Bài tập khoa học quản lý: Lý thuyết quản lý theo quan điểm hiện đại

 Như vậy có , mục đích của kế hoạch là hướng mọi hoạt động của tổ chức vào mục tiêu để tạo khả năng đạt mục tiêu có hiệu quả nhất và cho phép nhà quản lý kiểm soát được qua trình thực h

KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG

Lý thuyết quản lý theo quan điểm hiện đại

Thực hiện nhóm 6:

1 Hà Thị Sinh

2 Nguyễn Thị Minh Tâm

3 Lý Minh Thống

4 Đỗ Văn Mẫn

5 Nguyễn Huyền Thương

6 Nguyễn Thị Chung Thủy

7 Lý Đình Tiệu

8 Nguyễn Văn Tráng

9 Đỗ Thị Hà Trang

10 Nguyễn Thị Nhâm

11 Trần Ngọc Tú

I Lý thuyết quản lý theo quan điểm hiện đại

1 Lý thuyết quản lý theo quá trình (Quản lý theo chức năng)

a) Sự ra đời :

Đã được Henry Fayol đề cập đến vào những năm 1960 Sau đó được Kootn phát triển và lý thuyết quản lý theo chức năng đã trở thành 1 lĩnh vực được chú ý nhất ,được rất nhiều các nhà quản lý từ lý thuyết đến thực hành ưa chuộng

b) Nội dung:

 Chức năng kế hoạch:

 Đây là các chức năng cơ bản cửa quản lý nó bao gồm xác định mục tiêu và xây dựng các chương trình cụ thể

 Xác định mục tiêu là khâu đầu tiên của chức năng kế hoạch, vì mục tiêu là đích cần đạt được mà mọi hoạt động của tổ chức phải hướng tới

 Như vậy có , mục đích của kế hoạch là hướng mọi hoạt động của tổ chức vào mục tiêu để tạo khả năng đạt mục tiêu có hiệu quả nhất và cho phép nhà quản lý kiểm soát được qua trình thực hiện nhiệm vụ

 Thực hiện chức năng kế hoạch sẽ tạo ra tầm nhìn chiến lược cho các nhà quản

lý , giúp họ lựa chọn biện pháp đúng đắn phù hợp với nguồn lực của hệ thống sao cho hiểu quả.Chức năng kế hoạch cũng là căn cứ để hình thành và thực hiện các chức năng : tổ chức , chỉ đạo , kiểm tra

 Chức năng tổ chức:

 Là xác định một cơ cấu , sắp xếp theo nguồn nhân lực theo những hình thức nhất định để thực hiện tốt mục tiêu đề ra

Cơ cấu nếu rõ về vai trò , nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận trong hệ thống với sự tham gia thực hiện của những người làm việc với nhau phải thực hiện vai

trò và chức năng, nhiệm vụ đó

 Chức năng tổ chức đảm bảo cho sự thành công hay thất bại của hệ thống quản

lý Vì:

- Tổ chức làm cho các chức năng khác thực hiện có hiệu quả

-Từ khối lượng công việc của hệ thống quản lý mà sắp xếp nhận lực hợp lý

-Tạo điều kiện cho hoạt đọng tự giác, sang tạo của các thành viên trong tổ chức , tạo sự đoàn kết,phối hợp làm việc của mọi người trong hệ thống quản lý

-Tạo điều kiện thuận lợi kiểm tra, đánh giá

 Một tổ chức được coi là hiệu quả khi nó được áp dụng để thực hiện các mục của hệ thống quản lý với chi phí cho hoạt động của hệ thống là thấp nhất

 Chức năng chỉ đạo:

 Là quá trình tác đọng ảnh hưởng tới hành vi, thái đọ của những người khác nhằm đạt tới các mục tiêu với chất lượng cao

 Chỉ đạo không chỉ là giao việc cho cấp dưới mà còn cần có sự hướng dẫn kích thích động viên và luôn theo dõi,giám sát,giúp đỡ để có những uốn nắn, điều chỉnh kịp thời

 Giao việc, chính là thực hiện quyền chỉ huy và hướng dẫn triển khai các nhiệm

vụ cũng như tác động có ảnh hưởng tới các thành viên khác, đảm bảo phù hợp, thiết thực và củ thể với khả năng và trình độ của từng thành viên trong tổ chức

 Động viên và kích thích người lao động có tác dụng như quá trình tạo động cơ làm việc của mọi thành viên trong tổ chức

 Gíam sát là quá trình hoạt độngcủa chủ thể quản lý nhằm theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ của cấp dưới, khi thấy có sụ sai lệch, lúng túng thì cần làm mẫu mà sửa chữa, uốn nắn cho đối tượng quản lý để giúp họ thực hiện tốt nhiệm vụ

 Việc cần thiết trong quá trình chỉ đạo của người quản lý là tạo điều kiện thuận lợi về vật chất cũng như tinh thần nhằm giúp cho đối tượng quản lý phat huy hết khả năng chuyên môn, nghiệp vụ của mình

 Chức năng kiểm tra:

 Chức năng kiểm tra là quá trình đánh giá điều trỉnh các hoạt động nhằm đạt được tới mục đính mà tổ chức đã đặt ra Chức năng này có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng kết qua hoạt động của hệ thống, đo lường được các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động so với kế hoạch đã có từ đó có nhưng điều chỉnh, uốn nắn và xử lý kịp thời Vì vậy, chức năng này cần được tiến hành thường xuyên và có sự kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra:kiểm tra định kì, kiểm tra đột xuất Để kiểm tra có kết quả thì khi tiến hành kiểm tra phải có kế hoạch củ thể và kiểm tra thường dduocj thực hiện theo quá trình:

1 Xây dựng chuẩn kiểm tra đánh giá

2 Đo lường kết quả thực tế

3 So sánh kết quả với chuẩn

4 Điều chỉnh, xử lý trên cơ sở kết quả kiểm tra

Các chức năng quản lý được thực hiện liên tục, đan xen, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện

c) Đánh giá

 Ưu điểm:

 Giúp điều hành nội bộ và kiểm soát công việc tốt hơn

 Giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc

 Chất lượng công việc được cải tiến thường xuyên

 Giúp nâng cao năng lực quản lý, nâng cao hiểu quả hoạt động của từng thành viên

 Hoạt động của các thành viên ít bị biến đổi, môi trường làm việc được cải thiện

 Phát huy hết khả năng, năng lực của từng cá nhân

 Giảm sự lãng phí các nguồn lực và tăng sự hợp tác trong cùng bộ phận

 Kiểm soát được qua trình từ đầu đến cuối, đảm bảo tính tập chung cao, dế đúng chuẩn

 Nhược điểm:

 Cần người quản lý có năng lực tốt, nhanh nhẹn, linh hoạt

 Khó khăn trong việc trong việc phối hợp giữa các bộ phận

 Người quản lý mất nhiều thời gian để phối hợp các hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau, hợp tác giữa các bộ phận sẽ rất khó khăn

d) Khả năng vậng dụng:

 Lý thuyết quản lý theo quá trình là phương pháp dựa trên việc phân loại các hoạt động theo quá trình

 Việc sắp xếp tổ chức đó được Fayol gọi la quản lý tổng quát(quản lý hành chính) và việc nay cũng quan trọng như 5 việc khác trrong một cơ sở sản xuất kinh doanh như: sản xuất, tiếp thị(marketing), tài chính, quản lý con người và tài sản, kế toán, thống kê

 Trong thực tế hoạt động quản lý theo quá trình(quản lý theo chức năng) đã

và đang được rất nhiều tổ chức áp dụng thực hiện vì đó là 1 quá trình phân công công việc rõ dàng có hiểu quả cao khi thực hiện công việc

 Nhưng bên cạnh thuyết quản lý theo quá trình còn nhiều thuyết khác nên vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng thuyết nào hiểu quả hơn Vì vậy khi

sử dụng thuyết quản lý các tổ chức các nhà quản lý phải lựa chọn thuyết phù hợp với công viêc chung của tổ chức

2: Thuyết quan hệ con người và phong cách lãnh đạo

a) Tác giả

 Thuyến này được tổng hợp từ nhiều nhà quản lý cũng như các nhà nghiên cứu về quản lý

 Đại diện là Hersey và Blanchar

b) Nội dung chính

 Nhà quản lý quản lý cấp dưới theo những cách thức nhất định qua từng giai đoạn nhằm phát huy được hết khả năng của cấp dưới, giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ đồng thời bản thân họ cũng trưởng thành và hoàn thiện cả về chuyên môn, nghiệp vụ và phẩm chất

c) Phong cách quản lý

 Phong cách chỉ thị: Chủ thể quản lý đưa ra những hướng dẫn ro ràng cụ thể

đề đối tượng quản lý hiểu rõ

 Phong cách dẫn dắt: Chủ thể quản lý có những hành động giúp đỡ chủ thể quản lý khi họ gặp khó khăn

 Phong cách trợ giúp: Chủ thể quản lý không cần giao việc cụ thể cho đối tượng quản lý nhưng vẫn cần phải lắng nghe, giúp đỡ, tư vấn cho họ

 Phong cách giao phó: Chủ thể quản lý có thể giao phó công việc của mình cho cấp dưới khi cấp dưới của mình là những người có năng lực, chuyên môn vững vàng

d) Đánh giá

 Ưu điểm:

 Gíup nhà quản lý và nhân viên hiểu nhau hơn

 Mọi người trong tổ chức đoàn kết gắn bó với nhau hơn

 Hiểu quả công việc cao khi có sự giúp đỡ của nhiều người, có định hướng

rõ ràng

 Nhược điểm:

 Nhân viên bị động nếu như quản lý không giao việc cụ thể

 Có sự phân chia giữa những người có năng lực với những người năng lực kém

e)

Khả năng vận dụng

 Thuyết quan hệ con người và phon g cách lãnh đạo được vận dụng vào tất cả các ngành nghề trong mọi lĩnh vực hiện nay

 Trong hoạt động quản lý luôn cần có sự chỉ thị, quan tâm, giúp đỡ của các nhà lãnh đạo với cấp dưới

 Trong giáo dục thuyết con người và phong cách lãnh đạo cũng được áp dụng rộng rãi

 Ví dụ: Trong trường học luôn có sự giúp đỡ của hiệu trưởng đối vơi các giáo viên bộ môn

3) Quản lý theo tình huống ngẫu nhiên

a) Tác giả:

 Fred Edward Fiedler là đại diện cho phương pháp tình huống quản lý này

 Năm 1967, ông đã giới thiệu các mô hình dự của lãnh đạo, với các mô hình

dự phòng nổi tiếng bây giờ Fiedler

b)

N ội dung

 Phương pháp tình huống ngẫu nhiên muốn kết hợp vào thực tế bằng một cách hội nhập những nguyên tắc quản lý vào trong khuôn khổ hoàn cảnh Nó được xây dựng trên luận đề “nếu có X thì tất có Y nhưng phụ thuộc vào điều kiện Z”, như vậy điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên

 Những cố gắng gần đây của phương pháp tình huống ngẫu nhiên này là tìm cách cách ly biến số Z, thay bằng những yếu tố quyết định khác của hoàn cảnh

c) Cách thức quản lý

 Lựa chọn nhà quản lý phù hợp với tình huống

 Thay đổi tình huống để phù hợp với nhà quản lý

d) Đánh giá

 Ưu điểm

 Cách tiếp cận có tính chẩn đoán- khác với cách tiếp cận “một biện pháp tốt nhất” do các thuyết khác đề xướng

 Nhược điểm

 Thuyết không đề xuất một “bài bản” gì mới mẻ hoàn toàn, nó

d) Khả năng vận dụng

Căn cứ vào từng tình huống :

 Môi trường của tổ chức

 Năng lực của nhà quản lý

 Mục tiêu của tổ chức

 Nhằm lựa chọn phong cách quản lý phù hợp chỉ hướng dẫn người quản lý nên

sử dụng các thuyết đã có trong tình huống cụ thể ra sao thôi

4) Trường phái quản lý Nhật Bản

a) Những vấn đề chung

 Các tư tưởng quản lý đc hình thành trên nền tảng của sự vận động và phát triển của loài người cùng với sự tiến bộ của khoa học, những giá trị văn hóa, tinh thần, sự phát triển của văn minh nhân loại bơi vậy, tư tưởng quản lý của các nhà quản lý hiện đại ngày càng đa dạng, phong phú hơn, nhưng cũng nhiều phức tạp từ đó xuất hiện các thuyết quản lý hiện đại với cách tiếp cận mới toàn diện hơn Trong thuyết quản lý theo quan điểm quản lý hiện đại thì chìa khóa quản lý nhật bản đc coi là chìa khóa quản lý hữu hiệu trong quản lý hiện nay

 Nó bao gồm 3 thuyết nổi tiếng:

 Lý thuyết Z của william ouchi

 Thuyết kaizen của massakiimai

 mô hình 7 chữ s của 2 nhà nghiên cứu Rachard t- pasal và Anthony athos (*)

 Tư tưởng chính bao gồm lên các thuyết này là việc giải quyết các vấn

đề cơ bản do thực tế quản lý đặt ra để đạt được năng suất cao

b) Các trường phái

b.1) lý thuyết Z

 Tiểu sử

 William G "Bill" Ouchi (sinh năm 1943) là một giáo sư người Mỹ và là tác giả trong lĩnh vực quản lý kinh doanh

 Ông là 1 nhà nghiên cứu về lý luận lãnh đạo quản lý và là giáo sư quản lý

ở trường đại học california

 Đỗ thạc sĩ ở trường đại học staford

 Đỗ tiễn sĩ ở trường đại học chicago

 Ông bắt đầu nghiễn cứu phương phát quản lý điển hình của mỹ, nhật bản làm đối tượng nghiên cứu các thí nghiệm đó đều không có chi nhánh ở

nước họ hoặc nước đối phương và sử dụng những phương pháp quản lý khác nhau

 Căn cứ theo kết quả nghiên cứu ,hiệu quả quản lý kinh doanh ở Nhật Bản nói chung cao hơn Mỹdo vậy ông đề nghị các thí nghiệm của nhật bản để hình thành 1 phương thức quản lý của riêng mình

 William Ouchi đã liệt kê và phân tích sự khác nhau giữa cách QL của người Mỹ và người Nhật như sau:

Quản lý Nhật Bản Quản lý Mỹ

1 Chế độ làm việc suốt đời 1.Chế độ làm việc theo thời gian

2 Đánh giá và nâng cấp bậc từ từ 2 Đánh giá và nâng bậc nhanh

chóng

3 Chuyên môn hóa nhóm 3 Chuyên môn hoá theo cá nhân

4 Điều khiển một cách chung chung 4 Chuyên môn hoá theo cá nhân

5 Quyết sách tập thể 5 Quyết sách cá nhân

6 Chịu trách nhiệm tập thể 6 Chịu trách nhiệm cá nhân

7 Quan hệ tổng hợp 7 Quan hệ cục bộ

 Ông gọi phương thức quản lý z và cuốn sách lý luận z các thí nghiệm ở mỹ làm thế nào để đối phó với sự thách thức của nhật bản ( xuất bản năm1981 ở

Mỹ )

 Thuyết z tạo ra nền văn hóa kinh doanh mới gọi là “ nền văn hóa kiểu z” ; chỉ đạo lối ứng sử dựa trên sự gắn bó lòng trung thành và tin cậy đc cụ thể hóa qua những biểu tượng , nghi lễ, quy tắc và cả những huyền thoại để chuyển đến những thành viên các giá trị và niềm tin định hướng cho hành động

 Nội dung

 Thể chế quản lý phải đảm bảo cho cấp trên nắm đc tình hình của cấp dưới 1 cách đầy đủ Phải tạo điều kiện đầy đủ cho công nhân viên tham gia quyết sách, kịp thời phản ánh tình hình cho cấp trên Trước khi đưa ra 1 quyết định quan trọng phải khuyến khích công nhân trực tiếp sản xuất đưa ra những đề nghị của họ, rồi sau đó mới quyết định Tức là công nhân tự nói lên ý kiến của mình

 Nhà quản lý cấp cơ sở phải có đủ quyền xử lý các vấn đề ở cấp cơ

sở, phải có năng lực điều hòa phối hợp tư tưởng và quan điểm của công nhân phát huy tính tích cực của mọi người

 Nhà quản lý cấp trung gian phải thực hiện đc vai trò thông nhất tư tưởng, hoàn thiện những ý kiến của cấp cơ sở kịp thời báo cáo tình hình với cấp trên và đưa ra những kiến nghị của mình

 Xí nghiệp phải thuê dùng công nhân lâu dài để họ yên tâm và tăng thêm tinh thần trách nhiệm, cùng xí nghiệp chia sẻ vinh quang và khó khắn Nhà quản lý thường xuyên quan tâm đến phúc lợi của công nhân, không cách biệt cấp trên cấp dưới

 Nhà quản lý không chỉ quan tâm đến nhiệm vụ sản xuất mà phải cho công nhân thấy công việc của họ không khô khan đơn điệu

 Phải chú ý đào tạo công nhân, nâng cao năng lực công tác thực tế

về mọi mặt của họ

 Phải quan sát biểu hiện của công nhân 1 cách toàn diện trong t.gian dài để có cắn cứ chính sác

 Đánh giá

o Ưu điểm của lý thuyết Z

 Nâng cao hiểu biết của con người về khoa học quản lý

 Thúc đẩy trao đổi kinh nghiệm trong quản lý

 Nâng cao tinh thần dân chủ trong quản lý

 Hạn chế thất nghiệp

 Thúc đẩy mạnh mẽ khích lệ nội tâm

o Nhược điểm

 Do lý luận Z tạo việc làm suốt đời cho công nhân nên nó sẽ tạo ra

sự ỷ lại và như vậy sẽ không có sự sáng tạo vươn lên

 Nó chỉ mang lại hiệu quả cao khi nhà quản lý khích lệ cho nhiều c.nhân nhưng nếu khích lệ quá thì nhà quản lý sẽ lại tận dụng tối

đa sức lao động của công nhân quá mức dẫn đến sự cai trị xuất hiện bóc lột sức lao động của công nhân

 Khả năng áp dụng

 Thuyết quản lý z chỉ áp dụng với các tổ chức kinh doanh, với môi trường bên trong doanh nghiệp

b.2) Thuyết Kaizen

 Tiểu sử

 Sau đại chiến thế giới thứ 2, nhật bản nhanh chong phục hồi kinh tế

và tạo ra các bước phát triển thần kỳ khiến các nhà ql phương tây phải kinh ngạc và q.tâm tìm hiểu.đó là kết quả của phương pháp ql độc đáo hay còn gọi là kỹ thuật ql kaizen

 Massaki imai ông là chủ tịch công ty cambrelge 1 hãng tư vấn quốc

tế về ql đc thành lập năm 1962

 Kaizen chú trọng quá trình cải tiến liên tục, tập trung vào 3 yếu tố nhân sự: nhà ql, tập thể và cá nhân người lao động

 Nội dung lý thuyết Kaizen

 Kỷ luật

 Quản lý thời gian

 Phát triển tay nghề

 Tinh thần lao động : phải có tinh thần tập thể , đạo đức về nghề nghiệp, yêu nghề

o Sự cảm thông ( xuất phát từ 2 phía chủ thể quản lý và đối tượng quản

lý)

 Đánh giá

o Ưu điểm

 Nhấn mạnh đến vai trò của nhà ql, luôn ghi nhận đóng góp của nhân viên, luôn khuyến khích nhân viên phát biểu ý kiến

 Khuyến khích nhân viên khám phá cải tiến quá trình để có kết quả tốt hơn

 Không tốn nhiều chi phí áp dụng trong mọi hoạt động chứ không phải chỉ riêng trong kinh doanh

o Nhược điểm

 -Trong trường hợp không cần thiết họ sẵn sàng đầu tư 1 số tiền lớn cho việc cải tạo tiền để ql dẫn đến lãng phí

 Không định hướng đc lợi ích của nhóm cải tiến mang lại nên không chú trọng vai trò của nhóm

 Nhà ql nhầm lẫn giữa đổi mới và cải tiến nên cho rằng nhóm cải tiến phải thực hiện đc những cải tiến chất lượng và quy mô, do đó nhóm cái tiến không thể đáp ứng đc yêu cầu này và hoạt động của họ dần dần tan giã từ bên trong

 Đánh giá khả năng vận dụng