bài giảng làm việc nhóm

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC NHÓM Kỹ tổ chức họp 1.1 Qui trình họp Công tác chuẩn bi Trình tự buổi họp 1.2 Quản lý điều hành họp Truyền đạt thông tin Thu thập thông tin Xử lý thông tin 1.1.1 công tác chuẩn bi Thời gian Đia điểm Thành phần tham dư Nội dung Thiết bi phục vụ 1.1.2 trình tự buổi họp Giới thiệu nội dung, nêu vấn đề Đóng góp ý kiến ( cá nhân hay nhóm nhỏ) Thảo luận nhóm Kết luận vấn đề Đặt mục tiêu nhiệm vụ tiếp theo của nhóm Phân công nhiệm vụ 1.2.1 Truyền đạt thông tin Thông tin ngắn gọn Thông tin dễ hiểu Có mục tiêu rõ ràng Độ chính xác cao Có dẫn chứng (nếu cần) 1.2.2 Thu thập thông tin Ghi nhận tất cả các thông tin Đánh dấu những t.tin quan trọng nhất Thu thập nhiều nguồn thông tin khác ( kể cả thông tin trái chiều) Thu thập bằng nhiều phương pháp (bên ngoài, bên trong) Duy trì sự giao tiếp nhóm 1.2.3 Xử lý thông tin Cần độ chính xác cao Thông tin được nhóm tán thành Lưu ý những thông tin quan trọng hoặc T.Tin chưa được thống nhất Tránh trùng lặp thông tin Tránh thông tin nhiễu KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM 2.1 Hoạch đinh 2.2 Tổ chức 2.3 Xây dựng môi trường làm việc 2.4 Lập hệ thống kiểm soát 2.1 Hoạch đinh Xây dựng mục tiêu của nhóm Lập kế hoạch thực hiện Lập các phương án Xác đinh các nguồn lực Dự đoán các tình huống Xác đinh các tiêu chuẩn để đánh giá 2.2 Tổ chức Phân chia nhóm nhỏ ( nếu có) Phân công việc hợp lý Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm Phân chia nguồn lực hợp lý Hướng dẫn, điều phối Xây dựng hệ thống thông tin Xử lý thông tin 1.2 Xung đột: - Các nhóm nhỏ hình thành một cách tự nhiên - Các tính cách khác sẽ va chạm và thường không có sự nhượng bộ - Sự giao tiếp bi hạn chế, chưa được thấu hiểu và thông cảm - Có nhiều ý kiến trái chiều và chỉ trích 1.3 Bình thường hóa: - Nhóm thấy được lợi ích chung - Các TV có sự thông cảm và hỗ trợ công việc - Các TV tự tin để bày tỏ quan điểm - Quá trình trao đổi thảo luận cởi mở và thân thiện - Các thông tin được trao đổi đa dạng - Nhiều phương pháp làm việc hiệu hiệu quả được các TV đón nhận 1.4 Hoạt động trôi chảy: - Nhóm làm việc ổn đinh, có hệ thống - Các ý kiến và quan điểm được các TV nhóm lắng nghe và góp ý một cách tích cực - Các TV chủ động công việc - Có sự hỗ trợ để hoàn thành mục tiêu XÂY DỰNG NHÓM XÂY DỰNG MỤC TIÊU – TÔN CHI LẬP KẾ HOẠCH LỰA CHỌN THÀNH VIÊN XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1 XÂY DỰNG MỤC TIÊU - TÔN CHI: Xây dựng mục tiêu dài hạn Xây dựng mục tiêu ngắn hạn Mục tiêu của từng nhóm nhỏ Tôn chỉ hành động của nhóm 2.2 LẬP KẾ HOẠCH - Mục đích – yêu cầu – tôn chỉ: - Thời gian – đia điểm: - Nội dung – hình thức: - Biện pháp thực hiện: + Nguồn lực sẵng có: CSVC, CN, TC,… + Nguồn lực hỗ trợ - Phân công nhiệm vụ - Tiến độ thực hiện - Tổng kết 2.3 LỰA CHỌN THÀNH VIÊN 2.3.1 Xác định công việc và số lượng thành viên: - Xác định công việc cần làm hoặc mục tiêu cần thực hiện - Xác định số lượng thành viên cần thiết để thực hiện công việc 2.3.2 Tuyển chọn thành viên: - Đánh giá lực từng thành viên: kiến thức, trình độ, kỹ năng, thái độ,… - Thành viên tự đánh giá mức độ tự hoàn thành: thời gian, biện pháp thực hiện công việc được giao 2.3.3 Một số lưu ý tuyển chọn thành viên: -Tránh việc đánh giá vội vàng hay rập khuông tuyển chọn -Phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên -Số lượng thành viên phụ trách công việc vừa đủ 2.4 XÂY DỰNg cấu tổ chức 1.1 Người lãnh đạo 1.2 Người điều phối 1.3 Thư ký 1.4 Gíam sát 1.5 Người góp ý ( cố vấn) 1.6 Thành viên 2.4 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÓM 2.4.1 Người lãnh đạo: ( Trưởng nhóm) - Tuyển chọn thành viên cho nhóm - Đào tạo thành viên ( cần thiết) - Phân công nhiệm vụ phù hợp cho các thành viên - Giải quyết tình huống nhanh và chính xác - Có khả truyền đạt thông tin và nhận đinh vấn đề - Động viên khích lệ tinh thần của nhóm 2.4.2 Người điều phối: -Trực tiếp theo dõi công việc của các thành viên - Theo dõi và đốc thúc tiến độ công việc - Điều phối các thành viên hỗ trợ qua lại công việc - Dự báo những khó khăn quá trình thực hiện công việc - Hỗ trợ đắc lực cho người lãnh đạo 2.4.3 Thư ký: - Ghi nhận các thông tin một cách chính xác rõ ràng Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác - Sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên cần giải quyết - Theo dõi thời gian và tiến độ hoàn thành - Tập hợp kết quả của các thành viên và sắp xếp có hệ thống, khoa học 2.4.4 Người góp ý: ( cố vấn ) - Theo dõi và phân tích tính hiệu quả lâu dài của công việc chung của nhóm - Không chấp nhận phong cách làm việc kém hiệu quả - Là chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy nhiều mặt của một vấn đề - Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý hoặc chỉnh lý các khuyến điểm, nhược điểm - Có thể là người phản biện các vấn đề 2.4.5 Thành viên: - Trực tiếp thực hiện công việc phân công - Vận dụng các kiến thức, trình độ, khả năng, kinh nghiệm, sở trường để thực hiện công việc - Tích cực góp ý xây dựng cho sự phát triển của cả nhóm - Cầu thị công việc - Tinh thần trách nhiệm cao - Kết hợp với các thành viên nhóm Hỗ trợ qua lại giữa các thành viên