CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ

MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau qua quá trì

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

TRONG QUẢN TRỊ

Dẫn đến

Đạt đ ợc mục đích

Định h ớng,

động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng đ

ợc hoàn thành

nh trong kế hoạch

Lập kế hoạch Tổ chức Điều phối Kiểm tra

 Khái niệm về công tác tổ chức

 Nội dung của công tác tổ chức

KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

 Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với

nhau một cách có ý thức

 Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều người cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung.

 Phân công lao động

 Phân chia có hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể.

 Hệ thống thứ bậc quyền lực

 Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người

khác Sự phối hợp nỗ lực của các thành viên sẽ trở nên rất khó khăn nếu không có hệ thống thứ bậc rõ ràng.

•Hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết

•Xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các

MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC

 Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau qua quá trình thực hiện các mục tiêu tổ chức

 Phân chia công việc chung tổng thể thành các việc cụ thể

 Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho cá nhân và bộ phận thực hiện

 Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc

 Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và các phòng ban

 Thiết lập sự phân quyền chính thức

 Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức

MỤC TIÊU CỦA CT TỔ CHỨC

Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi

cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

NGUYÊN TẮC CỦA CT TỔ CHỨC

 Nguyên tắc Thống nhất chỉ huy:

 Nguyên tắc Gắn với mục tiêu

 Nguyên tắc Hiệu quả

 Nguyên tắc Cân đối

 Nguyên tắc Linh hoạt

 Chức năng Tổ chức có ba nội dung chính:

 Tổ chức cơ cấu: Tổ chức cơ cấu:

xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý

• Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rõ ràng, nhằm tạo một môi trường nội bộ thuận lợi

cho sự thực hiện mục tiêu chung của tổ

chức

 Tổ cơ cấu phải thực hiện:

 Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau

 Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận

 Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi

thành viên

 Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể

 Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ

vọng của tổ chức đối với họ thông qua các

quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu

chuẩn về thành tích của mỗi công việc

 Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để

ta quyết định và giải quyết các vấn đề về tổ chức

MỘT SỐ HÌNH THỨC CẤU TRÚC CƠ BẢN

 Cơ cấu theo trực tuyến

 Cơ cấu theo chức năng

 Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng

 Cơ cấu theo kiểu dự án

 Cơ cấu theo ma trận

 Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất

Qu¶n lý 1

Qu¶n lý 2.2 Qu¶n lý 2.3 Qu¶n lý 2.1

Qu¶n lý 3.2 Qu¶n lý 3.3 Qu¶n lý 3.1

 Ưu điểm

 Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh  dễ dàng quy trách nhiệm cho các cấp

 Nhược điểm

 Tập trung gắng nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi họ phải có những hiểu biết sâu sắc về nhiều lĩnh vực và chuyên môn khác nhau

 Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát.

 Ứng dụng:

 Kiểu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít

 Nguyên tắc: để giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý, người ta tổ chức ra các bộ phận chức năng (phòng ban chức năng) Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc phạm vi chức năng của mình.

 Ưu điểm

 Ph ản ánh hợp lý các chức năng nhiệm vụ

 tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng

 Ti ết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo

 Tạo ra được các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

 Nguyên tắc

 là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp

vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cao.

 Quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn còn có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chuyên môn.

 CÁc đơn vị này không ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho người quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện các quy định

Qu¶n lý 1

Chøc n¨ng 2 Chøc n¨ng 3 Chøc n¨ng 1

Qu¶n lý 2.2 Qu¶n lý 2.3 Qu¶n lý 2.1

 Ưu điểm

 Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh

 Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý

 Quy định rõ trách nhiệm cho người thực hiện

 Nguyên tắc

 Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm có giá trị rất lớn và thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu dự án Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô có thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng

Qu¶n lý 1

Dù ¸n 2 Dù ¸n 3

Dù ¸n 1

 Ưu điểm

Linh hoạt trong điều động nhân sự

Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin và giao tiếp

 Nhược điểm

Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức

Có khả năng có sự không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và chiều ngang

 Ứng dụng

Phù hợp với những tổng công ty lớn được thành lập theo quyết định 90-91/CP

 Một sơ đồ tổ chức cung cấp 4 loại thông tin như

 Quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức

Xác định rõ nhiệm vụ chiến lược và các chức năng then chốt

Nghiên cứu mối quan hệ giữa các hoạt động mang tính thường lệ và các hoạt động mang tính chiến lược

Xác định những hoạt đọng quan trọng cần thiết phải thực hiện để đạt được mục đích, kết quả mong muốn

Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức năng hình thành nên nhóm của doanh nghiệp

Chọn lãnh đạo cho mỗi nhóm

CĂN CỨ HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN

 Số lượng nhân viên

 Thời gian làm việc

 Khi thực hiện xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần

đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau đây:

Tính tối u của hệ thống: đòi hỏi sự phân chia các bộ phận

trong doanh nghiệp phải đạt đ ợc sự tối u Nếu chia ra qua nhiều bộ phận thì bộ máy quản lý sẽ cồng kềnh, còn nếu

quá ít thì quy mô các bộ phận sẽ quá lớn làm cho các nhà quản lý trung gian khó kiểm soát công việc

Tính linh hoạt: đòi hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một

cách nhanh nhất

Độ tin cậy trong hoạt động: đòi hỏi khi xây dựng cơ cấu

quản lý ng ời ta phải xây dựng cơ chế để kiểm soát mỗi bộ phận trong cơ cấu để đảm bảo các hoạt động trong cơ cấu h ớng đến mục tiêu chung cũng nh thông tin do mỗi bộ phận đ

a ra là chính xác

Tính kinh tế: đòi hỏi cơ cấu phải đ ợc xây dựng sao cho chi

T Ổ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ

 Với cơ cấu đã xây dựng ra thì

 ai là người ra quyết định cho ai?

 Giữa các bộ phận có ràng buộc như thế nào?

 Quyền hạn trong tổ chức bao gồm trách nhiệm và sự chịu

trách nhiệm  khi thực thi quyền hạn, các nhà quản trị nhận trách nhiệm để hành động và chịu trách nhiệm về sự phân

công hay thất bại do hành động đó mang lại

 Khi xác định cơ cấu quyền lực cho doanh nghiệp thì có hai xu hướng

 Phân quyền

 Tập quyền

PH ÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN

 Phân quyền

là xu hướng phân chia các

quyền ra quyết định trong

quản lý Nó xảy ra khi

người quản lý cấp cao cho

hoặc một số người quản

lý chủ chốt

PH ÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN

 Không có sự phân quyền tuyệt đối vì nếu người

quản lý giao phó hết quyền lực của mình thì cương

vị quản lý của họ sẽ mất đi, vị trí bị loại bỏ và không

có cơ cấu tổ chức

 Mặc dù tồn tại hai xu hướng tuy nhiên phân quyền trong quá trình quản lý có ý nghĩa hơn

Không ai có khả năng làm được hết tất cả các việc do

không đủ nguồn lực như sức khoẻ, thời gian và trình độ

Ngoài ý nghĩa công cụ quản lý nó còn phản ánh đường lối

về tổ chức, phản ánh chính sách sử dụng lao động và đào tạo người quản lý kế cận cho DN

Sự phân quyền đem lại nhiều hiệu quả khác như phát huy

sự chủ động, nhiệt tình và sáng tạo của cấp dưới

U Ỷ QUYỀN (GIAO PHể QUYỀN LỰC)

 Uỷ quyền: là quỏ trỡnh cỏc nhà quản trị giao quyền hành

động và ra quyết định trong những phạm vi nào đú cho cấp dưới

 Mục đích:

 Sự uỷ quyền là làm cho cơ cấu tổ chức quản lý có thể vận hành đ

ợc trên thực tế Một mặt nó là công cụ quản lý đắc lực, đồng thời

 Yêu cầu ng ời đ ợc uỷ quyền sẽ cam kết hoàn thành công việc,

đảm bảo mối liên hệ giữa công việc đó với công việc khác.

U Ỷ QUYỀN (GIAO PHể QUYỀN LỰC)

 Nguyên tắc uỷ quyền:

 Uỷ quyền theo nguyên tắc bậc thang: đòi hỏi càng xuống cấp quản lý càng thấp thì sự uỷ quyền càng phải cụ thể và chi tiết.

 Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: cấp trên không đ ợc trốn tránh trách nhiệm bằng cách uỷ quyền cho cấp d ới và ng ợc lại, khi đã nhận đ ợc sự uỷ quyền thì cấp d ới phải dám ra quyết định và chịu trách nhiệm chứ không đ ợc đẩy lại cho cấp trên

 Giao quyền theo kết quả mong muốn: bản thân sự uỷ quyền chỉ là một công cụ quản lý, nó không thể thay cho toàn bộ quá trình quản

lý Sự uỷ quyền tr ớc hết và chủ yếu là thực hiện các mục tiêu cho

doanh nghiệp.

 Uỷ quyền xỏc định theo chức năng: những ng ời đ ợc uỷ quyền phải có

đủ khả năng thực hiện sự uỷ quyền theo đúng chức năng chuyên

môn Vì vậy muốn uỷ quyền có hiệu quả thì việc tr ớc tiên là việc chọn

đúng ng ời để giao nhiệm vụ cho phù hợp với công việc

 Nguyên tắc về sự t ơng xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ.

 Ủy quyền bằng văn bản y quyền bằng văn bản

 để cấp d ới hiểu rõ những nhiệm vụ mà mình cần thực hiện,

những quyền hạn mà mình có thể sử dụng và văn bản uỷ quyền

sẽ là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm trong sự uỷ quyền.

 Tin t ởng vào cấp d ới và tạo điều kiện để cấp d ới có thể suy nghĩ và hành động theo ý kiến riêng của mình.

 Chấp nhận thất bại: coi đó là chi phí đào tạo cấp d ới.

 Sẵn sàng chia sẻ: sẵn sàng giao quyền cho ng ời đ ợc ủy quyền

 Cần thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả

của sự uỷ quyền Không có sự uỷ quyền vĩnh viễn Nếu

sự uỷ quyền không có hiệu quả thì cấp trên phải thu hồi ngay quyền lực đã giao.

 Tầm hạn quản trị là số người thừa hành mà một người quản

lý có thể theo dõi và quản lý một cách có hiệu quả  tầm

kiểm soát

 Theo các nghiên cứu, người ta thường cho rằng tầm quản trị nhỏ hơn 6 là hợp lý Tuy nhiên tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý của người quản lý Phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như

 Mức độ đào tạo của nhân viên

 Sự đồng nhất của công việc

 Càng lớp và rộng về tầm quản trị, thì càng hiệu quả về thiết kế tổ

chức  giảm chi phí và thời gian

 Vd: HP cắt từ 12 lớp xuống 4 lớp, IBM spc từ 6 đến 12

TỔ CHỨC NHÂN SỰ

 Khái niệm

Nhân lực đ ợc xem là tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực

của con ng ời

Nhân lực của tổ chức là toàn bộ khả năng lao động mà tổ chức

cần và có thể huy động, sử dụng cho việc thực hiện, hoàn thành các nhiệm vụ tr ớc mắt và lâu dài

Quản lý nhân sự là những hoạt động nhằm tăng c ờng những

đóng góp có hiệu quản của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt đ ợc các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân

 C hức năng

Củng cố và duy trì đầy đủ số l ợng & chất l ợng ng ời lao động

phục vụ đòi hỏi và mục tiêu của DN

Tìm kiếm và phát triển các hình thức, ph ơng phát tốt nhất để mọi nhân viên có thể đóng góp tốt đa cho DN

Tạo cơ hội để cá nhân phát triển và tự khẳng định

 Là quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý

doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã xây dựng đ ợc

thông qua hàng loạt các hoạt động nh tuyển chọn,

đào tạo, sắp xếp, sử dụng, đánh giá, đề bạt các cá nhân trong từng vị trí của cơ cấu tổ chức quản lý.

 í nghĩa: là một khâu của quá trình quản lý mà nếu không thực hiện tốt thì cơ cấu tổ chức quản lý sẽ khó

có thể thực hiện đ ợc.

 Ngoài ra việc thực hiện tốt chức năng định biên sẽ làm tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả cán bộ

quản lý ở các cấp và thực hiện các chức năng về

lãnh đạo hay phối hợp sau này.

 Chuẩn bị và tiếp nhận nhân lực

 Phân tích và thiết kế công việc

 Lập kế hoạch nhân lực

 Tuyển dụng

 Tổ chức và sử dụng có hiệu quả nhân lực

 Phân công, tổ chức quản lý, trả công lao động, cải thiện đk lao

động;đánh giá, có hình thức khen th ởng, kỷ luật

 Xác định yêu cầu vị trí cần chọn

 Việc lựa chọn cán bộ quản lý đòi hỏi phải đ ợc tiến hành thận trọng và có căn

cứ khoa học Tr ớc tiên cần xác định rõ yêu cầu của vị trí mà doanh nghiệp

nh ng ng ời ta có thể phân theo một số chỉ tiêu d ới đây:

lựa chọn sẽ cảm thấy nhàm chán và không sử dụng hết tiềm năng của họ và ng ợc lại.

lựa chọn.

công việc nhằm sử dụng sự sáng tạo của họ.

Nguồn cán bộ quản lý

cũng phải dự trữ và duy trì nguồn cán bộ có thể sử dụng làm cán bộ

quản lý doanh nghiệp  phải xây dựng chiến l ợc cũng nh chính sách

về đào tạo cán bộ quản lý.

quản lý đ ợc liên tục, nh ng nó cũng thể hiện tiềm năng quản lý bên trong doanh nghiệp.

 Một số cá tính để chọn

 Để bổ sung kỹ năng quản lý, một số điểm cá tính của các nhà quản lý d ới đây cũng cần thiết đối với cán bộ quản lý:

ảnh h ởng với ng ời khác, đ ợc tác động đến ng ời khác và thu đ ợc kết quả thông qua những

cố gắng tập thể của cấp d ới.

để mọi ng ời có thể cộng tác với nhau nhằm thu đ ợc kết quả tốt nhất.

thông qua các buổi trao đổi, th từ, hoặc các bài phát biểu,

những kinh nghiệm trong quá khứ khi còn làm quản lý ở c ơng vị thấp hơn.