hệ thống thông tin quản lý KC (3)

Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin LỜI MỞ ĐẦU Thông tin phần thiếu tồn phát triển doanh nghiệp kinh tế thị trường đầy biến động khó lường Muốn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tốt đòi hỏi nhà quản trị phải định đắn xác, để cần phải nắm bắt kịp thời thông tin cần thiết, có lợi cho doanh nghiệp Có thông tin nhanh phân tích, lựa chọn thông tin có độ xác cao làm sở để dự báo định kịp thời mang lại hiệu điều vô quan trọng nhà quản trị Quyết định sản phẩm sáng tạo nhà quản trị, hành vi sáng tạo chủ doanh nghiệp, để có định xác đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần có thông tin, phân tích thông tin dự đoán kết định để tránh rủi ro có phương án dự phòng trường hợp không may xảy ra, đồng thời đảm bảo hiệu hoạt động kinh doanh Vì vậy, việc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin định cho công tác quản lý công ty vấn đề quan trọng cần thiết với nhà quản trị doanh nghiệp Xuất phát từ vị trí, vai trò vô quan trọng thông tin để định để nghiên cứu sâu vấn đề trên, Với kiến thức Thầy giáo Nguyễn Hoài Nam trực tiếp truyền đạt lớpem chọn Đề tài Tiểu luận môn học Hệ thống thông tin quản lý là: “Thực trạng hệ thống thông tin quản lý Công ty ThépHùng Vương” Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.Khái quát chung chung thông tin quản lí doanh nghiệp 1.1 Thông tin góc độ quản trị: 1.1.1 Thông tin liệu: Thông tin: Theo quan điểm quản trị kinh doanh: - Thông tin tin tức thu nhân, cảm thụ đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ quản trị kinh doanh - Thông tin quản lý thông tin mà có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý - Là toàn liệu tổ chức theo cách cho chúng mang lại giá trị gia tăng so với giá trị vốn có thân liệu - Để tổ chức liệu thành thông tin có ích có giá trị, người ta phải sử dụng quy tắc mối quan hệ liệu - Việc biến đổi liệu thành thông tin thực trinh, tập hợp công việc có quan hệ logic với để đạt kết đầu mong muốn 1.1.2 Một số đặc trưng thông tin: - Thông tin gắn liền với trình điều khiển: Bản thân thông tin mục đích tư thân, tồn có ý nghĩa hệ thống điều khiển Thông tin có tính tương đối: Mỗi thông tinc hỉ phản ánh chưa đầy đủ tượng vật phản ánh Tính tương đối thông tin thể rõ nét hệ thống kinh tế, xã hội hệ thống động, hệ thống mở, nhiều mạt coi hệ thống hộp đen Tính định hướng thông tin: + Thông tin phản ánh mối quan hệ đối tượng phản ánh nơi nhận phản ánh + Từ đối tượng đượcphản ánh đến nơi nhận phản ánh coi hướng thông tin, thiếu hai thông tin hướng thực té ý nghĩa thông tin - Mỗi thông tin có vật mang tin nội dung thông tin, ý nghĩa thông tin: Vật mang tin hình thức vật lý cụ thể thông tin Nội dung thông tin: Là khối lượng tin tức mà thông tin mang lại: + Bao phải có vật mang tên đó, vật mang tin có nhiều nội dung thông tin thông tin thường thay đổi vật mang tin trình lưu chuyển Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin + Vai trò thông tin: Là phương tiện để thống hành động tổ chức, biểu yếu tố đầu vào thực trình quản trị, thống cấp, phận Quản trị doanh nghiệp đồng hành trình thông tin ngược lại thông tin mạch máu, chất kết dính phận tổ chức cấp quản trị, phận quản trị - Thông tin điều kiện có tính định để thực chức hoạch định mục tiêu, sách, kế hoạch… Thông tin điều kiện để gắn bó, thống phận (chức năng, tổ chức phối hợp…) Thông tin điều kiện, sở định quản trị 1.2 Tổ chức góc độ quản lý: 1.2.1 Hệ thống: Hệ thống tập hợp phẩn tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác dộng qua lại lẫn cách có quy luật để tạo thành chỉnh thể, từ làm xuất thuộc tính gọi “Tính trồi” đẩm bảo thực chức định Quan điểm toàn thể nghiên cứu lý thuyết hệ thống, cần ý: -Khi nghiên cứu vật tượng phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng vật chất ý thức - Các vật tượng có tác đọng qua lại chi phối lẫn - Các phần tử tổ chức có mối quan hệ tương tác ảnh hưởng lẫn ảnh hưởng tới hệ thống - Hệ thống thường xuyên có mối quan hệ qua lại với môi trường Giới thiệu chung hệ thống thông tin: 2.1 Hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin hệ thống gồm yếu tố quan hệ với nhau, làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối cung cấp chế đểđạt mục tiêu định trước - Hệ thống thông tin hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động người tổ chức - Hệ thông thông tin quản lý: + Là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ cho việc quản lýđiều hành tổ chức + Là hệ thống chức thực việc thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, hỗ trợ việc quyếtđịnh, điều hành, phân tích vấn dề hiển thị vấn đề phức tạp tổ chức Môi trường: Vĩ mô Hệ thông bên Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Vi mô Hệ thống phân tích Nhà quản lý Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin Hệ thống thông tin bên Hệ thống nghiên cứu QUYẾT ĐỊNH Những hoạt động chủ yếu xảy trình xử lý dự liệu hệ thống thông tin nhóm thành nhóm sau: - Nhập liệu: Hoạt động thu thập nhận liệu từ doanh nghiệp từ môi trương bên để xử lý hệ thống thông tin - -Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ liệu hỗn hợp bên thành dạng có ý nghĩa người sử dụng - Xuất liệu: Sự phân phối thông tin xử lý tới người hoạt động cần dụng thông tin - Lưu trữ thông tin: Các thông tin xử lýđể sử dụng thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, tương lai, tiến hành phân tích để xây dựng kế hoạch đưa điịnh có tính hệ thống, thông tin cần để dụng - Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường điều khiển thông qua thông tin phản hồi, dự liệu xuất, giúp cho thân người điều hành mạng lưới thông tin đành giá lại hoàn thiện trình thu thập xử lý liệu mà họ thực 2.2 Phân loại theo cấp ứng dụng: - Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: Trợ giúp cấp quản lý bậc thấp trưởng nhóm, quản đốc… việc theo dõi hoạt động giao dịch doanh nghiệp bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương… - Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức liệu cho người nghiên cứu tổ chức - Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo định tiến hành hoạt động nhà quản lý cấp trung gian - Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp nhà quản lý cấp cao xử lý đưa hướng chiến lược xu hướng phát triển lâu dài 2.3 Phân loại theo mục đích phục vụ hông tin đầu ra: - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Là hệ thống thông tin phục vụ cấp tác nghiệp doanh nghiệp, hệ thống thông tin giúp thi hành lưu lại giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin - Hệ thống thông tin phục vụ quản lý: Phục vụ hoạt động quản lý tổ chức, chúng phần lớn dựa vào liệu dinh từ trình vận hành hệ xử lý giao dịch - Hệ thống thông tin hỗ trợ định: Là hệ thống sản xuất với mục đích rõ àng trợ giúp hoạt động định Về nguyên tắc, hệ thống trợ giúp định phải cung cấp thông tin cho phép người định xác điịnh rõ tình hình mà định cần phải - Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành: Tạo môi trường khai thác thông tin chung không cung cấp ứng dụng hay chức cụ thể - Hệ thống chuyên gia: Là hệ thống sở trí tuệ nhân tao, có nguồn gốc nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, có sử biển diễn công cụ tin học tri thức chuyên gia lĩnh vực CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY THÉP HÙNG VƯƠNG 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY THÉP HÙNG VƯƠNG  Địa chỉ: Tràng Duệ - Lê Lợi – An Dương - Hải Phòng  Điện thoại: 84-031-3873624  Fax: 84-031-3873625  Email: thephungvuong@hungvuong.com.vn  Mã số thuế: 0200133217  Vốn điều lệ: 68.577.546.000 (Sáu mươi tám tỷ năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm bốn mươi sáu ngàn đồng )  Giấy phép kinh doanh số 107532 ngày 17/2/1998 Bộ Xây dựng- TCLĐ  Đăng kí nộp thuế kho bạc Nhà nước Công ty thép Hùng Vương doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc chịu quản lý tổng công ty thépViệt Nam-Bộ Xây Dựng Sản phẩm chủ yếu công ty thép chất lượng cao Những sản phẩm trở nên thân thuộc với thị trường Hải Phòng vùng lân cận Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin 2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY THÉP HÙNG VƯƠNG: 2.2.1 Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Tự động hóa công việc văn phòng cách thay đổi thói quen làm việc trang thiết bị văn phòng Các thiết bị văn phòng nhưmáy photocopy, máy vi tính thiết bị máy móc khácđã khiến cho công việc văn phòng trở nên dễ dàng hơn, có hiệu Bắt kịp với xu thời đại, 100% phận văn phòng công ty Thép Hùng Vương áp dụng hệ thống thông tin tự động văn phòng Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin Những vai trò Các hoạt động văn Tỷ lệ chủ yếu văn phòng phần trăm phòng Liên kết quản Quản lý tài liệu Tạo lập, lưu trữ, khôi phục liên lý người kết hình ảnh tài liệu công việc dạng số hóa Liên kết Lên kế hoạch cho cá nhân đơn vị dự nhóm Thiết kế, quản lý, liên kết án nỗ lực 40% 10% tài liệu, kế hoạch lịch hoạt Nối kết tổ chức với nhóm người môi trường bên động Liên kết cá nhân nhóm Thiết lập, nhận quản lý Công nghệ thông tin hỗ trợ Quản lý tài liệu Các phần cứng phần mềm Ấn loát văn phòng Xử lý dạng số Lịch số Lịch điển tử Thư điệnt Các phần mềm làm việc theo nhóm 30% liên lạc âm số hóa với cá nhân Liên lạc Thiết bị điện thoại số Thư âm Các phần mềm làm việc theo nhóm nhóm khác Quản lý liệu cá nhân 10% nhóm Nhập quản lý liệu khách Quản lý liệu Cơ sở liệu khách hàng, theo dõi dự án, thông tin hàng, chủ cung cấp bên tổ lịch làm việc chức, cá nhân nhóm bên tổ chức Quản lý dự án Lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá, 10% điều khiển dự án Phân phối nguồn lực Các định cá nhân Quản lý dự án Các công cụ qurn lý dự án trêm máy tính Các hệ thống thông tin tự động văn phòng tên: họctruyền Quản trị 6D Hệ thống họp điện tử HệHọ thống in ấnNguyễn điện Kim ChiHệCao thống tử (Máy photocopy, thông điện tử (Phòng họp điện tử, hệ máy scan…) (Thưđiện tử, fax ) thống họp qua truyền hình…) Hệ thống xử lýảnhHệ thống quản lý văn (Quản lý văn bản, phòng (Lịch làm việcđiển tử, quản lý xử lýảnh…) nhiệm vụ…) Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng công ty thép Hùng Vương Lợi ích hạn chế xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng Lợi ích: Truyền thông hiệu Truyền thông khoảng thời gian ngắn Ví dụ hệ thống fax thưđiện tử cho phép giảm thời gian truyền thông tin, nghĩa giảm thời gian thông tin gửi từ người gửi tới người nhận, giảm thời gian kết nốiđiện thoại, giảm thời gian lặp lại gọi, tránh khả người nhận chưa sẵn sàng nhận thông tin Ngoài HTTT tự động văn phòng cho phép loại bỏ việc thất lạc thư trình gửi chậm trễ thông tin đường dây điện thoại bị bận, việc thường xuyên xảy trướcđây Hạn chế: Chi phí cho phần cứng HTTT tự động văn phòng lớn Người sử dụngít có khả trực tiếp quan sát vai trò môi trường công việc Chẳng hạn biến người thư ký thành người biết cóđánh máy, không tiếp xúc với người khác làm việc tổ chức - Việc dễ sử dụng khó bảo đảm an toàn thông tin gây số vấn đề doanh nghiệp Đôi người sử dụng nhận quảng cáo thông tin không yêu cầu gây gián đoạn cho công việc họ Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin 2.2.2 Các hệ thống thông tin chức công ty thép Hùng Vương: HỆ THỐNG THÔNG TIN Sản xuất: Marketing Tài Kế toán Nhân lực Trong đó: Hệ thống thông tin sản xuất gồm hoạt động: Thiết kế máy tính, Điều khiển sản xuất máy tính, quản lý vật tư, Lên kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, Kiểm soát trình, Mua hàng nhận hàng, Robotic… Hệ thống thông tin Marketinggồm hoạt động: Quảng cáo khuếch trương sản phẩm, Quản lý Marketting, Nghiên cứu thị trường, Quản lý sản phẩm, Quản lý bán hàng, Quá trình đặt hàng… Hệ thống thông tin Tài gồm hoạt động: Lập ngân sách vốn, Quản lý tiền mặt, Quản lý tín dụng, Dự báo ài chính, Phân tích tài chính, Phân tích nhu cầu tài chính… Hệ thống thông tin Kế toán gồm hoạt động: Kế toán khoản phải trả, Kiểm toán, Các khoản phải trả, Lập ngân sách, Kế toán chi phí, Sổ cái, Danh sách trả lương, Kế toán thuế… Hệ thống thông tin Nhân lực gồm hoạt động: Phân tích bồi thường, Bồi dưỡng kỹ người lao động, Lưu trữ liệu nhân sự… 2.2.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ định: Các hệ thống máy tính cấp quản lý tổ chức cho phép tổng hợp liệu phân tích liệu qua mô hình phức tạp để hỗ trợ cho định dạng cấu trúc nửa cấu trúc gọi hệ thống thông tin hỗ trợ định Công ty xi măng Hải Phòngđã sử dụng công cụ Excel hỗ trợ quyếtđịnh Dướiđây Báo cáo kết kinh doanh công ty ba năm 2011, 2012,2013, công ty sử dụng công cụ Execl để tính toánchỉ tiêu kinh tế cần thiết, từđóđưa đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Tổng hợp số liệu năm 2011, 2012, 2013 Người nộp thuế: Công ty thép Hùng Vương Mã số thuế: 0200133217 Địa trụ sở: Tràng Duệ - Lê Lợi – An Dương - Hải Phòng Điện thoại: 84-031-3873624Fax: Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ M ã 01 84-031-3873625 Năm 2011 Năm 2012 28294025000 32857025000 Năm 2013 33913543600 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 32560000 23000000 72450000 Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 28261465000 32834025000 33841093600 Giá vốn hàng bán 11 15450680354 18945390650 20470650870 Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ ( 20= 10- 11 ) 20 12810784646 13888634350 13370442730 Doanh thu hoạt động tài 21 350537600 860875540 1060374360 Chi phí tài 22 357202752 667489200 1117589270 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 64296495 120148056 201166069 Chi phí bán hàng 24 980947290 1205853750 2105860550 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 5980460500 6010580980 6120650700 10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 30= 20 + ( 21- 22) – ( 2425) 30 5842711704 6865585960 5086716570 11 Thu nhập khác 31 30500000 35000000 56870670 12 Chi phí khác 32 12789000 22890000 30678900 13 Lợi nhuận khác (40= 31- 32) 40 17711000 12110000 26191770 50 5860422704 6877695960 5112908340 51 1640918357 1925754869 1431614335 60 4219504347 4951941091 3681294005 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế ( 50= 30+40) 15 Thuế thu nhập doanh nghiệp ( 28%) 16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51) Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin Qua bảng số liệu ta thấy, Doanh thu năm 2011- 2013tăng từ 28.294.025.000lên 33.913.543.600đồng tương ứng với 1.98 % chứng tỏ doanh nghiệp có nhiều cố gắng để chiếm lĩnh thị phần thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có hiệu Doanh thu tài tính riêng năm 2013 1.060.374.360 đồng ,trong đó, chi phí tài tăng 1.117.589.270đồng(ứng với 5.3 % doanh thu tài chính) Chi phí tài tăng so với năm 2012 450.100.070lớn doanh thu tài năm 2013 chứng tỏ doanh nghiệp có bước chưa đắn hoạt động tài chính.Điều đặt cho ban lãnh đạo doanh nghiệp thách thức phải tìm bước phù hợp hiệu để cải thiện hoạt động tài công ty giúp tăng doanh thu thời buổi khủng hoảng kinh tế thị trường Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D Tiểu luận quản trị hệ thống thông tin KẾT LUẬN Trong trình chuyển đổi kinh tế tiến trình phát triển đất nước, chế nhà nước đổi với sách mở cửa mang lại hội thách thức cho phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm tòi, sáng tạo, hòan thiện Hệ thống thông tin quản lý nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp.Trên sở kiến thức thu nhận trong thời gian học tập trường Đại học Hải Phòng, em học hỏi số kết nghiên cứu định.Tuy nhiên, hạn chế định nên tiểu luận em không tránh khỏi thiếu sót.Em mong nhận góp ý quý báu thầy để tiểu luận em hòan thiện hơn, giúp em có kiến thức kinh nghiệm tốt công việc sau Hải Phòng, ngày 10 tháng năm 2014 Học viên: Nguyễn Kim Chi Họ tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D ... hưởng tới hệ thống - Hệ thống thường xuyên có mối quan hệ qua lại với môi trường Giới thiệu chung hệ thống thông tin: 2.1 Hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin hệ thống gồm yếu tố quan hệ với... quản trị hệ thống thông tin CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.Khái quát chung chung thông tin quản lí doanh nghiệp 1.1 Thông tin góc độ quản trị: 1.1.1 Thông tin liệu: Thông. .. thông tin, thiếu hai thông tin hướng thực té ý nghĩa thông tin - Mỗi thông tin có vật mang tin nội dung thông tin, ý nghĩa thông tin: Vật mang tin hình thức vật lý cụ thể thông tin Nội dung thông