Hiện nay, đất nước ta đang trên con đường thực hiện chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế, từ một nền kinh tế nông nghiệp lạc hậu trong những năm 90 của thế kỷ 20, chuyển dịch sang nền kinh tế nông – công nghiệp và đang trên con đường thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế và đất nước. Trên con đường này, chúng ta gặp phải không ít những khăn vì cơ sở vật chất, kỹ thuật hạ tầng còn lạc hậu. Do đó, để tạo tiền đề cho bước tiến của đất nước, ngành xây dựng đóng một vai trò qan trọng trong chiến lược phát triển đất nước. Tuy nhiên, với vị thế quan trọng đó, song để xác định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt như ngày nay, ngành xây dựng nói chung và các công ty xây dựng nói chung phải luôn phấn đấu không ngừng trong quá trình sản xuất để đản bảo về cả chất lượng và tiến độ thi công. Đồng thời, không những đảm bảo trang trải đủ chi phí mà còn phải sinh lợi mang lại lợi ích cho công ty cũng như đóng góp giá trị gia tăng cho nền kinh tế. Để làm được điều đó, một trong những công tác không thể thiếu là công tác hạch toán kế toán. Đặc biệt đối với Công ty kinh doanh trong ngành xây dựng thì Nguyên vật liệu là yếu tố chính cấu thành nên giá trị công trình, có thể coi là trụ cột, là linh hồn của công trình. Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản chính của Công ty giúp nâng cao chất lượng và hạ giá thành công trình. Qua quá trình học tập tại trường, tìn hiểu thực tế trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh, em hận thức được rõ hơn vai trò của Nguyên vật liệu và hạch toán Nguyên vật liệu trong Công ty xây dựng. Đồng thời cũng nhận thấy những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nguồn vật tư tại công ty. Chính vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em là “Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh”
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, đất nước ta đang trên con đường thực hiện chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế, từ một nền kinh tế nông nghiệp lạc hậu trong những năm 90 của thế kỷ 20, chuyển dịch sang nền kinh tế nông – công nghiệp và đang trên con đường thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế và đất nước. Trên con đường này, chúng ta gặp phải không ít những khăn vì cơ sở vật chất, kỹ thuật hạ tầng còn lạc hậu. Do đó, để tạo tiền đề cho bước tiến của đất nước, ngành xây dựng đóng một vai trò qan trọng trong chiến lược phát triển đất nước. Tuy nhiên, với vị thế quan trọng đó, song để xác định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt như ngày nay, ngành xây dựng nói chung và các công ty xây dựng nói chung phải luôn phấn đấu không ngừng trong quá trình sản xuất để đản bảo về cả chất lượng và tiến độ thi công. Đồng thời, không những đảm bảo trang trải đủ chi phí mà còn phải sinh lợi mang lại lợi ích cho công ty cũng như đóng góp giá trị gia tăng cho nền kinh tế. Để làm được điều đó, một trong những công tác không thể thiếu là công tác hạch toán kế toán. Đặc biệt đối với Công ty kinh doanh trong ngành xây dựng thì Nguyên vật liệu là yếu tố chính cấu thành nên giá trị công trình, có thể coi là trụ cột, là linh hồn của công trình. Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản chính của Công ty giúp nâng cao chất lượng và hạ giá thành công trình. Qua quá trình học tập tại trường, tìn hiểu thực tế trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh, em hận thức được rõ hơn vai trò của Nguyên vật liệu và hạch toán Nguyên vật liệu trong Công ty xây dựng. Đồng thời cũng nhận thấy những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nguồn vật tư tại công ty. Chính vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [1] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY cứu và lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em là “Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh” Việc nghiên cứu chuyên đề nhằm phản ánh thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh, đánh giá những ưu điểm và những vấn đề còn tồn tại trong công tác tổ chức kế toán Nguyên vật liệu nhằm nâng cao công tác kế toán tại Công ty. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, Kết cấu của Chuyên đề gồm 3 chương chính: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh Chương 2: Thực trạng kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh Chương 3: Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [2] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƯỜNG THỊNH 1.1. ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƯỜNG THỊNH 1.1.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh là đơn vị đầu tư xây dựng, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xưởng, nhà dân dụng, nhà làm việc, … có kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài và giá trị lớn. Trong một công trình bao gồm nhiều hạng mục, tiểu mục nhỏ. Do đó, NVL sử dụng trong Công ty nói chung và cho mỗi công trình nói riêng là rất đa dạng và phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng, có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác, được sử dụng ngay không qua chế. Có loại vật liệu là sản phẩm qua chế biến, tinh luyện của một số ngành khác. Đối với công trình đường sác, cầu cống thì NVL đơn giản, chủ yếu là gạch chỉ, xu măng, cát, đá, sỏi, nhựa đường,… Đối với các công trình nhà ở dân dụng hay nhà làm việc hay sửa chữa công trình cũ thì NVL đa dạng, phong phú và có giá trị cao hơn như: vật liệu sắt thép; vật liệu cho xây dựng thô và hoàn thiện cơ bản: cát, xi măng, gạch, đá,…; vật liệu cho hoàn thiện: Sơn, bả,… hay vật tư thiết bị điện nước: bồn cầu, ống nước,… Ngoài ra, còn có các loại nhiên liệu được sử dụng cho các máy thi công, hay các loại vật liệu phụ dùng cho mọi công trình. SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [3] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY 1.1.2. Phân loại Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh Phương pháp phân loại của mỗi doanh nghiệp là khác nhau bởi yêu cầu quản trị của các doanh nghiệp là khác nhau. Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý NVL thì cần phải được phân chia một cách chi tiết. Việc phân chia đó tùy theo đặc điểm NVL tại doanh nghiệp mà được xây dựng hệ thống ký hiệu phù hợp. Xuất phát từ đặc điểm của NVL tại Công ty đa dạng và phức tạp, để có thể quản lý tốt đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại vật liệu cũng như thuận tiện cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình. Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh đã tiến hành phân loại vật liệu thành các nhóm NVL và mã hóa vật tư để quản lý. Công ty không tiến hành phân loại thành NVL chính và phụ mà tiến hành phân loại phù hợp theo các nhóm ngành vật tư phù hợp với hệ thống tài khoản được chi tiết thống nhất tại Công ty mà theo đó có thể một cách tương đối theo dõi cả tình hình với các nhà cung cấp. Mã nhóm NVL và tên nhóm được đặt trùng với mã tài khoản và tên tài khoản theo dõi trên sổ kế toán. Trong các nhóm vật tư phân riêng các ngành vật tư. Lên danh điểm NVL theo nhóm, ngành và tiến hành mã hóa bằng các chữ cái đầu thay thế tên gọi kết hợp với các con số theo bảng 1.1 dưới đây. Danh điểm NVL được sử dụng thống nhất trong Công ty nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong Công ty phối hợp quản lý NVL một cách chặt chẽ và nhất quán. Biểu mẫu 1.1: Bảng sổ danh điểm NVL SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [4] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [5] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY Mã và tên Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Mã vật Mã và tên Nhóm NVL Ngành NVL Nhóm NVL Ngành NVL 1521 152.1 Sắt Ф6 kg S106 1522.5 Ngói MH loại A viên N201 NVL sắt thép các loại Vật liệu sắt Sắt Ф8 kg S108 Ngói Ngói chiếu loại A viên N202 Sắt Ф10 kg S110 1523 1523.1 Quạt trần chiếc VĐ01 Sắt Ф12 kg S112 Vật tư Vật tư điện Quạt tường chiếc VĐ02 Sắt Ф14 kg S114 Dây điện chiếc VĐ03 Sắt Ф16 kg S116 Máy bơm nước chiếc VĐ04 Sắt Ф18 kg S118 1523.2 Bồn cầu chiếc VN01 Sắt Ф20 kg S120 Vật tư nước Bồn Inox chiếc VN02 Sắt Ф22 kg S122 Bồn rửa mặt chiếc VN03 1521.2 Thép Ф6 kg T106 Vòi rửa các loại chiếc VN04 Vật liệu Thép Ф8 kg T108 Thiết bị lọc nước chiếc VN05 Thép Ф10 kg T110 Ống nhựa PPR Ф20 chiếc VN06 Thép Ф12 kg T112 Ống nhựa PPR Ф25 chiếc VN07 Thép Ф14 kg T114 Ống nhựa PPR Ф32 chiếc VN08 Thép Ф16 kg T116 Ống thoát nước ĐK 11 chiếc VN09 Thép Ф18 kg T118 Ống thoát nước ĐK 60 chiếc VN10 Thép Ф20 kg T120 Ống thoát nước ĐK 75 chiếc VN11 Thép Ф22 kg T122 Ống thoát nước ĐK 90 chiếc VN12 Thép ống không lõi kg T123 Nối góc các loại chiếc VN13 Thép xà gồ kg T124 1524 1524.1 Sơn lít VS01 1521.3 Tôn mạ màu kg TO01 NVL hoàn thiện Sơn Bả kg VS02 Tôn Tôn 3 lớp kg TO02 Chống thấm lít VS03 1522 1522.1 Xi măng Bỉm Sơn tấn X201 1524.2 Gạch lát P2 viên VG01 NVL xây thô và hoàn thiện cơ bản Xi măng Xi măng Tiên Sơn tấn X202 Gạch Gạch lát P4 viên VG02 Xi măng Bút Sơn tấn X203 Gạch lát 40*40 viên VG03 1522.2 Cát đen M 3 C201 Gạch ốp tường viên VG04 Cát Cát vàng M 3 C202 1524.3 Ốp trần các loại M 2 VC01 1522.3 Đá dăm M 3 Đ201 Cửa Vách nhôm kính chiếc VC02 Đá Cấp phối đá dăm M 3 Đ202 Cửa Pano chiếc VC03 Đá 1*2 M 3 Đ203 1528 Đinh các loại kg VK01 Đá 2*4 M 3 Đ204 NVL khác Que hàn kg VK02 Đá 4*6 M 3 Đ205 Mua Đinh vít kg VK03 Đá hộc M 3 Đ206 Bulông kg VK04 1522.4 Gạch chỉ viên G201 Dây thép kg VK05 Gạch xây Gạch đặc viên G202 Xăng lít VK06 Gạch rỗng viên G203 Dầu các loại lít VK07 1.2. ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƯỜNG THỊNH SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [6] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY 1.2.1. Phương thức hình thành Nguyên vật liệu tại Công ty Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh Đối với một doanh nghiệp sản xuất nói chung và xây dựng nói riêng, NVL đóng một vai trò quan trọng hàng đầu. Có NVL thì mới có được sự hoạt động của Công ty. Vì vậy, việc đảm bảo về NVL cho sản xuất được Công ty Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh xác định là yếu tố tối quan trọng. Bởi lẽ, việc đảm bảo cung ứng NVL có chất lượng tốt sẽ tạo điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần tiết kiệm NVL, tăng năng suất lao động; đảm bảo cung ứng, dự trữ kịp thời và đầy đủ NVL giúp cho Công ty tận dụng được tối đa thời gian lao động, tăng năng suất lao động đồng thời còn có ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của Công ty, giúp giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận và tăng tích lũy cho Công ty. Do đó, Công ty luôn quan tâm đảm bảo tốt NVL về cả số lượng và chất lượng theo yêu cầu. Với tiêu chí trên và đặc điểm là Công ty Đầu tư Xây dựng, đồng thời nguồn lực và năng lực còn chưa cho phép tự sản xuất hay kinh doanh thêm lĩnh vực NVL do đó, các loại NVL của Công ty đều là nhập mua từ các nhà cung cấp NVL xây dựng chuyên nghiệp bên ngoài. Và để đảm bảo được nhu cầu về NVL kịp thời, dự trữ đủ, vừa Công ty đã luôn giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, đồng thời có hợp đồng chặt chẽ với các nhà cung ứng. Đầu mỗi năm, Công ty ký hợp đồng chung về cung ứng NVL cho Công ty với mỗi nhà cung ứng. Sau đó, với mỗi hoạt động cung ứng với số lượng lớn Công ty lại tiếp tục tiến hành ký hợp đồng cụ thể với từng hợp đồng cung ứng để đảm bảo về cả chất lượng, số lượng và tiến độ cung ứng đúng, đủ, kịp thời, tránh tình trạng nhân công chờ vật tư đồng thời giảm tới mức tối đa chi phí bảo quản NVL. NVL thường được cung cấp từ các nhà cung ứng NVL xây dựng chuyên nghiệp, uy tín mà Công ty đã có mỗi quan hệ giao thương lâu năm. Tuy nhiên, do các công trình là không tập SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [7] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY trung và có thể ở địa phương mới, xa về địa lý với nhà cung ứng quen. Trong trường hợp đó, bộ phận phụ trách sẽ có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung ứng mới gần công trình và có giá cả phải chăng. Để làm được điều đó một cách tốt và đều đặn, Công ty đã giao cho phòng Vật tư chuyên trách về vật tư luôn luôn giám sát chặt chẽ các hoạt động cung ứng, hàng tháng kiểm tra tình hình cung ứng NVL, phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong Công ty để có thể kiểm soát tốt tình hình sử dụn vật tư và đối chiếu với kế hoạch sử dụng vật tư đã được lập trong tháng để điều chỉnh và đưa ra biện pháp tốt cho kiểm soát hoạt động cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL tại mỗi kho nói riêng và của Công ty nói chung. 1.2.2. Phương thức bảo quản và sử dụng Nguyên vật liệu tại Công ty Đầu tư Xây dựng Cường Thịnh Về việc dự trữ NVL, với hai mục tiêu chính là an toàn và kinh tế, tức là vừa phải đảm bảo cho sản xuất được liên tục, nhịp nhàng mà còn phải giảm đến mức thấp nhất có thể các loại chi phí liên quan đến dự trữ, tránh tình trạng ứ đọng vốn trong dự trữ NVL làm giảm hiệu quả kinh tế của việc sản xuất kinh doanh, hiệu quả của đồng vốn kinh doanh của Công ty. Do tính phân tán của hoạt động sản xuất của ngành xây dựng, tức là các hoạt động xây dựng của Công ty nằm rải rác tại các công trình khác nhau, các công trình nằm ở các địa phương khác nhau. Do đó, việc tập trung NVL tại một kho chung của Công ty là một việc khó khăn và không hiệu quả. Điều đó sẽ dẫn đến tốn kém chi phí vận chuyển từ kho Công ty đến các công trình xây dựng ở các địa phương khác nhau. Thêm vào nữa là do đặc tính của NVL ngành xây dựng là rất cồng kềnh, chưa kể đến việc vận chuyển là bất tiện và tốn kém thì việc xây dựng một kho chung để tập kết tất cả các loại vật liệu tập SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [8] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY trung là một việc làm quá tốn kém và không hiệu quả. Do đó, Công ty đã lựa chọn việc phân tán kho vật tư thành các kho nhỏ tại chân các công trình và cử người làm thủ kho kiêm trách nhiệm bảo vệ vật tư tại kho để thận tiện cho việc cung ứng kịp thời, tận dụng được diện tích trống tại các công trình trong thời buổi tấc đất tấc vàng, tiết kiệm chi phí xây dựng kho, chi phí vận chuyển, … Khi có nhu cầu vật tư trong kho sẽ được xuất và đáp ứng tại chỗ giúp giảm tối đa chi phí, giảm giá thành công trình. Ngoài ra, giữa các kho có thể luân chuyển vật tư cho nhau trong điều kiện vật tư ở kho này thiếu cần bổ xung ngay để phục vụ thi công mà ở kho công trình khác lại đang thừa hoặc chưa sử dụng đến, và hai công trình này gần nhau và vật liệu luân chuyển giữa các kho công trình là thuộc loại dễ vận chuyển và không tốn kém nhiều chi phí vận chuyển. Tại mỗi kho, NVL được bảo quản đúng yêu cầu tùy theo tính lý, hóa học của từng loại vật liệu. Đối với những loại vật liệu là sản phẩm thô từ ngành khai khoáng có tính dễ bảo quản như: đá, cát, sỏi,… được tập kết ngoài trời tại chân công trình trong khu vực kho quản lý. Đối với các vật liệu dễ bị hư hại với thời tiết ẩm và cần bảo quản nơi khô ráo, như: sắt, thép, xi măng,… hay dễ vỡ như: gạch lát, gạch ốp,… được tập kết vào kho xây dựng theo kiểu nhà tạm tại kho dưới sự quản lý giám sát của thủ kho và bảo vệ công trình. 1.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƯỜNG THỊNH Để đảm bảo cho công tác quản lý và sử dụng tốt các loại vật tư trong quán trình sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty đã có những phân công trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận trong Công ty và phân nhiệm cho từng cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể với công việc của mình. SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [9] LỚP: KẾ TOÁN 4+1 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: TS.PHẠM THỊ THỦY Đối với công tác thu mua, trách nhiệm được giao toàn bộ cho phòng Vật tư. Phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm quan hệ với các nhà cung ứng tốt, giám sát thực hiện công tác cung ứng để đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng như yêu cầu Công ty đặt ra về chất lượng, số lượng và tiến độ cung ứng theo hợp đồng. Đồng thời có trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung ứng mới tốt hơn giúp Công ty nhập được NVL giá thấp, chất lượng tốt góp phần nâng cao chất lượng và giảm giá thành công trình. Kiểm soát tình hình vật tư tại các kho công trình. Phối hợp với phòng kế toán lên kế hoạch mua vật tư dựa trên các định mức và tiến độ thực hiện mỗi công trình để có kế hoạch mua phù hợp nhất. Khi vật liệu được nhập về mỗi kho, thủ kho và đại diện phòng vật tư, phòng kế toán phải tiến hành kiểm tra và kiểm nghiệm vật tư về cả số lượng và chất lượng trước khi nhập kho. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi về số lượng tại kho và chịu trách nhiệm hoàn toàn về số lượng hàng trong kho Phòng kế toán kết hợp với ghi chép và sổ sách của thủ kho để theo dõi cả về số lượng và giá trị NVL tại mỗi kho. Cuối mỗi tháng phải tiến hành kiểm kê số lượng tại kho và báo cáo lên phòng vật tư và phòng kế toán của Công ty. Riêng đối với phòng Kỹ thuật, ngoài việc kiểm tra, giám sát công trình còn được giao trách nhiệm rất quan trọng đó phối hợp với phòng kế toán – tài chính để xây dựng nên hệ thống tiêu hao vật tư. Hệ thống này được dựa trên cơ sở định mức tiêu hao chuẩn về vật tư đảm bảo chất lượng công trình và tình hình sản xuất thực tế tại Công ty, điều kiện về máy móc, thiết bị. SV: NGUYỄN THỊ HỒNG [10] LỚP: KẾ TOÁN 4+1