Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ và hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộ

Nội dung bài thảo luận gồm 5 phần:I.Phần 1: Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộII.Phần 2: Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ của các DNIII.Phần 3: Các nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu của kiểm soát nội bộIV.Phần 4: Trách nhiệm của HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị đối với kiểm soát nội bộV.Phần 5: Thực trạng kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và giải pháp hoàn thiện HTKSNBI.Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộBa nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệp và phê chuẩn, ủy quyền.1.Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho

Học viện ngân hàng Khoa Kế toán – Kiểm toán Bài thảo luận: Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội hạn chế cố hữu kiểm soát nội Nội dung thảo luận gồm phần: I II III IV Phần 1: Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội Phần 2: Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội DN Phần 3: Các nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu kiểm soát nội Phần 4: Trách nhiệm HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị kiểm soát nội Phần 5: Thực trạng kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam giải pháp hoàn thiện HTKSNB V I Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội Ba nguyên tắc đạo chung việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệp phê chuẩn, ủy quyền Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm” Trong tổ chức có nhiều người tham gia công việc cần phải phân công cho tất người, không để trình trạng số người làm nhiều việc số khác lại người làm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân loại cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chuyên môn hóa công việc, sai sót xảy xảy thường dễ phát Mục đích nguyên tắc không cá nhân hay phận kiểm soát mặt nghiệp vụ Khi đó, công việc người kiểm soát tự động công việc nhân viên khác Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy gian lận sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn nhân viên Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn công tác bán hàng cho nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, định bán chịu, lập phiếu xuất kho giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu nhận tiền… Nếu trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… bất cẩn gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả tạo hội cho nhân viên thực hành vi gian lận Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm (nhất sai phạm cố ý) hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ: Trong tổ chức nhân bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ bảo quản tài sản Đặc biệt, trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm việc bảo vệ tài sản với kế toán - Bất kiêm nhiệm việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc thực nghiệp vụ - Bất kiêm nhiệm việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền” Để thỏa mãn mục tiêu kiểm soát tất nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Trong tổ chức, làm việc xảy hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn biểu cụ thể việc định giải công việc phạm vi định Sự phê chuẩn thực qua loại: - Phê chuẩn chung:Được thực thông qua việc xây dựng sách chung mặt hoạt động cụ thể cho cán cấp tuân thủ Ví dụ: Xây dựng phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng - Phê chuẩn cụ thể:Được thực cho nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phê chuẩn cụ thể áp dụng nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng, nghiệp vụ không thường xuyên xảy Ví dụ: Phê chuẩn kế toán trưởng ngân sách xây dựng sở DN Ngoài nguyên tắc chủ đạo trên, để thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc bổ sung sau: Nguyên tắc toàn diện Toàn hoạt động đơn vị kiểm soát hệ thống KSNB, cho dù lĩnh vực hoạt động đơn vị Nguyên tắc “4 mắt” Mọi hoạt động phải qua kiểm soát người hay gọi nguyên tắc kiểm tra chéo Nguyên tắc cân nhắc lợi ích, chi phí: Một thủ tục kiểm soát thiết kế, vận hành chi phí nhỏ lợi ích mà mang lại.Do vậy, mội hệ thống KSNB phải định lượng vùng có rủi ro cao để tăng cường kiểm soát tài Chứng từ sổ sách kế toán đầy đủ Chứng từ sổ sách công cụ , hình thức mà nghiệp vụ kinh tế phản ánh tổng hợp Đây dấu vết kiểm soát quan trọng cho việc kiểm tra đánh giá thủ tục kiểm soát Bảo vệ tài sản vật chất sổ sách Tài sản bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản cách: xây dựng nhà hầm an toàn cho loại tài sản tiền, chứng từ có giá, sổ sách chứng từ, sử dụng thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kì Kiểm tra độc lập Tiến hành kiểm tra độc lập, riêng rẽ khách thể trình kiểm soát nội Kiểm tra độc lập với mục đích tạo môi trường khách quan, trung thực 10 Phân tích rà soát Cần tiến hành thủ tục phân tích, so sánh hai số liệu từ nguồn gốc khác Tất khác biệt phải phân tích làm rõ theo tiêu cụ thể.Tác dung nguyên tắc giúp mau chóng phát gian lận, sai sót biến động bất thường để kịp thời đối phó, xử lí II Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội DN Dù có khác biệt đáng kể việc tổ chức xây dựng HTKSNB đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, HTKSNB bao gồm yếu tố: (1)Môi trường kiểm soát (2)Hệ thống kế toán (3) Đánh giá rủi ro (4) Hoạt động kiểm soát (5) Thông tin truyền thông (6) Giám sát Môi trường kiểm soát Phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị, tảng phận khác kiểm soát nội Các nhân tố chính: • • • • • • Triết lý – phong cách điều hành – trình độ – nhận thức ý thức ban giám đốc Việc kiểm soát nội doanh nghiệp lỏng hay chặt tuỳ thuộc vào quản lý ban giám đốc Nhà quản lý (NQL) cần xây dựng chuẩn mực đạo đức đơn vị cư xử đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp việc tuân thủ chuẩn mực cần phải phổ biến quy định đến thành viên thể thức thích hợp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức, cần phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động đơn vị Phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức, cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ hành vi họ ảnh hưởng đến tổ chức Do đó, đơn vị cần thể chế hóa văn quyền hạn trách nhiệm phận, nhân viên đơn vị Đội ngũ nhân sự: ảnh hưởng đến hiệu qủa kiểm soát: trình độ nhân , ý thức nhân Các sách thủ tục NQL tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn nhân viên có đủ lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt góp phần lớn đến hữu hiệu hiệu môi trường kiểm soát Kế hoạch dự toán: Dự toán tài quan trọng nhất, cung khoản khoản cho vay đến hạn cầu khoản khoản tiền gửi đến hạn Kiểm toán nội nhân tố môI trương kiểm soát hệ thông kiểm soát nội bao gồm : có chế kiểm tra nội hoạt động kiểm toán nội , chế kiểm tra nội hoạt động thủ tục kiểm tra càI đặt trình sử lý nghiệp vụ để giảm ngăn ngừa phát sai phạm trình kiểm soát nội Kiểm toán nội tổ chức độc lập với quy trình hoạt động để nhằm kiểm tra tính hiệu hoạt động kiểm soát nội Các nhân tố bên ảnh hửởng đến hệ thống kiểm soát nội Các nhân tố ảnh hưởng quan chức nhà nước, chủ nợ trách nhiệm pháp lý  Vai trò môi trường: tảng, điều kiện cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng , môI trường kiểm soát mạnh phát huy hiệu qủa, hạn chế thiếu sót hoạt động kinh doanh Còn môi trường yếu kìm hãm vô hiệu hoá hoạt động kiểm soát khiến hình thức Hệ thống kế toán : Xuất phát từ nhiệm vụ ghi chép phản ánh nhiệm vụ kiểm toán phát sinh phân loại nghiệp vụ tổng hợp số liệu sử lý thông tin , thiết lập trình bầy báo cáo tàI hệ thống kiểm toán cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý doanh nghiệp • Yêu cầu hoạt động kế toán: + Tính đầy đủ: Ghi chép tất nghiệp vụ kế toán phát sinh không bỏ sót + Tính trung thực: Chỉ ghi chép nghiệp vụ kinh té có thực + Tính phê chuẩn: Được cấp có thẩm quyền định + Tính xác: PhảI xác không mắc sai lầm số học +Tính phân loại: Kế toán phân loại nghiệp vụ để hạch toán phù hợp +Tính kịp thời: + Chuyển số tổng hợp xác • Đánh giá hệ thống kế toán +Chính sách kế toán: nguyên tắc, sở, qui ước, luật lệ ban giám đốc chấp nhận để hạch toán ghi chép nghiệp vụ kiểm toán phát sinh để thiết lập trình bày, công bố báo cáo tàI +Hình thức kế toán: Là cách thức để kết hợp loại sổ sách với +Quá trình kế toán: Chứng từ - Sổ sách -báo cáo tài  Chính sách kế toán hình thức kế toán giúp trình xử lý hình thành thông tin đánh giá hoạt động kiểm soát nội qua giai đoạn trình kế toán Hoạt động kiểm soát Những sách thủ tục để đảm bảo cho thị người quản lí thực hiện: • • • • Phân chia trách nhiệm: Mục đích nhân viên kiểm soát lẫn Ví dụ thủ quỹ kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức bảo quản tài sản,… Kiểm soát trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ việc phê chuẩn nghiệp vụ Quan trọng kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách việc phê chuẩn loại nghiệp vụ phải đắn Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều số sách kế toán tài sản có thực tế bắt buộc phải thực định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua phát yếu tồn đơn vị Hoạt động thực cho loại sổ sách tài sản, kể ấn đánh số thứ tự trước chưa sử dụng, hạn chế nhân viên không phận tiếp cận phần mềm, tài sản đơn vị… Phân tích rà soát: xem xét lại việc thực cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát phát vấn đề bất thường, để thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, điều chỉnh thích hợp Ngoài nhân tố nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội sau: Đánh giá rủi ro Đối với hoạt động đơn vị có phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì vậy, NQL phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu không đạt cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa tổn thất rủi ro gây • • Xác định mục tiêu đơn vị: Mục tiêu điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Rủi ro xác định rủi ro tác động khiến cho mục tiêu có khả không thực Nhận dạng rủi ro: rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị (sự đổi kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, cải tiến sản phầm, sách nhà nước…) hay ảnh hưởng đến hoạt • động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) liên quan đến mức độ rộng NQL sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với doanh nghiệp nhỏ, NQL tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, buổi họp nội Phân tích đánh giá rủi ro: công việc phức tạp rủi ro khó định lượng có nhiều phương pháp khác Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả xảy rủi ro biện pháp sử dụng đối phó với rủi ro Thông tin truyền thông Hệ thống thông tin đơn vị xử lý máy tính, qua hệ thống thủ công kết hợp hai, miễn bảo đảm yêu cầu chất lượng thông tin thích hợp, cập nhật, xác truy cập thuận tiện Trong đó, cần ý khía cạnh sau: • • • Mọi thành viên đơn vị phải hiểu rõ công việc mình, tiếp nhận đầy đủ xác thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với thành viên khác sử dụng phương tiện truyền thông đơn vị Các thông tin từ bên phải tiếp nhận ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có phản ứng kịp thời Trong hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thông tin kế toán phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất kiện kinh tế phát sinh Hai phận phần lớn sử dụng chung liệu đầu vào sản phẩm đầu khác Kiểm toán viên thường ý đến hệ thống thông tin kế toán tài Giám sát Là trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội Xác định KSNB có vận hành thiết kế hay không có cần sửa đổi cho phù hợp với thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, biến động bất thường…) hay định kỳ (các kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, KTV độc lập thực hiện) III Các nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội đảm bảo tuyệt đối mà bảo đảm hợp lý công việc đạt mục tiêu tồn hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nguyên nhân sau đây: Thứ nhất, Ban giám đốc thường yêu cầu giá phí thủ tục kiểm tra không vượt lợi ích mà thủ tục đem lại.Chính điều hạn chế chất lượng tính xác kiểm tra… Thứ hai, Phần lớn công tác kiểm tra NB thường tác động đến nghiệp vụ lặp lặp lại mà không tác động đến nghiệp vụ bất thường Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý nghiệp vụ không thường xuyên, sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua Thứ ba, Sai phạm nhân viên xảy thiếu thận trọng, sai lầm xét đoán, hiểu sai hướng dẫn cấp  Ví dụ: Vụ scandal gian lận hoàn thuế giá trị gia tǎng Công ty Đồ hộp Hạ Long (Canfoco) lên hồi nǎm ngoái Vì không kiểm soát chặt hoạt động phòng ban bên dưới, để xảy tình trạng lập hồ sơ khống xin hoàn thuế Ban giám đốc Canfoco phải phen lao đao vất vả lấy lại niềm tin nhà đầu tư thị trường chứng khoán Thứ tư, Nhiều trường hợp khả vượt tầm kiểm soát hệ thống kiểm soát nội có thông đồng, gian lận người ban giám đốc hay nhân viên vớinhững người khác hay đơn vị mà hệ thống kiểm soát nội không phát • Ví dụ Như vụ sụp đổ ngân hàng Lehman Brothers Người ta phát Lehman sử dụng “thủ thuật” kế toán có tên gọi nội ngân hàng Repo 105 Repo 108 để tạm thời che dấu hệ số nợ cao Khi sử dụng giao dịch Repo, theo chất,Lehman nhận khoản tiền mặt tương ứng với khoản nợ ngắn hạn tăng lên Sau đó, Lehman sử dụng toàn khoản tiền để toán cho khoản nợ ngắn hạn khác, hệ số nợ Lehman không thay đổi so với trước thực giao dịch Repo Tuy nhiên báo cáo kiểm toán sau lại cho rằng, Lehman lại thực hành vi gian lận kế toán để giảm hệ số nợ Trong báo cáo tài phát hành công chúng Lehman,thay ghi nhận nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn Lehman ghi nhận khoản doanh thu ngân hàng, số dư tiền tăng lên đồng thời số dư công cụ tài giảm số Điều cho thấy sai phạm hệ thống kiểmsoát nội xảy cho dù thiết kế chặt chẽ đến đâu • Ví dụ: Dự án Rusalka (Khánh Hòa) Nguyễn Đức Chi ký giả chữ ký giám đốc hai ba công ty xin đầu tư, cam kết tổng số vốn đầu tư vào dự án 15 triệu USD Chi đạo nhân viên móc nối với ngân hàng Nga để lấy xác nhận số dư tài khoản không với số tiền thực tế Đây gian lận ông Nguyễn Đức Chi - chủ tịch HĐQT Công ty RusInvest-Tur vượt tầm kiểm soát nội Thứ năm, Do có biến động tình hình,điều kiện hoạt động tổ chức thay đổi thủ tục kiểm toán có khả không thích hợp không áp dụng • Ví dụ: Các doanh nghiệp nhà nước có thêm quy định, hướng dẫn vấn đềkiểm toán nội (Quyết định 832/TC/QQĐ/CĐKT năm 1997) Theo đó, phòng kiểm toán nội báo cáo lên tổng giám đốc phận thuộc điềuhành tổng giám đốc Điều làm giảm tính độc lập phòng kiểm toán nội bộ, toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp (do ban giám đốc quy định)đều đối tượng đánh giá kiểm toán nội Trong đó, theo thông lệ phổ biến giới, phòng kiểm toán nội chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên cho ban kiểm soát hội đồng quản trị, tức cấp cao ban giám đốc Thứ sáu, Chức phần mềm máy tính giúp phát báo cáo giao dịch vượt hạn mức tín dụng cho phép bị khống chế bị vô hiệu hóa Thứ bẩy, Bên cạnh thiết kế thực kiểm soát, Ban Giám Đốc thực xét đoán phạm vi, mức độ kiểm soát mà Ban Giám đốc lựa chọn thực phạm vi, mức độ rủi ro mà họ định chấp nhận Thứ tám, Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nói theo cách đó, xác lập chế quản lý mà doanh nghiệp không quản lý lòng tin mà quy chế rõ ràng • Ví dụ: Ba nhân viên kế toán qua mặt giám đốc, họ lập khoản chi khống cho giám đốc ký séc, rút tiền công ty ngân hàng xài riêng Trong suốt ba nǎm, nhân viên "thụt két" gần tỷ bạc bị phát Đến lúc chuyện vỡ lở, ông giám đốc đành phải tìm cách khắc phục hậu dù bàng hoàng đau đớn Theo ông Giản Tư Trung, Giám đốc điều hành Công ty Kiểm toán ABB, quy trình kiểm soát nội gắn liền với rủi ro mà doanh nghiệp phải đối đầu nhiều mặt không đơn chuyện tiền bạc Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, nói theo cách đó, xác lập chế quản lý mà doanh nghiệp không quản lý lòng tin mà quy chế rõ ràng Ngoài hệ thống KSNB có số nhược điểm khác như: +Khả người chịu trách nhiệm thực kiểm soát nội lạm dụng đặc quyền +Do thay đổi chế yêu cầu quản lý làm cho thủ tục kiểm soát bị lạc hậu bị vi phạm IV Trách nhiệm HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị kiểm soát nội Việc xác định trách nhiệm HĐQT,BGĐ,KTV nhân viên đơn vị điều cần thiết giúp cho kiểm soát nội đạt mục tiêu,chiến lược định mình.Đồng thời ảnh hưởng phần không nhỏ đến trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội đủ mạnh Trách nhiệm HĐQT HĐQT ban chủ chốt để đưa định tới mục tiêu,định hướng phát triển doanh nghiệp,nó tham gia vào việc thiết kế vận hành trình kiểm soát nội cách trực tiếp gián tiếp (qua quan điểm,triết lý đạo kinh doanh) •   Vì HĐQT chịu trách nhiệm chung,tổng quan là: Đảm bảo có HTKSNB tốt, đề sách phù hợp nhằm xây dựng trì HTKSNB DN: để phục vụ hỗ trợ mục tiêu doanh nghiệp đề Thường xuyên xem xét đến HTKSNB để đảm bảo vận hành cách có hiệu đầy đủ việc quản trị rủi ro Trách nhiệm BGĐ BGĐ có tham gia vào quy trình thực kiểm soát nội doanh nghiệp Có trách nhiệm cụ thể HĐQT tác động không nhỏ việc thực kiểm soát nội có tốt hay không.Cụ thể là:     Chịu trách nhiệm triển khai, thực sách HĐQT; xác định đánh giá rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành theo dõi HTKSNB Đây trách nhiệm bao quát BGĐ hệ thống kiểm soát nội bộ.Nó quy định hình thức triển khai thực công việc công ty tiến hành theo ý định trên,đảm bảo thực tốt trách nhiệm Thành lập, điều hành giám sát hệ thống kiểm soát nội cho phù hợp với mục tiêu công ty Theo đó, để hệ thống vận hành tốt cần trọng đến số nguyên tắc sau: xây dựng môi trường văn hóa làm việc liêm chính, với đạo đức nghề nghiệp quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi đối tượng doanh nghiệp    Xây dựng quy trình hoạt động kiểm soát nội văn hoá rõ ràng truyền đạt rộng rãi nội tổ chức Xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải ghi lại văn Bất kỳ thành viên tổ chức phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát Tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra nâng cao hiệu biện pháp kiêm soát nội bộ.Đồng thời củng cố nâng cao cấu tổ chức,các sách có liên quan để đẩy mạnh trình kiểm soát 3 Trách nhiệm kiểm toán nội KTV nội (nếu diện doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm :    Hỗ trợ Ban giám đốc nhiệm vụ giám sát, điều hành :thông qua kiểm toán, ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu HTKSNB,phản ánh trung thực khách quan phận điều kiện phát triển tốt trình kiểm soát Thường xuyên xem xét, đánh giá tính hiệu lực hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ; tồn tại, bất cập hệ thống kiểm soát nội phải báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp: tồn tại, bất cập lớn gây tổn thất nguy rủi ro phải báo cáo cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát Các nhân viên khác DN Chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng hệ thống kiểm soát nội Mỗi cá nhân công ty có trách nhiệm xây dựng mối quan hệ hợp tác,phối hợp kiểm soát,đẩy mạnh hệ thống kiểm soát nội bộ,thực tốt nhiệm vụ mình,kiểm soát lẫn nhau,có kiến nghị hay báo cáo cho ban quản trị thấy bất ổn phận kiểm soát  Mỗi nhân viên cần tự nâng cao lực,phẩm chất thân: nhằm đảm bảo hoạt động DN diễn tốt,nâng cao hệ thống kiểm soát nội V Thực trạng kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam giải pháp hoàn thiện HTKSNB Thực trạng chung kiểm soát nội DN Việt Nam Trong công công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, Việt Nam theo đuổi kinh tế nhiều thành phần Chính thế, Việt Nam xuất nhiều loại hình doanh nghiệp hoạt động Một loại hình lại biến thể nhiều loại khác tạo nên kinh tế thị trường sôi động Việt Nam Hiện nước ta có loại doanh nghiệp như: o o o o Công ty TNHH ( Một thành viên hai thành viên trở lên) Công ty cổ phần Công ty hợp danh Doanh nghiệp tư nhân Trong năm gần đây, số lượng công ty, doanh nghiệp nước ta ngày tăng nhanh, đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ, làm cho cạnh tranh môi trường kinh doanh Việt Nam trở nên khốc liệt Cùng với đó, bất ổn định tình hình kinh tế giới, Việt Nam bị ảnh hưởng, môi trường kinh doanh trở nên bất ổn Những doanh nghiệp tự phát, chiến lược cụ thể, lâu dài kinh doanh dẫn tới thất bại hoàn cảnh nên doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến máy quản lý doanh nghiệp, quản lý rủi ro Hệ thống kiểm soát nội trình thiết kế thực thi cho doanh nghiệp dựa pháp luật doanh nghiệp nhà nước ban hành Có thể nói, để tạo thành công lâu dài cần nhiều yếu tố, song yếu tố quan trọng HTKSNB doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu nguồn lực, tài chính, rủi ro, thiết lập chế giám sát hữu hiệu cho công ty nhằm nâng cao hiệu quản lý, giảm thiểu sai sót ảnh hưởng đến việc kinh doanh doanh nghiệp Ở Việt Nam, loại hình doanh nghiệp lại có chế KSNB khác nhau, phù hợp với điều kiện cụ thể doanh nghiệp   Giải pháp cải thiện HTKSNB tập đoàn DN Thực trạng Với tập đoàn kinh tế ( Nhóm công ty có quy mô lớn) Họ phải thiết lập HTKSBN hữu hiệu cho doanh nghiệp để quản lý doanh nghiệp hiệu Ở Việt Nam có nhiều tập đoàn lớn như: Đồng Tâm, FPT, Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Kinh Đô,… Từ ngày 1/7/2008, mô hình tổ chức áp dụng tập đoàn gồm có: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ( có Ủy ban chức giúp việc), Ban Kiểm soát hình thành khối chức HTKSNB xuyên suốt từ cấp cao đến cấp thấp Đây tập đoàn có quy mô lớn nên HTKSNB họ thiết kế chặt chẽ, có quy trình đầy đủ để tránh sai sót Bên cạnh mặt đạt được, hoạt động tổ chức HTKSNB tập đoàn kinh tế bộc lộ nhiều yếu kém: • Một, đầu tư nhiều chưa tạo môi trường kiểm soát lành mạnh để làm tảng tốt cho HTKSNB hoạt động hiệu Sự phân cấp, phân quyền Hội đông quản trị Ban kiểm soát chưa rõ ràng, chồng chéo lên Cơ cấu tổ chức số tập đoàn chưa hài hòa nên chưa phát huy hết tiềm tập đoàn Các nhà quản lý chưa trọng vấn đề đạo đức tác phong làm việc nhân viên • Hai, tập đoàn nhóm công ty có tư cách pháp nhân độc lập, hệ thống kế toán công ty thường không thống nhất, nên lập báo cáo thường không khớp có nhiều sai sót, tính minh bạch chưa cao Kiểm toán viên nội tập đoàn hoạt động mức độc lập chưa cao, phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan lãnh đạo, thường chưa có độc lập cách định với phận kế toán phận khác kiểm tra • Ba, hoạt động kiểm soát HTKSNB thực hiệu chưa cao công ty tập đoàn hoạt động độc lập, thường nhiều lĩnh vực khác nên khó kiểm soát Các thủ tục kiểm soát không diễn thường xuyên liên tục nên dễ gây sai sót • Bốn, Kiểm soát nội thường ý đến công tác phát sai phạm xảy rồi, bảo vệ tài sản mà chưa làm tốt công tác ngăn ngừa xảy tương lai • Năm, tập đoàn hoạt động với quy mô lớn, hệ thống thông tin cần cho nhà quản lý có thông tin đầy đủ, kịp thời, xác, hệ thống thông tin chưa quan tâm có không sử dụng hết công suất gây lãng phí  Đối với công ty nhà nước công ty quốc doanh mà đặc biệt công ty vừa nhỏ Chủ yếu HTKSNB thường không có, có thiết kế cách qua loa, không đảm bảo hoạt động quy trình cần thiết thường thiết kế nhà quản lý tự nghĩ cho tiện phù hợp với họ nên thường mắc sai sót Môi trường kiểm soát thường không đảm bảo, phân công, phân nhiệm rõ ràng Các thủ tục kiểm soát gần không thực hiện, kế toán có kiêm nhiệm thủ quỹ… Đối với loại hình doanh nghiệp này, nhà quản lý nên thiết kế HTKSNB cho phù hợp với doanh nghiệp, phần không cần thiết nên cắt bỏ gọn nhẹ giảm chi phí  Giải pháp Với vấn đề gặp tập đoàn nên sớm hoàn thiện HTKSNB để doanh nghiệp hoạt động hiệu Một số giải pháp: • Thứ nhất, sớm hoàn thiện HTKSNB, giải đáp vấn đề công ty chủ với công ty thành viên Các thành viên phải công bố rộng rãi kiểm soát nội công ty thành viên phải tuân thủ • Thứ hai, tiếp tục hoàn thiện mô hình hoạt động Hội đồng quản trị Ban kiểm soát nhằm đạt hài hòa thống nhất, không gây chồng chéo Tăng cường kiểm soát thủ tục kiểm soát mà doanh nghiệp đề • Thứ ba, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào máy để tang khả xử lý thông tin  Giải pháp hoàn thiện HTKSNB ngân hàng Thực trạng Hiện nay, ngân hàng thương mại nhà nước có quy mô tổ chức lớn Việt Nam như: Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn, ngân hàng công thương, ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam…, HTKSNB đóng vai trò quan trọng trình vận hành hiệu máy Ngân hàng nhằm hướng đến mục tiêu: “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững hội nhập quốc tế” Tuy nhiên, HTKSNB ngân hàng thực tế chưa thực hoàn hảo để đáp ứng cầu quản lý, ngân hàng bắt đầu chuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty chưa lâu, với phát triển nhanh quy mô tổ chức nên chế kiểm soát nội ngân hàng dần bộc lộ số yếu kém: • Một là, môi trường kiểm soát nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội Mặc dù tổ chức theo mô hình tổng công ty, mức độ độc lập chi nhánh công ty trực thuộc ngân hàng hạn chế Sự phân cấp, phân quyền Hội đồng quản trị với Tổng Giám Đốc, Giám đốc ban Hội sở với giám đốc đơn vị thành viên có chưa rõ ràng chưa gắn với trách nhiệm cụ thể Sự chồng chéo điều hành tác nghiệp phận diễn thường xuyên, chế tập thể định tồn phổ biến Chính thế, nhiều trường hợp, quyền hạn phân cấp không sử dụng hết bị lạm dụng • Hai là, hệ thống kế toán – phận cấu thành quan trọng chế KSNB ngân hàng trình chuyển đổi Hoạt động kinh doanh số lĩnh vực đặc thù, ngân hàng áp dụng hệ thống kế toán tương đối khác biệt so với doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành chưa tính đến yếu tố đặc thù có khác biệt xa so với chuẩn mực kế toán quốc tế Hệ thống kế toán ngân hàng hình thành tương đối đầy đủ gồm: hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống báo cáo kế toán Chưc ghi nhận, tính toán, kết chuyển hệ thống kế toán thực tương đối tốt chức tổng hợp lập báo cáo nghiệp vụ phát sinh gần chưa đề cập Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty hệ thống kế toán chưa lập báo cáo phận báo cáo tổng thể cách sử dụng phương pháp báo cáo hợp Vì lẽ đó, vai trò kiểm soát nội hệ thống kế toán hạn chế • Ba là, HTKSNB ngân hàng trọng đến công tác kiểm soát xử lý kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa ý đến công tác kiểm soát quản lý kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội chưa làm tốt chức ngăn chặn giám sát mà thực chức kiểm tra, phát xử lý vấn đề phát sinh Cơ chế kiểm soát tập trung vào kiểm tra, kiểm toán đột xuất, đáng chế kiểm soát thường xuyên cần xây dựng thực  Giải pháp Với nhược điểm tồn HTKSNB ngân hàng nhà nước trên, có giải pháp để hoàn thiện HTKSNB sau: • Một là, sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội ngân hàng thương mại nhà nước gắn với xu hướng vận động, phát triển tự nhiên theo hình thức tập đoàn tài kinh tế Việt Nam Cần sớm chuyển đổi mô hình tổ chức ngân hàng thương mại nhà nước theo mô hình công ty mẹ - công ty con, tang quyền tự chủ, tự cho chi nhánh công ty trực thuộc để chúng hoạt động pháp nhân độc lập Giải vấn đề điều kiện để xác lập quan hệ đầu tư, quản lý doanh thu – chi phí, kiểm soát… Hội sở đơn vị thành viên • Hai là, tăng cường nhận thức KSNB ngân hàng thương mại nhà nước vơi tư cách tập đoàn tài Vai trò kiểm soát quản lý trở nên quan trọng để ngăn chặn phát sai sót tiêu cực, đảm bảo an toàn hoạt động ngân hàng • Ba là, tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt công tác quản lý tài chính, quản lý giao dịch quản lý tài sản, tin học hóa hoàn toàn hệ thống kế toán đơn vị thành viên để có khả phát ngăn chặn kịp thời sai sót phát sinh • Bốn là, tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức chức Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị Ban kiểm tra nội thuộc Tổng giám đốc đảm bảo phối hợp hài hòa, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát Về lâu dài, sau tiến hành cổ phần hóa, cần xây dựng Ban kiểm soát độc lập với Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Đại hội cổ đông trực tiếp bầu để đảm bảo tính khách quan hiệu chế giám sát [...]... HTKSNB của các ngân hàng này mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán... thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ. Đồng thời củng cố nâng cao cơ cấu tổ chức ,các chính sách có liên quan để đẩy mạnh quá trình kiểm soát 3 Trách nhiệm của kiểm toán nội bộ KTV nội bộ (nếu hiện...III Các nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ bảo đảm hợp lý trong công việc đạt được các mục tiêu của mình vì nó luôn tồn tại các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: Thứ nhất, Ban giám đốc thường yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không được vượt quá những lợi ích... Ban giám đốc trong các nhiệm vụ giám sát, điều hành :thông qua các cuộc kiểm toán, các ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu quả của HTKSNB,phản ánh trung thực khách quan ở các bộ phận là điều kiện phát triển tốt quá trình kiểm soát Thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phải được báo cáo... phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan của lãnh đạo, thường chưa có sự độc lập một cách nhất định với bộ phận kế toán và các bộ phận khác được kiểm tra • Ba, các hoạt động kiểm soát của HTKSNB được thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao do các công ty trong tập đoàn hoạt động độc lập, thường ở nhiều lĩnh vực khác nhau nên khó kiểm soát Các thủ tục kiểm soát không được diễn ra thường xuyên và liên tục nên dễ... chính của mình ,kiểm soát lẫn nhau,có những kiến nghị hay báo cáo cho ban quản trị nếu thấy những bất ổn trong các bộ phận được kiểm soát  Mỗi nhân viên cần tự nâng cao năng lực,phẩm chất của bản thân: nhằm đảm bảo các hoạt động trong DN được diễn ra tốt,nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ V 1 Thực trạng kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và giải pháp hoàn thiện HTKSNB Thực trạng chung của. .. Trách nhiệm của HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị đối với kiểm soát nội bộ Việc xác định trách nhiệm của HĐQT,BGĐ,KTV và nhân viên đơn vị là điều cần thiết giúp cho kiểm soát nội bộ đạt được những mục tiêu,chiến lược nhất định của mình.Đồng thời nó cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ đến quá trình xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh 1 Trách nhiệm của HĐQT HĐQT là ban chủ chốt để đưa ra các quyết... tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng, gian lận của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên vớinhững người khác ở trong hay ngoài đơn vị mà hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được • Ví dụ Như trong vụ sụp đổ của ngân hàng Lehman Brothers Người ta đã phát hiện ra rằng Lehman đã sử dụng “thủ thuật” kế toán có tên gọi trong nội bộ của ngân hàng là Repo 105 và Repo... toán, kết chuyển của hệ thống kế toán đã được thực hiện tương đối tốt nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh gần như chưa được đề cập Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty nhưng hệ thống kế toán chưa lập được báo cáo các bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp báo cáo hợp nhất Vì lẽ đó, vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn rất hạn chế. .. bạc Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ, nói theo một cách nào đó, chính là xác lập một cơ chế quản lý mà ở đó doanh nghiệp không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy chế rõ ràng Ngoài ra hệ thống KSNB còn có một số nhược điểm khác như: +Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình +Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát