Trung tâm xúc tiến thương mại Thái Bình có chức năng tổ chức các hoạt động xúc tiến thương mại phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Bình với các nhiệm vụ cụ thể:
Trang 1TÌNH HUỐNG
Sở Công Thương Thái Bình là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công nghiệp và thương mại trên địa bàn Trong kỳ tổng kết năm 2011 có một đơn vị trực thuộc là Trung tâm xúc tiến thương mại chỉ được xếp loại “ hoàn thành nhiệm vụ được giao” mặc dù nhiều năm liền trước
đó đều đạt “ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao” Đây là một bất ngờ vì năm qua Trung tâm không có nhiều biến động về nhân sự và nhiệm vụ, trong khi đó tập thể viên chức rất nhiệt huyết và đoàn kết với nhau
Trung tâm xúc tiến thương mại Thái Bình có chức năng tổ chức các hoạt động xúc tiến thương mại phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Bình với các nhiệm vụ cụ thể: tổ chức các chương trình kế hoạch hội nghị , hội thảo, lớp học, trưng bày , triển lãm và hội chợ xúc tiến thương mại trong tỉnh, trong nước và nước ngoài ; duy trì cổng thông tin điện tử của ngành Công Thương Thái Bình, cung cấp bài tin hoạt động của tỉnh lên trang WEBSITE của Bộ Công Thương, Trung tâm thông tin của Bộ Công Thương, thu thập thông tin giá cả thị trường các mặt hàng thiết yếu gửi
về Vụ thị trường trong nước, thực hiện quảng bá giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm để
mở rộng thị trường
Tổ chức nhân sự gồm có 18 người chia ra: Lãnh đạo có: 1 Giám đốc là thạc sỹ kinh
tế , 2 phó Giám đốc cùng là cử nhân luật Phòng hành chính: 1 Trưởng phòng là cử nhân kinh tế, 3 nhân viên Phòng xúc tiến thương mại: 1 Trưởng phòng là cử nhân kinh
tế, 5 nhân viên Phòng thông tin: 1 trưởng phòng là kỹ sư điện tử viễn thông, 4 nhân viên Hàng năm Ngân sách Nhà nước cấp cho 2 tỷ VNĐ để tổ chức Hội chợ triển lãm
và quảng bá giới thiệu sản phẩm cho các doanh nghiệp trong Tỉnh
Vấn đề nổi lên của Trung tâm là hiệu quả công việc không cao thể hiện ở số lượng doanh nghiệp , giá trị hợp đồng ký kết được thông qua Hội chợ triển lãm giảm, số người truy cập vào trang website của Sở Công Thương tăng chậm, số lượng doanh
Trang 2nghiệp đến với quảng bá giới thiệu giảm đi….Trong khi đó có nhiều Trung tâm xúc tiến thương mại các tỉnh khác hoạt động có hiệu quả cao
PHÂN TÍCH
Dưới góc độ quản trị nguồn nhân lực với các chức năng là: cung cấp nhân sự, trả tiền công , an toàn và sức khỏe, mối quan hệ người lao động, công việc thì không rõ vì Trung tâm ở trong điều kiện giống nhau với 12 đơn vị khác thuộc Sở Công Thương
Do đó ở đây sẽ nghiên cứu chức năng phát triển nguồn nhân lực trong đó tập trung cho đào tạo và phát triển Trên cơ sở thực tiễn sẽ vận dụng kiến thức lý luận để giải quyết vấn đề này
Con người là tài sản, là vốn quý nhất của một tổ chức, chính nó tạo nên hình ảnh văn hóa hay thương hiệu của tổ chức Là nhà quản lý phải biết tìm hiểu khám phá những cái tốt đẹp trong con người ở tổ chức mình về kiến thức , óc sáng tạo, kinh nghiệm sống, sinh lực, sự nhiệt tình để từ đó sử dụng đạt được mục tiêu của tổ chức mình Điều đó phù hợp với Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Việt nam giai đoạn 2011-2020, đã xác định là một trong ba khâu đột phá “ Hoàn thiện thể chế kinh tế
thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa; phát triển nhanh nguồn nhân lực; và xây dựng
hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ” Như vậy vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đang là mối quan tâm lớn của Đảng, Nhà nước và các tổ chức kinh tế- xã hội Do
đó nghiên cứu áp dụng vào thực tiễn cụ thể càng có ý nghĩa thiết thực
Từ phân tích ở trên cho thấy vấn đề của Trung tâm ở chỗ phải nâng cao năng lực của nhân viên từ đó nâng cao hiệu quả của công việc Muốn vậy trước tiên làm công tác đào tạo vì cần phải cung cấp cho lãnh đạo và nhân viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại của họ, nhưng không chỉ có thế mà còn phải cung cấp cho những kỹ năng vượt lên trên giới hạn công việc hiện tại và có mục tiêu lâu dài hơn
đó chính là phát triển Tổ chức có tinh thần học hỏi phải được chú trọng xây dựng để cho việc đào tạo và phát triển được liên tục Đào tạo phải được coi là một chiến lược cho phát triển, nhân viên sau khi được đào tạo được giao những trọng trách cao hơn với tiền lương cao và hướng thăng tiến tốt hơn, tổ chức có tinh thần học hỏi sẽ giữ chân và thu hút được người lao động có trình độ cao
Trang 3Đào tạo và phát triển phát huy được tác dụng trong điều kiện thay đổi đối với tổ chức khi tăng trưởng nhanh, công nghệ đòi hỏi có tay nghề cao, đa dạng, áp lực cạnh tranh đặt ra sự cần thiết phải đào tại kịp thời những đòi hỏi
Đào tạo và phát triển diễn ra trong một môi trường phụ thuộc vào nhiều nhân tố trong đó quan trọng là ý chí của người quản lý điều hành cùng với sự giúp đỡ tích cực cung cấp nguồn lực, nhiệm vụ mà cá nhân , tổ chức được giao, đặc biệt là cá nhân người học phải được mang lại lợi ích thiết thực và là nhu cầu của họ
Quá trình đào tạo, phát triển được diễn ra theo quy trình: Xác định nhu cầu => xác lập mục tiêu =>Lựa chọn phương pháp và hệ thống thực hiện => Thực hiện chương trình => Đánh giá
Nghiên cứu tổ chức, nhân sự của Trung tâm trong việc phân công các vị trí chức danh, thức hiện nhiệm vụ theo các nhóm công việc chức năng riêng: hành chính, xúc tiến thương mại và thông tin), các cá nhân chịu sự phân công và giám sát công việc trực tiếp của Giám đốc và phó Giám đốc theo quy chế hoạt động của Trung tâm nhưng hiệu quả công việc không cao, chưa theo kịp với sự phát triển của công nghệ ,sức cạnh tranh với các Trung tâm khác trong cả nước giảm sút hệ quả dẫn đến các doanh nghiệp tham gia chương trình giảm, kết quả không cao, số lượng người quan tâm đến các hoạt động tăng chậm Tìm hiểu và phân tích nguyên nhân tôi đã đưa ra các nhận định sau:
- Lãnh đạo Trung tâm bảo thủ,điều hành chưa hợp lý, chưa nắm bắt được sự thay đổi trong công tác xúc tiến thương mại: Kinh phí xúc tiến thương mại chủ yếu
dựa vào nguồn ngân sách Nhà nước cấp được triển khai thông qua cấp huyện, các tổ chức hiệp hội như Nông dân, Phụ nữ, Thanh niên…, với các doanh nghiệp được cổ phần hóa từ doanh nghiệp Nhà nước Nguyên nhân lãnh đạo Trung tâm là người từ các phòng ban của Sở Công Thương là cơ quan quản lý nhà nước được bổ nhiệm vào
vị trí chưa có trình độ nghiệp vụ tác nghiệp trên thị trường nên không năng động, nhậy bén với sự thay đổi thị trường, lúng túng trong việc triển khai kế hoạch ở một đơn vị có tính đặc thù Hơn nữa chương trình đào tạo tại các trường đại học ở Việt nam, hầu hết các cử nhân kinh tế không được đào tạo các kỹ năng quản lý và kỹ năng điều phối làm việc nhóm, đây là một trong những khó khăn cho nhân sự ở vị trí này
Trang 4- Trình độ chuyên môn, năng lực thực tiễn của các nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc; Chuyên môn của các thành viên đảm nhiệm các vị
trí công việc theo nhóm chưa phù hợp Nhìn chung nhóm nhân sự của phòng hành chính bảo đảm cho công tác tổ chức, tài chính , nội vụ đã đảm nhận tốt các vị trí công việc phân công Các nhân viên thuộc phòng xúc tiến thương mại, phòng thông tin có điểm mạnh là: Trẻ tuổi , năng động, hăng hái, nhiệt tình, được đào tạo cơ bản, có ý thức trách nhiệm với công việc, nhưng có những đểm yếu là: Giao tiếp, quan hệ xã hội còn hạn chế, kiến thức thực tế về nhu cầu của doanh nghiệp, kỹ năng tiếp thị, quảng bá giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm
GIẢI PHÁP
Trung tâm phải tập trung vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt được hai mục tiêu: đáp ứng ngay cho sự thay đổi của môi trường xúc tiến thương mại, đồng thời phải chuẩn bị thích ứng với nhu cầu ngày càng cao Đây là vấn đề cần quan tâm giải quyết sớm để giúp cho tổ chức này phát triển bền vững và thực hiện chiến lược lâu dài bằng những giải pháp chủ yếu như sau:
1- Quy hoạch nguồn nhân lực: Trên cơ sở đánh giá hiện trạng và chiến lược
xây dựng Trung tâm không chỉ xúc tiến thương mại mà còn gắn với xúc tiến đầu tư để xây dựng quy hoạch nguồn nhân lực phù hợp Từ đó có kế hoạch cho tuyển dụng bổ sung, điều chỉnh xắp xếp lại các vị trí từ lãnh đạo đến các phòng chuyên môn, sau đó xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển để bảo đảm công việc được thực hiện có năng suất, chất lượng và hiệu quả
2- Xác định nhu cầu, mục tiêu cho đào tạo và phát triển: Với những phân tích
đánh giá hiện trạng của Trung tâm có các điểm mạnh điểm yếu nêu trên, cần thiết phải tiến hành đào tạo các chức danh từ lãnh đạo đến các nhân viên làm việc theo nhóm công việc theo mục tiêu là: Đối với lãnh đạo phải năng động, sáng tạo khai thác được nhiều nguồn vốn không chỉ từ Nhà nước mà còn từ các doanh nghiệp cho Trung tâm như một số Trung tâm khác đã làm; đa dạng hóa các kênh xúc tiến nhất là với các Hiệp hội ngành hàng, doanh nghiệp nước ngoài; đổi mới phương thức quản lý theo nhóm nhằm nâng cao tính sáng tạo của nhân viên Đối với nhân viên phải có những kiến thức
Trang 5mới về tổ chức hội chợ ,triển lãm, quảng bá giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm; có khả năng thuyết phục các tổ chức, cá nhân hợp tác, hỗ trợ trong công việc; phối hợp nhịp nhàng với các nhân viên trong nhóm làm việc
3- Lựa chọn phương pháp đào tạo và phát triển:
Tùy theo từng đối tượng cụ thể theo vị trí công việc là lãnh đạo hay nhân viên cần đưa ra nội dung chương trình và phương pháp đào tạo
- Phương pháp đào tạo tại chỗ được coi trọng: đây là cách học nhanh nhất theo cách hướng dẫn phổ biến tại nơi làm việc theo kiểu “ cầm tay chỉ việc” Ví dụ nhân viên xây dựng một chương trình quảng bá giới thiệu một sản phẩm thì Lãnh đạo cần chỉ cho nhân viên đó biết những sai sót, và trực tiếp làm mẫu, đưa nhân viên đi tham quan học hỏi kinh nghiệm của một số Trung tâm trong nước làm tốt công tác xúc tiến thương mại Để tránh nhàm chán trong công việc sau thời gian khoảng 3-5 năm cần luân phiên thay đổi công việc tương ứng giữa các vị trí nhân viên điều đó sẽ tạo cho tổ chức tự làm mới mình
- Đào tạo ngắn hạn, tại chức và ngoài giờ là hình thức phổ biến nhất: Hình thức này ít ảnh hưởng đến công việc chung bằng cách mở các lớp tập huấn nghiệp vụ chỉ vài ngày cho các nhân viên về maketing, kỹ thuật mới về quảng bá, giới thiệu, trình
tự , thủ tục tổ chức hội chợ…với lãnh đạo thì tham dự học lớp ngắn hạn tại chức về những kiến thức quản trị mới
- Đào tạo dài hạn tập trung giành cho đầu tư chiến lược phát triển: Các nhân viên được đánh giá có triển vọng tốt có chiều hướng phát triển lên vị trí lãnh đạo thì
cử đào tạo tập trung nâng cao kiến thức về lý luận chính trị, quản lý nhà nước, quản trị kinh doanh
4- Đánh giá kết quả đào tạo và phát triển:
Tùy theo loại hình đào tạo mà có những cách đánh giá khác nhau như mức độ hài lòng của học viên phản hồi lại một cách nhanh chóng, mức độ học viên tiếp thu được kiến thức tạo ra sự khác biệt, tiếp thu kỹ năng mới biến thành thay đổi hành vi mang tính lâu bền, đánh giá theo mức chuẩn Tuy nhiên cách đánh giá theo mục tiêu đã được nêu ra và sự ảnh hưởng tới hiệu quả công việc là cách đánh giá khái quát và thiết thực hơn , điều đó có thể giúp cho xác lập thước đo về hiệu quả đầu tư
Trang 6Hàng quý, hàng năm Lãnh đạo Trung tâm cần có đánh giá hiệu quả của đào tạo thông qua việc so sánh kết quả hoàn thành công việc trước và sau đào tạo của nhóm hoặc nhân viên; đánh giá sự tiến bộ của nhân viên về nhận thức trong công việc; đánh giá hiệu quả đầu tư cho đào tạo đó là quan hệ giữa chi phí đào tạo và kết quả thu được
KẾT LUẬN
Tình huống xảy ra vào năm 2011 Trung tâm xúc tiến thương mại Thái Bình chỉ được xếp loại “ hoàn thành nhiệm vụ được giao” mặc dù nhiều năm liền trước đó đều đạt “ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao” Đây là một bất ngờ vì năm qua Trung tâm không có nhiều biến động về nhân sự và nhiệm vụ trong khi đó tập thể viên chức rất nhiệt huyết và đoàn kết với nhau
Phân tích tình huống cho thấy năm qua môi trường bên ngoài có nhiều thay đổi về nguồn vốn, các phương thức xúc tiến thương mại trong khi đó Trung tâm chưa có sự thay đổi nào về hoạt động của mình Trên góc độ quản trị nguồn nhân lực nhận thấy nguyên nhân của tình hình trên là do: Lãnh đạo và nhân viên của Trung tâm chưa có đủ nhận thức, thiếu trình độ chuyên môn và quản lý theo kịp với sự phát triển trong lĩnh vực xúc tiến thương mại Từ lý luận của môn Quản trị nguồn nhân lực đưa ra giải pháp:quy hoạch nguồn nhân lực,xác định nhu cầu, mục tiêu cho đào tạo và phát
triển,lựa chọn phương pháp đào tạo và phát triển,đánh giá kết quả đào tạo và phát triển Qua tình huống trên càng khẳng định rằng: Con người là tài sản, là vốn quý nhất của một tổ chức, chính nó tạo nên hình ảnh văn hóa hay thương hiệu của tổ chức Là nhà quản lý phải biết tìm hiểu khám phá những cái tốt đẹp trong con người ở tổ chức mình
về kiến thức , óc sáng tạo, kinh nghiệm sống, sinh lực, sự nhiệt tình để từ đó sử dụng đạt được mục tiêu của tổ chức mình Khi hiệu quả công việc của tổ chức kém thì đều phải chú trọng đến yếu tố con người, phải tăng cường quản trị nguồn nhân lực
-Tài liệu tham khảo
Trang 71 - Slide bài giảng quản trị nguồn nhân lực 2012 Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị
kinh doanh Quốc tế Đại học Griggs
2 - PGS.TS Trần Kim Dung 2011 Quản trị Nguồn nhân lực Nhà xuất bản tổng hợp thành
phố Hồ Chí Minh
3- Giáo trình Quản trị Nguồn nhân lực Nguyễn Hữu Thân.
Saga.vn