Lý thuyết chọn mẫu và ứng dụng chọn mẫu trong kiểm toán

Nền kinh tế của Việt Nam đang ngày càng phát triển với tốc độ chóng mặt. Nguồn đầu tư từ trong và ngoài nước ngày càng lớn, dẫn theo sự xuất hiện của một số lượng lớn các doanh nghiệp mới hoạt động trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt, trong những năm gần đây điểm nổi bật nhất của nền kinh tế Việt Nam chính là sự xuất hiện và nhanh chóng phát triển của thị trường chứng khoán. Tham gia thị trường chứng khoán cũng là một cách khá hiệu quả để thu hút vốn đầu tư nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Về phía các nhà đầu tư, họ có vốn trong tay và dĩ nhiên họ luôn muốn những đồng tiền họ bỏ ra đầu tư sẽ thu được số lợi nhuận tối đa. Bởi vậy họ luôn tìm hiểu thật kỹ về tình hình tài chính, tình hình hoạt động, kinh doanh và khả năng sinh lời trong tương lai của doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn. Chính vì lý do đó mà tất cả các công ty đều bắt buộc phải được kiểm toán hàng năm. Nhưng chúng ta cũng biết được rằng số lượng tài liệu cần được kiểm toán trong mỗi công ty không phải là nhỏ, vậy làm sao để kiểm toán viên vừa có thể kiểm toán được các tài liệu nhưng cũng đảm bảo được thời hạn kiểm toán đã đặt ra. Cũng vì lý do đó mà các kiểm toán viên đã phải áp dụng phương pháp chọn mẫu trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán. Phương pháp này sẽ giúp các kiểm toán viên tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đàm bảo thu thập được những bằng chứng kiểm toán cần thiết. Nhằm mục đích hiểu rõ hơn về các phương pháp chọn mẫu trong kiểm toán mà cụ thể hơn là trong thử nghiệm kiểm soát, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: "Lý thuyết chọn mẫu và ứng dụng chọn mẫu trong kiểm toán".

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế của Việt Nam đang ngày càng phát triển với tốc độ chóng mặt. Nguồn đầu tư từ trong và ngoài nước ngày càng lớn, dẫn theo sự xuất hiện của một số lượng lớn các doanh nghiệp mới hoạt động trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt, trong những năm gần đây điểm nổi bật nhất của nền kinh tế Việt Nam chính là sự xuất hiện và nhanh chóng phát triển của thị trường chứng khoán. Tham gia thị trường chứng khoán cũng là một cách khá hiệu quả để thu hút vốn đầu tư nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Về phía các nhà đầu tư, họ có vốn trong tay và dĩ nhiên họ luôn muốn những đồng tiền họ bỏ ra đầu tư sẽ thu được số lợi nhuận tối đa. Bởi vậy họ luôn tìm hiểu thật kỹ về tình hình tài chính, tình hình hoạt động, kinh doanh và khả năng sinh lời trong tương lai của doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn. Chính vì lý do đó mà tất cả các công ty đều bắt buộc phải được kiểm toán hàng năm. Nhưng chúng ta cũng biết được rằng số lượng tài liệu cần được kiểm toán trong mỗi công ty không phải là nhỏ, vậy làm sao để kiểm toán viên vừa có thể kiểm toán được các tài liệu nhưng cũng đảm bảo được thời hạn kiểm toán đã đặt ra. Cũng vì lý do đó mà các kiểm toán viên đã phải áp dụng phương pháp chọn mẫu trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán. Phương pháp này sẽ giúp các kiểm toán viên tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đàm bảo thu thập được những bằng chứng kiểm toán cần thiết. Nhằm mục đích hiểu rõ hơn về các phương pháp chọn mẫu trong kiểm toán mà cụ thể hơn là trong thử nghiệm kiểm soát, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: "Lý thuyết chọn mẫu và ứng dụng chọn mẫu trong kiểm toán". Đề tài của em được chia ra làm 3 phần chính: • Phần 1 : Cơ sở lý luận của lý thuyết điều tra chọn mẫu • Phần 2 : Ứng dụng kỹ thuật chọn mẫu trong kiểm toán • Phần 3 : Những hạn chế còn tồn tại và những kiến nghị nhằm khắc phục những ảnh hưởng tiêu cực của chọn mẫu đối với kiểm toán CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA LÝ THUYẾT ĐIỀU TRA CHỌN MẪU Trong nghiên cứu kinh tế - xã hội, người ta thường phải dựa trên cơ sở của tài liệu mẫu để nghiên cứu và đi đến kết luận. Tuy nhiên để kết quả có thể tin tưởng được thì việc chọn mẫu phải được tiến hành một cách khoa học. Không chỉ những người làm công tác nghiên cứu mà cả những người cần ra quyết định trong kinh doanh, trong sản xuất cũng cần phải trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về lý thuyết chọn mẫu để đánh giá tính tin cậy và tính giá trị của mẫu thông tin trước khi đưa ra quyết định cần thiết. 1.1. Những khái niệm cơ bản về lý thuyết điều tra chọn mẫu • Điều tra chọn mẫu: là loại điều tra không toàn bộ, trong đó người ta chỉ chọn ra một số đơn vị trong toàn bộ các đơn vị của hiện tượng nghiên cứu để điều tra thực tế. Các đơn vị này được chọn theo những quy tắc nhất định để đảm bảo tính đại biểu. Kết quả điều tra thường dùng để đánh giá cho toàn bộ đối tượng nghiên cứu. Quy luật số lớn đã chỉ ra rằng: Nếu nghiên cứu một số tương đối lớn hiện tượng thì những biểu hiện ngẫu nhiên, những đặc thù của hiện tượng đơn nhất sẽ bù trừ và triệt tiêu cho nhau, tính quy luật sẽ được biểu hiện rõ. Lý thuyết xác suất cũng đã chứng minh rằng: Sự sai khác giữa số trung bình của một số lớn các đại lượng ngẫu nhiên với kỳ vọng toán của nó là một đại lượng nhỏ tùy ý. Đó là câu trả lời cho câu hỏi vì sao chỉ cần điều tra một số đơn vị mà kết quả lại có thể suy ra cho toàn bộ tổng thể. • Tổng thể chung: là tập hợp tất cả các đơn vị thuộc đối tượng nghiên cứu. • Tổng thể mẫu: là bộ phận của tổng thể chung gồm những đơn vị được chọn ra theo một số thủ tục nào đó để thu thập thông tin trong cuộc điều tra mẫu. Các đơn vị được chọn ra trong quá trình lấy mẫu được gọi là các đơn vị mẫu. Số lượng các đơn vị được chọn ra trong mẫu được gọi là quy mô mẫu. • Dàn mẫu: Để sử dụng phương pháp điều tra mẫu trong thu thập số liệu thống kê, cần phải có một bảng liệt kê tất cả các đơn vị của tổng thể điều tra, bảng liệt kê này gọi là dàn mẫu. 1.2. Đặc điểm của điều tra chọn mẫu So với điều tra tổng thể, điểu tra chọn mẫu có những ưu điểm vượt trội mà ta có thể liệt kê dưới đây: • Tính kịp thời cao Điều tra chọn mẫu thường nhanh hơn rất nhiều so với điều tra toàn bộ bởi điều tra ít đơn vị hơn nên công việc chuẩn bị sẽ gọn hơn, số lượng tài liệu ghi chép sẽ giảm đi, do đó thời gian điều tra, thời gian tổng hợp, phân tích sẽ được rút ngắn. Điều này làm cho điều tra chọn mẫu có tính kịp thời cao, đáp ứng được yêu cầu sử dụng thông tin, kết quả nghiên cứu đó của những người ra quyết định. • Tiết kiệm chi phí Do số đơn vị điều tra ít hơn nên số nhân viên cần sử dụng để thu thập, tổng hợp, phân tích . sẽ ít đi, đồng thời những chi phí kèm theo cũng sẽ giảm. Vì vậy, điều tra chọn mẫu tiết kiệm khá nhiều sức người, vật tư và tiên của. • Thông tin sâu hơn Do số đơn vị được điều tra ít hơn so với điều tra tổng thể nên ta có thể thu thập được nhiều nội dung thông tin phức tạp, mở rộng nội dung điều tra, đi sâu vào để nghiên cứu nhiều mặt cụ thể của hiện tượng cần nghiên cứu để từ đó có thể đưa ra những kết luận xác đáng và sâu sắc hơn. • Độ chính xác cao Khi quy mô điều tra quá lớn mà trình độ tổ chức nghiên cứu còn hạn chế thì tổng điều tra sẽ dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình thu thập thông tin ban đầu, hạn chế độ chính xác của kết quả phân tích. Trong trường hợp điều tra mẫu, khối lượng công việc giảm đáng kể, cho phép sử dụng những người thu thập và xử lý thông tin có trình độ, thời gian dành cho một đơn vị điều tra nhiều hơn,việc điều tra số liệu cũng được tiến hành tỷ mỷ, chi tiết hơn, tập trung hơn, giảm những sai số do ghi chép, tạo điều kiện cho người cung cấp thông tin trả lời chính xác hơn nên chất lượng thu thập số liệu sẽ được nâng cao từ đó đảm bảo tính chính xác khi phân tích kết quả. Hơn thế nữa, vì số nhân viên điều tra cần ít nên có thể chọn được những người có kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ cao, như thế thì tài liệu thu được trong điều tra chọn mẫu sẽ có độ chính xác cao. • Không đòi hỏi một tổ chức lớn Điều tra chọn mẫu không đòi hỏi sự thực hiện của một tổ chức lớn như là điều tra toàn bộ, một cơ quan nhỏ cũng có thể tiến hành điều tra chọn mẫu theo nhu cầu của mình. Chính vì những ưu điểm trên mà điều tra chọn mẫu được sử dụng rất nhiều trong thực tế với những mục đích khác nhau:  Điều tra chọn mẫu dùng để thay thế điều tra toàn bộ tùy thuộc vào từng đối tượng nghiên cứu. Khi đối tượng nghiên cứu cho phép có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu thì các nhà nghiên cứu thường tiến hành điều tra chọn mẫu để thu được kết quả nhanh, kịp thời và điều quan trọng là tiết kiệm được chi phí và nguồn nhân lực. Tuy nhiên đối với những hiện tượng phức tạp, những hiện tượng khi điều tra có liên quan đến việc phá hủy sản phẩm thì không thể sử dụng điều tra toàn bộ được mà phải dùng đến điều tra chọn mẫu.  Điều tra chọn mẫu có thể kết hợp với điều tra toàn bộ để mở rộng nội dung điều tra và đánh giá kết quả điều tra tòan bộ (thường áp dụng trong tổng điều tra dân số).  Điều tra chọn mẫu thường được dùng để tổng hợp nhanh tài liệu điều tra tòan bộ.  Khi muốn so sánh các hiện tượng với nhau mà chưa có được những thông tin cụ thể hoặc chỉ muốn kiểm định lại giả thuyết đã đặt ra người ta cũng sử dụng điều tra chọn mẫu để thu thập tài liệu. 1.3. Các loại sai số trong điều tra chọn mẫu Trong điều tra thống kê thường xảy ra hai loại sai số: • Sai số chọn mẫu: chỉ xảy ra trong điều tra chọn mẫu do chỉ dùng số liệu điều tra của một bộ phận các đơn vị trong tổng thể để suy rộng cho tổng thể. Sai số này phụ thuộc vào cỡ mẫu, độ đồng đều của tổng thể và phương pháp chọn mẫu. • Sai số phi chọn mẫu: xuất hiện cả trong điều tra chọn mẫu và điều tra toàn bộ. Sai số phi chọn mẫu cũng phụ thuộc vào cỡ mẫu, khi cỡ mẫu tăng lên thì sai số phi chọn mẫu cũng tăng. Sai số này xuất hiện do những nguyên nhân sau:  Số liệu thu thập được không đầy đủ hay không phù hợp với mục tiêu điều tra.  Bỏ qua một số đơn vị hay do xác định không chính xác số đơn vị mẫu hay phương pháp đếm, đo lường sai  Thiếu các chuyên gia có kinh nghiệm  Thiếu sự kiểm tra đối với quá trình thu thập số liệu ban đầu  Sai số trong quá trình xử lý như mã hoá, phân loại  Sai số trong quá trình in ấn các kết quả hay tổng hợp số liệu 1.4. Các phương pháp tổ chức chọn mẫu thường dùng 1.4.1. Chọn mẫu ngẫu nhiên đơn giản Đây là phương pháp tổ chức chọn mẫu từ tổng thể chung một cách hết sức ngẫu nhiên không qua một sự sắp xếp nào. Các nhà nghiên cứu phải lần lượt chọn ra từng đơn vị bằng cách rút thăm, quay số hoặc theo bảng số ngẫu nhiên. Mỗi đơn vị tổng thể chung có thể được chọn một lần (chọn không hoàn lại) hoặc chọn nhiều lần (chọn hoàn lại). Phương pháp chọn ngẫu nhiên đơn giản có thể cho kết quả tốt nếu giữa các đơn vị của tổng thể chung không có gì khác biệt nhau nhiều, tức là tổng thể chung khá đồng nhất. Nếu tổng thể chung có kết cấu phức tạp thì sử dụng phương pháp này sẽ khó đảm bảo tính đại biểu, tức là những mẫu chọn ra sẽ không mang tính đặc trưng cho tổng thể, như vậy thì kết quả nghiên cứu sẽ không phản ánh đúng bản chất của tổng thể chung. Mặt khác, đối với các tổng thể lớn có hàng ngàn đơn vị thì việc lập số rút thăm và đặt số hiệu cho từng đơn vị cũng gặp khó khăn. 1.4.2. Chọn mẫu máy móc (chọn hệ thống) Trong phương pháp chọn mẫu máy móc thì các đơn vị mẫu được chọn ra từ tổng thể chung theo khoảng cách thời gian, không gian hoặc theo thứ hạng bằng nhau. Chọn mẫu máy móc khác với chọn mẫu ngẫu nhiên ở chỗ: mỗi đơn vị đều có khả năng được chọn như nhau nhưng mỗi mẫu lại không có cơ hội được chọn như nhau. Chọn mẫu máy móc có ưu điểm là thủ tục tiến hành đơn giản nên rút ngắn được thời gian và giảm bớt được chi phí. Hơn thế nữa, do số đơn vị mẫu được phân phối rải đều trong tổng thể chung nên tính đại biểu của mẫu cao, kết quả nghiên cứu sẽ thể hiện được bản chất của tổng thể chung. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là có khả năng xuất hiện sai số hệ thống. 1.4.3. Chọn mẫu phân loại (phân tổ) Để thực hiện chọn mẫu phân loại, trước hết cần phải phân chia tổng thể nghiên cứu thành các tổ (các nhóm) có độ thuần nhất cao, sau đó chọn các đơn vị đại diện cho từng tổ theo cách chọn ngẫu nhiên đơn giản hoặc máy móc. Số đơn vị được chọn từ mỗi tổ có thể tương ứng với tỷ trọng của tổ đó trong tổng thể chung, gọi là chọn phân loại theo tỷ lệ hoặc có thể không tương ứng với tỷ trọng đó. Phương pháp chọn mẫu phân loại thường được dùng để điều tra các hiện tượng kinh tế xã hội phức tạp bao gồm nhiều loại hình khác nhau. Đối với những hiện tượng phức tạp này, các đặc điểm, bản chất của tổng thể được thể hiện ở những mức độ, khía cạnh khác nhau, do đó nếu sử dụng những phương pháp chọn mẫu khác (như chọn mẫu ngẫu nhiên, chọn mẫu hệ thống .) thì những đơn vị mẫu được chọn có thể sẽ không mang tính đặc trưng cho tổng thể, khi đó kết quả nghiên cứu trên mẫu khi được suy rộng ra cho toàn bộ tổng thể sẽ không thể hiện được những đặc trưng, những đặc điểm của tổng thể, dẫn đến sự sai lệch giữa thực tế và kết quả nghiên cứu. Tuy nhiên đối với phương pháp chọn mẫu phân loại thì khi phân tổ ta đã phân chia riêng rẽ được các loại hình khác nhau đó, vì vậy trong từng tổ các đơn vị tương đối thuần nhất. Nếu chọn mẫu phân loại theo tỷ lệ thì ta lại có được mẫu có kết cấu gần giống với kết cấu của tổng thể chung nên tính đại biểu là cao hơn. Muốn cho tính đại biểu của mẫu cao hơn nữa, người ta còn có thể rút mẫu tối ưu tức là số đơn vị mẫu chọn ra ở mỗi tổ không những tỷ lệ với tỷ trọng của tổ đó chiếm trong tổng thế mà còn tương ứng với độ biến thiên tiêu thức ở mỗi tổ. 1.4.4. Chọn mẫu cả khối (mẫu chùm) Chọn mẫu cả khối là phương pháp tổ chức chọn mẫu trong đó số đơn vị mẫu được rút ra để điều tra không phải là từng đơn vị lẻ tẻ mà là từng khối (chùm) đơn vị. Như vậy, trước hết tổng thể chung phải được chia thành các khối , sau đó chọn ngẫu nhiên một số khối để điều tra. Phương pháp này có ưu điểm là tổ chức gọn nhẹ, giảm được chi phí. Tuy nhiên vì số đơn vị được chọn chỉ tập trung vào một số khối nên có thể dẫn đến sai số lớn nếu giữa các khối không có sự khác biệt nhiều. Do đó, muốn phát huy những ưu điểm của phương pháp này thì ta nên sử dụng nó trong trường hợp giữa các khối có sự tương đồng về bản chất nhưng giữa các đơn vị của mỗi khối lại có sự khác biệt khá rõ ràng. 1.4.5. Chọn mẫu nhiều cấp Trong trường hợp các đơn vị của tổng thể phân tán quá rộng và ta không thu thập được đầy đủ thông tin về chúng thì các nhà nghiên cứu thường sử dụng phương pháp chọn mẫu nhiều cấp. Khi chọn mẫu nhiều cấp, ta có các loại đơn vị chọn mẫu ở mỗi cấp khác nhau thường được gọi là đơn vị chọn mẫu cấp 1, cấp 2 . Để chọn mẫu ở mỗi cấp, ta chỉ cần thu thập những thông tin về các đơn vị ở cấp đó là đủ. Việc chọn mẫu ở mỗi cấp có thể tiến hành theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên đơn giản, máy móc hay phân loại . CHƯƠNG 2 ỨNG DỤNG KỸ THUẬT CHỌN MẪU TRONG KIỂM TOÁN 2.1. Những vấn đề cơ bản về chọn mẫu kiểm toán 2.1.1. Vị trí của chọn mẫu kiểm toán trong kiểm toán Kiểm toán tài chính nói riêng hay kiểm toán nói chung chính là quá trình các kiểm toán viên thực hiện các công việc khác nhau để tìm kiếm bằng chứng kiểm toán giúp cho họ đưa ra các ý kiến về đối tượng được kiểm toán. Trong kiểm toán tài chính, kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp phục vụ cho kết luận về tính trung thực và khách quan của những thông tin có trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Như vậy, nhiệm vụ của các kiểm toán viên là phải làm thế nào để thu thập được đầy đủ các bằng chứng kiểm toán một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, chúng ta cũng biết rằng mỗi cuộc kiểm toán đều bị giới hạn về thời gian, chi phí ., do đó mà việc thu thập bằng chứng kiểm toán của các kiểm toán viên cũng bị ảnh hưởng. Số lượng tài liệu cần kiểm tra của các doanh nghiệp là rất lớn, nếu ta tiến hành kiểm tra tòan bộ chúng thì chi phí cho việc kiểm tra này sẽ rất lớn, thời gian của cuộc kiểm toán sẽ kéo dài. Hơn thế nữa, ngay cả khi các kiểm toán viên kiểm tra toàn bộ các tài liệu cần kiểm tra ở doanh nghiệp thì họ cũng không thể khẳng định chắc chắn rằng đã phát hiện ra tất cả các sai phạm đã xảy ra và nằm trên các tài liệu đó. Vì vậy, các kiểm toán viên sẽ phải thực hiện chọn một mẫu mang tính đại diện cho tổng thể toàn bộ các tài liệu đã được phân loại nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình suy rộng kết quả kiểm tra từ mẫu đã lựa chọn cho tổng thể. Có thể nói, trong mọi cuộc kiểm toán, kỹ thuật chọn mẫu đều sử dụng như là một trong những kỹ thuật cơ bản nhất. Khi đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, vấn đề đối với cuộc kiểm toán là phải thu thập đủ