CHƯƠNG 2 kiểm soát nội bộ

5 Nội dung; I. Khái niệm và mục tiêu. II. Các thành phần của KSNB. III. Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ. IV. Những hạn chế vốn có của kiểm KSNB. V. Trách nhiệm đổi với KSNB. I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU. 1. Khái niệm. Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. 2. Mục tiêu. KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro KD đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị ko đạt được một trong các mtiêu liên quan đến: (1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp. (2) Hthống ttin TC (KSNB và hthống ttin tài chính) (3) Hoạt động (4) Tuân thủ pháp luật và các quy định. II. CÁC THÀNH PHẦN CỦA KSNB 5 thành phần: 1. Môi trường kiểm soát. 2. Quy trình đánh giá rủi ro. 3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin. 4. Các hoạt động kiểm soát. 5. Giám sát các kiểm soát.

CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nội dung; I II III IV V Khái niệm mục tiêu Các thành phần KSNB Các nguyên tắc thiết kế kiểm sốt nội Những hạn chế vốn có kiểm KSNB Trách nhiệm đổi với KSNB I KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU Khái niệm Kiểm soát nội bộ: Là quy trình Ban quản trị, Ban Giám đốc cá nhân khác đơn vị thiết kế, thực trì để tạo đảm bảo hợp lý khả đạt mục tiêu đơn vị việc đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật quy định có liên quan Mục tiêu KSNB thiết kế, thực trì nhằm giải rủi ro KD xác định, gây nguy đơn vị ko đạt mtiêu liên quan đến: (1) Chiến lược, mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp (2) Hthống ttin TC (KSNB hthống ttin tài chính) (3) Hoạt động (4) Tuân thủ pháp luật quy định II CÁC THÀNH PHẦN CỦA KSNB thành phần: Môi trường kiểm sốt Quy trình đánh giá rủi ro Hệ thống thông tin trao đổi thông tin Các hoạt động kiểm soát Giám sát kiểm sốt 1 Mơi trường kiểm sốt (MTKS) => yếu tố then chốt, tảng MTKS bao gồm chức qtrị qlý, quan điểm, nhận thức hành động Ban quản trị ban giám đốc liên quan đến KSNB tầm quan trọng KSNB hđ đơn vị Khái niệm ** MTKS tạo nên đặc điểm chung đvị, có tác động trực tiếp đến ý thức thành viên đvị ctac kiểm sốt Truyền đạt thơng tin yêu cầu thực thi tính trực giá trị đạo đức: Đây yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu việc thiết kế, vận hành giám sát kiểm soát; Cam kết lực: Sự cân nhắc Ban Giám đốc mức độ lực cần đáp ứng cho nhiệm vụ cụ thể, kỹ kiến thức cần thiết tương ứng; Sự tham gia Ban quản trị: (1) Độc lập Ban Giám đốc đơn vị; (2) Có kinh nghiệm vị thế; (3) Mức độ tham gia Ban quản trị, thông tin Ban quản trị nhận xem xét kỹ lưỡng hoạt động; Các yếu tố mơi trường kiểm sốt (7 yếu tố) (4) Tính hợp lý hành động Ban quản trị, gồm mức độ phức tạp câu hỏi đặt theo sát việc xử lý Ban Giám đốc, cách làm việc Ban Giám đốc với kiểm toán nội kiểm toán độc lập Triết lý phong cách điều hành Ban Giám đốc: (1) Cách tiếp cận việc quản lý chấp nhận rủi ro kinh doanh; (2) Quan điểm hành động việc lập trình bày báo cáo tài chính; (3) Quan điểm việc xử lý thơng tin, cơng việc kế tốn nhân Cơ cấu tổ chức: Khuôn khổ mà theo hoạt động đơn vị lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát soát xét nhằm đạt mục tiêu; Phân công quyền hạn trách nhiệm: Cách thức phân công quyền hạn trách nhiệm hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo phân chia quyền hạn trách nhiệm cấp; Các sách thơng lệ nhân sự: Các sách thơng lệ liên quan đến hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng biện pháp khắc phục sai sót - Vai trò mơi trường kiểm soát MTKS tảng hthống ksoát hquả, cung cấp nguyên tắc cấu trúc cho đơn vị MTKS mang tchất bao quát rộng Nó ko trực tiếp ngăn ngừa phát hay sửa chữa sai sót trọng yếu Thay vào đó, tạo tảng quan trọng cho việc xdựng ksốt khác Quy trình đánh giá rủi ro đơn vị Khái niệm - Quy trình đánh giá rủi ro hđộng nhận diện, đánh giá rủi ro kinh doanh, từ định hành động thích hợp nhằm đối phó vớ rủi ro Quy trình đánh giá rỉ ro đơn vị hình thành nên sở để Ban giám đốc xác định RR cần quản lý (a) Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục tiêu lập trình bày báo cáo tài chính; (b) Ước tính mức độ rủi ro; Mục tiêu (c) Đánh giá khả xảy rủi ro; (d) Quyết định hành động thích hợp rủi ro (xem hướng dẫn đoạn A79 Chuẩn mực này) RR thay đổi phát sinh tình như: - Những thay đổi môi trường hoạt động:Những thay đổi môi trường pháp lý môi trường hoạt động dẫn đến thay đổi áp lực cạnh tranh rủi ro khác đáng kể; Nhân mới:Những nhân có hiểu biết trọng tâm khác KSNB; Hệ thống thông tin chỉnh sửa:Những thay đổi quan trọng nhanh chóng hệ thống thơng tin làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB; Tăng trưởng nhanh:Việc mở rộng đáng kể hoạt động nhanh chóng tạo áp lực kiểm soát làm tăng rủi ro kiểm sốt bị thất bại; Cơng nghệ mới:Việc áp dụng cơng nghệ vào q trình SXKD vào hệ thống thơng tin làm thay đổi rủi ro KSNB; - Các hoạt động, sản phẩm, mơ hình kinh doanh mới:Việc tham gia vào khu vực địa lý lĩnh vực kinh doanh giao dịch mà đơn vị có kinh nghiệm dẫn tới rủi ro liên quan đến KSNB; Tái cấu đơn vị:Việc tái cấu dẫn đến giảm biên chế, thay đổi chế, cách thức quản lý hay thay đổi phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB; Mở rộng hoạt động nước ngoài:Việc mở rộng hay mua lại hoạt động nước dẫn đến rủi ro khác thường ảnh hưởng đến KSNB gia tăng thay đổi rủi ro từ giao dịch ngoại tệ; Áp dụng quy định kế toán mới:Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán thay đổi chuẩn mực, chế độ kế tốn ảnh hưởng đến rủi ro trình lập trình bày BCTC Hệ thống thơng tin trao đổi thông tin ******* Hệ thống thông tin ******* Hệ thống ttin liên quan đến hệ thống BCTC bao gồm hthống kế tốn chu trình KD, bao gồm:  Chu trình KD (bán hàng, mua hàng, nhân sự, ): Quy trình KD thiết kế gồm loạt hành động thiết kế để tạo kquả định Chúng tạo giao dịch ghi chép, xử lý báo cảo hệ thống thơng tin đơn vị  Hệ thống kế tốn: - Bao gồm phần mềm kế tốn, bảng tính đtử sách thủ tục sdụng để lập báo cáo định kì báo cáo cuối niên độ - - - Thơng qua việc ghi chép, tính toán, phân loại nghiệp vụ, vào sổ sách tổng hợp lập BCTC, hthống kế tốn khơng cung cấp ttin cần thiết cho qtrình quản lý, mà đóng vai trò quan trọng việc kiểm sốt mặt hoạt động đơn vị, nên phận quan trọng kiểm soát nội Các yêu cầu hệ thống kế toán: + Sự phê chuẩn: cho phép gd, hoạt động diễn (thơng qua chữ ký) + Tính có thực: Những ttin TS, Dthu trình bày phải thực tồn phát sinh thời điểm báo cáo + Tính đầy đủ: Đầy đủ ghi chép công bố, ko đầy đủ => ttin kế tốn ko trung thực + Sự đánh giá: Các đánh gia TC phải tuân theo quy định hành (VD: trích lập dự phòng) + Sự phân loại: phân loại ttin, hoạt động TC loại (VD: phải hạch tốn tính chất, cơng nợ thay đổi từ thời hạn ngắn -> dài) + Kịp thời: ghi chép tính tốn kịp thời => định dễ dàng + Chuyển sổ tổng hợp xác Xem xét đánh giá hthống ktốn: + Chính sách kế tốn: Là cá ngun lý, ngun tắc, sở, quy ước, cá luật lệ thủ tục ban GĐ công nhận để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, soạn thảo trình bày BCTC cách trung thực tình hình TC kquả KD DN + Hình thức kế toán: Là phương pháp tổ chức phối hợp loại sách kế tốn => Hiểu q trình xử lý thơng tin, đánh giá kiểm sốt nội đơn vị qua giai đoạn q trình kế tốn: Lập chứng từ Ghi sổ sách kế tốn Báo cáo tài ******** Trao đổi thơng tin ******** - Là cung cấp ttin đvị (từ cấp xuống cấp dưới, từ cấp lên cấp bphận quan hệ ngang hàng) với bên Việc trao đổi ttin đvị vai trò, trách nhiệm vđề quan trọng liên quanđến BCTC cần đồng thời cung cấp hiểu biết vè vai trò trách nhiệm cá nhân gắn vớ kiể soát nội với BCTC Các hoạt động kiểm sốt Khái niệm Các hđộng kiểm sốt gồm Các kiểm sốt chu trình KD chia Các hđộng kiểm sốt sách cá thủ tục nhằm đảm bảo đạo ban GĐ thực - Phê duyệt - Đánh giá hoạt động - Xử lý thông tin - Các hđộng kiểm sốt vật chất (khóa an tồn, két sắt, camera, ) - Phân chia phân nhiệm - Các kiểm sốt ngăn ngừa (phòng ngừa): tránh lỗi ko tuân thủ => VD: siêu thị gửi đồ để phòngngừa trộm cắp, lắp đặt hthống PCCC để phòng ngừa cháy xảy Kiểm soát phát hiện: phát lỗi ko tuân thủ sau xảy từ hành động khắc phục thực => VD: kiểm kê phát hàng - thừa thiếu, nguyên nhân, lắp đặt thêm camera để phát Kiểm soát sửa chữa: Khắc phục lỗi phát => VD: Đưa biện pháp khen thưởng kỉ luật Giám sát kiểm soát Khái niệm Phân loại Giám sát kiểm soát quy trình đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội giai đoạn Diễn q trình hoạt động thơng qua hđ qulý giám sát nhà qlý nviên thực trách nhiệm Giám sát thường xuyên => VD: muốn chi khoản thường trình lên BGĐ phê duyệt hay mua hàng phải cân đủ mớ nhập kho Thường thực qua nhà qlý phận kiểm toán nội Giám sát tách => VD: Xdựng phận riêng giám sát ban GĐ, XD phận kiểm toán nội biệt Cung cấp ttin cho ban GĐ về: Mục đích - Hiệu việc xác định mục tiêu kiểm soát Hiểu thi hành nviên đơn vị Được sử dụng tuân thủ hàng ngày Có thể sửa đổi cải tiến cho phù hợp với thay đổi hoàn cảnh III CÁC NGUYÊN TẮC TRONG THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ngun tắc tồn diện: thiết kế hđộng kiểm sốt cho tất phận mảng đơn vị Nguyên tắc “4 mắt”: công việc nên có người, người thực công việc người giám sát công việc để đạt hiệu tốt Nguyên tắc cân nhắc “lợi ích - chí phí”: nhà qlý ln mong muốn lợi ích > chi phí Nguyên tắc phân cơng phân nhiệm Trong tổ chức có nhiều người tham gia cơng việc cần phải phân cơng cho tất người, khơng để trình trạng số người làm nhiều việc số khác lại khơng có người làm Theo ngun tắc này, trách nhiệm công việc cần phân loại cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chun mơn hóa cơng việc, sai sót xảy xảy thường dễ phát Mục đích ngun tắc khơng cá nhân hay phận kiểm sốt mặt nghiệp vụ Khi đó, cơng việc người kiểm sốt tự động công việc nhân viên khác Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy gian lận sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chun mơn nhân viên Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao tồn cơng tác bán hàng cho nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, định bán chịu, lập phiếu xuất kho giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế tốn, lập phiếu thu nhận tiền… Nếu trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… bất cẩn gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả tạo hội cho nhân viên thực hành vi gian lận Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm (nhất sai phạm cố ý) hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ: Trong tổ chức nhân khơng thể bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ bảo quản tài sản Đặc biệt, trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm việc bảo vệ tài sản với kế toán - Bất kiêm nhiệm việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc thực nghiệp vụ - Bất kiêm nhiệm việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ Các thủ tục phê chuẩn đắn Để thỏa mãn mục tiêu kiểm sốt tất nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Trong tổ chức, làm việc xảy hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn biểu cụ thể việc định giải công việc phạm vi định Sự phê chuẩn thực qua loại: - Phê chuẩn chung:Được thực thông qua việc xây dựng sách chung mặt hoạt động cụ thể cho cán cấp tuân thủ Ví dụ: Xây dựng phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng - Phê chuẩn cụ thể:Được thực cho nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phê chuẩn cụ thể áp dụng nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng, nghiệp vụ không thường xuyên xảy Chứng từ sổ sách đầy đủ Bảo vệ tài sản vật chất sổ sách: đưa quy định kiểm kê, két sắt, camera Kiểm tra độc lập: kiểm tra hđộng mua bán, nhấn xem cá nhân có tuân thủ tốt hay khơng 10 Phân tích rà sốt: phân tích hoạt động, rà soát quy chế phù hợp đơn vị hay không *** Mỗi nhà quản lý có lựa chọn ngun tắc riêng => tự giải thích *** Các nhân tố ảnh hưởng đến KSNB - Quy mô Dn Đặc điểm cấu tổ chức quyền sở hữu DN Đặc điểm hđ KD Dn Tính đa dạng tính phức tạp hđ DN PP truyền đạt, xử lý, trì tiếp cận thông tin DN Các yêu cầu mang tính luật pháp quy định bắt buộc khác IV NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KSNB KSNB dù hiệu đến mức cung cấp cho đvị đảm bảo hợp lý để đạt đc mtiêu lập trình bày BCTC đvị u cầu thơng thương chi phí cho hệ thống KSNB ko vượt q lợi ích mà hthống mang lại Phần lớn thủ tục KSNB thường thiết lập tập trung cho sai phạm dự kiến thường bỏ qua sai phạm đột xuất hay bất thường Sai phạm nviên xảy thiếu thận trọng, sai lầm xét đoán, hiểu sai hướng dẫn cấp Các kiểm sốt bị vơ hiệu hóa thông đồng hay nhiều người bị ban GĐ khống chế 5 Do có biến động tình hình, thủ tực kiểm sốt có khả ko thích hợp ko đc áp dụng Chức phần mềm máy tính giúp phát báo cáo GD vượt hạn mức tín dụng cho phép bị khống chế vơ hiệu hóa Bên cạnh đó, thiết kế thực kiểm sốt, Ban GĐ thực xét đoán phạm vi, múc độ ksoát mà ban GĐ lựa chọn thực phạm vi, mức độ rủi ro mà học định chấp nhận V TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI KSNB - Ban GĐ HĐQT ủy ban kiểm toán KT nội Các nviên khác DN Kiểm toán độc lập *** Trách nhiệm KTV: KTV phải trao đổi bảng VB cách kịp thời với ban qtrị cấp qulý phù hợp đvị đc kiểm toán khiếm khuyết nghiêm trọng KSNB phát qtrình kiểm tốn Nơi dung: - Mơ tả khiếm khuyết giải thích ảnh hưởng khiếm khuyết Các ttin đầy đủ bối cảnh ttin trao đổi  ... vai trò trách nhiệm cá nhân gắn vớ kiể soát nội với BCTC Các hoạt động kiểm sốt Khái niệm Các hđộng kiểm sốt gồm Các kiểm sốt chu trình KD chia Các hđộng kiểm sốt sách cá thủ tục nhằm đảm bảo... => VD: Đưa biện pháp khen thưởng kỉ luật Giám sát kiểm soát Khái niệm Phân loại Giám sát kiểm soát quy trình đánh giá hiệu hoạt động kiểm sốt nội giai đoạn Diễn q trình hoạt động thơng qua hđ... nhà qlý phận kiểm toán nội Giám sát tách => VD: Xdựng phận riêng giám sát ban GĐ, XD phận kiểm toán nội biệt Cung cấp ttin cho ban GĐ về: Mục đích - Hiệu việc xác định mục tiêu kiểm soát Hiểu thi