Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng trong khóa học: KHỞI TẠO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Các khâu quản trị: Được hình thành theo chiều ngang dưới hinh thức thành lập các phòng chức năng.Các khâu quản trị phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và không có quyền ra lệnh cho nhau. Các cấp quản trị: Được hình thành theo chiều rộng căn cứ theo quy mô và khối lượng thông tin cần được xử lý mà thành lập các cấp quản trị Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị + Cơ cấu phải tương xứng và phù hợp với nhiệm vụ được giao + Lựa chọn số khâu và số cấp quản trị phù hợp với năng suất quản trị tránh cồng kềnh quan liêu + Phải linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường + Phải tương đối ổn định qua các kênh tác động + Tiết kiệm chi phí quản lý nâng cao hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
5.1 Tổ chức mày quản trị nhân 5.1.1 Xác định câu tổ chức máy quản trị nhân a Khái niệm Là tập hợp phận khác có mối liên hệ phụ thuộc chuyên môn hóa bố trì thành khâu, cấp quản trị có chưc có quyền hạn định hoàn thành chức năng, nhiệm doanh nghiệp b Các phận cấu thành cấu tổ chức máy quản trị - Các khâu quản trị: Được hình thành theo chiều ngang hinh thức thành lập phòng chức năng.Các khâu quản trị phối hợp với để hoàn thành nhiệm vụ quyền lệnh cho - Các cấp quản trị: Được hình thành theo chiều rộng theo quy mô khối lượng thông tin cần xử lý mà thành lập cấp quản trị - Các yêu cầu cấu tổ chức máy quản trị + Cơ cấu phải tương xứng phù hợp với nhiệm vụ giao + Lựa chọn số khâu số cấp quản trị phù hợp với suất quản trị tránh cồng kềnh quan liêu + Phải linh hoạt thích ứng với thay đổi thị trường + Phải tương đối ổn định qua kênh tác động + Tiết kiệm chi phí quản lý nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp d Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu máy quản trị + Nhân tố thuộc chủ thể quản trị bao gồm: Quyền sở hữu tài sản kinh doanh, cấu quy mô sản xuất kinh doanh, trình độ cán quản trị thiết bị tin học máy quản trị - Các nhân tố thuộc đối tượng bị quản trị bao gồm: cấu sản xuất kinh doanh phát triển lực lượng sản xuất e Các mô hình cấu tổ chức máy quản trị + Cơ cấu trực tuyến + Cơ cấu chức + Cơ cấu theo khu vực địa lý + Cơ cấu theo sản phẩm + Cơ cấu theo ma trận 5.1.2 Tổ chức nhân Tùy loại hình doanh nghiệp khác mà cách bố trí nhân khác Thông thường Công tthường xếp nhân theo phòng ban: - Ban Giám đốc Giám đốc điều hành, định vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chịu trách nhiệm trước công ty việc thực quyền nghĩa vụ giao Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc lĩnh vực cụ thể chịu trách nhiệm trước Giám đốc nội dung công việc phân công, chủ động giải công việc Giám đốc ủy quyền theo quy định Pháp luật Điều lệ Công ty Dưới ban giám đốc phòng ban - Phòng tiêu thụ sản phẩm: Chịu trách nhiệm thu thập thông tin, đánh giá tình tình thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Tham mưu cho Giám đốc giá bán sản phẩm, sách quảng cáo, phương thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập hợp đồng đại lý Tư vấn cho khách hàng sử dụng thiết bị bảo quản, kỹ thuật bán hàng, thông tin quảng cáo Theo dõi quản lý tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ bán hàng: keg chứa bia hơi, tủ bảo quản, vỏ bình CO2 , vỏ chai, két nhựa lưu thông, biển quảng cáo Công ty thị trường v.v Kết hợp với phòng Kế toán Tài quản lý công nợ đại lý khách hàng tiêu thụ sản phẩm; Quản lý hóa đơn viết hóa đơn, thu tiền bán hàng - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao quản lý quy trình vận hành thiết bị, công nghệ sản xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ thuật an toàn vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến sản xuất; Xây dựng yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất - Phòng tổ chức hành chính: tổ chức quản lý, thực kiểm tra, giám sát việc thự hiên nhiệm vụ sau Công tác tổ chức cán bộ; công tác nhân sự; chế độ tiền lương, giải chế độ sách cho người lao động; - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực; - Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; - Công tác hành chính, quản trị, thư ký Công ty; - Công tác bảo vệ trị nội bộ, an ninh quốc phòng dân quân tự vệ Tổ chức quản lý, thực kiểm tra, giám sát việc thực không giới hạn nhiệm vụ sau: - Phòng tài kế toán Phòng Tài – Kế toán phòng chuyên môn có chức tham mưu giúp việc cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty lĩnh vực tài Kế toán như: Tổ chức quản lý, thực kiểm tra, giám sát việc thực không giới hạn nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch tài ngắn hạn, trung hạn dài hạn đáp ứng yêu cầuSXKD Công ty.Tham mưu xây dựng quy chế, quy định, chế độ quản lý tài Công ty Huy động điều hòa sử dụng vốn toàn Công ty nhằm phục vụ hoạt động SXKD đạt hiệu cao.……………… 5.2 Thiết kế trụ sở Trụ sở làm việc chuẩn tạo không gian làm việc thoải mái cho nhân viên Cũng nhờ đó, suất làm việc cải thiện đáng kể Nơi làm việc chuyên nghiệp khơi gợi cho nhân viên ý tưởng độc đáo đột phá cho doanh nghiệp Thông thường trụ sở gồm nhóm công sau: + Khu vực sân vườn, bãi đỗ xe tạm: Là phần đất quanh công trình tạo cảnh quan sân nghỉ, vườn cây, thảm cỏ bố trí công trình phụ trợ khách nhà bảo vệ , trạm điện … + Khu để xe nhân viên: Với khu nhà có tầng hầm khu vực dùng làm bãi đỗ xe Với công trình tầng hầm phải qui hoạch phần đất quanh công trình làm khu để xe + Sảnh đón: Là vị trí quan trọng tòa nhà, quan xát lượng khách tới làm việc nhân viên Tại sảnh đón bố trí lễ tân hành nhân + Giao thông tòa nhà: Gồm giao thông đứng ( thang thang máy ) hành lang tầng ( liên kết không gian, phận chức tầng ) + Khu phòng khách, hội trường: Thông thường bố trí tầng tầng gần khu sảnh khu máy quản lý chung trụ sở + Khu làm việc nhân viên: Bao gồm phòng ban, phận chức triển khai công việc trụ sở Bộ phận chiếm tới 50% diện tích làm việc tòa nhà + Khu vệ sinh, Kho, Phòng phụ trợ: Bố trí khu vực kín đáo, khoảng cách phục vụ hợp lý Trụ sở, thiết kế trụ sở chia thành nhóm sau : - Trụ sở công quyền ( nhà quốc hội, bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp, án , công an …) - Trụ sở khoa học ( viện nghiên cứu, trạm quan trắc, trạm thiên văn …) - Trụ sở quan ( điện lực, cấp thoát nước, y tế, truyền thông, nông nghiệp, công ty, nhà máy, văn phòng…) Về hình thức trụ sở mang tính chất khách thường có hình thái kiến trúc khác - Trụ sở khối công quyền thông thường theo hình thức kiến trúc áp chế tức mang nặng tính đăng đối bố cục mặt mặt đứng Khi đến trụ sở công quyền mang lại cho người xem cảm giác nghiêm trang, tập chung cao choáng ngợp không gian lớn công trình - Trụ sở khoa học thông thường thiết kế phụ thuộc nhiều vào tính nghiên cứu ( sơ đồ tổ chức ) tập chung vào hình thức kiến trúc đồng thời trụ sở cần đến diện tích giàn trải theo chiều ngang khó để tạo hình khối đẹp - Trụ sở quan không mang nặng tính áp chế không phụ thuộc vào dây chuyền công nhiều hình thức tổ chức mặt mặt đứng có phần tự phóng khoáng mang lại cảm giác thân thiện hào nhoáng 5.3 Thiết lập mối quan hệ bán hàng 5.3.1 Thiết lập mối quan hệ với nhà cung ứng - Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp - Khuyến khích họ để đường dẫn đến website doanh nghiệp - Yêu cầu đặt thông tin nơi mua hàng họ - Xem xét mối quan hệ với nhà cung cấp khác - Lắng nghe lời khuyên nhà cung ứng 5.3.2 Thiết lập mối quan hệ với khách hàng Tạo dựng mối quan hệ chìa khóa quan trọng làm nên thành công doanh nghiệp Để thiết lập tốt mối quan hệ với khách hàng doanh nghiệp nên: Xây dựng mạng lưới liên lạc vơi khách hàng: Mạng lưới lien lạc bao gồm đồng nghiệp kinh doanh, người chuyên nghiệp, khách hàng tiềm tại, đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu thành viên hiệp hội, gia đình, bạn bè người bạn gặp trường học, nhà thờ bạn cộng đồng - Thiết lập quan hệ với Truyền thông Thông qua phương tiện: đài, báo, … - E-mail marketing giữ mối quan hệ mạnh mẽ ngân sách eo hẹp E-mail marketing cách hiệu dễ dàng để lại tâm trí khách hàng Liên hệ khách hàng tìm thấy làm họ thú vị có giá trị học chuyển tiếp tin nhắn e-mail tin c cho người khác, giống hình thưc tiếp thị - Thưởng cho khách hàng trung thành Vì khách hàng mang lợi nhuận cao khách hàng thường xuyên nên cần phải giữ liên lạc, cung cấp cho họ có giá trị để trao đổi với thời gian, quan tâm kinh doanh họ Nó không cần phải nhiều, phiếu mua hàng, thông báo kiện đặc biệt, hiểu biết sâu sắc lời khuyên hữu ích hay thông tin họ sử dụng tất hiệu - Tạo điều kiện thuận lợi để hỗ trợ khách hàng Luôn tìm hiểu xem liệu khách hàng có gặp khó khăn không để kịp thời hỗ trợ cho khách hàng Việc giúp cho khách hàng gặp rắc rối với loại giấy tờ, chứng từ phức tạp việc làm thiết thực Luôn cố gắng đơn giản hoá việc cho khách hàng Hãy nghiên cứu xem khách hàng muốn bổ sung muốn bỏ Nếu áp dụng tốt bí chắn bạn nâng cao tỷ lệ khách hàng trung thành nhanh chóng Việc giữ chân họ nắm vai trò định việc thúc đẩy lợi nhuận cho công ty 5.4 Quản trị hoạt động kế toán chi phí 5.4.1 Tổ chức công tác kế toán - Tổ chức công tác kế toán nội dung thuộc tổ chức quản lý doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán cách thích ứng với điều kiện qui mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh gắn với yêu cầu quản lý cụ thể doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng to lớn việc nâng cao hiệu qủa quản lý doanh nghiệp - Với chức thông tin kiểm tra tình hình kết hoạt động doanh nghiệp cách thường xuyên, nhanh nhạy có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán mặt quan trọng doanh nghiệp quan tâm Tổ chức công tác kế toán không đơn tổ chức phận quản lý doanh nghiệp, mà bao hàm tính nghệ thuật việc xác lập yếu tố, điều kiện mối liên hệ qua lại tác động trực tiếp gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa chức vốn có - Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp điều kiện thực chế thị trường, việc tuân thủ nguyên tắc chung khoa học tổ chức, phải gắn với đặc thù hạch toán kế toán vừa môn khoa học, vừa nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo tính linh hoạt, hiệu đồng nhằm đạt tới mục tiêu chung tăng cường hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Tổ chức công tác kế toán bao gồm nội dung sau đây: • Tổ chức vận dụng sách, chế độ thể lệ kế toán qui định, qui tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận • Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán • Tổ chức vận dụng công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lí tổng hợp thông tin cần thiết • Tổ chức máy kế toán • Tổ chức trang bị phương tiện, thiết bị tính toán • Tổ chức kiểm tra kế toán( kiểm toán) • Tổ chức vận dụng sách, chế độ, thể lệ kế toán 5.4.2 Kiểm soát chi phí - Chi phí nội dung quan trọng hoạt động tài doanh nghiệp Kiểm soát chi phí chức quản lý có ý thức quan trọng trình quản lý doanh nghiệp Đó tác động chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ Để làm tốt chức nhà quản lý cần trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp có khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí bao nhiêu?; chi phí chưa hợp lý? Nguyên nhân sao?, biện pháp giải quyết? - Để tiến hành kiểm soát chi phí nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa tiêu chuẩn, nội dung mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa nguyên tắc thống Từ xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí doanh nghiệp với hình thức kiểm soát thích hợp, chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ sử dụng cho hoạt động kiểm soát cuối tới giải pháp điều chỉnh * Tính tất yếu việc kiểm soát chi phí Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức tất yếu quản lý Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí kiểm chứng xem khoản chi có thực theo kế hoạch hay không, phải tìm nguyên nhân sai sót để điều chỉnh Kiểm soát chi phí nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản lý lĩnh vực tài Thẩm định tính sai, hiệu khoản chi phí Đồng thời kiểm soát yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý kiểm soát chi phí mở rộng đối tượng tham gia toàn doanh nghiệp tăng khả hợp tác hiệu ban ngành, phận, cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, xu hướng kinh tế thị trường Đó phải hoạt động liên tục với đổi không ngừng * Vai trò kiểm soát chi phí doanh nghiệp Doanh nghiệp hướng tới mục tiêu lợi nhuận Mà biết lợi nhuận xác định công thức đơn giản sau: Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí Như để thu nhiều lợi nhuận có hai cách: - Một tăng doanh thu, điều đồng nghĩa với việc tăng giá bán mà số lượng hàng hoá sản xuất không đổi Nhưng thường nhận kết lại mà thị trường đầy đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay hàng hoá bổ sung Như giải pháp thiếu tính khả thi - Cách thứ hai giảm chi phí hoạt động kiểm soát doanh nghiệp Đó khoản chi mà doanh nghiệp chủ động giảm, sử dụng có hiệu Và mà doanh nghiệp tính giá bán hàng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn việc giảm chi phí làm giảm giá thành, lợi cạnh tranh lớn kinh tế thị trường gắn với xu hội nhập * Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí doanh nghiệp Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng nhiều nhân tố, bên bên doanh nghiệp Nhưng tập trung lại có nhân tố sau: - Thông tin thực tế khoản chi phí doanh nghiệp Đó điều kiện tiên để chủ thể quản lý thực chức kiểm soát, nhận biết hiểu thực tế chi phí doanh nghiệp xác định khoản chi phí cần điều chỉnh kinh nghiệm tốt từ khoản chi hiệu - Nhân tố thứ hai hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng Đó mục tiêu số hoá kế hoạch, chương trình mục tiêu doanh nghiệp, sở từ kết phân tích kinh tế vi mô mục tiêu doanh nghiệp - Quan hệ cung cầu thị trường đâù vào nhân tố ảnh hưởng lớn tới kết chi phí Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu qua giá cả, giá tăng chi phí tăng giá giảm doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm Đây nhân tố thuộc môi trường bên doanh nghiệp, doanh nghiệp chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động - Cuối kiểm soát chi phí chịu tác động từ hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa Trên sở thông tin có được, giải pháp để sử dụng chi phí cách có hiệu đưa kết đạt đến đâu phụ thuộc vào tính đắn biện pháp ... SXKD đạt hiệu cao.……………… 5. 2 Thiết kế trụ sở Trụ sở làm việc chuẩn tạo không gian làm việc thoải mái cho nhân viên Cũng nhờ đó, suất làm việc cải thiện đáng kể Nơi làm việc chuyên nghiệp khơi gợi... mặt mặt đứng có phần tự phóng khoáng mang lại cảm giác thân thiện hào nhoáng 5. 3 Thiết lập mối quan hệ bán hàng 5. 3.1 Thiết lập mối quan hệ với nhà cung ứng - Xây dựng mối quan hệ với nhà cung... chóng Việc giữ chân họ nắm vai trò định việc thúc đẩy lợi nhuận cho công ty 5. 4 Quản trị hoạt động kế toán chi phí 5. 4.1 Tổ chức công tác kế toán - Tổ chức công tác kế toán nội dung thuộc tổ