Hoàn thiện quy trình kiểm toán doanh thu và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC thực hiện

Xã hội ngày càng phát triển, con người càng đòi hỏi sự hoàn hảo của hệ thống thông tin. Chất lượng thông tin tài chính được cung cấp quyết định tính lành mạnh của nền kinh tế. Nó trở thành một trong những nhân tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp cũng như đối với các quyết định của nhà đầu tư. Những thông tin này cần phải được đảm bảo phản ánh một cách trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu. Do đó, hoạt động kiểm toán ra đời với mục đích kiểm tra và xác nhận tính trung thực, hợp lý và mức độ tin cậy của thông tin tài chính. Kiểm toán là một lĩnh vực khá mới mẻ ở Việt Nam, tuy nhiên, thông qua hoạt động kiểm toán, các doanh nghiệp có thể thấy được những sai sót, yếu kém của mình trong chế độ kế toán cũng như cách điều hành quản lý doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, hoạt động kiểm toán còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan, giúp phần lành mạnh hóa nền kinh tế quốc gia đồng thời giúp các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và đưa ra các chính sách hợp lý nhằm khuyến khích sự phát triển của doanh nghiệp. Là sinh viên năm cuối chuyên ngành kiểm toán của trường đại học Kinh tế quốc dân, em bước vào khóa học thực tập tại công ty AASC với mong ước được tiếp cận thực tế, được có cơ hội vận dụng kiến thức mình đã học. Trong quá trình thực tập tại công ty em đã có hiểu biết sâu sắc hơn về công tác kiểm toán báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp. Chuyên đề tốt nghiệp thể hiện kết quả nghiên cứu của bản thân em, cùng với sự chỉ bảo của thầy giáo, sự giúp đỡ của các anh chị phòng kiểm toán 5 công ty TNHH dịch vụ tư vấn kế toán và kiểm toán. Bài chuyên đề cũng chính là cơ sở để nhà trường đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên trong quá trình thực tập. Báo cáo thực tập tổng hợp đã cho thấy cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động kiểm toán tại công ty AASC, trong qua trình nghiên cứu sâu hơn về hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp em nhận thấy trong các thông tin tài chính, thông tin về doanh thu đặc biệt được quan tâm bởi doanh thu là một trong những điểm trọng yếu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Doanh thu là một nhân tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào. Do vậy tính đúng đắn của doanh thu có ảnh hưởng trọng yếu đến các nhân tố khác trong hoạt động kinh doanh. Những sai sót có thể xảy ra đối với khoản mục doanh thu ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán cuối kỳ. Trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng rất quan trọng bởi mức độ phát sinh nghiệp vụ lớn, phức tạp và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Cụ thể là doanh thu bán hàng và nợ phải thu ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ suất sinh lời và dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp. Hai khoản mục này cũng luôn hàm chứa nhiều sai sót và gian lận. Do đó, kiểm toán doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng là quy trình kiểm toán quan trọng và chiếm khối lượng lớn trong quá trình kiểm toán. Các kết luận về sự trung thực và hợp lý của khoản mục doanh thu được trình bày sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định quản lý của chủ doanh nghiệp và những người quan tâm khác. Doanh thu là cơ sở để tiến hành xác định lỗ, lãi trong kỳ của doanh nghiệp, nó cũng là nhân tố quan trọng trong việc xác định các nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà nước. Gắn liền với doanh thu là thu tiền, nó thể hiện chính sách tài chính, sức mạnh tự chủ tài chính của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Vì vậy kiểm toán doanh thu và thu tiền là một trong những phần hành chủ yếu trong kiểm toán BCTC. Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề nên em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán doanh thu và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC thực hiện”.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ngày càng phát triển, con người càng đòi hỏi sự hoàn hảo của hệ thống thông tin. Chất lượng thông tin tài chính được cung cấp quyết định tính lành mạnh của nền kinh tế. Nó trở thành một trong những nhân tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp cũng như đối với các quyết định của nhà đầu tư. Những thông tin này cần phải được đảm bảo phản ánh một cách trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu. Do đó, hoạt động kiểm toán ra đời với mục đích kiểm tra và xác nhận tính trung thực, hợp lý và mức độ tin cậy của thông tin tài chính. Kiểm toán là một lĩnh vực khá mới mẻ ở Việt Nam, tuy nhiên, thông qua hoạt động kiểm toán, các doanh nghiệp có thể thấy được những sai sót, yếu kém của mình trong chế độ kế toán cũng như cách điều hành quản lý doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, hoạt động kiểm toán còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan, giúp phần lành mạnh hóa nền kinh tế quốc gia đồng thời giúp các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và đưa ra các chính sách hợp lý nhằm khuyến khích sự phát triển của doanh nghiệp. Là sinh viên năm cuối chuyên ngành kiểm toán của trường đại học Kinh tế quốc dân, em bước vào khóa học thực tập tại công ty AASC với mong ước được tiếp cận thực tế, được có cơ hội vận dụng kiến thức mình đã học. Trong quá trình thực tập tại công ty em đã có hiểu biết sâu sắc hơn về công tác kiểm toán báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp. Chuyên đề tốt nghiệp thể hiện kết quả nghiên cứu của bản thân em, cùng với sự chỉ bảo của thầy giáo, sự giúp đỡ của các anh chị phòng kiểm toán 5 công ty TNHH dịch vụ tư vấn kế toán và kiểm toán. Bài chuyên đề cũng chính là cơ sở để nhà trường đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên trong quá trình thực tập. Báo cáo thực tập tổng hợp đã cho thấy cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động kiểm toán tại công ty AASC, trong qua trình nghiên cứu sâu hơn về hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp em nhận thấy trong các thông tin tài chính, thông tin về doanh thu đặc biệt được quan tâm bởi doanh thu là một trong những điểm trọng yếu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Doanh thu là một nhân tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào. Do vậy tính đúng đắn của doanh thu có ảnh hưởng trọng yếu đến các nhân tố khác trong hoạt động kinh doanh. Những sai sót có thể xảy ra đối với khoản mục doanh thu ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán cuối kỳ. Trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng rất quan trọng bởi mức độ phát sinh nghiệp vụ lớn, phức tạp và ảnh hưởng trực tiếp đến sự hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Cụ thể là doanh thu bán hàng và nợ phải thu ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ suất sinh lời và dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp. Hai khoản mục này cũng luôn hàm chứa nhiều sai sót và gian lận. Do đó, kiểm toán doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng là quy trình kiểm toán quan trọng và chiếm khối lượng lớn trong quá trình kiểm toán. Các kết luận về sự trung thực và hợp lý của khoản mục doanh thu được trình bày sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định quản lý của chủ doanh nghiệp và những người quan tâm khác. Doanh thu là cơ sở để tiến hành xác định lỗ, lãi trong kỳ của doanh nghiệp, nó cũng là nhân tố quan trọng SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật trong việc xác định các nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà nước. Gắn liền với doanh thu là thu tiền, nó thể hiện chính sách tài chính, sức mạnh tự chủ tài chính của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Vì vậy kiểm toán doanh thu và thu tiền là một trong những phần hành chủ yếu trong kiểm toán BCTC. Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề nên em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán doanh thu và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC thực hiện”. Bằng phương pháp luận của triết học kết hợp với các phương pháp toán học, các kỹ thuật của nghiệp vụ kế toán và kiểm toán đã giúp em hoàn thiện Chuyên đề tốt nghiệp của mình. Cùng với những kiến thức đã tích lũy và kinh nghiệm thực tế trong thời gian thực tế tại Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) em đã có thêm những hiểu biết về hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán doanh thu và thu tiền nói riêng Mặc dù rất cố gắng nhưng do hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế nên phạm vi bài viết chỉ tập trung nghiên cứu để đưa đến các giải pháp hoàn thiệnhoạt động kiểm toán đối với phần kiểm toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền, các khía cạnh khác về doanh thu sẽ không đề cập tới. Trong quá trình triển khai thực hiện đề tài được sự hướng dẫn sát sao của thầy Tô Văn Nhật cũng như sự giúp đỡ từ phía công ty AASC và đặc biệt là các anh chị phòng kiểm toán 5, em đã cố gắng hoàn thiện tốt nhất bài viết của mình tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự góp ý, sửa chữa của thầy cô và các bạn để em có thể có những hiểu biết sâu sắc hơn tạo điều kiên nâng cao trình độ, kiến thức. Chuyên đề tốt nghiệp được thể hiện thành 3 phần chính: Chương 1: Đặc điểm doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC thực hiện Chương 2: Thực trạng kiểm toán doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty AASC thực hiện tại khách hàng Chương 3: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán doanh thu và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty AASC thực hiện SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM DOANH THU BÁN HÀNG CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN (AASC) THỰC HIỆN 1.1. Đặc điểm của Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ảnh hưởng đến kiểm toán doanh thu trong kiểm toán Báo cáo tài chính 1.1.1. Khái niệm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Quá trình sản xuất kinh doanh là quá trình kết hợp các yếu tố đầu vào để tạo ra những sản phẩm cần thiết phục vụ nhu cầu của con người. Quá trình SXKD là một chuỗi các hoạt động liên tục hỗ trợ bổ sung cho nhau, trong đó hoạt động bán hàng, ghi nhận doanh thu và thu tiền có thể coi là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất, nó thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có doanh thu, lợi nhuận thì DN mới mở rộng SXKD, tăng tốc độ luân chuyển vốn, nâng cao chất lượng sử dụng vốn. Do vậy, Doanh thu luôn là khoản mục quan trọng trong báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp, Khái niệm doanh thu được đưa ra rất rõ ràng trong chuẩn mực kế toán VN số 14 “doanh thu và thu nhập khác” trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam: “ Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm phát triển vốn chủ sở hữu ”. (hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam). Doanh thu của các doanh nghiệp bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường, trong đó doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đóng vai trò quan trọng nhất, đó là doanh thu từ hoạt động chính của doanh nghiệp, để đánh giá khả năng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch như bán hàng hoá…bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Doanh thu còn bao gồm các khoản trợ giá, phụ thu theo quy định của nhà nước đối với một số hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ được nhà nước cho phép và giá trị của các sản phẩm hàng hoá đem biếu, tặng hoặc tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp. 1.1.2. Điều kiện để ghi nhận Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Không phải bất kỳ giá trị lợi ích kinh tế nào phát sinh cũng được ghi nhận là doanh thu của doanh nghiệp mà Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Như vậy, để ghi nhận doanh thu của DN phải thỏa mãn các điều kiện sau:  Đối với doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau: Thứ nhất, doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật Thứ hai, doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; Thứ ba, doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Thứ tư, doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; Cuối cùng, xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Để đảm bảo tính kịp thời trong ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trên cơ sở đó ghi nhận doanh thu một cách hợp lý. Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch tạo ra doanh thu đó. Trong trường hợp khi lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong. Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không được ghi giảm doanh thu. Tuân thủ nguyên tắc thânh trọng trong kế toán khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. Ngoài ra, khi doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (như chi phí bảo hành và chi phí khác), thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thỏa mãn.  Đối với doanh thu cung cấp dịch vụ: doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau: Thứ nhất, doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Thứ hai, có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; Thứ ba, xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán; Cuối cùng, xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Trường hợp giao dịch về các dịch vụ thực hiện trong kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu của dịch vụ trong từng thời kỳ được thực hiện theo phương pháp tỉ lệ hoàn thành, theo phương pháp này, doanh thu được ghi nhận trong kỳ kế toán được xét theo tỉ lệ phần công việc đã hoàn thành. Như vậy khi hạch toán ghi nhận doanh thu phải xác định xem doanh thu từ nghiệp vụ bán hàng đó có thoả mãn những quy định về xác định và điều kiện ghi nhận doanh SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật thu hay không. Chỉ khi những quy định và những điều kiện ghi nhận doanh thu được thoả mãn thì doanh thu mới được ghi nhận. Cũng như doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ chỉ được ghi nhận khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Khi không thể thu hồi được khoản doanh thu đã ghi nhận thì phải hạch toán vào chi phí mà không được ghi giảm doanh thu. Trong quá trình hạch toán doanh thu phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thận trọng, đối với những khoản mà trước đó đã ghi vào doanh thu (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu. Khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. 1.1.3. Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán doanh thu và thu tiền Chứng từ tài liệu kế toán Những chứng từ chủ yếu được sử dụng trong khoản mục này bao gồm: • Đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho khách hàng, các văn bản này đồng thời cũng là cơ sở pháp lý ràng buộc cả hai bên, thể hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong việc cung cấp và sử dụng hàng hóa dịch vụ. • Chứng từ tiêu thụ: Là loại chứng từ độc lập vào lúc giao hàng, thể hiện chủng loại, mẫu mã, quy cách của sản phẩm • Phiếu tiêu thụ: Là loại chứng từ dùng để ghi sổ mẫu mã, số lượng và các thông tin liên quan đến khách hàng đặt mua. • Hóa đơn GTGT ( mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK ) là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cho người mua. • Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ của đơn vị bán xác nhận mẫu mã, số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua. Hóa đơn bán hàng là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng đi đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán. • Bảng thanh toán đại lý: Sử dụng trong trường hợp DN tiêu thụ hàng hóa theo hình thức đại lý, ký gửi. Là chứng từ phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý, ký gửi giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng đại lý. Là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận đại lý ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán. • Bản quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng cung cấp dịch vụ: Là chứng từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại. • Thẻ quầy hàng: Là chứng từ theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình nhập và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt được SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật tình hình nhập, xuất, tồn quầy. Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán hàng từng ngày (kỳ). • Các hợp đồng, khế ước tín dụng: Là các văn bản về chính sách tín dụng thương mại của công ty với khách hàng như chính sách bán hàng, phương thức bán hàng, chính sách cả…Các chứng từ, tài liệu trên đều có vai trò nhất định trong doanh thu. Việc thiết kế khối lượng chứng từ kế toán, quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch toán và đơn vị hạch toán cơ sở được gọi là tổ chức chứng từ kế toán và có thể được khái quát một cách chung nhất như sơ đồ 1: Sơ đồ 1.1: Luân chuyển chứng từ trong quá trình bán hàng Như vậy, ta có thể thấy quá trình luân chuyển chứng từ sẽ xuất phát từ việc nảy sinh nhu cầu của khách hàng về việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của DN, khi đó khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng tới phòng kinh doanh, sau đó thủ trưởng đơn vị sẽ phê duyệt phương thức tiêu thụ hàng hóa bao gồm: Phương thức tiêu thụ trực tiếp; Phương thức tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận; Phương thức bán hàng qua các đại lý ( ký gửi); Phương thức bán hàng trả góp; Phương thức tiêu thụ nội bộ, sau đó ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên về tiêu thụ hàng hóa. Tiếp đó, 2 bên sẽ tiến hành chuyển giao hàng hóa và thực hiện thanh toán với các hình thức: trả trước, trả chậm, thanh toán ngay, trả sau. Nếu chấp nhận cho khách hàng nợ thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng sẽ gồm các chứng từ như: Các phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng Sau khi hoàn tất việc chuyển giao hàng hóa và thanh toán thìu khâu cuối cùng hai bên sẽ cùng nhau lập biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế chấm dứt quyền và nghĩa vụ đã xác lập của hai bên. SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 6 Vận chuyển hàng hóa. Lập chứng từ vận chuyển Nhu cầu mua hàng Khách hàng Phòng kinh doanh Thủ trưởng (hoặc KTT) Phòng kinh doanh Thủ kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Đơn đặt hàng phiếu tiêu thụ Phê chuẩn phương thức tiêu thụ Lập hóa đơn bán hàng phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ kế toán lập báo cáo hàng kỳ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật Ngoài những chứng từ trên KTV cần thu thập các tài liệu và các thông tin phục vụ cho cuộc kiểm toán như: BCTC năm trước, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán năm trước; Bảng kê doanh thu theo mặt hàng, theo loại dịch vụ, theo tháng, theo từng bộ phận; Các quy định chính sách của nhà nước, của tổng công ty, của bản thuân doanh nghiệp về doanh thu như giá niêm yết, chiết khấu thương mại, giảm giá… Hệ thống sổ sách kế toán. Kết hợp các chứng từ, doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ sách kế toán để phục vụ cho việc hạch toán. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng sổ nhật ký chung trong hạch toán bán hàng thì theo quy định về chế độ sổ sách kế toán của Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp sẽ thực hiện các sổ kế toán sau đây: • Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản tiền. Các con số tổng hợp hàng ngày ghi vào sổ này được đối chiếu với hóa đơn bán hàng. Cuối tháng, các số tổng hợp chi tiết của những sổ này sẽ được ghi vào sổ cái tài khoản. • Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho các nghiệp vụ thu tiền mặt từ hoạt động kinh doanh, doanh thu tiền mặt và tất cả các khoản thu khác bằng tiền thu tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền. • Sổ nhật ký mua hàng: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị như: Nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau. • Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán. Các sổ và thẻ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng và theo hình thức sổ nhật ký chung.Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được Tài khoản hạch toán Một là, doanh thu bán hàng được theo dõi trên Tài khoản (TK) 511 - Doanh thu bán hàng: TK này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu. TK này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành bốn TK cấp hai TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ… TK này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh vật tư hàng hoá. SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng thành phẩm và bán thành phẩm đã được xác định là tiêu thụ. TK này được sử dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp. TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần khối lượng dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ. TK này được sử dụng cho các ngành các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, bưu điện, dịch vụ công cộng, du lịch. TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá Phản ánh các khoản thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nước khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm hàng hoá dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Hai là, doanh thu bán hàng nội bộ được theo dõi trên TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ: TK này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ. TK này cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành ba TK cấp hai sau: TK 5121 – Doanh thu bán hàng hoá Phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ nội bộ. TK này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp thương mại như vật tư lương thực. TK 5122 – Doanh thu bán các sản phẩm Phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, dịch vụ, lao vụ cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong một công ty hay tổng công ty. TK này chủ yếu được dùng trong các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, xây dựng cơ bản. TK 5123 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Phản ánh doanh thu của khối lượng dịch vụ lao vụ cung cấp cho các đơn vị thành viên trong cung công ty hoặc tổng công ty. TK này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, du lịch, bưu điện. Khi sử dụng TK 512 cần chú ý các TK này chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay một tổng công ty. Chỉ phản ánh vào TK này số doanh thu của khối lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ, lao vụ của các thành viên cung cấp lẫn nhau. Không hạch toán vào TK này các TK doanh thu bán hàng cho các doanh nghiệp không trực thuộc công ty, tổng công ty. Ba là, chiết khấu thương mại được theo dõi trên TK 521 - Chiết khấu thương mại: TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế. TK này không có số dư cuối kỳ. Bốn là, hàng bán bị trả lại được theo dõi trên TK 531 – Hàng bán bị trả lại: TK này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân như: vi phạm cam kết hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại. TK này cuối kỳ không có số dư. Năm là, giảm giá hàng bán được theo dõi trên TK 532 - Giảm giá hàng bán: TK này theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật vì các lý do chủ quan của doanh nghiệp như: hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. TK này cuối kỳ không có số dư. SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Tô Văn Nhật Các tài khoản hạch toán thu tiền: Thứ nhất, phải thu khách hàng được theo dõi trên TK 131: TK này theo dõi toàn bộ các khoản phải thu mà doanh nghiệp chưa thu tiền khách hàng và những khoản khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp Thứ hai, khoản tiền hàng thu được được phản ánh trên tài khoản tiền 111 – nếu doanh nghiệp thu bằng tiền mặt và TK 112 – nếu doanh nghiệp thu bằng tiền gửi ngân hàng 1.1.4. Một số quy định khi hạch toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Việc hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phải đảm bảo tuân thủ theo các nguyên tắc nhất định phù hợp với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp thay thế cho Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT do Bộ Tài chính ban hành ngày 01.11.1995. Nội dung của Quyết định mới có một số thay đổi nhằm giúp cho công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp được thực hiện thuận lợi hơn. Chế độ Kế toán doanh nghiệp được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 phần: Hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế toán và chế độ sổ kế toán. Việc hạch toán được chia thành các phần hành kế toán khác nhau và trợ giúp cho kế toán tổng hợp trong công tác kế toán cuối kỳ. Kế toán doanh thu nằm trong phần hành kế toán xác định kết quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Mỗi hoạt động bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng đều phải tiến hành ghi nhận doanh thu phù hợp với chi phí phát sinh. Một là, đối với hoạt động bán hàng: doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thoả mãn. Hai là, đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: khi kết quả của một giao dịch về cung cấp dịch vụ không thể xác định được chắc chắn thì doanh thu được ghi nhận tương ứng với chi phí đã ghi nhận và có thể thu hồi. Ba là, đối với hoạt động từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia: doanh thu được ghi nhận khi được đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Khi không thể thu hồi một khoản mà trước đó đã ghi vào doanh thu thì khoản có khả năng không thu hồi được hoặc không chắc chắn thu hồi được đó phải hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ, không ghi giảm doanh thu. Trong báo cáo kế toán cuối kỳ, doanh nghiệp phải trình bày được chính sách kế toán áp dụng trong việc ghi nhận doanh thu của từng loại giao dịch và sự kiện. Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thoả thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Đối với các khoản tiền hoặc tương đương tiền không được nhận ngay thì doanh thu được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu được trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi suất hiện hành. SV: Lê Thị Hải Yến Lớp: Kiểm toán 49A 10