Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Tin Học Trí Việt

Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Tin Học Trí Việt

Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC TRÍ VIỆT 1.1. Đặc điểm sản phẩm của công ty TNHH Tin Học Trí Việt. Công ty TNHH Tin Học Trí Việt chuyên lắp ráp các linh kiện máy tính rời thành Bộ máy tính Đông Nam Á và phân phối, bán lẻ các linh kiện tin học cho các đại lý hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng. Sản phẩm chủ lực của Công ty là Bộ máy tính Đông Nam Á được cài đặt đầy đủ theo yêu cầu của khách hàng. Bất kỳ sản phẩm nào khi được sản xuất ra cũng hướng đến mục tiêu đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Công ty TNHH Tin Học Trí Việt luôn chú trọng đến chất lượng sản phẩm, coi đây là điều kiện quyết định và giữ uy tín của Công ty trên thị trường tin học đầy cạnh tranh như hiện nay. Vì vậy Công ty luôn đặt ra tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm của mình và ngày càng hoàn thiện để sản phẩm sản xuất ra phải làm hài lòng cả những khách hàng khó tính nhất. Tiêu chuẩn đặt ra là sản phẩm tin học (bộ máy tính) được xây dựng với cấu hình hiện đại, giá thành cạnh trạnh, đáp ứng được yêu cầu học tập, làm việc hay giải trí của người sử dụng. Đặc biệt nhất là các linh kiện lắp ráp nên bộ máy đều là hàng mới 100% , đáp ứng được nhu cầu sử dụng của cá nhân dùng. Sản phẩm của Công ty có tính chất đơn nhất. Do đặc thù ngành nghề là lắp ráp bộ máy tính theo yêu cầu của khách hàng nên loại hình sản xuất của công ty là theo đơn đặt hàng. Mỗi sản phẩm sản xuất ra phải thỏa mãn được tiêu chuẩn chất lượng cũng như yêu cầu khách hàng đề ra. Tùy theo đơn đặt hàng, tùy vào cấu hình, mẫu mã, số lượng mà sản phẩm được sản xuất trong thời gian dài hay ngắn. Do đặc điểm sản phẩm của công ty là sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng nên không có sản phẩm dở dang. Và sản phẩm khi hoàn SV: Đào Thị Thu KT1-K10 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành thành thì được chuyển cho khách hàng luôn hoặc nhập kho thành phẩm chờ ngày xuất bán. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Tin Học Trí Việt. 1.2.1. Quy trình công nghệ. Các linh kiện máy tính sau khi được nhập từ nhà nhập khẩu như Tập đoàn FPT, Công ty Vĩnh Xuân, Công ty Thủy Linh . sẽ được nhập vào kho. Phòng kinh doanh có trách nhiện kiểm tra đơn đặt hàng của khách xem chọn cấu hình gì và gửi cấu hình sang phòng kỹ thuật. Đội ngũ kỹ thuật của Công ty có trách nhiêm lắp ráp, cài đặt các chi tiết linh kiện rời thành một bộ case máy tính hoàn chỉnh đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. Sau khi hoàn thiện xong, các sản phẩm này sẽ được phân phối đến các đại lý hoặc bán lẻ cho trường học, các tổ chức, cá nhân có đơn đặt hàng đã ký trước. Quy trình công nghệ sản xuất (lắp ráp) bộ máy tính được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Mô hình sản xuất (lắp ráp) bộ máy tính. SV: Đào Thị Thu KT1-K10 2 Lắp ổ cứng vào vỏ case Chọn chuột, phím và màn hình. Chọn phần mềm và cài đặt Lắp quạt vào vỏ case nguồnnguồn Cắm dây nguồn Lắp main vào vỏ case Lắp nguồn vào vỏ case Lắp chíp và ram vào main Bản cắm Đóng case vào hộp Chuyên đề thực tập chuyên ngành Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh chuyển cấu hình sang phòng kỹ thuật. Trưởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm phân công các nhân viên trong phòng của mình lắp ráp từng bước. Tùy theo số lượng trong đơn đặt hàng mà cần ít hay nhiều nhân viên kỹ thuật lắp ráp. Đầu tiên là chọn các linh kiện chính theo đúng đơn đặt hàng và lắp các kinh kiện đó như bo mạch chủ main, CPU, ram, ổ cứng, nguồn, quạt chíp . vào vỏ case. Sau khi lắp xong phần cứng bộ phận cài đặt phần mềm có trách nhiệm cài đặt phần mềm vào máy như các trương trình cơ bản cần thiết: Microsoft office word, microsoft office Excel, vietkey, unikey, internet . Cuối cùng là sản phẩm hoàn thiện được đóng hộp và nhập vào kho của Công ty hoặc xuất bán thẳng cho khách hàng. SV: Đào Thị Thu KT1-K10 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 1.2.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất. Sản phẩm máy tính được sản xuất (lắp ráp) trực tiếp tại phòng kỹ thuật. Tùy theo đơn đặt hàng với số lượng ít hay nhiều, trưởng phòng kỹ thuật sẽ phân đơn đặt hàng đến từng tổ của phòng kỹ thuật. - Tổ 1 (Tổ lắp ráp): Có trách nhiệm lắp ráp các phần cứng linh kiện rời vào với nhau tạo nên bộ hệ thống case hoàn chỉnh các linh kiện. - Tổ 2 (Tổ cài đặt): Có trách nhiệm cài đặt phần mềm cơ bản hoặc phần mềm đồ họa theo yêu cầu của đơn đặt hàng - Tổ 3 (Tổ hoàn thiện): Có trách nhiệm lắp hết ốc vít còn lại, đóng hộp và chuyển tới địa điểm sử dụng của khách hàng và lắp đặt cho khách. 1.3. Quản lý chi phí sản xuất của Công ty TNHH Tin Học Trí Việt. Tại Công ty TNHH Tin Học Trí Việt, các nghiệp vụ có liên quan đến khâu hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, đòi hỏi phải có sự phối hợp thống nhất giữa các phòng ban để quản lý nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Trong thời buổi công nghệ thông tin ngày càng phát triển hiện nay, các Doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng một khốc liệt. Bởi vậy muốn có chỗ đứng trên thị trường Công ty không những phải đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu mặt khác còn phải hạ giá thành sản phẩm một cách tốt nhất lấy thị thiếu của người tiêu dùng. Hơn nữa trên cơ chế thị trường hiện nay tỷ giá đồng Đô la Mỹ quy đổi ra đồng Việt Nam ngày càng tăng mà hầu như các linh kiện máy tính đều tính theo tỷ giá Đô la tại thời điểm thanh toán nên toàn bộ các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp đều bị ảnh hưởng bởi sự biến động của giá cả và tỷ giá trên thị trường ngoại tệ. Để giảm được sự ảnh hưởng trên một cách tối đa, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường và ổn định sản xuất, các Công ty đều phải đề ra một chính sách giá cho phù hợp. Đối với Công ty TNHH Tin Học SV: Đào Thị Thu KT1-K10 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trí Việt, chính sách giá cả được xây dựng dựa trên cơ sở giá thành và phụ thuộc vào giá và tỷ giá nhập linh kiện tuỳ từng thời điểm khác nhau. Như em đã trình bày ở Báo cáo tổng hợp, bộ máy quản lý của Công ty ngoài Giám đốc và Phó giám đốc còn có sáu phòng ban. Mỗi bộ phận trong Công ty có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng nhưng tựu trung đều nhằm đến mục tiêu quản lý chi phí sản xuất thật hiệu quả, từ đó có thể hạ giá thành sản phẩm, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Đối với cấp quản lý cao nhất là Giám đốc Công ty: Là người đứng đầu công ty nên quyền hạn và chức năng của Giám đốc cũng quan trọng nhất. Giám đốc đưa ra các định hướng sản xuất, tiêu chuẩn kiểm soát chi phí cũng như chất lượng sản phẩm, lao động trong công ty, phê duyệt kế hoạch …Bên cạnh đó giám đốc còn có chức năng tổ chức, phân công nhiệm vụ đến từng phòng ban, gắn quyền lợi với trách nhiệm sao cho quản lý chi phí sản xuất thật hiệu quả, tránh thất thoát gây lãng phí chi phí cho Công ty. Đối với cấp quản lý thứ hai là Phó giảm đốc: Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các mục tiêu, quản lý từng phòng ban trực thuộc bộ phận, nhiệm vụ điều hành của mình sao cho kiểm soát được chi phí một cách chặt chẽ nhất. Đối với phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự đầu vào hiệu quả, đặc biệt là tuyển dụng nhân viên lắp máy cho phòng ký thuật, chọn những người có trình độ tay nghề, khéo léo trong lắp ráp từng công đoạn để tránh hỏng hóc các linh kiện sao cho hiệu quả láp ráp được cao nhất. Đối với phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có trách nhiệm nhập nguyên vật liệu đầu vào cho phòng kỹ thuật lắp ráp. Bởi vậy nhiệm vụ của phòng này là vô cùng quan trọng, không những phải tổ chức quản lý chặt chẽ từ khâu mua vật tư đến khi đưa nguyên liệu vào sản xuất đến khi sản phẩm SV: Đào Thị Thu KT1-K10 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành hoàn thành để giao cho khách hàng, Vì vậy rất thuận lợi cho công tác quản lý chi phí và hạ giá thành sản phẩm để Công ty ngày có chỗ đứng trên thị trường công nghệ thông tin. Đối với phòng kế toán: Chịu trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực tài chính của Công ty, cung cấp các thông tin về hoạt động tài chính của Công ty giúp cho Giám đốc điều hành và quản lý Công ty về mặt kinh tế đạt hiệu quả cao. Mặt khác phòng kế toán luôn bám sát sản xuất, theo dõi việc quản lý chi phí một cách hệ thống, tập hợp số liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của từng đơn đặt hàng một cách chính xác và đầy đủ cả về mặt số lượng và chất lượng. Đối với phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật có trách nhiệm lắp ráp các linh kiện máy tính sao cho phù hợp và nhanh nhất, tránh lắp ráp nhầm hoặc để thất thoát vật tư khi lắp đặt. Đối với kho: Kho có nhiệm vụ cất giữ và bảo quản các linh kiện máy tính nhằm đảm bảo chất lượng của các linh kiện này đến khi xuất lắp ráp sao cho không bị hỏng hóc hoặc gãy rụng. Đồng thời chịu trách nhiệm về tất cả các giấy tờ, sổ sách, chứng từ có liên quan tới nhập, xuất, tồn linh kiện, hàng hóa trong kỳ tránh thất thoát vật tư. SV: Đào Thị Thu KT1-K10 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC TRÍ VIỆT 2.1. Kế toán chi phí sản xuất tại công ty TNHH Tin Học Trí Việt. Nền kinh tế nước ta đang phát triển dưới sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, xuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế cùng sản xuất, cạnh tranh và hoàn toàn bình đẳng trước pháp luật. Các doanh nghiệp đều hoạt động vì mục tiêu quan trọng nhất là lợi nhuận, bởi đó là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm vì chúng phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là tiền đề để tiến hành hạch toán kinh doanh, xác định kết quả hoạt động sản xuất sản phẩm trong doanh nghiệp. Việc tiết kiệm chi phí sản xuất trở thành mục tiêu phấn đấu và đồng thời cũng là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp. Đứng trên góc độ quản lý, muốn tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm người quản lý cần biết được nguồn gốc của chi phí, nội dung cấu thành của chi phí trong giá thành, tập hợp đầy đủ các yếu tố chi phí sản xuất và lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp. Để đạt được mục tiêu có ý nghĩa to lớn đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, coi đó là khâu then chốt mà doanh nghiệp phải tập chung quản lý và không ngừng hoàn thiện. * Đối tượng kế toán chi phí sản xuất: Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là phạm vi giới hạn mà chi phí sản xuất cần phải tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát chi phí và yêu cầu tính giá thành sản phẩm. SV: Đào Thị Thu KT1-K10 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là khâu đầu tiên của việc tổng hợp chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Việc xác đinh đúng đắn đối tượng kế toán chi phí sản xuất phải dựa theo cơ cấu tổ chức sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý sản xuất kinh doanh, yêu cầu hạch toán kinh tế của doanh nghiệp . Đối tượng của kế toán tập hợp chi phí có thể là toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm hay từng giai đoạn, từng quy trình công nghệ riêng biệt, từng phân xưởng. Tùy theo quy trình công nghệ riêng biệt từng phân xưởng, đặc điểm của sản phẩm . mà đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất lại có thể là từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng, từng công trình xây dựng . Tập hợp chi phí sản xuất theo từng đối tượng có tác dụng cho việc tăng cường quản lý chi phí sản xuất và phục vụ cho công tác tính giá thành đúng đắn. Vì vậy bắt nguồn từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty khi mà sản phẩm được sản xuất ra với khối lượng không nhỏ, các sản phẩm lại được sản xuất trên một dây chuyền công nghệ thuộc một phân xưởng phòng ban nên kế toán Công ty đã xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng tại phòng kỹ thuật Công ty. Trong phạm vi của chuyên đề này, việc tập hợp chi phí sẽ được tiến hành cho phân xưởng sản xuất của đơn đặt hàng số 126 của Trường Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn. * Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất Do tính đặc thù trong việc sản xuất sản phẩm của công ty, chi phí sản xuất của công ty được kế toán phân bổ theo từng đơn đặt hàng. - Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Được lấy theo chi phí thực tế nguyên vật liệu xuất ra trong đơn đặt hàng đó. - Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Lấy theo toàn bộ chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên lắp ráp máy trong đơn đặt hàng đó. SV: Đào Thị Thu KT1-K10 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Đối với chi phí sản xuất chung: Vì chi phí sản xuất chung có liên quan đến nhiều đơn đặt hàng trong một tháng như chi phí điện nước, khấu hao máy móc nên không thể tổ chức hạch toán riêng cho từng đơn đặt hàng ngay được. Vì vậy, kế toán Công ty đã áp dụng phương pháp phân bổ theo chi phí tiền lương của nhân viên trực tiếp sản xuất trong các đơn đặt hàng . 2.1.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2.1.1.1. Hạch toán ban đầu. * Nội dung: Chi phí NVL trực tiếp bao gồm giá trị NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… được xuất dùng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm. NVL là yếu tố quan trọng, chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm của công ty nên việc hạch toán đầy đủ và chính xác khoản mục này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạch toán chính xác giá thành sản phẩm. Nguyên liệu chính của công ty để sản xuất ra sản phẩm là bo mạch chủ (main), chíp (CPU), ram, ổ cứng (HDD), vỏ case, nguồn…. Nguyên liệu phụ bao gồm: chuột, phím, dây nguồn, quạt chíp, ốc vít… Khi phát sinh các khoản chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho, các chứng từ khác có liên quan để xác định giá vốn của số nguyên vật liệu dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm (theo phương pháp tính giá vốn nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã lựa chọn). Trên cơ sở đó, kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đối tượng kế toán chi phí sản xuất cũng như từng đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp, công việc này thường được thực hiện trong “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và được xác định như sau: SV: Đào Thị Thu KT1-K10 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Chi phí NVL trực tiếp trong kỳ = Trị giá NVL xuất, sử dụng trong kỳ + Trị giá NVL trực tiếp còn lại đầu kỳ - Trị giá NVL còn lại cuối kỳ chưa sử dụng - Trị giá phế liệu thu hồi (nếu có) * Chứng từ sử dụng: Để hạch toán chi phí NVL trực tiếp kế toán sử dụng các phiếu sau: + Phiếu xin lĩnh vật tư + Phiếu xuất kho + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu chi (nếu NVL mua về không nhập kho mà xuất dùng trực tiếp cho sản xuất). * Sổ sách được sử dụng + Sổ chi tiết tài khoản 621 + Sổ cái tài khoản 621 + Nhật ký chung 2.1.1.2. Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí NVL trực tiếp kế toán sử dụng TK 621 - “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. TK 621 không có số dư . Kêt cấu TK 621 được ghi như sau: + Bên Nợ: Tập hợp chi phí nguyên, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. + Bên Có: Các khoản giảm chi phí (nếu có) và kết chuyển cuối kỳ. Tài khoản 621 được mở chi tiết theo từng nguyên vật liệu như sau: TK 6211: Chi phí NVL trực tiếp – Bo mạch chủ main TK 6212: Chi phí NVL trực tiếp – CPU (chip) TK 6213: Chi phí NVL trực tiếp - Ram TK 6214: Chi phí NVL trực tiếp – HDD (ổ cứng) SV: Đào Thị Thu KT1-K10 10