Tài liệu Tiểu luận " Kỹ năng ra quyết định trong quản trị" ppt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỌC TÊN ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS. NGUYỄN THANH HỘI. NHÓM THỰC HIỆN: 07 KHÓA: 04; LỚP: 001 TP. HCM Tháng 11 năm 2007 DANH SÁCH NHÓM TRÌNH BÀY: 1. Phan Long Yên Ánh 2. Châu Xuân Trường Du 3. Lương Hiệp 4. Nguyễn Thị Kim Hương 5. Lê Quốc Khánh 6. Đoàn Trần Đăng Khoa 7. Huỳnh Vĩnh Khuyên 8. Nguyễn Văn Luyện 9. Trần Thị Kim Thanh 10. Nguyễn Hoàng Thông 11. Nguyễn Thị Thanh Thủy 12. Nguyễn Ngọc Thuyết 13. Đoàn Bảo Trí NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI MỤC LỤC I. Ra quyết định là gi? .1 I.1 Khái niệm quyết định quản trị 1 I.2 Khái niệm ra quyết định .2 II. Tại sao chúng ta phải ra quyết định? .5 II.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định .5 II.2 Tại sao phải ra quyết định? 5 III. Thực hiện ra quyết định như thế nào? .5 III.1 Các phương pháp ra quyết định .5 III.1.1 Phương pháp độc đoán .6 III.1.2 Phương pháp phát biểu cuối cùng 6 III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa .6 III.1.4. Phương pháp cố vấn 7 III.1.5. Phương pháp luật đa số .7 III.1.6. Phương pháp nhất trí .8 III.2 Quy trình ra quyết định .9 III.2.1. Xác định vấn đề 9 III.2.2. Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng 11 III.2.3. Thu thập thông tin về các yếu tố .11 III.2 4. Đưa ra các giải pháp .11 III.2.4.1 Suy nghĩ sáng tạo 12 III.2.4.2 Sử dụng phương thức động não .12 III.2.5 Chọn giải pháp tối ưu: .14 III.2.6. Thực hiện quyết định và đánh giá quyết định 14 III.2.6.1 Thực hiện quyết định .15 III.2.6.2 Đánh giá quyết định 15 IV. Người ra quyết định trong quản trị, họ cần những kỹ năng gì? IV.1 Người ra quyết định trong quản trị 16 IV.2 Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định .16 V. Bài tập tình huống 17 V.1 Tình huống 17 V.2 Giài pháp .17 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ Chẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất cả mọi lúc. Nhưng nếu bạn có các kỹ năng ra quyết định và biết cách phát triển các kỹ năng đó, bạn có thể làm cho cơ hội thành công trong cuộc sống của bạn tăng lên. Vậy kỹ năng ra quyết định là gì? Các bước để thực hiện quyết định của bạn như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau đề cập về vấn đề này. I. Ra quyết định là gì? I.1. Khái niệm Quyết định quản trị − Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó. − Phân loại quyết định quản trị: GÓC ĐỘ TIẾP CẬN CÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH NHẬN XÉT Theo tính chất  Quyết định chiến lược.  Quyết định chiến thuật.  Quyết định tác nghiệp  Liên quan mục tiêu tổng quát, hoặc dài hạn.  Liên quan mục tiêu hẹp như mục tiêu của các bộ phận chức năng.  Liên quan đến điều hàng công việc hàng ngày. Theo thời gian  Quyết định dài hạn.  Quyết định trung hạn.  Quyết định ngắn hạn  Hơn một chu kỳ hoạt động  Trong một chu kỳ  Ngắn hơn một chu kỳ. Theo chức năng quản trị  Quyết định tổ chức.  Quyết định điêu khiển.  Quyết định kiểm soát.  Liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động.  Bộ máy tổ chức, phân quyền.  Cách thức lãnh đạo và động viên.  Tiêu chuân kiểm soát và hình thức kiểm soát. Theo cách soạn thảo  Quyết định chương trình có sẵn.  Quyết định không theo chương trình.  Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩn.  Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, quyết định có tính rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, thích hộp với loại kế hoạch chuyên biệt. Nhóm thực hiện: 07 Trang: 1 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI II.2 Khái niệm ra quyết định Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần phải ra quyết định. Vì vậy không cần thiết phải tách hai từ này ra. Chúng ta sẽ đồng thời xem xét việc giải quyết vấn đề về việc ra quyết định. * Khái niệm: Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn đề đã xác định. Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả. – Kỹ năng ra quyết định là một loạt các kết luận và hoạt động của bản thân để đưa ra một quyết định đảm bảo đạt được một kết quả nào đó theo mong muốn của bản thân – Tín h chất: • Tính khoa học & nghệ thuật • Nội dung & tác nghiệp cơ bản của nhà quản trị • Gắn liền với quá trình thông tin • Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của tổ chức – Phâ n loại: • Quyết định theo chuẩn: các quyết định có tính hằng ngày, dựa vào qui trình có sẵn, đã hình thành tiền lệ. • Quyết định cấp thời. • Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, ra kế hoạch. Quyết định theo chuẩn Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết định hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại. Giải pháp cho những quyết định loại này thường là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy định sẵn. Quyết định loại này tương đối đơn giản do đặc tính lặp đi lặp lại của chúng. Bạn có khuynh hướng ra những quyết định này bàng cách suy luận logic và tham khảo các qui định có sẵn. Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theo đúng các qui tắc sẵn có. Dĩ nhiên là có những quyết định theo chuẩn không được trực tiếp giải quyết bằng những qui trình của tổ chức. Nhưng bạn vẫn có khuynh hướng ra những quyết định loại này gần như một cách tự động. Vấn đề thường chỉ nẩy sinh nếu bạn không nhạy cảm và không biết tác động đúng lúc. Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để những quyết định theo chuẩn trở thành những chứng cứ biện hộ cho những quyết định cẩu thả hoặc tránh né. Nhóm thực hiện: 07 Trang: 2 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI Ví dụ: Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi tính. (theo chuẩn) Quyết định cấp thời Quyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực hiện gần như tức thời. Đây là loại quyết định thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn. Tình huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc lôi kéo người khác vào quyết định. Ví dụ: Chuyến bay đến trễ. Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà. (cấp thời) Quyết định có chiều sâu Quyết định có chiều sâu thường không phải là những quyết định có thể giải quyết ngay và đòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét. Đây là loại quyết định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi. Chúng cũng là những quyết định gây ra nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. Những quyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thời gian và những thông tin đầu vào đặc biệt. Điểm thuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiều phương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn. Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới. Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm. Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất. Ví dụ: Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm 6 kỹ sư & 4 cô thư ký. (có chiều sâu) Ngoài ra, còn có cách phân loại theo các tiêu chí sau: Cách phân loại Loại quyết định Nhận xét Theo tính chất • Chiến lược • Chiến thuật. • Tác nghiệp • Liên quan mục tiêu tổng quát, dài hạn • Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu của bộ phận chức năng • Liên quan điều hành công việc hàng ngày Theo thời gian • Dài hạn • Trung hạn • Ngắn hạn • Hơn một chu kỳ hoạt động • Trong một chu kỳ hoạt động • Ngắn hơn một chu kỳ Nhóm thực hiện: 07 Trang: 3 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI Cách phân loại Loại quyết định Nhận xét Theo chức năng quản trị • Quyết định kế hoạch • Quyết định tổ chức • Quyết định điều khiển • Quyết định kiểm soát • Mục tiêu và phương thức hoạt động • Bộ máy tổ chức, phân quyền • Cách thức lãnh đạo và động viên • Tiêu chuẩn và hình thức kiểm soát Theo cách soạn thảo • Quyết định theo chương trình có sẵn • Quyết định không theo chương trình • Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩn • Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, hợp vói loại kế hoạch chuyên biệt – Chứ c năng: • Đinh hướng: Gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp • Bảo đảm: Có đủ nguồn lực để thực hiện • Phối hợp: Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị • cá nhân tham gia vào việc thực hiện quyết định. • Cưỡng bức & động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành * Để thực hiện được những chức năng đó, cần có các yêu cầu sau: • Tính khoa học: Nhận thức đúng quy luật và dựa vào nguồn thông tin chính xác, đầy đủ. • Tính thống nhất: Không có sự mâu thuẩn & xung đột với các quyết định khác. • Đúng thẩm quyền: Nằm trong phạm vi quyền hạn & trách nhiêm • của cấp bật quản trị. • Cụ thể về thời gian: Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. • Có địa chỉ rõ ràng: Đối tượng phải thi hành là ai? Nơi ra quyết định & nơi thực hiện quyết định. • Đúng lúc: Phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài. – Yêu cầu: • Khách quan & thực tế Nhóm thực hiện: 07 Trang: 4 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI • Thống nhất • Đúng thẩm quyền • Đinh hướng o Rõ ràng o Dễ hiểu • Cụ thể về thời gian • Kip thời II. Tại sao chúng ta phải ra quyết định? II.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định: Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người trong chúng ta hàng ngày đều phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó. Đó có thể chỉ đơn giản là quyết định mua một món hàng mình thích, ăn một món ăn lạ, …Hay nhiều khi là một quyết định có tính trọng đại ảnh hưởng đến không chỉ chính cá nhân của người ra quyết định mà còn rất nhiều người khác, thậm chí mang tính quốc gia hoặc quốc tế. Có thể việc 1 chàng trai đắn đo lựa chọn con đường học vấn sẽ theo không phải là 1 chuyện gì ghê gớm, đơn giản nó chỉ có thể ảnh hưởng đến chính cuộc sống của người ra quyết định, hay hơn nữa là gia đình và những người có liên quan. Nhưng nếu suy nghĩ rộng ra và đặt ra giả định cụ thể, ta mới có thể thấy hết được tầm quan trọng của việc ra quyết định và ảnh hưởng to lớn của nó đối với cuộc sống. • Tầm quan trọng của việc ra quyết định • Ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp và gián tiếp đến xã hội, quốc gia, quốc tế,… Vậy quyết định có ảnh hưởng dây chuyền, vì vậy mỗi Nhà Quản trị phải thận trọng và chịu trách nhiệm trong quyết định của mình II.2 Tại sao phải ra quyết định Cuộc sống là một chuỗi các sự kiện, các vấn đề xảy ra hàng ngày mà ta phải đối mặt. Mỗi một vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết từ nhiều góc độ khác nhau. Vì vậy, việc đưa ra quyết định cho riêng mình, riêng một tổ chức nào đó là cách duy nhất mà chúng ta phải chịu trách nhiệm với cuộc sống và thành công của mình. Chúng ta thường ra quyết định khi: - Khi có một hay hiều vấn đề đang tồn tại đòi hỏi việc đưa ra quyết định để giải quyết. - Có nhiều phương pháp khác nhau để giải quyết cùng giải quyết một vấn đề, chọn ra giải pháp cho phép đạt hiệu quả cao nhất. - Khuyến khích sự sáng tạo và làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn. III. Thực hiện ra quyết định như thế nào? III.1. Các phương pháp ra quyết định Nhóm thực hiện: 07 Trang: 5 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI Quyết định là sản phẩm của nhà quản trị trong hoạt động thực tiễn. Cũng như mọi sản phẩm hang hoá dịch vụ khác, các quyết định đều có thể được sản xuất theo các phương pháp khác nhau. Trên phương diện lí thuyết cũng như thực tế, kết qủa của ra quyết định phụ thuộc rất lớn vào phương pháp ra quyết định nào đựoc sử dụng. Thông thường mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết định nào đó, nhưng nhìn chung có một số phương pháp sau: • Phương pháp độc đoán • Phương pháp phát biểu cuối cùng • Phương pháp nhóm tinh hoa • Phương pháp cố vấn • Phương pháp luật đa số • Phương pháp nhất trí III.1.1. Phương pháp độc đoán Nội dung: + Phương pháp độc đoán là khi bạn tự quyết định hoàn toàn và sau đó công bố cho nhân viên. + Khi bạn ra một quyết định không được ưa thích bạn có thể cố gắng thuyết phục nhân viên về quyết định này, mà không đề nghị đối thoại hoặc thử thách. - Ưu điểm • Tiết kiệm thời gian. • Thuận lợi đối với quyết định theo chuẩn. • Lãnh đạo có kinh nghiệm - Nhược điểm • Nhân viên ít quyết tâm. • Nhân viên dễ bất mãn. • Công việc liên quan đến 1 người. III.1.2. Phương pháp phát biểu cuối cùng Nội dung: + Trong phương pháp phát biểu cuối cùng bạn cho phép nhân viên thảo luận và đề nghị giải pháp cho vấn đề. + Bạn có thể lưu ý hoặc không lưu ý đến những đề nghị này khi ra quyết định. + Bạn có thể cho phép tình huống được thảo luận theo cách thật cởi mở nhưng ở cuối cuộc thảo luận bạn tự ra quyết định. - Ưu điểm • Sử dụng một số nguồn lực của nhóm. • Cho phép một số sáng kiến Nhóm thực hiện: 07 Trang: 6 / 18 [...]... ra quyết định trong quản trị, họ cần những kỹ năng gì? IV.1 Người ra quyết định trong quản trị Các quyết đònh Quản chiến lược trò viên cao cấp Quản trò viên Các quyết đònh cấp giữa chiến thuật Quản trò viên cấp cơ sở Những người thừa hành Các quyết đònh tác nghiệp Thực hiện quyết đònh Trong một doanh nghiệp, tất cả mọi quản trị viên cấp cơ sở trở lên đều có quyền ra quyết định Tuỳ vị trí, chức năng. .. vụ của mình mà mỗi quyết định của các quản trị viên có ảnh hưởng nhất định đến mục tiêu chung của doanh nghiệp Vị trí, trách nhiệm trong doanh nghiệp càng cao thì các quyết định có mức ảnh hưởng càng lớn Nhóm thực hiện: 07 Trang: 16 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI IV.2 Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định Vậy khả năng ra quyết định của các quản trị viên được... Nhóm thực hiện: 07 Trang: 10 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI • Khơng làm gì cả hay khơng (việc quyết định “khơng đưa ra quyết định gì cả” cũng là một quyết định) • Chỉ quan sát vấn đề và trở lại vấn đề vào một ngày khác • Thử kiểm tra vấn đề • Cứ tiến tới tìm kiếm một giải pháp và đưa ra nhiều quyết định hơn b Những khó khăn trong giai đoạn xác định vấn đề Thành kiến... THANH HỘI KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ * Để lựa chọn những phương pháp tốt nhất, chúng ta có thể thực hiện theo các bước sau: Bước 1: xác định u cầu về việc sử dụng phương pháp ra quyết định Bước 2: xác định hồn cảnh và các yếu tố ra quyết định Bước 3: phân tích mặt mạnh, yếu của từng phương pháp khi áp dụng Bước 4: lựa chọn phương pháp ra quyết định III.2 Quy trình ra quyết định CÁC BƯỚC CỦA...KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI - Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa Nội dung: + Phương pháp nhóm tinh hoa có sự tham gia của bạn và ít nhất một người khác vào việc ra quyết định mà khơng cần tham khảo ý kiến của những người khác + Bạn tranh luận và đưa ra giải pháp, đưa ra quyết định và trình bày quyết định cho số nhân... biểu quyết là khơng được phép Trong việc ra quyết định dựa vào sự nhất trí đích thân bạn phải tin chắc quyết định là quyết định đúng đắn và đồng ý đi theo quyết định này - Ưu điểm • Kích thích sáng tạo • Nhân viên quyết tâm • Sử dụng mọi khả năng - Nhược điểm • Tốn nhiều thời gian • Các thành viên phải có kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao Nhóm thực hiện: 07 Trang: 8 / 18 GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI KỸ NĂNG... bắt đầu q trình ra quyết định, hãy chắc chắn là quyết định mà bạn sắp đưa ra thật sự là quyết định mà bạn phải làm Nếu khơng là như vậy thì bạn hãy để mặc vấn đề Bạn thường nghĩ rằng đã là một nhà quản trị thì mọi người rất rộng lượng chia sẽ các vấn đề cùng với bạn, và nếu có thể, họ sẽ cất dỡ gánh nặng của những vấn đề ấy! Nhóm thực hiện: 07 Trang: 9 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD:... ngăn lại việc thực hiện một quyết định mà bạn nghĩ rằng bạn và nhân viên của bạn khơng có khả năng đạt được Người ta thường làm việc ở mức độ mà bạn tin rằng họ có khả năng đạt đến mức đó, miễn là nó hợp lý III.2.6.2 Đánh giá quyết định Thẩm tra tính hiệu quả của một quyết định đòi hỏi một cách tiếp cận từ hai phía Nhóm thực hiện: 07 Trang: 15 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN... quyết định III.2.6.1 Thực hiện quyết định: Nếu bạn muốn thành cơng ở giai đoạn quan trọng này thì bạn phải cần triển khai ít nhất là một số trong những kỹ năng sau đây: - Làm rõ - Thiết lập cấu trúc để thực hiện - Trao đổi thơng tin - Xác định tiến trình - Đưa ra ví dụ chuẩn - Chấp nhận rủi ro - Tin tưởng Nhóm thực hiện: 07 Trang: 14 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI... họ Ra quyết định hợp lý bao gồm các bước mà nhà quản trị phải tn theo nhằm gia tăng tính logic và độ tin cậy trong các quyết định của họ Kết quả của các quyết định nhằm đạt đến mức tối đa hóa mục tiêu trong những điều kiện có thể Mơ hình ra quyết định bắt đầu bằng bước xác định và nhận diện vấn đề, và qua nhiều bước trung gian để đến bước cuối cùng là kiểm sốt và tiếp tục một quy trình mới IV Người ra . pháp .17 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ Chẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất. Trang: 3 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.NGUYỄN THANH HỘI Cách phân loại Loại quyết định Nhận xét Theo chức năng quản trị • Quyết định