Kiểm soát dự án xây dựng quản lý dự án

KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẦN 1: TÍNH CẦN THIẾT CỦA KiỂM SOÁT DỰ ÁN PHẦN 2: CÁC NHÂN TỐ CẦN THIẾT CHO KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẦN 3 CÁC THÀNH PHẦN CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẦN 4 CÁC CƠ CHẾ CỦA KiỂM SOÁT DỰ ÁN Nguồn lực: † Thêm lao động? Lao động tốt hơn? † Giám sát tốt hơn? † Thêm vật liệu? Vật liệu tốt hơn? † Thêm thiết bị? Thiết bị tốt hơn? † Thêm vốn. Dự án: † Giảm quy mô dự án? Giảm phạm vi dự án? † Chấm dứt dự án?

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

GiẢNG VIÊN

TS LƯƠNG ĐỨC LONG

luongduclong@hcmut.edu.vn

DẪN NHẬP

Nguồn lực:

† Thêm lao động? Lao động tốt hơn?

† Giám sát tốt hơn?

† Thêm vật liệu? Vật liệu tốt hơn?

† Thêm thiết bị? Thiết bị tốt hơn?

† Thêm vốn.

Dự án:

PHẦN 1:

TÍNH CẦN THIẾT CỦA KiỂM SOÁT DỰ ÁN

Dấu Hiệu (đầu mối chung)

† Năng suất, hiệu quả:

- Các vấn đề kỹ thuật không mong đợi phát sinh

- Thiếu nguồn lực khi cần thiết

- Những vấn đề về chất lượng xảy ra

- Chủ đầu tư yêu cầu thay đổi 1 trong những đặcđiểm kỹ thuật

Dấu Hiệu (đầu mối chung)

† Giá Thành

- Khó khăn về kĩ thuật cần nhiều nguồn lực hơn

- Phạm vi công việc tăng

- Chào giá quá thấp

- Kết quả báo cáo giám sát nghèo nàn, chậm trễ

- Ngân sách dự án cho vòng quay vốn nhà thầu

Dấu Hiệu (đầu mối chung)

† Thời gian

- Khó khăn về kĩ thuật đòi hỏi nhiều thời gian

hơn để giải quyết

- Phạm vi công việc gia tăng

- Duy trì công việc không được làm đúng

- Những vật liệu, lao động/thiết bị cần thiết

không sẵn có khi cần

Các dấu hiệu (đầu mối) cụ thể

Tiến độ của dự án có thể không được đánh giá chính xác, do:

† Thời gian thực hiện công việc thay đổi.

† Thay đổi biện pháp thi công hoặc các yêu

cầu về kỹ thuật.

† Không cung cấp đủ vật tư đúng hạn

† Thay đổi nhu cầu sử dụng tài nguyên.

Sự cần thiết của “ Kiểm soát dự án”

‰ Tại từng thời điểm có thể đo lường được

giá trị thực của khối lượng công việc,

chất lượng và chi phí

‰ Đánh giá Dự án có đáp ứng được các

mục tiêu của kế hoạch đề ra hay khôngđồng thời đưa ra các điều chỉnh hợp lý

Phương pháp để kiểm soát dự án

Gồm 2 phương pháp:

‰ Phương pháp giá trị đạt được

(Earned Value Method)

‰ Phương pháp đồ thị hợp nhất

(Khối lượng công việc, chi phí và thời gian)

Phương pháp giá trị đạt được

Phương pháp giá trị đạt được

Phương pháp giá trị đạt được

Dùng phương pháp “Gía trị đạt được” để

đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện dự

án

† Chênh lệch phí CV = BCWP-ACWP

† Chênh lệch khối lượng công việc:

SV = BCWP-BCWS

Phương pháp giá trị đạt được

Ví dụ:

Chi phí để hoàn thành hạng mục móngcông trình là 1500$.Ban đầu, tiến độ

thực hiện hạng mục này là hoàn thànhvào hôm nay nhưng đến thời điểm nàychỉ mới thực hiện được 2/3 khối lượng

Phương pháp giá trị đạt được

† Chênh lệch phí CV = BCWP-ACWP

CV =1500*(2/3)-1350=-350$

† Chênh lệch khối lượng công việc:

SV = BCWP-BCWSSV=1500*(2/3)-1500=-500

Như vậy DA đã thực hiện chi phí nhiều

Đồ thị đánh giá hiệu quả dự án bằng PP Gía trị đạt được

Phương pháp đồ thị hợp nhất

Việc theo dõi riêng lẽ giữa chi phí và tiến

độ của dự án sẽ không đánh giá đúng

thực trạng của dự án bởi vì hệ thống kiểm soát dự án không bao gồm khối lượng

công việc.Do đó, chúng ta nên thiết lập

hệ thống theo dõi DA đồng thời cả chi phí, tiến độ và khối lượng công việc nhờ đó

đánh giá được tình trạng dự án và đưa ra

Phương pháp đồ thị hợp nhất

Phương pháp đồ thị hợp nhất

Phương pháp đồ thị hợp nhất

Phương pháp đồ thị hợp nhất

PHẦN 2:

CÁC NHÂN TỐ CẦN THIẾT CHO

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Gồm 4 nhân tố chính:

† Vốn

† Máy móc thiết bị

† Nguyên liệu và nguồn cung cấp

† Nhân lực ( bao gồm lao động và

giám sát)

† Đây không là nhân tố trực tiếp

nhưng có ảnh hưởng rất quan trọng

đến giá trị, số lượng cũng như tính

chất của các nhân tố khác trong dự

án

2.Máy móc & thiết bị

† Được sử dụng để tăng năng suất lao

động, đẩy nhanh tiến độ dự án nhưng tốn nhiều vốn để đầu tư.

† Có thể thuê hoặc mua

3 Nguyên liệu và nguồn cung cấp

† Việc gia tăng số lượng cũng như chất

lượng của nguyên liệu rất cần thiết để cải thiện dự án.

† Cần cải tiến hệ thống kho bãi trữ vật

liệu

4 Nguồn nhân lực

† Hiệu quả dự án (bị chậm trễ hoặc

tăng chi phí hoặc hiệu suất giảm…)

một phần phụ thuộc vào yếu tố con người ( tích cực hoặc không ).

† Sử dụng nguồn nhân lực như một

công cụ trong điều khiển dự án

PHẦN 3

CÁC THÀNH PHẦN CỦA KIỂM

SOÁT DỰ ÁN

Thành phần của kiểm soát dự án gồm 2

1.Quản lý nguồn nhân lực

† Cho thôi việc hoặc sa thải đội ngũ

nhân sự có trình độ kém

† Thuê bộ phận quản lý với các kỹ

năng cần thiết

† Bổ sung nguồn nhân sự cho các công

tác đặc biệt đòi hỏi kỹ năng cao

† PM không nên sử dụng các hình phạt

quá nặng.

† Cần biết sửa đổi, hiệu chỉnh và

không đổ lỗi cho người khác

† Sử dụng các thiết bị chuyên biệt cho

các công tác chuyên biệt

Lưu ý:

† Việc quyết định sử dụng thiết bị nên

đi kèm một vài phân tích kinh tế.

† Việc điều chỉnh và sử dụng thiết bị

thì dễ dàng hơn sử dụng nguồn nhân lực.

3.Nguồn vốn

Một vài câu hỏi cần đặt ra là:

† Số vốn để đầu tư là bao nhiêu?

† Nó được đầu tư như thế nào?

Phân bổ lại kế hoạch như sau:

† Giảm qui mô dự án

† Giảm phạm vi ảnh hưởng của dự án.

† Xác định thời gian kết thúc dự án.

PHẦN 4

CÁC CƠ CHẾ CỦA KiỂM SOÁT

DỰ ÁN

Cơ chế của kiểm soát dự án

Có các loại cơ chế:

† Cybernetic

† Go/No go

† Post-control

Cybernetic (Cơ chế bậc 1)

Cybernetic (Cơ chế bậc 1)

† Hệ thống dữ liệu đầu ra được giám sát

bởi các cảm biến

† Các đo lường từ bộ cảm biến được

chuyển đến cho máy so sánh

† Các dữ liệu đo lường tính toán sẽ được

so sánh với các tiêu chuẩn định sẵn

Cybernetic (Cơ chế bậc 1)

† Nếu sự sai lệch so với tiêu chuẩn quá

lớn, các tín hiệu sẽ được báo đến cho

người xử lý (quyết định)

† Đây chính là cơ chế bậc nhất của hệ

thống điều kiển học (tiêu chuẩn đã được

ấn định sẵn từ trước)

Cybernetic (Cơ chế bậc 2)

Cybernetic (Cơ chế bậc 2)

† Memory Pre-programmed Responses:

Bộ nhớ được lập trình trước để đáp ứnglại

Cơ chế:

† Tương tự như sự mô tả cơ chế bậc nhất

nhưng “tiêu chuẩn không được định sẵn,

Cybernetic (Cơ chế bậc 2)

¾ Đây chính là cơ chế bậc 2 của hệ thống

điều kiển học (tiêu chuẩn thay đổi tuỳ

thuộc vào các điều luật đã định sẵn)

Ví dụ:

† Bộ điều hoà nhiệt độ giữ nhiệt độ phòng ở

70F vào mùa đông và 65F vào mùa thu.

† Robot được lập trình sẵn, tự động kiểm

Cybernetic (Cơ chế bậc 3)

Cybernetic (Cơ chế bậc 3)

† Consciousness Memory, Selection: Bộ

điều chỉnh tự động, sự chọn lựa tự động

Cơ chế:

† Tương tự như sự mô tả cơ chế bậc nhất

nhưng “các tiêu chuẩn không được địnhsẵn trước mà có thể thay đổi Và sự thay

Cybernetic (Cơ chế bậc 3)

¾ Đây chính là cơ chế bậc 3 của hệ thống

điều kiển học (tiêu chuẩn thay đổi tuỳ

thuộc vào sự thay đổi các điều luật)

† Ví dụ: Hầu hết các hệ thống quản lý dự

án hiện nay

Tóm lại

† Quản lý dự án phải vạch rõ đầu ra với

những điều kiện có liên quan đến đặc

điểm dự án

† Quản lý dự án phải thiết lập được các

tiêu chuẩn cho mỗi đặc điểm dự án

† Cho mỗi đặc trưng của dự án, thời điểm

bắt đầu và độ lệch lớn nhất (sự sai khácgiữa “cái đạt được” và “cái tiêu chuẩn”) nên được thiết lập

† Khi bắt đầu, các hoạt động thích hợp sẽ

đảm bảo sự sai lệch nhỏ nhất giữa “cái

Cơ chế “Go/No go”

† Kiểm tra để xem xét nếu một vài điều

kiện đặc trưng có tính quyết định đã đạtđược

† Được dùng kiểm soát trong hầu hết các

dự án theo nhóm của Cooper 1994,

Meredith và Mantel 2006

† Một vài sự đánh giá mang ý nghĩa xây

Cơ chế “Go/No go”

Ví dụ:

† Dự án X có thể hoàn thành trong 6

tháng không?

† Dự án Y có vượt quá chi phí không nếu

vốn đầu tư là 1.5 triệu đô?

Cơ chế “Post-control types”

† Thường được gọi là: kiểm định, kiểm tra sau

khi thực hiện.

† Được áp dụng sau khi công việc đã thực hiện

hoặc sau khi dự án kết thúc.

† Giống như một bảng báo cáo.

† Điều đó tương tự như “chúng ta cần học

trong quá khứ để tránh lập lại những sai lầm trong tương lai”.

Các yêu cầu thật sự cần thiết cho một cơ chế kiểm soát dự án

† Tính linh hoạt, linh động (Flexible): kiểm

soát dự án (KSDA) phải có khả năng phản ứng lại trước những thay đổi trong hệ

thống thực hiện dự án.

† Tính sinh lãi, mang lại lợi nhuận

(Cost-effective): giá trị của KSDA cần lớn hơn

so với chi phí cho KSDA.

Các yêu cầu thật sự cần thiết cho

một cơ chế kiểm soát dự án

† Đảm bảo về thời gian, đúng thời điểm

(timely): đảm bảo xử lý vấn đề một cách

nhanh chóng bởi vì các khó khăn có thể

chôn vùi, làm đình trệ dự án.

† Đơn giản (simple): dễ hiểu và dễ sử dụng.

† Tính tự điều chỉnh, thích nghi (Adjustable):

có khả năng tự điều chỉnh để thích ứng với những thay đổi bất khả kháng.

Một vài vấn đề thường gặp trong kiểm soát dự án

Giá trị của sự linh hoạt trong các kế hoạch cho dự án

† Sự linh hoạt đảm bảo cho tính khả thi

của dự án trước những rủi ro

† Sự linh hoạt là cần thiết bởi vì kế hoạch

càng sít sao càng dẫn đến phức tạp hơnkhi kiểm soát Vì thế sự linh hoạt khi

xây dựng kế hoạch là mấu chốt trong

Giá trị của sự linh hoạt trong

các kế hoạch cho dự án

† Cần xác định được các yếu tố ngẫu

nhiên và chuẩn bị đầy đủ phương án dựphòng để thay đổi kế hoạch khi cần

thiết

† Tuy nhiên “sự linh hoạt” cũng phải có

giới hạn của nó

Cân đối giữa các nhân tố trong

suốt quá trình kiểm soát dự án

† Tại một số thời điểm của dự án, có thể ta

phải ưu tiên cho một trong các yếu tố:

Sơ đồ quan hệ giữa các nhân tố

Sơ đồ quan hệ giữa các nhân tố

Thời gian và chi phí dự án

† Đẩy nhanh tốc độ dự án (tăng giờ làm, tăng

ca, tăng cường thiết bị…) -> Dẫn đến tăng chi phí.

† Giảm tốc độ dự án (kéo dài thời gian thực

hiện công việc, tăng lãi suất vay, giảm số lượng nhân công, phát sinh các chi phí cơ hội) -> Ảnh hưởng đến chi phí dự án.

Sơ đồ quan hệ giữa các nhân tố

Thời gian và chất lượng dự án

† Yêu cầu về chất lượng sẽ ảnh hưởng đến

tốc độ công việc, số lần chỉnh sửa

† Việc tăng giờ làm, tăng ca, tăng cường

nhân công mới sẽ nảy sinh ra các vấn đề

về chất lượng

Sơ đồ quan hệ giữa các nhân tố

Chi phí và chất lượng dự án

† Các công đoạn chỉnh sửa (để đảm bảo

chất lượng) sẽ phát sinh chi phí cao

Dẫn đến tăng cao chi phí giờ lao động

† Cố gắng tiết kiệm chi phí, cần có những

chỉ dẫn thay thế, chất lượng lao động

Cân đối các nhân tố:

thời gian – chất lượng – chi phí

Trong nhiều trường hợp, cách tốt nhất mà

chúng ta có thể làm được là điều chỉnh các

nhân tố trên để giảm thiệt hại mà chúng gây

ra xuống mức thấp nhất.

Ví dụ:

† Chuyển bớt các nguồn lực khỏi những khâu

không mang tính chất quyết định.

† Chỉ tập trung vào các khâu chủ yếu.

Một vài vấn đề cần được xem xét:

Phản ứng quá giới hạn trước những

Một vài vấn đề cần được xem xét:

Phản ứng quá giới hạn trước những

khó khăn / Ứng biến…

Những nguy hiểm do ứng biến tức thời

† Thường dẫn đến hiệu ứng “quả banh

Kiểm soát tiến độ

-Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án

† Bổ sung những nguồn lực mới cho dự án.

† Đổi mới công nghệ, công cụ lao động.

† Thay đổi những điều kiện (về hoạt động,

vận hành) bằng cách thay đổi trình tự,

thói quen, thời gian làm việc (Ví dụ: bỏ đi các công việc trùng lấp, làm việc ngoài

Các trở ngại gặp phải khi đẩy

nhanh tiến độ thực hiện dự án

Về nguồn nhân lực

† Tính phức tạp khi làm việc theo ca: vấn đề

an toàn, chi phí cao, sự than phiền của

Các trở ngại gặp phải khi đẩy

nhanh tiến độ dự án

Về công nghệ

† Sử dụng các thiết bị tiên tiến hơn: tốn thời

gian đào tạo, học cách sửa chữa, thời gian thay đổi thiết bị, choáng không gian.

† Sử dụng các vật liệu mới lắp đặt nhanh

hơn: tốn thời gian tìm kiếm, cần đệ trình

lên chủ đầu tư xét duyệt.

† Luân phiên các phương pháp xây dựng: cần

Các hoạt động kiểm soát chỉ ảnh

hưởng thời gian hoặc chi phí

¾ Đôi khi, rút ngắn thời gian không làm

phát sinh thêm chi phí:

† Thay đổi phương pháp và qui trình làm việc

để tăng hiệu quả công việc và chất lượng

sản phẩm.

† Sử dụng nguồn lực từ bên ngoài.

¾ Đôi khi, cắt giảm chi phí không làm

mất thời gian:

THANK YOU

FOR YOUR ATTENTION