thành công với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mới (erp)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM  CASESTUDY 5.2: SUMMIT ELECTRIC SUPPLY THÀNH CÔNG VỚI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP MỚI (ERP) MÔN: HỆ THỐNG THỒNG TIN QUẢN LÝ Thành phố Hồ Chí Minh 5/2017 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình s ản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có công cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng nhiều nhà quản trị quan tâm việc điều hành công ty có không doanh nghiệp đã, chuẩn bị triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Điển hình việc áp dụng thành công hệ thống phải kể đến Summit Electric Supply (SES) Ở thuyết trình này, tìm hiểu xem SES áp dụng thành công hệ thống nào? SUMMIT ELECTRIC SUPPLY 1.1 Khái quát Summit Electric Supply Co Inc Summit Electric Supply Co Inc công ty tư nhân phân phối thiết bị, phụ kiện công nghiệp thành lập năm 1977, có trụ sở Albuquerque, New Mexico Summit có 27 trung tâm dịch vụ Hoa Kỳ - nằm New Mexico, Arizona, Texas, Louisiana Oklahoma - trung tâm dịch vụ Dubai Hiện CEO công ty Victor Jury Summit chuyên cung cấp, phân phối linh kiện điện tử giải pháp chuỗi cung ứng cho chuyên gia điện tử, nhà thầu, quản lý dự án, kĩ sư người làm lĩnh vực thương mại, công nghiệp, hàng hải, xuất Summit cung cấp nguyên vật liệu dịch vụ điện cho nhà thầu để bảo trì, sửa chữa vận hành tổng thể, nhà sản xuất thiết bị gốc, chuyên gia kĩ thuật, xây dựng Năm 2014, Summit Electronic Supply đứng thứ 20 200 công ty cung cấp thiết bị dịch vụ điện lớn giới theo xếp hạng tạp chí Electrical Wholesaling dựa vào doanh thu hãng vào năm 2013 405,9 đô la mỹ Summit Electric Supply sử dụng hệ thống ERP SAP, bao gồm: - SAP ERP 6.0 SAP Paybacks & Chargeback by Vistex SAP NetWeaver MDM SAP NetWeaver BW 1.2 Nguyên nhân thay đổi hệ thống SES Summit Electronics tập đoàn lớn, năm 1977 Nó phát triển hệ thống thông tin di sản riêng vào năm 1980, tăng trưởng nhanh chóng công ty nhanh chóng vượt qua hệ thống CNTT - điều để lại vấn đề lớn với hệ thống lỗi thời với phân nhánh cao Những vấn đề mà SES gặp phải sử dụng hệ thống cũ: - Hệ thống xây dựng riêng cho việc quản lý danh mục bán hàng đơn đặt hàng hoàn toàn tách biệt khỏi hệ thống xử lý đưa báo cáo kết thúc - Hệ thống xử lý theo phương pháp thủ công - Hệ thống xử lý số lượng địa điểm mức định bị giới hạn phạm vi sử dụng liệu, tạo vấn đề phải sử dụng lại liệu từ giai đoạn qua giai đoạn khác - Hệ thống không xử lý hàng tồn kho hàng đêm cập nhật tài - Hệ thống gặp khó khăn việc kiểm soát số lượng - Công ty khó kết hớp với phân tích báo cáo tình hình kinh doanh - Hệ thống xử lý thỏa thuận hoàn thuế lớn phức tạp, khả báo cáo hạn chế, dồi hỏi nhiều thao tác thủ công Chính điều làm ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh SES: - Công ty cạnh tranh với doanh nghiệp khác, đối thủ cạnh tranh họ áp dụng hệ thống tiên tiến - Hạn chế việc kinh doanh công ty việc muốn mở rộng quy mô kinh doanh hệ thống xử lý phạm vi liệu địa điểm định - Gây chậm trễ tốn thời gian việc quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng việc liên hệ với đối tác sản xuất khác - Bỏ lỡ hoản hoàn thuế mà SES có đủ điều kiện nhận được, dẫn tới mát lợi nhuận hội Vì vậy, Summit cần hệ thống hiệu Sau đó, Summit bắt đầu tìm kiếm hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp Summit tìm đến hệ thống ERP SAP để khắc phục tình trạng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP SES ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) giải pháp công nghệ thông tin có khả tích hợp toàn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhằm tự động hoá quy trình quản lý Vậy với ERP, hoạt động công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất cung ứng vật tư, quản lý tài nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… thực hệ thống ERP xem giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công giới Nếu triển khai thành công ERP, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh thêm hội để phát triển vững mạnh ERP giải pháp tích hợp từ nhà cung cấp cho chức nghiệp vụ như: tiếp thị, tài chính, nhân sự, kế toán,… dựa module phần mềm tích hợp CSDL tập trung Đối với Summit, phần mềm ERP thời điểm Summit bắt đầu áp dụng dành cho việc sản xuất, bán lẻ không chuyên lĩnh vực phân phối Summit cần hệ thống có khả xử lý số lượng lớn SKUs giao dịch, quy trình đặt hàng phân phối hàng tồn kho cần nhanh chóng, bán với số lượng nhiều Những thành tựu mà hệ thống ERP mang lại cho SES Tháng năm 2007, Summit áp dụng hệ thống ERP 19 khu vực kinh doanh, tính đặt hàng chuyển giao sản phẩm SAP thiết kế theo qui trình qua đêm Summit tìm giải pháp vận hành phần nhỏ hơn, cập nhật thường xuyên kiểm soát lượng hàng tồn kho kịp thời Việc giúp phản ánh kịp thời mặt hàng lại kho giúp trình đặt hàng nhanh chóng dễ dàng Ví dụ: Trước sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp khó kiểm soát số lượng dây cáp lại phải nhập thêm Sau áp dụng hệ thống ERP, khách hàng đặt mua dây với chiều dài đó, hệ thống sau nhận thông tin sản phẩm chiều dài theo dõi lô loại bán hết Khi biết khách hàng mua lô cuộn, doanh nghiệp đối chiếu với nhà sản xuất Summit sử dụng hệ thống ERP SAP để thay đổi hình thức phân bổ hàng hóa vào kho tạm thời cách tạo quan hệ kho “mẹ - con” Hình thức tránh việc khách hàng mua phải hàng tồn ký gửi kho Summit triển khai kho liệu NetWeaver BW SAP để sử dụng liệu hiệu hệ thống ERP Giúp doanh nghiệp định lượng khả sinh lời từ kênh bán hàng Qua định chiến lược cho phù hợp Summit định lượng khả sinh lời từ người bán hàng, nhà sản xuất, khách hàng, chi nhánh Việc quản lý doanh nghiệp có tầm nhìn lớn đưa định tốt Phần mềm SAP mang cho Summit khoản ROI ( tỷ lệ lợi nhuận so với chi phí ban đầu) đáng kể từ việc hoàn thuế Ví dụ: Trước Summit doanh thu hội quy trình hoàn thuế thiếu chặt chẽ, qui trình thủ công nhiều thao tác, cồng kềnh dễ làm sai sót khoản hoàn thuế mà Summit đủ điêu kiện nhận được, làm mát lợi nhuận hội Sau áp dụng hệ thống hoàn thuế SAP, Summit thuận tiện xem lại giao dịch thường xuyên Phần hoàn thuế doanh nghiệp tăng 118% so với hệ thống cũ Quy trình kinh doanh quan trọng SES SES sử dụng nhiều quy trình kinh doanh hoạt động Tuy nhiên, theo nhóm chúng tôi, quy trình quan trọng hoạt động SES là: - Quy trình chế tạo sản xuất ( đặc biệt quản lý hàng tồn kho hoạch định yêu cầu nguyên liệu) Quy trình tài kế toán ( đặc biệt quy trình quản lý bồi hoàn thuế) Summit doanh nghiệp chuyên phân phối lại thiết bị điện tử lấy từ nhà sản xuất cho nhà thầu Như vậy, yêu cầu đặt Summit họ cần xử lý đơn đặt hàng cách nhanh chóng việc đặt hàng đến lúc khách hàng có khoảng thời gian ngắn để đặt hàng Ví dụ khách hàng đặt hàng họ tìm chỗ đỗ xe Yêu cầu đặt công ty phải biết sản phẩm có sẵn địa điểm Bên cạnh đó, việc chờ đợi cập nhật hàng tồn kho qua đêm làm chậm trễ tốc độ phát triển ảnh hưởng tới doanh thu Summit Quy trình hoàn thuế đặc biệt quan trọng Summit Quản lý hoàn thuế mảng quan trọng cấu lợi nhuận nhà phân phối Nhưng khứ, Summit bỏ lỡ nhiều khoản hoàn thuế hưởng, ảnh hưởng tới lợi nhuận doanh nghiệp Quan trọng quy trình kinh doanh có mặt phần mềm hệ thống - ERP: Summit sử dụng hệ thống khả mở rộng khả hiển thị hàng tồn kho yêu cầu hoạt động Summit Hệ thống có khả xử lý số lượng lớn SKUs giao dịch Hệ thống trì kho hàng hàng tồn kho phải khớp với phần mềm SAP việc bán hàng phân phối với việc quản lý tài vật liệu cần giữ kín để tiến hành dự án hoạt động hàng ngày - The BATCH management process ( Qúa trình quản lý hàng loạt) Tại Summit, trình quản lý hàng loạt quan trọng Doanh nghiệp mua nhà sản xuất cuộn(dây điệ dây cáp) dài 5000 feet cắt thành độ dài theo yêu cầu khác Như cầu khác theo thời gian khó để kiểm soát sản phẩm Thông qua việc sử dụng quy tình này, vấn đề kiểm kê sản phẩm giảm loại bỏ hoàn toàn - SAP Net Weaver Cung cấp cho người sử dụng nhiều lợi ích cho tất khía cạnh trình quản lý quy trình kinh doanh hỗ trợ toàn vòng đời quy trình kinh doanh, từ lập kế hoạch, triển khai theo dõi đến tối ưu hóa Phần mềm Net Weaver giúp Summit Electric đánh giá lợi nhuận từ "kênh bán hàng" từ người tiêu dùng, bán hàng sản xuất Sử dụng giải pháp kinh doanh thông minh (BI), Summit Electric tập trung vào việc báo giá đặt hàng, hiệu suất nhà cung cấp thời gian giao hàng Hai cách mà khách hàng SES đạt lợi ích từ hệ thống - Với việc đưa hệ thông ERP đưa vào hoạt động, Summit xử lý đơn đặt hàng đêm việc vận hành phần nhỏ hơn, cập nhật thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho kịp thời Điều đem lại lợi ích lớn khách hàng, yêu cầu đơn hàng họ đáp ứng ngày hôm sau, sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng hơn, khách hàng dễ dàng kiểm soát việc sử dụng nguyên liệu cách hiệu quả, lo việc bảo quản Với hiệu hệ thống ERP, Summit Electric Supply (SES) muốn khách hàng họ biết họ cung cấp sản phẩm mà khách hàng mong muốn Khách hàng tin tưởng vào công ty việc đáp ứng nhu cầu hàng hóa mà họ cần Ví dụ: Khách hàng muốn 500m dây cáp cần lắp đặt ngày mai, nhà phân phối thông thường khách hàng phải dự trù việc khoảng thời gian 2,3 ngày để nhà phân phối xếp đơn hàng hệ thống thông thường, khách hàng phải chuẩn bị kho bải để bảo quản hàng đến sớm Nhưng với Summit họ thực đơn hàng đêm, giúp cho khách hàng chủ động đặt hàng, tăng hiệu công việc - Summit tính đến việc phục vụ dài hạn việc tạo thêm kho lưu trữ tạm thời Sử dụng tính hệ thống ERP SAP để thay đổi hình thức phân bổ hàng hoá vào kho tạm thời cách tạo quan hệ kho “mẹ con”, quản lý phần nhỏ kho Điều giúp cho khách hàng đảm bảo họ không mua nhầm hàng tồn ký gửi kho 10 Sơ đồ hệ thống cũ hệ thống SES xử lý khoản hoàn thuế NHÀ SẢN XUẤT Hoàn thuế: 30 VNĐ Cung cấp: 100 VND NHÀ PHÂN PHỐI KHÁCH HÀNG Bán 70 VND Khoản hoàn thuế xuất nhà cung cấp bán hàng cho nhà phân phối với giá bao gồm thuế cao nhà phân phối bán cho khách hàng Theo hợp đồng nhà phân phối toán khoản thêm vào để đạt lợi nhuận từ thỏa thuận Chính mà phần mềm SAP đem cho SES khoản ROI đáng kể từ việc hoàn thuế mà hệ thống cũ trước không đem lại Hệ thống cũ lạc hậu SES xử lý thỏa thuận hoàn thuế lớn phức tạp, khả báo cáo hạn chế, trình hoàn thuế thao tác thủ công Hệ thống hoàn thuế nhanh chóng hơn, giúp SES thuận tiện xem lại giao dịch cách thường xuyên Giờ SES biết nhà cung ứng, khách hàng, sản phẩm, đâu nơi tạo lợi nhuận hoàn thuế nhiều 11 1.3 Hệ thống cũ Trình hoá đơn giao dịch với khách hàng cho nhà sản xuất Nhà sản xuất xem xét khoản hoàn thuế mà Summit nhận Summit lưu liệu vào MS Excel Gửi cho nhà sản xuất Dò Dò tòm tòm thủ thủ công công và Trình Trình hoá hoá đơn đơn giao giao dịch dịch với với khách khách hàng hàng cho cho nhà nhà sản sản xuất xuất Gửi cho nhà sản xuất Nhà sản xuất xem xét khoản hoàn thuế mà Summit nhận Nhận phản hồi từ nhà cung cấp 12 Summit lưu liệu vào MS Excel kết thúc 1.4 Hệ thống Tự động xem lại hoá đơn ngày so sánh với điều khoản nạp vào hệ thống Khi hoá đơn hợp lệ, tự động tạo tài liệu hoà thuế riêng Tự động gửi thông tin kèm theo tài liệu hoàn thuế cho nhà sản xuất Nhà sản xuất chấp nhận đưa thay đổi vô hiệu tài liệu hoàn thu 13 Tự động xem lại hoá đơn ngày so sánh với Khi hoá đơn hợp lệ, tự động tạo điều khoản nạp vào tài liệu hoà thuế riêng hệ thống Nhà sản xuất chấp nhận đưa thay đổi vô hiệu tài liệu hoàn thuế kết thúc 14 Tự động gửi thông tin kèm theo tài liệu hoàn thuế cho nhà sản xuất KẾT LUẬN Với việc áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động kinh doanh mà SES thu thành to lớn Qua thấy vai trò quan trọng hệ thống ERP doanh nghiệp Bài học mà SES rút sau thay đổi chuyển sang sử dụng hệ thống đừng bó buộc hệ thống rập khuôn hệ thống cũ Điều chỉnh cũ không tốn thực bảo trì, có kéo dài lạc hậu 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Ngọc Tuyên Giáo trình hệ thống thông tin quản lý Trường ĐH Ngân hàng TP Hồ Chí Minh Summit Electric lights up with a New ERP system.(22/4/2014) Khai thác từ: http://syeikhzam.blogspot.com/2014/04/summit-electric-lights-up-with-newerp_22.html Summit Electric Lights up with a New ERP system Case Study (25/1/2017) Khai thác từ: https://www.coursebb.com/2017/01/25/summit-electric-lights-new-erp-systemcase-study/ Helping a Pioneer Grow with an SAP-Certified Rapid Deployment Solution Khai thác từ: https://itelligencegroup.com/wpcontent/usermedia/itelligence_SuccessStory_SummitElec-FINAL3.pdf Summit Electric Supply Finds the Right ERP Fit.(1/1/2011) Khai thác từ: http://sapinsider.wispubs.com/Assets/Case-Studies/2011/January/Summit-ElectricSupply-Finds-The-Right-ERP-Fit ... Summit cần hệ thống hiệu Sau đó, Summit bắt đầu tìm kiếm hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp Summit tìm đến hệ thống ERP SAP để khắc phục tình trạng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. .. nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình s ản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có công cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. .. SES ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resources Planning) giải pháp công nghệ thông tin có khả tích hợp toàn ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhằm