GT Excel 2003

TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1. GIỚI THIỆU Microsoft Excel là một hệ chương trình xử lý Bảng tính điện tử rất đa dạng, tiện lợi và thông dụng. Các nhiệm vụ chính của MS Excel: Tính toán (cộng, trừ, nhân, chia,…v v ) Thống kê số liệu nhờ các chức năng của Hàm (Function).  Khởi động: C1: Vào nút Start\ Program\ Microsoft Office\ Microsoft Excel 2003. C2: Nhấp kép chuột vào biểu tượng Microsoft Excel ngoài màn hình nền Desktop.  Thoát khỏi Excel: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4 Cách 2: Chọn menu File\ Exit Cách 3: Click chuột tại nút Close (X)  Giao diện Excel: ⇒ Mặc nhiên trong Workbook có sẵn 3 Sheet, muốn thay đổi số Sheet mặc nhiên này. Vào menu Tools\ Options\ General. - Tại Sheet in new workbook: khai báo số Sheet mặc nhiên trong Workbook. - Tại Standard font: chọn font chữ mặc nhiên cho các ô trong Workbook. - Tại Size: chọn cỡ chữ mặc nhiên cho các ô trong Workbook. 1 Thanh công cụ Formatting Thanh công cụ Standard Thanh công thức( Formular) Formatting Thanh Menu lệnh Tên Sheet Thanh cuộn ngang Thanh cuộn dọc TIN HỌC HỮU TUẤN ⇒ Bảng tính điện tử (Worksheet) của Excel là một bảng tính có kích thước lớn gồm 256 CỘT (Column) được kí hiệu là A,B,C…Z; AA, AB,AC…AZ,…đến IV… và 65536 HÀNG (Row) được ký hiệu từ 1 đến 65536. Lập thành những đơn vò nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu gọi là Ô (Cell). ⇒ Cũng như ở những cửa sổ khác, Excel gồm có: thanh tiêu đề (Title bar), thanh menu lệnh (Menu bar), thanh công cụ (Toolbar), thanh trạng thái (Status bar). Ngoài ra còn có thêm thanh công cụ đònh dạng (Formatting Toolbar), thanh công thức (Formula Bar), cửa sổ tập bảng tính (Workbook Windows). ⇒ Các thao tác trên Sheet - Đặt lại tên Sheet: vào menu Format\ Sheet\ Rename, gõ tên mới. - Chèn thêm Sheet: vào menu Insert\ Worksheet. - Xoá Sheet: vào menu Edit\ Delete Sheet. - Di chuyển Sheet: click chuột vào tên Sheet rồi di chuyển đi. - Seo chép Sheet: nhấn giữ phím Ctrl trong khi di chuyển. Chú ý: ta có thể click phải chuột vào tên Sheet rồi chọn lệnh: Rename, Insert, Delete để thực hiện các thao tác trên. 2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN  Di chuyển con trỏ ô: - Sử dụng chuột: Dùng chuột tác động lên 2 thanh trượt sao cho ô cần chuyển đến hiện ra trong khung cửa sổ rồi click chuột tại ô này. - Sử dụng phím: Dùng các phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, trái, phải. Hoặc dùng phím Enter để di chuyển xuống.  Nhập dữ liệu cho ô: - Đặt dấu nháy tại ô muốn nhập dữ liệu, nhập dữ liệu cho ô có con trỏ  Sửõa dữ liệu ô: - Đặt con trỏ tại ô cần sửa, nhấn phím F2, hoặc Click chuột trên thanh công thức, hoặc click kép chuột tại ô cần sửa để chuyển sang chế độ hiệu chỉnh dữ liệu.  Xóa dữ liệu ô: - Đặt con trỏ tại ô muốn xoá, nhấn phím Delete. - Nếu muốn xoá dữ liệu một khối ô, thì bôi đen chọn khối và nhấn phím Delete.  Thay đổi kích thước các cột bằng nhau: - Tô khối các cột muốn thay đổi, chọn Format\ Columns\ Width… xuất hiện hộp thoại, tại khung Column Width nhập độ lớn rồi chọn OK. Chú ý: Thay đổi kích thước của hàng cũng tượng tự , chỉ thay Columns thành Rows.  Chèn thêm cột: - Chọn (các) cột muốn chèn thêm. - Vào Insert\ Columns, Hoặc nháy phải chuột tại khối cột chọn Insert.  Xóa cột: - Chọn (các) cột muốn xóa, chọn Edit\ Delete…, hoặc nháy phải chuột chọn Delete.  Ẩn cột: - Chọn (các) cột cần ẩn. - Chọn menu lệnh Format\ Column\ Hide  Hiện cột: - Chọn khối ngang qua các cột đã ẩn 2 TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 - Chọn menu lệnh Format\ Column\ Unhide Chú ý: Đối với ẩn hoặc hiện hàng thì cũng tương tự , chỉ thay Column thành Row.  Chèn thêm hàng: - Chọn (các) hàng muốn chèn thêm. - Vào Insert\ Rows, Hoặc nháy phải chuột tại khối hàng chọn Insert.  Xóa hàng: - Chọn hàng muốn xóa, chọn Edit\ Delete…, hoặc nháy phải chuột chọn Delete.  Đối với khối: - Khối là tập hợp từ 2 hay nhiều ô liên tiếp nhau. - Đòa chỉ khối được ghi theo cú pháp:<đòa chỉ ô góc trên bên trái : đòa chỉ ô góc dưới bên phải>. Ví dụ khối A1:C5 (đây là khối từ ô A1 tới ô C5) 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH: Ngoài cách sử dụng các công cụ có sẵn trên thanh công cu,ï còn có những cách đònh dạng khác.  Đònh dạng kí tự: Tô khối ký tự muốn đònh dạng vào Format\ Cells\ Font hoặc click phải vào bảng tính Excel chọn Format Cells….\ Font ⇒ Tại Font: chọn Font chữ . ⇒ Tại Font Style: tạo các dạng chữ (đậm, nghiêng ) ⇒ Tại Size: chọn cỡ chữ. ⇒ Tại Color: chọn màu cho chữ ⇒ Tại Normal font: chọn lại Font chữ mặc nhiên đã đònh trước đó. ⇒ Tại Underline: tạo chữ có gạch dưới ⇒ Tại Effects : tuỳ chọn. - Strikethrough: gạch ngang thân chữ. - Superscript: tạo chữ là chỉ số trên. - Subscript: tạo chữ là chỉ số dưới.  Đònh vò trí dữ liệu trong ô: - Chọn khối cần đònh dạng - Chọn Format\ Cells\ Alignment. ⇒ Tại Horizontal: Canh dữ liệu so với chiều ngang ô. ⇒ Tại Vertical: Canh dữ liệu so với chiều dọc ô. ⇒ Tại Orientation: Xoay chữ theo chiều tuỳ ý. ⇒ Tại Text control: - Wrap text: Tạo nhiều dòng trong 1 ô, hoặc có thể nhấn tổ hợp phím Alt-Enter để xuống dòng trong ô. - Shrink to fit: Đặt dữ liệu vừa đủ ô. - Merge cells: Gộp nhiều ô thành 1 ô.  Sao chép đònh dạng: Khi muốn đònh dạng các ô giống như ô đã đònh dạng trước, ta dùng chức năng sao chép đònh dạng như sau: - Chọn ô hay khối đã được đònh dạng làm mẫu. 3 TIN HỌC HỮU TUẤN - Click nút Format painter trên thanh công cụ để sao chép một lần, double click để sao chép nhiều lần. - Chọn ô hay khối muốn đònh dạng theo mẫu.  Kẻ khung: - Tô khối phần bảng tính mà bạn muốn kẻ khung. Chọn Format\ Cells\ Border. Hoặc click vào dấu mũi tên xuống tại biểu tượng Borders trên thanh công cụ.  Tô màu: - Tạo màu cho khung: Vào menu Format\ Cells\ Patterns, hoặc click chuột vào biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ, hoặc click chuột vào biểu tượng Fill Color dưới thanh Drawing. - Tạo màu cho chữ: hoặc click chuột vào biểu tượng Font Color trên thanh công cụ, hoặc click chuột vào biểu tượng Font Color dưới thanh Drawing. Chú ý: Có thể kích hoạt Format\ Cells, bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl-1. 4. DỮ LIỆU  Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): - Dữ liệu chuỗi được canh bên trái trong ô, nếu muốn nhập 1 số theo dạng chuỗi thì phải gõ dấu nháy đơn (‘) vào đầu số này. - Muốn ngắt chuỗi xuống dòng trong cùng một ô thì ta đặt dấu nháy giữa 2 chuỗi rồi nhấn Alt- Enter.  Dữ liệu kiểu số (Number): - Dữ liệu số được canh bên phải ô, thường là 1 giá trò dạng số học (số âm, dương, nguyên, thập phân), dạng phân số (5/2), dạng số khoa học (12E+08), dạng số Thập phân (15%). - Nếu giá trò số quá dài thì sẽ tự động chuyển sang dạng số khoa học, hoặc lắp đầy ô bằng các ký hiệu #. Muốn hiển thò giá trò đúng thì phải mở rộng cột. - Nếu nhập dữ liệu dạng số không đúng quy đònh thì sẽ xem là chuỗi và canh trái ô.  Dữ liệu dạng ngày (Date) – giờ (Time): - Có thể nhập theo nhiều cách nhưng tốt nhất là đúng theo dạng chuẩn được khai báo trong hộp thoại Regional Settings Properties của chương trình Contrl Panel. - Dữ liệu dạng ngày, giờ được canh bên phải trong ô. - Nếu độ rộng ô không đủ chứa dữ liệu dạng ngày giờ thì sẽ tự động lắp đầy ô bằng các ký hiệu #. Muốn hiển thò giá trò đúng thì phải mở rộng cột. - Nếu nhập dữ liệu dạng ngày, giờ mà không đúng quy đònh thì sẽ xem là chuỗi và được canh trái ô. 5. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU  Dữ liệu số: - Đònh dạng dữ liệu số có dấu phân biệt ngàn, triệu. Vào menu Format\ Cells\ Number\ Number. Chọn Use 100 Separator(.). Hoặc thêm bớt số lẻ tại khung Decimal places. Có thể sử dụng công cụ Increase Decimal và Decrrease Decimal trên thanh công cụ để thêm bớt số lẻ. - Thêm số 0 phía trước của một số. Vào menu Format\ Cells xuất hiện hôïp thoại, chọn gờ Number. Tại khung Category chọn Custom rồi click vào khung Type gõ 0.0 4 TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003  Dữ liệu ngày: - Nếu khi nhập dữ liệu ngày vào ô mà hiển thò không đúng ta phải đònh dạng lại. - Đònh dạng chọn Format\ Cells\ Number\ Date, chọn các dạng có sẵn trong mục Type - Muốn hiển thò theo ngày Việt Nam, chọn Custom\ Click vào Type gõ (dd/mm/yyyy).  Dữ liệu giờ: - Nếu khi nhập dữ liệu giờ vào ô mà hiển thò không đúng ta phải đònh dạng lại. - Đònh dạng chọn Format\ Cells\ Time\ OK, hoặc chọn Custom, click vào khung Type gõ (hh:mm:ss).  Dữ liệu tiền tệ: - Đònh dạng: Chọn Format\ Cells\ Number\ Currency. Tại Symbol chọn đơn vò tiền tệ các nước. - Muốn đònh dạng theo ý muốn, chọn Custom Click vào Type gõ #,# # 0 “chuỗi”.  Dữ liệu %: - Click vào biểu tượng Percent Style trên thanh công cụ.  Dữ liệu công thức: - Là một công thức và bắt đầu là dấu =. - Kế đến có thể là giá trò hằng, (nếu là chuỗi thì phải bao trong dấu ngoặc kép) “…”, đòa chỉ ô/ vùng hoặc tên ô/ vùng, hàm, các toán tử. - Ngoài ra dùng các kiểu toán tử nhập từ bàn phím vào để thực hiện các phép toán. Thí dụ (+ cộng); (- trừ); (* nhân); (/ chia); (& nối chuổi); (> lớn hơn); (< nhỏ hơn); (=bằng); (>= lớn hơn bằng); (<= nhỏ hơn bằng);(<> khác nhau); (^ luỹ thừa). (% lấy phần trăm);  Tạo số liên tục: - Nhập 2 số liên tục vào 2 ô (ví du:ï 1,2…hoặc 1,3…), sau đó tô khối 2 ô này click giữ và kéo chuột tại Autofrle (ô vuông nhỏ ở phía dưới bên phải) sang các ô khác. 6. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ Ô  Đòa chỉ tương đối: Là đòa chỉ bò thay đổi khi sao chép công thức đến vùng đích và sẽ biến thiên theo vò trí ô chép đến. - Ví dụ: A1, D5, E9 ….  Đòa chỉ tuyệt đối: là đòa chỉ không thay đổi khi sao chép công thức, nếu có yêu cầu sao chép công thức mà đòa chỉ ô tham chiếu trong công thức phải cố đònh. Khi muốn biến thành đòa chỉ tuyệt đối ta nhấn phím F4. - Ví dụ: B2: Đòa chỉ tương đối. $B2: Đòa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng. B$2: Đòa chỉ tương đối cột, tuyệt đối dòng. $B$2: Đòa chỉ tuyệt đối cột và dòng. (Cố đònh ô B2). $B$2 : $B$3: cố đònh từ ô B2 đến ô B3. $B$2 : $C$3: cố đònh từ ô B2 đến ô C3. Ví dụ: Đơn giá 400 5 Số Lượng Thành tiền2= $B$5 * E549 B5 E5 TIN HỌC HỮU TUẤN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 = $A3*B$2 2 3 4 7. ĐỊNH DẠNG LẠI CÁC THÔNG SỐ: Do phần mềm MS Excel được viết cho các nước trên toàn thế giới sử dụng, do đó mỗi nước có cách đònh dạng ngày tháng năm và có sự phân chia trong cách sử dụng hàm riêng Do phần mềm MS Excel được viết cho các nước trên toàn thế giới sử dụng, do đó mỗi nước có cách đònh dạng ngày tháng năm và có sự phân chia trong cách sử dụng hàm riêng  chúng ta phải đònh dạng lại. - Ví dụ : • Theo cách viết ngày tháng của Mỹ là: tháng/ngày/năm (mm/dd/yyyy). • Theo cách viết ngày tháng của Việt Nam là: ngày/tháng/năm (dd/mm/yyyy). Như vậy chúng ta không đònh dạng lại thì khi nhập dạng dữ liệu ngày tháng năm chúng ta sẽ gặp rất nhiều trở ngại.  Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Vào menu Start/Settings/Control Panel/Double Click nút trái chuột\chọn Regional Options. ta được màn hình sau: Bước 2: Chọn gờ lớp Customize Bước 3: Kích chuột chọn thẻ Date: Kích chuột vào hộp Short date style và sửa lại : dd/mm/yyyy (kiểu Việt Nam). Bước 4: (Sửa lại sự phân cách giữa các tham số) Kích chuột chọn gờ lớp Number: 6 Sự phân cách giữ các tham số: Sữa lại thành dấu phẩy, hoặc chấm phẩy “;” tuỳ ý. Ký hiệu thập phân: Sữa lại thành dấu chấm. B2 A3 TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 8. CÁC THAO TÁC VỚI TỆP: a. Mở tệp mới: C1: Vào Menu File/New thì Excel sẽ mở hộp thoại New cho phép chọn 1 khuôn mẫu tuỳ ý rồi O.K C2: Nhấn tổ hợp phím CTRL + N hoặc kích chuột chọn biểu tượng New trên thanh công cụ. b. Lưu tệp hiện hành thành một file. B1: Vào Menu File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc F12 hoặc kích chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ. Xuất hiện hộp thoại: B2 Tại Save in: Chọn ổ đóa hoặc thư mục để lưu file. c. Mở một tệp đã có sẳn. B1: Vào Menu File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc kichs chọn biểu tượng Open trên thanh công cụ. Xuất hiện hộp thoại: 7 Bước 3: Đánh tên tệp tin vào khung File Name.Sau đó kích chọn Save Tìm đường dẫn chứa tệp tin cần mở. Rồi kích chọn Open TIN HOÏC HÖÕU TUAÁN 8 TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 Chương 2 : SỬ DỤNG HÀM (FUNCTION) A. GIỚI THIỆU: Hàm là một đoạn chương trình được soạn sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu tính toán chuyên biệt. Tại ô thực hiện, hàm sẽ cho kết quả là một giá trò, một chuỗi hoặc một thông báo lỗi. Dạng thức tổng quát của hàm như sau: TÊN HÀM (tham số 1, tham số 2,……, tham số n) • Tên hàm không phân biệt chữ chữ hoa hay chữ thường. • Nếu hàm đứng ở vò trí đầu công thức thì phải có dấu bằng (=) đặt phía trước. • Các tham số có thể là các trò số, các ô, hoặc khối. Mỗi tham số phải được phân cách với nhau bằng dấu bằng dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;” (Do sự chỉ đònh trong chương trình Control Panel tại mục List Separator trong Regional Settings). B. MỘT SỐ HÀM TÍNH TOÁN TRONG EXCEL HÀM SUM, AVERAGE, SUMIF, ROUND, INT, MOD, RANK, IF, AND, OR, NOT. 1. Hàm SUM: a. Cú pháp: = SUM(khối)↵ b. Tác dụng: Tính tổng các trò số trong khối. Ví dụ: Hình 1 Yêu cầu: Tính Tổng điểm các môn vàđặt vào các ô phía dưới.(Hình 1). • Tổng điểm TOÁN: tại ô C10: = SUM(C3:C9)↵ → 48 • Tổng điểm LÝ: tại ô D10: = SUM(D3:D9)↵ → 52 • Tổng điểm HO: tại ô E10: = SUM(E3:E9)↵ → 51 2. Hàm AVERAGE: a. Cú pháp: = AVERAGE (khối)↵ b. Tác dụng: Tính trung bình cộng của một khối. Ví dụ: Tính ĐIỂM TB của 3 môn học và tính tổng các cột trung bình phía dưới. (Hình 1). • Tại ô F3: =AVERAGE(C3:E3)↵ → 9.3333333 • Tại ô C11: =AVERAGE(C3:C9)↵ → 6.85714 • Tại ô D11: =AVERAGE(D3:D9)↵ → 7.42857 • Tại ô E11: =AVERAGE(E3:E9)↵ → 7.285714 9 TIN HỌC HỮU TUẤN 3. Hàm SUMIF: a. Cú pháp: = SUMIF(khối chứa điều kiện; “điều kiện”; khối tính tổng)↵ b. Tác dụng: Tính tổng của một khối theo điều kiện nào đó. Ví dụ: Tính tổng ĐIỂM TB của những người sinh năm 1983 (đk: năm “1983”). Tại ô F12: =SUMIF(B3:B9;1983;F3:F9)↵ → 12.3333 4. Hàm ROUND: a. Cú pháp: = ROUND(X; n)↵ b. Tác dụng: Làm tròn trò số X đến n vò trí chỉ đònh từ cột hàng đơn vò. • n > 0 : làm tròn qua bên phải n vò trí tính từ cột hàng đơn vò. • n < 0 : làm tròn qua bên trái n vò trí tính từ cột hàng đơn vò. • n = 0 : làm tròn đến cột hàng đơn vò(không lấy số lẻ). Ví dụ: = ROUND(12345.654;2)↵ → 12345.65 = ROUND(12345.654;1)↵ → 12345.7 = ROUND(12345.654;0)↵ → 12346 = ROUND(12345.654;-1)↵ → 12350 = ROUND(12345.654;-2)↵ → 12300 5. Hàm INT: a. Cú pháp: = INT(X)↵ b. Tác dụng: Lấy kết quả là phần nguyên của trò số X. Ví dụ: = Int(1234.564)↵ → 1234 = Int(9/4)↵ → 2 = Int(38/7)↵ → 5 6. Hàm MOD: a. Cú pháp: = MOD(X; Y)↵ b. Tác dụng: Lấy kết quả là phần dư của phép chia X cho Y. (X là số bò chia, Y là số chia). Ví dụ: = MOD(30;7)↵ → 2 = MOD(20;7)↵ → 6 7. Hàm RANK: a. Cú pháp: = RANK(đối tượng;khối xét; cách dò 0 hoặc 1)↵ b. Tác dụng: Xếp thứ hạng của đối tượng trong một khối xét. • Nếu cách dò là 0 thì thứ bậc được xếp theo trò số giảm dần (trò lớn xếp hạng 1, trò nhỏ xếp hạng cuối). • Nếu cách dò là 1 thì thứ bậc được xếp ngược lại(trò lớn xếp hạng cuối, trò nhỏ xếp hạng1) Ví dụ: Từ hình 1 ở trên, dựa vào Điểm TB xếp hạng cho các học sinh tại cột XẾP HẠNG. Điểm lớn nhất thì xếp hạng 1. Từ ô G3: = RANK(F3; $F$3:$F$9; 0)↵ → 1 Thì kết quả người đầu tiên là thứ 1 vì Diểm TB lớn nhất (9.33333). 10 [...]... đồ được tạo nằm trên một sheet mới Biểu đồ được tạo nằm trên sheet đang làm việc 34 TIN HỌC HỮU TUẤN Chương 5: GT EXCEL 2003 SƠ LƯC VỀ IN ẤN TRONG EXCEL I Thiết lập vùng dữ liệu cần in Bôi đen vùng cần in: File / Print Area / Set Print Area Xóa vùng: File / print Area / Clear print area Trong Excel ta có thể in cả tập tin bảng tính (work book), hoặc từng bảng tính (worksheet) hoặc một bảng tính đã chỉ... GIÁ TRỊ SẢ N LƯ N G CÁC XÍ NGHIỆP Title Tên đồ thò TRIỆU ĐỒNG 500 400 XN1 300 XN2 200 XN3 100 0 Value (Y) axis (giá trò cột Y) 1999 2000 2001 2002 2003 NĂM Legend Bảng chú thích CATEGory (X) axis Giá trò cột X Để vẽ đồ thò : 32 TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 Insert / Chart / Chọn Kiểu Đồ Thò / Next / Data Range : Vùng dữ liệu Chọn thẻ : Series Chọn Next: Khai báo theo yêu cầu bài làm 33 TIN HỌC HỮU...TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 8 Hàm IF: a Cú pháp: = IF(điều kiện ; giá trò đúng; giá trò sai)↵ b Tác dụng: Nếu điều kiện đúng, trả về giá trò đúng, ngược lại trả về giá trò sai Chú ý: Có thể dùng hàm IF này lồng trong hàm IF khác để có hơn 2 điều kiện, nhưng giới hạn của Excel là chỉ được sử dụng tối đa là 8 hàm IF lồng vào nhau Ví dụ 1: ( Hàm... =MAX(E7:E14) ⇒ Tại ô E17: =MIN(E7:E14) ⇒ Tại ôâ E18: = COUNTIF(E7:E14; “>=9”)Đếm các số ô có ĐIỂM TB >= 9 ⇒ Tại ô E19: = COUNTIF(E7:E14; “ . H7 > =9: GIỎI; Nếu H7<9 > =7: KHÁ; Nếu H7<7 > =5: TRUNG BÌNH; Nếu<5: KÉM ⇒ Công thức ô J7: =IF(H7 > =9; “GIỎI”;IF(H7 > =7; “KHÁ”;IF(H7 > =5;. TIN HỌC HỮU TUẤN GT EXCEL 2003 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1. GIỚI THIỆU Microsoft Excel là một hệ chương trình xử lý Bảng tính