Trong điều kiện nước ta hiện nay, khi chúng ta đang dần hội nhập nền kinh tế thề giới, sự phát triển của doanh nghiệp dựa vào sự phát triển của thị trường, nâng cao sức cạnh tranh nhờ hệ thống và chế độ quản lý có hiệu quả tạo nên. Quản lý có hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế cạnh tranh. Khai thác đầy đủ tiềm năng như thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý và năng lực quản lý doanh nghiệp một cách tối đa là vấn đề nhiều nhà quản lý doanh nghiệp cần chú ý. Một trong những giải pháp cơ bản để sử dụng hiệu quả nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người, là ở công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức đúng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu chi phí, tăng khả năng thực hiện mục tiêu mà còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Phát triển từ đề án môn học với đề tài “Xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường kinh tế - xã hội hiện đại”, dựa trên cơ sở thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần VPP Hồng Hà – nơi em thực tập thực tế. Qua thực tế thực tập tại doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu thêm các tài liệu liên quan và khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức và hiệu quả làm việc tại các doanh nghiệp khác. Em mạnh dạn thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần VPP Hồng Hà”. Trong quá trình làm đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do đề tài khá rộng và phức tạp, tồn tại nhiều quan điểm khác nhau xung quanh, do đó không thể tránh những thiếu sót. Em kính mong các thầy cô giáo, các bạn đồng môn đóng góp, giúp đỡ để em hoàn thành đề tài một cách hoàn thiện nhất. .
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 4
CHƯƠNG I 5
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG 5
CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 5
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 5
1 LÝ LUẬN CHUNG 5
1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức 5
1.1.1 Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý 5
1.1.2 Cơ cấu tổ chức 5
1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức 6
1.3 Một số cơ cấu tổ chức điển hình 6
1.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 6
1.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng 7
1.3.3 Các cơ cấu tổ chức kết hợp (Ma trận) 8
1.3.4 Tổ chức học tập (learning orginization) 11
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức 12
1.4.1 Chiến lược 12
1.4.2 Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức 13
1.4.3 Công nghệ 13
1.4.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực 13
1.4.5 Môi trường 14
1.5 Thiết kế cơ cấu tổ chức 14
1.5.1 Những yêu cầu đối với cơ cấu 14
1.5.2 Những Nguyên tắc tổ chức 14
1.5.3 Thiết kế cơ cấu tổ chức 15
Trang 22 LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 17
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI 17
2.1 Đặc điểm môi trường kinh tế xã hội hiện đại 17
2.2 Một số nguyên tắc và yêu cầu với một cơ cấu tổ chức hiện đại 18
2.2.1 Một số nguyên tắc 18
2.2.2 Một số yêu cầu: 19
CHƯƠNG II 20
TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 20
1 NHỮNG THUẬN LỢI VA KHÓ KHĂN 20
1.1 Thuận lợi 20
1.2 Khó khăn 21
2 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH 21
2.1 Giá trị tổng sản lượng 21
2.2 Tổng doanh thu 22
2.3 Tổng lao động 23
2.4 Thu nhập bình quân đầu người/tháng 24
3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ HÀNG HÓA 25
3.1 Sản phẩm bút 25
3.2 Dụng cụ học sinh 25
3.3 Vở sổ các loại 26
3.4 Chai các loại 26
3.5 Hàng khác phân xưởng K1 26
3.6 Các mặt hàng khác 27
4 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH 27
Trang 35 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (Tính đến 31/12/2005) .28
6 PHÂN TÍCH CƠ CHẾ VẬN HÀNH TỔ CHỨC 39
7 PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ĐỘI NGŨ CÁN BỘ - CÔNG NHÂN VIÊN 42
7.1 Cơ cấu trình độ lao động 42
7.2 Ảnh hưởng của cơ cấu trình độ lao động và hiệu quả sử dụng lao động đến sản xuất 46 7.3 Ảnh hưởng của cơ cấu trình độ lao động và hiệu quả sử dụng lao động đến kinh doanh 47
8 ƯU - NHƯỢC ĐIỂM CỦA CƠ CẤU HIỆN THỜI 48
8.1 Ưu điểm 48
8.2 Nhược điểm 48
8.3 Nguyên nhân tồn tại 49
CHƯƠNG 3 51
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 51
1 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT – KINH DOANH 51
1.1 Chiến lược kinh doanh 51
1.2 Đặc điểm sản xuất 51
1.3 Môi trường kinh doanh - Đối thủ cạnh tranh 51
1.4 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty 52
2 MỘT SỐ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC HIỆN HÀNH 52
3 MÔ HÌNH CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC MỘT SỐ DOANH NGHIỆP CÓ THỂ HỌC TẬP ÁP DỤNG CHO CÔNG TY CP VPP HỒNG HÂ 56
3.1 Amazon.com 56
3.2 Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT 57
4 ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY MỚI 58
Trang 44.2 Chứng minh tính hiệu quả của Mô hình mới 65LỜI KẾT 69
LỜI NÓI ĐẦU
Trong điều kiện nước ta hiện nay, khi chúng ta đang dần hội nhập nềnkinh tế thề giới, sự phát triển của doanh nghiệp dựa vào sự phát triển của thịtrường, nâng cao sức cạnh tranh nhờ hệ thống và chế độ quản lý có hiệu quảtạo nên Quản lý có hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp nâng cao ưu thế cạnhtranh Khai thác đầy đủ tiềm năng như thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý
và năng lực quản lý doanh nghiệp một cách tối đa là vấn đề nhiều nhà quản lýdoanh nghiệp cần chú ý
Một trong những giải pháp cơ bản để sử dụng hiệu quả nguồn lực, đặcbiệt là nguồn lực con người, là ở công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chứcdoanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức đúng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu chi phí, tăng khả năng thực hiệnmục tiêu mà còn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Phát triển từ đề án môn học với đề tài “Xây dựng cơ cấu tổ chức doanhnghiệp trong môi trường kinh tế - xã hội hiện đại”, dựa trên cơ sở thực tế sảnxuất kinh doanh của Công ty cổ phần VPP Hồng Hà – nơi em thực tập thực tế.Qua thực tế thực tập tại doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu thêm các tài liệu liênquan và khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức và hiệu quả làm việc tại các doanhnghiệp khác Em mạnh dạn thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần VPP Hồng Hà” Trong quá trìnhlàm đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do đề tài khá rộng và phức tạp,tồn tại nhiều quan điểm khác nhau xung quanh, do đó không thể tránh những
Trang 5thiếu sót Em kính mong các thầy cô giáo, các bạn đồng môn đóng góp, giúp
đỡ để em hoàn thành đề tài một cách hoàn thiện nhất
Chương IMỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG
CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI
1 LÝ LUẬN CHUNG
1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức
từ theo nghĩa hẹp) bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực conngười và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thựchiện thành công các kế hoạch của tổ chức
Trang 6
1.1.2 Cơ cấu tổ chức (chính thức) là một tổng thể các bộ phận (đơn
vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên mônhoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trítheo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt độngcủa tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định
1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức
- Xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể
- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định được gắn liền với các cá nhận, bộ phận, phân hệ của các tổ chức
- Xác định các mỗi quan hệ quyền lực trong tổ chức
1.3 Một số cơ cấu tổ chức điển hình
1.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu tổ chức theo tuyến là sản phẩm của quan điểm máymóc về tổ chức Quan điểm này xuất phát cùng với sự ra đời và pháttriển của máy móc trong cách mạng công nghiệp Châu Âu và Châu
Mỹ
Các sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến:
Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo tuyến:
1 Phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản
2 Khi môi trường ổn định đạt tới trạng thái đảm bảo thì vậnhành tốt
3 Khi muốn sản xuất một sản phẩm nhất định trong một thờigian dài
4 Khi độ chính xác là một tiêu chuẩn quan trọng
5 Khi các yếu tố con người của ‘máy móc’ được tuân thủ vàhoạt động như dự kiến
6 Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng biết đích xác thủtrưởng trực tiếp và duy nhất của mình
Trang 7Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo tuyến:
1 Đây là một loại hình tổ chức rất khó thích nghi với hoàn cảnh
vì nó thiết kế để đạt được mục tiêu định trước chứ không phải
để đổi mới
2 Gây tình trạng quan liêu, thiển cận, cứng nhắc
3 Có những hậu quả bất ngờ ngoài mong muốn nếu như lợi íchngười làm việc đứng trên mục tiêu của tổ chức
4 Có tác động không tốt đến sức khoẻ tâm thần của nhân viêncấp dưới do công việc đơn điệu
5 Người quản lý phải giải quyết những nhiệm vụ phức tạp vàphải chỉ đạo cho thuộc cấp của mình mọi vấn đề trong côngtác
1.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng chuyên môn hoá việc chỉ đạo côngviệc, được giao cho những người đã nghiên cứu cẩn thận từng mặt củacủa công việc, và do đó mà sẽ cho đạo đúng đắn hơn và có khoa học hơn
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cơ bản nhất là mô hình tổchức trong một trường học nhỏ:
Trang 8Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng ở các doanh nghiệp có chinhánh:
Các mặt mạnh của cơ cấu tổ chức theo chức năng:
1 Phát huy đầy đủ ưu thế nhân lực tài nguyên và ưu thế kỹthuật, hiệu suất cao
2 Xây dựng các nghành chức năng, giám nhẹ áp lực người quản
lý cao nhất, có lợi cho việc tập trung sức lực giải quyết vấn đềchiến lược
Những hạn chế của cơ cấu tổ chức theo chức năng:
1 Nhiều đầu cuối lãnh đạo, cấp dưới không biết lắng nghe ai,khó lựa chọn
2 Không có lợi cho việc đào tạo quản lý toàn diện
1.3.3 Các cơ cấu tổ chức kết hợp (Ma trận)
Cơ cấu tổ chức phối hợp hai hoặc nhiều mô hình tổ chức đơngiản thành một mô hình tổ chức hỗn hợp thường được gọi là môhình tổ chức ma trận
Trang 10Mô hình ma trận là sự kết hợp nhiều mô hình cho phép tổ chứclợi dụng được ưu thế của các mô hình tổ chức chính đồng thời giảmđược ảnh hưởng của các nhược điểm của nó
Một số ưu điểm khác của cơ cấu tổ chức hỗn hợp (ma trận)
Trang 11Tổ chức học tập là hình mẫu tổ chức điển hình nhất gắn với ẩn dụ
tổ chức là một bộ não “Trong trường hợp này, chính hệ thống thôngtin cấu thành tổ chức” Để tổ chức có khả năng tự tổ chức, điềukhiển học cho chúng ta đến lý thuyết thông tin nhấn mạnh 4 nguyêntắc then chốt:
Hệ thống phải có khả năng cảm nhận, theo dõi và khảo sát tỷ
mỉ các khía cạnh quan trọng của môi trường
Hệ thống phải gắn thông tin nhận được với các tiêu chuẩn hoạtđộng chỉ hướng cho hành vi của hệ
Hệ phải có khả năng phát hiện những lệch lạc đáng kể đối vớicác tiêu chuẩn định hướng
Phải đề ra các biện pháp sửa đôi khi xuất hiện những chênhlệch
Trang 12 Cơ cấu tổ đội: là hệ thống các nhóm làm việc nhỏ, không cầnphân công công việc rõ ràng, mỗi người trong nhóm đều có khảnăng đảm nhận tất cả các nội dung công việc mà nhóm phảilàm
Văn hoá mạnh và thích ứng: là có khả năng chi phối hành vicủa mỗi thành viên trong tổ chức, đồng thời phải phù hợp vàđược thành viên chấp nhận
Trao quyền quyết định cho đơn vị
Hệ thống thông tin mở
Tham gia xây dựng tổ chức
Lãnh đạo: là yếu tố có vai trò giữ vững chiến lược và duy trìcác yếu tố còn lại của tổ chức học tập
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức
Các phân hệ của tổ chức xét theo ẩn dụ sinh học – tổ chức nhưmột hệ mở – có thể xem như là cơ sở để xem xét các yếu tố ảnh hưởng
cơ cấu tổ chức
1.4.1 Chiến lược
Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức
Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng
Đa dạng hoạt động dọc theo dây
Đa dạng hoá ngành nghề có mối
quan hệ không chặt chẽ Cơ cấu hỗn hợp
Đa dạng hoá các hoạt động độc lập Công ty mẹ nắm giữ cổ phần
(Holding company)
Trang 131.4.2 Quy mô tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của
tổ chức
Tổ chức có quy mô lớn, hoạt động phức tạp thường có mức độchuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hính thức hoá cao hơn, nhưng lại íttập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quáphức tạp
1.4.3 Công nghệ
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụngảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức Ví dụ : Tổ chức theo tuyến (mô hình
tổ chức máy móc) hình thành là do các dây chuyền sản xuất ; Tổchức học tập mà Taco Bell áp dụng như trình bày ở phần trên sẽkhông thể hiệu quả nếu không có hỗ trợ của công nghệ thông tin, do
tổ chức học tập đòi hỏi phải cập nhật thông tin chính xác và liên tụcthì các nhóm mới ra quyết định đúng đắn
Cũng cần chú ý là thường thì cơ cấu tổ chức thường đi sau cácnhu cầu công nghệ, gây sự chậm trễ việc khai thác công nghệ mới
1.4.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ
nhân lực
Thái độ của lãnh đạo cao cấp, phong cách và phương pháp lãnhđạo chủ đạo được lựa chọn sẽ chi phối cách xây dựng tổ chức - đãphân tích trong phần tác động của cơ cấu tổ chức đến phương pháplãnh đạo
Bên cạnh đó, năng lực của đội ngũ nhân viên cũng tác động đến
cơ cấu tổ chức Trình độ nhân lực cao thì cần trao quyền tự chủnhiều hơn, khuyến khích sáng tạo và ngược lại
1.4.5 Môi trường
Môi trường ổn định hay môi trường nhiều biến động, môi trường
có nguồn lực phong phú và môi trường khan hiếm nguồn lực phải có
Trang 141.5 Thiết kế cơ cấu tổ chức
1.5.1 Những yêu cầu đối với cơ cấu
Tính thống nhất trong mục tiêu
Tính tối ưu nghĩa là cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộphận và con người (không thừa, không thiếu) để thực hiệncác hoạt động cần thiết
Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức đảm bảo tính chính xác, kịp thời,đầy đủ cho thông tin của tổ chức
Tính linh hoạt: tổ chức phải có khả năng thích ứng với môitrường và có khả năng phản ứng tốt với thay đổi của môitrường trong cũng như ngoài tổ chức Ví dụ: một số lãnhđạo của tổ chức bất ngờ bị loại ra thì vẫn có thể có ngườithay thế
Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức đảm bảo thực hiện mục tiêu vớichi phí nhỏ nhất
Tính đồng dạng trong cơ cấu tổ chức: Những người có cùngmột cương vị như nhau có tên gọi giống nhau
1.5.2 Những Nguyên tắc tổ chức
Nguyên tắc xác định theo chức năng
Nguyên tắc giao quyền cho kết quả mong muốn
Nguyên tắc bậc thang và thống nhất mệnh lệnh
Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
Nguyên tắc quản lý sự thay đổi
Nguyên tắc cân bằng
1.5.3 Thiết kế cơ cấu tổ chức
(1) Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Trang 15(2) Chuyên môn hoá công việc
Trang 16
(3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
(4)Thể chế hoá cơ cấu tổ chức
Trang 172 LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
TRONG MÔI TRƯỜNG KINH TẾ XÃ HỘI HIỆN ĐẠI
2.1 Đặc điểm môi trường kinh tế xã hội hiện đại
- Sự bùng nổ của thông tin và kỹ thuật thông tin, dấu hiệu bắt đầu một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên kinh tế sáng tạo
- Số hãng cạnh tranh ngày càng nhiều, cuộc cạnh tranh ngày càng gay gắt
- Hình thành hệ thống giá trị quan mới
Trang 182.2 Một số nguyên tắc và yêu cầu với một cơ cấu tổ chức hiện
đại
2.2.1 Một số nguyên tắc
- Lấy năng lực cốt lõi làm trung tâm : Bộ máy
tổ chức cần phải có năng lực có lợi cho năng lực hạt nhân (lànăng lực độc đáo trong mỗi tổ chức mà không dễ mô tả - sẽđược phân tích trong các ví dụ mô hình cơ cấu tổ chức một số tổchức kinh tế nước ngoài phần dưới) làm ưu thế phát huy trongcạnh tranh
- Tính linh hoạt của tổ chức : Khi môi trường có
nhiều sự thay đổi, bất cứ tổ chức nào không kịp phản ứng có thể
sẽ bị đào thải Vì thế, tổ chức hiện đại cần có sự linh hoạt đốivới sự thay đổi của môi trường
- Tối đa hoá giá trị kiến thức: Trong tổ chức
hiện đại, tri thức là nguồn tài nguyên quan trọng nhất Do đố,việc tối đa hoá giá trị kiên thức là một nguyên tắc quan trọngtrong thiết kế tổ chức
- Tính chất có thể xây dựng được của tổ chức :
là tính linh hoạt điều chỉnh bộ máy trong nội bộ tổ chức Do
đó, cơ cấu tổ chức nên thiết kế để có thể điều chỉnh linh hoạtphù hợp với chiến lược không ngừng thay đổi
Trang 192.2.2 Một số yêu cầu:
- Rõ ràng : gọi là rõ ràng không có nghĩa là đơn
giản mà có nghĩa là mỗi người, mỗi bộ phận trong tổ chức điềuhiểu rõ mình thuộc đơn vị nào ? các mối liện hệ của mình trong
tổ chức ra sao ? thông tin hữu ích được nhận và chuyển đi từđâu đến đâu ? quyền hạn, trách nhiệm ? Nếu không rõ ràng sẽdẫn đến mâu thuẫn nội bộ Tổ chức như vậy sẽ thành lực cản
- Hiệu quả : Tổ chức phải sử dụng ít nhân lực
nhất, với nhân lực tối thiểu phải đạt hiêu quả cao, ít tốn thờigian và sức lực nhất nhằm duy trì cho doanh nghiệp vận hành
- Định hướng tầm nhìn hành động và tầm nhìn
tổ chức : giúp cho mỗi thành viên hiểu được ý nghĩa của làm
việc là để đạt được thành quả tốt trong tương lai, kích hoạt tínhchủ động của nhân viên
- Ổn định và thích ứng : nghĩa là khi tình hình
bên ngoài hỗn loạn, tổ chức vẫn thi hành công tác tốt, đồng thờicũng cần thích ứng với bộ mặt mới, thành viên mới
- Vững chắc và tự đổi mới : Để tồn tại, tổ chức
phải phải vững chắc và có thể tự đổi mới Nghĩa là mỗi thànhviên, đặc biệt là các cấp quản lý phải liên tục được học tập, tổchức phảo có khả năng sản sinh người người quản lý từ trongnội bộ
Trang 20Chương II
TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ
1 NHỮNG THUẬN LỢI VA KHÓ KHĂN
…iii Thương hiệu Hồng Hà là thương hiệu lớn, có uy tín từtrước trong người tiêu dùng Việt Nam
1.2 Khó khăn
- Tình hình tài chính công ty còn nhiều khókhăn do lỗ cũ và quỹ phúc lợi âm, dẫn đến phải vay vốnnhiều, lãi vay tăng, tồn đọng nợ;
Trang 21- Tất cả các mặt hàng của công ty đều bịcạnh tranh quyết liệt trên thị trường, nhiều mặt hàng phảIthường xuyên giảm giá;
- Về tổ chức sản xuất: trong giai đoạn nàyCông ty phải chuyển một bộ phận sản xuất về cơ sở 2 CầuĐuống làm ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và ổn định sảnxuất
2 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH
Duy chỉ có năm 2005 so với năm 2004, tốc độ tăng trưởng chỉ đạt2% Lý do của sự tăng trưởng chậm bất thường này là do Công ty đangchuẩn bị cổ phần hoá theo chủ trương của Nhà nước từ tháng 1 năm
2006 làm xáo trộn tình hình sản xuất – kinh doanh của công ty
Giá trị tổng sản lượng(triệu đồng)
Giá trị 17226 23294 35577 57191 83374 109536 116000
Trang 22về sản xuất sang hướng khai thác thị trường
Tổng doanh thu(triệu đồng)
Tổng doanh thu 21083 26892 37039 57104 84481 117340 137500
Trang 232.3 Tổng lao động
Tương ứng với tốc độ tăng trưởng sản xuất, số lao động cũng tăngđều đặn theo từng năm Riêng năm 2005, số lao động giảm so vớinăm 2004 trong khi tổng sản lượng và tổng doanh thu vẫn tăng trongnăm này Điều đó chứng tỏ hiệu quả quản lý đã phát huy hoặc côngnghệ sản xuất đã thay đổi
Tổng lao động
2.4 Thu nhập bình quân đầu người/tháng
Thu nhập bình quân (người/tháng) liên tục tăng (tăng bình quân23.3%/năm) Chứng tỏ kết quả tăng trưởng sản xuất kinh doanh đãmang lại kết quả tốt đẹp cho người lao động Cũng theo báo cáohàng năm của Công ty, từ năm 2003, ngoài lương chính Công ty còn
Trang 24giám đốc đến đời sống nhân viên, gián tiếp tác động tích cực đến sảnxuất và kinh doanh.
Bình quân thu nhập (người/tháng)
Bình quân thu nhập 873 1011 1098 1415 1617 1700 1890
Qua các bảng số liệu và phân tích như trên, ta nhận thấy sự phát triển đều đặn của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Chỉ xuất hiện một chi tiết bất thường khi liên kết các bảng số liệu là số liệu của năm 2005 có vẻ mâu thuẫn khi giá trị tổng sản lượng tăng chậm, thì tổng doanh thu vẫn tăng tương đối cao, lao động giảm, thu nhập bình quân đàu người tăng Tuy nhiên nếu đặt hoạt động của Công ty trong môI trường kinh tế xã hội hiện đại, khi Nhà nước đang ráo riết đổi mới hệ thống doanh nghiệp nhà nước, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước thì số liệu trên hoàn toàn phù hợp và là dấu hiệu tích cực của sự chuẩn bị cho cổ phần hoá của Công ty Và chính thức từ 1-1-2006 Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà trở thành Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà.
3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ HÀNG HÓA
Trang 252005 doanh thu bút các loại 18.967,57 triệu đồng tăng so với năm 2004
là 27,78%
3.2 Dụng cụ học sinh
Năm 2002, doanh thu dụng cụ học sinh các loại đạt 18% triệuđồng Năm 2003 doanh thu là 2.846,7 triệu đồng tỷ tăng là 50,59% Năm
2004, doanh thu sản phẩm này là 4.077,3 triệu đồng tăng so với năm
2003 là 1.230,6 triệu tỷ lệ tăng là 43,23% Năm 2005 doanh thu là6.549,7 triệu tăng 2472,4 triệu đồng, tỷ lệ tăng 60,64% Đây là mức rấtcao và Công ty cần phải phát huy
3.3 Vở sổ các loại
Doanh thu vở sở các loại cũng chiếm tỷ trọng tương đối lớn trongtổng doanh thu Năm 2002, doanh thu từ sản phẩm này 28.887,26 triệuđồng chiếm 60,40% so với năm 2002 doanh thu vở sổ các loại năm 2003tăng 7093,14triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng là 24,55% Năm 2004doanh thu là 60.160.400 triệu đồng, tăng 67,2% so với năm 2003 Năm
2005 doanh thu vở sổ các loại 90 732,9 triệu đồng tăng 30572,5, tỷ lệtăng vở sổ là một trong những mặt hàng chủ đạo của Công ty, qua cácnăm doanh thu của sản phẩm này đều tăng và tăng với tỷ lệ Điều nàycho thấy nhu cầu thị trường về loại sản phẩm là rất lớn của Công ty cầntăng mức độ bao phủ thị trường đồng thời cũng phải ghi nhận nỗ lực tiêuthụ hàng trên cơ sở được đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng của Côngty
3.4 Chai các loại
Năm 2002, doanh thu chai các loại đạt 1.484,28 triệu đồng năm
2003, doanh thu là 2.191,2 triệu đồng tăng so với năm 2002 là 706,92triệu đồng với tỷ lệ tăng là 47,63%
Trang 26Triệu đồng so với năm 2003 với tỷ lệ giảm 33,17% Năm 2005doanh thu là 1957,4 triệu đồng tăng 493,1 triệu đồng tương 33,17% sovới năm 2004 nhưng so với năm 2003 lại giảm 233,8 triệu đồng(10,64%) Điều này thể hiện sản phẩm đang có xu hướng lại Do dâytruyền sản xuất có cải tiến kịp thời, đồng thời khâu tiêu thụ sản phẩmnày còn yếu.
Những đối thủ chính của Công ty là:
- Công ty VPP Thiên Long
- Công ty VPP Bến Nghé
- Công ty VPP Hải Tiến
- Công ty VPP Vĩnh Tiến
- Công ty VPP Thống Nhất
Ngoài ra sự xâm nhập của hàng chất lượng cao có tín hiệu tầm vóc quốc
tế từ Đức, Nhật và các sản phẩm gia của Trung Quốc đang là những nguy cơrất lớn được dao điểm thị phần của Công ty Tuy vậy Công ty vẫn có tốc độ
Trang 27tăng trưởng cao và những mặt hàng chủ lực ngày càng khẳng định vị thế củamình đủ sức cạnh trạnh với những sản phẩm cạnh tranh khác
5 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (Tính đến 31/12/2005)
A GIÁM ĐỐC VÀ BỘ MÁY GIÚP VIỆC
1 Giám đốc do Hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc Tổng công ty Giám đốc làđại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị,
Trang 28Tổng giám đốc Tổng công ty và trước pháp luật và điều hành hoạt động Công
ty Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty
2 Phó giám đốc do Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
theo đề nghị của Giám đốc Công ty Phó giám đốc và người giúp việc điềuhành một hoặc số linh vực của Công ty theo phân công và uỷ quyền của giámđốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ Giám đốcphân công uỷ quyền
3 Kế toán trưởng do Tổng giám đốc Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật theo nghị của Giám đốc Công ty Kế toán trưởng làngười giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công ty kế toán, thống kêCông ty và có các nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của pháp luật
4 Các đơn vị, Phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho
Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc
(Trích chương IV, điều 17, Điều lệ Tổ chức của Công ty VPP hồng Hà ban hành kèm theo Quyết định 1131/QĐQT ngày 31/12/1996 của Tổng công
ty Giấy Việt Nam)
B QUY ĐỊNH CHUNG
1 Mỗi phòng, ban hành phân xưởng là một bộ phận của Công ty, được thành
lập theo quyết định của Giám đốc Công ty
2 Ngoài chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn qui định riêng, các đơn vị đều có
quyền hạn giống nhau trong phạm vi sau:
a Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về những lĩnh vựcđược đảm nhiệm Có quyền tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến về nhữngvấn đề liên quan đến phạm vi công tác và trách nhiệm của đơn vị mình
b Bố trí, sắp xếp lao động phù hợp với trình độ yêu cầu công việc trên
cơ sở: Chất lượng công tác, tinh giảm biên chế Kiến nghị nâng cấp, bậclương, khen thưởng, kỷ luật CBCN trong đơn vị mình
Trang 29c Chỉ đạo và kiểm tra CBCN thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ, công tácđược giao Quản lý chặt chẽ KLLĐ, đồng thời chịu trách nhiệm về những saisót của đơn vị mình.
d Xây dựng, bảo vệ chương trình công tác và biện pháp thực hiệnchương trình đó của đơn vị mình trước Ban giám đốc
e Chỉ khi có lệnh của Ban giám đốc mới được cung cấp các số liệu, tàiliệu về tình hình hoạt động của Công ty và đơn vị mình cho cơ quan quản lýcấp trên hoặc cơ quan khác
f Các đơn vịi có trách nhiệm phối hợp công tác chặt chẽ với nhau, đảmbảo hoạt động SX-KD của Công ty có hiệu quả Nừu đơn vị nào gây trở ngạicho các đơn vị khác, phảI hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc và tuỳtheo mức độ sai phạm và thiệt hại đã gây ra, sẽ phảI chịu kỷ luật theo quy địnhcủa công ty
g Chấp hành nghiêm lệnh của Ban giám đốc
C PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
1 Chức năng: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc trong quản lý và
điều hành những công việc sau:
- Xây dựng và tổ chức bộ máy Sản xuất – kinh doanh
- Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với CBCN
- Công tác lao động tiền lương
- Công tác nhân sự, tuyển dụng, đào tạo
- Thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thư lưu trữ, hành chínhquản trị, y tế, xây dựng cơ bản
2- Nhiệm vụ – quyền hạn
a Bộ phận tổ chức lao động:
- Căn cứ vào nhiệm vụ SX-KD, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức
SX và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn, nhẹ, cóhiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty
Trang 30- Xây dựng, quy hoạch cán bộ Tham mưu cho Giám đốc trong việc đềbạt, phân công cán bộ Công ty và các đơn vị.
- Quản lý hồ sơ lý lịch CBCN toàn Công ty, thực hiện chế độ bảo mật
hồ sơ Lập kế hoạch, giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hưu, thôi việc,
đi học, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi miễn v.v… theo đúng chế độ củaNhà nước và quy định của Công ty
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổchức thi nâng bậc, nâng cấp cho CBCN
- Quản lý lao động, tiền lương CBCN Cùng với các phòng liên quanđến xây dựng: Quy chế phân phối tiền lương cho CBCN, tổng quỹ tiền lươn,xét duyệt, phân bổ kinh phí đào tạo, mua sắm trang bị BHLĐ.v.v… Cho cácđơn vị toàn công ty
- Nghiên cứu công tác tổ chức lao động một cách khoa học Xây dựngđịnh mức lao động mới Rà soát, điều chỉnh lại định mức lao động cũ Cânđối, điều hoà lao động hợp lý giữa các đơn vị trong toàn công ty
- Kiểm tra giám sát việc tiền lương và các khoản thu nhập khác cũngnhư việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước đối vơi CBCN tại cácđơn vị
b Bộ phận hành chính
- Nghiên cứu, đề xuất, kiến nghị với Giám đốcc biện pháp giúp các đơn
vị thực hiện các chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính Quản lý, lưu trữ cácvăn bản, tài liệu của Công ty
- Tổ chức tiếp nhận, gửi công văn, tài liệu, điện tín tới các cơ quan cóliên quan Vào sổ và làm đẩy đủ các thủ tục giao nhận để lãnh đạo Công ty vàcác đơn vị có trách nhiệm giải quyết
- Quản lý con dấu của Công ty Đóng dấu vào các công văn, hoá đơn,giấy tờ, chứng từ v.v… khi có chữ kí của các đồng chí có trách nhiệm đượcgiao quyền ký
Trang 31- Thực hiện đánh vi tính, photo, fax các loại công văn, tài liệu và cácloại văn bản khác của Công ty khi các đồng chí có trách nhiệm yêu cầu Quản
lý máy fax, photo Đặt, nhận và nhận phát báo chí của Công ty
- Quản lý hội trường, trang trí, khánh tiết các cuộc họp, hội nghị doCông ty tổ chức
Lập định mức, kế hoạch mua sắm vật rẻ tiền mau hỏng, văn phòngphẩm, trang thiết bị làm việc v.v… theo quy định của Công ty Mở sổ theodõi, quản lý chặt chẽ các trang thiết bị được cấp phát
- Thực hiện các hoạt động lễ tân: tiếp khách, chiêu đãi, đưa đón khách,chuẩn bị tăng thêm v.v… và quản lý tăng thêm (nếu có)
- Phụ trách các công việc tạp vụ phục vụ SXKD và CBCN trong công ty
c Bộ phận quản trị - xây dựng cơ bản
- Quản lý toàn bộ hồ sơ nhà đất, nhà ở các công trình cộng tại Khu tậpthể Quản lý hộ khẩu tập thể của các hộ độc thân, theo dõi tình hình trật tự trị
an sinh hoạt trong khu thị trường Cùng các cơ quan hữu trách tiến hành đođạc, lập hồ sơ và từng bước chuyển khu thị trường 190 Lò đúc về Sở đất quảnlý
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành và quản lý việc sửa chữa thường xuyênnhà xưởng nhà làm việc của Công ty trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật củangành Xây dựng và được Giám đốc phê duỵêt
- Theo dõi, thực hiện mua BHYT cho CBCN cho Công ty đúng đối
Trang 32- Hàng tháng, lập kế hoạch mua các loại thuốc thông thường chữa bệnhcho CBCN Lập sô theo dõi nhập, xuất và sổ cấp phát thuốc (có chữ ký củangười nhận) Cuối tháng có kiểm kê và lập báo cáo.
- Phối hợp với các đơn vị đoàn thể trong Công ty tiến hành công tác vậnđộng SĐKH, an toàn và VSLĐ, nghỉ an dưỡng bồi dưỡng theo chế độ chínhsách,
- Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất lên Giám đốc và cơ quan ngànhdọc cấp trên
D PHÒNG KỸ THUẬT
1 Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giúp cho Giám đốc trong quản lý và điều
hành công ty quản lý kỹ thuật và đầu tư (công nghệ, chất lượng sản phẩmthiết bị, khuôn mẫu v.v…) và nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới
2 Nhiệm vụ- Quyền hạn
a Kỹ thuật
- Thực hiện quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và nhà nước
- Xây dựng, quản lý quy trình công nghệ tiêu chuẩn CLSP Đăng ký tiêuchuẩn CLSP với cơ quan quản lý Nhà nước, nhằm tăng cường quản lý vềCLSP Quản lý các trang thiết bị về do lường
- Kiểm tra hướng dẫn các phân xưởng: sản phẩm v.v…trước khi nhậpkho Công ty
- Xây dựng , theo dõi quản lý các định mức vật tư, kỹ thuật của Công ty
Thiết kế, theo dõi chế tạo và chế thử các loại sản phẩm mới và khuônmẫu, thiết bị
- Quản lý toàn bộ thiết bị (cơ, điện, động lực), khuôn mẫu (kể cả hồ sơ,tài liệu có liên quan) Xây dựng, theo dõi việc thực hiện lịch xích tu sửa vàcác biện pháp kỹ thuật, nhằm đảm bảo các thiết bị, khuôn mẫu hoạt động liêntục, an toàn, đặc biệt là các thiết bị áp lực
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo hoạt động của xưởng Thực nghiệm, hệthống cung cấp, sửa điện nước toàn Công ty
Trang 33- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất các phương án lắp đặt thiết bị, quyhoạch mặt bằng sản xuất phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ: tổ chức, triển khai kế hoạch,chương trình đào tạo, bồi dưỡng thi tay nghề học an toàn công nhân Tham giachỉ đạo và theo dõi thực hiện công tác an toàn, vệ sinh lao động trong toànCông ty Tham gia công tác phòng chống cháy nổ, lụt bão.v.v…
b Đầu tư
Thu thập, phân tích các thông tin về KHKT, thị trường v.v… Nghiêncứu, đề xuất sử dụng các thành tựu KHKT tiên tiến Tư vấn giúp Giám đốctrong lĩnh vực đầu tư , đổi mới công nghệ, thiết bị, liên doanh, liên kết với cácđối tác trong và ngoài nước
- Xây dựng luận chứng kinh tế kỹ thuật Tổ chức hội nghị thẩm địnhhoặc xét duyệt luận chứng Tham gia đàm phán, soạn thảo, ký kết các văn bảnthoả thuận hợp đồng liên doanh, liên kết
E PHÒNG KẾ HOẠCH
1 Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác
xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản xuất của Công ty
2 Nhiệm vụ - quyền hạn
- Phối hợp với các phòng liên quan:
+ Xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm và dài hạn
+ Xây dựng kế hoạch và tiến độ sản xuất hàng tháng
+ Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm, giá thành cho từng sản phẩm + Nghiên cứu, đề xuất chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trườngtrong từng thời điểm
- Triển khai và điều độ kế hoạch sản xuất hàng tháng tới đơn vị trongcông ty, đảm bảo hợp lý và hiệu quả
- Chủ động đề xuất và cùng phòng nghiệp vụ - kỹ thuật: nghiên cứu,xây dựng các hình thức giao khoán các chỉ tiêu định mức kinh tế - kỹ thuật
Trang 34- Chịu trách nhiệm về công tác, nhập khẩu: vật tư, phụ tùng v.v chosản xuất
- Xây dựng quy chế cấp phát, quản lý xuất nhập hàng hoá ra, vào khoĐảm bảo chính xác, phục vụ sản xuất kịp thời
- Thực hiện các chế độ quản lý, báo cáo theo quy định Giúp Giám đốctheo dõi kiểm tra, đánh giá chính xác tình hình sản xuất của Công ty
- Có quyền thay mặt Giám đốc cho dừng sản xuất ở những nơi khôngthực hiện đúng sự chỉ đạo của Công ty và báo cáo Giám đốc xử lý
- Có quyền thay mặt Giám đốc cho dừng sản xuất ở những nơi khôngthực hiện đúng sự chỉ đạo của Công ty và báo cáo Giám đốc xử lý
- Đôn đốc, nhắc nhở các phòng kỹ thuật - nghiệp vụ thực hiện kế hoạchtác nghiệp được giao Kiến nghị Giám đốc xử lý cá nhân và đơn vị khônghiện
F PHÒNG THỊ TRƯỜNG
1 Chức năng: Là đơn vị tham mự, giúp cho Giám đốc trong việc tổ chức
thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty
- Nghiên cứu, tổ chức màng lưới tiêu thụ sản phẩm (đại lý, đại diện…)
và các hình thức tiếp thị Phản ánh kịp thời nhu cầu của thị trường để Giám đốc
và các phòng chức năng điều chỉnh sản xuất cho phù hợp, hiệu quả
- Giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước Theo sự uỷ quyền củaGiám đốc, được phép đàm phán, kí tắc các văn bản thảo thuận với khách hàngtrong giao dịch, kinh doanh
- Thực hiện các hợp đồng tiêu thu
Trang 35- Đực phép mở rộng kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm sau khi cóphương án trình Giám đốc phê duyệt
- Quản lý Cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm của Công ty theo đúnghướng dẫn và quy trình về quản lý tài chính, kho tàng của Công ty và Nhànước
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị hangtháng, quý, năm theo quy định chung của Nhà nước
G PHÒNG TÀI VỤ
1 Chức năng: Là đơn vị tham mưu , giúp việc cho Giám đốc trong quản lý,
điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh tếthông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả SXKD Tổ chức các nghiệp vụquản lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả
và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước
2 Nhiệm vụ - quyền hạn:
- Tổ chức hạch toán kinh tế toàn Công ty
- Tổ chức, hướng dẫn theo dõi hạch toán, kế toán về hoạt động SXKDcủa các đơn vị và của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhànước,
- Tổng hợp, thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến cácnguồn vốn Giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật tư, nguyênliêu cho SXKD của Công ty
- Theo dõi công nợ Báo cáo đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và cáchình thức thanh toán
- Thực hiện quyết táon quý 6 tháng, năm đúng tiến độ Tham gia cùngcác phòng nghiệp vụ hoạch toán lỗ, lãi đối với các Phân xưởng và Công ty,giúp Gáim đốc nằm chắc nguồn vốn và hiệu quả SXKD