Chương trình quản lý bán hàng siêu thị kế thừa mô hình hoạt động của các siêu thị hiện có trên thực tế. Đồng thời ứng dụng công nghệ mới với mục đích làm cho chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như trong ứng dụng.Chương trình là công cụ quản lý bán hàng hiệu quả, làm đơn giản hóa việc lập các hoá đơn giấy tờ cũng như việc lưu trữ chúng, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác làm cơ sở cho việc ra quyết định trong kinh doanh, phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý và phát triển của siêu thị.
MỤC LỤC Giới thiệu . Lời cám ơn . 1. Khái quát đề tài Hiện trạng, các vấn đề và giải pháp Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong siêu thị . Giới thiệu hệ thống mới 2. Phân Tích . Mô tả và phân quyền hệ thống Mô tả và thiết kế các quy trình nghiệp vụ Xác định thực thể Mô hình ERD . Chuyển mô hình ERD sand quan hệ . Mô tả chi tiết các quan hệ Lược đồ quan hệ 3. Thiết kế Giao diện và Phân Tích Thiết Kế Xử Lý 4. Kết luận 5. Bảng phân công 1 Giới Thiệu *Giới thiệu chung: Ngày nay, khi cuộc sống của mỗi người dân đang từng bước được nâng cao thì nhu cầu về mua sắm, vui chơi giải trí ngày càng được chú trọng. Do đó, các doanh nghiệp cũng quan tâm ưu tiên cho việc phát triển các khu thương mại mua sắm nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân. Và siêu thị là một hình thức khu mua sắm có hiệu quả trong việc đáp ứng các nhu cầu tiêu dùng của mọi người thuộc mọi tầng lớp.Với sự phát triển ngày càng rộng, yêu cầu điện toán hóa các quy trình nghiệp vụ trong siêu thị là điều tất yếu, nhằm mục đích làm đơn giản hóa các nghiệp vụ cũng như làm cho khả năng phục vụ khách hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả. *Giới thiệu đề tài: Chương trình quản lý bán hàng siêu thị kế thừa mô hình hoạt động của các siêu thị hiện có trên thực tế. Đồng thời ứng dụng công nghệ mới với mục đích làm cho chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như trong ứng dụng. Chương trình là công cụ quản lý bán hàng hiệu quả, làm đơn giản hóa việc lập các hoá đơn giấy tờ cũng như việc lưu trữ chúng, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác làm cơ sở cho việc ra quyết định trong kinh doanh, phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý và phát triển của siêu thị. 2 LỜI CÁM ƠN Chúng em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Gia Tuấn Anh-Giảng viên bộ môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin trường ĐH Khoa Hoc Tự Nhiên TPHCM. Thầy đã cho chúng em nhiều kiến thức quý giá về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Trong quá trình thực hiện đề tài này, do kiến thức chưa sâu sắc nên chúng em còn nhiều sai sót, mong thầy và mọi người góp ý chân thành để giúp chúng em hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn. 3 1. Khái Quát Đề Tài 1.1 Hiện trạng, các vấn đề và giải pháp: a) Hiện trạng của các siêu thị hiện nay: Hầu hết các siêu thị trong thành phố hiện nay đều sử dụng phần mềm Access for Win để quản lý hơn hàng trăm ngàn mặt hàng kinh doanh. Điều này gây khó khăn cho việc cần thiết phải lưu trữ một khối lượng lớn thông tin. Theo thống kê, trung bình mỗi ngày, bộ phận bán hàng phải xử lý hơn hàng chục ngàn mẫu tin. Vào những dịp lễ tết thì số mẫu tin còn tăng gấp nhiều lần so với ngày thường. Do đó, tốc độ truy xuất dữ liệu không đủ nhanh để có thể đáp ứng tốt được yêu cầu thanh toán nhanh chóng cho khách hàng. Và trong tương lai sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu mở rộng của siêu thị. Ban giám đốc siêu thị luôn có nhu cầu muốn thống kê tình hình mua bán tại siêu thị với nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng hiên tại vẫn chỉ nhận được báo cáo về doanh thu. Ngoài ra, siêu thị hiện nay vẫn chưa thể cung cấp cho khách hàng dịch vụ tìm hiểu thông tin về các mặt hàng hiện có trong siêu thị. Khách đến mua hàng muốn biết siêu thị hiện có các mặt hàng nào thì phải trực tiếp đến các quầy hàng để xem. Như thế sẽ gây tốn thời gian, đồng thời sẽ gây khó khăn trong việc chọn lựa mặt hàng phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của họ. b) Các vấn đề và giải pháp: * Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng: Giao diên trên môi trường Dos gây nhiều khó khăn trong thao tác do chỉ cho phép người dùng thao tác theo cơ chế tuần tự. Vì vậy, người dùng sẽ gặp khó khăn khi phải ghi nhớ tất cả những gì đã làm trước đó. Giải pháp: giao diện người dùng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình C#, cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thân thiện, dễ sử dụng và thao tác với các nút lệnh và tiện ích. * Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê: Yêu cầu về báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau. Giải pháp: xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: nhà cung cấp, mặt hàng và số phiếu. * Vấn đề hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm: Muốn biết được siêu thị hiện đang có các mặt hàng nào có thể đáp ứng được nhu cầu mua sắm của mình, khách hàng phải trực tiếp đến các quầy hàng để xem, như thế sẽ gây khó khăn cho khách hàng và tốn nhiều thời gian. Ngoài ra, siêu thị với nhiều quầy hàng trong một khuôn viên rộng lớn, nếu hàng hóa không được sắp xếp theo chủng loại một cách thuận tiện cho việc tìm kiếm thì khách hàng sẽ không tìm thấy được mặt hàng họ cần. Mặc dù các sản phẩm trong siêu thị có thể đáp ứng được nhu cầu của họ. Giải pháp: cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm. Chức năng ngày cho phép khách hàng xem các thông tin cơ bản về mặt hàng mà họ cần tìm bao gồm: nhãn hiệu, giá cả, thể tích / trọng lượng… Do đó, khách hàng có thể xác định được mặt hàng họ cần, phù hợp với khả năng tài chính mà không phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm. 1.2 Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong siêu thị: 4 a) Nghiệp vụ nhập hàng: Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. b) Nghiệp vụ xuất hàng từ kho lên quầy: Khi có yêu cầu xuất hàng lên quầy, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho, tiến hành lập phiếu xuất hàng và cập nhật hàng vào cơ sở dữ liệu. c) Nghiệp vụ bán hàng: Khi khách đến mua hàng và yêu cầu thanh toán, nhân viên thâu ngân sẽ tính tiền cho khách, lập hoá đơn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu. d) Nghiệp vụ kiểm kê hàng hoá: Cuối mỗi ngày hay bất kỳ thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng hàng hóa trong siêu thị, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê để biết số lượng thực tế của một mặt hàng cụ thể. e) Nghiệp vụ báo cáo thống kê: Cuối mỗi ngày hay mỗi kỳ hoạt động, nhân viên tin học sẽ chịu trách nhiệm lập báo cáo dựa trên các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất… 1.3 Giới thiệu hệ thống mới: Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động của các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chức năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị có các đặc điểm sau: Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính trong siêu thị. Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác. Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm nhằm giúp cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn. Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau. 5 2. Phân Tích 2.1 Mô tả và phân quyền hệ thống: Người quản lý: Mô tả Là giám đốc siêu thị hoặc những người quản lý các bộ phận trong siêu thị. Vai trò Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của siêu thị hay các bộ phận riêng lẻ. Quyền Sử dụng toàn bộ các chức năng của hệ thống. Nhân viên nhập hàng: Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ nhập hàng hóa vào kho. Vai trò Chịu trách nhiêm trong khâu nhập hàng từ nhà cung cấp, lập phiếu nhập hàng. Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu nhập; quản lý thông tin nhóm hàng, ngành hàng, hàng hóa và nhà cung cấp. Nhân viên xuất hàng: Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ xuất hàng hóa lên quầy. Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu xuất hàng từ kho lên quầy, lập phiếu xuất hàng. Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu xuất; xem thông tin hàng hóa, kiểm tra hàng tồn. Nhân viên bán hàng: Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ thâu ngân. Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu thanh toán cho khách hàng. Quyền Sử dụng các chức năng: lập hóa đơn, xem thông tin hàng hóa, kiểm tra hàng tồn. Nhân viên kiểm kê: Mô tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ kiểm kê hàng hoá. Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu kiểm kê, thống kê số lượng hàng hóa trong siêu thị. Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu kiểm kê, xem thộng tin các phiếu nhập và xuất, kiểm tra hàng tồn. 6 Nhân viên tin học: Mô tả Nhân viên làm việc trong bộ phận tin học của siêu thị. Vai trò Chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo thống kê. Quyền Sử dụng các chức năng: lập báo cáo thống kê, xem thông tin các phiếu nhập xuất, phiếu kiểm kê. 2.2 Mô tả và thiết kế các quy trình nghiệp vụ: a) Nhập hàng từ nhà cung cấp: Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh mục chưa. Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa. Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu. Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu. b) Xuất hàng từ kho lên quầy: Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất hay không. Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu xuất. Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo cho người quản lý có trách nhiệm đặt hàng để đặt hàng với nhà cung cấp. Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự động lưu trữ. Số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật. c) Bán hàng tự chọn: Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận yêu cầu thanh toán. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại. Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu. d) Kiểm kê hàng hóa: Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê. Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu thông như thế nào. e) Lập các báo cáo thống kê: Tùy thuộc vào quy định của siêu thị mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối tháng hay cuối mỗi kỳ hoạt động. Khi có yêu cầu lập báo cáo, nhân viên tin học sẽ lựa chọn hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với yêu cầu đề ra. Các loại hình báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo hàng tồn, . và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng loại hàng hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức lập báo cáo phù hợp. 7 2.3 Xác định thực thể: Thực thể 1: NHANVIEN - Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhân viên trong siêu thị - Các thuộc tính: MaNV (thuộc tính khóa để phân biệt nhân viên này với nhân viên khác); TenNV; Giới tính; NgaySinh; DiaChi; SoDienThoai ; Thực thể 2: CHUCVU - Mỗi thực thể tượng trưng cho một chức vụ của nhân viên trong siêu thị - Các thuộc tính: MaCV (thuộc tính khóa để phân biệt chức vụ này với chức vụ khác); TenCV. Thực thể 3: QUYEN_DANGNHAP - Mỗi thực thể tượng trưng cho quyền đăng nhập của nhân viên tùy theo chức vụ của nhân viên đó. - Các thuộc tính: TenDangNhap (thuộc tính khóa); MatKhau. Thực thể 4: HANGHOA - Mỗi thực thể tượng trưng cho một loại hàng hóa trong siêu thị. - Các thuộc tính: MaHH (thuộc tính khóa để phân biệt hàng hóa này với hàng hoá khác); TenHH; DonViTinh; HanSD; TrongLuong; NoiSX. Thực thể 5: NHOMHANG - Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhóm hàng trong siêu thị - Các thuộc tính: MaNhom (thuộc tính khóa); TenNhom. Thực thể 6: NGANHHANG - Mỗi thực thể tượng trưng cho một ngành hàng trong siêu thị - Các thuộc tính: MaNganh (thuộc tính khóa); TenNganh. Thực thể 7: NHACC - Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhà cung cấp hàng hóa cho siêu thị. - Các thuộc tính: MaNCC (thuộc tính khóa); TenNCC; DiaChi; DienThoai; Fax; Email. Thực thể 8: PHIEUNHAP - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của siêu thị. - Các thuộc tính: MaPN (thuộc tính khoá); NgayNhap; MaChungTu; LoaiHoaDon; TongPhaiTra. Thực thể 9: PHIEUXUAT - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu xuất hàng từ kho ra quầy của siêu thị. - Các thuộc tính: MaPX (thuộc tính khoá); NgayXuat. 8 Thực thể 10: HOADONBANHANG - Mỗi thực thể tượng trưng cho một hóa đơn bán hàng của siêu thị - Các thuộc tính: MaHD (thuộc tính khóa); NgayBan; TongTienHD. Thực thể 11: PHIEUKIEMKE - Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu kiểm kê của siêu thị. - Các thuộc tính: MaPKK (thuộc tính khóa); NgayKK. 9 2.4 Mô hình ERD: 10 . Người quản lý: Mô tả Là giám đốc siêu thị hoặc những người quản lý các bộ phận trong siêu thị. Vai trò Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của siêu thị hay. của các siêu thị hiện nay: Hầu hết các siêu thị trong thành phố hiện nay đều sử dụng phần mềm Access for Win để quản lý hơn hàng trăm ngàn mặt hàng kinh