng sức nhân viên q trình lưu chuyển thơng tin, tài liệu, văn - Tăng độ bền vững cơng trình - Tạo tâm lý tích cực cho nhân viên làm việc có hiệu - Bố trí yếu tố theo trật tự xếp đơn giản cho việc kiểm tra lẫn nhau, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra lãnh đạo quan Nguyên tắc bố trí Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu - Theo nguyên tắc này, nhà quản trị văn phòng cần ý bố trí trụ sở quan phải hướng tới mục tiêu mà quan đạt + Nơi làm việc cán bộ, viên chức phải bảo đảm đủ diện tích trang thiết bị làm việc theo tiêu chuẩn, định mức công sử dụng theo chức năng, nhiệm vụ chuyên mơn quy định; + Phòng làm việc phận chun mơn, nghiệp vụ phải bố trí xếp theo dây chuyền hợp lý, bảo đảm thuận tiện việc điều hành, phối hợp công tác; + Bộ phận công cộng, kỹ thuật phục vụ phải bố trí bảo đảm đủ điều kiện hoạt động tính đặc thù quan; + Trụ sở làm việc phải có phòng tiếp khách riêng phòng tiếp dân đủ tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu công tác quan theo chức năng, nhiệm vụ + Đối với nhà làm việc, việc áp dụng ngun tắc nêu việc bố trí xếp nơi làm việc theo khối, phận chức phục vụ nhà làm việc định theo mặt thiết kế xây dựng không chồng chéo khối, phận với bảo đảm theo dây chuyền quản trị, phục vụ, sinh hoạt hợp lý theo quan chuyên ngành quy định Nguyên tắc tiện lợi Nguyên tắc hợp lý Nguyên tắc tiết kiệm Câu 20: Tổ chức hội nghị có ý nghĩa tầm quan trọng lãnh đạo, điều hành hoạt động quan? Trình bày nội dung chủ yếu tổ chức hội nghị quan? Tổ chức Hội nghị hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập truyền đạt thơng tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Nội dung chủ yếu tổ chức hội nghị quan bao gồm: Lập kế hoạch hội nghị: 24 - Căn vào chương trình kế hoạch cơng tác năm, quý, tháng quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho năm, quý, tháng Trong kế hoạch hội nghị văn phòng phải làm rõ vấn đề sau: - Tên hội nghị - Mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị - Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới, nội bộ, quan có liên quan…) - Địa điểm tiến hành hội nghị - Thời gian tiến hành - Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị - Kinh phí - Phân cơng chịu trách nhiệm hội nghị - Bản kế hoạch hội nghị cần nhân thành nhiều gửi cho phận, cá nhân, cán lãnh đạo, quan có liên quan Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị: - Đây khâu có vai trò quan trọng tạo tiền đề cho thành cơng hội nghị - Xác định mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ định thành phần hội nghị - Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian hội nghị - Xây dựng chương trình cụ thể cho nội dung hội nghị - Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phòng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại v.v…) - Chuẩn bị cơng văn, giấy mời, kèm theo chương trình hồ sơ tài liệu lời hướng dẫn ban đầu để đối tượng biết thực công việc cần chuẩn bị cho hội nghị - Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho lãnh đạo họp (báo cáo, đề án, thuyết trình…) - Chuẩn bị hội trường (phòng họp) - Chuẩn bị hội trường, phòng họp có đủ bàn ghế, đầy đủ phương tiện như: máy chiếu, micrô, điện thoại v.v… hội nghị lớn phải có bàn chủ tịch đồn, thư ký phóng viên báo chí - Chuẩn bị máy móc phục vụ máy ghi âm, tăng âm, loa, đèn chiếu v.v… Đánh máy in báo cáo tài liệu có liên quan để cung cấp cho thành viên hội nghị tài liệu cho thủ trưởng - Chuẩn bị chu đáo đến ăn ở, lại từ nơi đến nơi diễn Hội nghị nói rõ cách đón tiếp khách - Về kinh phí: Nhiều hội nghị (đặc biệt hội thảo) đòi hỏi phải có lượng lớn kinh phí, văn phòng phối hợp với phòng tài vụ lên kế hoạch dự trù kinh phí, tiến hành thủ tục để nhận tiền chi dùng cho khâu công việc - Phù hiệu dùng hội nghị: Đối với hội nghị quốc gia, quốc tế, hội nghị mừng công v.v… long trọng đảm bảo an ninh trật tự, người ta thường chuẩn bị phù hiệu cho người tham dự - Trước ngày tổ chức hội nghị đến ngày, văn phòng ban tổ chức phải kiểm tra xem xét công tác chuẩn bị nội dung sở vật chất, đặc biệt kiểm tra văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị Qua kiểm tra có hội phát thiếu sót để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung Tổ chức điều hành hội nghị (quá trình diễn hội nghị): - Tổ chức đón tiếp khách: (Tùy hội nghị mà có khâu đón tiếp đại biểu khơng) 25 + Nếu hội nghị lớn có khách mời người đơn vị, khâu cần quan tâm cơng tác đón tiếp khách (có thể phải đón từ nhà ga, sân bay, khách sạn v.v…) + Nếu hội nghị nhỏ, thời gian tổ chức hội nghị buổi tổ chức đón tiếp khách trực tiếp hội trường + Nếu khách cấp trên, cần tổ chức đón khách vào phòng khách sau mời khách vào hội trường theo vị trí đặt trước Còn đại biểu khác đón tiếp hội trường (có bàn tiếp khách riêng), nhân viên lễ tân làm thủ tục đón tiếp, phân phát tài liệu, tờ giới thiệu chương trình - Tóm lại: Việc đón tiếp khách trước bắt đầu hội nghị việc làm phong phú với cách thức khác tùy theo quy mô, phạm vi tính chất hội nghị - Điểm danh nắm số lượng đại biểu dự Hội nghị - Thơng thường văn phòng tiến hành điểm danh trước hội nghị bắt đầu Còn hội nghị lớn việc điểm danh số tiến hành thơng qua thẻ đại biểu, qua khâu đón tiếp… - Điều hành hội nghị (một số hội nghị, văn phòng Giám đốc giao cho điều hành): + Văn phòng chánh văn phòng thường khai mạc hội nghị người ban lãnh đạo quan là, cần tiến hành nhanh gọn, long trọng, đầy đủ - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn (đối với hội nghị cần thiết phải có chủ tịch đồn điều khiển) - Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn, thấy cần thiết lấy biểu hội nghị danh sách chủ tịch đoàn, thư ký đoàn (thường có chuẩn bị dự kiến trước) - Đối với hội nghị có quy mơ nhỏ, chương trình hội nghị khơng in ấn sẵn người khai mạc hội nghị đồng thời giới thiệu chương trình hội nghị để người nắm - Mời chủ tịch đoàn, thư ký đoàn lên làm việc Hội nghị tiến hành điều khiển chủ tịch đoàn - Ghi biên hội nghị: - Văn phòng - trực tiếp thư ký thường trực mời vào thư ký đoàn để ghi biên hội nghị + Ghi rõ diễn biến hội nghị: người điều hành, tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận phần hội nghị, ghi rõ ý kiến tranh luận ý kiến kết luận hội nghị + Ngoài việc ghi biên thư ký đồn có nhiệm vụ xếp danh sách người đăng ký phát biểu + Căn vào phác thảo kết luận hội nghị, vào ý kiến tranh luận phát biểu hội nghị để chuẩn bị nghị kết luận hội nghị để đưa lên chủ tịch đoàn bàn bạc thông qua trước hội nghị - Phục vụ hội nghị: Trong thời gian diễn hội nghị văn phòng phân cơng người chun lo mặt: điện, nước, giải lao, nước uống, giải khát v.v… để đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hội nghị - Văn phòng theo dõi qn xuyến suốt q trình hội nghị diễn ra, đặc biệt phục vụ tài liệu thủ trưởng cần - Tổng kết hội nghị: Lưu ý: Những hội nghị thơng thường có quy mơ nhỏ chủ tọa hội nghị đúc kết hội nghị hết giờ, nhắc lại biện pháp thực hiện, yêu cầu người tích cực thực hiện, quy định ngày họp tiếp lần sau thấy cần thiết - Đối với hội nghị lớn chủ tọa hội nghị phải đọc báo cáo tổng kết (hoặc diễn văn bế mạc): Nhấn mạnh kết đạt hội nghị, đọc thông qua nghị quyết, cảm ơn đại biểu, cảm 26 ơn quan ban ngành (cả phóng viên báo chí truyền hình) Có hội nghị cấp dự phát biểu ý kiến thủ trưởng quan phải phát biểu lời đáp từ trước kết thúc hội nghị 4.Các công việc sau Hội nghị: - Các phận liên quan phải phân công người giải vấn đề liên quan đến hậu cần, kinh phí, khách sạn, vé cho khách mời Các công việc sau hội nghị thường là: - Biên tập lại biên bản, hồ sơ họp đặc biệt họp bàn để đến định lưu trữ - Theo dõi, đôn đốc định hội nghị - Tham gia giải vấn đề liên quan đến hậu cần, kinh phí, khách sạn, vé cho khách mời, viết thư cám ơn Trong số hội nghị phải lập hồ sơ hội nghị Có hai loại: + Loại khơng phải lập hồ sơ: Hội nghị thông thường hội ý, giao ban hàng tuần, vấn đề sản xuất kinh doanh nội bộ, họp đột xuất, người thư ký hoàn chỉnh biên bản, giữ, đánh số thứ tự biên theo tiêu thức (loại hội nghị, nhóm cán bộ, theo hội đồng v.v…) xếp vào cặp + Loại phải lập hồ sơ: Hội nghị lớn mang tính chất tổng kết, sơ kết, hội nghị khoa học, hội nghị chuyên đề 27 ... thể đến đối tượng văn phòng nhằm đạt mục tiêu định - Đối tượng nghiên cứu quản trị văn phòng thể chức quản trị văn phòng Quản trị hành văn phòng hoạt động quản trị máy văn phòng, phương pháp... nhân Văn phòng: 6.3 Tổ chức cơng tác đánh giá: 6.4 Một số vấn đề cần quan tâm đánh giá: Câu 9: Chức quản trị văn phòng ? Quản trị văn phòng có chức nào? Khái niệm quản trị văn phòng: Quản trị văn. .. cơng việc hành văn phòng, tổ chức máy văn phòng, lãnh đạo nhân viên văn phòng kiểm sốt hoạt động văn phòng Để thực cơng việc quản trị hành văn phòng đòi hỏi người phụ trách văn phòng khơng am