Thực trạng công tác phân công công việc tại công ty cổ phần cáp và thiết bị viễn thông ETTC

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 2 8. Kết cấu đề tài 2 Chương 1. LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 4 2.1 Khái niệm, ý nghĩa của phân công công việc 4 2.1.1 Khái niệm 4 2.1.2 Vai trò, ý nghĩa của phân công công việc 4 2.2 Cơ sở quá trình phân công công việc 5 2.2.1 Phân công công việc theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị 5 2.2.2 Phân công công việc theo khối lượng và tính chất công việc 5 2.2.3 Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5 2.3 Các kiểu phân công công việc 6 2.3.1 Phân công theo chuyên môn hóa 6 2.3.2 Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể 6 2.3.3 Phân công công việc trên cở sở trách nhiệm được giao và năng lực cá nhân 6 2.4 Quy trình phân công công việc 7 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG ETTC 9 1.1. Lịch sử hình thành phát triển 9 1.2 Cơ cấu tổ chức 10 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị 10 2.1 Trực trạng công tác phân công công việc tại Công ty Cổ phần Cáp và Thiết bị Viễn thông ETTC 10 2.1.1 Rà soát cơ cấu và chức năng nhiệm vụ của bộ phận 10 2.1.2 Lên danh sách các công việc cần phân công 12 2.1.3 Lựa chọn đối tượng tham gia phân công công việc 13 2.1.4 Phân công và tiếp nhận công việc 13 Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG ETTC 22 3.1 Đánh giá thực trạng phân công công việc tại Công ty Cổ phần Cáp và Thiết bị Viễn thông ETTC 22 3.1.1 Tích cực 22 3.1.2 Hạn chế 23 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phân công công việc tại Công ty cổ phần Cáp và Thiết bị Viễn thông ETTC 23 3.2.1 Tránh sự chồng chéo. 23 3.2.2 Khuyến khích đội ngũ nhân viên cũng nhau xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả. 24 3.2.3 Triển khai công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên 24 KẾT LUẬN 26  

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận: “Thực trạng công tác phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các thơng tin số liệu sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch chưa công khai phương tiện truyền thông Hà nội, ngày 16 tháng năm 2017 Người thực đề tài MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu đề tài Chương LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2.1 Khái niệm, ý nghĩa phân công công việc 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Vai trò, ý nghĩa phân cơng cơng việc 2.2 Cơ sở q trình phân cơng cơng việc 2.2.1 Phân công công việc theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị 2.2.2 Phân công công việc theo khối lượng tính chất cơng việc 2.2.3 Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan 2.3 Các kiểu phân công công việc .6 2.3.1 Phân công theo chun mơn hóa 2.3.2 Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể 2.3.3 Phân công công việc cở sở trách nhiệm giao lực cá nhân 2.4 Quy trình phân cơng cơng việc Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG ETTC 1.1 Lịch sử hình thành phát triển .9 1.2 Cơ cấu tổ chức 10 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị 10 2.1 Trực trạng công tác phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC 10 2.1.1 Rà soát cấu chức nhiệm vụ phận 10 2.1.2 Lên danh sách công việc cần phân công 12 2.1.3 Lựa chọn đối tượng tham gia phân công công việc 13 2.1.4 Phân công tiếp nhận công việc 13 Chương CÁC GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG ETTC 22 3.1 Đánh giá thực trạng phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC 22 3.1.1 Tích cực 22 3.1.2 Hạn chế .23 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác phân công công việc Công ty cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC 23 3.2.1 Tránh chồng chéo 23 3.2.2 Khuyến khích đội ngũ nhân viên xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu 24 3.2.3 Triển khai công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên 24 KẾT LUẬN 26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bất tổ chức tạo thành thành viên người hay nguồn lực Tổ chức phát triển phần nguồn nhân lực chất lượng cao, đóng góp phần khơng nhỏ vào phát triển quản lýđiều hành cách khoa học, để mọi người mắt xích giúp công ty phát triển Công ty lớn mạnh, tổ chức phức tạp phạm vi hoạt động quy mơ khó xác định ranh rới rạch ròi nhiệm vụ trách nhiệm phòng ban nhân viên Điều dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc Trong trường hợp này, phân công chiếc chìa khóa giúp cho nhà quản lý tổ chức cơng việc hiệu quả, đem lại lợi ích cho mọi người Với nội dung phân công công việc, xin sâu vào sở trình phân công công việc để biết để thực cphaan công công việc nhà quản lý cần dựa sở gì? Các ngun tắc để phân cơng cơng việc dựa nguyên tắc với kinh nghiệm nước phát triển phân cơng công việc thế Như vậy, phân công công việc hoạt động khơng đơn giản, nghệ thuật lãnh đạo quản lý Cần tuân hiểu tuân thủ nguyên tắc để công tác quản lý tổ chức đạt hiệu cao nhất Lịch sử nghiên cứu Công ty cổ phần thiết bị viễn thông thành lập từ năm 2007, với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu mặt hàng cáp loại thiết bị lĩnh vực viến thơng Do vấn đề nghiên cứu tập trung chủ yếu vào mảng viễn thông điện Đề tài nghiên cứu Phân công công việc lần đầu em nghiên cứu, thế khơng tránh thiếu sót hạn chế nguồn tài liệu tìm kiếm để hồn thành báo cáo Nhiệm vụ nghiên cứu Với mong muốn kết hợp lý thuyết thực tế, mục tiêu nghiên đề tài là: - Lý luận công tách Phân công công việc - Thực trạng công tác Phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC - Giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu Phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài: Phân công công việc - Phạm vi nghiên cứu đề tài: + Không gian: Công ty cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông +Thời gian: Sử dụng số liệu thống kê phạm vi năm gần nhất (2013 - 2016) đề giải pháp cho tương lai Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lênin - Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu - Phương pháp điều tra xã hội học, quan sát, thu thập tài liệu, sử dụng phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh… Đóng góp đề tài Phân công công việc nhiệm vụ quan trọng khơng thể thiếu góp phần phân chia cơng việc cách rõ ràng cho doanh nghiệp nói chung cho cơng tác quản trị nhân lực nói riêng Thơng qua đề tài nghiên giúp em có thêm hội củng cố kiến thức lý thuyết thực tế Đồng thời việc nghiên vấn đề giúp làm rõ công tác Phân công công việc đơn vị nghiên cứu Nhằm rút mặt tích cực, hạn chế ưu điểm bật phương pháp phân công công việc mà Công ty áp dụng Từ đóng góp thêm giải pháp tham khảo nhằm nâng cao hiệu phân công công việc doanh nghiê Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài kết cấu thành chương: Chương 1: Lý luận Phân công công việc Chương 2: Thực trạng công tác Phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Chương 3: Giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu Phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Chương LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Khái niệm, ý nghĩa phân công công việc Khái niệm Phân công cơng việc hành động giao phó nhiệm vụ cho người với tin tưởng người hồn thành tốt nhiệm vụ giao Phân cơng thể nhiều hình thức chẳng hạn bổ nhiệm nhân viên vào vị trí quan trọng hơn, yêu cầu nhân viên thực công việc đơn giản, nhỏ lẻ Vai trò, ý nghĩa phân công công việc Đối với người phân công (cấp lãnh đạo, quản lý) Thực phân công công việc giúp nhà quản lý, cấp lãnh đạo điều hòa cơng việc phòng ban Giảm bớt cơng việc phận, với đào tạo đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm kế thề công việc hiệu quả.Có thêm thời gian cho cơng việc quản lý kiểm sốt cơng việc, đồng thời minh chứng lực điều hành với doanh nghiệp Đối với người phân cơng Người phân cơng cơng việc có hội phát triển chuyên môn hội phát triển kỹ như: kỹ xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương lượng, thuyết phục, giao tiếp, quản lý thời gian… Ngoài ra, người phân công nhận công việc cảm thấy hài lòng hồn thành cơng việc giao, nâng cao giá trị họ doanh nghiệp Họ cảm thấy có tinh thần làm việc sẵn sàng đón nhận hội, thử thác chinh phục Đối với tập thể Phân công công việc giúp tang suất lao động, tiết kiệm chi phí Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm đào tạo tập thể có lực phù hợp với cơng việc Cơ sở quá trình phân cơng cơng việc Xét chung nhất, q trình phân cơng cơng việc dựa sở là: vị trí thẩm quyền quan đơn vị, khối lượng tính chất cơng việc, theo số lượng nhân cấu tổ chức Phân công cơng việc theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị Mỗi tổ chức, quan thành lập có vị trí pháp lý thẩm quyền nhất định Do vị trí pháp lý thẩm quyền khác đặc điểm hoạt động nhiệm vụ giao khác Vì để tổ chức hoạt động quan tốt cần phản vào vị trí pháp lý quan thực tế Phân công công việc theo khối lượng tính chất cơng việc Sự phân cơng thực sở kế hoạch công tác duyệt theo tính chất loại cơng việc theo u cầu thực công việc thực tế Ở yêu cầu đặt người lãnh đạo quan phải: nắm vững chương trình hoạt động quan, công sở Phải sựa vào kết việc phân tích cơng việc để phân cơng cơng việc Có tính tốn khoa học để phân cơng cơng việc hợp lý cho nhóm, thâm chí cá nhân tổ chức Bởi nếu thời gian ngắn mà phân công nhiều công việc phức tạp cho người hay nhóm người lượng cơng việc bị q tải dẫn đến khơng hồn thành cơng việc hồn thành chất lượng kết chưa tốt Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan Thiếu hay thừa biên chế so với công việc quan cần thực gây khó khan cho việc phân cơng cơng việc Bên cạnh đó, nếu cấu tổ chức quan không khoa học chức chồng chéo lẫn việc phân cơng cơng việc q trình quản lý gây khó khăn Hiện thấy nhiều quan hành tổ chức tư nhân có tình trạng thừa – thiếu nhân ảnh hưởng tới hiệu cơng việc Vì vậy, u cầu tất ́u phải tính đủ biên chế cho cơng việc, đồng thời phải tìm biện pháp để hồn thiên cấu tổ chức Muốn vậy, tổ chức máy phân phối chức tổ chức cần ý: - Mục đích nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần cách rõ ràng - Chọn lựa kĩ nhân cho đơn vị, họ phải hội tụ đầy đủ điều kiện cần thiết để hoàn thành niệm vụ - Chú ý cơng việc quan trọng, chinh ́u Tìm phát huy lực nhân tổ chức - Phân công công việc công 2.1 Các kiểu phân công công việc 2.1.1 Phân công theo chuyên môn hóa Chun mơn hóa phương pháp tất ́u để cá nhân sâu vào cơng việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ có khả nâng cao suất lao động Nhà lãnh đạo nếu bỏ qua chuyên môn mà phân công tùy tiện cơng việc có khả khơng hồn thành lượng công việc không mong muốn 2.1.2 Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đòi hỏi phải có tiêu chuẩn định mức để phân công đánh giá kết q trình q trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ rang thuận lợi phân công công việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để làm chỗ sựa cho phân công công việc cần ý đến chất lượng số lượng Ngoài tiêu chuẩn định mức phải xây dựng cho khún khích cán làm việc phân công nhiệm vụ 2.1.3 Phân công công việc cở sở trách nhiệm giao lực cá nhân Khi phân công công việc nếu khơng tính đến lực thực người lao động tổ chức nguyên nhân dẫn đến hiệu thấp cơng việc Vì với việc phân cơng phải rõ trách nhiệm cá nhân, phận Có nhiều loại trách nhiệm, trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra cá nhân phân công trước hết phải tự xác nhận khả đảm nhận cơng việc cụ thể Ngồi cần tạo điều kiện để người lao động tiến qua công việc giao Giao việc cho người hay nhóm người cần phải dựa ngun tắc phù hợp, có nghĩa phải nhìn trước khả họ nhiều mặt: khả trước mắt, khả lâu dài, yêu cầu công việc đặt mục tiêu cuối cần đạt tới 2.2 Quy trình phân cơng cơng việc Bước 1: Rà soát lại cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận Đây bước đầu cần thực q trình phân cơng cơng việc để kiểm tra xem cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp với chuến lược kinh doanh chưa? Từ đó, việc phân cơng cơng việc có ý nghĩa, đồng thời với cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng, nhiệm vụ phòng ban, phận đảm bảo khơng trùng lặp nhau, đủ hợp lý để tạo điều kiện thực chiến lượng kinh doanh mà doanh nghiệp xác định Bước 2: Lên danh sách công việc cần phân cơng Sau rà sốt cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phận người phân công công việc phải xác định phận – người – việc Mỗi chức danh tương đương với công việc hay phận tương đương với nhóm cơng việc Kết thúc bước này, doanh nghiệp có nhóm cơng việc cần phân cơng tương ứng với phận – người lao động công việc Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân công công việc Đối tượng tham gia phân công công việc thường bao gồm: - Người trực tiếp tham gia phân cơng cơng việc: người có nhiều thơng tin cụ thể, chi tiết nhất công việc cần phải làm, thơng tin họ cung cấp rất hữu ích phạm vi tổ chức :Xoá bỏ khâu cấu trung gian việc quản lý chương trình mặt nghiệp vụ Tăng cường trách nhiệm cá nhân người lãnh đạo chương trình nói chung với ́u tố chương trình Các nhà quản lý linh hoạt điều động nhân phận ,đem lại kiến thức chuyên sâu loại sản phẩm – dự án ,thúc đẩy hợp tác phận tổ chức ,cho phép tổ chức áp dụng biện pháp quản lý đại Mặt khác cấu ma trận tạo điều kiện cho việc phân bổ cách có hiệu chuyên gia tận dụng tính hiệu nhờ quy mô thông qua việc cung cấp cho tổ chức người có tài nhất sử dụng họ nhằm mang lại hiệu qủa cao Tuy nhiên cấu số hạn chế: tổ chức áp dụng mơ hình cấu theo ma trận làm cho nhân viên quyền lâm vào tình trạng bối rối phải nhận mệnh lệnh trái ngược từ hai cấp quản lý Mặt khác có trùng lắp quyền hạn trách nhiệm nhà quản trị sữ tạo xung đột Hơn loại hình cấu phức tạp khơng bền vững ,nó dễ bị thay đổi trước tác động môi trường 2.1.2 Lên danh sách các cơng việc cần phân cơng Lợi ích hiển nhiên việc phân công khối lượng công việc bạn giảm bớt Khi lãnh đạo có thêm thời gian tập trung cho việc quan trọng mang tính chiến lược, nhân viên cảm thấy khích lệ tinh thần tự tin Tuy nhiên để trước phân công công việc cần toonge hợp công việc cần phân công Ở ETTC phân chia cấu tổ chức rõ rang Một phận thuộc khối văn phòng, phận thuộc khối nhà máy, việc tổng hợp cơng việc cần phần công dễ dàng Căn vào tổ chức cấu doanh nghiệp, ETTC lên danh sách công việc cần phân công để trì điều hành tổ chức sau 12 STT Công việc cần phân cơng Tổ chức xếp nhân sự, an tồn loa động Ghi cơng tác hành doanh nghiệp Nghiên cứu sản phẩm thị trường kinh doanh Triển khai kế hoạch, tiến hành tìm kiếm đầu tư quản lý Phát triển hệ thống kinh doanh, mạng lưới khách hàng Quản lý tài doanh nghiệp Cung ứng sản phẩm thị trường Kiểm định quản lý chất lượng 2.1.3 Lựa chọn đối tượng tham gia phân công công việc Điều giúp nhà quản lý lựa chọn người phù hợp đưa hướng dẫn công việc chuẩn xác Công tác hướng dẫn đóng vai trò rất quan trọng giao phó bạn khơng thể u cầu người khác thi hành nhiệm vụ mơ hồ Tại Cơng ty cổ phần Cáp thiết bị viễn thông ETTC, đối tượng tham gia phân công công việc chủ yếu cán nằm đội ngũ cấp cao chủ chốt doanh nghiệp gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Chuyên gia tổ chức doanh nghiệp đội ngũ trưởng phận phòng ban bao gồm: ( Trưởng phòng Hành nhân sự, Trưởng phòng Kế hoạch, Trưởng phòng kế tốn, Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Nghiên phát triển…) nhân viên chủ chốt phận Các đối tượng tham gia phân cơng cơng việc có chun mơn vững hết họ hiểu nắm bắt công việc chung nhất doanh nghiệp Từ có nắm bắt phân tích hợp lí cơng việc để tìm cán nhân – phòng ban phù hợp nhất với công việc 2.1.4 Phân công tiếp nhận công việc 13 Đây bước cuối quy trình phân cơng cơng việc ETCC sau kết thúc bước rà soát cấu tổ chức, lên danh sách công việc cần phân công lựa chọn đối tượng phân công công việc Các công việc phân chia cụ thể tới phận phòng ban mơ tả cơng việc sau: PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC PHỊNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH Chức năng: * Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty về: - Tổ chức máy mạng lưới - Quản trị nhân - Quản trị văn phòng - Cơng tác bảo vệ, an tồn vệ sinh mơi trường 2.Nhiệm vụ quyền hạn: 2.1Về công tác nhân sự, máy, đạo tạo - Tham mưu cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, ln chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân toàn Công ty theo luật pháp quy chế Công ty - Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới Công ty phù hợp với phát triển Công ty giai đoạn - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực - Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD - Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn - Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV tồn Cơng ty 2.2 Về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ 14 - Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội Công ty gửi quan, đơn vị bên ngồi - Thực cơng việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty - Thực công tác văn thư, lưu trữ - Quản lý dấu Công ty loại dấu tên, chức danh cán Công ty, cấp phát quản lý theo chức loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy uỷ nhiệm Công ty - Quản lý phương tiện thơng tin liên lạc Tồn Cơng ty - Quản lý xe phục vụ công tác theo Quy chế Cơng ty - Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Cơng ty theo định mức quy định - Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan vấn đề liên quan đến Công ty mặt hành 2.3 Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường - Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh mơi trường tồn Cơng ty - Quản lý cơng tác vệ sinh mơi trường phạm vi tồn Cơng ty (Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm ) 2.4 Về công tác quản lý tài sản - Quản lý tài sản phục vụ làm việc Văn phòng Cơng ty (tính tốn nhu cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế) - Quản lý toàn tài sản cố định Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng, sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp) - Quản lý hệ thống cấp điện, cấp nước TTTM 25 Lê Lợi siêu thị 301 cho đơn vị đối tác thuê sử dụng Quản lý điện năng, lượng nước tiêu thụ xác định tiền nước, tiền điện đơn vị hộ tiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty 15 - Quản lý việc di tu, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định Công ty trực tiếp quản lý (Trừ TSCĐ giao cho đơn vị trực thuộc quản lý) - Quản lý tồn đất đai Cơng ty theo hợp đồng thuê đất quy định Pháp luật PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC PHỊNG KẾ HOẠCH – KINH DOANH – ĐẦU TƯ Chức * Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc về: - Công tác kế hoạch chiến lược phát triển Công ty - Công tác đầu tư quản lý dự án đầu tư - Tổ chức hệ thống thông tin kinh tế Công ty - Công tác quản lý kinh tế - Công tác quản lý kỹ thuật - Tham mưu cho Tổng giám đốc nghiệp vụ kinh doanh - Hỗ trợ kinh doanh cho Xí nghiệp , Chi nhánh Công ty - Trực tiếp kinh doanh mặt hàng lớn Công tác khác 2.1 Về công tác kế hoạch - Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch tháng, quý, năm - Giám sát hoạt động SXKD tiến độ thực kế hoạch Xí nghiệp (Chi nhánh tồn Cơng ty, doanh nghiệp vốn góp Công ty 2.2 Về công tác kinh tế - Quản lý Hợp đồng kinh tế (quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện, lý Hợp đồng) - Quản lý tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành (nghiên cứu, triển khai, áp dụng ) - Phối hợp với Phòng, ban khác việc xây dựng áp dụng định mức kinh tế kỹ thuật, quy chế nội Công ty 16 2.3 Về công tác đầu tư quản lý dự án - Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty giai đoạn phát triển - Quản lý dự án đầu tư (quá trình lập, thẩm định, triển khai dự án ) - Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết 2.4 Về công tác kỹ thuật - Nghiên cứu văn Pháp luật, chế độ sách Nhà nước quy định công tác quản lý kỹ thuật chất lượng công trình xây dựng - Thường xun theo dõi, đơn đốc, kiểm tra hướng dẫn Xí nghiệp thực tốt công tác quản lý chất lượng - Thực công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, chất lượng theo quy định - Lập sổ sách theo dõi số lượng, chất lượng xe máy, thiết bị kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc, thiết bị - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD 2.5.Việc thơng tin kinh tế: - Xây dựng hệ thốgn thông tin kinh tế Công ty, đảm bảo việc nắm bắt, xử lý kịp xác, phục vụ cho cơng tác quản lý Hội đồng quản trị điều hành TGĐ Công ty - Thực nhiệm vụ Trung tâm thông tin kinh tế Công ty - Lập báo cáo biểu thống kê, báo cáo tình hình SXKD cho TGĐ gửi quan theo quy định Pháp luật 2.6 Nghiên cứu phát triển: - Nghiên cứu tình hình mơi trường kinh doanh: sách Đảng, Nhà nước, hệ thống pháp luật - Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh - Xác lập định hướng chiến lược phát triển tồn diện Cơng ty, sách phát triển, kế hoạch dài hạn - Xây dựng chiến lược Maketing, sách maketting phù hợp với giai đoạn phát triển, sản phẩm, dịch vụ 17 - Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, chiến lược, chiến thuật nâng cao sức mạnh canh tranh Công ty 2.7 Về nghiệp vụ kinh doanh: - Quản lý sách kinh doanh (q trình xây dựng sách, triển khai áp dụng, bổ sung hoàn chỉnh ) - Nghiên cứu phát triển nghiệp vụ kinh doanh (nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp đồng kinh tế ), hình thức thương mại tiên tiến, bước đổi đại hố nghiệp vụ kinh doanh Cơng ty - Quản lý thống nhất nghiệp vụ kinh doanh Công ty - Hỗ trợ kinh doanh cho Xí nghiệp Cơng ty thị trường, đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, cấp hàng nhập cho Xí nghiệp, Chi nhánh với điều kiện tốt nhất để thực nhiệm vụ chung tồn Cơng ty 2.8 Về trực tiếp kinh doanh: - Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu, mặt hàng có quy mơ doanh thu lớn có tầm quan trọng Cơng ty PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC PHỊNG KẾ TỐN – TÀI CHÍNH Chức - Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty lĩnh vực Tài - Kế tốn - Tín dụng Cơng ty: - Kểm sốt đồng tiền hoạt động kinh tế Công ty theo quy định quản lý kinh tế Nhà nước Cơng ty - Quản lý chi phí Công ty - Thực công tác tra tài đơn vị trực thuộc Cơng ty Nhiệm vụ 2.1 Cơng tác tài chính: Quản lý Hệ thống kế hoạch tài Cơng ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị ) Tổ chức quản lý tài Cơng ty , gồm: 18 - Quản lý chi phí: Lập dự tốn chi phí; Thực chi theo dự tốn, theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí Cơng ty - Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngoại; Tổ chức nghiệm thu toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thu hoạt động; Tham gia lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hàng hàng tháng đột xuất - Quản lý tiền: Thực quản lý tài khoản Công ty giao dịch Ngân hàng, thực thủ tục đặt cọc, thế chấp Công ty; Quản lý tiền mặt - Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn kho theo chế độ; Kiến nghị tham gia xử lý hàng tồn kho do: chênh lệch, mất, phẩm chất - Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi nợ khơng đòi; - Quản lý tài sản cố định đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ: Tham gia dự án đầu tư Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư dự án sở Tổng dự toán quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm kê TSCĐ; Làm thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì qút tốn dự án đầu tư hồn thành - Quản lý quỹ DN theo chế độ Quy chế tài Cơng ty 2.2 Cơng tác tín dụng, công tác hợp đồng Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụng vốn lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư SXKD Công ty Xây dựng mức lãi xuất huy động cho vay vốn nội Cơng ty ngồi Cơng ty Dự thảo, đàm phán hợp đồng tín dụng Công ty Làm việc với quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng dẫn làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho dự án thuộc đối tượng ưu đãi đầu tư 19 Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng với đối tác nước Làm thủ tục toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng 2.3 Cơng tác đầu tư tài Dự thảo phương án xử lý kiến nghị người đại diện phần vốn góp Cơng ty Cơng ty con, Cơng ty liên kết liên quan đến tài Theo dõi, đôn đốc người đại diện vốn Công ty Công ty con, Công ty liên kết thực Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông Nghiên cứu, đề xuất việc đầu tư vốn, bán bớt phần vốn Công ty Công ty con, Công ty liên kết Giám sát tình hình sử dụng vốn Công ty Công ty con, Công ty liên kết Đôn đốc Công ty gửi báo cáo kế toán định kỳ hợp nhất với báo cáo Công ty theo quy định Báo cáo, đánh giá hiệu đầu tư vốn vào Công ty con, Công ty liên kết 2.4 Tổ chức, thực cơng tác kế tốn Tổ chức thực cơng tác kế tốn Cơng ty , bao gồm: - Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán nội dung cơng việc kế tốn theo chuẩn mực chế độ kế toán: - Tổ chức ghi sổ kế toán - Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định - Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định Nhà nước - Tổ chức máy kế toán Lập báo cáo kế tốn tổng hợp Cơng ty Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo Công ty Tổ chức ứng dụng tin học cơng tác kế tốn 2.5 Cơng tác thuế; Thanh, kiểm tra tài chính; Phân tích hoạt động kinh tế Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp Phát ngăn ngừa hành vi vi phạm Pháp luật tài kế tốn 20 Cơng ty Phân tích báo cáo kế tốn hàng quý, năm Công ty ; Đánh giá kiến nghị, xử lý Cơng tác tra tài chính: - Thường trực công tác tra - Tổ chức tra công tác ký kết, thực hợp đồng kinh tế; Quản lý vốn tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành quy định quản lý tài Nhà nước Quy chế Cơng ty PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC BỘ PHẬN XƯỞNG Riêng phận xưởng đặc đảm bảo tính bảo mật thơng tin quy trình sản x́t đảm bảo tính bí mật kinh doanh, phần tơi nhận thơng tin hỗ trợ từ phòng hành nhân cơng việc xưởng sản x́t Chịu trách nhiệm phân công công việc công việc xưởng phận phụ trách ISO Ban ISO tiến hành xây dựng quy trình cơng việc riêng xưởng sản xuất Phòng Nghiên cứu phát triển chịu quản lý phận ISO Bộ phận ISO trực tiếp xây dựng quản lý khu vực xưởng sản xuất Sau nhận phân công công việc từ ban lãnh đạo, Trưởng phận tiến hành nhận tiếp tục chia nhỏ công việc phân công công việc tới nhân viên phận quản lý Tiểu kết Trong chương này, nêu thông tin để thấy lịch sử hình thành, cấu tổ chức chức nhiệm vụ doanh nghiệp nói chung Ngồi ra, chương đưa thực trạng phân công cơng việc ETTC Qua đó, ta nắm bắt phán đốn phân cơng tỷ mỉ công việc, kết đạt từ phân cơng khả phát triển doanh nghiệp tương lai 21 Chương CÁC GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THƠNG ETTC 3.1 Đánh giá thực trạng phân cơng cơng việc tại Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Qua thông tin nêu chương ta thấy: Thực trạng công tác phân công công việc Công ty cổ phần Cáp Thiêt bị viễn thơng ETTC diễn theo quy trình phân bổ công việc theo cấu tổ chức doanh nghiệp Từng phận phòng ban phân công công việc riêng, phận tách riêng biệt đảm bảo thực vai trò, trách nhiệm cơng việc phân cơng Từ tổ chức vận hành theo quy trình tránh xóa trộn, nhầm lẫn cơng việc khơng đáng có Qua tìm hiểu thực trạng phân cơng cơng việc ại ETTC chương 2, doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc phân công công việc như: Phân công cơng việc theo chun mơn hóa, điều thể phân cơng phòng ban Mỗi phòng ban chun mơn hóa, phòng ban làm việc phòng ban khác làm việc khác Cùng với phân chia cơng việc sựa chức nghiệp vụ có tính đồng nhất thể hiểu công việc chủng loại tập trung giao cho đơn vị cấp để thực phân chia cho cá nhân theo định cụ thể Việc phân chia đảm bảo tính đồng nhất cơng việc, phận cơng nhân viên ôm đồm nhiều, giải quyết công việc theo phân công công việc Điều góp phần tăng cường tính chun mơn hóa nghiệp vụ Cơng ty 3.1.1 Tích cực Thực cơng tác phân công công việc vào doanh nghiệp, ETTC đạt mặt tích cực cơng tác điều hành qản lý doanh nghiệp Giảm bớt căng thẳng công việc cho lãnh đạo cấp người phân cơng có nhiều thời gian tập trung cho cơng việc khác 22 Người nhận công việc phân công có hội làm việc chứng minh lực làm việc doanh nghiệp Họ thấy cống hiến tôn trọng tổ chức, từ họ làm việc hăng say cho hiệu cao Doanh nghiệp phân công công việc vào hoạt động ổn định phát triển theo định hướng chiến lược đề 3.1.2 Hạn chế Chưa áp dụng đầy đủ nguyên tắc phân cơng cơng việc Mặc dù q trình phân công công việc phân công theo phận chun mơn hóa khác nhau, q trình phần cơng công việc chưa vào cụ thể chi tiết, mà dừng mức độ chung Đó giao tới trưởng phận trưởng phận tự tiến hành phân cơng triển khai cơng việc Ngồi phân cơng cơng việc mang tính tổng hợp ví dụ: Phòng kinh doanh, phòng kế hoạch phòng nghiên cứu đầu tư ba phận phòng ban khác nhau, phân công công việc doanh nghiệp phân công theo lối tập chung (tìm điểm chung phòng ban để phân công việc), điều dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo cơng việc nếu phận phòng ban phân cơng chung bảng phân công công việc 3.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác phân công công việc tại Công ty cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC 3.2.1 Tránh chồng chéo Để tránh chồng chéo q trình phân cơng, chia nhỏ cơng việc cần giao thành nhiệm vụ cụ thể cho người Trong cấu trách nhiệm tổng thể, quy cho người trách nhiệm xử lý phận riêng cơng việc, chẳng hạn kiểm sốt chi phí hay giải quyết hợp đồng với nhà cung cấp bên Phương pháp quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân không rõ ràng mà giúp giảm thiểu tình trạng giao cơng việc cho nhiều người 23 3.2.2 Khuyến khích đội ngũ nhân viên xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu Công tác phân công đạt hiệu tối ưu thành viên tham gia chịu trách nhiệm thực công việc cụ thể Điều giúp ngăn chặn tình trạng chồng chéo cơng việc thành viên hay xu hướng đổ lỗi cho gặp thất bại Việc chia sẻ trách nhiệm điều thường thấy hoàn toàn tự nhiên nhóm tự quản hay nhóm thực dự án Trong nhóm vậy, mọi thành viên đề nỗ lực thực mọi quyết định liên quan đến dự án chịu trách nhiệm kết công việc – thế mạnh phương pháp làm việc theo nhóm Để việc chia sẻ trách nhiệm đạt hiệu quả, cần tuân theo sô nguyên tắc tương tự trường hợp chịu trách nhiệm cá nhân: khái niệm công việc phải rõ ràng thống nhất, công việc cần chia nhỏ để phân cho thành viên cụ thể nhằm ngăn chặn tình trạng chống chéo công việc 3.2.3 Triển khai công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên Để đảm bảo công việc phân đƣợc thực thành cơng, bạn cần phải có hệ thống kiểm sốt nhanh nhạy có hiệu Sử dụng hệ thống để theo dõi người phân công tiến độ công việc Trong trình giám sát, kinh nghiệm người phân công quyết định cách giám sát công việc mà cấp đảm nhận : rất chặt chẽ, “cầm tay việc” thoải mái can thiệp Tuy nhiên công tác kiểm tra, đánh giá cần phải có thời gian tiêu chí có từ trước, tránh làm việc theo cảm tính Giám sát giúp người phân cơng có hội đánh giá nâng cao lực trình xử lý, đồng thời đào tạo trang bị cho họ kỹ chuyên môn tiến hành phân công đánh giá 24 Tiểu kết Từ thực trạng phân công công việc công ty nêu chương trước, chương thực việc đánh giá, đưa ưu điểm hạn chế từ nêu giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Chương này, xin đưa thêm giải pháp tránh chồng chéo, khuyến khích đội ngũ nhân viên xây dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả, triển khai công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên , sử dụng thêm ngun tắc phân công công việc để đạt hiệu cao Kết thức chương này, mong giải pháp khuyến nghị giúp doanh nghiệp có thêm phương pháp phân công công việc mới, đồng thời nâng cao hiệu áp dụng vào thực tiễn 25 KẾT LUẬN Qua trình nghiên cứu phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp thiết bị Viễn thông ETTC Bài tiểu luận giúp tìm hiểu sơ cơng tác phân cơng công việc thực trạng áp dụng phân công công việc doanh nghiệp cụ thể Một lần ta thấy hiệu phân cơng công việc tới người phân công, người phân công với doanh nghiệp áp dụng Lợi ích hiển nhiên phân công công việc khối lượng công việc giảm bớt Khi có thêm thời gian tập trung cho việc quan trọng mang tính chiến lược, nhân viên cảm thấy khích lệ Hơn nữa, phân cơng cơng việc, mọi người chia sẻ khó khăn giảm bớt căng thẳng Qua đây, với thực tế thân sau tìm hiểu, thân hiểu sâu sắc nguyên tắc kiểu phân công công việc để áp dụng vào cá nhân, giúp thân thực tốt cơng việc hồn thành mục tiêu đề 26 ... HIỆU QUẢ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG ETTC 3.1 Đánh giá thực trạng phân công công việc tại Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Qua thông tin... chương Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÁP VÀ THIẾT BỊ VIỄN THƠNG ETTC 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty Cổ phần Cáp Thiết Bị Viễn Thông ETCC Địa... việc Chương 2: Thực trạng công tác Phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp Thiết bị Viễn thông ETTC Chương 3: Giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu Phân công công việc Công ty Cổ phần Cáp