SỬ DỤNG một số hàm EXCEL áp DỤNG CHO CÔNG VIỆC PHÂN CÔNG GIÁM THỊ TRONG kỳ THI tốt NGHIỆP THPT

Sở giáo dục đào tạo Trờng THPT hàm rồng Sáng kiến kinh nghiệm Đề tài: Sử dụng số hàm Excel áp dụng cho công việc phân công giám thị kỳ thi tốt nghiệp THPT Ngời thực hiện: Nguyễn Thợng Thiên Tổ: Toán - Tin Thanh hoá tháng năm 2011 Đặt vấn đề Trong công việc của cấp học THPT thi kiểm tra đánh giá chất lợng hoạt động nói có ý nghĩa quan trọng Trong năm học thờng diễn nhiều kỳ thi đặc biệt kỳ thi quốc gia tốt nghiệp THPT Trong kỳ thờng có nhiều khâu nhng vận dụng kiến thức môn tin học ứng dụng để thực công việc giúp th ký hội đồng thi tốt nghiệp phân công giám thị đợc thuận lợi với ràng buộc quy chế thi là: hội đồng thi giám thị phân công đợc gặp lần, không đợc quay lại phòng cũ, không gặp ngời đơn vị, Sau nghiên cứu thực tế công việc vận dụng số hàm Excel dễ dùng để thực thực công việc phân công giám thị Vậy viết đề tài SKKN có tên là: Sử dụng số hàm Excel để thực phân công giám thị kỳ thi tốt nghiệp THPT Giải vấn đề: Phần 1: Các công việc cần làm Để thực công việc phân công giám thị Excel cần bớc nh sau: Bớc 1: Tạo tệp Excel, tệp Excel tạo sheet1 có tên: Danhsach dùng để ghi danh sách giám thị hội đồng Bớc 2: Tạo sheet2 có tên: PCGT sheet ta dùng hàm Excel mục đích luân chuyển hoán vị số thứ tự (STT đợc coi mã cho giám thị) cho buổi thi cho quy chế thi tốt nghiệp Bớc 3: Tạo sheet3 có tên tinh chỉnh PCGT mục đích sheet3 dùng để tinh chỉnh trờng hợp đặc biệt, ta phải có bớc tinh chỉnh? sau phân công cách hoàn toàn ngẫu nhiên giám thị cho buổi thi ngời chịu trách nhiệm phân công lại phát giám thị lại coi thi phòng có ngời thân gia đình, điều không đợc chấm nhận nên buộc phải điều chỉnh tay để tránh kiện ngẫu nhiên nêu Trong sheet3 liệu đợc chép giá trị ma trận bảng phân công buổi thi từ bên sheet2 ta điều chỉnh buổi thi Do thay đổi giám thị nên mắc phải số điều chỉnh sai với quy chế xếp phòng thi giám thị gặp ngời đơn vị, gặp bạn cũ, gặp phòng cũ, Nên ta phải dùng hàm Excel để phát lỗi Sau ổn định từ phân công tinh chỉnh ta phải hoàn thiện danh sách có đầy đủ tên, đơn vị giám thị buổi thi Bằng cách tạo sheet có tên buoi1,buoi2, buoi3, buoi4, buoi5, buoi6 ngời sử dụng quan tâm đén danh sách này, ta dùng hàm Vlookup để thực STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 STT - V - H TấN HR - Thỏi HR - Chớnh HR - Hng HR - H HR - Trớ HR - Kim Thoa HR - Phỳ HR - Trinh HR - Linh HR - Hoa HR - Nga HR - Phng HR - Duyờn HR - Hip HR -Thy HR - Trc HR - Xuõn o HR - Hoa HR - Hnh HR - Trang HR - Chớn HR - Trớ HR - Quyt HR - Tiờn STT 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 STT - V - H TấN DS2 - Tho DS2 - Huyn DS2 - Hin DS2 - Hng DS2 - Chõu DS2 - Tỳ DS2 - Tõm DS2 - Quy DS2 - Linh DS2 - Phng DS2 - Ngh DS2 - Phng DS2 - Kim Chõu DS2 - Oanh DS2 - Lờ Th Vin DS2 - Dng DS2 - Thanh Hi DS2 - Nguyt DS2 - Qunh Hoa DS2 - Hng DS2 - Nga DS2 - Thng DS2 - ụng DS2 - Chõu PH HL 10 11 12 HL 14 15 16 17 HL 19 20 21 22 23 24 BUI BUI BUI BUI BUI BUI GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT 2 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 31 32 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 (Hình 1) Phần 2: Các hàm cụ thể cho phần A Xử lý phân phòng tránh gặp ngời đơn vị Trong Sheet2 để tránh GT đơn vị phòng ngời ta thờng tách danh sách làm cột nh (hình1) Nhìn vào bảng phân công ta thấy STT danh sách đảo đảo lại vị trí GT1(giám thị 1), GT2 (giám thị 2) buổi giám thị tơng đối công số buổi GT1, GT2 Ta thấy công thức phân công tự động cho cột GT1, GT2 buổi nh sau: PHONG HL 10 11 12 HL 14 15 16 17 HL 19 20 21 22 23 24 BUI BUI BUI BUI BUI BUI GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT 2 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 (Hinh2) 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 31 32 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Công thức cho cột GT1 Buổi 1: =INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+G$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT2 Buổi 1: =INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*G$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT1 Buổi 2: =INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*I$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT2 Buổi 2: =INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+I$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT1 Buổi 3: =INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+K$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT2 Buổi 3: =INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*K$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT1 Buổi 4: =INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*M$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT2 Buổi 4: =INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+M$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT1 Buổi 5: =INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+O$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT2 Buổi 5: =INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*O$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT1 Buổi 6: =INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*Q$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0) Công thức cho cột GT2 Buổi 6: =INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+Q$1- 2,COUNTA($A$3:$A$26)),0) ý nghĩa công thức: =INDEX(Vùng tham chiếu,row_num,column_num,area_num) row_num ch s dũng cn tr v tham chiu column_num ch s ct cn tr v tham chiu area_num th t dóy tham chiu cn tr v tham chiu Nếu column_num =0 Thì ta tìm kiếm mảng Trong ví dụ Vùng $A$3:$A$26 chứa STT1 từ 1->24 nh hình vẽ (Hình 1) Vùng $C$3:$C$26 chứa STT2 từ 25->48 nh hình vẽ (Hình 1) Do column_num =0 công thức nên xác nh dò tìm giá trị mảng row_num thay đổi mà công thứ Cột GT1: row_num = 1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+G$1-2,COUNTA($A$3:$A$26)) Cột GT2: row_num = 1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*G$13,COUNTA($A$3:$A$26)) Giải thích: giá trị hàng phần tử thời = + MOD(COUNTA($A$3:$A3)+G$1-2,COUNTA($A$3:$A$26)) MOD phép chia lấy d Số chia là: COUNTA($A$3:$A$26) Số phần tử đếm đợc vùng chứa STT Số bị chia là: COUNTA($A$3:$A3)+G$1-2 ;Số đếm đợc từ đầu mảng đến ô thời mảng cộng với giá trị nằm ô G$1 trừ (G$1 công thức chứa số nghĩa buổi 1, buổi sau là: 2,3,4,5,6) Trong giá trị cột GT2 row_num = 1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*G$1- 3,COUNTA($A$3:$A$26)) MOD phép chia lấy d Số chia là: COUNTA($A$3:$A$26) Số phần tử đếm đợc vùng chứa STT Số bị chia là: COUNTA($A$3:$A3)+2*G$1-3 ; Với công thức luân phiên phân bổ dịch chuyển STT danh sách (hình 1) cho cột GT1, GT2 các phòng buổi B Giải trình tinh chỉnh gặp lại phòng cũ Bên cạnh ma trận phân công giám thị sheet2 Tinh chinh PCGT tạo ma trận khác có tên kiểm tra gặp phòng cũ để phát việc có gặp lại phòng cũ hay không Ta sử dụng công thức để kiểm tra giá trị hàng so với phần tử thời có lớn hay không, băng không gặp lại phòng cũ, lớn gặp lại phòng cũ yêu cầu tinh chỉnh lại Công thức nh sau: =COUNTIF($G3:$R3,G3) - $G3:$R3 vùng chứa STT theo hàng ngang cho phòng hình vẽ (Hình 2) - G3 giá trị thời Sau thiết lập công thức chép toàn ma trận kiểm tra gặp phòng cũ phần tử ma trận lớn kiểm tra việc phân công giám thị phòng Có thể thêm công thức =IF(OR(S3>1,T3>1,U3>1,V3>1,W3>1,X3>1,Y3>1,Z3>1,AA3>1,AB3>1,AC3>1,A D3>1),"*","") vào cột cuối ma trận ẩn toàn ma trận kiêm tra găp phòng cũ cho gọn C Giải trình tinh chỉnh gặp bạn cũ Tạo ma trận kiểm tra thứ có tên Kiểm tra gặp phòng cũ Tạo ma trận ghép chuỗi STT biến đổi thành số từ ma trận phân công (tạm gọi ma trận biến đổi) dùng ma trận kiểm tra rà soát lại ma trận biến đổi ta sử dụng công thức sau: * Công thức chuyển t ma trận phân công sang ma trận biến đổi: =IF(LEN(TRIM(G3&H3))=0,0,VALUE(IF(G3(COUNTIF($AF$3:$AK$1000,AF3)) Nếu giá trị ma trận chỗ lớn kiểm tra lại tình gặp lại bạn cũ BUI PH HL HL 10 11 12 HL 13 14 15 16 HL 17 18 19 20 BUI BUI BUI BUI BUI BUI BUI BUI BUI BUI BUI GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT GT 2 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 31 32 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 (Hình 3: ma trận gặp phòng cũ) Gp li phũng c Buoi Buoi Buoi Buoi Buoi Buoi Bui Bui Bui Bui Bui Bui 125 226 327 428 529 630 731 832 933 1034 1135 1236 1337 1438 1539 1640 1741 1842 1943 2044 2145 2246 2347 2448 227 328 429 530 631 732 833 934 1035 1136 1237 1338 1439 1540 1641 1742 1843 1944 2045 2146 2247 2348 2425 126 329 430 531 632 733 834 935 1036 1137 1238 1339 1440 1541 1642 1743 1844 1945 2046 2147 2248 2325 2426 127 228 431 532 633 734 835 936 1037 1138 1239 1340 1441 1542 1643 1744 1845 1946 2047 2148 2225 2326 2427 128 229 330 533 634 735 836 937 1038 1139 1240 1341 1442 1543 1644 1745 1846 1947 2048 2125 2226 2327 2428 129 230 331 432 635 736 837 938 1039 1140 1241 1342 1443 1544 1645 1746 1847 1948 2025 2126 2227 2328 2429 130 231 332 433 534 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Gp li bn c (Hình 4: ma trận kiểm tra gặp bạn cũ) 10 Kết thúc vấn đề Do thời gian có hạn nên SKKN dừng lại đây, đa công thức sở cho việc thiết lập tệp tin Excel, nhiều chi tiết khác không trình bày mà thể tệp tin Excel phục vụ cho ngời hoạt động tác nghiệp, mong đợc ngời đóng góp ý kiến phát triển hoàn thiện SKKN để trở thành tài liệu dùng đợc, Xin chân thành cảm ơn! 11 ... thực tế công việc vận dụng số hàm Excel dễ dùng để thực thực công việc phân công giám thị Vậy viết đề tài SKKN có tên là: Sử dụng số hàm Excel để thực phân công giám thị kỳ thi tốt nghiệp THPT Giải... nhng vận dụng kiến thức môn tin học ứng dụng để thực công việc giúp th ký hội đồng thi tốt nghiệp phân công giám thị đợc thuận lợi với ràng buộc quy chế thi là: hội đồng thi giám thị phân công đợc... đề Trong công việc của cấp học THPT thi kiểm tra đánh giá chất lợng hoạt động nói có ý nghĩa quan trọng Trong năm học thờng diễn nhiều kỳ thi đặc biệt kỳ thi quốc gia tốt nghiệp THPT Trong kỳ