Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Bởi: Học Viện Tài Chính Các nguyên tắc xây dựng máy quản trị doanh nghiệp Khi xây dựng máy quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc sau Nguyên tắc thống Nguyên tắc đòi hỏi hoạt động quản trị phải thống Đây điều kiện để hoạt động quản trị có hiệu yêu cầu bắt buộc cao việc xây dựng máy quản trị Mọi doanh nghiệp phải tuân thủ đảm bảo tính thống cụ thể hoạt động doanh nghiệp đòi hỏi hoạt động quản trị phải thống theo mục tiêu chung, đồng thời phải đảm bảo tính thống mối quan hệ chủ sở hữu máy quản trị doanh nghiệp Tính thống phải luật pháp hoá hoàn thiện pháp luật, doanh nghiệp phải đề quy chế, nội quy mình.Trong tổ chức máy quản trị phải tập chung thống lĩnh vực hoạt động vào đầu mối quản trị, cần phải giải tốt mối quan hệ trực tuyến - chức Biểu rõ nét nguyên tắc chế quản trị Chẳng hạn doanh nghiệp nhà nước phải đảm bảo thống mối quan hệ tổ chức Đảng, máy quản trị doanh nghiệp tổ chức công đoàn; đại diện chủ sở hữu máy quản trị doanh nghiệp quan hệ hội đồng quản trị tổng giám đốc Nguyên tắc kiểm soát Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hoạt động quản trị phải kiểm soát Để thực nguyên tắc này, người phụ trách lĩnh vực công tác phải kiểm soát hoạt động lĩnh vực phụ trách Thủ trưởng phải 1/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp kiểm soát hoạt động nhân viên quyền Người giao nhiệm vụ phải kiểm soát hoạt động liên quan đến nhiệm vụ mà họ giao Nguyên tắc hiệu Hiệu tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh trình độ lợi dụng yếu tố trình sản xuất, đồng thời phạm trù kinh tế gắn với sản xuất hàng hoá Sản xuất hàng hoá có phát triển hay không nhờ đạt hiệu cao hay thấp Nguyên tắc hiệu đòi hỏi phải xây dựng máy quản trị cho hoàn thành tốt nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp với chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị thấp Vấn đề máy quản trị phải biết kết hợp hài hoà lợi ích trước mắt lợi ích lâu dài, lợi ích trung ương lợi ích địa phương, lợi ích cá nhân lợi ích tập thể lợi ích Nhà nước Muốn tổ chức máy quản trị phải: Sử dụng tiêt kiệm nhân lực điều kiện kết hợp với trang thiết bị quản trị thích hợp; Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá cao có phận, cá nhân; thực điều chỉnh chung mức tối đa nhằm đảm bảo tính thống cao kết hợp với điều chỉnh cá biệt mức đọ hợp lý; Chi phí kinh doanh cho hoạt động quản trị cấp doanh nghiệp phận thấp Xác định chức cụ thể cần thực Phân chia chức Xuất phát từ mục tiêu doanh nghiệp để xác định lĩnh vực hoạt động cần phải quản trị Từ có phân cấp quản trị phòng (ban) chức Như phòng, ban chức đảm nhận chức riêng biệt như: kế hoạch, tài chính, thị trường, tổ chức, chịu chi phối, điều tiết cấp quản trị cao Việc phân chia chức cho phòng ban vào đặc trưng khác Chẳng hạn phân chia theo đặc trưng có tính chất vật chất phân chia theo đối tượng lao động (nguyên tắc khách thể ) hoàn thành công việc, nhiệm vụ đối tượng loại tập hợp vào phòng chức phòng thực công việc không giống (như phòng kinh doanh doanh nghiệp phải thực nhiều công việc không giống công tác kế hoạch hoá, nghiên cứu thị trường, tiêu thụ sản phẩm, ) Phân tích tổng hợp nhiệm vụ Có thể hiểu nhiệm vụ quy định hành động định người nhằm thực mục tiêu xác định Việc phân công chức nhiệm vụ cho phòng ban xuất phát từ nhiệm vụ, mục tiêu chung doanh nghiệp Trên sở chia thành nhiều phận đảm nhận nhiệm vụ khác nhau, liên kết nhiệm vụ phận xuất phân công lao động hình thành trình tự hoạt động 2/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp Nhiệm vụ xây dựng máy quản trị doanh nghiệp phân chia nhiệm vụ chung doanh nghiệp thành nhiều nhiệm vụ nhỏ cấp quản trị khác nhau, sau liên kết nhiệm vụ theo nguyên tắc định cấu thành nên phòng ban chức với mối quan hệ chúng Người ta gọi hai trình ngược phân tích tổng hợp nhiệm vụ Mối quan hệ phân tích tổng hợp mô tả sơ đồ sau: Phân tích tổng hợp nhiệm vụ Phân tích nhiệm vụ Để tiến hành phân tích nhiệm vụ phải tiến hành mô tả nhiệm vụ, thông qua mô tả nhiệm vụ tạo tranh khái quát nhiệm vụ Mô tả nhiệm vụ bao gồm số nội dung chủ yếu sau: Mô tả nội dung nhiệm vụ: Mô tả hành động (chân tay trí óc hay kết hợp hai); Mô tả đối tượng nhiệm vụ (người hay phi vật thể); mô tả công cụ lao động cần thiết; Mô tả không gian để tiến hành nhiệm vụ; Mô tả thời gian để tiến hành nhiệm vụ Từ tạo sở cho việc phân tích nhiệm vụ Phân tích nhiệm vụ bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Phân tích quan hệ với mục tiêu: Nhiệm vụ thực nhằm vào mục tiêu nào? - Phân tích giai đoạn: nhiệm vụ thuộc giai đoạn qúa trình quản trị - Phân tích cấp bậc: Nhiệm vụ mang tính chất lãnh đạo hay thừa hành 3/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp - Phân tích đối tượng : Nhiệm vụ thực đối tượng - Phân tích phương tiện: Cần sử dụng loại phương tiện thực nhiệm vụ? - Phân tích hoạt động : Chia nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ cần thiết Tổng hợp nhiệm vụ Mục tiêu tổng hợp nhiệm vụ nhằm hợp nhiệm vụ phân tích thành nơi làm việc liên kết nơi làm lại hình thành phận cung cấp quản trị cấu tổ chức theo nguyên tắc định Với ý nghĩa đó, phòng ban tế bào cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung tổ chức máy quản trị nói riêng Mối quan hệ phòng ban tồn theo hai chiều chiều dọc chiều ngang tuỳ theo cách phân chia nhiệm vụ Nếu phân chia nhiệm vụ theo chiều dọc hình thành cấp quản trị doanh nghiệp, phân chia theo chiều ngang làm xuất phòng ban chức năng, phòng ban chức thực nhiệm vụ đối tượng khác mối quan hệ phòng ban chức mối quan hệ hợp tác trao đổi thông tin Tổng hợp nhiệm vụ phải thoả mãn yêu cầu chủ yếu đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ hợp lý trôi chảy liên tục sở đảm bảo tính chuyên môn hoá trình độ định đảm bảo tính thống quản trị không làm phức tạp hoá mối quan hệ quản trị Theo lý thuyết không xác định cụ thể giới hạn tập hợp nhiệm vụ vào nơi làm việc, hay câu trả lời chung cho câu tập hợp nhiệm vụ, phận vào nơi làm viẹc cụ thể Sự giới hạn số nhiệm vụ loại tập hợp vào nơi làm việc phụ thuộc vào : trình độ phát triển hoật động điều chỉnh chung; trình độ lực nhà quản trị nhân viên ; tính chất chuyên môn hoá nhiệm vụ trình độ trang thiêt bị quản trị; tầm quan trọng, phạm vi nội dung nhiệm vụ Xác định quyền lực, quyền hạn trách nhiệm Quyền lực, quyền hạn trách nhiệm Quyền hạn Quyền hạn hiểu “quyền” (sự phép) cá nhân (tập thể) thực nhiệm vụ giao Như vậy, quyền hạn đề cập đến khả mà cá nhân (tập thể) sử dụng nguồn lực định để tiến hành công việc 4/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Quyền hạn gắn với nhiệm vụ nên sở xác định quyền hạn nhiệm vụ phân công thực hiện, nguyên tắc phân quyền khả chuyên môn người thực nhiêm vụ Quyền hạn có ý nghĩa khả mà cá nhân (tập thể) sử dụng nguồn lực định để hoàn thành nhiệm vụ giao Vì vậy, quyền hạn phải rõ ràng, cân xứng với nhiệm vụ phải ghi nội quy, quy chế Quyền lực Quyền lực hiểu quyền điều khiển hành động người khác Hay nói cách khác, quyền sai khiến kiểm soát mà nhà quản trị có để điều khiển người khác Quyền lực phân chia theo hai cách: Nếu phân theo tính hợp pháp quyền lực có quyền lực thức quyền lực phi thức Quyền lực thức gắn với chức danh cụ thể ghi điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động doanh nghiệp bao gồm: quyền ủy quyền, quyền hướng dẫn, khen thưởng quyền lực cưỡng ép Còn quyền lực phi thức không gắn với chức danh cụ thể không ghi điều lệ doanh nghiệp gồm quyền lực chuyên môn quyền tôn vinh Nếu phân theo tính chất biểu quyền lực phân thành loại quyền lực: - Quyền lực “quyết đoán” thể chuyên môn cấp trên, người có quyền lực kiểu đoán thường truyền mệnh lệnh xuống cấp • Quyền lực kiểu hợp tác, người có quyền lực kiểu hợp tác thông tin cho cấp trao quyền cho cấp có kiểm tra thông tin cấp sử dụng quyền lực để hoàn thành nhiệm vụ họ • Quyền lực tham vấn: Thể tin tưởng người có quyền lực vào cấp trước định người có quyền lực tham vấn thường tham khảo ý kiến cấp • Quyền lực “ tham gia, đóng góp”: người có quyền kiểu thường tin tưởng hoàn toàn vào cấp thường cho cấp tham gia ý kiến vào vấn đề giải tổ chức Sơ đồ minh họa tính chất biểu quyền lực 5/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Trách nhiệm Trách nhiệm nghĩa vụ đòi hỏi cá nhân (tập thể) phải hoàn thành nhiệm vụ trước cấp Trách nhiệm có ý nghĩa bắt buộc với nơi nhận nhiệm vụ Phạm vi trách nhiệm giới hạn nhiệm vụ phải hoàn thành: nhân viên phải chịu trách nhiệm với công việc mà thân giao; nhà quản trị phải chịu trách nhiệm công việc cấp vấn đề nội dung báo cáo Cấp phải có trách nhiệm tuân thủ quy định quy trình làm việc phải báo cáo cấp theo quy định Mối quan hệ quyền hạn – quyền lực – trách nhiệm Quyền hạn, quyền lực trách nhiệm phải tương xứng với Quyền hạn quyền lực điều kiện tiền đề để hoàn thành nhiệm giao trao quyền hạn quyền lực thấp mức cần thiết cá nhân giao nhiệm vụ hoàn thành nhiệm giao Ngược lại cá nhân trao quyền hạn quyền lực lớn mức cần thiết dẫn đến lạm quyền Còn trách nhiệm đòi hỏi cá nhân phải hoàn thành nhiệm vụ Do đó, trách nhiệm thấp so với mức cần thiết làm cho cá nhân lơ với việc hoàn thành nhiệm vụ giao Còn trách nhiệm cao mức cần thiết làm cho cá nhân khó có khả thực nhiệm vụ 6/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Như vậy, quyền hạn, quyền lực trách nhiệm phải phân chia rạch ròi, rõ ràng, quan trọng để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Nói đến cấu tổ chức máy quản trị không nói đến quyền lực, quyền hạn trách nhiệm, ba khái niệm bị lẫn lộn, không rõ ràng dẫn đến tình trạng rối ren quản lý, lạm dụng quyền hành , , làm cho máy quản trị hoạt động không hiệu 7/7 ... 6/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Như vậy, quyền hạn, quyền lực trách nhiệm phải phân chia rạch ròi, rõ ràng, quan trọng để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp. .. thường tin tưởng hoàn toàn vào cấp thường cho cấp tham gia ý kiến vào vấn đề giải tổ chức Sơ đồ minh họa tính chất biểu quyền lực 5/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Trách... nhiệm vụ thuộc giai đoạn qúa trình quản trị - Phân tích cấp bậc: Nhiệm vụ mang tính chất lãnh đạo hay thừa hành 3/7 Các để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp - Phân tích đối tượng :