khái niệm, nguyên tắc và phương pháp chiến lược nguồn cung ứng

CHIẾN LƯỢC TÌM NGUỒN CUNG ỨNG : KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮCVÀ PHƯƠNG PHÁP Tóm tắt Để thực hiện thành công chiến lược tìm nguồn cung ứng, các doanh nghiệp phải biết hàng hóa và dịch vụ quan trọ

2 CHIẾN LƯỢC TÌM NGUỒN CUNG ỨNG : KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC

VÀ PHƯƠNG PHÁP

Tóm tắt

Để thực hiện thành công chiến lược tìm nguồn cung ứng, các doanh nghiệp phải biết hàng hóa và dịch vụ quan trọng nhất của mình và xác định nó quan trọng như thế nào………., cũng như để đạt được mục tiêu kinh doanh dài hạn Chiến lược tìm nguồn cung ứng đưa ra một cách tiếp cận mới về hợp tác của các thành phần trong chuỗi cung ứng để phục vụ tốt hơn các khách hàng ở hạ nguồn có thể dẫn đến kết quả làm tăng lợi nhuận trong dài hạn

Những từ khóa

• Phương pháp tìm nguồn cung ứng

• Các hoạt động tìm kiếm

• Cách tiếp cận hợp tác

• Danh mục chi tiêu

• Tổng chi phí sở hữu

2.1 Khái niệm chiến lược tìm nguồn cung ứng

Chiến lược tìm nguồn cung ứng là quá trình phát triển các kênh cung cấp ở

mức tổng chi phí thấp nhất , không chỉ là giá mua thấp nhất. Nó mở rộng theo các hoạt động mua truyền thống để nắm bắt được tất cả các hoạt động trong chu kỳ mua sắm , từ đặc điểm kỹ thuật đến nhận và thanh toán hàng hoá và dịch vụ Mặc

dù chiến lược tìm nguồn cung ứng tập trung chủ yếu vào việc giảm chi phí, nền tảng của nó là xây dựng lâu dài, mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp chính để cung cấp cho những người mua một lợi thế cạnh tranh Bản chất của

mối quan hệ trên nhằm nhấn mạnh sự thành công của sáng kiến chiến lược tìm nguồn cung ứng Điều quan trọng là cả người mua và nhà cung cấp phải cùng làm việc với nhau và chia sẻ thông tin để nhận định các cơ hội sẽ làm tăng đáng kể các khoản tiết kiệm theo thời gian

Hình 2.1: Chu trình mua sắm

Ở hầu hết các doanh nghiệp,thì hoạt động mua sắm được điều phối một cách lỏng lẻo Nó phổ biến để tìm các bộ phận khác nhau trong cùng một doanh nghiệp mua cùng một sản phẩm với một cách mua khác nhau dẫn đến mức giá và mức dịch vụ khác nhau Thách thức mà một doanh nghiệp phải đối mặt là tìm kiếm được một chiến lược mua hàng, chiến lược được tích hợp tối ưu hóa cho toàn doanh nghiệp, cho phép nó thúc đẩy việc mua hàng để đạt được chiến lược có hiệu quả chi phí của các sản phẩm chất lượng nhiều nhất ở mức cao nhất của dịch vụ khách hàng

Trả tiền hàng

Xác định mặt hàng

Tiêu chuẩn các nhà cung cấp

Nhận và xử lý nguyên vật liệu

Mua hàng hóa

Sự chuyển đổi từ phương pháp mua bán truyền thống sang chiến lược tìm nguồn cung ứng tập trung đòi hỏi ba triết lý cơ bản thúc đẩy các yếu tố chiến lược

và cũng là cơ sở hạ tầng cần thiết để hỗ trợ quá trình mua sắm Bao gồm :

• Tập trung vào tổng giá trị giao hàng chứ không phải giá mua

• Cách tiếp cận hợp tác với các nhà cung cấp, thay vì giám sát

• Tập trung vào việc tăng khả năng sinh lời, thay vì tiết kiệm các chi phí

Các triết lý cơ bản ở trên (như thể hiện trong hình 2.2) thường dẫn đến cung cấp ít hơn Điều này tạo ra tính kinh tế của quy mô và mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp Cả nhà cung cấp và người mua đều có lợi thế: họ có thể đòn bẩy năng lực cốt lõi để tập trung vào việc tăng thị phần và cải thiện vị thế trên thị trường

Việc chuyển từ mua sang chiến lược tìm nguồn cung ứng đã được phát triển sâu rộng trong bối cảnh thay đổi của thị trường trong những năm 1980 Mô hình sản xuất mới được dựa vào thời gian thực giao hàng và quản lý chất lượng tổng thể

- cũng như gia thuê ngoài - đã có một tác động sâu sắc đến cách hàng hoá nên có nguồn gốc và về mối quan hệ giữa các nhà cung cấp và khách hàng Các doanh nghiệp muốn duy trì sự cạnh tranh đã phải thay đổi sự tập trung của mình từ quan điểm mua hàng hẹp của mua sang một mô hình mua bán rộng hơn, quan điểm chiến lược hơn về cách mà chuỗi cung ứng có thể được định hình để đạt được mục tiêu rộng hơn của doanh nghiệp

Hình 2.2 Các triết lý cơ bản của chiến lược tìm nguồn cung ứng

2.2 Nguyên tắc chiến lược tìm nguồn cung ứng

Mục tiêu chung của chiến lược mua sắm nhằm hỗ trợ cho mục tiêu cuối cùng đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh của một doanh nghiệp Do đó, bất kỳ sáng kiến chiến lược mua sắm nào cũng phải được thiết kế để nhằm hỗ trợ các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận Điều này có nghĩa là một doanh nghiệp phải tìm cách để tối

đa hóa lợi nhuận trên tổng giá trị của vật liệu đã mua, điều đó khác với việc đảm bảo rằng các nguyên vật liệu cần thiết có sẵn ở mức giá mua thấp nhất có thể Ba nguyên tắc phổ biến trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược tìm nguồn cung ứng như sau:

Xây dựng chiến lược phân loại chi tiêu : Tầm quan trọng chiến lược của sản

phẩm hoặc dịch vụ được quyết định bởi nó có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp và khả năng cạnh tranh trong tương lai hay không Một số loại chi tiêu có đóng góp khác nhau cho sự thành công của doanh nghiệp, vì

vậy nên triển khai nhiều chiến lược khác nhau tùy thuộc vào hàng hoá hoặc dịch vụ được mua sắm Việc xây dựng một chiến lược phân loại chi tiêu đòi hỏi một doanh nghiệp phải đánh giá được mức độ quan trọng của nguồn lực đối với vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp Tuy nhiên, các nguồn lực quan trọng có thể không phải là công cụ để điều hành một công ty.Nguồn lực đó có thể là cần thiết, nhưng không mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường và có thể có rất ít liên quan đến mục tiêu hoặc sứ mệnh của doanh nghiệp.Một ví dụ điển hình là văn phòng cung cấp Một nhu cầu kinh doanh cần phải sao chụp giấy, bút và thư mục mỗi ngày, nhưng việc tìm kiếm nguồn hàng chúng sẽ không ảnh hưởng đến vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp Mặt khác, chiến lược tìm nguồn cung ứng các sản phẩm quan trọng sẽ ảnh hưởng đến vị trí của doanh nghiệp trên thị trường Ví dụ Silicon là sản phẩm chính cho một nhà sản xuất vi mạch, nó làm tăng giá trị và phân biệt sản phẩm từ các đối thủ cạnh tranh Vì vậy, việc mua silicon là rất quan trọng đối với giá trị sản phẩm nói chung và tương lai của doanh nghiệp nói riêng Nếu xảy ra sự cố với nguồn cung cấp silicon, chẳng hạn như sự sẵn có không đầy đủ hoặc giá cả tăng lên, toàn

bộ chuỗi cung ứng sẽ bị ảnh hưởng, từ nhà sản xuất vi mạch đến nhà sản xuất thiết

bị điện tử Vì vậy, silicon là chiến lược quan trọng đối với một nhà sản xuất vi mạch và quá trình mua hàng nên phản ánh điều đó

Hình 2.3 : Cách tiếp cận chiến lược chi tiêu

Ngoài việc hiểu được tầm quan trọng của chiến lược mua sản phẩm chính, một doanh nghiệp cũng phải chú ý đến phía cung cấp Điều này sẽ đóng vai trò là kim chỉ nam cho các chiến lược cụ

thể sử dụng và khoảng thời gian và nỗ lực mà doanh nghiệp nên dành mua bất kỳ

khoản cụ thể nào Các mặt hàng có một thị trường cung cấp đơn giản (khả năng sẵn

có, số lượng lớn các nhà cung cấp và nhiều khả năng thay thế) rất dễ mua Do đó,

một doanh nghiệp nên dành thời gian và nỗ lực tối thiểu để mua chúng Các mặt

hàng có độ phức tạp cao trên thị trường thì có nhiều khả năng là hàng hoá có giá trị

cao hoặc nhu cầu định kỳ.Do USD đã chi tiêu trong thời gian dài có thể là đáng kể,

các doanh nghiệp nên dành thời gian cần thiết để giảm tổng chi phí của những

khoản mua này

Sự phức tạp của thị trường cung ứng được xác định bởi mức độ khó khăn khi

mua một mặt hàng nào đó.Việc mua hàng trở nên khó khăn khi số lượng nhỏ các

nhà cung cấp đang chiếm ưu thế và rất ít cạnh tranh tồn tại; người mua hàng gặp

phải chi phí chuyển đổi cao và thiếu đi sức mạnh đàm phán do khối lượng mua

Tính quan trọng của mặt hàng

Khả năng hư hỏng/ nắm giữ rủi ro (Cao) Khả năng thay thế ( thấp)

Rủi ro về thời gian(cao)

Số lượng nhà cung cấp(ít) Tính có sẵn (thấp)

Tác động đến yếu tố định tính (an toàn, môi trường,….)

Sự phức tạp của cung ứng

Tác động đến tăng trưởng kinh doanh

Tác động đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Tổng giá trị mặt hàng

Cao Quản trị nguồn cung

ứng

Một loại có giá trị thấp

cần được quản lý bằng

cách đảm bảo cung cấp

thông qua hợp đồng dài

Quản trị phân phối

Một loại có giá trị cao, rất phức tạp nên được quản lý thông qua các đối tác chiến lược

Quản trị mua

Một loại có giá trị thấp

cần chú ý tối thiểu thông

qua chế biến cơ giới hóa

Quản trị NVL

Một loại hàng hoá cần được tận dụng để tối đa hóa lợi thế chi phí

Thấp

Thấp Sự quan trọng của Tài nguyên

(các yếu tố nội bộ) Cao

nhỏ; các nhà cung cấp có nhiều quyền lực hơn do khả năng cung ứng đầu vào quan trọng cho ngành; và thị trường cung cấp có rào cản gia nhập cao , ví dụ như các yêu cầu về vốn lớn cho việc khởi nghiệp (xem hình 2.3).Việc xây dựng chiến lược cho từng loại chi tiêu phụ thuộc vào tầm quan trọng và sự phức tạp của nó Do đó, sắp xếp thích hợp (mua sắm tùy chọn) phải được gán cho việc tìm nguồn hàng trong từng loại (xem hình 2.4 để sắp xếp các kỹ thuật tìm nguồn cung) Một phương pháp chi tiết hơn để xác định tầm quan trọng và mức độ phức tạp của một loại chi tiêu được minh họa trong phần sau

Tổng chi phí cung ứng Khái niệm Chiến lược tìm nguồn cung ứng xem xét

Hình 2.4 :Các lựa chọn mua sắm

Hội nhập phía sau Liên minh

Thuê ngoài

Tổ chức

Mua địa phương

Thị trường điểm

Đấu thầu cạnh tranh

Sự phát triển

Tính nghiêm trọng của mặt hàng

(Yếu tố nội bộ)

Sự phức tạp của thị trường cung cấp

(Yếu tố bên ngoài)

Cao Cao

Thấp

tổng chi phí cung ứng Khái niệm này cho biết tổng chi phí phát sinh bởi người

mua khi mua vật liệu và dịch vụ Tổng chi phí cung ứng (TSC) là chỉ tiêu đánh giá của tất cả các chi phí - cả trực tiếp và gián tiếp liên quan đến một mặt hàng trong chu kỳ sống sản phẩm TSC được sử dụng thường xuyên nhất trong quá trình mua hàng để xác định sự lựa chọn hiệu quả nhất về chi phí Khi tính toán TSC tại thời điểm đưa ra quyết định, nhiều chi phí được tính toán được ước tính do chúng phát sinh trong tương lai Tính toán TSC có thể giúp cho người mua có thêm thông tin chi tiết để đưa ra quyết định về nhà cung ứng và mua hàng Điều quan trọng là biết giá mua được trích dẫn không phải là chi phí duy nhất liên quan đến việc mua và

sử dụng một mặt hàng Một ví dụ về khung TSC được thể hiện trong hình 2.5 Bao gồm tất cả các yếu tố chi phí đã biết khác cho phép hình ảnh hoàn chỉnh hơn xuất hiện Lợi ích của việc sử dụng TSC bao gồm:

• Giúp tập trung vào tổng giá trị, kinh doanh cốt lõi, chất lượng, năng suất và giảm thời gian chu kỳ

• Giúp hiểu các vấn đề kỹ thuật vượt ra ngoài giá

Giá + Chi phí sử dụng + Chi phí hành chính và quá trình

• Cơ cấu chi phí của nhà cung ứng

• Giảm bảo đảm

• Ảnh hưởng của khối lượng

• Bảo hiểm rủi ro

• Hiệu suất/ Kết cấu ưu đãi

• Không được hoàn tiền

• Chia sẻ lợi nhuận

• Thông số kỹ thuật sản phẩm

• Thiết kế sản phẩm

• Sự thay đổi của sản phẩm/ khách hàng

• Chi phí sản phẩm cuối cùng

• Tiêu chuẩn hoá

• Loại bỏ

• Chức năng tương ứng

• Kết hợp

• Kéo dài vòng đời sản phẩm

• Sự dư thừa

• Vận chuyển

• Tái chế

• Quy hoạch vật liệu

• Tiếp nhận

• Báo cáo Hiệu suất

• Hàng tồn kho đã lỗi thời

• Các khoản phải trả

• Lưu trữ / Sẵn sàng

để sử dụng

• Xử lý đơn mua hàng

• Thẻ mua sắm

• Hóa đơn tổng hợp

• Phân phối JIT

• Hàng tồn kho không

có Stockless

• Đặt hàng điện tử/ Mạng công nghệ

• Phẩm chất

Chi phí sử dụng tương đối quan trọng trong một doanh nghiệp sản xuất so với cửa hàng bán lẻ

Hình 2.5 : Tổng chi phí cung ứng

• Làm cho nó dễ đàm phán và giao tiếp dựa trên sự thật

• Các lái xe nhà cung ứng làm việc trên các vấn đề chính xác

• Xác định và thúc đẩy cải tiến liên tục hiệu suất nhà cung ứng

• Cung cấp kiến thức chuyên sâu về các chi phí chính và hỗ trợ định lượng số tiền tiết kiệm thực tế

• Hỗ trợ phát triển nhà cung ứng

• Cải thiện truyền thông trong và ngoài

• Giảm tính chủ quan

• Cho phép người mua xác định xem "cái gì bị bỏ lỡ"

Để tính toán TSC, người ta phải thiết lập một khuôn khổ và các giả định sẽ hướng dẫn công việc Điều này bao gồm xác định mặt hàng (hoặc dịch vụ) cần thiết và xác định ai sẽ sử dụng nó, ước tính khoản mặt hàng sẽ được sử dụng trong bao lâu, tính số lượng và tỷ lệ sử dụng và xác định phạm vi của quá trình và các khu vực sẽ phải chịu chi phí từ việc sử dụng mặt hàng Trong quá trình này, người

ta phải xác định mức độ mà một doanh nghiệp đang sử dụng dữ liệu chi phí so với

dữ liệu tuyệt đối Nói chung,có ba loại chi phí tham gia tính toán TSC Chúng là:

• Chi phí phát sinh: Chi phí này được biết hoặc có thể được ước tính ở mức

hợp lý chính xác Chi phí phát sinh bao gồm giá trích dẫn, chi phí vận chuyển, phụ tùng phụ tùng và vật tư, phí môi giới, thuế hải quan

• Các yếu tố hiệu suất: Bao gồm các yếu tố như hiệu suất phân phối, chất

lượng và các yêu cầu về dịch vụ hoặc bảo trì Các yếu tố hiệu suất là dữ liệu tương đối Miễn là dữ liệu có giá trị để so sánh tương đối, nó không cần phải

là một con số chi phí tuyệt đối

• Các yếu tố chính sách: Bao gồm tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp mua

hàng kết hợp lựa chọn để phản ánh các hướng kinh doanh hoặc chính sách

xã hội Thông thường một nhà cung cấp sản phẩm đáp ứng hoặc không đáp ứng các tiêu chí chính sách, và các nhà hoạch định chính sách của một doanh

nghiệp phải thiết lập một giá trị đồng đô la cho nó Những chính sách này có thể bao gồm nội dung tái chế vật liệu

Đối với các yếu tố chính sách xã hội, và các vấn đề khác được gọi là "vấn đề mềm", một doanh nghiệp phải yêu cầu chính mình là: "Chúng ta sẽ sẵn sàng trả bao nhiêu cho đặc quyền (hoặc vấn đề) được xem xét? "Người mua có thể bao gồm bất kỳ vấn đề mềm trong TSC miễn là doanh nghiệp sẵn sàng đưa ra giá trị trên đó Giá trị của người mua có thể tùy chọn, miễn là vì nó là nhất quán giữa các nhà cung cấp và trọng lượng tương đối của nó có ý nghĩa với người mua

Một vài yếu tố khác phải được xem xét khi xác định TSC có thể ảnh hưởng đến so sánh chi phí tuyệt đối giữa nhà cung ứng A và nhà cung ứng B, cũng như mặt hàng X và mặt hàng Y Ước tính của các yếu tố này có thể chấp nhận miễn là chúng cung cấp cơ sở hợp lệ để so sánh Những yếu tố bổ sung này là:

• Các thuộc tính của hiệu suất: Để lựa chọn các nhà cung ứng, những người

có thể đóng góp chiến lược cho hoạt động kinh doanh của người mua, người mua cần phải phân loại các biến số hiệu năng Tuy nhiên, người mua cũng nên quan tâm đến thái độ của nhà cung cấp đối với việc tái chế, xử lý vật liệu nguy hiểm, an toàn và nhân khẩu học Ví dụ, một người mua có thể có cam kết kinh doanh với người vị thành niên, nữ doanh nhân và chúng ta phải tính đến các yếu tố nhân khẩu học này vào hiệu suất của nhà cung ứng

• Tổng chi phí quá trình: Trong lịch sử, giá mua có thể đã phục vụ người mua

tốt Nhưng TSC có tính đến nhiều yếu tố khác mà có thể yêu cầu một phương pháp chi tiết hơn để tính chi phí Ví dụ: xử lý đơn đặt hàng chi phí không giống nhau từ nhà cung ứng đến nhà cung ứng Chi phí xuất nhập khẩu và sửa chữa cũng có thể khác nhau Chi phí hàng tồn kho phụ thuộc vào việc nhà cung ứng mang chi phí hoặc nếu người mua có quyền sở hữu hàng hoá

• Trọng số và Phương pháp: Sau khi thiết lập các thuộc tính của hiệu suất

và chi phí

•

•

• Trọng số và phương pháp: Sau khi thiết lập các thuộc tính của hiệu suất

và chi phí quyền sở hữu, người mua cần tạo ra một hệ thống trọng số chuyển đổi tất cả các dữ liệu của nhà cung ứng thành một cấu trúc để đưa

ra những quyết định sáng suốt hơn, thông tin tốt hơn

TSC có thể được áp dụng với chi phí mua bất kỳ Trong môi trường sản xuất,

nó thường được áp dụng cho việc mua hàng tồn kho, dịch vụ và bảo dưỡng, sửa

chữa và vận hành (MRO)

Quá trình đàm phán truyền thống Đàm phán dựa vào thực tế Kết quả mong muốn

• Đại diện của người mua

và nhà cung ứng có một

mối quan hệ bình đẳng

• Các kết quả bị ảnh hưởng

nặng nề bởi động lực cá

nhân và phong cách

• Tính khách quan khó duy

trì

• Các cuộc đàm phán tập

trung và vấn đề giá bán

• Người mua thường phản

ứng và thiếu sự hỗ trợ

phân tích

• Phương pháp luận toàn diện

• Đại diện người mua và nhà cung ứng là các đội ngũ có phạm vi chuyên môn phù hợp

• Kết quả phụ thuộc vào dữ liệu và sự kiện được trình bày

• Tính khách quan được thúc đẩy bởi nhiều những quan điểm

• Đàm phán nhiều vấn đề

về giá cả, dịch vụ, tiêu chuẩn,bản chất của mối quan hệ, v.v.

• Trung hòa bất kỳ sự mất cân bằng quyền lực nào

• Mối quan hệ mạnh hơn với ít hơn các nhà cung ứng

• Giá thu mua thấp hơn và lợi nhuận gộp tăng

• Loại bỏ các kế hoạch

“ẩn” từ đàm phán

Hình 2.6 : Triết lý đàm phán