BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI (Logs of changes/ Change Tracking) Ấn Ngày ban hành Trang sửa đổi (Issue) (Date of issue) (Page amended) 04 Chữ ký (signature) (Signature) Tồn quy trình (Entire Process) Người biên soạn (Prepared By) Họ Tên (Full name) Chữ ký đơn vị liên quan Người kiểm tra (Checked By) Người phê duyệt (Apprpval) I MỤC ĐÍCH (Goal) : + Đào tạo nhằm (Inoder to) : - Cập nhật kiến thức cho nhân viên, giúp nhân viên áp dụng thành công có thay đổi cơng nghệ doanh nghiệp (Update staff’s knowledge, help staff practice successfully when there is any change of Tech in the company.) - Chuẩn bị đội ngũ cán quản lý kế cận, tạo cho họ kỹ cần thiết cho hội thăng tiến (Prepare the reserve staff of management, provide them with essential skills for opportunities of promotion) - Khuyến khích, động viên nhân viên Thỏa mãn nhu cầu phát triển nhân viên (Encourage staff and match the staff ‘s need of development) - Đào tạo nhằm không ngừng hồn thiện nâng cao kỹ chun mơn CNV để đáp ứng nhu cầu ngày phát triển công việc, phục vụ tốt cho mục tiêu phát triển lâu dài Công ty (Train for non-stop improverment and upgrading professional skills of staff to match the raising demand of work catchiing the long-term developmental goals of the company) II PHẠM VI ÁP DỤNG (Scope of application) Quy trình áp dụng tồn Cơng ty(To be applied inthentire company) III TÀI LIỆU LIÊN QUAN (Reference Document): - Qui chế đào tạo (Training Regulations) - Quy trình tuyển dụng (Employment Process) - Nội quy lớp học (Course Rule) IV TRÁCH NHIỆM (Responsibilities): - Nhân viên phụ trách đào tạo thực quy trình (Training staff is object to apply the entire process) - Các phận/ phòng ban có người tham dự khóa đào tạo phải hoàn thành thủ tục yêu cầu quy trình (All department sending staff to courses should follow all procedures) VI CÁC ĐỊNH NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT(Definition of abrivation): - KHĐT: Kế hoạch đào tạo (Planning) - NCĐT: Nhu cầu đào tạo.(Demand of Training) - PĐNĐT: Phiếu đề nghị đào tạo.(Suggestion Form) - PĐGKH: Phiếu đánh giá khóa học(Estimate of Course) - Ban TGĐ: Ban Tổng Giám Đốc(Board of General Director) - CNV: Công nhân viên(Labourer) VII NỘI DUNG (Content): TRÁCH NHIỆM (Reponsibility) TIẾN TRÌNH ( Process) DIỄN GIẢI (Explaination) VIII DIỄN GIẢI QUY TRÌNH (Explaination): PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO (Analysis of training demand): - Vào cuối năm, Tổ Đào tạo phối hợp phận tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo theo kế hoạch phát triển phận, Công ty (At the end of the year, Training Team should collaborate with other departments to analyse the training demand according to development plant of company) LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO (Planning): - Căn vào phân tích nhu cầu đào tạo, Tổ Đào tạo lập Kế hoạch đào tạo – Huấn luyện cho năm (Basiced on the analysis, Training Team will make a plant of Training for the next year) - Trong qúa trình thực hiện, thấy cần thiết phải sửa đổi lại Kế hoạch đào tạo cho phù hợp với tình hình thực tế, Tổ Đào tạo phối hợp với Trưởng phận thực Trưởng phận gửi nhu cầu đào tạo phận Tổ Đào tạo xem xét trước lập kế hoạch (During the implementation, the plan could be changed in order to match the nearly The heads of the Departments or Leaders will send their requisity of training to Training Team for the plan) PHÊ DUYỆT (Approval) - Tổ Đào tạo lập kế hoạch đào tạo năm sau trình GĐ Nhân Ban TGĐ phê duyệt (Plan will be sibmitled to Personnel Manager and BOD for approval) - Trường hợp phận có nhu cầu đào tạo đột xuất, Trưởng phận làm Phiếu đề nghị đào tạo – Huấn luyện gửi cho Tổ Đào tạo xem xét, phù hợp trình GĐ Nhân Ban TGĐ duyệt, không phù hợp ghi rõ lý trả lại PĐNĐT cho phận đề nghị (In the case of irregular training demand form depts, Head of dept will send the training requisity to training team That requisity will be submitled to P.Manager/ BOD when it is reasonable Otherwise, it will be returned with the explaination of reason to that department) - Trước đào tạo, người tham dự phải viết Bản cam kết đào tạo – Huấn luyện gửi Tổ Đào tạo Đối với khóa học tổ chức nội bộ, người tham dự không thiết phải làm Bản cam kết đào tạo mà vào thông báo cụ thể Tổ Đào tạo để thực Before taking course, the attendant should sign the plege of training and send it to training team For the internal courses or lectures held at company, the attendants not need to have the pledge, but follow the particular notice form training course) - Ngoài việc đào tạo theo kế hoạch đào tạo đột xuất, Tổ Đào tạo đề xuất Ban TGĐ duyệt đề nghị phận cử người tham gia khóa đào tạo bên ngồi có chương trình phù hợp với nghiệp vụ chun môn phận (Beside the regular and irregular courses, Training team could submit the proposals asking Depts to send staff for the recommended courses.) CHỌN LOẠI HÌNH ĐÀO TẠO (Selection of training form): 4.1 ĐÀO TẠO NỘI BỘ (Internal Training): Bao gồm loại hình (Including): a) Đào tạo hội nhập (Intergrating training): - Áp dụng cho tất CNV vào nhận việc Công ty Nội dung chủ yếu giới thiệu tổng quát Cơng ty, phổ biến tóm tắt nội qui, sách, sơ đồ tổ chức cơng ty,… Phòng Nhân tổ chức thực Thời gian, số CNV tham dự, thời lượng,… thông báo cụ thể tới phận trước tổ chức (To be applied for all new recruits when coming to work at the company Main content is about introduction of company, Brief Regulartion & rules of the company, structure held by HR Dept Time, number of recruit, time ancount will be informed to depts In advance) b) Đào tạo công việc thực tế (Training based on reality) - Khi có nhân viên vào nhận việc phận có thuyên chuyển, nâng cấp nhân viên nội bộ, Trưởng phận chịu trách nhiệm đào tạo cử người có đủ khả để theo dõi, hướng dẫn công việc mà họ đảm nhận sau Kết đào tạo công việc thực tế thể qua khả đáp ứng công việc CNV, tài liệu liên quan đến công tác đào tạo phận lưu lại gửi 01 cho Tổ Đào tạo (Due to recruitment or promotion, the head of specific dept will be inchargeg of training or assign the suitable person to guide and supervise in relating job The result of training shoulf be expressed through the practical ability of recruits, the relevance document will be field and send one copy to training team) c) Tự đào tạo (Seft training and Education) - CNV tự đào tạo nâng cao trình độ chun mơn thơng qua sách, tài liệu thư viện (By reading, learning books does at the library) d) Đào tạo với giảng viên, cấp quản lý (Training byteaching staff or managementstaff) - Giảng viên người làm việc Công ty phải có kiến thức chun mơn trình độ sư phạm Có khả truyền đạt giảng rõ ràng (Internal teaching staff should have professional knowledge and skills with good communication ability) - Căn vào kế hoạch đào tạo, nhu cầu phận, Tổ Đào tạo liên hệ mời giảng viên soạn chương trình giảng dạy (Based on training plan, or depts ‘ need, training team contact the teaching staff to prepare lecture) - Danh sách cán - Chuyên viên nội đăng ký tham gia giảng dạy chuyên đề Công ty cập nhật có thay đổi 06 tháng lần (List of internal teaching staff will be update with the changes every months) - Các phận tự tổ chức cho nhân viên nhân viên phận khác tham dự phải gửi Phiếu đăng ký hướng dẫn – Giảng dạy Tổ Đào tạo trước ngày tổ chức khóa học tuần để phối hợp thực (For the seft – training course by specific Depts These Depts send form registeration of training guide to training team a week in advance for the implementary cooporation) 4.2 ĐÀO TẠO BÊN NGOÀI (Out side training) a) Gửi CNV tham dự (Sending staff to course) - Nhằm nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn CNV, Tổ Đào tạo thường xuyên liên hệ, gửi nhân viên tham dự khóa đào tạo, buổi hội thảo, tập huấn, tọa đàm,… bên ngồi Cơng ty đơn vị tư vấn – đào tạo tổ chức (For advanced training of staff, Training course will have frequent contant and sending staff to the course, seminars, conferences, meeting outside company held by consulting – training organizations) b) Mời giảng viên giảng Công ty tổ chức khóa học địa điểm ngồi Cơng ty (Inviting Traners for the course held in company or outside) Căn vào nhu cầu đào tạo, nghiệp vụ chun mơn phận, chương trình học, Tổ Đào tạo liên hệ, tìm hiểu đơn vị thực đào tạo dựa theo tiêu chuẩn: (Based on the needs of training form depts And programs, Training team will contact and explore the training organization acrding to the standards) + Chương trình học phải phù hợp với nhu cầu đào tạo Công ty (Suitable program with the requirement of company) + Uy tín Trường, Trung tâm đào tạo, giảng viên giảng dạy (Reputation of Schools, training centers, trainers) + Hiệu qủa lớp học phải đáp ứng mong đợi học viên (Effriciency of the course should match the expectation of trainees/attendants) + Chi phí thời gian đào tạo phải hợp lý (Reasonable cost and time) - Các chương trình học, giảng viên Tổ Đào tạo, GĐ Nhân phối hợp Trưởng phận lựa chọn, đề nghị Ban TGĐ Công ty phê duyệt (Programs, Trainers, will be selected by training team with Personnel manager collaboraring with heads of Depts and approved by BOD) CHỌN PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO (Selection of methodologed): - Dựa vào nội dung khóa học, Tổ Đào tạo tìm phương pháp đào tạo phù hợp để yêu cầu đơn vị đào tạo đáp ứng Các phương pháp đào tạo như: thảo luận nhóm, đưa tình cụ thể để giải quyết, buổi học lý thuyết ngoại khóa, trò chơi,… kết hợp phương pháp cho khóa học đạt hiệu cao TỔ CHỨC THỰC HIỆN: - Tổ Đào tạo có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức, lên chương trình đào tạo, mời giảng viên, thơng báo cho phận/ phòng ban có liên quan tham gia khóa đào tạo Những ý kiến phản hồi khoá đào tạo phải báo lại cho Tổ Đào tạo chậm 02 ngày trước bắt đầu khóa học - Đối với đào tạo nội bộ, giảng viên phải chuẩn bị tài liệu giảng dạy gửi 01 cho Tổ Đào tạo trước khóa học bắt đầu 05 ngày để Tổ Đào tạo trình Ban TGĐ duyệt, photo cho anh/ chị tham gia khóa học Giảng viên khơng thối thác nhiệm vụ Hoặc không tiếp tục việc giảng dạy, giảng viên phải báo cho Tổ Đào tạo biết trước bắt đầu khóa học 02 ngày đồng thời phải viết giải trình lý (có cấp quản lý trực tiếp xác nhận) gửi Tổ Đào tạo - Trong trường hợp mời giảng viên bên giảng dạy Cơng ty, sau thống chương trình với phận có nhu cầu, Tổ Đào tạo lập kế họach tổ chức trình GĐ Nhân Ban TGĐ duyệt, thông báo phận tham dự - Vì lý học viên khơng thể đến lớp phải viết Đơn xin phép vắng mặt có Trưởng phận xác nhận gửi Tổ Đào tạo trước buổi học - Cuối khoá đào tạo, học viên phải đánh giá khóa học theo biểu mẫu Phiếu đánh giá khóa học học viên Tổ Đào tạo thu phiếu đánh giá làm sở phân tích rút kinh nghiệm để tổ chức khóa học sau tốt - Đối với hình thức gửi CNV tham dự khóa đào tạo đơn vị bên ngồi Cơng ty tổ chức, Tổ Đào tạo chịu trách nhiệm liên hệ với đơn vị nội dung chương trình học, thời gian, học phí vấn đề có liên quan trình GĐ Nhân Ban TGĐ xét duyệt thơng báo tới phòng ban có nhân viên tham dự - Người cử tham gia khoá đào tạo nội bên ngồi Cơng ty phải chấp hành nghiêm túc nội qui chung lớp học, thông báo - quy định riêng khóa học quy chế đào tạo Cơng ty - Tổ Đào tạo phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện (trong điều kiện cho phép) để phục vụ cho khóa học, có trách nhiệm theo dõi suốt thời gian diễn khóa học Nếu thấy có vấn đề chưa phù hợp phải có ý kiến phải hồi với Trưởng phận, giảng viên để kịp thời điều chỉnh - Tất kế hoạch tổ chức lớp học, chương trình học, CNV tham dự,… báo cho GĐ Nhân trước triển khai thực ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO: 7.1 Đánh giá hành chánh công tác đào tạo: - Tất CNV đào tạo nội khóa mời giảng viên giảng Cơng ty phải làm kiểm tra cuối khố cấp Giấy chứng nhận (tùy khóa học) đạt yêu cầu - Trường hợp gửi nhân viên tham dự khóa đào tạo đơn vị bên tổ chức, tất học viên phải nộp tài liệu, Giấy chứng nhận cho Tổ Đào tạo chậm 01 tuần sau nhận 7.2 Đánh giá kết đào tạo qua kế hoạch ứng dụng kết thực hiện: - Sau kết thúc khóa đào tạo 01 tuần, người đào tạo phải hoàn tất bảng Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo có đồng ý Trưởng phận cấp quản lý trực tiếp gửi 01 photo cho Tổ Đào tạo để theo dõi Sau CNV thực hiện, Trưởng phận cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết gửi Tổ Đào tạo (kèm theo hồ sơ, số liệu liên quan chứng minh kết thực hiện, Tổ Đào tạo yêu cầu) Nếu không đạt, sau thời gian thực CNV không gửi Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo (bản chính), khơng gởi kết kế họach ứng dụng Tổ Đào tạo coi không hồn thành khóa học phải bồi thường học phí Công ty hỗ trợ theo quy chế đào tạo Đối với khóa như: tập huấn, hội nghị, hội thảo, hướng dẫn triển khai thực thông tư mới, khóa có thời lượng từ 01 buổi trở xuống, học viên không làm Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo mà thay vào Báo cáo thu hoạch sau đào tạo Nội dung báo cáo phải nêu nội dung khố học, khả áp dụng kiến thức học vào thực tế, đánh giá giảng viên (phương pháp giảng dạy, trình độ chun mơn, kinh nghiệm, tính chun nghiệp), cách tổ chức khóa học đơn vị đào tạo,… CẬP NHẬT VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ: - Tổ Đào tạo có trách nhiệm cập nhật lưu lại chứng từ, tài liệu liên quan đến khóa học cung cấp danh sách CNV đào tạo, Giấy chứng nhận, hồ sơ đào tạo cá nhân để phận lưu trữ lưu - Các hồ sơ phải lưu giữ gồm: STT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu Phương pháp huỷ Kế hoạch đào tạo-Huấn luyện Tổ Đào tạo năm Đốt/ xé Phiếu đề nghị đào tạo- Huấn Tổ Đào tạo luyện năm Đốt/ xé Bản cam kết đào tạo- Huấn Tổ Đào tạo luyện tháng kể từ hòan tất thủ tục theo qui định Đốt/ xé Danh sách CB-Chuyên viên nội Tổ Đào tạo ĐK tham gia giảng dạy Cty Suốt trình sử dụng Đốt/ xé Phiếu đăng ký HD – Giảng dạy Tổ Đào tạo năm Đốt/ xé Đơn xin phép vắng mặt Tổ Đào tạo Sau kết thúc khóa học Đốt/ xé Phiếu đánh giá khóa học Tổ Đào tạo học viên năm Đốt/ xé Kế hoạch ứng dụng sau đào tạo Tổ Đào tạo năm Đốt/ xé Báo cáo thu hoạch sau đào tạo Tổ Đào tạo năm Đốt/ xé 10 Hồ sơ đào tạo cá nhân BP lưu trữ Đốt/ xé 11 Giấy chứng nhận BP lưu trữ Theo qui trình làm việc người lao động Đốt/ xé ... (Scope of application) Quy trình áp dụng tồn Cơng ty(To be applied inthentire company) III TÀI LIỆU LIÊN QUAN (Reference Document): - Qui chế đào tạo (Training Regulations) - Quy trình tuyển dụng... Quy trình tuyển dụng (Employment Process) - Nội quy lớp học (Course Rule) IV TRÁCH NHIỆM (Responsibilities): - Nhân viên phụ trách đào tạo thực quy trình (Training staff is object to apply the... tạo nội bên ngồi Cơng ty phải chấp hành nghiêm túc nội qui chung lớp học, thơng báo - quy định riêng khóa học quy chế đào tạo Công ty - Tổ Đào tạo phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện (trong điều kiện