Tài liệu Chức năng kiểm tra trong quản trị ppt

KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN QUN TR HC QUN TR HC CHC NNG KIM TRA CHC NNG KIM TRA TRONG QUN TR TRONG QUN TR Dẫn đến Dẫn đến Đạt được Đạt được mục đích mục đích đề ra của đề ra của Tổ chức Tổ chức Xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai sẽ làm việc đó Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn Theo dõi các Theo dõi các hoạt động để hoạt động để chắc chắn chắc chắn rằng chúng rằng chúng được hoàn được hoàn thành như thành như trong kế trong kế hoạch hoạch Lập kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Tổ chức Điều khi n Điều khi n Kiểm tra Kiểm tra KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG TRÌNH BÀY NỘI DUNG TRÌNH BÀY  Khái niệm và phân loại  Mục đích và vai trò  Quy trình kiểm tra (Phương pháp)  Tính hiệu quả trong chức năng kiểm soát  Mô hình kiểm soát hiệu chỉnh KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN  Định nghĩa  Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự kiến  Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức  Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định trước trong việc thực hiện. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC C C ÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN ÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN  Mục đích:  Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời  Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức  Kiểm tra các người thừa hành  Kiểm tra người quản lý  Vai trò của chức năng Kiểm Soát  Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý  Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao  Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức  Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường  Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC LẬP KẾ HOẠCH LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT Tiến trình đưa ra các quyết định về mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và phân bố các nguồn lực của tổ chức Đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra Vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến Giúp duy trì, rà soát các hoạt động và kết quả thực tế Vạch ra mục tiêu và mục đích Cung cấp thông tin cần thiết, đúng thời điểm KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC LOẠI KIỂM SOÁT CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát phòng ngừa 1. Kiểm soát phòng ngừa  Nhằm làm giảm các sai lầm  có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh  Nội dung:  Định hướng và giới hạn đối với hành vi của nhân viên và nhà quản trị bằng cách ban hành các quy định nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực 2. Kiểm soát hiệu chỉnh 2. Kiểm soát hiệu chỉnh  Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra.  Ví dụ: như quản lý không lưu 3. Kiểm soát phản hồi 3. Kiểm soát phản hồi  Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra  cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên  Vd: kiểm tra kiểm toán KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ĐẦU VÀO ĐẦU VÀO (Inputs) (Inputs) ĐẦU VÀO ĐẦU VÀO (Inputs) (Inputs) QUÁ TRÌNH QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI CHUYỂN ĐỔI (Tranformation (Tranformation Process) Process) QUÁ TRÌNH QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI CHUYỂN ĐỔI (Tranformation (Tranformation Process) Process) ĐẦU RA ĐẦU RA (Outputs) (Outputs) ĐẦU RA ĐẦU RA (Outputs) (Outputs) Kiểm tra Kiểm tra phòng ngừa phòng ngừa Kiểm tra Kiểm tra phòng ngừa phòng ngừa Kiểm tra Kiểm tra hiệu chỉnh hiệu chỉnh Kiểm tra Kiểm tra hiệu chỉnh hiệu chỉnh Kiểm soát Kiểm soát phản hồi phản hồi Kiểm soát Kiểm soát phản hồi phản hồi KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT  Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp  Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính…  Kiểm soát của doanh nghiệp  Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó. Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ  Kiểm soát nhóm  Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ.  Kiểm soát của cá nhân  Có ý thức  Không có ý thức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC Bắt Bắt đầu đầu Bắt Bắt đầu đầu Đo lường việc thực hiện Đo lường việc thực hiện Đo lường việc thực hiện Đo lường việc thực hiện So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch Phản hồi lại với các sai lệch X X ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện X X ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện Nếu chấp nhận Nếu chấp nhận Tiếp tục Tiếp tục Nếu có lệch lạc Nếu có lệch lạc TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUẢN TRỊ HỌC CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH  1. Xây dựng tiêu chuẩn  Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính  Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn  Yêu cầu:  Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý  Có khả năng thực hiện trên thực tế [...]... kiểm tra trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ Mặc dù báo cáo thống kê và kế toán thường cung cấp cho ta những thông tin rất tốt nhưng vẫn có những phạm vi mà ở đó chúng không đủ và không phù hợp Kiểm tra tác nghiệp Kiểm tra tác nghiệp là công cụ hữu hiệu để kiểm tra quản lý Theo nghĩa rộng kiểm tra tác nghiệp là sự đánh giá thường xuyên và độc lập được thực hiện bởi ban kiểm tra nội bộ về kế toán, tài. .. Lí tra Các T thuật kiểm HBK HN KHOA KINH kỹ V QUN Lí HBK HN Các biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ Có nhiều biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống, trong đó quan trọng nhất là: căn cứ và số liệu thống kê, các báo cáo và phân tích chuyên môn, kiểm tra tác nghiệp và quan sát cá nhân Các số liệu thống kê Các số liệu thống kê về nhiều khía cạnh của một hoạt động và cách thể hiện rõ ràng các số liệu. .. chỉnh các sai lệch càng dài Vì vậy đối với hầu hết các quá trình kiểm tra, thời gian trễ là điều khó tránh khỏi QUN TR HC KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN Các kỹ thuật kiểm tra có thể chia thành hai nhóm lớn: các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ và các kỹ thuật kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống Các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ Quan niệm về ngân quỹ Ngân quỹ là cách phát biểu... thực như là một phương tiện để tiến hành sự kiểm tra theo thời gian thực trong các vấn đề quan trọng với nhà quản lý Nhưng theo sơ đồ mô tả quá trình kiểm tra, ta thấy rằng việc phân tích các nguyên nhân gây ra sai lệch, xác định chương trình điều chỉnh và thực hiện các chương trình điều chỉnh là những công việc đòi hỏi nhiều thời gian Trong trường hợp kiểm tra chất lượng sản phẩm, phải mất nhiều thời... hút được sự quản lý năng động trong toàn doanh nghiệp Các ngân quỹ cung cấp phương tiện giao phó quyền hạn mà vẫn kiểm tra được nhưng nếu nó quá chi tiết và cứng nhắc thì thực tế chỉ một ít quyền hạn được giao phó Việc kiểm tra ngân quỹ là để hoạt động, do đó người quản lý cần có những thông tin về việc thực hiện trên thực tế Thông tin này không có sẵn mà phải được thu thập sao cho người quản lý thấy... theo khối lượng, đặc biệt trong thời kỳ ngắn hạn Chúng là các chi phí cố định như hao mòn, thuế tài sản, bảo hiểm, chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí duy trì doanh nghiệp, Một số chi phí khác biến đổi theo sản lượng như nguyên vật liệu, lao động trực tiếp, chi phí bán hàng, Làm cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động Muốn cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động tốt, người quản lý phải lưu ý rằng các... TR HC KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN Thông tin trong thời gian kiểm tra Thông tin theo thời gian thực và kiểm tra Để có thể thực hiện được quá trình kiểm tra, người ta cần phải thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện kế hoạch Thông tin theo thời gian thực là thông tin về cái xảy ra trong khi nó đang xảy ra Các thông tin ngày nay có thể thu thập và xử lý nhờ... thường được hạn định trong việc kiểm tra sổ sách kế toán nhưng công tác kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh các kết quả thực tế và kết quả dự định Như vậy, ngoài việc đảm bảo rằng các sổ sách kế toán phản ánh đúng các sự việc, các nhà kiểm tra tác nghiệp còn đánh giá về các chính sách, các thủ tục, việc sử dụng quyền hành, chất lượng quản lý, Quan sát... thể có nhiều như các phân loại chi phí trong sơ đồ hạch toán của doanh nghiệp Các ngân quỹ này có thể liên quan đến khoản mục chi phí như: nhân công, nguyên vật liệu, năng lượng, văn phòng, tiêu thụ, Người ta thường lập ngân quỹ về các khoản mục chính và gộp các khoản mục khác với nhau trong một bảng tổng kết kiểm tra Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm Một số ngân quỹ nếu thể... quản lý Để có kết quả tốt nhất, việc lập và quản lý ngân quỹ cần phải có được sự hỗ trợ toàn tâm toàn ý của các nhà quản lý cấp cao Việc lập ra một cơ quan quản trị bằng một chỉ thị sau đó lãng quên đi sẽ dẫn đến việc lập ngân quỹ một cách không chắc chắn và dồn trách nhiệm cho nhà quản lý cấp dưới Họ sẽ phải thực hiện một thủ tục khác hoặc soạn thảo ra hàng loạt hồ sơ, giấy tờ Ngược lại, nếu ban quản . (Outputs) Kiểm tra Kiểm tra phòng ngừa phòng ngừa Kiểm tra Kiểm tra phòng ngừa phòng ngừa Kiểm tra Kiểm tra hiệu chỉnh hiệu chỉnh Kiểm tra Kiểm tra hiệu. tổ chức  Kiểm tra các người thừa hành  Kiểm tra người quản lý  Vai trò của chức năng Kiểm Soát  Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong