Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần VPP Hồng Hà

Trong điều kiện nước ta hiện nay, khi chúng ta đang dần hội nhập nền kinh tế thề giới, sự phát triển của doanh nghiệp dựa vào sự phát triển của thị trường, nâng cao sức cạnh tranh nhờ hệ thống và chế độ quản lý có hiệu quả tạo nên. Quản lý có hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế cạnh tranh. Khai thác đầy đủ tiềm năng như thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực quản lý doanh nghiệp một cách tối đa là vấn đề nhiều nhà quản lý doanh nghiệp cần chú ý. Một trong những giải pháp cơ bản để sử dụng hiệu quả nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người, là ở công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức đúng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu chi phí, tăng khả năng thực hiện mục tiêu mà còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Phát triển từ đề án môn học với đề tài “Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường kinh tế - xã hội hiện đại”, dựa trên cơ sở thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần VPP Hồng Hà – nơi em thực tập thực tế. Qua thực tế thực tập tại doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu thêm các tài liệu liên quan và khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức và hiệu quả làm việc tại các doanh nghiệp khác. Em mạnh dạn thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần VPP Hồng Hà”. Trong quá trình làm đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do đề tài khá rộng và phức tạp, tồn tại nhiều quan điểm khác nhau xung quanh, do đó không thể tránh những thiếu sót. Em kính mong các thầy cô giáo, các bạn đồng môn đóng góp, giúp đỡ để em hoàn thành đề tài một cách hoàn thiện nhất. .

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 CHƯƠNG I .4 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG 4 CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 4 TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 4 1.LÝ LUẬN CHUNG 4 1.1Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức .4 1.2Vai trò của cơ cấu tổ chức .5 1.3Một số cơ cấu tổ chức điển hình 5 1.4Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức .11 1.5Thiết kế cơ cấu tổ chức .13 2.LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC .16 TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI .16 2.1Đặc điểm môi trường kinh tế xã hội hiện đại .16 2.2Một số nguyên tắc và yêu cầu với một cơ cấu tổ chức hiện đại .17 CHƯƠNG II .19 TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ .19 1. NHỮNG THUẬN LỢI VA KHÓ KHĂN 19 1.1 Thuận lợi .19 1.2 Khó khăn .19 2. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH .20 2.1 Giá trị tổng sản lượng 20 2.2 Tổng doanh thu .21 2.3 Tổng lao động 22 22 2.4 Thu nhập bình quân đầu người/tháng .22 3. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ HÀNG HÓA .23 3.1 Sản phẩm bút 23 3.2 Dụng cụ học sinh .24 3.3 Vở sổ các loại 24 3.4 Chai các loại .24 3.5 Hàng khác phân xưởng K1 .25 3.6 Các mặt hàng khác .25 4. ĐỐI THỦ CẠNH TRANH .25 Trang 1 5. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (Tính đến 31/12/2005) 26 6. PHÂN TÍCH CƠ CHẾ VẬN HÀNH TỔ CHỨC 37 7. PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ĐỘI NGŨ CÁN BỘ - CÔNG NHÂN VIÊN ĐẾN KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH 40 7.1 Cơ cấu trình độ lao động .40 7.3 Ảnh hưởng của cơ cấu trình độ lao động và hiệu quả sử dụng lao động đến kinh doanh 47 8. ƯU - NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠ CẤU HIỆN THỜI .48 8.1 Ưu điểm .48 8.2 Nhược điểm .48 8.3 Nguyên nhân tồn tại 50 CHƯƠNG 3 51 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ .51 1. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT – KINH DOANH .51 1.1 Chiến lược kinh doanh .51 1.2 Đặc điểm sản xuất .51 1.3 Môi trường kinh doanh - Đối thủ cạnh tranh 52 1.4 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty 52 2. MỘT SỐ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC HIỆN HÀNH .52 3. MÔ HÌNH CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC MỘT SỐ DOANH NGHIỆP CÓ THỂ HỌC TẬP ÁP DỤNG CHO CÔNG TY CP VPP HỒNG HÀ .57 3.1 Amazon.com .57 3.2 Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT 58 4. ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 59 4.1 Sơ đồ tổ chức - chức năng, nhiệm vụ các bộ phận .59 4.2 Chứng minh tính hiệu quả của Mô hình mới .66 LỜI KẾT .70 LỜI NÓI ĐẦU Trang 2 Trong điều kiện nước ta hiện nay, khi chúng ta đang dần hội nhập nền kinh tế thề giới, sự phát triển của doanh nghiệp dựa vào sự phát triển của thị trường, nâng cao sức cạnh tranh nhờ hệ thống và chế độ quản lý có hiệu quả tạo nên. Quản lý có hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế cạnh tranh. Khai thác đầy đủ tiềm năng như thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực quản lý doanh nghiệp một cách tối đa là vấn đề nhiều nhà quản lý doanh nghiệp cần chú ý. Một trong những giải pháp cơ bản để sử dụng hiệu quả nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người, là ở công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức đúng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu chi phí, tăng khả năng thực hiện mục tiêu mà còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Phát triển từ đề án môn học với đề tài “Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường kinh tế - xã hội hiện đại”, dựa trên cơ sở thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần VPP Hồng Hà – nơi em thực tập thực tế. Qua thực tế thực tập tại doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu thêm các tài liệu liên quan và khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức và hiệu quả làm việc tại các doanh nghiệp khác. Em mạnh dạn thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần VPP Hồng Hà”. Trong quá trình làm đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do đề tài khá rộng và phức tạp, tồn tại nhiều quan điểm khác nhau xung quanh, do đó không thể tránh những thiếu sót. Em kính mong các thầy cô giáo, các bạn đồng môn đóng góp, giúp đỡ để em hoàn thành đề tài một cách hoàn thiện nhất. . Trang 3 Chương I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 1. LÝ LUẬN CHUNG 1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.1.1 Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý (động từ theo nghĩa hẹp) bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công các kế hoạch của tổ chức. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức (chính thức) là một tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định. Trang 4 1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức - Xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể - Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được gắn liền với các cá nhận, bộ phận, phân hệ của các tổ chức - Xác định các mỗi quan hệ quyền lực trong tổ chức 1.3 Một số cơ cấu tổ chức điển hình 1.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức theo tuyến là sản phẩm của quan điểm máy móc về tổ chức. Quan điểm này xuất phát cùng với sự ra đời và phát triển của máy móc trong cách mạng công nghiệp Châu Âu và Châu Mỹ. Các sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến: Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến: 1. Phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản 2. Khi môi trường ổn định đạt tới trạng thái đảm bảo thì vận hành tốt. 3. Khi muốn sản xuất một sản phẩm nhất định trong một thời gian dài 4. Khi độ chính xác là một tiêu chuẩn quan trọng 5. Khi các yếu tố con người của ‘máy móc’ được tuân thủ và hoạt động như dự kiến. 6. Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng biết đích xác thủ trưởng trực tiếp và duy nhất của mình. Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến: 1. Đây là một loại hình tổ chức rất khó thích nghi với hoàn cảnh vì nó thiết kế để đạt được mục tiêu định trước chứ không phải để đổi mới. 2. Gây tình trạng quan liêu, thiển cận, cứng nhắc Trang 5 3. Có những hậu quả bất ngờ ngoài mong muốn nếu như lợi ích người làm việc đứng trên mục tiêu của tổ chức. 4. Có tác động không tốt đến sức khoẻ tâm thần của nhân viên cấp dưới do công việc đơn điệu. 5. Người quản lý phải giải quyết những nhiệm vụ phức tạp và phải chỉ đạo cho thuộc cấp của mình mọi vấn đề trong công tác. 1.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng Cơ cấu tổ chức theo chức năng chuyên môn hoá việc chỉ đạo công việc, được giao cho những người đã nghiên cứu cẩn thận từng mặt của của công việc, và do đó mà sẽ cho đạo đúng đắn hơn và có khoa học hơn. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cơ bản nhất là mô hình tổ chức trong một trường học nhỏ: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng ở các doanh nghiệp có chi nhánh: Trang 6 Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo chức năng: 1. Phát huy đầy đủ ưu thế nhân lực tài nguyên và ưu thế kỹ thuật, hiệu suất cao. 2. Xây dựng các nghành chức năng, giám nhẹ áp lực người quản lý cao nhất, có lợi cho việc tập trung sức lực giải quyết vấn đề chiến lược. Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo chức năng: 1. Nhiều đầu cuối lãnh đạo, cấp dưới không biết lắng nghe ai, khó lựa chọn. 2. Không có lợi cho việc đào tạo quản lý toàn diện. 1.3.3 Các cơ cấu tổ chức kết hợp (Ma trận) Cơ cấu tổ chức phối hợp hai hoặc nhiều mô hình tổ chức đơn giản thành một mô hình tổ chức hỗn hợp thường được gọi là mô hình tổ chức ma trận. Trang 7 Trang 8 Mô hình ma trận là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chức lợi dụng được ưu thế của các mô hình tổ chức chính đồng thời giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó. Một số ưu điểm khác của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)  Giúp xử lý các tình huống hết sức phức tạp  Có tác dụng tốt với các tổ chức lớn  Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)  Cơ cấu tổ chức phức tạp.  Các bộ phận, phân hệ có thể quá nhỏ làm tăng thêm nhược điểm của cơ cấu tổ chức chính. 1.3.4 Tổ chức học tập (learning orginization) Trang 9 Tổ chức học tập là hình mẫu tổ chức điển hình nhất gắn với ẩn dụ tổ chức là một bộ não. “Trong trường hợp này, chính hệ thống thông tin cấu thành tổ chức”. Để tổ chức có khả năng tự tổ chức, điều khiển học cho chúng ta đến lý thuyết thông tin nhấn mạnh 4 nguyên tắc then chốt:  Hệ thống phải có khả năng cảm nhận, theo dõi và khảo sát tỷ mỉ các khía cạnh quan trọng của môi trường.  Hệ thống phải gắn thông tin nhận được với các tiêu chuẩn hoạt động chỉ hướng cho hành vi của hệ  Hệ phải có khả năng phát hiện những lệch lạc đáng kể đối với các tiêu chuẩn định hướng  Phải đề ra các biện pháp sửa đôi khi xuất hiện những chênh lệch. Mô hình tổ chức học tập có được khi duy trì 6 yếu tố: Trang 10 [...]... Nguyên tắc quản lý sự thay đổi  Nguyên tắc cân bằng 1.5.3 Thiết kế cơ cấu tổ chức (1) Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát Trang 13 (2) Chuyên môn hoá công việc Trang 14 (3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu (4)Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Trang 15 2 LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 2.1 Đặc điểm môi... lạ, hàng hoá chủ lực của Công ty vẫn là sản phẩm bút giấy, vở, dụng cụ học sinh… Các sản phẩm này chiếm một vị trí lớn trong việc củng cố và tăng trưởng doanh thu của Công ty 4 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH Những đối thủ chính của Công ty là: - Công ty VPP Thiên Long - Công ty VPP Bến Nghé - Công ty VPP Hải Tiến - Công ty VPP Vĩnh Tiến - Công ty VPP Thống Nhất Ngoài ra sự xâm nhập của hàng chất lượng cao có tín... mở  Tham gia xây dựng tổ chức  Lãnh đạo: là yếu tố có vai trò giữ vững chiến lược và duy trì các yếu tố còn lại của tổ chức học tập 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức Các phân hệ của tổ chức xét theo ẩn dụ sinh học – tổ chức như một hệ mở – có thể xem như là cơ sở để xem xét các yếu tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức 1.4.1 Chiến lược Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức Chiến lược Kinh doanh... các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quá phức tạp 1.4.3 Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức Ví dụ : Tổ chức theo tuyến (mô hình tổ chức máy móc) hình thành là do các dây chuyền sản xuất ; Tổ chức học tập mà Taco Bell áp dụng như trình bày ở phần trên sẽ không thể hiệu quả nếu không có hỗ trợ của công nghệ thông tin, do tổ chức. .. đốc Tổng công ty Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Trang 26 Tổng giám đốc Tổng công ty và trước pháp luật và điều hành hoạt động Công ty Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty 2 Phó giám đốc do Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Công ty Phó giám đốc và người giúp việc điều hành... môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc (Trích chương IV, điều 17, Điều lệ Tổ chức của Công ty VPP hồng Hà ban hành kèm theo Quyết định 1131/QĐQT ngày 31/12/1996 của Tổng công ty Giấy Việt Nam) B QUY ĐỊNH CHUNG 1 Mỗi phòng, ban hành phân xưởng là một bộ phận của Công ty, được thành lập theo quyết định của Giám đốc Công ty 2 Ngoài chức năng, nhiệm vụ,... đang ráo riết đổi mới hệ thống doanh nghiệp nhà nước, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước thì số liệu trên hoàn toàn phù hợp và là dấu hiệu tích cực của sự chuẩn bị cho cổ phần hoá của Công ty Và chính thức từ 1-1-2006 Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà trở thành Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà 3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ HÀNG HÓA 3.1 Sản phẩm bút Năm 2002, doanh thu các loại 6.988,31 triệu đồng, năm... động dọc theo dây Cơ cấu tổ chức Chức năng Chức năng với các trung tâm chuyền sản xuất Đa dạng hoá ngành nghề có mối lợi ích – chi phí quan hệ chặt chẽ Đa dạng hoá ngành nghề có mối quan hệ không chặt chẽ Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Trang 11 Đơn vị Cơ cấu hỗn hợp Công ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding company) 1.4.2 Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức Tổ chức có quy mô lớn,... một hoặc số linh vực của Công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ Giám đốc phân công uỷ quyền 3 Kế toán trưởng do Tổng giám đốc Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo nghị của Giám đốc Công ty Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công ty kế toán, thống kê Công ty và có các nhiệm vụ, quyền... Hình thành hệ thống giá trị quan mới - Xu hướng hội nhập kinh tế, văn hoá Trang 16 2.2 Một số nguyên tắc và yêu cầu với một cơ cấu tổ chức hiện đại 2.2.1 Một số nguyên tắc - Lấy năng lực cốt lõi làm trung tâm : Bộ máy tổ chức cần phải có năng lực có lợi cho năng lực hạt nhân (là năng lực độc đáo trong mỗi tổ chức mà không dễ mô tả - sẽ được phân tích trong các ví dụ mô hình cơ cấu tổ chức một số tổ chức . của các tổ chức - Xác định các mỗi quan hệ quyền lực trong tổ chức 1.3 Một số cơ cấu tổ chức điển hình 1.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu tổ chức theo. ảnh hưởng cơ cấu tổ chức. 1.4.1 Chiến lược Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức Chiến lược Cơ cấu tổ chức Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng