… - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … THỦTỤCKIỂMSOÁT HỒ SƠ Mục đích: Thủtục quy đònh cách thức xác đònh, thu thập, lập danh mục, xếp, truy cập, lưu trữ, hủy bỏ hồ sơ hệ thống quản lý Phạm vi: Áp dụng cho hồ sơ liên quan đến Hệ thống quản lý Công ty Nội dung: 3.1 Lưu đồ: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: Người thực Người có yêu cầu Trưởng Bộ phận Người phân công Trưởng Bộ phận Người công - Fax: … - Email: … Quy trình Tài liệu/Biểu mẩu Thông báo Yêu cầu KS hồ sơ Xác đònh hồ sơ lưu Danh mục HS (BM mã số: 0086) Danh mục Hồ sơ phân Danh mục HS (BM mã số: 0086) Người công Người công phân Người công phân Người công phân phân Danh mục HS (BM mã số: 0086) Sắp xếp – Bảo quản Danh mục HS (BM mã số: 0086) Cập nhật – Kiểmsoát Danh mục HS (BM mã số: 0086) K tra thời gian lưu trữ Biên hủy HS Hủy HS TGĐ, T Bộ phận – Khách hàng – Cơ quan bên Người công Nhận dạng Phân loại phân 3.2 Thuyết minh Nội dung: 3.2.1 Xác đònh hồ sơ lưu Lưu HS Kết thúc … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Đại diện Lãnh đạo có nhiệm vụ kết hợp với Trưởng phận liên quan tập hợp loại hồ sơ công ty, lập danh mục theo biểu mẫu 0086, trình Tổng Giám đốc phê duyệt Danh mục hồ sơ Công ty chuyển cho tất phận làm cho phận lập danh mục hồ sơ phận Ít năm lần, Đại diện lãnh đạo hệ thống xem xét lại danh mục hồ sơ nhằm cập nhật thay đổi danh mục hồ sơ cho phù hợp với hoạt động công ty Trong trường hợp phát sinh loại hồ sơ danh mục hồ sơ Công ty người có nhu cầu viết giấy đề nghò đến Trưởng Bộ phận liên quan xin ý kiến, trường hợp Trưởng phận đồng ý chuyển lên ĐDLĐ hệ thống có liên quan xem xét phê duyệt Đại diện Lãnh đạo cập nhật vào danh mục hồ sơ phổ biến cho phận thực Dựa danh mục hồ sơ Công ty, Trưởng phận tập hợp loại hồ sơ thuộc phận mình, đònh nhân viên lập danh mục hồ sơ phận theo biểu mẫu 0086 3.2.2 Nhận dạng phân loại hồ sơ: Khi tiến hành rà soát toàn hồ sơ phận phân loại phù hợp theo danh mục hồ sơ Công ty Việc phân loại hồ sơ theo nguyên tắc dễ tìm, lưu lâu dài Các hồ sơ phù hợp cập nhật vào danh mục hồ sơ, hồ sơ không cần thiết huỷ theo quy đònh danh mục hồ sơ Công ty, hồ sơ chưa xác đònh lưu hay huỷ tách riêng, lưu giữ cẫn thận, sau thời gian khoảng tháng hồ sơ không sử dụng đem huỷ, sử dụng cập nhật vào danh mục hồ sơ 3.2.3 Sắp xếp bảo quản hồ sơ: Hồ sơ để file riêng, file ghi hồ sơ thuộc loại nào, phận lưu giữ hồ sơ, ghi thêm thời gian phát sinh hồ sơ thấy cần thiết … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Để lưu trữ hồ sơ tủ, ngăn tủ, bàn … phải ghi văn nhằm mục đích phù hợp danh mục hồ sơ dễ tra cứu hồ sơ (ví dụ: bàn 1, ngăn 1; tủ ngăn v.v.) Hàng tháng phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, hồ sơ sử dụng xong phải lưu trữ cẩn thận, không để nơi làm việc 3.2.4 Cập nhật hồ sơ: Khi phát sinh hồ sơ (trong loại hồ sơ) ½ tháng, phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ 3.2.5: Kiểm tra thời gian lưu trữ: Hàng tháng phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, hồ sơ hết hạn lưu trữ huỷ Phương pháp huỷ theo quy đònh danh mục hồ sơ chất lượng Công ty Khi huỷ Trưởng phận có trách nhiệm lập biên huỷ hồ sơ Biên huỷ gồm nội dung: thời gian, đòa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bò huỷ (đầy đủ nội dung theo biểu mẫu 0086), ký tên… 3.2.6 Các yêu cầu hồ sơ: a>Mọi hồ sơ cần phải rõ ràng lưu trữ môi trường thích hợp để tránh hư hỏng, mát đồng thời thuận tiện sử dụng b>Thời hạn lưu trữ hồ sơ xác đònh Trưởng phận, khách hàng, quan bên (theo hợp đồng Ban Tổng Giám Đốc cho phép) theo qui đònh nhà nước phải từ năm trở lên c> Hồ sơ bao gồm hồ sơ nhà cung ứng cung cấp 3.2.7 Tiếp cận hồ sơ: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … a>Mọi nhân viên phận tiếp cận hồ sơ (trừ trường hợp với hồ sơ cần bảo mật) Tuy nhiên người muốn tiếp cận hồ sơ cần thông báo với Người quản lý hồ sơ Người quản lý hồ sơ bố trí đưa hồ sơ cho tham khảo b>Nhân viên thuộc phận khác muốn tiếp cận hồ sơ phải đồng ý Trưởng phận Ban Tổng Giám đốc Công ty c> Nếu khách hàng có yêu cầu xem hồ sơ (có giới hạn), việc cần quy đònh hợp đồng theo đạo Ban Tổng Giám đốc Công ty Tài liệu tham khảo: Sổ tay chất lượng Sổ tay môi trường Phụ lục: Danh mục hồ sơ (biểu mẫu mã số: 0086) ... HS (BM mã số: 0086) Danh mục Hồ sơ phân Danh mục HS (BM mã số: 0086) Người công Người công phân Người công phân Người công phân phân Danh mục HS (BM mã số: 0086) Sắp xếp – Bảo quản Danh mục HS. .. nhật – Kiểm soát Danh mục HS (BM mã số: 0086) K tra thời gian lưu trữ Biên hủy HS Hủy HS TGĐ, T Bộ phận – Khách hàng – Cơ quan bên Người công Nhận dạng Phân loại phân 3.2 Thuyết minh Nội dung: 3.2.1... bên Người công Nhận dạng Phân loại phân 3.2 Thuyết minh Nội dung: 3.2.1 Xác đònh hồ sơ lưu Lưu HS Kết thúc … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Đại diện Lãnh đạo có nhiệm