Đồ án tốt nghiệp tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu tại công ty dệt may hà nội

Lª Thu H­¬ng Đồ án tốt nghiệp Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu công ty Dệt - May Hà Nội -1- Lª Thu H­¬ng Mục lục Lời nói đầu Phần I: Những vấn đề hạch toán kế toán Nguyên vật liệu doan nghiệp Vai trò nguyên vật liệu 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu 1.2 Vai trò nguyên vật liệu Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 2.1 Phân loại nguyên vật liệu 2.2 Định giá nguyên vật liệu 2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế 2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 10 3.1 Yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu 10 3.2 Nhiệm vụ kế toán vật liệu 11 II Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 12 Chứng từ sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu 14 2.1 Phương pháp thẻ song song 14 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15 2.3 Phương pháp số dư 16 III Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 17 Thủ tục chứng từ 18 1.1 Thủ tục chứng từ cần thiết nghiệp vụ thu mua nhập kho vật liệu 18 1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết nghiệp vụ xuất kho vật liệu 19 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 19 2.1 Tài khoản sử dụng 19 2.2 Trình tự hạch toán 20 Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21 3.1 Tài khoản sử dụng 21 3.2 Trình tự hạch toán 22 -2- Lª Thu H­¬ng Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu công ty Dệt may Hà Nội 23 I Đặc điểm kinh tế kỹ thuật tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty dệt may hà nội có ảnh hưởng đến hạch toán vật liệu 23 Quá trình hình thành phát triển công ty 23 Những đặc điểm sản xuất ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên vật liệu công ty 25 2.1 Đặc điểm công nghệ cấu sản xuất 25 2.2 Quy trình công nghệ sản xuất mặt hàng chủ yếu đơn vị 26 Đặc điểm tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Dệt- May Hà Nội 28 II Đặc điểm tổ chức máy kế toán sổ kế toán công ty dệt may hà nội 31 Đặc điểm tổ chức máy kế toán Công ty 31 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán công ty Dệt- May Hà Nội 34 III Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu công ty dệt may hà nội 36 Tình hình chung vật liệu công ty Dệt -May Hà Nội 36 1.1 Đặc điểm vật liệu công ty Dệt - May Hà Nội 36 1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu 37 Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu 38 2.1 Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu 38 2.1.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 38 2.1.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 39 2.2 Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 43 2.2.1 Tính giá vật liệu xuất kho 43 2.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 44 Hạch toán tổng hợp vật liệu công ty Dệt - May Hà Nội 46 3.1 Tài khoản sử dụng 46 3.2 Phương pháp hạch toán 47 3.2.1.Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu 47 3.2.2.Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu 53 Hạch toán chi tiết vật liệu 56 Tổ chức kiểm kê kho vật tư 63 Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu nâng cao hiệu sử dụn nguyên vật liệu Tại Công ty dệt may Hà Nội I Nhận xét chung tổ chức hạch toán vật liệu Công ty Dệt may Hà Nội -3- 65 Lª Thu H­¬ng II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu công ty Dệt - May 68 Hà Nội Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống cho toàn công ty 68 Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu 69 Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu 70 Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu 72 Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu 72 6.Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 74 Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu 75 Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết toán với người bán 76 Kết luận 80 -4- Lª Thu H­¬ng Lời nói đầu Đất nước Việt Nam đà đổi Nền kinh tế có nhiều đổi thay đáng kể Cùng với chuyển biến đó, hoạt động sản xuất cải vật chất diễn quy mô lớn, với chất lượng hiệu ngày cao kinh tế thị trường đầy hội thách thức doanh nghiệp đứng vững thị trường, mà phải đương đầu với khó khăn rủi ro Sự canh tranh, ganh đua nhau, giành giật chiếm lĩnh thị trường, đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng diễn lúc hết Trong hoạt động sản xuất, doanh nghiệp tìm biện pháp để sản xuất sản phẩm với số lượng nhiều, chất lượng cao chi phí thấp thu lợi nhuận nhiều Để đạt mục tiêu người quản lý phải nhận thức vai trò thông tin kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu để kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời, xác số có tình hình biến động nguyên vật liệu doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng Vai trò thể qua việc giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có thông tin kịp thời xác để lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh cách tốt nhất, lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp đủ chất lượng kịp thời cho sản xuất giúp cho trình sản xuất diễn nhịp nhàng kế hoạch đồng thời xác định nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ hợp lý tránh gây ứ đọng vốn nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Công ty Dệt - May Hà Nội công ty lớn, mặt hàng sản xuất chủ yếu vải, sợi, sản phẩm dệt kim nên số lượng loại nguyên vật liệu hàng năm công ty nhập vừa lớn vừa phong phú đa dạng chủng loại Chính công tác kế toán nguyên vật liệu công ty trọng xem phận quản lý thiếu toàn công tác quản lý công ty Với lý trên, em quết định lựa chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu công ty Dệt - May Hà Nội" Đề tài phần mở đầu kết luận gồm có phần: - Phần I: Những vấn đề hạch toán kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp - Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu công ty Dệt -May Hà Nội - Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu công ty Dệt - May Hà Nội -5- Lª Thu H­¬ng Mặc dù cố gắng nhận giúp đỡ tận tình cô giáo hướng dẫn Nguyễn Tô Phượng, nhận thức trình độ hạn chế, nên báo cáo chắn không tránh khỏi tồn thiếu sót Do vậy, em mong đóng góp ý kiến thầy, cô giáo, cô chú, anh chị phòng tài vụ công ty toàn bạn đọc nhằm hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Nguyễn Tô Phượng cô chú, anh chị phòng Kế toán tài công ty Dệt - May Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo -6- Lª Thu H­¬ng Phần I Những vấn đề hạch toán kế toán Nguyên vật liệu doanh nghiệp I ý nghĩa nguyên vật liệu quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp Vai trò nguyên vật liệu 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp cần phải có đầy đủ yếu tố bản, là: lao động, tư liệu lao động đối tượng lao động Nguyên vật liệu đối tượng lao động, ba yếu tố trình sản xuất Nguyên vật liệu đối tượng lao động trải qua tác động lao động người đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo sản phẩm Nguyên vật liệu có đặc điểm: sau chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu tiêu dùng toàn hình thái vật chất ban đầu không tồn tài Nói khác đi, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng trình sản xuất cấu thành hình thái vật chất sản phẩm Giá trị nguyên vật liệu chuyển dịch toàn chuyển dịch lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra, nguyên vật liệu không hao mòn dần tài sản cố định 1.2 Vai trò nguyên vật liệu Từ đặc điểm nguyên vật liệu, ta thấy nguyên vật liệu xếp vào tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động Nguyên vật liệu có nhiều loại, thứ khác nhau, bảo quản phức tạp Nguyên vật liệu thường nhập xuất hàng ngày Nguyên vật liệu yếu tố trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm sản xuất Thông thường doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu sử dụng mục đích, kế hoạch có ý nghĩa quan trọng việc hạ giá thành sản phẩm thực tốt kết sản xuất kinh doanh Xuất phát từ vai trò quan trọng nguyên vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tất khâu thu mua, bảo quản, trữ, sử dụng Trong chừng mực đó, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu sở -7- Lª Thu H­¬ng để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm nguồn tài nguyên vốn vô tận Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 2.1 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu xếp thứ nguyên vật liệu loại với theo đặc trưng định thành nhóm để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán Nguyên vật liệu sử dụng doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác sử dụng nhiều phận khác nhau, bảo quản, dự trữ nhiều địa bàn khác Do để thống công tác quản lý nguyên vật liệu phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu cần phải phân loại nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu, cách chủ yếu phân loại nguyên vật liệu theo tác dụng trình sản xuất Theo cách nguyên vật liệu phân thành loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: (bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài) Đối với doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm sắt, thép doanh nghiệp chế tạo máy, khí, xây dựng bản, doanh nghiệp kéo sợi, vải doanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua với mục đích tiếp tục qúa trình sản xuất sản phẩm ví như: Sợi mua nhà máy dệt coi nguyên vật liệu - Vật liệu phụ: đối tượng lao động sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm Vật liệu phụ có vai trò phụ trợ trình sản xuất kinh doanh sử dụng kết hợp với vật liệu để hoàn thiện nâng cao tính chất lượng sản phẩm, sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý - Nhiên liệu: thứ để tạo lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm loại thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phương tiện vật tải máy móc thiết bị hoạt động trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than Nhiên liệu thực chất vật liệu phụ để tách thành nhóm riêng vai trò quan trọng nhằm mục đích quản lý hạch toán thuận tiện - Phụ tùng thay thế: bao gồm loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất phương tiện vận tải -8- Lª Thu H­¬ng - Thiết bị vật liệu xây dựng bản: vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng bản, tải tạo tài sản cố định - Phế liệu thu hồi: loại phế liệu thu hồi từ trình sản xuất để sử dụng bán Việc phân chia giúp cho doanh nghiệp tổ chức tài khoản chi tiết dễ dàng việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu Tuy nhiên trình sản xuất cụ thể tiến hành doanh nghiệp khác nên việc phân loại nguyên vật liệu mang tính chất tương đối Ngoài phân loại nguyên vật liệu theo loại sau: - Căn vào nguồn thu nhập, nguyên vật liệu chia thành Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường nước mua nhập Nguyên vật liệu từ qua công chế biến Nguyên vật liệu thu qua công sản xuất Nguyên vật liệu nhập góp vốn - Căn vào chức nguyên vật liệu trình sản xuất nguyên vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm sản xuất Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp 2.2 Định giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu cách xác định giá trị chúng theo nguyên tắc định Theo quy định hành kế toán nhập xuất, tồn nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị kinh tế, xuất kho phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo phương pháp quy định Sau số phương pháp định giá nguyên vật liệu 2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế a Giá trị thực tế vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu trị giá vốn thực tế nhập kho Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu = Giá mua vật liệu (theo hoá đơn) + -9- Chi phí khâu mua + Thuế nhập (nếu có) Lª Thu H­¬ng Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường + Đối với đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ giá mua thực tế giá không thuế VAT đầu vào + Đối với đơn vị tính thuế VAT trực tiếp sở kinh doanh không thuộc đối trọng chịu thuế giá mua thực tế giá mua có thuế VAT + Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời hai hoạt động chịu thuế không chịu thuế VAT nguyên tắc phải hạch toán riêng khấu từ VAT đầu vào phần nguyên vật liệu chịu thuế VAT đầu + Trường hợp hạch toán riêng toàn VAT đầu vào nguyên vật liệu phản ánh tài khoản 113 (1331) đến cuối kỳ kế toán phân bổ VAT đầu vào khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm doanh thu chịu thuế VAT tổng doanh thu bán hàng doanh nghiệp Số thuế VAT không khấu trừ phản ánh vào giá tồn hàng bán (632) trường hợp số tồn kho lớn phản ánh vào tài khoản 142 (1422) + Trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp thu mua cá nhân tổ chức sản xuất đem bán sản phẩm họ (thường nguyên vật liệu thuộc hàng nông sản) phải lập bảng kê thu mua hoa hồng khấu trừ VAT theo tỷ lệ 2% tổng giá trị hàng mua vào Trường hợp khấu trừ không áp dụng doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu để xuất để sản xuất hàng xuất - Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến giá thực tế nguyên vật liệu giá vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với chi phí gia công chế biến Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị khoản chi phí khác - Đối với vật liệu thuê gia công chế biến Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá trị nguyên vật liệu xuất gia công + Chi phí thuê gia công Chi phí thuê gia công gồm: tiền thực gia công phải trả chi phí vận chuyển đến sở gia công ngược lại - Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh giá thực tế giá trị vật liệu hội đồng gia công đánh giá -10- Lª Thu H­¬ng - Đối với vật liệu nhà nước cấp tặng giá trị thực tế tính giá trị vật liệu ghi biên bàn giao ghi theo giá trị vật hiến tặng, thưởng tương đương với giá trị trường - Đối với phế liệu thu hồi: đánh giá theo giá ước tính giá thực tế (có thể bán được) b Giá thực tế vật liệu xuất kho Vật liệu doanh nghiệp thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác Do giá thực tế lần, đợt nhập không hoàn toàn giống xuất kho kế toán phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho cho đối tượng sử dụng theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đăng ký áp dụng niên độ kế toán Để tính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho doanh nghiệp áp dụng phương pháp sau * Phương pháp tính giá theo giá đích danh - Phương pháp áp dụng với vật liệu có giá trị cao, loại vật tư đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo lô, loạt nhập, số lượng xuất kho theo lần Sử dụng phương pháp đích danh tạo thuận lợi cho kế toán việc tính toán giá thành vật liêụ xác, phản ánh mối quan hệ cân đối vật giá trị có nhược điểm phải theo dõi chi tiết giá vật liệu nhập kho theo lần nhập không vật liệu xuất kho không sát với giá thực tế thị trường * Phương pháp tính giá theo giá bình quân gia quyền Phương pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật tư Theo phương pháp vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kho kỳ, kế toán xác định giá bình quân đơn vị vật liệu Căn vào lượng vật liệu xuất kỳ giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế vật liệu xuất kỳ Giá thực tế xuất = kho Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + giá trị thực tế nhập kho kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập kỳ Tính theo phương pháp có kết xác, đòi hỏi doanh nghiệp phải hạch toán chặt chẽ số lượng loại vật liệu, công việc tính toán phức tạp đòi hỏi trình độ cao -11- Lª Thu H­¬ng * Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập trước - xuất trước Theo phương pháp vật liệu nhập trước xuất dùng hết xuất dùng đến lần nhập sau Do đó, giá vật liệu xuất dùng tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong tính theo giá nhập kho lần sau Như giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc lần mua vào sau Như giá có xu hướng tăng lên giá vật liệu tồn kho cuối kỳ cao giá trị vật liệu sử dụng nhỏ nên giá thành phẩm giảm, lợi nhuận kỳ tăng Trường hợp ngược lại giá có xu hướng giảm chi phí vật liệu kỳ lớn Do lợi nhuận kỳ giảm giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ nhỏ * Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập sau – xuất trước Theo phương pháp này, vật liệu mua sau xuất trước tiên phương pháp ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước 2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thường áp dụng doanh nghiệp có quy mô không lớn, chủng loại vật tư không nhiều Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư nhiều tình hình nhập xuất diễn thường xuyên việc xác định giá thực tế vật liệu hàng khó khăn tốn nhiều chi phí Trong trường hợp để đảm bảo theo dõi kịp thời việc giá hạch toán giá tạm tính hay giá kế hoạch quy định thống phạm vi doanh nghiệp sử dụng kỳ tiến hành đánh giá hạch toán theo bước sau: * Hàng ngày sử dụng giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản số kế toán tổng hợp báo cáo kết theo công thức Hệ số giá vật liệu Trị giá thực tế VL tồn đầu kỳ + trị giá thực tế VL nhập kỳ = Trị giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + trị giá hạch toán VL nhập kỳ -12- Lª Thu H­¬ng Giá vật liệu thực tế xuất kỳ = Giá vật liệu xuất kho kỳ x Hệ số giá Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu tính riêng cho thứ loại loại vật liệu Tuy có nhiều phương pháp tính giá vật liệu doanh nghiệp áp dụng phương pháp phương pháp có ưu điểm nhược điểm riêng nên áp dụng phương pháp cho phù hợp với đặc điểm, quy mô vấn đề đặt cho doanh nghiệp Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 3.1 Yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tiến hành đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho loại nguyên vật liệu đủ số lượng, kịp thời gian, quy cách phẩm chất Đấy vấn đề bắt buộc mà thiếu có trình sản xuất sản phẩm Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến mặt hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do yêu cầu quản lý chúng thể số điểm sau: - Thu mua: nguyên vật liệu tài sản dự trữ sản xuất thường xẩy biến động doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất Cho nên khâu mua phải quản lý khối lượng quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm - Bảo quản: việc dự trữ vật liệu kho, bãi cần thực theo chế độ quy định cho loại vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoá loại, quy mô tổ chức doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu đảm bảo an toàn yêu cầu quản lý vật liệu - Dự trữ: xuất phát từ đặc điểm vật liệu tham gia việc dự trữ nguyên vật liệu để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh điều kiện quan trọng Mục đích dự trữ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không ứ đọng vốn không làm gián đoạn trình sản xuất Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ vật liệu cần thiết, tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng xác định mức tiêu hao vật liệu - Sử dụng: sử dụng tiết kiệm, hợp lý sở xác định mức chi phí có ý nghĩa quan trọng việc hạ thấp, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do khâu sử dụng cần quán triệt nguyên -13- Lª Thu H­¬ng tắc sử dụng mức quy định sử dụng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm chi phí giá thành Như để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có điều kiện định Điều kiện quan trọng doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu, kho phải trang bị phương tiện bảo quản cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp có khả nắm vững thực việc ghi chép ban đầu sổ sách hạch toán kho Việc bố trí, xếp nguyên vật liệu kho phải yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất theo dõi kiểm tra Đối với thứ nguyên vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có phòng ngừa trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất dự trữ vật tư nhiều gây ứ đọng vốn Ngoài phải xác định rõ trách nhiệm vật chất cá nhân tổ chức có liên quan đến an toàn nguyên vật liệu khâu thu mua, dự trữ sử dụng Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng, nghiêm ngặt trường hợp nguyên vật liệu ứ đọng, phẩm chất, hao hụt, giảm giá 3.2 Nhiệm vụ kế toán vật liệu Nhận thức vị trí nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh xác đầy đủ thông tin số liệu nguyên vật liệu Do vậy, nhiệm vụ đặt công tác hạch toán nguyên vật liệu là: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất tồn nguyên vật liệu Tính giá thực tế nguyên vật liệu mua Kiểm tra tình hình thực kế hoạch thu mua nguyên vật liệu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho trình sản xuất kinh doanh - áp dụng đắn phương pháp hạch toán nguyên vật liệu Hướng dẫn kiểm tra phân xưởng, phòng ban đơn vị thực đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu nguyên vật liệu - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu Kiểm tra tình hình nhấp xuất nguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, phẩm chất để động viên mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn Tính toán xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng tiêu hao trình sản xuất kinh doanh Phân bổ giá trị nguyên vật liệu tiêu hao vào đối tượng sử dụng -14- Lª Thu H­¬ng - Tham gia kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ quy định Lập báo cáo nguyên vật liệu Phân tích kinh tế tình hình thu mua, dự trữ, bảo quản sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu II Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Chứng từ sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đáp ứng yêu cầu công tác quản trị doanh nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải thực theo kho, loại, nhóm, thứ vật liệu phải tiến hành đồng thời kho phòng kế toán sở kế toán chứng từ Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ trưởng Bộ Tài chính, chứng từ kế toán vật liệu công cụ dùng cụ gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (mẫu 03 – VT) - Phiếu xuất vận tải theo hạn mức (mẫu 04 – KT) - Biên kiểm nghiệm (mẫu 05 –VT) - Thuê kho (mẫu 06 – VT) - Biên kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 – VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT) - Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 – VT) Ngoài chứng từ bắt buộc sử dụng thống theo quy định nhà nước doanh nghiệp sử dụng chứng từ kê khai chung chứng từ khác tuỳ thuộc tình hình đặc điểm doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác Đối với chứng từ kế toán thống bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo quy định mẫu, nội dung phương pháp Tuỳ thuộc vào phương pháp, kế toán chi tiết áp dụng doanh nghiệp mà sử dụng sổ chi tiết sau: - Sổ (thẻ, kho) - Sổ (thẻ, kế toán chi tiết nguyên vật liệu) - Sổ đối chiếu vận chuyển -15- Lª Thu H­¬ng Số (thẻ) kho (mẫu 06 – VT) sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn thứ vật liệu theo kho Thẻ kho phòng kế toán lập ghi tiêu: tên nhiên liệu, quy cách, đơn vị tính Sau gửi cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp Các só thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, số dư vật liệu sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập xuất, tồn kho vật liệu mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng doanh nghiệp Ngoài sổ kế toán chi tiết có thêm bảng kê nhập, bảng kê xuất bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập – xuất tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đơn giản, nhanh chóng kịp thời Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thường bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, thiếu chủng loại gây ngừng sản xuất Chính hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động chủng loại vật liệu Đây công tác phức tạp khó khăn đòi hỏi phải thực kế toán chi tiết vật liệu hạch toán chi tiết vật liệu theo dõi ghi chép thường xuyên liên tục biến động nhập xuất tồn kho loại vật liệu sử dụng tỏng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp số lượng (hiện vật, giá trị ) Trong công tác kế toán nước ta nói chung nước công nghiệp nói riêng áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp số đối chiếu luân chuyển, phương pháp số dư 2.1 Phương pháp thẻ song song - Tại kho: việc ghi chép tình nhập – xuất – tồn kho hàng ngày thủ kho tiến hành thẻ kho ghi số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ ghi sổ số dư thực nhập thực xuất chứng từ thẻ kho Định kỳ thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) chứng từ nhập xuất phân loại theo thứ vật liệu cho phòng kế toán - Tại phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo tiêu vật giá trị Về sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống thẻ kho có thêm cột để ghi chép theo tiêu vật giá trị cuối tháng kế toán sổ chi tiết vât liệu kiểm tra đối chiếu với thẻ kho để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau: -16- Lª Thu H­¬ng Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Số kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu Số kế toán tổng hợp * Ưu nhược điểm, phạm vi áp dụng + Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu + Nhược điểm: việc ghi chép thủ kho phòng kế toán trung lắp tiêu số lượng Ngoài việc kiểm tra đối chiếu chiếu yếu tố tiến hành vào cuối tháng, hạn chế chức kịp thời kế toán + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp chủng loại vật liệu khối lượng nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên nghiệp vụ kế toán chuyên môn hạn chế 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: việc ghi chép kho thực thẻ kho giống phương pháp song song - Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất – tồn kho thứ vật liệu, kho dùng cho năm tháng ghi lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất, sở chứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi tiêu số lượng tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho số liệu kế toán tổng hợp -17- Lª Thu H­¬ng Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển sổ Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng hợp + Ưu điểm: khối lượng ghi chép kế toán giảm bớt ghi lần vào cuối tháng + Nhược điểm: việc ghi sổ kế toán trùng lặp kho phòng kế toán tiêu vật, việc kiểm tra đối chiếu kho phòng kế toán tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập – xuất; không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày 2.3 Phương pháp số dư - Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất tồn kho cuối tháng phải ghi số tồn kho tính thẻ kho sang sổ số dư vào cột lượng - Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ theo dõi kho chung cho loại vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất từ bảng luỹ kê lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo nhóm, loại vật liệu theo tiêu giá trị cuối tháng nhận sổ số dư thủ kho gửi lên kế toán vào số tồn kho cuối tháng thủ kho tính ghi sổ số dư đóng sổ hạch toán tính giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền sổ số dư việc kiểm tra đối chiếu vào cột số tiền tồn kho sổ số dư bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột số tiền) số liệu kế toán tổng hợp Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuấ t Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng kê xuất Bảng luỹ kê nhập -18Bảng kê tổng hợp nhập - Bảng luỹ kê xuất Lª Thu H­¬ng + Ưu điểm: tránh việc ghi chép trùng lặp kho phòng kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc tiến hành tháng + Nhược điểm: kế toán theo dõi mặt giá trị, nên muốn biết sổ có tình hình tăng giảm loại vật liệu mặt vật phải xem số liệu thẻ kho việc kiểm tra phát sai sót kho phòng kế toán khó khăn + Phạm vi áp dụng: thích hợp cho doanh nghiệp sản xuất có khối lượng công tác nghiệp vụ nhập, xuất (chứng từ nhập - xuất) nhiều, thường xuyên nhiều chủng loại vật liệu với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán vững vàng III Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tài sản lưu động doanh nghiệp, đựơc nhập – xuất kho thường xuyên, nhiên tuỳ theo đặc điểm doanh nghiệp có phương pháp kiểm kê vật liệu khác Có doanh nghiệp kiểm kê vật liệu lần kỳ cách cân đo, đong, đếm vật liệu tồn kho cuối kỳ ngược lại có doanh nghiệp kiểm kê nghiệp vụ nhập xuất vật liệu Phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu sở kế toán Phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho tài khoản kế toán tồn kho nói chung tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số có, tình hình biến động tăng giảm vật hàng hoá Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho sổ kế toán xác định lúc kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho sổ kế toán, có chênh lệch phải truỳ tìm nguyên nhân có giải pháp xử lý kịp thời Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng doanh nghiệp sản xuất đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn -19- Lª Thu H­¬ng Phương pháp kiểm kê đình kỳ phương pháp không thực thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho tài khoản kế toán mà theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ giá trị tồn kho cuối kỳ vào số liệu kiểm kê định kỳ kho Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất chung tài khoản kế toán tổng hợp không vào chứng từ nhập xuất kho mà vào giá trị tồn kho cuối kỳ mua nhập kỳ, kết kiểm kê cuối kỳ để tính Chính tài khoản tổng hợp (tài khoản 611) rõ giá trị vật liệu xuất dùng cho đối tượng cho nhu cầu sản xuất khác số mát hư hỏng Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã khác giá trị thấp xuất thường xuyên Thủ tục chứng từ 1.1 Thủ tục chứng từ cần thiết nghiệp vụ thu mua nhập kho vật liệu Trong nghiệp vụ thu mua nhập kho vật liệu doanh nghiệp cần hai loại chứng từ bắt buộc hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) người bán hàng lập, ghi rõ số lượng loại hàng hoá, đơn giá số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán Khi áp dụng thuế giá trị gia tăng hoá đơn người bán lập vừa bao gồm phần mua vật liệu hàng hoá vừa bao gồm thuế giá trị gia tăng Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua vật liệu từ thị trường tự doanh nghiệp phải có phiêú mau hàng thay cho hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho phận mua hàng lập ghi số lượng theo hoá đơn phiếu mua hàng, thủ kho thực nghiệp vụ nhập kho ghi số thực nhập vào số nhập kho Như phiếu nhập kho chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho hoàn thành Ngoài trường hợp nhập kho với số lượng loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, loại vật tư quý hay trình nhập kho phát khác biệt số lượng hoá đơn thực nhập doanh nghiệp thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệp vật tư trước lúc nhập kho lập biên kiểm nghiệm 1.2 Thủ tục chứng từ cần thiết nghiệp vụ xuất kho vật liệu Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên xuất kho vật liệu phải lập phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức Sau xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập người ký nhận vào phiếu xuất kho Phiếu xuất vật tư theo hạn mức lập trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định lập định mức tiêu hao vật tư cho đơn vị sản phẩm Số lượng nhập xuất tháng thủ kho vào hạn mức Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên -20- ... may hà nội 31 Đặc điểm tổ chức máy kế toán Công ty 31 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán công ty Dệt- May Hà Nội 34 III Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu công ty dệt may hà nội 36 Tình hình chung vật. .. liệu công ty Dệt -May Hà Nội 36 1.1 Đặc điểm vật liệu công ty Dệt - May Hà Nội 36 1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu 37 Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu 38 2.1 Hạch toán. .. công tác kế toán nguyên vật liệu công ty trọng xem phận quản lý thiếu toàn công tác quản lý công ty Với lý trên, em quết định lựa chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên vật kiệu công ty Dệt