CHƯƠNG 2 kiểm soát nội bộ

5 Nội dung; I. Khái niệm và mục tiêu. II. Các thành phần của KSNB. III. Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ. IV. Những hạn chế vốn có của kiểm KSNB. V. Trách nhiệm đổi với KSNB. I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU. 1. Khái niệm. Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. 2. Mục tiêu. KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro KD đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị ko đạt được một trong các mtiêu liên quan đến: (1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp. (2) Hthống ttin TC (KSNB và hthống ttin tài chính) (3) Hoạt động (4) Tuân thủ pháp luật và các quy định. II. CÁC THÀNH PHẦN CỦA KSNB 5 thành phần: 1. Môi trường kiểm soát. 2. Quy trình đánh giá rủi ro. 3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin. 4. Các hoạt động kiểm soát. 5. Giám sát các kiểm soát.

CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT NỘI BỘ.

5 Nội dung;

I Khái niệm và mục tiêu

II Các thành phần của KSNB

III Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ

IV Những hạn chế vốn có của kiểm KSNB

V Trách nhiệm đổi với KSNB

I KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU.

1 Khái niệm.

Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết

kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan

2 Mục tiêu.

KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết các rủi ro KD đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị ko đạt được một trong các mtiêu liên quan đến:

(1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp

(2) Hthống ttin TC (KSNB và hthống ttin tài chính)

(3) Hoạt động

(4) Tuân thủ pháp luật và các quy định

II CÁC THÀNH PHẦN CỦA KSNB

5 thành phần:

1 Môi trường kiểm soát

2 Quy trình đánh giá rủi ro

3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

4 Các hoạt động kiểm soát

5 Giám sát các kiểm soát

1 Môi trường kiểm soát (MTKS) => yếu tố then chốt, nền tảng.

Khái niệm

MTKS bao gồm các chức năng qtrị và qlý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hđ của đơn vị

** MTKS tạo nên đặc điểm chung của 1 đvị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đvị về ctac kiểm soát

Các yếu tố của

môi trường kiểm

soát (7 yếu tố)

1 Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:

Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát;

2 Cam kết về năng lực: Sự cân nhắc của Ban Giám đốc về các mức độ năng lực cần

đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng;

3 Sự tham gia của Ban quản trị:

(1) Độc lập đối với Ban Giám đốc đơn vị;

(2) Có kinh nghiệm và vị thế;

(3) Mức độ tham gia của Ban quản trị, những thông tin Ban quản trị nhận được

và sự xem xét kỹ lưỡng các hoạt động;

(4) Tính hợp lý trong hành động của Ban quản trị, gồm mức độ phức tạp của các câu hỏi đã được đặt ra và theo sát việc xử lý của Ban Giám đốc, và cách làm việc của Ban Giám đốc với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

4 Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc:

(1) Cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh;

(2) Quan điểm và hành động đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính; (3) Quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự

5 Cơ cấu tổ chức: Khuôn khổ mà theo đó các hoạt động của đơn vị được lập kế

hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt được mục tiêu;

6 Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Cách thức phân công quyền hạn và trách

nhiệm đối với các hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp;

7 Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ liên quan đến

các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót

Vai trò của môi

trường kiểm soát

- MTKS là 1 nền tảng của 1 hthống ksoát hquả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho 1 đơn vị

- MTKS mang tchất bao quát rộng Nó ko trực tiếp ngăn ngừa phát hiện hay sửa chữa các sai sót trọng yếu Thay vào đó, nó tạo 1 nền tảng quan trọng cho việc xdựng các ksoát khác

2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị.

Khái niệm

- Quy trình đánh giá rủi ro là các hđộng nhận diện, đánh giá các rủi ro kinh doanh, từ đó quyết định các hành động thích hợp nhằm đối phó vớ các rủi ro đó

- Quy trình đánh giá rỉ ro của đơn vị hình thành nên cơ sở để Ban giám đốc xác định các RR cần được quản lý

Mục tiêu

(a) Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính;

(b) Ước tính mức độ của rủi ro;

(c) Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro;

(d) Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó (xem hướng dẫn tại đoạn A79 Chuẩn mực này)

RR có thể thay đổi hoặc phát sinh trong các tình huống như:

- Những thay đổi trong môi trường hoạt động:Những thay đổi trong môi trường pháp lý

hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi

ro khác nhau đáng kể;

- Nhân sự mới:Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về KSNB;

- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa:Những thay đổi quan trọng và nhanh chóng

trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến KSNB;

- Tăng trưởng nhanh:Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng có thể tạo áp lực

đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;

- Công nghệ mới:Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKD hoặc vào hệ thống

thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;

- - Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới:Việc tham gia vào các khu vực địa

lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;

- Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi cơ chế, cách

thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB;

- Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài:Việc mở rộng hay mua lại các hoạt động ở nước

ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đến KSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;

- Áp dụng các quy định kế toán mới:Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán

mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin.

******* Hệ thống thông tin *******

Hệ thống ttin liên quan đến hệ thống BCTC bao gồm hthống kế toán và chu trình KD, bao gồm:

 Chu trình KD (bán hàng, mua hàng, nhân sự, ): Quy trình KD được thiết kế gồm 1 loạt các hành động được thiết kế để tạo ra 1 kquả nhất định Chúng tạo ra các giao dịch được ghi chép, xử lý và báo cảo bởi hệ thống thông tin của đơn vị

 Hệ thống kế toán:

- Bao gồm phần mềm kế toán, bảng tính đtử và các chính sách và thủ tục được sdụng để lập báo cáo định kì và báo cáo cuối niên độ

- Thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại các nghiệp vụ, vào sổ sách tổng hợp và lập BCTC, hthống kế toán không những cung cấp những ttin cần thiết cho qtrình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nên nó là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ

- Các yêu cầu của hệ thống kế toán:

+ Sự phê chuẩn: cho phép 1 gd, hoạt động nào đó được diễn ra (thông qua chữ ký)

+ Tính có thực: Những ttin về TS, Dthu được trình bày phải thực sự tồn tại và phát sinh tại thời điểm báo cáo

+ Tính đầy đủ: Đầy đủ trong cả ghi chép và công bố, nếu ko đầy đủ => ttin kế toán ko còn trung thực nữa

+ Sự đánh giá: Các đánh gia TC phải tuân theo các quy định hiện hành (VD: trích lập dự phòng) + Sự phân loại: phân loại các ttin, hoạt động TC đúng loại (VD: phải hạch toán đúng tính chất, công nợ thay đổi từ thời hạn ngắn -> dài)

+ Kịp thời: ghi chép tính toán kịp thời => ra quyết định dễ dàng hơn

+ Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

- Xem xét đánh giá hthống ktoán:

+ Chính sách kế toán: Là cá nguyên lý, nguyên tắc, các cơ sở, các quy ước, cá luật lệ và các thủ

tục được ban GĐ công nhận để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, soạn thảo và trình bày các BCTC một cách trung thực về tình hình TC và kquả KD của DN

+ Hình thức kế toán: Là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại chính sách kế toán.

=> Hiểu về quá trình xử lý thông tin, đánh giá về kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của quá trình kế toán:

Lập chứng từ

Ghi sổ sách kế toán

Báo cáo tài chính

******** Trao đổi thông tin ********

- Là sự cung cấp ttin trong đvị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bphận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài

- Việc trao đổi ttin của đvị về vai trò, trách nhiệm và các vđề quan trọng liên quanđến BCTC cần đồng thời cung cấp những hiểu biết vè vai trò trách nhiệm của cá nhân gắn vớ kiể soát nội bộ với BCTC

4 Các hoạt động kiểm soát.

Khái niệm Các hđộng kiểm soát là các chính sách và cá thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạocủa ban GĐ được thực hiện.

Các hđộng kiểm

soát chính gồm

- Phê duyệt

- Đánh giá hoạt động

- Xử lý thông tin

- Các hđộng kiểm soát vật chất (khóa an toàn, két sắt, camera, )

- Phân chia phân nhiệm Các kiểm soát

chu trình KD có

thể chia

- Các kiểm soát ngăn ngừa (phòng ngừa): tránh lỗi hoặc sự ko tuân thủ => VD:

tại siêu thị gửi đồ để phòngngừa trộm cắp, lắp đặt hthống PCCC để phòng ngừa cháy xảy ra

- Kiểm soát phát hiện: phát hiện lỗi hoặc sự ko tuân thủ sau khi nó đã xảy ra từ đó

các hành động khắc phục có thể được thực hiện => VD: kiểm kê phát hiện hàng

thừa thiếu, nguyên nhân, lắp đặt thêm camera để phát hiện.

- Kiểm soát sửa chữa: Khắc phục các lỗi đã được phát hiện => VD: Đưa ra các

biện pháp khen thưởng kỉ luật

5 Giám sát các kiểm soát

Khái niệm Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ trong

từng giai đoạn

Phân loại thường xuyênGiám sát

Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động thông qua các hđ qulý và giám sát do các nhà qlý và các nviên thực hiện trong trách nhiệm của mình

=> VD: muốn chi 1 khoản gì thường được trình lên BGĐ phê duyệt hay mua hàng thì phải cân đủ rồi mớ nhập kho

Giám sát tách

biệt

Thường thực hiện qua các nhà qlý và bộ phận kiểm toán nội bộ

=> VD: Xdựng bộ phận riêng giám sát ban GĐ, XD bộ phận kiểm toán nội bộ

Mục đích

Cung cấp ttin cho ban GĐ về:

- Hiệu quả trong việc xác định các mục tiêu kiểm soát

- Hiểu và thi hành bởi các nviên trong đơn vị

- Được sử dụng và tuân thủ hàng ngày

- Có thể sửa đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với sự thay đổi của hoàn cảnh

III CÁC NGUYÊN TẮC TRONG THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1 Nguyên tắc toàn diện: thiết kế hđộng kiểm soát cho tất cả các bộ phận và các mảng của đơn vị

2 Nguyên tắc “4 mắt”: 1 công việc nên ít có ít nhất 2 người, 1 người thực hiện công việc và 1 người

giám sát công việc để đạt được hiệu quả tốt nhất

3 Nguyên tắc cân nhắc “lợi ích - chí phí”: nhà qlý luôn mong muốn lợi ích > chi phí

4 Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt

hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận

5 Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm)

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn

Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực

hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản

Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng:

- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó

- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

6 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn.

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua

2 loại:

- Phê chuẩn chung:Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động

cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.

- Phê chuẩn cụ thể:Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phê chuẩn cụ thể được áp dụng

đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

7 Chứng từ và sổ sách đầy đủ.

8 Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: đưa ra các quy định về kiểm kê, két sắt, camera

9 Kiểm tra độc lập: kiểm tra các hđộng mua bán, nhấn sự xem các cá nhân có tuân thủ tốt hay không.

10 Phân tích rà soát: phân tích các hoạt động, rà soát các quy chế phù hợp đơn vị hay không.

*** Mỗi một nhà quản lý có lựa chọn nguyên tắc riêng => tự giải thích

*** Các nhân tố ảnh hưởng đến KSNB

- Quy mô của Dn

- Đặc điểm cơ cấu tổ chức và quyền sở hữu của DN

- Đặc điểm hđ KD của Dn

- Tính đa dạng và tính phức tạp trong hđ của DN

- PP truyền đạt, xử lý, duy trì và tiếp cận thông tin của DN

- Các yêu cầu mang tính luật pháp và quy định bắt buộc khác

IV NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KSNB

KSNB dù hiệu quả đến mức nào cũng chỉ có thể cung cấp cho đvị 1 sự đảm bảo hợp lý để đạt đc mtiêu lập và trình bày BCTC của đvị

1 Yêu cầu thông thương là chi phí cho hệ thống KSNB ko vượt quá những lợi ích mà hthống đó mang lại

2 Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập tập trung cho các sai phạm dự kiến vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường

3 Sai phạm của nviên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên

4 Các kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng của 2 hay nhiều người hoặc bị ban GĐ khống chế

5 Do có sự biến động tình hình, các thủ tực kiểm soát có khả năng ko còn thích hợp và do đó ko còn đc

áp dụng

6 Chức năng của phần mềm máy tính giúp phát hiện và báo cáo về các GD vượt hạn mức tín dụng cho phép có thể bị khống chế hoặc vô hiệu hóa

7 Bên cạnh đó, khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban GĐ có thể thực hiện các xét đoán về phạm

vi, múc độ các ksoát mà ban GĐ lựa chọn thực hiện và về phạm vi, mức độ rủi ro mà học quyết định chấp nhận

V TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI KSNB

- Ban GĐ

- HĐQT và ủy ban kiểm toán

- KT nội bộ

- Các nviên khác trong DN

- Kiểm toán độc lập

*** Trách nhiệm của KTV:

KTV phải trao đổi bảng VB 1 cách kịp thời với ban qtrị và cấp qulý phù hợp của đvị đc kiểm toán

về những khiếm khuyết nghiêm trọng trong KSNB được phát hiện trong qtrình kiểm toán

Nôi dung:

- Mô tả các khiếm khuyết và giải thích những ảnh hưởng của các khiếm khuyết đó

- Các ttin đầy đủ về bối cảnh của ttin trao đổi