Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - ThS. Thái Kim Phụng

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - ThS. Thái Kim Phụng

Nội Dung

 Khung hệ thống công việc (Work system

Framework)

 Các thành phần trong hệ thống công việc

 Nguyên tắc của hệ thống công việc

 Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ

thống thông tin

 Sự cần thiết có một quan điểm cân đối về hệ

thống

 Các biến thực hiện có liên quan đến các yếu tố

của hệ thống công việc

Khung hệ thống công việc

(Work system Framework)

 Công việc là sự vận dụng các nguồn lực con

người và vật lý như thiết bị, thời gian, các nổ lực

và tiền bạc để tạo ra các sản phẩm hay dịch vụ

cho các khách hàng trong hoặc ngoài doanh

nghiệp

 Khung phân tích lấy công việc là trung tâm kết

hợp ý tưởng từ nhiều nguồn bao gồm quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management), Cải tổ qui trình kinh doanh (Business process

reendineering) và lý thuyết hệ thống.

Khung hệ thống công việc

(Work system Framework)

Khái niệm hệ thống công việc

Hệ thống công việc là một hệ thống trong

đó con người và/hoặc máy móc thực hiện

một quy trình thực hiện công việc, sử

dụng các nguồn lực để tạo ra các sản phẩm

hoặc dịch vụ cho các khách hàng bên trong

hoặc bên ngoài.

• Người thực hiện

• Thông tin và công nghệ được sử dụng

VD: Dell Computer

Các thành phần của một hệ thống công việc

 Khách hàng: những người trực tiếp nhận và sử

dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch vụ được tạo

ra bởi hệ thống công việc.

 Khách hàng bên ngoài: các cá nhân hoặc đại

diện của các công ty khác hoặc các tổ chức chính phủ (Lý do để doanh nghiệp tồn tại)

 Khách hàng bên trong: làm việc cho doanh

nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc

khác (Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp)

Những khách hàng khác nhau với các mối quan tâm khác nhau

Tự phục vụ - Chuyển đổi khách hàng thành đối tác

Các thành phần của hệ thống công việc

 Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các

yếu tố mang tính vật lý, thông tin, và dịch vụ

mà hệ thống công việc tạo ra cho các khách hàng của nó.

Các thành phần của hệ thống công

việc

 Quy trình nghiệp vụ: là một tập các bước công việc

hoặc hoạt động có liên quan tới việc thực hiện hệ thống công việc

• Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc

• Có các yếu tố đầu vào và đầu ra

• Là một hệ thống chính thống

• Có thể không hoàn toàn có cấu trúc

• Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống công việc

• Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm: Mức độ cấu trúc, Mức độ phối hợp, Tính phức tạp, Nhịp độ, Mức độ phụ thuộc vào máy móc

Mức độ cấu trúc

 Các nhiệm vụ có cấu trúc (structured task)

• Các thông tin cần thiết được biết rất rõ

• Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin rõ ràng

• Dạng thông tin mong đợi được biết rõ ràng

• Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có tính lặp lại

• Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một cách chính xác

• Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ có thể được

đo đạc một cách chính xác

• VD: Hệ thống ATM

• Các quyết định có xu hướng được hình

thành dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận,

thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính

• VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh cho trang bìa một tạp chí

Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu

trúc của việc thực hiện nghiệp vụ

Mức độ cấu trúc

được gia tăng

Xu hướng tăng mức độ cấu trúc Ví dụ

Kiểm soát các bước công việc

Cung cấp hướng dẫn cho các bước công việc mà con người đang thực hiện

Hệ thống xét duyệt cho vay ở ngân hàng dựa trên các dữ liệu đã được khai báo

Thấp: Truy cập

thông tin Sử dụng các mô hình đánh giá hoặc tối ưu hóa quyết định

Cung cấp các công cụ đặc biệt để giúp hoàn thành công việc

Cung cấp thông tin đã được lọc định dạng, và tổng hợp sao cho có tính

Sử dụng các chương trình thiết kế có sử dụng máy tính.HTTT sử dụng cho các nhà quản lý

Điện thoại, bảng tính, và các chương trình xử lý văn bản

Qui trình kinh doanh chức năng chéo (Cross-Functional Business Processes): Qui trình xử lý đơn hàng

Biểu thị các thao tác xử lý bằng máy tính, bao gồm cả việc yêu cầu và cập nhật tập tin.

Nhập liệu bằng tay Biểu thị nhập liệu bằng máy tính hoặc bằng các thiết bị nhập liệu khác.

Xử lý bằng tay

Biểu thị việc chuẩn bị tài liệu, ký tài liệu và các thao tác xử lý dữ liệu bằng tay khác.

Màn hình Biểu thị các thao tác và các thông tin hiển thị trên màn hình máy tính.

Biểu thị việc lưu tài liệu bằng giấy.

Dữ liệu Biểu thị việc lưu dữ liệu vào đĩa từ.

Biểu thị việc lưu dữ liệu vào băng từ.

Biểu thị việc tổng kết lô hoặc bất kỳ một

Biểu thị điểm kết nối trên cùng một trang Sử dụng ký

tự A, B, C để xác định các nút liên quan.

Biểu thị điểm kết nối sang trang Sử dụng ký tự A, B, C

để xác định các nút liên quan.

Biểu thị hướng đi của lưu đồ

Biểu thị độ trễ của tiến trình tiếp theo Chẳng hạn, chờ việc kiểm lỗi hoàn tất, xử lý định kỳ

Biểu thị việc so sánh, đối chiếu

Đơn hàng

KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN ĐƠN HÀNG KIỂM TRA TÍN DỤNG KHO HÀNG LẬP HOÁ ĐƠN

Đơn hàng

chuẩn bi mẫu đơn 1

2 3

4 mẫu đơn công ty

2 3 4

5 mẫu đơn công ty

định giá đơn hàng theo bgiá

T customer #

2 3 4

5 mẫu đơn công ty

tính toán và ktra tdụng

kiểm tra và gởi đi

1 mẫu đơn công ty

2 mẫu đơn công ty

T

đhàng khg được cnhận

GĐ KTRA TDỤNG

3 mẫu đơn công ty

T customer #

3 mẫu đơn công ty

chọn hhoá, nhập slg, phxuất

4 mẫu đơn công ty

1 2 phxuất

BÔ PHẬN ĐÓNG &

GỞI

3 mẫu đơn công ty

hhoá

đhg thỏa

order #

3 mẫu đơn công ty

đhg khg thỏa

T date #

order #

1 phxuất

chuẩn bị hđơn thtoán

phxuất

1

3 hđơn

TÀI KHOẢN

Các thành phần của hệ thống công việc

Đối tượng tham gia: những người thực hiện

các bước công việc trong một quy trình thực hiện công việc

• Sự khác biệt giữa đối tượng tham gia

trong hệ thống làm việc và những người

sử dụng CNTT

• Tập trung vào những lĩnh vực có liên quan đến công việc >< hệ thống thông tin

Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin

Các dạng thông tin chủ yếu trong doanh

nghiệp

 Thông tin chiến lược

• Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp

• Thông tin về tiềm năng của thị trường,

cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công

Các thành phần của hệ thống công việc –

Thông tin

 Thông tin chiến thuật

• Sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là

mối quan tâm của các phòng ban.

• VD: Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất.

 Thông tin điều hành, tác nghiệp

• Sử dụng cho những công việc ngắn hạn

• VD: Thông tin về số lượng chứng khoán,

Các thành phần của hệ thống công việc – Thông tin

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

thường kỳ của doanh nghiệp

Kiến trúc thông tin trong doanh nghiệp

Các thành phần của hệ thống công việc – Công nghệ

 Công nghệ: bao gồm phần cứng, phần mềm,

và những công cụ khác và các thiết bị được

sử dụng bởi các đối tác trong quy trình thực hiện công việc của họ

 Công nghệ thông tin (CNTT) là máy tính, các

thiết bị truyền thông và các phần mềm

 CNTT không có ảnh hưởng ngoại trừ khi nó được sử dụng trong quy trình thực hiện công việc

Các thành phần của hệ thống công việc – hiện trạng

 Hiện trạng: Môi trường tổ chức, cạnh tranh,

Các thành phần của hệ thống thông tin –

Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng: các nguồn lực về kỹ thuật và

con người mà hệ thống công việc sử dụng và phụ thuộc vào đó

 Những nguồn lực này tồn tại và được quản lý

bên ngoài hệ thống làm việc

 VD: CSDL chia sẻ, mạng máy tính, tổ chức hỗ trợ và đào tạo

 Cơ sở hạ tầng cần được điều hành và quản lý tương tự như một hệ thống làm việc

Công nghệ và cơ sở hạ tầng

Phân biệt

 Cơ sở hạ tầng

• Nó được chia sẻ giữa nhiều hệ thống làm việc

• Nó được làm chủ/quản lý bởi một chủ thể tập trung

• Các chi tiết được che dấu đối với người sử dụng

 Không thuộc về cơ sở hạ tầng

• Được làm chủ & quản lý bên trong hệ thống làm việc

• Người sử dụng có thể nắm rõ về các chi tiết kỹ thuật

Cơ sở hạ tầng thông tin

 Thông tin đã mã hóa được chia sẻ trong doanh nghiệp

 Việc chia sẻ ở mức độ cao dạng thông tin này vẫn còn khá hiếm

Sự cân đối giữa các thành phần của hệ

Nguyên tắc của hệ thống công việc

Mối quan hệ giữa hệ thống công việc

và hệ thống thông tin

Phân biệt HTTT và hệ thống công việc mà

nó hỗ trợ

việc không thuộc về HTTT mà

nó hỗ trợ

Máy quét mã vạch & máy tính

xác định các loại hàng được

bán & lập hóa đơn

Tính tiền cho khách Thiết lập mối quan hệ cá nhân

với khách hàng, đặt hàng vào túi xách

Hệ thống đăng ký của các

trường đại học cho phép sinh

viên đăng ký các môn học

Đăng ký các lớp học Quyết định các môn học sẽ lấy &

các lớp sẽ theo học để có một kế hoạch hàng tuần hợp lý

Hệ thống xử lý văn bản sử

dụng để gõ và sửa chữa các

văn bản

Viết một cuốn sách Quyết định sẽ nói gì trong sách &

nói như thế nào

Nói chuyện với những người khác để hiểu rõ cái gì đang diễn ra

Sự cần thiết có một quan điểm cân đối về hệ thống

Các biến thực hiện có liên quan đến các yếu tố của hệ thống công việc