TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐOẠN XÁ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hải Phòng, ngày 06 tháng 04 năm 2013 QUY CHẾ BẦU CỬ Thành viên Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Cơng ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Nhiệm kỳ 2013-2018 Căn Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 Quốc hội khóa 11 nước CHXHCH Việt Nam thơng qua ngày 29/11/2005; Căn Luật Chứng khoán số 70/2006/QH11 Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 29/04/2006 Luật sửa đổi, bổ sung số Điều Luật Chứng khoán; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá ngày tháng 04 năm 2013 Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá năm 2013 tiến hành bầu cử thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát (nhiệm kỳ 2013-2018) theo quy định sau đây: I/ Chủ tọa Đại hội có trách nhiệm chủ trì việc bầu cử, cụ thể là: - Giới thiệu danh sách đề cử ứng cử vào HĐQT BKS - Giám sát việc bỏ phiếu, kiểm phiếu - Giải khiếu nại bầu cử (nếu có) - Giới thiệu Ban kiểm phiếu II/ Quy chế đề cử, ứng cử HĐQT: - Số lượng thành viên HĐQT: 07 người - Nhiệm kỳ: 05 năm - Số lượng ứng cử viên HĐQT: không hạn chế Đề cử, ứng cử Hội đồng Quản trị: Theo khoản Điều 32 Điều lệ công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá thông qua ngày tháng năm 2013, cổ đơng nắm giữ cổ phần có quyền biểu thời hạn liên tục sáu tháng có quyền gộp số quyền biểu người lại với để đề cử ứng viên Hội đồng quản trị, cụ thể: Từ 5% đến 10% tổng số cổ phần có quyền biểu đề cử (01) ứng viên; - Từ 10% đến 30% đề cử tối đa hai (02) ứng viên; từ 30% đến 40% đề cử tối đa ba (03) ứng viên; - Từ 40% đến 50% đề cử tối đa bốn (04) ứng viên; từ 50% đến 60% đề cử tối đa năm (05) ứng viên; - Từ 60% đến 70% đề cử tối đa sáu (06) ứng viên; - Từ 70% trở lên đề cử tối đa bảy (07) ứng viên; Tiêu chuẩn ứng viên tham gia Hội đồng Quản trị (HĐQT) Ứng viên tham gia HĐQT phải có tiêu chuẩn điều kiện sau đây: - - - Là cổ đơng cá nhân sở hữu 5% tổng số cổ phần phổ thông người khác khơng năm giữ cổ phần Cơng ty có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kinh doanh ngành, nghề kinh doanh chủ yếu Công ty; Có sức khỏe, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực hiểu biết pháp luật -1- - Có đủ lực hành vi dân không thuộc đối tượng bị cấm thành lập quản lý doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp III/ Quy chế đề cử, ứng cử Ban Kiểm soát: - Số lượng thành viên BKS: 03 người - Nhiệm kỳ: 05 năm - Số lượng ứng cử viên BKS: không hạn chế Đề cử, ứng cử Ban Kiểm soát: Theo khoản khoản Điều 40 Điều lệ công ty Cổ phần cảng Đoạn Xá thông qua ngày tháng năm 2013, cổ đơng nắm giữ cổ phần có quyền biểu thời hạn liên tục sáu tháng có quyền gộp số quyền biểu người lại với để đề cử ứng viên Ban kiểm soát, cụ thể: - Từ 5% đến 10% tổng số cổ phần có quyền biểu đề cử (01) ứng viên; - Từ 10% đến 30% đề cử tối đa hai (02) ứng viên; - Từ 30% trở lên đề cử tối đa ba (03) ứng viên; Tiêu chuẩn ứng cử thành viên Ban Kiểm soát: Ứng viên tham gia BKS phải có tiêu chuẩn điều kiện sau đây: - - - Người từ 21 tuổi trở lên, có đủ lực hành vi dân khơng thuộc đối tượng bị cấm thành lập quản lý doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp; Thành viên Ban Kiểm sốt phải có chun mơn nghiệp vụ Tài - Kế tốn, Kiểm tốn lĩnh vực kinh doanh Công ty; Không phải vợ chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, nuôi, anh, chị, em ruột Thành viên HĐQT, Tổng giám đốc người quản lý khác; Thành viên Ban Kiểm sốt khơng giữ chức vụ quản lý công ty không thiết phải cổ đông người lao động Công ty IV Nguyên tắc bầu cử: Việc bầu cử tiến hành theo nguyên tắc bầu dồn phiếu Tổng số quyền bầu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu đại diện sở hữu nhân với số thành viên bầu Hội đồng Quản trị Ban Kiểm soát Cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên cho không vượt tổng số quyền bầu tương ứng với số cổ phần sở hữu Kết bầu cử tính số cổ phần có quyền biểu cổ đơng dự họp Hình thức bầu cử: Bỏ phiếu kín Mỗi lần bầu cử, cổ đông (đại diện) sử dụng phiếu bầu tương ứng với số cổ phần sở hữu (đại diện) Phiếu bầu kiểm Ban kiểm phiếu Đại hội đồng cổ đông lựa chọn thông qua chứng kiến đại diện cổ đơng Thành viên Ban Kiểm phiếu khơng có tên danh sách đề cử ứng cử vào HĐQT Ban Kiểm sốt Trong trường hợp có lựa chọn nhầm lẫn, với điều kiện chưa bỏ phiếu bầu vào hòm phiếu thời gian bầu cử, cổ đơng (đại diện) liên hệ với Ban bầu cử để xin cấp lại phiếu bầu cử phải nộp lại phiếu cũ -2- V Phương thức bầu cử: Phiếu bầu: Phiếu bầu tách biệt cho lần bầu HĐQT BKS 1.1 Phiếu bầu gồm tiêu chí sau: - Loại phiếu bầu (HĐQT, BKS) - Dấu treo Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá - Họ tên cổ đông số lượng cổ phần sở hữu (đại diện) - Danh sách ứng cử viên HĐQT (BKS) xếp theo thứ tự ABC theo tên, ghi đầy đủ họ tên 1.2 Phiếu bầu không hợp lệ phiếu bầu: - Không có thơng tin quy định mục 1.1 - Bị gạch xóa lên thơng tin Phiếu bầu - Phiếu không bầu cho ứng viên nào, phiếu trắng - Cổ đông bầu vượt tổng số quyền bầu - Cổ đơng bầu vượt ứng viên (HĐQT), ứng viên (BKS) - Cổ đơng bầu cho người ngồi danh sách ứng viên thông qua Phương thức bầu cử: - Mỗi cổ đông dự họp cấp phiếu bầu HĐQT phiếu bầu BKS Cổ đông (đại diện) điền số lượng quyền bầu cho thành viên theo mức tín nhiệm cho cộng số quyền bầu cho thành viên không vượt tổng số quyền bầu cổ đơng - Phiếu bầu bỏ vào hòm phiếu, niêm phong tiến hành kiểm phiếu trước chứng kiến đại diện cổ đông - Việc bỏ phiếu thực vòng 10 phút kể từ Ban tổ chức hồn tất việc phát phiếu bầu; - Việc kiểm phiếu: + Được tiến hành phòng riêng giám sát đại diện cổ đông + Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm lập biên kiểm phiếu, cơng bố kết với chủ tịch đoàn giải thắc mắc, khiếu nại cổ đơng (nếu có) + Kết kiểm phiếu lập thành văn , đại diện cổ đông ban kiểm phiếu phải ký vào biên kiểm phiếu Trưởng Ban Bầu cử công bố trước Đại hội trước bế mạc họp - Nội dung biên kiểm phiếu bao gồm nội dung chính: + Tên, địa trụ sở chính, số ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh; + Tổng số cổ phần có quyền biểu dự họp + Tổng số cổ đông (đại diện) dự họp + Tổng số phiếu bầu loại phát + Tổng số phiếu bầu loại thu về, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ + Kết bầu cử (chi tiết ứng viên) + Danh sách người trúng cử + Họ, tên, chữ ký Chủ tọa đoàn Đại hội, thành viên Ban kiểm phiếu đại diện cổ đông giám sát kiểm phiếu - Phiếu bầu cử biên kiểm phiếu sau kiểm lưu văn phòng Cơng ty VI Nguyên tắc xác định người trúng cử: - Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị thành viên Ban kiểm soát xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử -3- - - viên có số phiếu bầu cao đủ thành viên (đối với HĐQT) 03 thành viên (đối với BKS) Trường hợp có ứng cử viên đạt số phiếu bầu ngang mà cần phải loại bớt để đạt đủ số thành viên trúng cử theo quy định người sở hữu cá nhân nhiều cổ phần thời điểm chốt danh sách cổ đông trúng cử Nếu số cổ phần sở hữu ngang tổ chức để bầu lại ứng cử viên để lựa chọn người trúng cử Trường hợp bầu cử không đạt đủ thành viên HĐQT thành viên BKS, đại hội tiếp tục bầu cử đợt sau đủ số thành viên VII Tham gia ứng cử, đề cử thành viên HĐQT, BKS Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử: - Đơn đề cử (ứng cử) tham gia HĐQT, BKS (theo mẫu); - Bản giấy tờ sau: CMND, hộ thường trú, cấp chứng nhận trình độ văn hóa trình độ chuyên môn; - Bản Thông tin ứng viên ứng viên tự khai (theo mẫu); - Danh sách nhóm cổ đơng đề cử thành viên tham gia HĐQT (BKS) (đối với trường hợp đề cử)(theo mẫu) Trình tự tham gia ứng cử, đề cử: - Quý cổ đông (ứng viên) điền mẫu quy định mục (đăng tải website Công ty) Các ứng viên chịu trách nhiệm tính xác, trung thực thông tin cung cấp cho Công ty - Quý Cổ đông gửi hồ sơ ứng cử, đề cử Công ty chậm 03 (ba) ngày trước ngày khai mạc Đại hội đồng cổ đông (03/4/2013), theo địa sau: Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Địa chỉ: số 15 đường Ngô Quyền, phường Vạn Mỹ, quận Ngơ Quyền, thành phố Hải Phòng ĐT: 031.3765029/Fax: 031.3765029; 0313.753540 Người liên hệ: Ông Phạm Quang Tuấn - Thư ký HĐQT Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá - SĐT : 0914406369 - Trường hợp đến hết thời hạn trên, số ứng viên HĐQT, BKS không đủ theo Điều lệ, HĐQT (BKS) đương nhiệm giới thiệu số ứng viên thiếu theo điều kiện tiêu chí sau: + Đáp ứng tiêu chí quy định mục II.2 III.2 + Có trình độ chun mơn, kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực khai thác Vận tải biển, Cảng biển, Dịch vụ Hàng hải - Ban tổ chức đăng tải thông tin ứng viên HĐQT, BKS website Công ty niêm yết trụ sở Công ty sau 01 ngày kể từ ứng viên gửi hồ sơ đáp ứng điều kiện ứng cử, đề cử VIII Hiệu lực Quy chế Quy chế bầu cử có hiệu lực thực sau Đại hội đồng cổ đơng thơng qua ĐỒN CHỦ TỊCH -4- ... năm 2013, cổ đông nắm giữ cổ phần có quy n biểu thời hạn liên tục sáu tháng có quy n gộp số quy n biểu người lại với để đề cử ứng viên Ban kiểm soát, cụ thể: - Từ 5% đến 10% tổng số cổ phần có quy n... quản lý doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp III/ Quy chế đề cử, ứng cử Ban Kiểm soát: - Số lượng thành viên BKS: 03 người - Nhiệm kỳ: 05 năm - Số lượng ứng cử viên BKS: không hạn chế Đề... cấp phiếu bầu HĐQT phiếu bầu BKS Cổ đông (đại diện) điền số lượng quy n bầu cho thành viên theo mức tín nhiệm cho cộng số quy n bầu cho thành viên không vượt tổng số quy n bầu cổ đơng - Phiếu bầu