I. Sơ lược về cơ sở dữ liệu ( Database) : Khái niệm:
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thơng tin được tổ chức và sắp xếp theo một cấu trúc nhất định trong một bảng tính gồm nhiều cột và nhiều dịng, trong đĩ:
⇒ Một cột là một vùng tin hoặc trường ( Field)
⇒ Một dịng là mẫu tin ( Record).
Dịng đầu tiên chứa tên vùng tin ( Field Name) gọi là Header Row ( Tiêu đề dịng).
Chú ý:
Tên cột phải là dữ liệu chuỗi.
Phía trên dịng Header Row nên cĩ ít nhất một dịng trống. Trong vùng dữ liệu khơng nên cĩ dịng trống.
Ví dụ: Cĩ Cơ Sở Dữ Liệu
II. Một số chức năng quản lý của cơ sở dữ liệu: a) Sắp xếp CSDL (Sort) :
Đưa con trỏ vào ơ cơ sở dữ liệu.
Chọn Data, Sort: Xuất hiện hộp thoại Sort. My data range has:
Header Row: Xác định cĩ dịng tên vùng tin trong vùng dữ liệu. No Heard Row: Xác định khơng cĩ dịng tên vùng tin trong vùng dữ liệu.
Lưu ý:
Cĩ thể dùng cơng cụ Sort Ascending (Tăng dần) và Sort Descending (Giảm dần). Trên thanh cơng cụ để sắp xếp nhanh bằng cách đưa con trỏ vào ơ của cột dùng làm khĩa sắp xếp rồi Click vào các cơng cụ trên.
Filed
b) Trích lọc các mẫu tin thỏa điều kiện cho trước:
⇒ Dùng chức năng Auto Filter Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu.
Chọn Data / Filter / Auto Filter : Vùng dữ liệu chuyển thành dạng sau.
Muốn lọc các mẫu tin theo điều kiện nào:
Click vào mũi tên bên phải vùng tin của Field đĩ và chọn mẫu tin làm điều kiện trích lọc trên danh sách tải xuống. Khi đĩ các mẫu tin khơng thỏa điều kiện vừa chọn sẽ bị chen khuất, chỉ cịn lại mẫu tin thỏa điều kiện đã chọn.
Chọn:
All: Lấy lại tất cả các mẫu tin.
Custom: Để trích lọc các mẫu tin trong khoảng điều kiện cho từng Field.
Ví dụ: Lọc những mẫu tin cĩ điểm cộng trong khoảng từ 14 đến 18:
Sắp xếp chính (Khĩa tiêu chuẩn) Nếu sắp chính trùng (Chọn khĩa phụ nếu cần) Tăng dần A Z Giảm dần Z A
Ý nghĩa các thơng số: Bằng Khơng bằng Lớn hơn Lớn hơn hoặc bằng Nhỏ hơn Nhỏ hơn hoặc bằng Bắt đầu với Khơng bắt với Kết thúc với Khơng kết thúc với Bao gồm Khơng bao gồm Hủy Bỏ Việc Trích Lọc:
Chọn lại Data / Filter / Auto Filter.
Để hiện lại tất cả các mẫu tin ban đầu, Chọn Data / Filter / Show All.
⇒ Dùng chức năng Advanced Filter:
Với cách này, phải xác định vùng điều kiện ( Criteria ) và vùng chứa kết quả ( Extract). Các bước thực hiện để rút trích với Advanced filter:
Tạo vùng điều kiện theo cấu trúc sau:
Dịng đầu: chứa tên các vùng tin (Field name) dùng làm điều kiện. Một hoặc nhiều dịng kế tiếp: Để nhập các điều kiện trích lọc.
Ví dụ: Trích lọc những người cĩ lương căn bản từ 1000000 đơng trở lên.
Lương CB >=1000000 Chọn phép tốn so sánh Chọn phép tốn lý luận Chọn giá trị cần so sánh Equals
Does Not equal Is greater than
Is greater than or equal to Is less than
Is less than or equal to Begins with
Does not begin with End with
Does not end with Contains
Một số ví dụ tạo điều kiện:
1- Trích lọc những mẫu tin cĩ tên bắt đầu bằng chữ T:
2- Trích những mẫu tin cĩ tên bắt đầu bằng chữ M và Lương >= 100000. Tạo điều kiện sau:
Tên Lương
M* >=100000
3- Trích những mẫu tin cĩ lương từ 1000000 đến 14000000. tạo bảng điều kiện sau:
Lương Lương
>=1000000 <=140000
4- Trích những mẫu tin cĩ chức vụ KS hay NV. Tạo bảng điều kiện sau: Tên T* Tên T* Tên T* CHỨC VỤ KS NV CHỨC VỤ CHỨC VỤ KS NV Trích lọc mẫu tin tại
ngay vùng khai thác Xuất các mẫu tin trích