Công văn chấn chỉnh quản lý văn bằng

UBND TỈNH ĐỒNG THÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 31 /SGDĐT-KTKĐCLGD Đồng Tháp, ngày 05 tháng 01 năm 20133 V/v chấn chỉnh công tác quản lý cấp phát tốt nghiệp sau đợt kiểm tra năm 2012 Kính gửi: - Trưởng Phòng GDĐT huyện (thị, TP); - Hiệu trưởng trường THPT tỉnh; - Các Trung tâm GDTX tỉnh Thực Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Ban hành Quy chế văn bằng, chứng hệ thống giáo dục quốc dân; Thực Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20/6/2012 Bộ Giáo dục Đào tạo Sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế văn bằng, chứng hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định 33/2007/QĐBGDĐT ngày 20/6/2007 Bộ Giáo dục Đào tạo (đính kèm) Tiếp tục thực công văn 131/SGDĐT- KTKĐCL ngày 05/12/2010 Sở GDĐT chấn chỉnh công tác quản lý cấp phát văn chứng từ năm học 2009-2010; công văn 1082/SGDĐT-KTKĐCL ngày 11/9/2012 Sở GDĐT hướng dẫn thực sửa đổi bổ sung số điều Quy chế văn theo Thông tư 22/2012 Bộ Giáo dục Đào tạo Qua kết kiểm tra công tác quản lý cấp phát văn tốt nghiệp văn từ sổ gốc cuối tháng 12/2012; Sở chấn chỉnh lại công tác quản lý cấp phát văn cấp phát tốt nghiệp từ sổ gốc sau Công tác quản lý, hoàn thiện 1.1 Công tác kiểm tra liệu hoàn thiện tốt nghiệp Thực theo công văn 1082/SGDĐT-KTKĐCLGD ngày 11/9/2012 Sở GDĐT, chuẩn bị cho công tác duyệt xét tốt nghiệp THCS vào tháng 05 hàng năm, phòng GDĐT đạo cho trường THCS kiểm tra liệu theo công văn 1082 Công tác kiểm tra liệu hoàn thiện tốt nghiệp đơn vị tổ chức thực theo quy trình sau: - Bước 1: Hướng dẫn mẫu nhập liệu cách thức nhập liệu Chỉ đạo thống cho tất trường THCS mẫu nhập liệu cách thức nhập liệu file Danh sách người học công nhận tốt nghiệp THCS (Mẫu 1A) Đây file gốc sở cho Phòng GDĐT in tốt nghiệp bắt buộc trường THCS phải thực theo quy định - Bước 2: Lập Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) (mẫu số CV 131) Sau Phòng GDĐT duyệt kết công nhận TNTHCS cho trường THCS, Phòng GDĐT tổng hợp từ file liệu Danh sách người học công nhận tốt nghiệp THCS trường THCS thành Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) (mẫu số CV 131) toàn đơn vị (lần lượt thứ tự theo trường) - Bước 3: Kiểm tra liệu lần In Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) theo trường gửi trường THCS đề nghị Hiệu trưởng trường THCS kiểm tra liệu, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm tính xác thông tin học sinh Nếu có sai sót trường chỉnh trực tiếp danh sách mực đỏ (HT ký xác nhận có trường hợp sai sót); không sai sót phải ký xác nhận không sai sót; sau gửi lại Phòng GDĐT tổng hợp điều chỉnh liệu (Phòng GDĐT lưu lại danh sách trường THCS làm sở kiểm tra đối chiếu có sai sót xảy sau in bằng) - Bước 4: Kiểm tra lần điều chỉnh liệu (đối với trường THCS có sai sót liệu) Sau Phòng GDĐT tổng hợp điều chỉnh sai sót, Phòng GDĐT in ra, gửi lại lần trường để kiểm tra Nếu sai sót nhà trường tiếp tục điều chỉnh danh sách (điều chỉnh mực đỏ) gửi Phòng GDĐT với Danh sách người học công nhận tốt nghiệp THCS mà trước Phòng GDĐT ký duyệt Phòng GDĐT chịu trách nhiệm điều chỉnh chi tiết sai sót bút bi màu xanh đóng dấu hợp lệ (tại nơi điều chỉnh) Danh sách người học công nhận tốt nghiệp THCS Sau Phòng GDĐT gửi trả trường THCS Danh sách người học công nhận tốt nghiệp THCS Trường THCS lưu giữ lâu dài, sở pháp lý bảo đảm tính thống với danh sách liệu Phòng GDĐT - Bước 5: Ký duyệt danh sách gửi trường Trên sở công văn hướng dẫn hoàn thiện tốt nghiệp THCS hàng năm, phòng GDĐT đưa Số vào Sổ cấp số hiệu tốt nghiệp hàng năm vào liệu Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) (mẫu số CV 131) mà phòng GDĐT điều chỉnh xong, in 02 (theo trường): 01 đóng lưu Phòng GDĐT 01 phát cho trường THCS Danh sách có ký xác nhận Trưởng Phòng GDĐT đóng dấu giáp lai (hoặc đóng dấu treo trang) - Bước 6: In tốt nghiệp Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) (mẫu số CV 131) file liệu gốc, Phòng GDĐT sử dụng file để in tốt nghiệp THCS, trình in tốt nghiệp lấy Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) lưu Phòng GDĐT để kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo file liệu Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) trùng khớp với 1.2 Công tác hoàn thiện tốt nghiệp Thực theo công văn hướng dẫn hàng năm Sở GDĐT Hướng dẫn hoàn thiện tốt nghiệp THCS Trong thao tác in cần ý: - Số hiệu (do Bộ in sẵn phôi), số vào Sổ cấp (do Phòng GDĐT quy định từ số 01 đến hết số thí sinh tốt nghiệp theo năm) 02 số có tương ứng chữ số hàng chục hàng đơn vị Đây cách thức để dễ quản lý theo dõi trình in tốt nghiệp THCS Ví dụ: Số hiệu 315201, Số vào Sổ cấp 01/TNTHCS.2012; Số hiệu 345869, Số vào Sổ cấp 1269/TNTHCS.2012 - In phôi đối chiếu với họ tên thí sinh Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) 1.3 Công tác quản lý phôi bằng, - Thực Sổ theo dõi tình hình nhận cấp phát phôi văn bằng, Bản năm… (Mẫu số Cv 131) - Đối với phôi văn bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm phải lập hội đồng xử lý (gồm lãnh đạo phòng, phụ trách tra, phụ trách phôi bằng) có biên hủy bỏ, ghi rõ số lượng, số hiệu tình trạng phôi văn trước hủy bỏ, lập báo cáo đề nghị Sở cấp phôi bổ sung Công tác quản lý điều chỉnh tốt nghiệp 2.1 Lập Sổ theo dõi điều chỉnh (Mẫu số CV 131) 2.2 Các trường hợp chỉnh sửa nội dung ghi văn gồm: + Nội dung ghi văn bị ghi sai lỗi quan cấp văn + Người cấp văn cấp có thẩm quyền Quyết định xác nhận việc thay đổi cải hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký khai sinh hạn, đăng ký lại việc sinh theo quy định pháp luật (Điều 36, 37, 38 Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ) 2.3 Hồ sơ, trình tự, thủ tục chỉnh sửa nội dung văn 2.3.1 Hồ sơ, thủ tục (Theo Điều 21b Thông tư 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20/6/2012 Bộ Giáo dục Đào tạo Sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế văn bằng, chứng hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 Bộ Giáo dục Đào tạo) a) Đơn đề nghị chỉnh sửa văn b) Chứng minh thư nhân dân hộ chiếu giấy tờ tùy thân khác người cấp văn bằng, chứng chỉ; c) Văn đề nghị chỉnh sửa; d) Quyết định cho phép thay đổi cải hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng thay đổi cải hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; đ) Giấy khai sinh trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh hạn; e) Các tài liệu chứng minh văn bằng, chứng bị ghi sai lỗi quan cấp văn bằng, chứng trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng quy định khoản Điều 21a Quy chế này; Các tài liệu hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng quy định điểm b, c, d, đ e khoản từ sổ gốc chứng thực từ Nếu quan có thẩm quyền (Phòng GDĐT) chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng tiếp nhận tài liệu hồ sơ chứng thực có quyền yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng xuất trình để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận ghi rõ họ tên vào chịu trách nhiệm tính xác so với Nếu tiếp nhận tài liệu hồ sơ từ sổ gốc chứng thực từ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng không yêu cầu xuất trình để đối chiếu 2.3.2 Quy trình giải chỉnh sửa - Nhận xem xét hồ sơ đề nghị điều chỉnh, khẳng định tính hợp lệ hợp pháp - Tra cứu sổ gốc, chỉnh sửa nội dung tương ứng ghi sổ gốc - Ban hành Quyết định điều chỉnh (theo mẫu), không chỉnh sửa trực tiếp văn bằng, - Đóng dấu xác nhận “đã chỉnh sửa theo QĐ…” vào văn - Nhập liệu thông tin vào máy (in sao, kiểm tra in, Vào Sổ theo dõi điều chỉnh tốt nghiệp THCS (mẫu số CV 131); Vào Sổ cấp phát văn tốt nghiệp THCS từ sổ gốc (mẫu số CV 131 ) - Trình ký, cấp phát, người nhận ký nhận vào Sổ 2.3.3 Lưu trữ hồ sơ - Đơn đề nghị - Bản chứng thực Giấy chứng minh nhân dân - Bản Quyết định cho phép thay đổi cải hộ tịch - Bản khai sinh - Quyết định điều chỉnh nội dung văn TNTHCS (của Phòng GDĐT) - Các tài liệu chứng minh văn bị ghi sai lỗi quan cấp văn (Bản trang đầu học bạ, tốt nghiệp tiểu học trước ) Các hồ sơ phải lưu trữ khoa học có đánh số thứ tự khớp với thứ tự Sổ theo dõi điều chỉnh tốt nghiệp THCS Công tác cấp phát tốt nghiệp từ sổ gốc Bản văn cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý sử dụng thay cho 3.1 Lập Sổ cấp phát văn tốt nghiệp THCS từ sổ gốc (mẫu số CV 131) 3.2 Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp phát văn từ sổ gốc 3.2.1 Hồ sơ, thủ tục - Đơn đề nghị cấp (theo mẫu) - Xuất trình Giấy Chứng minh nhân dân 3.2.2 Quy trình giải cấp phát - Nhận xem xét hồ sơ đề nghị cấp phát sao, khẳng định tính hợp lệ hợp pháp - Tra cứu sổ gốc, ghi nhận vào Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) (mẫu số CV 131) cột ghi dòng tương ứng với họ tên người cấp nội dung sau: Cấp sao, ngày tháng năm ; ký tên người phụ trách cấp - Nhập liệu thông tin vào máy, in sao, kiểm tra in - Vào Sổ cấp phát văn tốt nghiệp THCS từ sổ gốc (mẫu số CV 131) - Trình ký, cấp phát, người nhận ký nhận vào Sổ 3.2.3 Lưu trữ hồ sơ - Đơn đề nghị cấp - Đơn phải lưu trữ khoa học có đánh số thứ tự khớp với thứ tự Sổ cấp phát văn tốt nghiệp THCS từ sổ gốc * Lưu ý: Ngoài theo năm đơn vị phải in từ liệu máy Sổ theo dõi cấp phát Sổ theo dõi điều chỉnh tốt nghiệp THCS để thống kê tổng hợp ký duyệt hàng năm, đóng theo năm lưu trữ lâu dài + Sổ theo dõi cấp phát từ liệu máy thể đầy đủ gồm nội dung in + Sổ theo dõi điều chỉnh tốt nghiệp THCS từ liệu máy thể đầy đủ gồm nội dung in Quyết định điều chỉnh Phòng GDĐT cấp Các biểu mẫu danh sách 4.1 Đối với phòng GDĐT - Mẫu 1: Sổ cấp phát tốt nghiệp THCS năm học (Giữa Phòng Giáo dục Đào tạo với trường THCS) - Mẫu 2: Danh sách thí sinh tốt nghiệp THCS huyện (thị, TP) năm - Mẫu 3: Sổ cấp phát văn tốt nghiệp THCS từ sổ gốc - Mẫu 4: Sổ theo dõi điều chỉnh tốt nghiệp THCS - Mẫu 5: Sổ theo dõi tình hình nhận cấp phát phôi văn bằng, Bản năm… - Mẫu 6: Sổ gốc cấp tốt nghiệp Năm - Mẫu 1B: Bảng theo dõi số lượng văn cấp phát (Mẫu mẫu 1B Phòng GDĐT thực cho trường THCS) - Mẫu 1A: Danh sách người học công nhận tốt nghiệp THCS 4.2 Đối với trường THCS, THPT, TTGDTX - Mẫu 6: Sổ gốc cấp tốt nghiệp Năm - Mẫu 1B : Bảng theo dõi số lượng văn cấp phát (Mẫu mẫu 1B Sở GDĐT thực cho trường THPT, TTGDTX) * Sổ gốc cấp tốt nghiệp Năm (mẫu 6, mẫu 1B) - Đây mẫu Bộ GDĐT quy định, đơn vị phải thực mẫu Mẫu 1B đặt phía sau mẫu - Đóng dấu giáp lai đóng dấu trang - Sổ gốc có thứ tự danh sách học sinh tương ứng với Danh sách công nhận tốt nghiệp Sở duyệt hàng năm - Hàng năm phải có kết toán số lượng văn cấp phát số văn tồn, Thủ trưởng đơn vị ký tên đóng dấu Thời gian kết toán sổ cấp phát ngày 15 tháng 12 hàng năm để theo dõi thống kê số lượng tồn - Đối với Phòng GDĐT thực mẫu mẫu 1B cho đơn vị trường THCS sở liệu mẫu Mẫu 1B đặt phía sau mẫu Phòng GDĐT cấp phát cho trường THCS lúc với thời điểm cấp phát tốt nghiệp * Đối với văn tồn đọng - Các đơn vị có kế hoạch bảo quản thật tốt văn tốt nghiệp tồn đọng từ nhiều năm trước, đồng thời chủ động có nhiều biện pháp cấp phát nhanh dứt điểm năm, tránh tình trạng tồn đọng nhiều - Văn phải cấp phát trực tiếp cho học sinh Nếu PHHS nhận thay phải ký ghi rõ họ tên, quan hệ số GCMND - Đối với học sinh tốt nghiệp THPT từ năm 2012 trở Sở cấp phát cho đơn vị THPT TTGDTX 02 loại danh sách tốt nghiệp lúc với thời điểm cấp phát tốt nghiệp hàng năm gồm: + Danh sách công nhận tốt nghiệp + Sổ gốc cấp tốt nghiệp (mẫu 6) + Bảng theo dõi số lượng văn cấp phát (mẫu 1B) Sổ đơn vị sử dụng cho học sinh ký nhận văn (không cần thực mẫu Sổ gốc trước) Các đơn vị đóng theo năm lưu trữ lâu dài Công tác báo cáo - Định kỳ hàng năm (31 tháng 12) phòng GDĐT báo cáo Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác quản lý cấp phát sao, điều chỉnh bằng; công tác nhận phôi bằng, mua bổ sung, cấp phát phôi sao, số tồn - Định kỳ hàng năm (15 tháng 03) phòng GDĐT báo cáo Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác hoàn thiện cấp phát tốt nghiệp THCS thức - Định kỳ hàng năm (31 tháng 12) trường THPT, TTGDTX báo cáo Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác cấp phát số tồn Trên số nội dung việc chấn chỉnh công tác quản lý cấp phát tốt nghiệp Bản tốt nghiệp từ sổ gốc từ năm 2012 đề nghị đơn vị thực nghiêm túc hướng dẫn Nơi nhận: KT GIÁM ĐỐC - Như trên; PHÓ GIÁM ĐỐC - Giám đốc PGĐ Sở (để b/c); - Lưu: VT, Đ Trần Thanh Liêm ... chứng minh văn bằng, chứng bị ghi sai lỗi quan cấp văn bằng, chứng trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng quy định khoản Điều 21a Quy chế này; Các tài liệu hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng... trữ lâu dài Công tác báo cáo - Định kỳ hàng năm (31 tháng 12) phòng GDĐT báo cáo Sở GDĐT (phòng Khảo thí –KĐCLGD) công tác quản lý cấp phát sao, điều chỉnh bằng; công tác nhận phôi bằng, mua bổ... trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng thay đổi cải hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; đ) Giấy khai sinh trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch,