Chia sẻ bài giảng: Kỹ năng lập kế hoạch

Chia sẻ bài giảng: Kỹ năng lập kế hoạch tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả c...

KỸ NĂNG LẬP

KẾ HOẠCH

Khái niệm lập kế hoạch

 Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

 Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích Tất cả những người quản lý đều làm công việc lập kế hoạch.

Ý nghĩa của lập kế hoạch

 Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

 Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

 Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

 Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

Nội dung kế hoạch

 Mục tiêu

 Hoạt động, phương thức triển khai

 Nguồn lực: tài chính, vật chất, con người,

thông tin

 Thời hạn

Bước 1: Xác định vấn đề

Các kỹ thuật xác định vấn đề

 Kỹ thuật Brainstorming

 Kỹ thuật 6 chiếc mũ tư duy

 Kỹ thuật biểu đồ xương cá

Kỹ thuật Brainstorming

 Làm việc theo nhóm

 Nêu mục đích và nội dung cần giải quyết

 Các thành viên phát triển ý tưởng và vấn đề

 Kết luận

Thực hành tình huống ABC

 Dùng bản đồ Mindmapping để tư duy đề xuất khung kế hoạch cắt giảm giá thành

Kỹ thuật sáu chiếc mũ tư duy

 Nón trắng: trung tính - tập trung trên thông tin rút ra được, các dẫn liệu cứ liệu và những thứ cần thiết , làm sao để nhận được chúng

 Nón Đỏ: Nóng, tình cảm, cảm giác, cảm nhận, trực quan, những

ý kiến không có chứng minh hay giải thích, lí lẽ

 Nón Đen: Phê phán, Bình luận, Tại sao sự kiện là sai, tất cả những cảm ý tiêu cực hay bi quan

 Nón Vàng: Tích cực, lac quan, những cái nhìn sáng lạng, tìm đến những lợi ích, cái gì tốt đẹp

 Nón Lục: Sáng tạo, khả năng xảy ra và các giả thuyết, những ý mới

 Nón Xanh Dương: Ðiều khiển, chi phối quá trình, các bước, tổ chức lãnh đạo, suy nghĩ về các suy nghĩ hay kết luận

Kỹ thuật biểu đồ xương cá

 Phương pháp tư duy nhân quả

 Phát hiện nhanh nguyên nhân của các vấn đề

 Thảo luận được các giải pháp: áp dụng tốt cho các cuộc họp nhóm nhằm tư duy giải quyết vấn đề

Biểu đồ xương cá

Thực hành xác định vấn đề

 Ứng dụng các phương pháp

Bước 2: Xác định mục tiêu

Ma trận lựa chọn mục tiêu

Quan trọng nhưng không khẩn cấp Khẩn và quan trọng

Không quan trọng Không khẩn cấp

Khẩn nhưng không quan trọng Mức

độ

quan

trọng

Mức độ khẩn cấp

Bài tập

 Xây dựng hệ thống chỉ tiêu kế hoạch của đơn

vị Anh/Chị cho quý I/2009 Chi tiết yêu cầu và vai trò của từng cá nhân trong đơn vị

 Ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh?

 Nếu không làm thì sao?

 Mức độ khẩn cấp:

 Rất khẩn cấp

 Chưa cần thiết

 Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 31% thị phần, từ

đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

Measurable – đo lường được

 Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì

không biết có đạt được hay không?

 Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng

ngay khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được

Achievable – vừa sức

 Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi

 Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao

Realistics – thực tế

 Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc ).

 Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

Quản trị theo mục tiêu (MBO) trong

lập kế hoạch

 Quy trình Top – Down

 Quy trình Down – Top

Lý tưởng là mỗi cấp, mỗi đơn vị, mỗi cá nhân

tự xác định mục tiêu chất lượng cho từngthời kỳ

Bước 3: Xác định các hoạt động

Xác định các hoạt động (5W,1H)

 What: Công việc gì?

 Why: Tại sao?

Bài tập thực hành

 Phòng kinh doanh kí kết được một hợp đồng

lô hàng với khối lượng 3000m2 Thời điểmgiao hàng là ngày 1.3.2009

 Yêu cầu: Sử dụng 5W,1H để xác lập kếhoạch

5W1H: xuất lô hàng 3000m2

Bước 4: Xác định các nguồn lực

Xác định nguồn lực (5M)

 Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế

hoạch được khả thi.

 Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

 Man = nguồn nhân lực.

 Money = Tiền bạc.

 Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

 Machine = máy móc/công nghệ.

 Method = phương pháp làm việc.

Bài tập thực hành

 Xác định kế hoạch vật tư nguyên liệu

 Xác định kế hoạch nhân công

Bước 5: Xác định các tiến độ

•Thời gian hoàn thành dự án

•Các công tác găng

•Thời gian dự trữ

•Tiến triển dự án

Tổng t.gian

Kế hoạch thực hiện mục tiêu (Gantt)

 Xác lập mối quan hệ giữa các công việc

 Xác định thời gian và nguồn lực thực hiện công việc

 Xác định thứ tự công việc

 Xây dựng lược đồ Gannt

 Điều chỉnh

Bước 6: Xác định các

phương pháp kiểm soát

Xác định phương pháp

kiểm soátCách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

 Công việc đó có đặc tính gì?

 Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

 Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

 Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát

trọng yếu

Phương pháp quản lý MBP

Phương pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình.

 Sơ đồ giới thiệu quy trình

 Mô tả các bước trong quy trình

 Các biểu mẫu sử dụng trong quy trình

 Lưu trữ

Mô tả quy trình

 Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình.

 Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?

 Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực

hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Diễn giải lưu đồ