Kỹ năng ra quyết định trong doanh nghiệp

“Ngày xửa ngày xưa có một con suối chảy mon men gần đến một sa mạc hùng vĩ, nhưng nó sợ hãi trước cảnh hoang sơ này, nó lo lắng trước cảnh đổi thay. Thâm tâm nó muốn có nhiều nước và cuộc sống tươi đẹp nhưng nó lại chẳng muốn đổi thay dòng chảy, không dám mạo hiểm. Có một giọng nói bên tai nó:” Nếu ngươi không dám cất bước thì chẳng bao giờ ngươi hiểu được mảnh đất dưới chân ngươi, hãy tin tưởng mọi việc sẽ tốt đẹp với ngươi trên mảnh đất mới lạ này.” Thế rồi suối nhỏ bước tiếp đi. Trên sa mạc, oi ả nồng nực ngày càng tăng lên và dòng suối nhỏ đã bốc hơi cạn kiệt. Những hạt nước li ti quần tụ lại trên cao thanh những áng mây bay trên sa mạc. Những áng mây lang thang ngày qua ngày vượt qua sa mạc đến với biển cả, rồi mây giăng mưa trên biển lớn. Bây giờ thì suối nhỏ đã có một cuộc sống bội phần tươi đẹp hơn cả giấc mơ ngày thơ ấu.” Em xin trích ra một đoạn trong tác phẩm “Dạy con làm giàu” dể thấy rằng tầm quan trọng của việc ra quyết định là rất lớn trong cuộc sổng của mỗi con người. Trong xu hướng toàn cầu hoá ngày nay mà gắn liền với nó là sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thì vai trò của nhà quản trị ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, quyết định dến sự thành bại của doanh nghiệp. Một trong những phẩm chất cần thiết của họ chính là khả năng ra quyết định, bởi lẽ một quyết định có thể đưa doanh nghiệp đến nấc thang của thành công nhưng ngược lại nó cũng có thể đẩy doanh nghiệp đến bờ vực thẳm. Chất lượng và kết quả của quyết định có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức. Chính vì vậy nhà quản trị phải tối đa hoá khả năng ra quyết định của mình thì mới thật sự trở thành một nhà quản trị có hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ra quyết định, và ngành quản trị kinh doanh em đang theo học, em đã chọn đề tài “ Kỹ năng ra quyết định trong doanh nghiệp” đẻ tìm hiểu. Với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo, em đã hoàn thành dề tài này. Do thời gian và kién thức còn hạn chế, nếu có gì thiếu sót, em rất mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cám ơn.

Đề án môn học Quản trị Kinh doanh Lời nói đầu “Ngày xửa ngày xưa có một con suối chảy mon men gần đến một sa mạc hùng vĩ, nhưng nó sợ hãi trước cảnh hoang sơ này, nó lo lắng trước cảnh đổi thay. Thâm tâm nó muốn có nhiều nước và cuộc sống tươi đẹp nhưng nó lại chẳng muốn đổi thay dòng chảy, không dám mạo hiểm. Có một giọng nói bên tai nó:” Nếu ngươi không dám cất bước thì chẳng bao giờ ngươi hiểu được mảnh đất dưới chân ngươi, hãy tin tưởng mọi việc sẽ tốt đẹp với ngươi trên mảnh đất mới lạ này.” Thế rồi suối nhỏ bước tiếp đi. Trên sa mạc, oi ả nồng nực ngày càng tăng lên và dòng suối nhỏ đã bốc hơi cạn kiệt. Những hạt nước li ti quần tụ lại trên cao thanh những áng mây bay trên sa mạc. Những áng mây lang thang ngày qua ngày vượt qua sa mạc đến với biển cả, rồi mây giăng mưa trên biển lớn. Bây giờ thì suối nhỏ đã có một cuộc sống bội phần tươi đẹp hơn cả giấc mơ ngày thơ ấu.” Em xin trích ra một đoạn trong tác phẩm “Dạy con làm giàu” dể thấy rằng tầm quan trọng của việc ra quyết định là rất lớn trong cuộc sổng của mỗi con người. Trong xu hướng toàn cầu hoá ngày nay mà gắn liền với nó là sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thì vai trò của nhà quản trị ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, quyết định dến sự thành bại của doanh nghiệp. Một trong những phẩm chất cần thiết của họ chính là khả năng ra quyết định, bởi lẽ một quyết định có thể đưa doanh nghiệp đến nấc thang của thành công nhưng ngược lại nó cũng có thể đẩy doanh nghiệp đến bờ vực thẳm. Chất lượng và kết quả của quyết định có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức. Chính vì vậy nhà quản trị phải tối đa hoá khả năng ra quyết định của mình thì mới thật sự trở thành một nhà quản trị có hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ra quyết định, và ngành quản trị kinh doanh em đang theo học, em đã chọn đề tài “ Kỹ năng ra quyết định trong doanh nghiệp” đẻ tìm hiểu. Với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo, em đã hoàn thành dề tài này. Do thời gian và kién thức còn hạn chế, nếu có gì thiếu sót, em rất mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Sinh viên : Trần Thị Hương 1 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh Em xin chân thành cám ơn. PHẦN I: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH I./ Quyết định quản trị I.1/ Khỏi niệm. Quyết định quản trị là phương ỏn được chọn sau khi đó tớnh toỏn, cõn nhắc của chủ thể quản trị trước khi thực hiện nhằm giải quyết một vấn đề nào đú. Thực chất quyết định quản trị là những hành vi sỏng tạo, tự chịu trỏch nhiệm của người lóng đạo trong tiến trỡnh tiến hành hoạt động quản trị tổ chức để giải quyết một vấn đề đó chớn muồi ( hoặc đến hạn chút ) trờn cơ sở hiếu biết cỏc quy luật vận động khỏch quan của tổ chức và việc phõn tớch cỏc thụng tin về hiện trạng của tổ chức và mụi trường. Quyết định phải trả lời được cỏc cõu hỏi sau: phải làm gỡ? Khụng làm hay làm khỏc đi cú được khụng? Làm như thế nào? Ai làm? Làm trong bao lõu? Làm ở đõu? điều kiện cần phải cú để thực hiện là gỡ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cỏch xử lớ? Khú khăn nào sẽ xảy ra và cỏch khắc phục? triển vọng của việc thực hiện quyết định? tổ chức kiểm tra và bỏo cỏo phải như thế nào? hậu quả của việc ra quyết định? quyết định nào trước đú phải huỷ bỏ? Quyết định nào sẽ phải đưa ra tiếp theo? v.v. I.3/ Phõn loại quyết định Cỏch thức phõn loại Cỏc quyết định Tớnh chất, đặc điểm Theo tớnh chất • Chiến lược • Chiến thuật. • Tỏc nghiệp  Liờn quan mục tiờu tổng quỏt, dài hạn  Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu của bộ phận chức năng  Liên quan điều hành công việc hàng ngày Sinh viên : Trần Thị Hương 2 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh Theo thời gian • Dài hạn • Trung hạn • Ngắn hạn  Hơn một chu kỳ hoạt động  Trong một chu kỳ hoạt động  Ngắn hơn một chu kỳ Theo chức năng quản trị • Quyết định kế hoạch • Quyết định tổ chức • Quyết định điều khiển • Quyết định kiểm soát  Mục tiêu và phương thức hoạt động  Bộ mỏy tổ chức, phõn quyền  Cỏch thức lónh đạo và động viên  Tiờu chuẩn và hỡnh thức kiểm soỏt Theo cỏch soạn thảo • Quyết định chuẩn tắc. • Quyết định khụng chuẩn tắc.  Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩn  Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, hợp vói loại kế hoạch chuyên biệt Theo mức độ đỏp ứng của thụng tin • Quyết định đủ thụng tin • Quyết định ớt thụng tin • Quyết định khụng cú thụng tin  Cú đầy đủ thụng tin, chỉ lựa chọn cỏc quyết định tốt nhất.  Cú ớt thụng tin cần thu thập thờm, cú nhiều cỏch xử lớ khỏc nhau.  Khụng cú thụng tin. quyết định chủ yếu bằng trực giỏc và kinh nghiệm. Sinh viên : Trần Thị Hương 3 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh I.2/ Chức năng của quyết định quản trị Một quyết định quản trị phải thực hiện được cỏc chức năng sau: I.2.1/ Chức năng định hướng Quyết định quản trị là ý đồ của người lónh đạo quy tụ mọi nguồn lực của tổ chức để thực hiện cỏc mục tiờu chung và mục tiờu bộ phận của tổ chức, trỏnh sự phõn tỏn tuỳ tiện trong sử dụng cỏc nguồn lực này trong cỏc phõn hệ của tổ chức. I.2.2/ Chức năng bảo đảm Một quyết định mà người lónh đạo tổ chức đưa ra khụng phải là một mong muốn viển vụng, mà nú phải trở thành hiện thực, tức là nú phải cú những nguồn lực vật chất ( cỏc khoản chi phớ ) nhất định để cho cỏc cấp dưới thực hiện. I.2.3/ Chức năng phối hợp Trong quản trị, một quyết định đưa ra phải nằm trong một tập thể ý đồ chung của tổ chức và thường phải do những bộ phận khỏc nhau thực hiện: vỡ vậy quyết định phải thực hiện chức năng liờn kết, phối hợp giữa cỏc bộ phận, giữa cỏc yếu tố của quỏ trỡnh hoạt động của tổ chức, trỏnh gõy mõu thuẫn giữa cỏc quyết định và trỏnh tạo sự hỗn độn giữa cỏc hoạt động của mỗi phõn hệ. I.2.4/ Chức năng động viờn cưỡng bức Một quyết định được người lónh đạo tổ chức ban hành phải được coi như một mệnh lệnh hành chớnh, mang tớnh bắt buộc,mà cấp dưới phải thực hiện hoặc cú trỏch nhiệm liờn đới phải thực hiện nghiờm chỉnh, ai làm tốt sẽ được khen thưởng, ai chống đối phải bị trừng phạt. I.2.5/ Chức năng bảo mật Một quyết định được tổ chức đưa ra, cũng cú nghĩa là nú sẽ được tố chức khỏc biết tới ( sớm hay muộn ) nờn quyết định phải đảm bảo chống sự rũ rỉ Sinh viên : Trần Thị Hương 4 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh thụng tin khụng cú lợi cho tổ chức, nhờ đú ý đồ quản lớ tổ chức được thực thi một cỏch vững chắc. I.4/ Căn cứ ra quyết định Quyết định là sản phẩm trớ tuệ của người lónh đạo tổ chức nhưng điều đú khụng cú nghĩa là người lónh đạo cú thể đưa ra cỏc quyết định một cỏch tuỳ tiện, mà phải dựa vào cỏc căn cứ nhất định, đú là:  Quyết định phải bỏm sỏt mục tiờu chung, mục tiờu dài hạn của tổ chức. Muốn làm gỡ thỡ mục đớch đặt ra hàng năm ( hay nhiều năm ) của tổ chức phải trở thành hiện thực.  Quyết định của tổ chức phải tuõn thủ luật phỏp và thụng lệ của mụi trường. Chẳng hạn khụng thể vi phạm phỏp luật lao động, khụng thể trà đạo lờn nhõn phẩm của người lao động…  Quyết định phải được đưa ra trờn cơ sở phõn tớch thực trạng và thực lực của tổ chức. Người lónh đạo khụng thể cỏc quyết định vượt quỏ mức tiềm năng của tổ chức ( về sức người, sức của và khả năng cụng nghệ…).  Quyết định quản trị khi đưa ra cũn phải xuất phỏt từ thực tế của cuộc sống. Rừ ràng tổ chức làm ra những sản phẩm chất lượng thấp, giỏ thành cao thỡ khú cú thể tồn tại so với tổ chức cạnh tranh cú sản phẩm chất lượng cao hơn, giỏ thành thấp hơn.  Quyết định quản trị phải được đưa ra dựa trờn yếu tố thời cơ và thời gian. Quyết định đưa ra để lỡ thời cơ hay quỏ kộo dài thời gian sẽ khú cú thể thu được hiệu quả mong muốn. Sinh viên : Trần Thị Hương 5 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh I.5/ Cỏc yờu cầu đối với quyết định quản trị  Tớnh khỏch quan và khoa học Cỏc quyết định là những cơ sở cho việc bảo đảm tớnh hiện tục và hiệu quả của việc thực hiện chỳng. Cho nờn cỏc quyết định khụng được chủ quan, tuỳ tiện thoỏt li thực tế. Vỡ quyết định là sản phẩm chủ quan sỏng tạo của con người, do đú việc đảm bảo tớnh khỏch quan khụng đơn giản, nhất là trong những trường hợp việc thực hiện cỏc quyết định cú liờn quan đến lợi ớch của người ra quyết định.  Tớnh cú định hướng Một quyết định bao giờ cũng phải nhằm vào cỏc đối tượng nhất định, cú mục đớch, mục tiờu, tiờu chuẩn xỏc định. Việc định hướng của quyết định nhằm để người thực hiện thấy được phương hướng cụng việc cần làm, cỏc mục tiờu phải đạt. Điều này đặc biệt quan trọng đối với cỏc quyết định cú tớnh lựa chọn mà người thực hiện được phộp linh hoạt hơn, sỏng tạo hơn trong quỏ trỡnh thực hiện quyết định.  Tớnh hệ thống Yờu cầu của tớnh hệ thụng đối với cỏc quyết định trong quản trị đũi hỏi mỗi quyết định đưa ra phải nhằm đạt được một nhiệm vụ nhất định, trong tổng thế cỏc quyết định đó cú và sẽ cú nhằm đạt tới mục đớch chung.  Tớnh tối ưu Trước mỗi vấn đề đặt ra cho tổ chức thường cú thể xõy dựng được nhiều phương ỏn khỏc nhau cựng nhằm đạt tới mục tiờu. Yờu cầu phải đảm bảo tớnh tối ưu cú nghĩa là phương ỏn quyết định sẽ đưa ra để thực hiện phải tốt hơn những phương ỏn quyết định khỏc và trong trường hợp cú thể thỡ đú phải là phương ỏn quyết định tốt nhất. Sinh viên : Trần Thị Hương 6 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh  Tớnh cụ đọng dễ hiểu Dự được biểu hiện dưới hỡnh thức nào cỏc quyết định đều phải ngắn gọn, dễ hiểu để một tiết kiệm được thụng tin, tiện lợi cho việc bảo mật và di chuyển, mặt khỏc làm cho người thực hiện khụng thể hiểu ssai lệch về muck tiờu, phương tiện và cỏch thức thực hiện.  Tớnh hành chớnh Đũi hỏi cỏc quyết định đưa ra phải hợp phỏp và cỏc cấp thực hiện phải thực hiện nghiờm chỉnh.  Tớnh cú độ đa dạng hợp lớ Trong nhiều trường hợp cỏc quyết định cú thể phải được điều chỉnh trong quỏ trỡnh thực hiện. Những quyết định quỏ cứng nhắc sẽ khú thựch iện khi cú biến động của mụi trường.  Tớnh cụ thể về thời gian thực hiện Trong mỗi quyết định cần bảo đảm những quy định về mặt thời gian triển khai, thực hiện và hoàn thành để cấp thực hiện khụng được kộo dài thời gian. II./ Cỏc bước ra quyết định II.1/ Sơ bộ đề ra quyết định `Quỏ trỡnh ra quyết định phải bắt đầu từ việc đề ra nhiệm vụ, nhưng khụng phải bao giờ cũng đề ra ngay được nhiệm vụ một cỏch chớnh xỏc. Tuỳ theo mức độ nghiờn cứu của những vấn đề mới xuất hiện việc giải quyết cỏc vấn đề này cú ảnh hưởng nhiều hay ớt đến kết quả của quyết định Vỡ thế, trong quỏ trỡnh đề ra quyết định, phải làm rừ thờm nhiệm vụ đó đề ra và đụi khi phải thay đổi nhiệm vụ. Khi đề ra nhiệm vụ, nếu tương tự như cỏc nhiệm vụ đó được quyết dịnh trước đõy, cú thể sử dụng kinh nghiệm đó cú và đạt được ngay mức độ chớnh xỏc cao. Khi quyết định những nhiệm vụ cú nội dung mới thỡ bước đầu Sinh viên : Trần Thị Hương 7 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh phải sơ bộ đề ra nhiệm vụ và làm rừ dần nú trong quỏ trỡnh quyết định nhiệm vụ. Muốn đề ra nhiệm vụ thỡ trước hết phải xỏc định:  Vỡ sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đú thuộc loại nào, tớnh cấp bỏch của nú.  Tỡnh huống nào cú liờn quan dến nhiệm vụ đề ra, những nhõn tố ảnh hưởng đến nhiệm vụ.  Khối lượng thụng tin cần thiết đó cú thể đề ra nhiệm vụ, cỏch thu thập những thụng tin cũn thiếu. II.2/ Chọn tiờu chuẩn đỏnh giỏ cỏc phương ỏn Muốn so sỏnh cỏc phương ỏn một cỏch khỏch quan để lựa chọn phwuwongỏn tốt nhất cũng như thấy rừ khả năng thực hiện mục đớch đề ra cần phải cú tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả. Tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả cú thể được thực hiện bằng số lượng và chất lượng, phản ỏnh đầy đủ những kết quả dự tớnh sẽ đạt. Tiờu chuẩn pahir cụ thể, dễ hiểu và dơn giản. Thường cỏc tiờu chuẩn được chọn từ cỏc chỉ tiờu: chi phớ nhỏ nhất, năng suất cao nhất, sử dụng thiết bị nhiều nhất, sử dụng vốn tốt nhất… tuỳ theo nhiệm vụ của mục tiờu được đề ra. Ngoài ra cũn cú cỏc chỉ tiờu như chất lượng sản phẩm, sức cạnh tranh của sản phẩm… Việc lựa chọn cỏc tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả là quỏ trỡnh quan trọng và phức tạp. Nếu khụng chỳ ý đến điều này khi đề ra nhiệm vụ dễ nờu ra những mục đớch chung chung, dẫn tới khú khăn khi lựa chọn quyết định. II.3/ Thu thập thụng tin để làm rừ nhiệm vụ Chỉ cú thể giải quyết đỳng đắn một vấn đề nào đú nếu cú đầy đủ thụng tin và chớnh xỏc. Lượng thụng tin cần thiết phụ thuộc vào tớnh phức tạp của nhiệm Sinh viên : Trần Thị Hương 8 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh vụ được xột và phụ thuộc vào trỡnh độ thành thạo, kinh nghiệm của người ra quyết định. Người lónh đạo lành nghề cú kinh nghiệm khi giải quyết những vấn đề thường gặp, cú thể bổ sung những tin đó nhận được xuất phỏt từ kinh nghiệm của mỡnh trong cỏc trường hợp tương tự. Nhưng càn thết phải thu thập mọi thụng tin nếu điều kiện cho phộp về tỡnh huống nhất định. Nếu thụng tin chưa đủ để giải quyết một vấn chắc chắn thỡ phải cú biện phỏp bổ sung thụng tin. Đụi khi cần giải quyết những vấn đề cấp bỏch và quan trọng, người lónh đạo cỏ thể trực tiếp tỡnh hỡnh tại chỗ. Cụng việc này thương khụng tốn nhiều thời gian mà lại giỳp người lónh đạo cú thụng tin cần thiết, đầy đủ và chớnh xỏc nhất. Khụng phải tất cả thụng tin thu lượm được là chớnh xỏc và đầy đủ. Trong một số trường hợp thụng tin bị sai lệch đi một cỏch cú ý thức xuất phỏt từ lợi ớch cục bộ, hay do phải truyền đạt quỏ nhiều cấp bậc. Nhưng đụi khi thụng tin bị mộo một cỏch vụ thức vớ cựng một hiện tượng, những người khỏc nhau cú thể cú những ý kiến chủ quan khỏc nhau, hay trong cạnh tranh cú nhiều thụng tin giả được tung ra nhằm đỏnh lạc hướng đối thủ…Cho nờn người lónh đạo phải chỳ ý độn mọi điều đú khi đỏnh giỏ thụng tin. II.4/ Chớnh thức đề ra nhiệm vụ. Bước này cú ý nghĩa quan trọng trong đề ra quyết định. Chỉ cú thể chớnh thức đề ra nhiệm vụ sau khi đó xử lớ thụng tin thu được do kết quả nghiờn cứu về tớnh chất của việc giải quyết tỡnh huống phỏt sinh, việc xỏc định mục đớch và tiờu chuẩn đỏnh giỏ hiệu quả. II.5/ Dự bỏo cỏc phương ỏn cú thể Nờu những phương ỏn quyết định trỡnh bày sơ bộ dưới dạng kiến nghị. Những phương ỏn sơ bộ này thường xuất hiện ngay ở bước đầu ra nhiệm vụ. Cần Sinh viên : Trần Thị Hương 9 Đề án môn học Quản trị Kinh doanh xem xột kỹ lưỡng mọi phương ỏn cú thể kể cả phương ỏn mà mới nhỡn tưởng như khụng thực hiện được. Trước hết nờn sử dụng kinh nghiệm đó cú khi giải quyết cỏc vấn đề tương tự. Nếu như những kinh nghiệm đú là tốt và đó cho kết quả tốt thỡ nờn đưa phương ỏn đú vào trong số cỏc phương ỏn quyết định. Tuy nhiờn khụng nờn dừng lại ở đú mà tỡm cỏc phương phỏp khỏc tốt hơn nữa. Cú thể dựng phương phỏp lập luận logic và trực giỏc của người lónh đạo để lựa chọn phương ỏn. Cần xỏc định xem xõy dựng phương ỏn nào thỡ cú lợi, cũn phương ỏn nào khú thực hiện do nguyờn nhõn nào đú. Để lựa chọn lần cuối chỉ nờn để lại những phương ỏn thiết thực nhất, bởi vỡ số phương ỏn càng nhiều thỡ càng khú phõn tớch, đỏnh giỏ hiệu quả của chỳng. II.6/ Xõy dựng mụ hỡnh ra quyết định. Cỏc phương ỏn của những quyết định phức tạp được nghiờn cứu bằng cỏc mụ hỡnh. Mụ hỡnh phản ỏnh hay tỏi tạo đối tượng, thay thế đối tượng để sau khi nghiờn cứu về mụ hỡnh thu được thụng tin về đối tượng đú. Mụ hỡnh của đối tượng đú đơn giản hơn và chỉ phản ỏnh những mặt cơ bản để đạt được mục tiờu. Cỏc mụ hỡnh cho phộp nghiờn cứu cỏc phương ỏn của quyết định với hao phớ về sức lực, phương tiện và thời gian sản xuất. Nhờ mụ hỡnh và mỏy vi tớnh người ta xỏc định hiệu quả cỏc phương ỏn theo tiờu chuẩn đỏnh giỏ đó chọn. Trờn cơ sở đú cỏ thể chọn được phương ỏn quyết định tối ưu. II.7/ Đề ra quyết định Sau khi đỏnh giỏ những kết quả dự tớnh của quyết định và lựa chọn được phương ỏn tốt nhất, người lónh đạo phải kết hợp với cỏc phõn tớch xó hội khỏc để trực tiếp đề ra quyết định và chịu trỏch nhiệm trực tiếp về quyết định đú. Sinh viên : Trần Thị Hương 10