Chuong 3_Kiem soat noi bo

Chuong 3_Kiem soat noi bo tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các lĩnh vực ki...

CHƯƠNG 3

HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ

1

MỤC TIÊU

KIỂM SỐT NỘI BỘ

Trình bày được định nghĩa kiểm sốt nội bộ

Giải thích các hạn chế tiềm tàng của KSNB

Trình bày các bộ phận hợp thành của KSNB

Mối quan hệ giữa KSNB và Kiểm tốn viên

Giải thích được mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB của kiểm tốn viên

Trình bày trình tự nghiên cứu hệ thống KSNB trong kiểm tốn BCTC

Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học cĩ thể:

2

NỘI DUNG

3.1 Khái niệm

3.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB

3.3 Mục đích và trình tự tìm hiểu KSNB của

KTV

3

1 KIỂM SỐT NỘI BỘ LÀ GÌ?

Vũ Hữu Đức

CHÍNH SÁCH TIÊU CHUẨN THỦ TỤC

Rủi ro quản lý

4

Rủi ro quản lý

Rủi ro quản lý

Làm ăn thua lỗ

Tài sản bị tham ô

Báo cáo tài chính không trung thực

Báo cáo nội bộ không trung thực

Vi phạm pháp luật

Không tuân thủ các quy định

5

Biện pháp đối phó rủi ro quản lý

CHÍNH SÁCH TIÊU CHUẨN THỦ TỤC

Rủi ro quản lý

6

ĐỊNH NGHĨA HỆ THỐNG KSNB

Theo báo cáo COSO 1992,

quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị,

được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

 Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

 Sự tin cậy của báo cáo tài chính

 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

7

BẢO ĐẢM HỢP LÝ

QUÁ TRÌNH

ĐỊNH NGHĨA HỆ THỐNG KSNB

8

Hạn chế tiềm tàng của KSNB

Hạn chế tiềm tàng

Sự thông đồng

Vấn đề con người

9

Vai trò KSNB

KSNB

giúp

nhà quản lý

Bảo đảm một cách hợp lý đạt được các mục tiêu về hoạt động, tài chính và tuân thủ Ngăn chặn và phát hiện các sai sót và gian lận

Giảm sự kiểm soát trực tiếp đối với từng hoạt động cụ thể

Tự bảo vệ trong những trường hợp liên quan đến trách nhiệm đối với xã hội, các bên liên quan và chủ sở hữu

10

3.2 CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ

11

5 Giám sát

4 Thông tin và truyền thông

3 Các hoạt động kiểm soát

2 Đánh giá rủi ro

1 Môi trường kiểm soát

3.2 CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ

12

3.2.1 Mơi trường kiểm sốt

kiểm sốt trong tồn đơn vị, phản ảnh các quan

điểm nhận thức của nhà quản lý

13

Tính chính trực & giá trị đạo đức

Triết lý quản lý & phong cách điều hành

Cơ cấu tổ chức

Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Cam kết năng lực

Chính sách nhân sự HĐQT & Ban kiểm soát

KIỂM SOÁT

3.2.1 Mơi trường kiểm sốt

14

3.2.2 Đánh giá rủi ro

 Nhận dạng rủi ro

 Xác định mục tiêu

 Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro

 Đánh giá rủi ro

 Thiệt hại

 Xác suất xảy ra

 Các biện pháp đối phĩ với rủi ro

 Tránh né rủi ro

 Chuyển giao rủi ro

 Giảm rủi ro

 Chấp nhận rủi ro

15

Ví dụ: Một siêu thị ABC

 Mục tiêu: giữ vững và mở rộng thị phần hiện cĩ

 Nhận dạng rủi ro???

 Đánh giá tầm quan trọng của ro : ???

 Các biện pháp đối phĩ với rủi ro: ???

3.2.2 Đánh giá rủi ro

16

3.2.3 Các hoạt động kiểm soát

• Phân chia trách nhiệm

• Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

• Bảo vệ tài sản

• Phân tích rà soát

17

của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế toán

chức năng

Phân chia trách nhiệm: Dựa trên 2 nguyên tắc căn bản là nguyên tắc phân công phân nhiệm

và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Phân chia trách nhiệm

18

Công việc kiêm nhiệm

Thu tiền và theo dõi sổ

sách kế toán về nợ phải

thu

Rủi ro

Có thể lấy tiền sau đó che dấu bằng cách ghi xóa sổ khoản nợ phải thu, hoặc bù đắp bằng khoản thu của khách hàng khác

Mua nguyên vật liệu và

sử dụng cho sản xuất

Không mua hàng nhưng vẫn thanh toán tiền hàng

 Thí dụ về kiêm nhiệm nguy hiểm

Phân chia trách nhiệm

19

 Ủy quyền và xét duyệt

 Kiểm soát chứng từ

Kiểm tra độc lập

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

20

 Ủy quyền và xét duyệt:

 Ủy quyền bằng chính sách

Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều

kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ

 Xét duyệt cụ thể

Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có

chính sách chung

Kiểm soát quá trình xử lý

thông tin và nghiệp vụ

21

Phó Tổng giám đốc xét duyệt từng trường hợp

cụ thể : Các hoá đơn bán chịu trên 10 triệu

Các đại lý đã có dư nợ vượt mức 100 triệu

ỦY QUYỀN BẰNG CHÍNH SÁCH

Phòng kinh doanh được quyền xét duyệt bán chịu theo chính sách với:

 Các hoá đơn dưới 10 triệu đồng

 Các đại lý có mức dư nợ dưới

100 triệu đồng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

22

Kiểm soát chứng từ

Lưu chuyển chứng từ

Lưu trữ chứng từ KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH

23

Kiểm soát chứng từ

Kiểm soát chứng từ chưa sử dụng Đánh số trước, liên tục

Biểu mẫu chứng từ đầy đủ

Kiểm soát chứng từ

24

 Rủi ro bị lạm dụng đối với tất cả chứng từ:

 Giấy giới thiệu

 Các sec, phiếu chi, phiếu xuất…

 Các giấy tờ có tiêu đề công ty

 Phương pháp kiểm soát

 Đánh số trước, liên tục

 Kiểm soát số lượng phát hành

 Bảo quản cẩn thận

Chứng từ chưa sử dụng

Kiểm soát chứng từ

25

 Là cơ sở ghi chép sổ sách

 Bảo đảm việc ghi chép đầy đủ

 Thuận tiện cho truy cập chứng từ

 Hạn chế các hành vi gian lận

 Đánh số trước, liên tục

Kiểm soát chứng từ

26

 Phải thiết kế để cung cấp đủ

vụ và ghi chép kế toán

 Chỉ bao gồm thông tin thích hợp

 Lưu ý tính kiểm soát chứng từ

 Biểu mẫu phải được xét duyệt

 Phải rà soát biểu mẫu định kỳ

 Là cơ sở ghi chép sổ sách và đối chiếu

Biểu mẫu chứng từ

Kiểm soát chứng từ

27

 Bao gồm quá trình lập và lưu chuyển qua các

bộ phận:

 Thực hiện sự xét duyệt

 Thực hiện sự kiểm soát

 Là cơ sở ghi sổ

 Cần xây dựng một quy trình chuẩn

 Mô tả bằng lưu đồ

Lưu chuyển chứng từ

Lưu chuyển chứng từ

28

Lưu đồ

LƯU ĐỒ

Cơng cụ mơ tả

hệ thống

1

Nhập kho và lập PN

PN

Kiểm tra và cập

nhật thẻ kho

Thẻ kho kiểm traPN đã

N

Ví dụ

29

Nhập kho

và lập PN

Thực hiện một cơng việc (thủ cơng)

Thẻ kho

Đầu vào hay đầu ra của thông tin

Lưu chứng từ

Điểm nối

Luồng lưu chuyển

Các kí hiệu

Lưu đồ

30

 Cho phép liên kết các chứng từ với nhau/với sổ

sách.

 Gắn với một thủ tục kiểm sốt

 Tham chiếu ngược/tham chiếu xuơi

Tham chiếu

Lưu đồ

31

Lưu đồ

N

Lập hóa đơn Vận đơn

Hóa đơn

Vận đơn

Khách hàng

N

Tham chiếu xuôi

Tham chiếu ngược

Tham chiếu

Lưu đồ

32

Dấu vết lưu lại của 1 thủ tục kiểm soát để phục vụ

cho kiểm tra sau này

 Chữ ký xét duyệt

 Dấu “đã kiểm soát”, “đã chi”…

 Chứng từ lưu

 Cuống phiếu

Dấu vết kiểm toán

Lưu chuyển chứng từ

33

 Thuận lợi cho việc truy cập

• Thời điểm chuyển vào lưu trữ

• Hồ sơ thường trực

 Tuân thủ pháp luật

• Thời gian lưu trữ

• Xử lý chứng từ hư hỏng

• Xử lý chứng từ hết thời hạn lưu trữ

Lưu chuyển chứng từ

34

Kiểm tra độc lập

Người kiểm tra không phải là người

thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính

khách quan

Kiểm tra trước

khi nghiệp vụ

diễn ra

Tiền

khi nghiệp vụ xảy ra

Hậu kiểm

35

• Tổ chức kho tàng, bảo vệ

• Quy định các thủ tục

Hạn chế tiếp cận tài sản

Kiểm kê tài sản

• Phát hiện mất mát, hư hỏng

• Nâng cao trách nhiệm thủ kho

Sử dụng thiết bị

Máy tính tiền, POS

Camera

Bảo vệ tài sản

36

Phân tích rà sốt

 Mục đích

Phát hiện các biến động bất

thường, xác định nguyên

nhân,xử lý kịp thời

 Phương pháp

Đối chiếu định kỳ tổng hợp

và chi tiết, thực tế và kế

hoạch, kỳ này và kỳ trước,

sử dụng các chỉ số

 Bản chất

Kiểm sốt bằng ngoại lệ

37

GIÁ?

• Mua giá cao  Xem xét chính sách mua hàng

• Giá thực sự tăng  Xem xét lại giá bán

• Ap dụng phương pháp tính giá sai  Điều chỉnh kịp thời

LƯỢNG?

• Sử dụng vượt định mức

Quy định thưởng, phạt

• Máy mĩc hư hỏng  Sửa chữa kịp thời

• Ghi chép sai Điều chỉnh kịp thời



BÁO CÁO GIÁ THÀNH SP X

THÁNG 9.20x1

Phân tích rà sốt

Phân tích rà sốt

38

Các hoạt động kiểm sốt

Đánh giá rủi ro

Mơi trường kiểm sốt

Giám sát

THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG

39

THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG

BP bán hàng BP mua hàng BP nhân sự BP kế toán

Ban Giám đốc

40

Thơng tin

Cĩ cơ chế thu thập thơng tin cần thiết từ bên ngồi và bên trong, chuyển đến người quản lý bằng các báo cáo thích hợp.

Bảo đảm thơng tin được cung cấp đúng chỗ, đủ chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời.

Rà sốt và phát triển hệ thống thơng tin trên cơ sở một chiến lược dài hạn.

41

• Duy trì sự truyền thơng hữu hiệu về trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên

• Thiết lập các kênh thơng tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong các hoạt động.

• Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động

• Bảo đảm truyền thơng giữa các bộ phận

• Mở rộng truyền thơng với bên ngồi.

• Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị.

• Theo dõi phản hồi thơng tin

Truyền thơng

42

Cĩ thật Đầy đủ Đúng kỳ

Đánh giá Tổng hợp Trình bày và cơng bố Yêu cầu

Cơng cụ Hệ thống tài khoản

Sơ đồ hạch tốn

Một phân hệ trong hệ thống thơng tin

Hệ thống kế tốn

THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG

43

GIÁM SÁT

Mục đích: Thường xuyên và định kỳ giám sát

lượng của hệ thống KSNB để cĩ các điều

Cĩ 2 loại giám sát:

 Giám sát thường xuyên

 Các chương trình đánh giá

 Kiểm tốn nội bộ

Kiểm soát trong công

ty của ta có thật sự hữu hiệu chưa ?

44

TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KSNB

Mục đích:

• Hiểu biết về kiểm soát nội bộ để lập kế

hoạch kiểm toán

• Xác định rủi ro kiểm soát, từ đó xác

định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm

toán

45

Trình tự xem xét HTKSNB của KTV

Tìm hiểu về hệ thống KSNB

Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm KS

Đánh giá sơ bộ rủi

ro kiểm soát

Đánh giá lại rủi ro kiểm soát

46

Bước 1: Tìm hiểu hệ thống KSNB

• Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

• Kiểm soát chung và các chu trình

Nội dung tìm

hiểu

• Thu thập và nghiên cứu tài liệu

• Quan sát và Phỏng vấn

Phương

pháp tìm hiểu

• Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ

• Bảng tường thuật

• Lưu đồ

• Phép thử Walk-through

Công cụ tìm

hiểu

47

Bước 2: Đánh giá sơ bộ RRKS

Thấp

Trung bình

Cao RỦI RO KIỂM SOÁT

48

Đánh giá rủi ro kiểm soát

Bước 2: Đánh giá sơ bộ RRKS

49

Mục tiêu/

Sai sót có thể xảy ra?

Thủ tục KS hiện có

Người thực hiện

Nhận xét

Tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép

Hoá đơn đã nhận nhưng không được ghi chép

Điều tra các HĐ không có Phiếu nhập

Bà Xuân Hữu hiệu

Hàng đã nhận nhưng không được ghi chép

Đối chiếu giữa sổ kho và sổ nợ phải trả

Bà Xuân, cô Thủy

Không hữu hiệu (không lưu hồ sơ)

Các nghiệp vụ ghi chép thì thực sự phát sinh

Các nghiệp vụ mua hàng không có thực

Đối chiếu HĐ với

PR, PO trước khi ghi chép

Bà Xuân Hữu hiệu

Trích bảng đánh giá RRKS chu trình mua hàng

Bước 2: Đánh giá sơ bộ RRKS

50

Bước 3: Thiết kế các thử nghiệm KS

át • KTV kiểm tra chữ ký của nhân viên X trên hóa đơn

và thực hiện lại việc tính tiền trên hóa đơn

• Nhân viên X

kiểm tra việc

tính tiền và ký

“nháy” trên hóa

đơn trước khi

trình cho giám

đốc

51

 MỤC TIÊU

Các thử nghiệm trên các thủ tục kiểm soát để chứng minh rằng kiểm soát nội bộ thì hữu hiệu thật sự.

• Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là thấp hoặc trung bình

• Tính hiệu quả của thử nghiệm kiểm soát

• Nếu chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản thì không cung cấp đầy đủ bằng chứng thích hợp

• Quan sát

• Phỏng vấn

• Kiểm tra tài liệu

• Thực hiên lại thủ tục kiểm soát

Bước 3: Thiết kế các thử nghiệm KS

52

Bước 4: Đánh giá lại RRKS

Rủi ro kiểm soát là thấp/

trung bình như ban đầu

có hợp lý không ?

53

Tìm hiểu KSNB

Đánh giá sơ bộ RRKS

Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Đánh giá lại RRKS

Yes

No

TÓM TẮT CÁC BƯỚC TÌM HIỂU HT KSNB

54