Bài giảng trong khóa học: KHỞI TẠO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Các khâu quản trị: Được hình thành theo chiều ngang dưới hinh thức thành lập các phòng chức năng.Các khâu quản trị phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và không có quyền ra lệnh cho nhau. Các cấp quản trị: Được hình thành theo chiều rộng căn cứ theo quy mô và khối lượng thông tin cần được xử lý mà thành lập các cấp quản trị Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị + Cơ cấu phải tương xứng và phù hợp với nhiệm vụ được giao + Lựa chọn số khâu và số cấp quản trị phù hợp với năng suất quản trị tránh cồng kềnh quan liêu + Phải linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường + Phải tương đối ổn định qua các kênh tác động + Tiết kiệm chi phí quản lý nâng cao hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 15.1 Tổ chức bộ mày quản trị và nhân sự
5.1.1 Xác định cơ câu tổ chức bộ máy quản trị nhân sự
a Khái niệm
Là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc nhau được chuyên môn hóa và được bố trì thành các khâu, các cấp quản trị có chưc năng và có quyền hạn nhất định và có thể hoàn thành được 1 chức năng, 1 nhiệm nào đó của doanh nghiệp
b Các bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
- Các khâu quản trị: Được hình thành theo chiều ngang dưới hinh thức thành lập các phòng chức năng.Các khâu quản trị phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và không có quyền ra lệnh cho nhau
- Các cấp quản trị: Được hình thành theo chiều rộng căn cứ theo quy mô và khối lượng thông tin cần được xử lý mà thành lập các cấp quản trị
- Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
+ Cơ cấu phải tương xứng và phù hợp với nhiệm vụ được giao
+ Lựa chọn số khâu và số cấp quản trị phù hợp với năng suất quản trị tránh cồng kềnh quan liêu
+ Phải linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường
+ Phải tương đối ổn định qua các kênh tác động
+ Tiết kiệm chi phí quản lý nâng cao hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
d Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản trị
Trang 2+ Nhân tố thuộc về chủ thể quản trị bao gồm: Quyền sở hữu về tài sản kinh doanh, cơ cấu quy mô của sản xuất kinh doanh, trình độ cán bộ quản trị thiết bị tin học trong bộ máy quản trị
- Các nhân tố thuộc về đối tượng bị quản trị bao gồm: cơ cấu sản xuất kinh doanh và sự phát triển của lực lượng sản xuất
e Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
+ Cơ cấu trực tuyến
+ Cơ cấu chức năng
+ Cơ cấu theo khu vực địa lý
+ Cơ cấu theo sản phẩm
+ Cơ cấu theo ma trận
5.1.2 Tổ chức nhân sự
Tùy từng loại hình doanh nghiệp khác nhau mà cách bố trí nhân sự cũng khác nhau Thông thường các Công tthường sắp xếp nhân sự theo phòng ban:
- Ban Giám đốc
Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh chịu trách nhiệm trước công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc
ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty
Dưới ban giám đốc là các phòng ban
- Phòng tiêu thụ sản phẩm:
Trang 3Chịu trách nhiệm thu thập thông tin, đánh giá tình tình thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Tham mưu cho Giám đốc về giá bán sản phẩm, chính sách quảng cáo, phương thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập các hợp đồng đại lý Tư vấn cho khách hàng về sử dụng thiết bị bảo quản, kỹ thuật bán hàng, thông tin quảng cáo Theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ bán hàng: keg chứa bia hơi, tủ bảo quản, vỏ bình CO2 , vỏ chai, két nhựa trong lưu thông, biển quảng cáo của Công ty trên thị trường v.v Kết hợp với phòng Kế toán Tài chính quản lý công nợ các đại lý và khách hàng tiêu thụ sản phẩm; Quản lý hóa đơn và viết hóa đơn, thu tiền bán hàng
- Phòng kỹ thuật:
Chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, công nghệ sản xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ thuật an toàn và vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực hiện các chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất; Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất
- Phòng tổ chức hành chính: tổ chức quản lý, thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thự hiên những nhiệm vụ sau
Công tác tổ chức cán bộ; công tác nhân sự; chế độ tiền lương, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;
- Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
- Công tác hành chính, quản trị, thư ký Công ty;
- Công tác bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh quốc phòng và dân quân tự vệ
Tổ chức quản lý, thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhưng không giới hạn những nhiệm vụ chính sau:
Trang 4- Phòng tài chính kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty về lĩnh vực tài chính Kế toán như: Tổ chức quản lý, thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhưng không giới hạn những nhiệm vụ chính sau: Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đáp ứng yêu cầuSXKD của Công ty.Tham mưu xây dựng các quy chế, quy định, chế độ quản lý tài chính của Công ty Huy động và điều hòa sử dụng vốn trong toàn Công ty nhằm phục vụ hoạt động SXKD đạt hiệu quả cao.………
5.2 Thiết kế trụ sở
Trụ sở làm việc chuẩn sẽ tạo không gian làm việc thoải mái nhất cho nhân viên Cũng chính nhờ đó, năng suất làm việc sẽ được cải thiện đáng kể Nơi làm việc chuyên nghiệp sẽ khơi gợi cho nhân viên những ý tưởng độc đáo và đột phá cho doanh nghiệp Thông thường trong một trụ sở gồm các nhóm công năng như sau:
+ Khu vực sân vườn, bãi đỗ xe tạm: Là phần đất quanh công trình tạo cảnh quan và sân nghỉ, vườn cây, thảm cỏ và bố trí các công trình phụ trợ khách như nhà bảo vệ , trạm điện …
+ Khu để xe nhân viên: Với các khu nhà có tầng hầm thì khu vực đó được dùng làm bãi đỗ xe Với các công trình không có tầng hầm thì phải qui hoạch một phần đất quanh công trình làm khu để xe
+ Sảnh đón: Là vị trí quan trọng nhất của tòa nhà, quan xát lượng khách tới làm việc và các nhân viên Tại sảnh đón được bố trí lễ tân hoặc hành chính nhân sự
+ Giao thông trong tòa nhà: Gồm giao thông đứng ( thang bộ và thang máy ) và các hành lang các tầng ( liên kết các không gian, bộ phận chức năng của từng tầng )
Trang 5+ Khu phòng khách, hội trường: Thông thường được bố trí tại tầng 1 hoặc tầng 2 gần khu sảnh và khu bộ máy quản lý chung của trụ sở
+ Khu làm việc nhân viên: Bao gồm các phòng ban, bộ phận chức năng triển khai công việc của trụ sở Bộ phận này chiếm tới 50% diện tích làm việc của tòa nhà
+ Khu vệ sinh, Kho, Phòng phụ trợ: Bố trí tại các khu vực kín đáo, khoảng cách phục vụ hợp lý
Trụ sở, thiết kế trụ sở được chia thành các nhóm sau :
- Trụ sở công quyền ( nhà quốc hội, các bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân các cấp, toà án , công an …)
- Trụ sở khoa học ( viện nghiên cứu, trạm quan trắc, trạm thiên văn …)
- Trụ sở cơ quan ( điện lực, cấp thoát nước, y tế, truyền thông, nông nghiệp, công ty, nhà máy, văn phòng…)
Về hình thức các trụ sở mang tính chất khách nhau thường có hình thái kiến trúc khác nhau
- Trụ sở khối công quyền thông thường đi theo hình thức kiến trúc áp chế tức là mang nặng tính đăng đối trong bố cục mặt bằng cũng như mặt đứng Khi đến các trụ sở công quyền luôn mang lại cho người xem cảm giác nghiêm trang, tập chung cao
và choáng ngợp bởi các không gian lớn trong công trình
- Trụ sở khoa học thông thường được thiết kế phụ thuộc nhiều vào tính năng nghiên cứu ( sơ đồ tổ chức ) do đó ít tập chung vào hình thức kiến trúc đồng thời các trụ sở này cần đến diện tích giàn trải theo chiều ngang do đó rất khó để tạo được hình khối đẹp
- Trụ sở cơ quan không mang nặng tính áp chế và không phụ thuộc vào dây chuyền công năng nhiều do đó trong hình thức tổ chức mặt bằng cũng như mặt đứng có phần tự do và phóng khoáng hơn do đó mang lại cảm giác thân thiện và hào nhoáng
5.3 Thiết lập các mối quan hệ bán hàng
Trang 65.3.1 Thiết lập mối quan hệ với nhà cung ứng
- Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp
- Khuyến khích họ để đường dẫn đến website của doanh nghiệp mình
- Yêu cầu được đặt thông tin nơi mua hàng của họ
- Xem xét các mối quan hệ với nhà cung cấp khác
- Lắng nghe lời khuyên của các nhà cung ứng
5.3.2 Thiết lập mối quan hệ với khách hàng
Tạo dựng các mối quan hệ chính là một chìa khóa quan trọng làm nên sự thành công của doanh nghiệp Để thiết lập tốt mối quan hệ với khách hàng thì doanh nghiệp nên:
Xây dựng mạng lưới liên lạc vơi khách hàng: Mạng lưới lien lạc bao gồm các đồng nghiệp kinh doanh, người chuyên nghiệp, khách hàng tiềm năng và hiện tại, các đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu và các thành viên hiệp hội, cũng như gia đình, bạn bè và những người bạn gặp nhau tại trường học, nhà thờ và trong của bạn cộng đồng
- Thiết lập quan hệ với Truyền thông Thông qua các phương tiện: đài, báo, …
- E-mail marketing giữ mối quan hệ mạnh mẽ trên một ngân sách eo hẹp
E-mail marketing là một cách hiệu quả và dễ dàng để ở lại trong tâm trí của khách hàng Liên hệ và khách hàng tìm thấy những gì làm họ thú vị và có giá trị thì học sẽ chuyển tiếp tin nhắn e-mail hoặc bản tin c cho người khác, giống như một hình thưc của tiếp thị
- Thưởng cho khách hàng trung thành
Trang 7Vì khách hàng mang lợi nhuận cao nhất là khách hàng thường xuyên nên cần phải giữ liên lạc, và cung cấp cho họ một cái gì
đó có giá trị để trao đổi với thời gian, sự quan tâm và kinh doanh của họ Nó không cần phải quá nhiều, một phiếu mua hàng, thông báo về một sự kiện đặc biệt, hiểu biết sâu sắc và lời khuyên hữu ích hay các thông tin họ có thể sử dụng được tất cả các hiệu quả
- Tạo mọi điều kiện thuận lợi để hỗ trợ khách hàng
Luôn tìm hiểu xem liệu các khách hàng có gặp khó khăn gì không để kịp thời hỗ trợ cho khách hàng Việc giúp cho khách hàng ít gặp rắc rối với các loại giấy tờ, chứng từ phức tạp là một việc làm hết sức thiết thực Luôn cố gắng đơn giản hoá mọi việc cho khách hàng Hãy nghiên cứu xem khách hàng muốn bổ sung và muốn bỏ đi những gì Nếu áp dụng tốt các bí quyết này thì chắc chắn bạn sẽ nâng cao được tỷ lệ khách hàng trung thành nhanh chóng Việc giữ chân được họ nắm vai trò quyết định trong việc thúc đẩy lợi nhuận cho công ty
5.4 Quản trị hoạt động kế toán và chi phí
5.4.1 Tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về qui mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu qủa quản lý tại doanh nghiệp
- Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy
và có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán,
Trang 8bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.
- Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng
để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung sau đây:
• Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ thể lệ về kế toán được qui định, các qui tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận
• Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán
• Tổ chức vận dụng các công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lí và tổng hợp các thông tin cần thiết
• Tổ chức bộ máy kế toán
• Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán
• Tổ chức kiểm tra kế toán( hoặc kiểm toán)
• Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán
5.4.2 Kiểm soát chi phí
- Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết?
Trang 9- Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh
* Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí
Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất yếu của quản lý Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh
Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý trong lĩnh vực tài chính Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí Đồng thời kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý và khi kiểm soát chi phí được mở rộng đối tượng tham gia trong toàn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hướng trong nền kinh tế thị trường Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng
* Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận được xác định bởi công thức đơn giản sau:
Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí
Trang 10Như vậy để thu được nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách:
- Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi mà số lượng hàng hoá sản xuất ra không đổi Nhưng thường thì chúng ta nhận được kết quả lại khi mà trên thị trường đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thay thế và hàng hoá
bổ sung Như vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi
- Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng có hiệu quả Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường gắn với xu thế hội nhập hiện nay
* Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Kiểm soát chi phí bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Nhưng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau:
- Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp Đó là điều kiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khi nhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định được những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng như những kinh nghiệm tốt từ những khoản chi hiệu quả
- Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp xây dựng Đó là những mục tiêu đã được số hoá trên những kế hoạch, chương trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp