đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ trong ngân hàng

Trước những rủi ro và thách thức có liên quan chặt chẽ tới chất lượng kiểm soát nội bộ, các Ngân hàng thương mại không thể né tránh mà phải đối mặt và tự tìm cho mình những giải pháp th

MUC LUC

CHUONG |: NHUNG VAN DE CO BAN VE KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG

NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 2 2222815222211 2n nen sc 2

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ và cơ chế kiểm soát nội bộ -s- 2

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ ải 2222222 22021222 nereeee 2 1.1.2 Cơ chế kiểm soát nội bộ 222111111112112t E22 eeee 2 1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ải c2 2n eereecec 2 1.3 Các thủ tục kiểm soát căn bản csvv 222121112 2E eereevee 2

1.3.1 Thủ tục kiểm soát - phê duyệt 5 nhe 2

1.3.2 Thủ tục kiểm soát - định dạng trước - cccSs 12t SE n1 erey 3 1.3.3 Thủ tục kiểm soat - b40 c4o bAt thuOng vecceccccccssssssessesssssssesesessssssseeeeeeeeees 3

1.3.4 Thu tuc kiém sodt - b&0 VO tai SAN cecsscceesescssesecesssessessssssesessevevesesseseeee 4

1.3.5 Thủ tục kiểm soát - bất kiêm nhiệm 22 2222222 nen 4

1.3.6 Thủ tục kiểm soát - sử dụng chỉ tiêu Sc S22 ng xxe 4

1.3.7 Thủ tục kiểm soát - đối chiếu 2n nhe 5

1.3.8 Thủ tục kiểm soát - kiểm tra và theo đõi - 2 2S ra 5 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ VỀ THỦ TUC KIEM SOÁT NOI BO CUA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 5 22252 22L 2122271821121 2E EEEnerrerreeree 6

2.1 Khái quát hoạt động tín dụng của ngần hàng ác Hee 6 2.2 Đánh giá thủ tục kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại ngân hàng 6

2.2.1 Thủ tục kiểm soát - phê duyệt cccvScs2221112222222 re 6

2.2.2 Thủ tục kiểm soát - định đạng trước sss 2222 nen 7

2.2.3 Thủ tục kiểm soát - báo cáo bất thƯờng c c c nang 7

2.2.4 Thủ tục kiểm soát - bảo vệ tài sản oocs 2222 He rune 7

2.2.5 Thủ tục kiểm soát - bất kiêm nhiệm 525222 22251122211 21s 7

2.2.6 Thủ tục kiểm soát - sử dụng chỉ tiêu - ch Hee 8

2.2.7 Thủ tục kiểm soát - đối chiếu 0 0n 222 re ree 8

xu

ii

2.2.8 Thủ tục kiểm soát — kiểm tra và theo dõi c 2cccccrrkrertrerrkee 8 CHUONG 3: KET LUAN VA KIEN NGHI ou cesccsssccscssscessstsecesssecesssseeseseeseensseees 10

312K ICHHGHTE ii cty cửa aecd 10 gecxrg6: c oế tiện G1 13h 3áel1x:7 ĐY TỐ S151 :.- 54 10

TAD TTA MSTA 0 duy, tu cuastYAbE h8bt:A£t s0 s/sx2/60 555 it VY St ác 11

MO DAU

Ngân hàng thương mại là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động

kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ, tín dụng, thanh toán, liên quan đến toàn bộ nên kinh tế Vì vậy, có rất nhiều rủi ro Trong đó, rủi ro tín dụng là đặc trưng tiêu biểu

nhất, dễ xây ra nhất trong hoạt động ngân hàng Nguyên nhân của thực trạng đó là

do chủquan từphía ngân hàng (năng lực, tổ chức hoạt động kinh đoanh ) và khách hàng (với những hành vị lừa đảo để vay vốn ngân hàng ngày càng xuất hiện với những hình thức tinh vi hơn; kinh doanh thua lỗ; do thay đối chính sách; tình trạng

đầu tư vốn vào những dự án hiệu quả kinh tế thấp ) hoặc khách quan như thiên tai,

dịch bệnh

Trước những rủi ro và thách thức có liên quan chặt chẽ tới chất lượng

kiểm soát nội bộ, các Ngân hàng thương mại không thể né tránh mà phải đối mặt

và tự tìm cho mình những giải pháp thiết thực phù hợp để nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tín dụng, hạn chế những rủi ro, tăng quy mô và chất lượng, đảm

bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả

Thông qua môn học kế toán và kiểm toán ngân hàng, nhóm 10 đề xuất nghiên

cứu đề tài “Đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ trong ngân hàng” làm bài tiểu

luận cho môn học, đồng thời góp phần củng cố kiến thức, kinh nghiệm từ thực tiễn

cũng như qua các chia sẻ của các thành viên trong nhóm giúp cho bài tiểu luận có

cái nhìn tổng quan hơn về lý thuyết kiểm soát nội bộ.

CHUONG 1: NHUNG VAN DE CO BAN VE KIEM SOAT NOI BO

TRONG NGAN HANG THUONG MAI

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ và cơ chế kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là các chính sách, quy trình, thông lệ và cơ cầu tổ chức được

thiết lập nhằm có được sự đảm báo ở mức độ hợp lý rằng ngân hàng sẽ đạt được các mục tiêu kinh doanh và phòng ngừa, phát hiện hoặc khắc phục các sự việc xảy ra ngoài mong muốn Là công cụ quản lý rủi To mang tính bao quát: “ một công cụ điều hành, một công cụ sư phạm và đào tạo, một công cụ phô biến cách làm hay” Được hoà nhập vào chính hoạt động của đơn vị, kiểm soát nội bộ là công việc của tất cả mọi người ở mọi khâu công việc

1.1.2 Cơ chế kiểm soát nội bộ

Cơ chế kiểm soát nội bộ là các thủ tục kiểm soát được xác lập nhằm mục đích

ngăn chặn và phát hiện rủi ro Khi các thủ tục kiểm soát nội bộ được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các

rủi ro của đơn vị được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác, kịp

thời

1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Mục tiêu hoạt động: là sử dụng nguồn lực hiện có một cách hữu hiệu và hiệu

quả nhất

- Mục tiêu thông tin: là độ tin cậy, tính hoàn thiện, đầy đủ và cập nhập kip thoi

thông tin tài chính và quản lý

~- Mục tiêu tuân thủ: là đảm bảo mọi hoạt động của ngân hang déu tuân thủ các

quy định của pháp luật, ngân bàng Nhà nước và các yêu cầu về giám sát, các chính sách, quy trình nghiệp vụ nội bộ do chính ngân hàng thiết lập

1.3 Các thủ tục kiểm soát căn bán

1.3.1 Thủ tục kiểm soát - phê duyệt

- Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh

- Phê duyét cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công

ty

- Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công ty

- Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì

đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thâm quyên

- Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định :

+ Quy định về cấp phê duyệt

+ Quy định về cơ sở của phê duyệt

+ Quy định về đấu hiệu của phê duyệt

+ Quy định về cấp ủy quyền

- Đối với thủ tục này cần lưu ý:

+ Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không,

cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện

+ Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mắt thời gian,

ảnh hưởng đến tiến độ công việc

+ Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

1.3.2 Thú tục kiểm soát - định dạng trước

- Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý

- Là thủ tục hữu hiệu vì máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ

- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt

1.3.3 Thủ tục kiểm soát - báo cáo bất thường

- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách

nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường vẻ các vấn đề bát hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và

ngoài doanh nghiệp ( “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”)

- Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc

- Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp

- Thế nào là “bất thường”, cụ thể :

+ Các nghiệp vụ không theo đúng quy trình/quy định

+ Các nghiệp vụ ngoại lệ

+ Những bất hợp lý

+ Những vấn đề chưa từng xảy ra , đã xảy ra nhưng lại có sự ánh hưởng lớn

+ Có thay đỗi trong dữ liệu, hệ thống

- Các báo cáo này có thể do mấy tính thực hiện hay do con người thực hiện Nhưng phân lớn do con người thực hiện

- Nhiéu công ty xem những báo cáo bất thường này là những đóng góp có giá trị cho công ty và họ đã đê ra những chính sách thưởng, nâng lương va nâng bac cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bắt thường kịp lúc

- Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của công ty

- Cần lưu ý : + Báo cáo kịp lúc

+ Cụ thể hoá thế nào là bất thường, thế nào là bát hợp lý, thế nào là đáng

lưu ý

+ Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các bất thường này

+ Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập 1.3.4 Thú tục kiểm soát - bảo vệ tài sản

Đây là thủ tục tập hợp các hoạt động của hệ thống ngân hàng nhằm giảm thiểu

nguy cơ mất tài sản, bao gồm mat mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại

1.3.5 Thủ tục kiểm soát - bất kiêm nhiệm

- Là thủ tục nhằm đảm bảo ngăn ngừa và hạn chế sự lạm dụng, che sấu hành

vị gian lận

- Thủ tục bất kiêm nhiệm đòi hỏi sự phân chia trách nhiệm cân tách biệt giữa

các chức năng:

+ Phê duyệt

+ Thực hiện

+ Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ) + Ghi nhận (kế toán)

1.3.6 Thủ tục kiểm soát - sử dụng chỉ tiêu

- Quan tri theo muc tiéu : MBO (Management By Objective)

- Luong hoa tất cả những mục tiêu mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận và sau đó sẽ kiêm soát theo các chỉ tiêu này

- Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dé theo dõi và kiểm soát

hơn

- Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính)

Chỉ tiêu phải có tính khả thị

- Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu

- Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu

- Người theo đõi các chỉ tiêu phải độc lập

- Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

1.3.7 Thủ tục kiểm soát - đối chiếu

- Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều

phòng/ban/bộ phận trong doanh ngiệp

- Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ

- Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý

nghiệp vụ

- Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót

tronglfrc hiện và ghi nhận các nghiệp vụ

- Góp phần tăng tính thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo

1.3.8 Thủ tục kiểm soát - kiểm tra và theo dõi

- Đây có thể xem là cơ chế “kiểm soát tự kiểm soát” Ban giám đốc tự kiểm tra

và theo đối và giao quyền cho cá nhân hoặc bộ phận nào đó kiểm tra và theo dõi

thường là kiểm toán nội bộ

- Thủ tục này giúp phám phá những sai sót lớn và nghiêm trọng

- Tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát đó là công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo đõi và đánh giá.

CHUONG 2: DANH GIA VE THU TUC KIEM SOAT NOI BO CUA

NGAN HANG THUONG MAI

2.1 Khái quát hoạt động tín dụng của ngân hàng Trong một ngân hàng có rất nhiều hoạt động kinh doanh Các hoạt động kinh doanh này cần phải có kiểm soát nội bộ Trong phạm vi bài tiểu luận này, nhóm chóng tôi đưa ra hoạt động tiêu biểu cần có thủ tục kiểm se4¡ nội bộ, đó là hoạt động tín dụng

Hoạt động tín dụng ngân hàng được đánh giá là nghiệp vụ quan trọng, tiềm ấn nhiều rủi ro, dé bị tổn thương khi có gian lận và sai sót; đồng thời việc đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh của NHTM không những được các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm hàng đầu mà còn là mối quan tâm của người gửi tiền, các cơ quan quản lý nhà nước và toàn xã hội Sự phá sản của ngân hàng có thể gây nên đỗ

vỡ dây chuyển trong hệ thống tài chính - ngân hàng, ảnh "hưởng lớn đến toàn bộ nền kinh tế Để ngăn ngừa những tốn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tín dụng ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sất của các cơ quan, quản lý của Nhà nước trước hết đòi hỏi NHTM phải tự hoàn thiện các biện pháp kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh ngân hàng nói chung và kiểm tra - kiểm soát tín dụng nói riêng một cách đầy đủ và có hiệu quả Bởi kiểm soát tín dụng nói riêng và kiểm soát nội bộ (KSNB) nói chung là công cụ điều hành cơ bản có hiệu quả của một ngân hàng và là cơ sở cho sự hoạt động chắc chắn, an toàn, đạt mục tiêu kinh doanh nói chung

2.2 Đánh giá thủ tục kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại ngân hàng 2.2.1 Thủ tục kiểm soát - phê đuyệt

- Giao dịch viên ký phiếu nộp tiền hoặc phiếu chỉ tiền để xác nhận một giao dịch được thiết lập có sự chứng kiến của người gửi hoặc người nhận với giao dịch viên Đối với các giao địch thu chỉ dưới Š triệu đồng giao dịch được tự thực hiên, trên mức 5 triệu đồng giao dịch viên phải chuyển cho kiểm soát viên phê duyệt bằng chữ ký số (dấu vân tay) và chữ ký trên chứng từ hoạch toán

- Khi khách hàng rút tài sản bảo đảm, tờ trình xuất kho phải có chữ ký của cán

bộ tín dụng, của lãnh đạo phòng, của phó giám đốc quản lý bộ phận tín dụng Sau

đó bộ phận kho quỹ ký xác nhận tính phù hợp giữa tờ trình và tài sản trong kho Kiểm soát nội bộ sẽ ký giám sát việc rút tài sản diễn ra đúng quy trình, quy định và đúng tài sản được lấy ra Mỗi cần bộ có 1 user đăng nhập vào máy tính riêng ở cơ quan, cũng như user vào các chương trình chức năng phù hợp với vị trí đang làm

- Chính sách nghỉ phép, nêu nhân viên nghỉ dưới I ngày thì làm đơn thông qua lãnh đạo phòng, nếu nghí trên 1 ngày sẽ thông qua phó giám đốc quản lý bộ phận đó

ký Đối với lãnh đạo phòng nghỉ phép phải thong qua giám đốc chỉ nhánh Đối với giám đốc chỉ nhánh nghỉ phép phải thông qua tổng giám đốc ngân hàng

- Biên bản định giá tà sản bảo đảm phải day đủ 3 thành phần: cán bộ tín dung, trưởng phòng tín dụng, phó giam đốc phụ trách Nếu giá trị tài sản đám bảo cho mức cấp tín dụng từ 3 tý trở lên sẽ gửi qua tổ chức định giá AMC

2.2.2 Thủ tục kiểm soát - định dạng trước

- Mỗi nghiệp vụ khác nhau sẽ có màn hình chức năng thao tác khác nhau Chính vì vậy, sẽ tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên và cán bộ quản lý khi

thực hiện ghi lệnh giao dịch và phê duyệt máy

- Khi khách hàng nộp/rút tiền từ tài khoản, số tài khoản phải đảm bảo khớp đúng với tên chủ tài khoản thì hệ thống mới cho qua màn hình nhập/trả số lượng tiền theo yêu cầu của khách hàng

- Việc ghi chép trên bệ hồ sơ vay vốn chưa thống nhất, chưa thể hiện đầy đủ, đúng nội dung yêu cầu của từng tiêu chí quy định, sử dụng mẫu biểu không đúng theo quy định hiện hành

2.2.3 Thủ tục kiểm soát - báo cáo bất thường

- Máy tính hỏng, hoặc cần cài thêm các chức năng khác sẽ báo về bộ phận IT Các trường hợp thừa thiểu tiền của giao dịch viên/ thủ kho đều báo cáo với lãnh đạo phòng kế toán/kho quỹ dé tìm hướng giải quyết

- Khách hàng đến rút tiền chữ ký không hợp lệ, chứng minh nhân dân hết hạn

- Khách hàng đột ngột rút tiền gửi tại chỉ nhánh với số lượng tiền lớn phải báo cáo với trưởng phòng kế toán Khách hàng rút tai san gấp, hoặc ngừng vay nợ, giam

dư nợ phải báo cáo với lãnh đạo phòng tín dụng

2.2.4 Thủ tục kiểm soát - bão vệ tài sản

- Một số nhân viên sử dụng Internet trong giờ làm việc

- Các máy đếm tiên lạc hậu không phát hiện tiền giả hoặc đếm tiền sai sót (100

tờ nhưng máy đếm chỉ có 99 tờ)

- Theo quy định là § giờ mới mở máy lạnh và tắt vào lúc 16 giở 00, nhưng vào trời mưa thời tiết lạnh nhân viên không tuân thủ vẫn mở máy lạnh trước 8 giờ và tắt sau 16 gid

- Việc thâm định không kỹ nên việc xác định diện tích đất trên biên bản định giá lớn hơn điện tích đất trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

2.2.5 Thủ tục kiểm soát - bất kiêm nhiệm

- Việc phân công, phân nhiệm trong quy trình cho vay và quản lý cho vay chưa rõ ràng, thiếu chặt chẽ Toàn bộ quy trình xét duyệt và giải ngân cho vay đều

]m—

do một cán bộ tín dụng thực hiện toàn bộ các khâu như: tiếp nhận đơn xin vay, thấm định, nhập thông tin khoản vay, thông tin tài sản bảo đâm đến hạch toán giải ngân tiền vay Quy trình tín dụng như trên chưa chặt chế, đễ xây ra những sơ hở như:

- Công tác thâm định cho vay vốn còn nhiều bất cập, phân công, phân định giữa khâu thâm định và khâu cho vay chưa rạch rồi, rõ rằng minh bạch Cán bộ làm công tác thẩm định cũng là cần bộ trực tiếp cho vay

- Giữa cán bộ cho vay và lãnh đạo có sự thông đồng, nhập thông tin trên máy không khớp đúng với bộ hồ sơ vay vốn đã được phê duyệt, nhập sai thông tin, don

cử như: hồ sơ cho vay có đảm bao bằng tài sản nhưng đăng ký trên máy thì nhập không bảo đảm bằng tài sản; định kỳ han trả nợ gốc, lãi trên hồ sơ theo tháng, quý nhưng trên máy thì nhập trả theo năm

- Trong quy trình giải ngân, khâu phê duyệt đơn xin vay và giải ngân còn nhiều sơ hở: cán bộ lãnh đạo đi công tác hoặc đi vắng đột xuất chưa thể trực tiếp

phê duyệt, kiểm soát mà để cán bộ tín dụng thực hiện luôn khâu phê duyệt; cán bộ

tín dụng tự phê duyệt hồ sơ cho vay

2.2.6 Thủ tục kiểm soát - sử dụng chỉ tiêu

- Doanh số huy động vốn từng nhân viên tại ngân hàng

- Chỉ tiêu nợ xấu NHNN đưa ra cho các ngân hàng

- Khoán chi phí ĐTDĐ tại ngần hàng

- Khoán chi phí thủ tục hải quan

2.2.7 Thủ tục kiểm soát - đối chiếu

- Đối chiếu kịp thời hàng ngày giữa tiền mặt thực tế với tiền mặt ghi số sách

kế toán tại ngân hàng để phát hiện ra những sai sót

- Cần điều tra rõ nếu có khác biệt

- Phải có người theo đối việc đối chiếu

- Tránh đối chiều thông tin từ chung một nguồn

- Một số hồ sơ thiếu con dấu, chữ ký khách hàng, chữ ký trưởng phòng và chữ

ký Tên giám đốc/Giám đốc

- Đếi với hợp đồng vay thiếu phụ lục hợp đồng theo dõi nợ vay; trên giấy nhận

nợ và phụ lục hợp đồng không ghi thời hạn trả nợ

2.2.8 Thủ tục kiểm soát — kiểm tra và theo đối Tại Ngân hàng, Tổng giám đốc đã giao cho Phòng kế toán nội bộ; Trung tâm giám sắt và Hỗ trợ tín dụng, Phòng pháp chế và tuân thủ trách nhiệm kiểm tra, giám sát, theo dõi, đảm báo ngăn ngừa và phát hiện các sai sót lớn, nghiêm trọng;