CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG HÀ NỘI BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Số 08 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc dấu Công ty Dự thảo QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG HÀ NỘI (ngày 08 tháng 04 năm 2016) Mục tiêu : - Đảm bảo nguyên tắc công khai, công dân chủ; - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức tiến hành Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội trình Đại hội thơng qua Quy chế làm việc Đại hội sau: I UỶ QUYỀN THAM DỰ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 Cổ đơng uỷ quyền cho đại diện tham gia vào vấn đề Cơng ty phạm vi quyền hạn Người uỷ quyền không thiết phải cổ đông Công ty Người uỷ quyền thực quyền phạm vi ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật Việc uỷ quyền lại cho người thứ ba tham dự đại hội phải thực theo qui định điều 583 - Bộ Luật dân Việc cử đại diện uỷ quyền, thay đổi đại diện người uỷ quyền phải thực văn theo quy định : a Trường hợp cổ đông cá nhân văn uỷ quyền phải ký cổ đơng b Trường hợp cổ đơng pháp nhân/tổ chức phải đóng dấu ký người đại diện theo pháp luật pháp nhân/tổ chức c Việc hủy bỏ ủy quyền phải người ủy quyền người ủy quyền thống văn II TRẬT TỰ CỦA ĐẠI HỘI Cổ đơng vào phòng Đại hội phải tuân thủ việc xếp vị trí Ban Tổ chức Khơng nói chuyện riêng, khơng sử dụng điện thoại di động lúc diễn Đại hội Tất máy điện thoại di động phải tắt không để chuông Các Cổ đông/đại diện Cổ đơng có trách nhiệm tham dự Đại hội từ bắt đầu Đại hội kết thúc Đại hội Trong trường hợp Cổ đông/đại diện Cổ đông lý bất khả kháng phải rời khỏi họp trước kết thúc Đại hội Cổ đơng/đại diện Cổ đơng có trách nhiệm liên hệ với Ban Tổ chức để thông báo ý kiến văn vấn đề biểu Đại hội Trường hợp Cổ đông/đại diện Cổ đông rời họp trước kết thúc Đại hội mà không thông báo với Ban Tổ chức Cổ đơng xem đồng ý với tất vấn đề biểu Đại hội III BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC VẤN ĐỀ TẠI ĐẠI HỘI Nguyên tắc: Tất vấn đề chương trình nghị Đại hội phải thông qua cách lấy ý kiến biểu công khai tất cổ đông Thẻ biểu theo số cổ phần sở hữu ủy quyền Mỗi cổ đông cấp Thẻ biểu quyết, ghi mã số cổ đơng, số cổ phần quyền biểu (sở hữu ủy quyền) cổ đơng có đóng dấu treo Công ty cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội Cách biểu quyết: Cổ đông biểu (đồng ý, khơng đồng ý, khơng có ý kiến có ý kiến khác) vấn đề cách biểu trực tiếp Đại hội - Khi biểu thông qua vấn đề Đại hội đưa ra, Cổ đơng đồng ý thơng qua đưa Phiếu biểu lên cao Thành viên Tổ kiểm phiếu biểu đánh dấu tên Cổ đông số cổ phiếu biểu tương ứng Cổ đông đồng ý - Tương tự, theo hướng dẫn Chủ tọa, Cổ đơng khơng đồng ý, khơng có ý kiến ý kiến khác đưa Phiếu biểu Điều kiện thông qua định Đại hội đồng cổ đông: Các nghị Đại hội đồng cổ đông thông qua họp khi: a Nghị nội dung sau thơng qua số cổ đơng đại diện 65% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tán thành: Loại cổ phần tổng số cổ phần loại; Thay đổi ngành, nghề lĩnh vực kinh doanh; Thay đổi cấu tổ chức quản lý công ty; Dự án đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 35% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Cơng ty; Tổ chức lại, giải thể Công ty (K1 - Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014) b Các nghị khác thông qua số cổ đông đại diện 51% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định điểm a khoản - mục III Qui chế việc biểu bầu thành viên Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Công ty (K2 - Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014) IV PHÁT BIỂU Ý KIẾN TẠI ĐẠI HỘI Nguyên tắc: Cổ đông tham dự Đại hội phát biểu ý kiến thảo luận tiến hành đưa cao Phiếu biểu đề nghị phát biểu đồng ý Chủ tọa Để đảm bảo trật tự Đại hội thảo luận, Cổ đông đăng ký trước ưu tiên phát biểu trước Cách thức phát biểu: Cổ đông phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung Chương trình nghị Đại hội thông qua Chủ tọa xếp cho Cổ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc Cổ đơng Chủ tọa Đại hội có quyền nhắc nhở đề nghị Cổ đông tập trung vào nội dung trọng tâm cần phát biểu để tiết kiệm thời gian đảm bảo chất lượng thảo luận V TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ TỌA Điều khiển Đại hội theo nội dung chương trình nghị sự, thể lệ quy chế Đại hội thơng qua Đồn chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ định theo tỷ lệ phần trăm số phiếu biểu theo qui định khoản – mục III Qui chế Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu vấn đề nằm nội dung chương trình nghị Đại hội vấn đề có liên quan suốt q trình Đại hội Chủ tọa có quyền thực biện pháp cần thiết để điều khiển họp cách hợp lý, có trật tự, theo chương trình thông qua phản ánh mong muốn đa số người dự họp Chủ tọa có quyền: - Yêu cầu tất người dự họp chịu kiểm tra biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý khác - Yêu cầu quan có thẩm quyền trì trật tự họp; trục xuất người không tuân thủ quyền điều hành Chủ toạ, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường họp khơng tn thủ yêu cầu kiểm tra an ninh khỏi Đại hội Chủ tọa có quyền hỗn Đại hội có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến thời điểm khác thay đổi địa điểm họp trường hợp sau: - Địa điểm họp khơng có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất người dự họp; - Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy làm cho họp khơng tiến hành cách công hợp pháp Thời gian hỗn tối đa khơng q 03 ngày kể từ ngày họp dự định khai mạc Giải vấn đề nảy sinh khác suốt trình Đại hội VI TRÁCH NHIỆM CỦA BAN THƯ KÝ Ghi chép đầy đủ, trung thực toàn nội dung diễn biến đại hội vấn đề cổ đơng thơng qua bảo lưu Đại hội Soạn thảo Biên họp đại hội Nghị vấn đề thông qua Đại hội đồng cổ đông VII TRÁCH NHIỆM CỦA BAN KIỂM PHIẾU Xác định kết biểu Cổ đông vấn đề thông qua Đại hội Nhanh chóng thơng báo cho Ban Thư ký kết biểu Tổ chức kiểm phiếu biểu quyết, lập Biên kiểm phiếu biểu công bố kết biểu Đại hội Xem xét báo cáo với Đại hội định trường hợp vi phạm thể lệ biểu đơn từ khiếu nại kết biểu VIII BIÊN BẢN HỌP VÀ NGHỊ QUYẾT ĐẠI HỘI Tất nội dung Đại hội phải Thư ký ghi vào Biên họp Đại hội Nghị quyết, biên Đại hội phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Trên toàn quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội Kính trình Đại hội thông qua! TM BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI Nơi nhận: TRƯỞNG BAN - Ban tổ chức ĐH; - Đoàn Chủ tịch, Ban Thư ký - Lưu hồ sơ Đại hội Nguyễn Văn Cửu ... cáo tài gần Công ty; Tổ chức lại, giải thể Công ty (K1 - Điều 14 4 Luật Doanh nghiệp 2 014 ) b Các nghị khác thông qua số cổ đơng đại diện 51% tổng số phiếu biểu tất cổ đông dự họp tán thành, trừ... Qui chế việc biểu bầu thành viên Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Cơng ty (K2 - Điều 14 4 Luật Doanh nghiệp 2 014 ) IV PHÁT BIỂU Ý KIẾN TẠI ĐẠI HỘI Nguyên tắc: Cổ đông tham dự Đại hội phát biểu ý... thông qua trước bế mạc Đại hội Trên toàn quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2 016 Công ty cổ phần Đầu tư - Xây dựng Hà Nội Kính trình Đại hội thơng qua! TM BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI